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 Preguntas más frecuentes sobre el Acceso a la información

  1. ¿Cuál es el objetivo de esta política?
    El objeto de la presente política (la Política) es facilitar el acceso más amplio posible a la Información en poder de la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos (SG/OEA), reafirmando su compromiso respecto a la transparencia en sus actividades, pero estableciendo, a su vez, un adecuado equilibrio con su obligación de respetar la privacidad en sus relaciones con los Estados miembros de la Organización de los Estados Americanos (OEA), funcionarios y contratistas, entre otros.
  2. ¿Qué tipo de información se encuentra disponible en el sitio Web?
    La SG/OEA divulga y actualiza activamente numerosa Información por medio de su página en Internet www.oas.org. Esta información incluye su estructura orgánica, su presupuesto, sus normas y procedimientos, sus funciones y actividades, copias de los tratados, convenciones, acuerdos bilaterales, etc. Asimismo, la SG/OEA, mediante el sistema de Live Webcast, facilita el acceso directo a las reuniones de la Asamblea General, del Consejo Permanente, y de otros órganos, conforme a las normas pertinentes y a las decisiones que adopten esos órganos al respecto.
  3. ¿Cuáles son las excepciones?
    Si bien la Política tiene como finalidad ofrecer al público el más amplio acceso posible a la Información que está en poder de la SG/OEA, también resulta indispensable proteger la confidencialidad de cierta Información proveniente de otros órganos de la OEA, de sus Estados miembros, Funcionarios, Contratistas, y de otras partes involucradas. Por tanto, la SG/OEA no proporciona acceso a:
    1. Información personal. Salvo que las normas, procedimientos y prácticas pertinentes lo permitan, la SG/OEA no proporciona acceso a:
      1. Información médica y comunicaciones personales.
      2. Información cuya divulgación sea considerada por la SG/OEA como una invasión a la privacidad de los Funcionarios, Contratistas, de sus familiares o de terceros.
    2. Informes de auditoría o de investigación de la Oficina del Inspector General, salvo cuando sean solicitados por una representación permanente de un Estado miembro ante la OEA.
    3. Información que pueda poner en riesgo la seguridad de los Funcionarios y Contratistas y de sus familias.
    4. Información sobre procesos de licitación.
    5. Información sujeta al secreto profesional, incluidas, inter alia, las comunicaciones efectuadas y/o recibidas por los abogados del Departamento de Asesoría Legal, y otros asesores jurídicos de la SG/OEA.
    6. Información restringida por acuerdos de confidencialidad.
    7. Información comercial o financiera cuya divulgación pudiera perjudicar los intereses comerciales o financieros de la SG/OEA o de otras partes involucradas, salvo cuando sea solicitada por una representación permanente de un Estado miembro ante la OEA.
    8. Información deliberativa ya sea de carácter interno o intercambiada con representantes y funcionarios de Estados miembros o terceros, incluyendo correos electrónicos, cartas, memorandos, informes, entre otros.
    9. Información proporcionada por un Estado miembro o por un tercero en el entendimiento de que la misma es confidencial, a menos que ese Estado miembro o ese tercero otorgue su consentimiento previo de manera expresa.
    10. Información cuya divulgación pudiera comprometer la seguridad y/o las relaciones internacionales e intergubernamentales de los Estados miembros o de los Observadores Permanentes.
    11. Información protegida por el derecho de propiedad intelectual.
    12. Información sobre peticiones y casos individuales, medidas cautelares, y todo documento vinculado a la Comisión Interamericana de Derechos Humanos y a su Secretaría Ejecutiva, lo cual se rige por las normas y procedimientos pertinentes en lo relacionado a la provisión de información.
    13. Cualquier otra Información que en opinión del Oficial de Información o, en su oportunidad, del Comité tenga un nivel de sensibilidad similar al nivel de sensibilidad que la Información protegida por las excepciones descritas en los párrafos anteriores.
  4. ¿Cuál es el alcance y aplicación de las excepciones?
    1. Las excepciones previstas en el capítulo IV.1, no deben interpretarse o aplicarse en el sentido de obstaculizar o impedir el intercambio de Información entre las diferentes dependencias de la SG/OEA en el ejercicio regular de sus funciones.
    2. La Información de naturaleza personal referida en el capítulo IV.1.a podrá divulgarse ya sea a solicitud del Funcionario o Contratista o, en ciertos casos, de conformidad con las normas, procedimientos y prácticas de la SG/OEA cuyo propósito, entre otros, sea coadyuvar a que los Funcionarios y Contratistas cumplan sus obligaciones jurídicas y financieras.
    3. La SG/OEA se reserva el derecho de divulgar Información que se encuentre bajo alguna de las excepciones descritas en el capítulo IV.1 cuando considere que el interés de la Organización lo amerita, teniendo en cuenta que los beneficios de la divulgación superan los posibles perjuicios para los intereses protegidos por las excepciones.
