NORMAS GENERALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETARÍA GENERAL^[1]

                Artículo 77.  Fondos que administra la Secretaría General.  Los fondos administrados por la Secretaría General se clasifican en: Fondo Regular, Fondo de Cooperación para el Desarrollo de la OEA (FCD/OEA), fondos específicos y fondos fiduciarios.

                Cada fondo se contabilizará por separado y de conformidad con las presentes Normas Generales y será administrado de acuerdo con las presentes Normas Generales, con el programa-presupuesto aprobado y con los estatutos, reglamentos y resoluciones que los regulen.

                Artículo 78.  Fondo Regular.  Está constituido principalmente por las cuotas recaudadas de los Estados Miembros e incluye los aportes de otros fondos por servicios de dirección técnica y apoyo administrativo prestados por la Secretaría General.  Los recursos que se reciban para fines no especificados se tendrán como ingresos varios del Fondo Regular.  El destino de este Fondo es financiar los servicios regulares de la Secretaría y de apoyo general prestados por ésta; la dirección técnica y el apoyo administrativo de los programas; y programas de desarrollo integral de naturaleza multilateral, según se establece en el artículo 32 de la Carta y según se identifiquen específicamente en el programa-presupuesto aprobado.  El Servicio de Carrera únicamente podrá ser financiado por el Fondo Regular de la Organización.

                El Fondo Regular incluye los siguientes subfondos:

a.  Subfondo de Operaciones al cual se acreditarán todos los ingresos del Fondo Regular y al cual se cargarán todas las obligaciones y los gastos de acuerdo con el programa-presupuesto del Fondo Regular.

Al fin de cada año el exceso de ingresos sobre obligaciones y gastos se transferirá del Subfondo de Operaciones al Subfondo de Reserva o el exceso de obligaciones y gastos sobre ingresos será transferido del Subfondo de Reserva al Subfondo de Operaciones.  La Secretaría General informará de estas acciones al Consejo Permanente en un plazo no mayor de 30 días a partir de la fecha de realización de la transferencia.

b.  Subfondo de Reserva, cuyo propósito es asegurar el normal y continuo funcionamiento financiero de la Secretaría General.^[2]

El monto del Subfondo de Reserva debe corresponder a 30 por ciento del total de las cuotas anuales de los Estados Miembros. Este monto se alcanzará acreditando a este Subfondo el ingreso anual en exceso de las obligaciones y gastos del Subfondo de Operaciones, y los recursos provenientes del Subfondo de Reserva de Recuperación de Costos Indirectos, de conformidad con el artículo 86 (i)(ii) de estas normas generales. En la medida en que el Subfondo exceda de 30 por ciento del total de las cuotas anuales de los Estados Miembros, el exceso estará disponible en los años posteriores para cualquier propósito aprobado por la Asamblea General.

El Subfondo de Reserva sólo podrá ser utilizado temporalmente para atender a:

i.        Egresos del programa-presupuesto financiados por el Fondo Regular, mientras no se reciban en su totalidad los ingresos previstos; y

ii.       Gastos extraordinarios no previstos en el programa-presupuesto, previa autorización de la Asamblea General o, cuando ella no estuviere reunida, del Consejo Permanente, el cual deberá considerar, previamente, el informe de su Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CAAP) sobre la situación del Subfondo de Reserva y la razón de tales gastos.

No se efectuarán retiros del Subfondo de Reserva para fines distintos que los de asegurar el normal y continuo funcionamiento financiero de la Secretaría General hasta tanto el Subfondo de Reserva no alcance a 10 por ciento del monto de las cuotas anuales de los Estados Miembros destinadas al programa-presupuesto del Fondo Regular aprobado por la Asamblea General.

Las sumas retiradas para los fines que se indican en este artículo deberán reponerse al Subfondo de Reserva así: en el caso del inciso (i), tan pronto como lo permitan los ingresos correspondientes; y en el caso del inciso (ii), mediante apropiaciones equivalentes en el programa-presupuesto del siguiente ejercicio fiscal o en la forma que determine la Asamblea General.

