CP/RES. 872 (1459/04)

ACTUALIZACIÓN DE COSTOS DE CONFERENCIAS Y REUNIONES FINANCIADAS POR LA OEA

(Aprobada en sesión celebrada el 15 de diciembre de 2004)

 EL CONSEJO PERMANENTE DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS, 

VISTO el documento “Actualización de la resolución CP/RES. 807 (1307/02)”, (CP/doc.3909/04) preparado por la Secretaría General, que informa sobre los costos promedio de los servicios necesarios para reuniones de uno, dos y tres días de duración;

CONSIDERANDO:

Que en la resolución AG/RES. 457 (IX-O/79), la Asamblea General encomendó a la Secretaría General que, al calcular el costo de las conferencias, tomara como base el costo de éstas en la sede;

Que en la resolución AG/RES. 1230 (XXIII-O/93), la Asamblea General encomendó a la Secretaría General que sólo pagara los gastos de viajes de funcionarios de los gobiernos de los Estados Miembros cuando éstos viajen en nombre y a pedido de la Organización;

Que en el acta CP/ACTA 962/93 consta el acuerdo del Consejo Permanente de que en esta política la definición de “representantes de gobierno” incluye no sólo a funcionarios gubernamentales elegidos y designados, sino también a toda persona seleccionada por el gobierno para que represente al país en cualquier foro de la OEA;

Que en las resoluciones AG/RES. 1277 (XXIV-O/94), AG/RES. 1317 (XXV-O/95), AG/RES. 1381 (XXVI-O/96) y AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), se reitera que los recursos confiados a la Organización no deberán ser utilizados para pagar gastos de viajes distintos de los que se hagan en nombre de la Organización;

TENIENDO EN CUENTA:

Que en la resolución AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), la Asamblea General encomendó a la Comisión de Reuniones y Organismos que examinara los costos de las reuniones y, en la resolución AG/RES. 1446 (XXVII-O/97), que buscara la manera de racionalizar y hacer más eficaz y eficiente la labor de los Consejos de la Organización;

Que en la resolución CP/RES. 807 (1307/02) corr. 1, así como en resoluciones anteriores sobre el mismo tema, el Consejo Permanente encomendó a la Secretaría General que revisara anualmente los costos estimados para la realización de reuniones en la sede y fuera de la sede, y que informara al Consejo Permanente antes del 28 de febrero de cada año si esas sumas deben ser revisadas; y

Que, por razones estatutarias, reglamentarias y administrativas, algunos órganos y entidades financiados por el programa-presupuesto, como el Comité Jurídico Interamericano (CJI), la Corte Interamericana de Derechos Humanos, la Junta Interamericana de Defensa (JID), el Instituto Interamericano del Niño (IIN), la Comisión Interamericana de Telecomunicaciones (CITEL), y la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas (CICAD), el Tribunal Administrativo, la Junta de Auditores Externos, y la Comisión Interamericana de Derechos Humanos (CIDH), no dependen completamente de la Oficina de Conferencias y Reuniones para la organización y administración de sus reuniones;

RECONOCIENDO que la resolución AG/RES. 1757 (XXX-O/00) establece que sólo los Estados Miembros que estén en “situación regular” o “sean considerados en situación regular” son elegibles para ser anfitriones de reuniones de la Organización (incluyendo, pero no limitándose a conferencias, reuniones de ministros, talleres y seminarios) directamente financiadas, en forma total o parcial, por el Fondo Regular; y

Que mediante la resolución AG/RES. 2059 (XXXIV-O/04) la Asamblea General alienta a los Estados Miembros a que continúen pagando las cuotas en forma oportuna; y

TOMANDO EN CUENTA la situación presupuestaria de la Organización, así como la necesidad de usar más eficientemente los limitados recursos disponibles para cumplir sus mandatos,

RESUELVE:

1. Reiterar que:

a. El Fondo Regular sólo sufragará gastos de conferencias y reuniones cuyos costos ya estén incluidos en el programa-presupuesto de la Organización, siempre que cumplan los criterios aprobados por la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CAAP) para financiamiento en el subprograma 10W (Conferencias de la OEA), ya sea que dicha asignación contemple su celebración en la sede o fuera de ella, y siempre y cuando no excedan los montos previstos en el punto resolutivo 9 de esta resolución; y

b. Que todo costo adicional o no previsto en el Fondo Regular deberá ser sufragado por el país anfitrión o con fondos específicos.

2. Reiterar que, si un Estado Miembro ofrece la sede para una reunión inicialmente programada para Washington, D. C., todo costo adicional de dicha reunión será sufragado por el Estado Miembro o con fondos externos.

3. Establecer que el ofrecimiento oficial de sede para celebrar una reunión de la OEA deberá ser presentado formalmente por el país anfitrión y recibido por la Secretaría General antes de la suscripción de un acuerdo entre el país sede y la Secretaría General, de conformidad con el punto resolutivo 4 de esta resolución.

4. Encomendar a la Secretaría General que, cuando se preparen los acuerdos de reuniones de la OEA fuera de la sede: (a) se verifique debidamente la observancia de los requisitos establecidos en las resoluciones AG/RES. 457 (IX-O/79), AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), AG/RES. 1757 (XXX-O/00), AG/RES. 1974 (XXXIII-O/03) y AG/RES. 2059 (XXXIV-O/04); (b) se especifiquen claramente que los compromisos financieros que serán asumidos por la Organización o por el país sede y/o, cuando corresponda, aquellos que serán sufragados con fondos específicos, (c) se asegure que los acuerdos sean firmados por las partes por lo menos con 60 días de antelación al inicio de las reuniones.

