El artículo 2 de la resolución CP/RES. 759, "Directrices para la Participación de las Organizaciones de la Sociedad Civil en las Actividades de la OEA” del Consejo Permanente de la OEA define a las Organizaciones de la Sociedad Civil (OSC) como “toda institución, organización o entidad nacional o internacional integrada por personas naturales o jurídicas de carácter no gubernamental”.

En primer lugar, una organización de la sociedad civil (OSC) puede solicitar inscripción en el Registro de OSC en la OEA.  En segundo lugar, si alguna OSC desea participar en la OEA sin registrarse, podrá atender a reuniones de la Asamblea General, el Consejo Permanente, el Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral (CIDI), u otras conferencias especializadas organizadas por la OEA solicitando participar como invitado especial. La tercera posibilidad de participar en las actividades de la OEA es a través de la firma de acuerdos de cooperación con la Secretaría General de la OEA con el propósito de desarrollar programas conjuntos.

- Presentar recomendaciones y asistir en la implementación de las resoluciones de la Asamblea General, cuando corresponda.

- Recibir el calendario de reuniones de la OEA y, cuando se encuentre disponible, los temas a discutir en dichas reuniones.

- Designar representantes para que participen en las reuniones públicas del Consejo Permanente, del CIDI y de sus cuerpos políticos.

- Acceder a consultas virtuales relacionadas con los temas e iniciativas de la OEA.

- Contribuir a la elaboración de la agenda de una reunión anual del Consejo Permanente que trate un tema de interés para las OSC registradas ante la OEA para un diálogo amplio y sustantivo.

- Participar en las reuniones cerradas al público del Consejo Permanente, del CIDI y de sus cuerpos políticos con la autorización de la Presidencia de la reunión, en consulta con las delegaciones de los Estados Miembros participantes.

- Recibir documentos con antelación a las reuniones de los grupos de trabajo y las comisiones especiales del Consejo Permanente o del CIDI.

- Distribuir documentos escritos antes de las reuniones de las Comisiones del Consejo Permanente o del CIDI.

- Presentar documentos escritos que no excedan las 2,000 palabras sobre cuestiones dentro de la esfera particular de su competencia y que figuren en el temario u orden del día de la reunión del Consejo Permanente, el CIDI y sus Comisiones. Estos documentos serán distribuidos con suficiente antelación por la Secretaría General a los Estados Miembros.

- Recibir las resoluciones adoptadas en las sesiones ordinarias de la Asamblea General de la OEA.

Las organizaciones de la sociedad civil que deseen registrarse en la OEA y participar en sus actividades, deben seguir las directrices que para tal efecto fueron aprobadas por el Consejo Permanente de la OEA mediante resolución CP/RES. 759. Cada organización de la sociedad civil deberá enviar una carta dirigida al Secretario General de la OEA indicando su interés en registrarse. Ésta debe ser enviada a:

Secretario General
Organización de los Estados Americanos
17th Street and Constitution Avenue, N.W.
Washington, D.C. 20006
EEUU

Con copia a:

Jane Thery
Director, Departamento de Asuntos Internacionales
Organización de los Estados Americanos
19th Street and Constitution Avenue, N.W.
Washington, D.C. 20006
EEUU

La solicitud deberá contener los siguientes elementos:

1. Nombre, dirección y fecha de constitución de la organización y los nombres de los miembros directivos y de sus representantes legales.

2. Principales áreas de actividades y su relación con aquellas de los órganos, agencias y entidades de la OEA en las cuales su organización desea participar.

3. Razones por las que considera que los aportes que se propone realizar en las actividades de la OEA pueden ser de interés para ésta.

4. Identificación de las áreas de trabajo de la OEA en las cuales se compromete a apoyar las labores que se realicen o a formular recomendaciones sobre la mejor manera de alcanzar los objetivos que persigue la OEA.

La solicitud deberá ir acompañada de los siguientes documentos:

- Copia notarizada de los artículos de incorporación o acta constitutiva;

- Copia notarizada del certificado de incorporación, si aplica;

- Copia notarizada de los estatutos;

- Copia del informe anual más reciente;

- Declaración de la misión institucional firmada por el director o representante legal;

- Copia de los estados financieros correspondientes al año anterior a la presentación de la solicitud que incluyan sus fuentes de financiamiento (públicas y privadas), firmada por el oficial financiero o contador público de la organización que aplica.

