CP/RES. 982 (1797/11)

ACTUALIZACIÓN DE COSTOS DE CONFERENCIAS
Y REUNIONES FINANCIADAS POR LA OEA

(Aprobada durante la sesión celebrada el 30 de marzo de 2011)

EL CONSEJO PERMANENTE DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS,

VISTO el documento “Actualización de la resolución CP/RES. 872 (1459/04)”, preparado por la Secretaría General, que informa sobre el costo promedio de los servicios necesarios para reuniones de uno, dos y tres días de duración;

CONSIDERANDO:

Que en la resolución AG/RES. 457 (IX-O/79), la Asamblea General encomendó a la Secretaría General que, al calcular el costo de las conferencias, tomara como base el costo de éstas en la sede;

Que en la resolución AG/RES. 1230 (XXIII-O/93), la Asamblea General encomendó a la Secretaría General que sólo pagara los gastos de viaje de funcionarios de los gobiernos de los Estados Miembros cuando éstos viajen en nombre y a pedido de la Organización;

Que en el acta CP/ACTA 962/93 consta el acuerdo del Consejo Permanente de que a efectos de esta práctica la definición de “representantes de gobierno” incluye no sólo a funcionarios gubernamentales elegidos y designados, sino también a toda persona seleccionada por el gobierno para que represente al país en cualquier foro de la OEA;

Que en las resoluciones AG/RES. 1277 (XXIV-O/94), AG/RES. 1317 (XXV-O/95), AG/RES. 1381 (XXVI-O/96) y AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), se reitera que los recursos confiados a la Organización no deberán ser utilizados para pagar gastos de viaje distintos de los que se hagan en nombre de la Organización; y

Que la resolución AG/RES.2202 (XXXVI-O/06) estableció pautas claras para el uso de fondos del Subprograma 22I destinados a reuniones y conferencias no programadas;


TENIENDO EN CUENTA:

Que en la resolución AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), la Asamblea General encomendó a la Comisión de Reuniones y Organismos que examinara los costos de las reuniones y, en la resolución AG/RES. 1446 (XXVII-O/97), que buscara la manera de racionalizar y hacer más eficaz y eficiente la labor de los Consejos de la Organización;

Que en la resolución CP/RES. 872 (1459/04), así como en resoluciones anteriores sobre el mismo tema, el Consejo Permanente encomendó a la Secretaría General que revisara anualmente los costos estimados para la realización de reuniones en la sede y fuera de la sede, y que informara al Consejo Permanente antes del 28 de febrero de cada año si esas sumas deben ser revisadas; y

Que, por razones estatutarias, reglamentarias y administrativas, algunos órganos y entidades financiados por el programa-presupuesto, como el Comité Jurídico Interamericano (CJI), la Corte Interamericana de Derechos Humanos, la Junta Interamericana de Defensa (JID), el Instituto Interamericano del Niño (IIN), la Comisión Interamericana de Telecomunicaciones (CITEL), la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas (CICAD), el Tribunal Administrativo, la Junta de Auditores Externos y la Comisión Interamericana de Derechos Humanos (CIDH), no dependen completamente del Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones para la organización y administración de sus reuniones;

RECONOCIENDO que la resolución AG/RES. 1757 (XXX-O/00) y las enmiendas introducidas por la resolución AG/RES. 2157 (XXXV-O/05) establecen que sólo los Estados Miembros que estén en “situación regular A” o “en situación regular B”, o que sean “considerados en situación regular” podrán ser anfitriones de reuniones de la Organización (incluyendo, de manera no taxativa, conferencias, reuniones de ministros, talleres y seminarios) directamente financiadas, en forma total o parcial, por el Fondo Regular; y

Que mediante la resolución AG/RES. 2059 (XXXIV-O/04) la Asamblea General alienta a los Estados Miembros a que continúen pagando las cuotas en forma oportuna; y

TOMANDO EN CUENTA la situación presupuestaria de la Organización, así como la necesidad de usar más eficientemente los limitados recursos disponibles para cumplir sus mandatos,

RESUELVE:

1. Reiterar que:

a) El Fondo Regular sólo sufragará gastos de conferencias y reuniones cuyos costos estén incluidos en el programa-presupuesto de la Organización, siempre que cumplan los criterios aprobados por la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CAAP) para financiamiento del Subprograma 22I (conferencias de la OEA no programadas), ya sea que dicha asignación contemple su celebración en la sede o fuera de ella, y siempre y cuando no excedan los montos previstos en el párrafo dispositivo 8 de esta resolución; y

b) Que todo costo adicional o no previsto en el Fondo Regular deberá ser sufragado por el país anfitrión con fondos específicos u otras fuentes específicas.

2. Reiterar que, si un Estado Miembro ofrece la sede para una reunión inicialmente programada para celebrarse en Washington, D. C., todo costo adicional derivado de dicho cambio será sufragado por el Estado Miembro.

3. Antes de suscribirse un acuerdo entre el país anfitrión y la Secretaría General para la celebración de una reunión, ambas partes deberán cumplir los siguientes requisitos:

a) La Secretaría General deberá recibir un ofrecimiento oficial por escrito del país anfitrión por lo menos 90 días antes de la reunión;

b) La Secretaría General deberá comprobar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente resolución y en la resolución AG/RES. 2202 (XXXVI-O/06);

c) Especificar claramente los compromisos financieros que asumirá la Organización y el país anfitrión; y

d) Asegurar que los acuerdos sean firmados por las partes por lo menos 60 días antes del comienzo de la reunión.

