CP/RES 982 (1797/11)
INFORMATIONS ACTUALISÉES SUR LES COÛTS DES CONFÉRENCES ET RÉUNIONS
FINANCÉES PAR L’OEA
(Résolution adoptée à la séance tenue le 30 mars 2011)
LE CONSEIL PERMANENT DE L’ORGANISATION DES ÉTATS AMÉRICAINS,
AYANT VU le document “Actualisation de la résolution CP/RES. 872
(1459/04)”, élaboré par le Secrétariat général, qui fournit des
renseignements sur la moyenne des coûts des services qui doivent
être fournis aux réunions d’une durée d’un, de deux ou de trois
jours,
CONSIDÉRANT:
Que par sa résolution AG/RES. AG/RES. 457 (IX-O/79), l’Assemblée
générale a demandé au Secrétariat général de calculer les coûts des
conférences sur la base de leur coût au Siège;
Que par sa résolution AG/RES. 1230 (XXIII-O/93), l’Assemblée
générale a chargé le Secrétariat général de prendre en charge les
frais de voyage des fonctionnaires gouvernementaux des États membres
seulement lorsqu’ils voyagent en qualité de représentants de
l’Organisation et sur sa demande;
Que le procès-verbal CP/ACTA 962/93 fait état de la décision du
Conseil permanent selon laquelle, au titre de cette politique, la
définition de “représentants des gouvernements” vise non seulement
les fonctionnaires gouvernementaux élus et désignés, mais aussi
toute personne choisie par un gouvernement pour représenter son pays
dans une réunion quelconque de l’OEA;
Que les résolutions AG/RES. 1277 (XXIV-O/94), AG/RES. 1317
(XXV-O/95), AG/RES. 1381 (XXVI-O/96) et AG/RES. 1531 (XXVII-O/97)
réitèrent qu’aucunes des ressources confiées à l’Organisation ne
devront être utilisées pour financer des frais de voyage autres que
ceux qui sont effectués au nom de l’Organisation;
Que la Résolution AG/RES. 2202 (XXXVI-O/06) établit des directives
précises sur l’emploi des fonds inscrits au Sous-programme 22I pour
financer des réunions et conférences non programmées,
GARDANT PRÉSENT À L’ESPRIT:
Que par sa résolution AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), l’Assemblée
générale a chargé la Commission des réunions et organismes
d’examiner les coûts des réunions, et que, par sa résolution AG/RES.
1446 (XXVII-O/97), elle a demandé à cette Commission de chercher à
rationaliser les travaux des Conseils de l’Organisation et à
accroître leur efficience;
Que par la résolution CP/RES. 872 (1459/04), ainsi que par les
résolutions précédentes traitant du même sujet, le Conseil permanent
a demandé au Secrétariat général de réexaminer annuellement les
coûts estimatifs des réunions tenues au Siège et en dehors du Siège,
et de lui faire rapport chaque année, au plus tard le 28 février,
sur l’opportunité d’une telle révision;
Que pour des raisons statutaires, réglementaires et administratives,
certaines entités et certains organes financés par le
Programme-budget, comme le Comité juridique interaméricain (CJI), la
Cour interaméricaine des droits de l’homme, l’Organisation
interaméricaine de défense (JID), l’Institut interaméricain de
l’enfance et de l’adolescence (IIN), la Commission interaméricaine
des télécommunications (CITEL), la Commission interaméricaine de
lutte contre l’abus des drogues (CICAD), le Tribunal administratif (TRIBAD),
la Commission des vérificateurs extérieurs et la Commission
interaméricaine des droits de l’homme (CIDH), ne dépendent pas
entièrement du Département de gestion des conférences et réunions
pour l’organisation et l’administration de leurs réunions,
RECONNAISSANT: Que selon la résolution AG/RES. 1757 (XXX-O/00),
modifiée par la résolution AG/RES. 2157 (XXXV-O/05), seuls les États
membres réputés être en “Situation régulière A”, en "Situation
régulière B” ou "considérés en situation régulière" sont habilités à
accueillir des réunions de l’Organisation (notamment mais non
exclusivement les conférences, les réunions ministérielles, les
ateliers et les séminaires) directement financées, entièrement ou en
partie, par le Fonds ordinaire;
Que par sa résolution AG/RES. 2059 (XXXIV-O/04), l’Assemblée
générale encourage les États membres à continuer de verser leur
quote-part dans les délais prescrits,
TENANT COMPTE de la situation budgétaire de l’Organisation, ainsi
que de la nécessité d’employer d’une manière plus efficiente les
ressources limitées dont elle dispose pour donner suite aux mandats
qui lui sont confiés,
DÉCIDE:
1. De réitérer ce qui suit:
a. Que le Fonds ordinaire sera utilisé pour financer uniquement les
frais de conférences et réunions déjà inscrits au Programme-budget
de l’Organisation, dans la mesure où elles répondent aux critères
approuvés par la Commission des questions administratives et
budgétaires (CAAP) pour financer le sous-programme 22I (Conférences
non programmées de l’OEA), indépendamment du fait que les crédits
soient ouverts pour des réunions au Siège ou en dehors du Siège, et
à condition qu’ils n’excèdent pas les chiffres établis au paragraphe
8 du dispositif de la présente résolution;
b. Que tous les frais additionnels ou frais non inscrits au Fonds
ordinaire devront être pris en charge par le pays d’accueil au moyen
de fonds spécifique ou d’autres sources spécifiques.