Luego de recibir la comunicación de solicitud para el registro ante la OEA, el Secretario General remitirá este documento al Departamento de Asuntos Internacionales (DAI), el cual revisará la comunicación, los documentos anexos a ella, y verificará que los requerimientos necesarios para validar tal aplicación estén contenidos en dicha aplicación.

Si dicha aplicación está completa, la Comisión sobre Gestión de Cumbres Interamericanas y Participación de la Sociedad Civil en las Actividades de la OEA (CISC) del Consejo Permanente realizará una recomendación sobre la elegibilidad de la organización de ser parte del registro. Se puede requerir información adicional de una organización que solicite su registro antes de que la Comisión finalice su revisión. En este caso, la Secretaría General notificará a la OSC inmediatamente.

Las recomendaciones de la CISC serán presentadas ante el Consejo Permanente para que este cuerpo pueda tomar una decisión sobre el registro de la organización. En el caso de que el Consejo Permanente decida aceptar la solicitud de registro de la organización, se le informará a la organización y ésta será incluida en el Registro de Organizaciones de la Sociedad Civil. 

Las OSC que deseen registrarse en la OEA deberán:

- Contar con reconocida reputación y representatividad en su esfera de competencia.

- Contar con una estructura institucional que incluya mecanismos apropiados para que sus autoridades rindan cuentas a sus miembros y sean controlados por éstos.

- Tener representación legal, un Director Ejecutivo y una sede oficial.

- Los recursos para financiar sus objetivos deben ser obtenidos a través de entidades afiliadas a la organización o miembros individuales.

- Contar con una estructura financiera e institucional transparente la cual le permita a la organización un cierto nivel de independencia.

- La sede principal o las actividades de la organización no pueden estar en cualquier territorio respecto del cual exista una disputa entre un Estado Miembro de la OEA y un Estado fuera del hemisferio.

- Origen geográfico – La Comisión tiene como objetivo lograr la inscripción de OSC provenientes de todos los Estados Miembros de la OEA a fin de facilitar una participación equitativa, equilibrada y eficaz de las diversas regiones del hemisferio.

- Responder las consultas que le formulen los órganos, organismos y entidades de la OEA y prestar a éstos la asesoría que soliciten.

- Difundir entre sus miembros información sobre las actividades de la OEA.

- Presentar a la Secretaría General, antes del 31 de diciembre de cada año, un reporte que incluya un resumen ejecutivo sobre su participación en las actividades en la OEA durante ese año, así como de su situación financiera y fuentes de financiamiento, y las actividades que se propone desarrollar en el año siguiente.

- Mantener actualizada la información correspondiente a sus miembros directivos.

Hasta el 3 de junio de 2015 han sido registradas 465 OSC en la OEA. Para ver una lista de estas organizaciones favor hacer clic aquí.

Las organizaciones de la sociedad civil (OSC) que deseen atender la Asamblea General de la OEA, deberán enviar una carta al Secretario General de la OEA, con copia al Departamento de Asuntos Internacionales de la OEA, al menos con 45 días de anticipación a dicho evento, indicando su interés en observar los procedimientos bajo la categoría de "Invitado Especial".

Aquellas organizaciones que no estén registradas en la OEA deberán remitir, además de la carta dirigida al Secretario General de la OEA, los siguientes documentos: Acta constitutiva de la organización, estatutos, informe anual más reciente y misión institucional de su organización.

El plazo previamente indicado obedece a que la Secretaría General presentará una lista de las organizaciones que hayan enviado su solicitud al Consejo Permanente para su aprobación al menos 30 días antes de la realización de la Asamblea General. Así mismo, las organizaciones incluidas en esta lista deberán ser autorizadas por el país anfitrión.

Este procedimiento es independiente de cualquier otro proceso de participación de las OSC en la OEA. Por tanto, las OSC registradas en la OEA deberán solicitar la categoría de "Invitado Especial" para cada Asamblea General que deseen atender.