4. Encomendar a la Secretaría General que, al preparar dichos acuerdos, utilice como base los modelos de presupuesto de reuniones adjuntos a la presente resolución y se asegure de que los recursos aprobados por la Asamblea General o el Consejo Permanente, de acuerdo con el párrafo dispositivo 8 de esta resolución, se utilicen exclusivamente para solventar los servicios de conferencias para la reunión.

5. Establecer que todos los recursos para las reuniones depositados en la Secretaría General por el país sede, de conformidad con el acuerdo, sean administrados por la Secretaría General y sean depositados en ésta por lo menos 60 días antes del inicio de la reunión; y que, en caso de que los recursos no estén depositados en la Secretaría General dentro del plazo establecido en el acuerdo, la Secretaría General informe automáticamente al Consejo Permanente para que éste decida la manera de proceder.

6. Establecer que, para las reuniones financiadas con las partidas del programa-presupuesto 22H (Asamblea General), 22B (Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y órganos subsidiarios), 22C (Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones), 72H (reuniones del Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral, reuniones ministeriales y comités interamericanos) y 22I (conferencias de la OEA no programadas):


a) El Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones administrará y ejecutará los fondos asignados para la realización de reuniones tanto en la sede como fuera de ésta, incluidos los montos adicionales y fondos depositados en la Secretaría General procedentes del país anfitrión o de otras fuentes específicas para cubrir costos adicionales.

b) La Secretaría General realizará la gestión de cada reunión como un proyecto específico del Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones.

c) Los recursos del Fondo Regular, así como los que aporte el país sede y los procedentes de otras fuentes específicas depositados en la Secretaría General, se utilizarán de conformidad con el presupuesto aprobado y de conformidad con el acuerdo.

d) El saldo será acreditado a las fuentes de financiamiento originales. Los recursos que se reintegren al Fondo Regular quedarán a disposición de las reuniones programadas ese año, y los saldos acreditados a los fondos específicos del país sede deberán ser declarados de conformidad con los plazos establecidos en el acuerdo correspondiente.

e) La Secretaría General no transferirá ni asignará la ejecución de los fondos a autoridades o instituciones del país anfitrión.

f) Los recursos del Fondo Regular aprobados para financiar reuniones autorizadas en el programa-presupuesto no se usarán para financiar reuniones preparatorias o de seguimiento u otras reuniones conexas, como las que se celebran con la sociedad civil, el sector privado o los jóvenes.

7. Confirmar que el Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones podrá brindar servicios y apoyo para otras reuniones de los órganos de la OEA no financiadas con las partidas del programa-presupuesto citadas en el párrafo dispositivo 6 de esta resolución, de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en los memorandos de entendimiento entre el Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones y el departamento o área que solicite el servicio, y de acuerdo con los procedimientos administrativos establecidos por la Secretaría General.

8. Encomendar a la Secretaría General que en la preparación del proyecto de presupuesto para una conferencia o reunión se base en las directrices que contiene la presente resolución y en la resolución AG/RES. 2202 (XXXVI-O/06), y que utilice las siguientes cifras máximas, según el rubro, de conformidad con el detalle de costos que se anexa a la presente resolución::

COSTOS PRESUPUESTARIOS PARA REUNIONES

Reuniones/días En sede y fuera de sede
Reuniones de un día US$18.685
Reuniones de dos días US$33.558
Reuniones de tres días US$48.379

Estas cifras deberán ser utilizadas para asignar fondos en los subprogramas del Fondo Regular que se mencionan en el párrafo dispositivo 6 de esta resolución. La CAAP podrá aprobar el financiamiento de diferencias en el presupuesto, producto de costos superiores a los límites máximos que aparecen en el cuadro anterior, de acuerdo a los rubros, previa solicitud y debida justificación del Departamento de Gestión Conferencias y Reuniones

9. Reiterar que, como norma general, las apropiaciones del Fondo Regular se utilizarán para sufragar los gastos de viajes de representantes de los Estados Miembros, solamente cuando hayan sido designados, caso por caso, por una autoridad competente para desempeñar funciones en nombre y a solicitud de la Organización. En estos casos, la fuente de financiamiento para estos viajes deberá provenir de las asignaciones presupuestarias de servicios para el Consejo Permanente o para la Oficina del Secretario General.

10. Encomendar a la Secretaría General que revise cada dos años los costos que constan en el párrafo dispositivo 8 de esta resolución y que informe al Consejo Permanente, antes del 30 de noviembre del año en que se realice la revisión, si estas sumas deben ser actualizadas. Las sumas actualizadas serán luego incorporadas al sistema de formulación de presupuesto, y las diferentes áreas, entidades y órganos de la Organización las tomarán en cuenta al preparar sus proyectos de presupuesto para estimar el costo de sus reuniones y conferencias.

11. Reiterar que las reuniones de la Organización financiadas por el Fondo Regular no podrán tener una duración de más de tres días. Disponer que, cuando se solicite una excepción, el Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones deberá preparar, para la consideración de la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios, un presupuesto de la reunión basado en costos estimados para aprobación por el Consejo Permanente.

12. La presente resolución entrará en vigor a partir del 1º de julio del año 2011.


Tres cuadros en que se explican los costos detallados de las opciones en materia de providencias para reuniones

http://scm.oas.org/pdfs/2011/CP25927S.pdf