OEA/Ser.G CP/RES. 982 (1797/11) 30 março 2011 Original: espanhol

CP/RES. 982 (1797/11)

ATUALIZAÇÃO DOS CUSTOS DE CONFERÊNCIAS E REUNIÕES
FINANCIADAS PELA OEA

(Aprovada na sessão de 30 de março de 2011)

O CONSELHO PERMANENTE DA ORGANIZAÇÃO DOS ESTADOS AMERICANOS,

TENDO VISTO o documento “Atualização da resolução CP/RES. 872 (1459/04)”, preparado pela Secretaria-Geral, que informa os custos médios dos serviços necessários às reuniões de um, dois e três dias de duração;

CONSIDERANDO:

Que, mediante a resolução AG/RES. 457 (IX-O/79), a Assembléia Geral encarregou a Secretaria-Geral de, ao calcular o custo das conferências, tomar por base seu custo na sede;

Que, mediante a resolução AG/RES. 1230 (XXIII-O/93), a Assembléia Geral encarregou a Secretaria-Geral de pagar as despesas de viagem de funcionários dos Governos dos Estados membros somente quando estes viajarem em nome e a pedido da Organização;

Que, da ata que faz parte do documento CP/ACTA 962/93 consta a decisão do Conselho Permanente de que, de acordo com essa política, a definição de “representantes governamentais” deve ser aplicada não apenas a funcionários governamentais eleitos e nomeados, mas também a qualquer pessoa escolhida por um governo para representar seu país em fórum da OEA;

Que as resoluções AG/RES. 1277 (XXIV-O/94), AG/RES. 1317 (XXV-O/95), AG/RES. 1381 (XXVI-O/96) e AG/RES. 1531 (XXVII-O/97) reiteram que nenhum recurso confiado à Organização deverá ser utilizado para pagar despesas de viagem exceto aquelas incorridas em nome da Organização; e

Que a resolução AG/RES. 2202 (XXXVI-O/06) estabelece diretrizes claras para o uso dos recursos do Subprograma 22I destinados às reuniões e conferências não programadas;

TENDO PRESENTE:

Que, mediante a resolução AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), a Assembléia Geral encarregou a Comissão de Reuniões e Organismos de examinar os custos das reuniões e, mediante a resolução AG/RES. 1446 (XXVII-O/97), de procurar maneiras de simplificar e tornar mais eficiente o trabalho dos Conselhos da Organização;
Que, mediante a resolução CP/RES. 872 (1459/04) e resoluções anteriores sobre o mesmo tema, o Conselho Permanente encarregou a Secretaria-Geral de rever anualmente os custos estimados para a realização de reuniões na sede e fora da sede, e de informar o Conselho Permanente, até 28 de fevereiro de cada ano, se esses montantes devem ser revistos; e

Que, por razões estatutárias, regulamentares e administrativas, alguns órgãos e entidades financiados pelo orçamento-programa, como a Comissão Jurídica Interamericana (CJI), a Corte Interamericana de Direitos Humanos, a Junta Interamericana de Defesa (JID), o Instituto Interamericano da Criança e do Adolescente (IIN), a Comissão Interamericana de Telecomunicações (CITEL), a Comissão Interamericana para o Controle do Abuso de Drogas (CICAD), o Tribunal Administrativo, a Junta de Auditores Externos e a Comissão Interamericana de Direitos Humanos (CIDH), não dependem inteiramente do Departamento de Gestão de Conferências e Reuniões para organizar e gerenciar suas reuniões;

RECONHECENDO:

Que a resolução AG/RES. 1757 (XXX-O/00), modificada pela resolução AG/RES. 2157 (XXXV-O/05), dispõe que somente os Estados membros cuja situação seja “Em dia A” ou “Em dia B” estarão habilitados a ser sede de reuniões da Organização (inclusive, entre outros, conferências, reuniões de ministros, oficinas e seminários) diretamente financiadas, total ou parcialmente, pelo Fundo Ordinário; e

