La Red IABIN es una alianza totalmente descentralizada entre gobiernos y organizaciones, aún así, se considera que la Red necesita una pequeña Secretaría que le provea un espacio físico con un reducido número de personal clave que respalde la red y promueva su desarrollo.

La Secretaría de IABIN es responsable de las actividades diarias de IABIN. La Secretaria de IABIN esta conformada por cuatro personas: Un Director de la Secretaria, Una Administradora de Contenido, un Especialista Técnico y una Asistente Administrativa.

La Secretaría de IABIN debe complir con fucioones y responsabilidades como organización coordinadora de la Red IABIN y también desempeñar un papel de coordinación de varios aspectos de la implementación del Proyecto FMAM-Banco Mundial.

Las principales funciones de la Secretaría son las siguientes:

Interoperabilidad y acceso a los datos:

• Supervisar la operación de la infraestructura básica de la red (servicio de catálogo IABIN y Redes temáticas).

• Facilitar el desarrollo de la red (buscar apoyo, estimar la capacidad, identificar áreas para reestructuración e inversión.)

• Manejo de los datos de acuerdo al estado y disponibilidad de la red.

• Proveer soporte técnico a la red y a los usuarios, posiblemente mediante instrumentos de asistencia técnica.

• Lograr acuerdos sobre el uso de estándares y protocolos para asegurar la compatibilidad de diversas fuentes de datos dentro de la región.

• Implementar políticas para el uso de la información (Derechos de propiedad intelectual y código de ética sobre acceso e intercambio de datos).

• Monitorear las necesidades de la comunidad de usuarios.

• Desarrollar un directorio de informática sobre biodiversidad en conjunto con el CHM, las instituciones académicas y otros participantes para documentar el contenido, interoperabilidad y funcionalidad de cada institución.

• Crear el Comité de Expertos para el Servicio de Catálogo y las Redes Temáticas.

Creación del contenido de los datos:

• Control de calidad y validación de información.

• Digitalización de datos sobre biodiversidad.

• Determinar las prioridades para la creación del contenido de los datos.

• Alojamiento (Hosting) de los datos.

Productos de información para las personas encargadas de adoptar decisiones:

• Identificar las necesidades específicas en materia de productos de información de valor agregado.

• Suministrar herramientas de visualización e integración de los datos para mejorar la calidad de uso de los datos en el proceso de toma de decisiones.

Sostenibilidad de IABIN:

• Buscar fuentes de financiamiento para la operación de la Secretaría y otras actividades (Sesiones del Consejo de IABIN).

• Ayudar a coordinar la Fundación IABIN.

• Apoyar al Consejo de IABIN, Comité Ejecutivo, Grupos de Trabajo ad hoc y en especial a los Puntos Focales Nacionales.

• Promover la cooperación entre los socios de la red por medio de reuniones, talleres y boletines.

• Facilitar la comprensión y el compromiso con los objetivos de la red (asuntos en desarrollo y asistencia a los usuarios.)

• Elaboración de planes estratégicos para el desarrollo de productos y servicios.

• Servir de enlace al Development Gateway.

• Dirigir los esfuerzos para un mejor acceso de la información a los pueblos indígenas.

• Implementación de planes estratégicos (Ej.: Formación de equipos multidisciplinarios)

• Facilitar el acceso a los datos (Ej.: por medio de personas que mantienen datos, acuerdos para el acceso a los datos, memorandos de entendimiento e implementación de estándares).

• Informar a los participantes de la red sobre nuevas oportunidades, planes y progresos (ej. boletines y correos electrónicos).

• Atender consultas relacionadas con las actividades de la red y la de los participantes individuales según sea conveniente.

• Mantener copias de los productos y servicios de la red para distribuirlas entre los usuarios.

• Agrupar a los participantes de IABIN en todo el hemisferio y coordinar con otras redes regionales en biodiversidad como GBIF y CHM.

• Mantener el portal de IABIN.

Administración:

• Desarrollo de términos de referencia para consultores y solicitudes de propuestas.

• Coordinar la evaluación de propuestas y consultores.

• Informar a los donantes.

• Preparar reportes trimestrales para revisión del CEI.

• Monitorear y evaluar la eficacia del proyecto.