S E C R E T A R I A G E N E R A L |
MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO.
84 ASUNTO: RESPONSABILIDAD DE LAS AREAS DE REGISTRAR LAS OBLIGACIONES POR CONCEPTO DE BIENES Y SERVICIOS CORRESPONDIENTES A LOS OBJETOS DEL GASTO 3 AL 9 |
OBJETIVO
1.
Teniendo en cuenta el objetivo general de descentralizar autoridad
y responsabilidad hacia los administradores, y dada la escasez de recursos
humanos y financieros, es esencial reducir los tr�mites burocr�ticos
relacionados con el registro de obligaciones.
Es imperativo revisar los procesos y procedimientos administrativos
para que sean acordes con la pr�xima modernizaci�n de los sistemas y as�
prestar servicios m�s eficientes.
2.
Una vez cumplida la modernizaci�n de los sistemas, las �reas
tendr�n acceso directo a los m�dulos de cuentas presupuestarias para
registrar la obligaci�n de fondos sin verificaci�n previa por el
Departamento de Programa y Presupuesto.
3.
No obstante, en 1998 el Departamento de Programa y Presupuesto
ayudar� a las �reas a registrar obligaciones presentadas por medio del
MIS, siempre que los fondos no excedan la disponibilidad del �rea y se
cumplan las disposiciones de las Normas Generales para el Funcionamiento
de la Secretar�a General y las pol�ticas administrativas. META
1.
Delegar al personal de apoyo administrativo y al funcionario o los
funcionarios a cargo del presupuesto del �rea la autoridad de registrar
obligaciones de conformidad con el cap�tulo IV del Reglamento
Presupuestario y Financiero.
2.
En 1998 el Departamento de Programa y Presupuesto prestar�
asistencia en el proceso de registrar, siempre que haya fondos disponibles
en las cuentas correspon�dientes, obligaciones presentadas por medio del
MIS. CONDICIONES
1.
Los jefes de programas, los directores de departamentos y unidades
y los coordinadores, as� como los funcionarios encargados de registrar
las obligaciones, ser�n responsables de la exactitud y suficiencia de la
informaci�n provista en cada documento de obligaci�n.
Deber�n cerciorarse de que todo documento de obligaci�n cumpla
las Normas Generales, el Reglamento Presupuestario y Financiero y toda
disposici�n administrativa, financiera y presupuestaria emitida por la
Subsecretar�a de Administraci�n.
2.
Las acciones administrativas para el registro de obligaciones deben
basarse en la autorizaci�n de gastar recursos financieros de la
Organizaci�n, ya sea los aprobados por la Asamblea General (Fondo Regular
o fondos voluntarios) o las contribu�ciones de otras organizaciones
internacionales, organismos gubernamentales o empresas privadas
autorizadas por medio de un acuerdo.
Como condici�n previa del registro de obligaciones, debe existir
un presupuesto detallado que indique el prop�sito para el cual se
extiende la autorizaci�n y las partidas presupuestarias que se anticipan
para la adquisici�n de bienes y servicios (recursos humanos o materiales).
3.
Antes de tramitar la acci�n administrativa de registro de
obligaciones para una actividad o proyecto determinado, debe prepararse un
plan de actividades y solicitud de asignaci�n de fondos (PASAF) y
presentarse al Departamento de Programa y Presupuesto para revisi�n.
4.
Una vez que el Subsecretario de Administraci�n apruebe el PASAF,
el Departamento de Programa y Presupuesto registrar� la suma solicitada
en la columna de asignaciones de la cuenta o cuentas presupuestarias
correspondientes, por rubro del gasto.
5.
Las obligaciones s�lo se registrar�n en las cuentas que tienen
fondos asignados. En ning�n
caso se registrar�n obligaciones que excedan el saldo de los fondos
asignados a la cuenta o subprograma de que se trate.
6.
El Sistema Financiero - Cuentas Presupuestarias no permitir� que
se registren obligaciones en el sistema si el saldo de las asignaciones en
la cuenta es insuficiente.
7.
Se continuar� presentando y registrando obligaciones
exclusivamente por v�a electr�nica.
8.
Los jefes de programas, los directores de departamentos y unidades
y los coordinadores, as� como los funcionarios encargados de registrar
las obligaciones, ser�n responsables espec�ficamente por el pleno
cumplimiento del art�culo 94 de las Normas Generales en lo que concierne
a las obligaciones. Este art�culo
dice:
Las apropiaciones estar�n disponibles para hacer frente a las
obligaciones contra�das durante el a�o para el cual fueron aprobadas.
No obstante, y s�lo en la medida en que ello sea necesario para
liquidar las obligaciones que hayan quedado pendientes al cierre del a�o
para el cual fueron aprobadas, las apropiaciones mencionadas podr�n ser
extendidas, pero no m�s all� del 31 de diciembre del a�o siguiente,
fecha en que caducar�n en forma irrevocable.
En el caso del FEMCIDI, en cumplimiento de su Estatuto, los
recursos provenientes de las contribuciones voluntarias efectuadas por los
Estados miembros ser�n apropiados y obligados antes del 31 de diciembre
del a�o en que se reciben las contribuciones, y las obligaciones deber�n
ser liquidadas antes del 31 de diciembre del a�o siguiente.
Para los fines de este art�culo se tendr�n por obligaciones las
que emanen de cualquier acuerdo, contrato, orden de compra u otro
documento concluido con una persona natural o jur�dica en virtud del cual
la Secretar�a General est� obligada legalmente a desembolsar fondos a
favor de la persona natural o jur�dica correspondiente, a fin de ejecutar
actividades aprobadas, de conformidad con las disposiciones de la Carta,
las resoluciones de la Asamblea General y las presentes Normas Generales.
Las obligaciones se registrar�n en la fecha en que el compromiso
adquiera obligatoriedad jur�dica.
Los funcionarios responsables, los encargados de las obligaciones y
el personal de apoyo administrativo asignados a las �reas deber�n
cerciorarse del registro exacto de las obligaciones y mantener un sistema
de archivo de todos los documentos de obligaci�n clasificados por cuenta
presupuestaria. Estos funcionarios tambi�n deber�n hacer revisiones peri�dicas
de todos los saldos de obligaciones no gastadas de las cuentas del �rea.
El Departamento de Programa y Presupuesto, en nombre del
Subsecretario de Administraci�n, se reserva el derecho de solicitar
documentaci�n de apoyo a las �reas cuando analice las obligaciones en el
curso de la ejecuci�n presupuestaria.
9.
El Departamento de Servicios Financieros, antes de efectuar un pago
o desembolso, exigir� al �rea de origen la documentaci�n de apoyo
original que considere necesaria para emitir un cheque contra una obligaci�n
registrada. No se har�n
desembolsos sin haberse antes registrado una obligaci�n en una cuenta
presupuestaria. Los contratos
firmados, las �rdenes de compra, las facturas, los informes de recepci�n
y otros documentos pertinentes son ejemplos de tal documentaci�n.
10. El
Departamento de Programa y Presupuesto har� el seguimiento de la ejecuci�n
presupuestaria a medida que �sta avance en el a�o calendario y preparar�
informes bimensuales para los jefes de las oficinas.
11. En
enero de 1998 el Departamento de Programa y Presupuesto realizar�
seminarios sobre los cambios de procedimiento.
Los directores designar�n, por escrito, a los funcionarios
encargados de las obligaciones en sus respectivas �reas.
El material que se utilice en los seminarios ser� parte integral
de este Memorando Administrativo. El presente Memorando Administrativo entrar� en vigencia en la
fecha de su firma. James R. Harding Fecha: 16
de enero de 1998 |