CP/RES. 807 (1307/02)

ACTUALIZACIÓN DE COSTOS DE CONFERENCIAS
Y REUNIONES FINANCIADAS POR LA OEA

EL CONSEJO PERMANENTE DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS,

VISTO el documento "Actualización de la resolución CP/RES. 768 (1234/00)", contenido en el documento CP/CAAP-2578/01, preparado por la Secretaría General, que informa sobre los costos promedio de los servicios necesarios para las reuniones de la Organización de uno, dos y tres días de duración;

CONSIDERANDO:

Que en la resolución AG/RES. 457 (IX-O/79), la Asamblea General encomendó a la Secretaría General que, al calcular el costo de las conferencias, tomara como base el costo de éstas en la Sede;

Que en la resolución AG/RES. 1230 (XXIII-O/93), la Asamblea General encomendó a la Secretaría General que sólo pagara los gastos de viajes de funcionarios de los gobiernos de los Estados Miembros cuando éstos viajen en nombre de la Organización;

Que en el acta CP/ACTA 962/93 consta el acuerdo del Consejo Permanente de que en esta política la definición de "representantes de gobierno" incluye no sólo a funcionarios gubernamentales elegidos y designados, sino también a toda persona seleccionada por el gobierno para que represente al país en cualquier foro de la OEA;

Que en las resoluciones AG/RES. 1277 (XXIV-O/94), AG/RES. 1317 (XXV-O/95), AG/RES. 1381 (XXVI-O/96) y AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), se reitera que los recursos confiados a la Organización no deberán ser utilizados para pagar gastos de viajes distintos de los que se hagan en nombre de la Organización;

Que en las resoluciones CP/RES. 718 (1150/98) y CP/RES. 768 (1234/00), el Consejo Permanente encomendó a la Secretaría General que revisara anualmente los costos estimados para la realización de reuniones en la sede y de las que se realicen fuera de Washington, D.C., y que informara al Consejo Permanente antes del 28 de febrero de cada año si esas sumas deben ser revisadas; y

Que, por razones estatutarias, reglamentarias y administrativas, algunas entidades y organismos financiados por el programa-presupuesto, como el Comité Jurídico Interamericano, la Corte Interamericana de Derechos Humanos, la Junta Interamericana de Defensa, el Instituto Interamericano del Niño, la Comisión Interamericana de Telecomunicaciones (CITEL), y la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas (CICAD), el Tribunal Administrativo, la Junta de Auditores Externos, y la Comisión Interamericana de Derechos Humanos (CIDH) no dependen completamente de la Secretaría de Conferencias y Reuniones para la organización y administración de sus reuniones;

TENIENDO EN CUENTA que en la resolución AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), la Asamblea General encomendó a la Comisión de Reuniones y Organismos que examinara los costos de las reuniones y, en la resolución AG/RES. 1446 (XXVII-O/97), que buscara la manera de racionalizar y hacer más eficaz y eficiente la labor de los Consejos; y

TOMANDO EN CUENTA la situación presupuestaria de la Organización, así como la necesidad de usar más eficientemente los limitados recursos disponibles para cumplir los mandatos que se le encomiendan,

RESUELVE:

1.     Reiterar que el Fondo Regular sólo sufragará gastos de conferencias y reuniones cuyos costos estén incluidos en el programa-presupuesto de la Organización, ya sea que dicha asignación contemple su celebración en la sede o fuera de ella y siempre y cuando no excedan los montos previstos en el punto resolutivo 7. Todo costo adicional o no previsto en el Fondo Regular deberá ser sufragado con fondos externos o por el país anfitrión.

2.     Encomendar a la Secretaría General que, en cada acuerdo que suscriba con los gobiernos de los países interesados en constituirse como sede de las reuniones de la Organización, queden consignados debidamente los compromisos financieros que asumirá la Organización, los que se comprometa a aportar el país interesado y los que se cubrirán con fondos externos. Los fondos externos específicos para la reunión y los que el país interesado deposite en la Secretaría General, de conformidad con el acuerdo suscrito serán administrados por la Secretaría General y deberán ser depositados en ésta, por lo menos 60 días antes del inicio de la reunión. En caso de que los recursos no estén depositados en la Secretaría General con la anticipación indicada, la reunión deberá realizarse en la sede.