                 Artículo 79.  Fondo de Cooperación para el Desarrollo de la OEA (FCD/OEA).  El FCD/OEA tiene por objeto contribuir al financiamiento de los programas, proyectos y actividades de cooperación de carácter nacional y multilateral que se realicen en el marco del Plan Estratégico de Cooperación Solidaria.  El FCD/OEA se constituye con las contribuciones voluntarias de los Estados Miembros y otros haberes.  Sus usos y limitaciones están determinados en el Estatuto del FCD/OEA.

                 El FCD/OEA se estructura con la Cuenta de Desarrollo Integral, con Cuentas Sectoriales establecidas de acuerdo con las prioridades del Plan Estratégico y con la Cuenta de Reserva, la cual se constituirá con 10 por ciento de las contribuciones voluntarias anuales de los Estados Miembros.  La Cuenta de Reserva mantendrá para actividades imprevistas una suma equivalente a 3 por ciento de los recursos existentes en el FCD/OEA.

                 Artículo 80.   Fondos específicos.^[3] El Secretario General podrá establecer fondos específicos en contabilidades separadas, cuyos fines y limitaciones serán definidos en términos precisos, de acuerdo con los correspondientes actos constitutivos, informando de ello al Consejo Permanente, al CIDI, a la AICD o a cualquier otro órgano o entidad de la Organización que tenga interés en la disposición de esos fondos, según sea el caso.

                  Los fondos específicos están constituidos por contribuciones especiales --incluyendo las recibidas sin fines ni limitaciones de los donantes-- que provengan de los Estados Miembros, los Estados Observadores Permanentes ante la Organización y otros estados miembros de las Naciones Unidas, así como de personas o entidades públicas o privadas, nacionales o internacionales, destinadas a realizar o reforzar actividades o programas de cooperación para el desarrollo de la Secretaría General y de otros órganos y entidades de la Organización que tengan interés en la disposición de esos fondos, según acuerdos o contratos celebrados por la Secretaría General en ejercicio de las atribuciones que le confiere la Carta.

                 Artículo 81.   Fondos fiduciarios.  El Secretario General podrá establecer fondos fiduciarios en contabilidades separadas, cuyos fines y limitaciones serán definidos en términos precisos, de acuerdo con los correspondientes actos constitutivos, informando de ello al Consejo Permanente, al CIDI, a la AICD o a cualquier otro órgano o entidad de la Organización que tenga interés en la disposición de esos fondos, según sea el caso.^[4]

                 Los fondos fiduciarios estarán constituidos en virtud de legados, disposición testamentaria o donación para financiar los propósitos especificados por el donante o testador, mantenidos en fideicomiso y utilizados de conformidad con las disposiciones o actos correspondientes.

                 Artículo 82.  Moneda de las cuotas y contribuciones voluntarias.  La Secretaría General percibirá todos los recursos de la Organización.  Las cuotas anuales se asignarán y pagarán en dólares de los Estados Unidos.  Las contribuciones voluntarias podrán hacerse parcialmente en la moneda nacional del respectivo Estado Miembro, dentro de los límites que establezca el Secretario General teniendo en cuenta las necesidades de erogaciones en la moneda de dicho país.

                 Artículo 83.  Moneda de la contabilidad y de los informes financieros.  La contabilidad de la Secretaría General y sus informes financieros se llevarán y se presentarán en dólares de los Estados Unidos.

                 La contabilidad de las oficinas fuera de la sede y la de la parte aplicable de los fondos multilaterales, específicos y fiduciarios podrán llevarse inicialmente en la moneda que el Secretario General determine.

                Artículo 84.  Depósitos bancarios, intereses y costos indirectos.^[5]  Las siguientes disposiciones regirán la designación de instituciones bancarias, la acreditación de intereses a los fondos administrados por la Secretaría General, y la acreditación de la recuperación de Costos Indirectos de los fondos administrados por la Secretaría General:

a.       El Secretario General designará las instituciones bancarias en que deben depositarse los recursos de la Organización y los que se le hayan encomendado.

b.       Los intereses que devengue el Fondo Regular se acreditarán a ese fondo, y los intereses que devengue el FCD/OEA se acreditarán al FCD/OEA.

c.       Los intereses que devengue cada fondo específico establecido conforme al artículo 80 de estas normas generales se acreditarán al Fondo para la Recuperación de Costos Indirectos (FRCI), previsto en el artículo 86 (i) de estas normas generales.