2. De réaffirmer que si un État membre offre d’accueillir une
réunion dont la tenue a été initialement prévue à Washington, D.C.,
tous les frais additionnels y afférents devront être pris en charge
par cet État membre.
3. D’arrêter que, avant la signature d’un accord relatif à la tenue
d’une réunion entre le pays d’accueil et le Secrétariat général, les
deux parties doivent satisfaire aux conditions ci-après :
a) Le Secrétariat général doit recevoir par écrit une offre
officielle adressée par le pays d’accueil au moins 90 jours avant la
réunion;
b) Le Secrétariat général doit vérifier que les conditions établies
aux termes de la présente résolution et de la résolution AG/RES.
2202 (XXXVI-O/06) sont respectées;
c) Les engagements financiers que doivent assumer l’Organisation et
le pays d’accueil doivent être énoncés clairement;
d) Les accords sont signés des parties intéressées au moins 60 jours
avant la date d’ouverture de la réunion.
4. De charger le Secrétariat général d’utiliser comme base, lors de
l’élaboration des accords susmentionnés, les modèles de budget de
réunions annexés à la présente résolution; et d’assurer que les
ressources approuvées par l’Assemblée générale ou le Conseil
permanent conformément au paragraphe 8 de la présente résolution
seront employées exclusivement pour régler les dépenses de services
de conférence pour la réunion.
5. D’arrêter que toutes les ressources destinées à une réunion
donnée et déposés par le pays d’accueil auprès du Secrétariat
général, conformément à l’accord souscrit, seront gérés par le
Secrétariat général et devront être déposés auprès de celui-ci au
moins 60 jours avant la date d’ouverture de la réunion. De prescrire
qu’au cas où les ressources ne sont pas déposées auprès du
Secrétariat général à l’intérieur des délais fixés dans l’accord, le
Secrétariat général informera automatiquement le Conseil permanent
de sorte que ce dernier prenne des dispositions à cet égard.
6. D’établir que, en ce qui concerne les réunions financées par le
Programme-budget au titre des postes 22H (Assemblée générale), 22B
(Bureau du Secrétariat de l’Assemblée générale, de la Réunion de
consultation, du Conseil permanent et des organes subsidiaires), 22C
(Département de gestion des conférences et réunions), 72H (Réunions
du Conseil interaméricain pour le développement intégré, Réunions à
l’échelon ministériel, et réunions des Commissions interaméricaines)
et 22I (Conférences non programmées de l’OEA):
a. Le Département de gestion des conférences et réunions assurera
l’administration et l’exécution des fonds alloués pour la tenue des
réunions tant au Siège qu’en dehors du Siège, y compris les montants
additionnels et les fonds déposés auprès du Secrétariat général qui
proviennent du pays d’accueil ou d’autres sources spécifiques pour
couvrir les dépenses additionnelles.
b. Le Secrétariat général administrera chaque réunion comme un
projet spécifique du Département de gestion des conférences et
réunions.
c. Les ressources du Fonds ordinaire, celles que fournit le pays
d’accueil, et celles qui proviennent d’autres sources spécifiques
déposées auprès du Secrétariat général, seront utilisées en
conformité avec le budget approuvé et selon les termes de l’accord.