Que, mediante a resolução AG/RES. 2059 (XXXIV-O/04), a Assembléia Geral incentiva os Estados membros a continuar pagando suas cotas oportunamente; e

LEVANDO EM CONTA a situação orçamentária da Organização, bem como a necessidade de usar com mais eficiência os limitados recursos de que dispõe para cumprir seus mandatos,

RESOLVE:

1. Reiterar que:

a) o Fundo Ordinário só poderá ser utilizado para custear as despesas de conferências e reuniões já contempladas no orçamento-programa da Organização, desde que as mesmas satisfaçam os critérios aprovados pela Comissão de Assuntos Administrativos e Orçamentários (CAAP) para o financiamento do Subprograma 22I (Conferências Não Programadas da OEA), independentemente de a dotação destinar-se a uma reunião na sede ou fora da sede, e desde que os montantes não excedam aqueles estipulados no parágrafo dispositivo 8 desta resolução; e

b) todo custo adicional ou não previsto no Fundo Ordinário deverá ser arcado pelo país sede por meio de fundos específicos ou de outras fontes específicas.

2. Reafirmar que, se um Estado membro oferecer sede para uma reunião que inicialmente estava programada para realizar-se em Washington, D.C., esse Estado deverá arcar com o custo adicional de realizar a reunião em seu país.
3. Antes da assinatura do acordo entre o país sede e a Secretaria-Geral para a realização da reunião, as duas partes devem cumprir os seguintes requisitos:

a) A Secretaria-Geral deve receber uma proposta oficial do país sede, por escrito, com antecedência mínima de 90 dias da data prevista para o início da reunião;

b) A Secretaria-Geral deve verificar o cumprimento dos requisitos estabelecidos nesta resolução e na resolução AG/RES. 2202 (XXXVI-O/06);

c) Os compromissos financeiros a serem assumidos pela Organização ou pelo país sede devem ser claramente especificados; e

d) Os acordos deverão ser assinados pelas partes com antecedência mínima de 60 dias da data prevista para o início da reunião.

4. Instruir a Secretaria-Geral a tomar como base, na preparação desses acordos, os modelos de orçamento para reuniões anexados a esta resolução; e a assegurar-se de que os recursos aprovados pela Assembléia Geral ou pelo Conselho Permanente, em conformidade com o parágrafo dispositivo 8 desta resolução, sejam utilizados exclusivamente para custear serviços de conferências para a reunião.

5. Determinar que todos os recursos para as reuniões depositados junto à Secretaria-Geral pelo país sede, em conformidade com o acordo, sejam administrados pela Secretaria-Geral e que sejam depositados junto à Secretaria-Geral com antecedência mínima de 60 dias da data prevista para o início da reunião e que, se esses recursos não forem depositados junto à Secretaria-Geral no prazo estabelecido no acordo, a Secretaria-Geral automaticamente informará o Conselho Permanente que decidirá sobre o procedimento a ser adotado.

6. Dispor que, para as reuniões financiadas por meio dos itens 22H (Assembléia Geral), 22B (Escritório da Secretaria da Assembléia Geral, Reunião de Consulta, Conselho Permanente e Órgãos Subsidiários), 22C (Departamento de Gestão de Conferências e Reuniões), 72H (Reuniões do Conselho Interamericano de Desenvolvimento Integral, Reuniões Ministeriais, e reuniões das comissões interamericanas), e 22I (Conferências Não Programadas da OEA) do orçamento-programa:

a) O Departamento de Gestão de Conferências e Reuniões administrará e executará os fundos destinados à realização de reuniões tanto na sede como fora desta, inclusive outros montantes e fundos depositados junto à Secretaria-Geral provenientes do país sede ou de outras fontes específicas, a fim de arcar com despesas adicionais.

b) A Secretaria-Geral administrará cada reunião como um projeto específico do Departamento de Gestão de Conferências e Reuniões.