La solicitud debe ser enviada a:

Secretario General
Organización de los Estados Americanos
MNB-20
17th Street and Constitution Avenue, N.W.
Washington, D.C. 20006
EEUU

De acuerdo con la resolución CP/RES. 840 (1361/03) “Estrategias para Incrementar y Fortalecer la Participación de las Organizaciones de la Sociedad Civil en las Actividades de la OEA” del Consejo Permanente de la OEA, inmediatamente antes de la Asamblea General habrá un diálogo entre los Jefes de Delegación de los Estados Miembros, el Secretario General de la OEA, y los representantes de las OSC. En la XXXIII Asamblea General, los Jefes de Delegación acordaron que este diálogo será institucionalizado. Por tal motivo, formará parte de la agenda en todas las Asambleas Generales subsecuentes.

Las OSC que deseen atender a las reuniones del Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral (CIDI) deberán enviar una comunicación al Secretario General de la OEA al menos (15) días antes de la reunión de apertura del CIDI, solicitando autorización para atender a la reunión del CIDI como invitado especial.

La solicitud deberá ser enviada a:

Secretario General
Organización de los Estados Americanos
17th Street and Constitution Avenue, N.W.
Washington D.C. 20006
EEUU

Al recibir la solicitud, la Secretaría General la presentará a la Comisión Ejecutiva Permanente del CIDI (CEPCIDI) para ser revisada. En caso de ser aprobada por la CEPCIDI y la Presidencia de la reunión, la Secretaría General extenderá la invitación correspondiente.

Las OSC que deseen contribuir cooperación técnica, administrativa o financiera a la Secretaría General o bien deseen diseñar, financiar o ejecutar proyectos de cooperación  con la OEA, pueden hacerlo a través de la firma de acuerdos de cooperación con la Secretaría General.

 Existen dos tipos de acuerdos de cooperación: especiales y generales. Mediante un acuerdo de cooperación especial, una OSC podrá ejecutar programas en nombre de la OEA, participar en la realización de proyectos conjuntos o aportar recursos técnicos, administrativos o financieros para un programa de la OEA.

 También se puede suscribir un acuerdo de cooperación general, mediante el cual la OSC podrá atender las consultas y prestar asesoría en asuntos de su competencia a los órganos políticos de la OEA, difundir información a sus miembros sobre las actividades de la Organización, recibir documentos y publicaciones de la OEA sobre temas de interés y ser invitada a observar las reuniones públicas de la OEA.

Las OSC que deseen establecer un acuerdo de cooperación con la OEA deberán identificar el área técnica de la Secretaría General responsable del tema de interés.  Como segundo paso, la organización interesada deberá presentar una propuesta con objetivos claramente determinados y establecer el tipo de acuerdo que desee suscribir (así sea general o específico). Así mismo, las OSC deberán tener en cuenta que un acuerdo de cooperación con la OEA es un proceso que requiere que la organización interesada cuente con los recursos financieros y el personal suficiente para cumplir y realizar el seguimiento necesario de las obligaciones y estipulaciones correspondientes a tal acuerdo. El cumplimiento de los requisitos previamente descritos, habilita a las OSC a proceder con su solicitud y poder enviar copias de la siguiente documentación a la Organización:

§         La constitución y aquellos documentos que certifiquen su condición como OSC

§         Los nombres de los directores y oficiales durante los último tres años

§         Los nombres de sus mayores contribuyentes (siempre y cuando no se violen acuerdos de confidencialidad)

Si después de ser remitidos todos los documentos se llega a un acuerdo preliminar entre la Secretaría General y la OSC, se preparará un documento para buscar el beneplácito del Secretario General y su firma.

El Proceso de Cumbres de las Américas establece que todas las OSC pueden participar en este proceso que tiene lugar cada 3 años aproximadamente. Para participar en este proceso, la OSC deberá enviar una comunicación a la Secretaría de Cumbres de las Américas [email protected].

Para más información, por favor visite la página de Web de la Secretaría de Cumbres de las Américas (www.summit-americas.org).

El Departamento de Asuntos Internacionales informa sobre oportunidades de participación de la sociedad civil en las actividades de la OEA en la página Web de la Sociedad Civil de la OEA (www.civil-society.oas.org).