d. Les soldes non dépensés seront réaffectés aux sources originales
de financement. Les ressources remises dans le Fonds ordinaire
seront disponibles pour les réunions prévues plus tard la même
année, et les soldes crédités aux fonds spécifiques du pays
d’accueil feront l’objet de rapports qui seront présentés à
l’intérieur des délais prescrits dans l’accord correspondant.
e. Le Secrétariat général ne pourra ni céder ni transférer
l’exécution des fonds aux autorités ou aux institutions du pays
d’accueil.
f. Les ressources du Fonds ordinaire qui sont approuvées dans le but
de financer des réunions autorisées au titre du Programme-budget ne
serviront à financer ni des réunions préparatoires ou de suivi ni
d’autres réunions connexes, comme les réunions avec la société
civile, le secteur privé ou les jeunes.
7. De confirmer que le Département de gestion des conférences et
réunions peut prêter des services et un appui à d’autres réunions
des organes de l’Organisation qui ne sont pas financées par les
ressources inscrites aux postes du Programme-budget cités au
paragraphe 6 du dispositif de la présente résolution, conformément
aux termes et conditions établis par les mémorandums d’accord
intervenus entre le Département de gestion des conférences et
réunions et le département ou le secteur qui en font la demande, et
conformément à la procédure administrative prévue par le Secrétariat
général.
8. De charger le Secrétariat général d’utiliser, comme base pour
l’élaboration du projet de budget de toute conférence ou réunion,
les directives tracées dans la présente résolution et dans la
résolution AG/RES. 2202 (XXXVI-O/06), et d’employer les sommes
maxima ci-après, selon l’objet de dépenses, conformément au détail
des coûts présenté en annexe à la présente résolution:
DÉPENSES BUDGÉTAIRES DES RÉUNIONS
Réunions/Durée Langues Siège et hors siège
Réunions d’une durée d’un jour 4 langues ÉU$ 18 685
Réunions d’une durée de deux jours 4 langues ÉU$ 33 558
Réunions d’une durée de trois jours 4 langues ÉU$ 48 379
Ces chiffres doivent être utilisés pour l’ouverture de crédits au
titre des sous-programmes du budget du Fonds ordinaire visés au
paragraphe 6 du dispositif de la présente résolution. La CAAP peut
approuver le financement de différences dans le budget, provenant de
coûts supérieurs aux sommes maxima figurant au tableau ci-dessus,
par objet de dépenses, après en avoir fait la demande et avoir
présenté une justification pertinente du Département de gestion des
conférences et réunions.
9. De réaffirmer que les crédits inscrits au Fonds ordinaire seront
en règle générale employés pour couvrir les frais de voyage des
représentants des États membres uniquement lorsque ceux-ci ont été
désignés, au cas par cas, par une autorité compétente, pour
s’acquitter de fonctions en qualité de représentants de
l’Organisation ou sur la demande de celle-ci. Dans ces cas, les
sources du financement de ces voyages devraient être les crédits
budgétaires ouverts au titre de services fournis au Conseil
permanent ou au Bureau du Secrétaire général.
10. De charger le Secrétariat général de réviser tous les deux ans
les sommes indiquées au paragraphe 8 du dispositif de la présente
résolution, et de faire rapport au Conseil permanent, avant le 30
novembre de l’année faisant l’objet de la révision, sur l’utilité de
celle-ci, de sorte que des chiffres actualisés soient alors
incorporés dans le système d’établissement du budget, et que les
divers secteurs, entités et organes de l’Organisation en tiennent
compte lors de la détermination du coût de leurs réunions et
conférences.
11. De confirmer qu’aucune réunion de l’Organisation financée par le
Fonds ordinaire ne devrait durer plus de trois jours. D’arrêter que,
en cas de demande d’exception, le Département de gestion des
conférences et réunions procèdera, aux fins d’examen par la CAAP
puis d’approbation par le Conseil permanent, à l’élaboration d’un
budget de réunion basé sur les coûts anticipés.
12. La présente résolution entrera en vigueur le 1er juillet de
l’année 2011.
3 tableaux présentant dans le détail les coûts de différentes
formules pour l’organisation de réunions
http://scm.oas.org/pdfs/2011/CP25927F.xls
4/29/2024