    4. La SG/OEA se reserva el derecho a limitar, en circunstancias excepcionales, el acceso a la Información que habitualmente divulga.
  5. ¿Cuál es el procedimiento para solicitar Información?
    1. Solicitud
      1. El Solicitante deberá dirigir su solicitud al Oficial de Información por escrito, ya sea por vía electrónica, por correo postal o por fax. El nombre del Oficial de Información, su dirección electrónica, su dirección postal y su número de fax aparecen en el espacio reservado para la Política en la página de la SG/OEA en Internet www.oas.org
      2. La solicitud deberá contener:
        1. información de contacto del Solicitante;
        2. una descripción suficientemente detallada de la Información requerida (incluyendo el título y la fecha si es pertinente); y
        3. la forma preferida de entrega de la Información.
    2. Respuesta
      1. El Oficial de Información registrará la solicitud y le asignará un número para su seguimiento. Dentro de los diez días calendario de haber recibido la solicitud, el Oficial de Información acusará recibo de la misma proporcionando al Solicitante el número asignado. Asimismo, de ser necesario, dentro de ese mismo plazo, el Oficial de Información podrá pedir mayor precisión y datos sobre la Información solicitada.
      2. Cuando se solicite Información que ya se encuentra disponible al público en la página de la SG/OEA en Internet, el Oficial de Información dará por satisfecha la solicitud indicando al Solicitante la dirección de URL donde puede encontrarse la Información.
      3. Cuando la Información no se encuentre disponible en la página de la SG/OEA en Internet, el Oficial de Información, dentro de los veinte días calendario siguientes a la recepción de la solicitud deberá dar respuesta al Solicitante. Ese plazo podrá prorrogarse por veinte días calendarios adicionales en caso de solicitudes complejas o voluminosas, notificando de la prórroga al Solicitante. La falta de respuesta dentro de esos plazos se entenderá como la denegatoria de la solicitud. La respuesta podrá consistir en:
        1. La denegatoria de la solicitud por tratarse de Información que está dentro de las excepciones previstas en el capítulo IV;
        2. la denegatoria de la solicitud ya que la SG/OEA no cuenta con la Información solicitada o debido a que los datos proporcionados por el Solicitante no permiten localizar la Información; o
        3. la confirmación de que la SG/OEA cuenta con la Información, comunicando, a su vez, el costo que corresponda relativo a la reproducción de la Información y al envío. Dentro de los diez días hábiles de recibida la confirmación de haberse depositado el equivalente al costo correspondiente, la SG/OEA procederá a enviar la Información. [Cuando la Información se encuentre disponible en la Biblioteca Colón, una alternativa al envío también será una invitación al Solicitante para que se apersone a la Biblioteca Colón de manera que pueda obtener acceso a la Información sin perjuicio del costo que implique la obtención de copias en su caso].
      4. El único recurso por el incumplimiento injustificado de los plazos previstos en este capítulo V. B es la apelación ante el Comité.
  6. ¿Existe algún procedimiento de Apelación?
    1. El Solicitante a quien se le niegue el acceso a la Información requerida podrá presentar una apelación si considera que la denegatoria es injustificada.
    2. Las apelaciones a la denegatoria de acceso a la Información deberán dirigirse por escrito ante el Comité, por medio del Oficial de Información, ya sea por vía electrónica, por correo postal o por fax dentro de los treinta días calendario siguientes a la expiración de los plazos previstos en el capítulo V.B.3. Las apelaciones recibidas después de ese plazo se considerarán extemporáneas y serán desestimadas.
    3. Las apelaciones deberán contener la siguiente información:
      1. Número de solicitud consignado en el acuse de recibo del Oficial de Información a la solicitud de Información;
      2. Información de contacto del Solicitante;
      3. Descripción de la Información solicitada originalmente; y
      4. Exposición de los hechos y los fundamentos que sustentan la apelación presentada.
    4. El Comité podrá contactar al Solicitante para pedir mayor información sobre su apelación.
    5. Dentro de los treinta días calendario siguientes a la recepción de la apelación, el Comité adoptará una decisión definitiva, ya sea revocando o confirmando la decisión previa del Oficial de Información. Ese plazo podrá ser prorrogado en circunstancias excepcionales por veinte días calendario adicionales.
    6. El Comité notificará su decisión al Solicitante por escrito. En caso de que revoque la decisión del Oficial de Información, el Solicitante tendrá derecho a recibir la Información solicitada, pero en ningún caso tendrá derecho al pago de una indemnización.
  7. ¿Qué sucede si la información está sujeta a los derechos de propiedad intelectual?
    La Información en poder de la SG/OEA sujeta a derechos de propiedad intelectual de terceros podrá ponerse a disposición del público con propósitos informativos, pero la copia, reproducción o distribución dependerá de los derechos de propiedad intelectual pertinentes.