S E C R E T A R I A G E N E R A L |
MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 88 ASUNTO: ELIMINACI�N Y DISPOSICI�N DE PUBLICACIONES DUPLICADAS |
Teniendo en cuenta: La recomendaci�n del Inspector General en el sentido de adoptar una pol�tica coherente en lo que se refiere a la eliminaci�n y disposici�n de las publicaciones duplicadas de la OEA; Que resulta imprescindible que la Secretar�a General establezca un procedimiento claro y preciso para los casos en los cuales se tenga que eliminar o disponer de publicaciones duplicadas de la OEA por razones de una mejor administraci�n; y Que la Biblioteca Col�n es dentro de la Secretar�a General la unidad encargada de mantener el Programa de los Archivos Hist�ricos y Administrativos de la OEA, memoria institucional del Sistema Interamericano, y que las publicaciones de la OEA forman parte integrante de dicha memoria institucional, I. Decisi�n Por decisi�n del Secretario General, se
dictan las siguientes disposiciones: A. PROCEDIMIENTO PARA LA
ELIMINACI�N Y DISPOSICI�N 1. Definici�n de la palabra "Publicaci�n" a. Para efectos del presente Memor�ndum Administrativo, se entender� por "Publicaci�n" todo documento creado, impreso o producido para su distribuci�n dentro o fuera de la Organizaci�n incluyendo, entre otros, libros, revistas, informes anuales, cartas, manuales, folletos, afiches, dibujos, mapas, l�minas, fotograf�as, material audiovisual y auditivo. b. Quedan excluidos del alcance de este Memor�ndum Administrativo las obras de arte originales bajo competencia del Museo de Arte de las Am�ricas. 2. Procedimiento a. El Departamento de Recursos Materiales (DRM) proceder� a eliminar los documentos mencionados en el p�rrafo anterior cuando hayan transcurrido 3 a�os desde su publicaci�n y se encuentren ocupando los dep�sitos de la Secretar�a General o fuera de las �reas asignadas expresamente por el DRM a cada una de las dependencias de la Secretar�a General, incluyendo los pasillos, los garages, las terrazas y las dem�s �reas comunes. b. Antes de proceder a la eliminaci�n de cualquier Publicaci�n, el DRM deber� notificar por medio de la Forma No. 129 Rev., titulada "OAS Records Disposition Authorization" (adjunta al presente Memor�ndum Administrativo como anexo), tanto a la dependencia o dependencias de donde se origine la Publicaci�n como a la Biblioteca Col�n. En el caso de la Biblioteca Col�n, el DRM, junto con la Forma No. 129 Rev., le deber� enviar 5 ejemplares de la Publicaci�n a ser eliminada. c. Dentro de un plazo que no exceder� de 15 d�as h�biles a partir de la recepci�n de la Forma No. 129 Rev., la dependencia o dependencias de donde se origina la Publicaci�n y la Biblioteca Col�n deber�n completar la Forma No. 129 Rev. manifestando su acuerdo o desacuerdo con respecto a la eliminaci�n de la Publicaci�n y enviarla debidamente firmada al DRM. Vencido dicho plazo sin conocerse la opini�n escrita de la dependencia o dependencias o de la Biblioteca Col�n, el DRM proceder� a la eliminaci�n de la Publicaci�n en forma inmediata. d. En caso de que la dependencia o dependencias comprometidas y/o la Biblioteca Col�n hayan manifestado su desacuerdo con la eliminaci�n de la Publicaci�n dentro del plazo establecido en el p�rrafo anterior, dispondr�n de 30 d�as h�biles adicionales para vender, donar o trasladar la Publicaci�n a un local alquilado por ellos mismos y pagado con sus propios fondos. Vencido dicho plazo, el DRM proceder� a eliminar lo que reste de la Publicaci�n, sin previo aviso. II. Derogaci�n Este Memor�ndum Administrativo deroga y reemplaza toda disposici�n, reglamentaci�n y pr�ctica de la Secretar�a General en contrario. III. Vigencia Este Memor�ndum Administrativo entrar� en vigor en la fecha de su firma.
James R. Harding
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