5. Encomendar a la Secretaría General que en la preparación de estos acuerdos utilice como base las tarifas establecidas en los documentos: “Costo de conferencias y reuniones: Actualización de la resolución CP/RES. 807 (1307/02)” (CP/doc.3909/04) y “Documentos de apoyo: CP/doc.3909/04 y CP/RES. 807” (CP/CAAP-2713/04), así como en los modelos de presupuesto de reuniones adjuntos a la presente resolución; y que se asegure que los recursos aprobados por la Asamblea General o el Consejo Permanente, de conformidad con el punto resolutivo 9 de esta resolución, se utilicen exclusivamente para financiar los servicios de conferencias de la reunión y los gastos de viaje del personal de las Oficinas de Conferencias y Reuniones y de Información y Relaciones Públicas asignado a la reunión, hasta un máximo de tres personas financiado por el Fondo Regular.

6. Establecer que todos los fondos para las reuniones depositados en la Secretaría General por el país sede y, cuando corresponda, por otros donantes, de conformidad con el acuerdo, sean administrados por la Secretaría General y sean depositados en ésta por lo menos 60 días antes del inicio de la reunión; y que, en caso de que los recursos no estén depositados en la Secretaría General dentro del plazo establecido en el acuerdo, la Secretaría General informe automáticamente al Consejo Permanente para que se celebre la reunión en la sede.

7. Establecer que, para las reuniones financiadas con partidas de los subprogramas 10A (Asamblea General), 10E (Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Órganos subsidiarios), 10G (Oficina de Conferencias y Reuniones), 10K (Reuniones el Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral, reuniones ministeriales y comités interamericanos), y 10W (Conferencias de la OEA) del programa presupuesto:

a. La Oficina de Conferencias y Reuniones administrará la totalidad de los fondos asignados para la realización de reuniones tanto en la sede como fuera de ésta, incluidos los montos adicionales y fondos depositados en la Secretaría General procedentes del país anfitrión o de otras fuentes específicas para cubrir costos adicionales.

b. La Secretaría General realizará la gestión de cada reunión como un proyecto específico de la Oficina de Conferencias y Reuniones.

c. Los recursos del Fondo Regular, así como los que aporte el país sede y los procedentes de otras fuentes específicas depositados en la Secretaría General se utilizarán de conformidad con el presupuesto aprobado y de conformidad con el acuerdo.

d. Los saldos no gastados serán acreditados a las fuentes de financiamiento originales. Los recursos que se reintegren al Fondo Regular se pondrán a disposición de las reuniones programadas ese año y los saldos acreditados a los fondos específicos del país sede o de otros países o instituciones donantes serán informados de conformidad con los plazos establecidos en el acuerdo correspondiente.

e. La Secretaría General no transferirá ni asignará la ejecución de los fondos a autoridades o instituciones del país anfitrión.

8. Confirmar que la Oficina de Conferencias y Reuniones podrá brindar servicios y apoyo para otras reuniones de los órganos de la OEA no financiadas con las partidas del programa-presupuesto citadas en el punto resolutivo 7 de esta resolución, de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en los memorandos de entendimiento entre la Oficina de Conferencias y Reuniones y el departamento o área que solicite el servicio, y de acuerdo con los procedimientos administrativos establecidos por la Secretaría General.

9. Encomendar a la Secretaría General que en la preparación del proyecto de presupuesto para una conferencia o reunión se base en las directrices contenidas en el documento (CP/doc.3909/04) y en la resolución AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), y que utilice las siguientes cifras máximas:

En la sede Fuera de la sede Reunión de un día US$18.478 US$23.434 Reunión de dos días US$31.191 US$36.683 Reunión de tres días US$43.905 US$49.932

Estas cifras deberán ser utilizadas para asignar fondos en los subprogramas del Fondo Regular que se mencionan en el punto resolutivo 7 de esta resolución.

10. Reiterar que, como norma general, las apropiaciones del Fondo Regular se utilizarán para sufragar los gastos de viajes de representantes de los Estados Miembros, solamente cuando hayan sido designados, caso por caso, por una autoridad competente para desempeñar funciones en nombre y a solicitud de la Organización. En estos casos, las fuentes de financiamiento para estos viajes deberán provenir de las asignaciones presupuestarias de servicios para el Consejo Permanente o para la Oficina del Secretario General.

11. Encomendar a la Secretaría General que revise anualmente los costos que constan en el punto 9 de esta resolución y que informe al Consejo Permanente, antes del 30 de noviembre de cada año, si estas sumas deben ser actualizadas. Las sumas actualizadas serán luego incorporadas al sistema de formulación de presupuesto, y las diferentes áreas, entidades y órganos de la Organización las tomarán en cuenta al preparar sus proyectos de presupuesto para estimar el costo de sus reuniones y conferencias.

12. Reiterar que las reuniones de la Organización financiadas por el Fondo Regular no podrán tener una duración de más de tres días. Disponer que, cuando se solicite una excepción, la Oficina de Conferencias y Reuniones deberá preparar, para la consideración de la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios, un presupuesto de la reunión basado en costos estimados para aprobación por el Consejo Permanente.

http://scm.oas.org/pdfs/2004/CP13713.pdf