i.        Los intereses que devenguen los fondos específicos sufragarán parte de los Costos Indirectos previstos en el artículo 80 de estas normas generales, a no ser que se especifique lo contrario en el acuerdo correspondiente con el donante.

ii.       La Secretaría General podrá aceptar contribuciones en especie para sufragar parte de los Costos Indirectos previstos en el artículo 86 de estas normas generales, a no ser que se especifique lo contrario en el acuerdo correspondiente con el donante.

iii.       Los informes trimestrales de la Secretaría General al Consejo Permanente y al CIDI sobre el uso de los fondos administrados por la Secretaría General reflejarán todas las acreditaciones y desembolsos vinculados al FRCI, incluyendo la fuente y la utilización, por cada dependencia de la Secretaría General, de los recursos obtenidos, y la totalidad de los intereses devengados. Estos informes también deberán incluir los desembolsos efectuados desde ese fondo para complementar los ingresos al Fondo Regular, tal como sea requerido por la Asamblea General en el Programa-Presupuesto aprobado de la Organización.

iv.      El Secretario General podrá hacer excepciones a las disposiciones de este párrafo c, sobre lo cual informará al Consejo Permanente semestralmente.

d.       Los intereses que devengue cada fondo fiduciario establecido conforme al artículo 81 de estas normas generales se acreditarán a ese fondo.

e.       La Secretaría General informará semestralmente al Consejo Permanente y al CIDI sobre la acreditación y la utilización de los intereses devengados en cada fondo específico.

                 Artículo 85.  Inversiones de fondos.^[6]  El Secretario General invertirá los fondos de la Organización que no sean indispensables para atender necesidades inmediatas de desembolso, dando cuenta de ello a la Asamblea General.  Con respecto a la inversión de fondos administrados por la Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral, de conformidad con el Estatuto de la AICD, el Secretario General tendrá en cuenta los lineamientos establecidos por la Junta Directiva de la AICD. La información sobre esas inversiones deberá estar incluida en los informes regulares de la Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral a la Junta Directiva de la AICD y al CIDI.

                 Artículo 86.  Costos que incurre la Secretaría General en la administración de proyectos.^[7] Los costos que incurre la Secretaría General en la administración de proyectos, programas y actividades se clasifican en: Costos Directos, Costos Indirectos y Costos de Apoyo a Proyectos. Las siguientes disposiciones definen y regulan estos tres tipos de costos, así como la recuperación de los Costos Indirectos y de Apoyo a Proyectos:  

a.  Costos Directos.  Costos que pueden atribuirse y beneficien directa y exclusivamente a una actividad particular o proyecto con un alto nivel de exactitud.

b. Costos Indirectos.  Costos incurridos con un propósito común que no pueden ser fácilmente atribuidos a una actividad o proyecto particular.

c. Costos de Apoyo a Proyectos. Costos incurridos con el fin de proporcionar los servicios necesarios para llevar a cabo las actividades directamente vinculadas a un proyecto o programa en particular. Por lo general, estos son costos administrativos de apoyo que benefician directamente a un proyecto o programa en particular.

d. Los presupuestos de cada uno de los proyectos a cargo de la Secretaría General financiados, en todo o en parte, por fondos específicos y fondos fiduciarios deberán incluir la totalidad de los Costos Directos, una estimación de los Costos de Apoyo a Proyectos y una partida presupuestaria para la recuperación de Costos Indirectos y deberá indicar su fuente de financiamiento.

e. La Secretaría General establecerá la tasa de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) sobre los proyectos financiados por los fondos específicos y los fondos fiduciarios. La Secretaría General presentará a la CAAP un informe anual sobre los recursos de la RCI. El informe contendrá la información que pueda ser solicitada por la CAAP y toda información que la Secretaría General considere útil para la planificación del uso de los recursos de la RCI, incluyendo:

i. Un informe de ejecución presupuestaria por Secretaría;
ii. El saldo y flujo financiero que afecta al Subfondo de Reserva de Recuperación de Costos Indirectos (SRRCI); y
iii. Una proyección de la RCI para el ejercicio fiscal en curso.

f. La Secretaría General recaudará la RCI con base en los costos directos y los costos de apoyo al proyecto a medida en que se hayan incurrido.