c) Os recursos do Fundo Ordinário, bem como aqueles contribuídos pelo país sede e outros recursos específicos depositados junto à Secretaria-Geral, serão utilizados em conformidade com o orçamento aprovado e em conformidade com o acordo.

d) Os saldos não utilizados serão creditados às fontes originais de financiamento. Os recursos reembolsados ao Fundo Ordinário ficarão disponíveis para reuniões programadas mais tarde no ano, e os saldos creditados aos fundos específicos do país sede serão informados, em conformidade com o prazo estabelecido no acordo correspondente.

e) A Secretaria-Geral não transferirá nem atribuirá a execução dos fundos a autoridades ou instituições do país sede.

f) Os recursos do Fundo Ordinário aprovados para o financiamento de reuniões autorizadas no orçamento-programa não serão utilizados para o financiamento de reuniões preparatórias e de acompanhamento, ou de outras reuniões correlatas, como as reuniões da Sociedade Civil, do Setor Privado ou da Juventude.

7. Confirmar que o Departamento de Gestão de Conferências e Reuniões poderá prestar serviços e apoio a outras reuniões de órgãos da OEA não financiadas com recursos provenientes dos itens do orçamento-programa mencionados no parágrafo dispositivo 6 desta resolução, de acordo com os termos e condições estabelecidos nos memorandos de entendimento entre o Departamento de Gestão de Conferências e Reuniões e o departamento ou área solicitante, e em conformidade com os procedimentos administrativos estabelecidos pela Secretaria-Geral.

8. Instruir a Secretaria-Geral a usar como base, na preparação do projeto de orçamento de conferências ou reuniões, as diretrizes constantes desta resolução e da resolução AG/RES. 2202 (XXXVI-O/06), utilizando as seguintes cifras máximas de acordo com a rubrica, em conformidade com o detalhamento de custos que segue anexo a esta resolução:

CUSTOS ORÇAMENTÁRIOS DAS REUNIÕES
Reuniões/Dias Na sede e fora da sede
Reuniões de um dia US$18.685
Reuniões de dois dias US$33.558
Reuniões de três dias US$48.379

Estes montantes devem ser utilizados para alocar os recursos dos subprogramas do Fundo Ordinário a que se refere o parágrafo dispositivo 6 desta resolução. A CAAP poderá aprovar o financiamento de diferenças orçamentárias resultantes de custos superiores aos limites máximos indicados na tabela acima, de acordo com a rubrica, com solicitação prévia e devida justificativa por parte do Departamento de Gestão de Conferências e Reuniões.

9. Reiterar que, como regra geral, as dotações do Fundo Ordinário serão utilizadas para custear despesas de viagem de representantes dos Estados membros somente quando tenham sido nomeados, de acordo com as circunstâncias de cada caso, por uma autoridade competente para exercer funções em nome e a pedido da Organização. Nesses casos, as fontes de recursos para o financiamento de viagens deverá advir de dotações orçamentárias relativas a serviços para o Conselho Permanente ou relativas ao Gabinete do Secretário-Geral.

10. Encarregar a Secretaria-Geral de rever, a cada dois anos, os custos estipulados no parágrafo dispositivo 8 desta resolução e de informar o Conselho Permanente, antes de 30 de novembro do ano da revisão, se esses montantes devem ser atualizados. As cifras atualizadas serão, então, incorporadas ao sistema orçamentário, e as diferentes áreas, entidades e órgãos da Organização as levarão em conta ao estimar os custos de suas reuniões e conferências.

11. Reiterar que as reuniões da Organização financiadas pelo Fundo Ordinário deverão ter duração máxima de três dias. Quando uma exceção for solicitada, o Departamento de Gestão de Conferências e Reuniões preparará um orçamento para a reunião, com base nos custos projetados, para a consideração da CAAP e subseqüente aprovação pelo Conselho Permanente.

12. Esta resolução entrará em vigor em 1º de julho de 2011.

Três tabelas detalhando os custos para cada opção de modelo de reunião:

http://scm.oas.org/pdfs/2011/CP25927P.xls