3.     Encomendar a la Secretaría General que para la preparación del acuerdo tome como base los montos previstos en los rubros de gasto específicos contemplados en los "Modelos de reuniones" contenidos en el documento "Actualización de la resolución CP/RES. 768 (1234/00)" (CP/CAAP-2578/01) que se adjuntan a esta resolución. Cualquier monto adicional por encima de los recursos que aprueben la Asamblea General o el Consejo Permanente, de acuerdo con el párrafo 7 de la presente resolución, se utilizará exclusivamente para cubrir los costos de viaje del personal de la Secretaría de Conferencias y Reuniones asignado a la reunión.

4.     Establecer que para las reuniones financiadas con partidas de los subprogramas 10A (Asamblea General), 10E (Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta y el Consejo Permanente), 10G (Secretaría de Conferencias y Reuniones), 10K (Reuniones del Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral, reuniones ministeriales y comités interamericanos) y 10W (Conferencias de la OEA) del programa-presupuesto:

a. La Secretaría de Conferencias y Reuniones administrará la totalidad de los fondos asignados para la realización de reuniones tanto en la sede como fuera de ésta, incluidos el monto adicional que corresponda y los fondos depositados en la Secretaría General procedentes del país anfitrión o de fuentes externas para cubrir costos adicionales.

b. La Secretaría General realizará la gestión de cada reunión como un proyecto específico de la Secretaría de Conferencias y Reuniones.

c. Los recursos del Fondo Regular, los que aporte el país y los provenientes de fuentes externas depositados en la Secretaría General se utilizarán de conformidad con el plan de ejecución que se prepare para tal fin.

d. La Secretaría General no transferirá ni asignará la ejecución de los fondos a las autoridades del país anfitrión.

5.     Establecer que la Secretaría de Conferencias y Reuniones podrá brindar servicios y apoyo para las otras reuniones de los órganos de la OEA no financiados con fondos provenientes de los subprogramas del programa-presupuesto citados en el punto resolutivo 4 de esta resolución, de acuerdo con los términos y condiciones establecidos por el Director de esa Secretaría siempre y cuando haya disponibilidad de fondos para ese propósito.

6.     Reiterar que si un Estado Miembro ofrece la sede para una reunión inicialmente programada para Washington, D.C., todo costo adicional de dicha reunión será sufragado por el Estado Miembro o con fondos externos.

7.     Encomendar a la Secretaría General que base la preparación del proyecto de presupuesto de las conferencias y reuniones en US$15.662 (máximo) en la sede y US$23.222 (máximo) fuera de Washington, D.C., para una reunión de un día de duración; US$23.113 (máximo) en la sede y US$31.313 (máximo) fuera de Washington, D.C., para una reunión de dos días; y US$30.511 (máximo) en la sede y US$39.351 (máximo) fuera de Washington, D.C., para una reunión de tres días, de conformidad con los lineamientos contenidos en el documento "Actualización de la resolución CP/RES. 768 (1234/00)" (CP/CAAP-2578/01). Estas sumas deben utilizarse para asignar fondos en el rubro "Conferencias programadas de la OEA", subprograma 10W del programa-presupuesto aprobado por la Asamblea General para 2002.

8.     Establecer que las apropiaciones del Fondo Regular se utilizarán para cubrir los gastos de viajes de representantes de los Estados Miembros que hayan sido designados, caso por caso, por la autoridad competente, para desempeñar funciones en nombre de la Organización. En estos casos, los gastos de viaje deberán ser identificados de fondos del Secretario General o del Consejo Permanente.

9.     Encomendar a la Secretaría General que revise anualmente los costos que se presentan en el punto resolutivo 7 y que informe al Consejo Permanente antes del 30 de noviembre de cada año si estas sumas deben ser actualizadas. Estos costos estimados luego serían incorporados en el sistema de formulación de presupuesto, y las diferentes áreas de la Organización los tomarían en cuenta al preparar sus proyectos de presupuesto para estimar el costo de sus reuniones y conferencias.

10.     Confirmar que ninguna reunión de la Organización financiada directamente por el Fondo Regular podrá tener una duración de más de tres días. Disponer que cuando se solicite una excepción, la Secretaría de Conferencias y Reuniones deberá preparar, para la aprobación de la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios, un presupuesto de la reunión basado en costos reales previstos. En este caso será necesario obtener la aprobación del Consejo Permanente con base en una recomendación de la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios.

http://scm.oas.org/pdfs/2002/cp09247.pdf

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