g. Las contribuciones a proyectos menores de $50,000 incorporarán un porcentaje fijo por RCI equivalente al 13% del monto del aporte, con cargo al recibo del aporte, en vez del porcentaje a que se refiere el inciso e de este artículo. Dicho porcentaje se distribuirá de la siguiente manera: 7% al Fondo de Recuperación de Costos Indirectos y 6% dividido en partes iguales entre cada uno de los centros de costo definidos en el inciso h de este artículo.

h. Centros de costo. Para efectos de la recuperación de los Costos de Apoyo a Proyectos, la Secretaría General, a través de la Secretaría de Administración y Finanzas (SAF), establecerá centros de costos en cada una de sus unidades que presten servicios a los proyectos. Cada centro de costo incluye los costos asociados a un grupo de actividades comunes a un tipo de servicio. Cada centro de costo tendrá uno o más factores de distribución de costos (recuentos de la carga de trabajo) para facilitar la distribución justa de los costos incurridos por la unidad del proveedor de servicios atribuibles a proyectos individuales. La Secretaría General, a través de la SAF, revisará los centros de costo anualmente, o con mayor frecuencia cuando sea necesario, para asegurar que cada centro de costo incluya únicamente los costos asociados a la prestación de los servicios definidos.

i. La Secretaría General, a través de la SAF, será responsable de publicar la información relativa a los centros de costos, incluyendo una descripción de los servicios prestados y los costos incluidos, en el sitio web de la Organización.

j. Todos los centros de costo se asignarán al Fondo de Costos de Apoyo a Proyectos (FCAP). Este fondo se constituirá de manera independiente y paralela al FRCI definido en el inciso n siguiente. La Secretaría General dictará sus reglas de funcionamiento.

i. Los recursos derivados de la recuperación de los costos de apoyo al proyecto deberán ser depositados en la cuenta de cada Centro de Costo y sólo podrán ser ejecutados para apoyar las actividades definidas del centro de costo, excepto lo descrito en los puntos ii y iii de este inciso.
ii. En la eventualidad de que al finalizar el ejercicio presupuestario monto total de la recuperación en el Fondo de Costos de Apoyo a Proyectos exceda en un 25% el monto de los costos reales de prestación de servicios integrados, el monto en dólares que exceda ese porcentaje se transferirá al subfondo de Reserva del Fondo Regular.
iii. La SAF podrá reubicar recursos recuperados por los centros de costo entre los mismos, conforme lo considere necesario, para atender situaciones extraordinarias en la gestión de sus servicios.

k. La Secretaría General podrá recuperar de los fondos fiduciarios un monto razonable por los costos de administración y por los servicios fiduciarios que provea, conforme esté previsto en los documentos fiduciarios correspondientes y en la ley aplicable.  Al implementar esta disposición en cualquier año y para cada fondo fiduciario en particular, la Secretaría General deberá, primero, recuperar esos costos de los ingresos obtenidos por ese fondo durante ese año, de manera que se pueda maximizar el objetivo de preservar el capital del fondo.

l. El aporte al Fondo Regular por concepto de dirección técnica y apoyo administrativo a los programas será efectuado por el Fondo de Cooperación para el Desarrollo de la OEA (FCD/OEA). El aporte será equivalente a la misma tasa de la RCI conforme al párrafo e de este artículo y la base para su cálculo es el total del monto neto de los recursos en el FCD/OEA programados para ejecución en el año fiscal de la Organización. ^[8]

m. Durante la ejecución presupuestaria se harán deducciones periódicas sobre el monto de obligaciones del FCD/OEA de acuerdo con los niveles establecidos, y esas deducciones serán pagadas al Fondo Regular. ^[9]

n. Todos los ingresos provenientes de la Recuperación de Costos Indirectos (RCI) serán asignados al Fondo para la Recuperación de Costos Indirectos (FRCI). El FRCI incluye dos Subfondos: El Subfondo de Operaciones de RCI (SORCI) y el Subfondo de Reserva de RCI (SRRCI). El FRCI está sujeto a los siguientes lineamientos:

i. Como parte integral del proyecto de Programa-Presupuesto, la Secretaría General presentará al Consejo Permanente, una propuesta de presupuesto para la utilización de la RCI. Esta propuesta se basará en el ingreso proyectado equivalente al 90 por ciento del promedio de la RCI obtenido en los tres años anteriores al año en que se apruebe el Programa-Presupuesto y se aplicará al año siguiente. El promedio será revisado cada año al aprobar el Programa-Presupuesto de la Organización y la Asamblea General también aprobará el presupuesto de la RCI. En caso de que el ingreso de la RCI que se obtenga en el ejercicio fiscal pertinente sea inferior al presupuesto ejecutado, y en la medida que se disponga de recursos en el SRRCI, la Secretaría General podrá transferir del SRRCI al SORCI una suma igual a la diferencia entre el presupuesto ejecutado y el ingreso de la RCI obtenido en el ejercicio fiscal vigente. Si el ingreso obtenido es mayor que el presupuesto ejecutado, el excedente se depositará en el SRRCI.
ii. Cada año, la CAAP evaluará el nivel del SRRCI para determinar si se justifica efectuar una transferencia de recursos del SRRCI al Subfondo de Reserva del Fondo Regular. En su caso, el Consejo Permanente aprobará el monto o porcentaje a ser transferido. Asimismo, El Consejo Permanente podrá autorizar el financiamiento, con cargo al SRRCI, de proyectos o iniciativas estratégicas no contempladas en el programa-presupuesto, previa opinión de la CAAP.
iii. Los recursos del SRRCI serán invertidos al igual que otros fondos de la Organización, de conformidad con el artículo 85 de estas normas generales.

o. Los siguientes fondos estarán exentos de la recuperación de Costos Indirectos y de otros requisitos de reembolso conforme al presente artículo:

A. FONDEM (Fondo Interamericano de Asistencia para Situaciones de Emergencia);
B.  Todos los Fondos Específicos y Fondos Fiduciarios administrados por la Secretaría General y designados por el Consejo Permanente como Fondos Humanitarios, previa opinión de la CAAP;
C. El Fondo de Capital del Programa de Becas y Capacitación de la OEA;
D. El Fondo Panamericano Leo S. Rowe;
E. El Fondo Fiduciario de Beneficios Médicos de la OEA;
F. El Fondo Conmemorativo de Beneficencia Rowe;
G.  El Fondo de Jubilaciones y Pensiones de la OEA;
H.  El Fondo de Reembolso de Impuestos de la OEA;
I. Contribuciones de traspaso (aquellas contribuciones efectuadas por un Estado miembro u Estado Observador Permanente para que sean transferidas a entidades receptoras que tienen un interés común con la Secretaría General, las que asumen la obligación exclusiva por la ejecución y administración de los recursos transferidos, donde la agencia receptora incurre los costos indirectos del monto de traspaso);
J.  Contribuciones en apoyo a la celebración de la Asamblea General y de reuniones ministeriales;
K.  Membresías pagadas a la Secretaría General dentro del marco de la Comisión Interamericana de Telecomunicaciones y de la Comisión Interamericana de Puertos; y
L.  Otros fondos establecidos para financiar beneficios del personal, designados por el Secretario General.

                 Artículo 87.  Fondos reintegrables.  El Secretario General, con el objeto de poder establecer costos operativos, podrá contabilizar operaciones internas provenientes de la ejecución del programa-presupuesto mediante el mecanismo denominado “fondo reintegrable”, siempre que la Asamblea General apruebe previamente el motivo de éste.

                 Artículo 88.  Aceptación de herencias, donaciones y legados.  El Secretario General podrá aceptar, de parte de la Organización, herencias, donaciones o legados para fines acordes con los propósitos de la Organización, informando de ello al Consejo Permanente.

                 Artículo 89.  Vigencia y alcance del programa-presupuesto.  El programa-presupuesto es anual y el ejercicio financiero se extiende del 1 de enero al 31 de diciembre.

                 Los órganos, organismos y entidades de la Organización cuyos gastos estén incluidos en el programa-presupuesto de la Organización estarán sujetos a las disposiciones de los capítulos IV y siguientes de las Normas Generales.

                 Todas las actividades a ser financiadas con el Fondo Regular y el FCD/OEA deben quedar reflejadas en el proyecto de programa-presupuesto. Las actividades de los fondos específicos y fiduciarios deberán ser incluidas en el programa-presupuesto en la medida en que ello sea factible.