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1 de janeiro a 31 de março de 1999
1º de abril a 30
de junho de 1999
1° de julho a 30
de setembro de 1999
1
de janeiro a 31 de março de 1999
Relatórios de auditoria
As três auditorias
realizadas no primeiro trimestre de 1999 foram efetuadas como parte do
plano de auditorias fixado pelo Inspetor-Geral para o ano de 1999.
1.
Realizou-se uma auditoria do Escritório da Secretaria-Geral em São
Vicente e Granadinas a fim de identificar os mecanismos de controle de
suas atividades. Examinamos atividades operacionais e financeiras
selecionadas, inclusive recebimentos e desembolsos de dinheiro no
período de janeiro a dezembro de 1998, a fim de avaliar a efetividade,
eficiência e economia no controle interno, bem como verificar se o
Escritório vem cumprindo suas responsabilidades de acordo com as normas
de procedimento da OEA. Verificamos com razoável precisão que, na
maioria das vezes, o controle interno no Escritório é adequado,
porquanto assegura a devida autorização de transações e atividades,
adequada proteção de ativos e registros e a correta escrituração de
transações e seus montantes. Constatamos que o controle interno
adotado permite ao Escritório continuar a desenvolver suas atividades
operacionais de maneira satisfatória, mesmo na ausência de um Diretor
in loco por um período de quase nove meses. Constatamos também que as
principais deficiências observadas durante a auditoria foram o descuido
da necessidade de duas assinaturas para desembolsos superiores a US$5
000 e a não-apresentação de informes trimestrais sobre bens
importados com isenção de direitos alfandegários. Acreditamos que a
falta de um Diretor in loco e os limitados recursos humanos de que o
Escritório dispunha durante a maior parte do período em exame tenham
sido os principais responsáveis pelas deficiências observadas durante
a auditoria. As cinco recomendações constantes do relatório da
auditoria (SG/OIG/Audit-01/99) foram aprovadas pelo
Secretário-Geral.
2. Realizou-se
na Secretaria-Geral uma auditoria das viagens oficiais (SG/OIG/Audit
02/99), a título de acompanhamento da auditoria de 1996, a fim de
avaliar em que medida a SG/OEA tem observado as normas que regem as
viagens em missão oficial. A auditoria focalizou o atual controle
interno da justificação, aprovação, preparação e apresentação de
relatórios de despesas, método de adiantamentos de viagem, prestação
de contas após o regresso de viagens oficiais e registro de férias
gozadas pelo funcionário durante tais viagens. A auditoria verificou
deficiências decorrentes da não-observância das atuais normas da OEA.
Especificamente, o relatório se refere 1) à falta de adequada
autorização de supervisores, 2) à demora em apresentar as
solicitações de reembolso de despesas de viagem, que se requer sejam
feitas dentro do período de 15 dias, 3) à demora em efetuar reembolsos
à SG/OEA, 4) às discrepâncias encontradas em pagamentos de despesas
de viagem, 5) à ausência de documentos que justifiquem os ajustamentos
da remuneração de viáticos e 6) à necessidade de exame mais
minucioso, por parte dos diretores responsáveis, da autorização de
viagem.
O Secretário Adjunto de
Administração, após examinar o projeto de relatorio e anteriormente
à nossa apresentação do relatório final, expediu o memorando
MAN/AS/061-99, levando à atenção dos diretores e administradores as
principais deficiências observadas na auditoria, ou seja, a necessidade
de autorização no nível de supervisão adequado, de exame mais
minucioso por parte do supervisor e de que sejam apresentadas as
solicitações de reembolso de despesas de viagem e efetuados os
reembolsos à SG/OEA, se os houver, dentro do período previsto de 15
dias.
O relatório apresenta quatro
recomendações para o fortalecimento do controle interno do
processamento operacional das viagens oficiais da SG/OEA. Recomenda
especificamente 1) que o Departamento de Serviços Financeiros
implemente um sistema de acompanhamento para monitoramento das
solicitações de desembolso de despesas de viagem, inclusive das datas
de apresentação destas, 2) a necessidade de aprovação no nível
administrativo adequado, 3) a necessidade de documentos que justifiquem
os ajustamentos da remuneração de viáticos concedida pelo
Departamento de Recursos Humanos e 4) a dedução de montante
equivalente a férias gozadas por um funcionário sem autorização
enquanto em viagem oficial.
3. A
auditoria a que se refere o relatório SG/OIG/Audit 03/99 foi
realizada a fim de determinar o cumprimento dos termos dos acordos de
projeto e avaliar o controle interno da execução das atividades dos
projetos. Essa auditoria confirmou os resultados de auditorias
anteriores, em que se constatou a necessidade de mais efetiva
administração dos projetos pela Secretaria Executiva de
Desenvolvimento Integral (SEDI) e de desembolso oportuno de recursos de
projetos a fim de que os objetivos destes posam ser alcançados dentro
dos prazos previstos. A auditoria examinou os seguintes quatro projetos:
-
Melhoramento do Ensino
das Ciências e da Matemática no Nível Primário
-
Diversificação e
Integração Econômicas, Liberalização do Comércio e Acesso a
Mercados
-
Desenvolvimento das
Pequenas Empresas
-
Turismo Histórico
O projeto de Melhoramento do
Ensino das Ciências e da Matemática foi concebido de maneira a dar
maior realce ao currículo de ciências e matemática mediante o uso do
ambiente natural como recurso de aprendizagem, bem como treinar
professores no uso da Internet como meio de comunicação e como fonte
de informação. Os recursos do projeto foram enviados diretamente ao
seu órgão executor ao passo que os recursos dos outros três projetos
foram desembolsados mediante o uso do novo mecanismo da Conta
Fiduciária. Esse mecanismo confere ao diretor do Escritório da
Secretaria-Geral nos Estados membros autorização para o desembolso de
recursos de uma Conta Fiduciária na sede para o órgão executor de um
projeto.
Verificamos nessa auditoria que,
embora o Acordo de Execução requeira que os recursos do projeto sejam
mantidos em conta bancária separada e que seja concedido ao
Inspetor-Geral acesso pleno, livre e ilimitado ao processo, era limitado
nosso alcance na auditoria, porquanto o órgão executor (CCST),
representado pelo Diretor da UNECLAC (agência subsidiária das Nações
Unidas), restringiu nosso acesso à documentação, registros bancários
e faturas do projeto. Constatamos que, contrariamente aos termos do
acordo do projeto, a SEDI autorizara o órgão executor a utilizar a
conta bancária da UNECLAC para o recebimento e desembolso de recursos
do projeto. Por ocasião de nossa visita de campo, o órgão executor
nos informou que as normas da UNECLAC proibiam a auditoria de seus
livros por qualquer outra agência. Examinamos os demonstrativos das
despesas, que mostravam o recebimento de US$421 210 e as despesas totais
de $386 558, inclusive despesas administrativas, o que deixava um saldo
de $34 651,69, que foram reembolsados à OEA em 28 de janeiro de 1999.
As cópias de faturas de materiais e autorizações de viagem que nos
foram apresentadas em comprovação de algumas despesas perfaziam cerca
de 15% das despesas efetuadas; por conseguinte, não havia prova ou
documentação comprovante de 85% das despesas do projeto. Em reunião
com o Secretário Executivo de Desenvolvimento Integral e alguns de seus
funcionários, discutimos as circunstâncias dessa auditoria. O
relatório recomenda que a SEDI considere a terminação de quaisquer
contratos em que os órgãos executores não satisfaçam aos requisitos
dos acordos de execução, especialmente à necessidade de separação
de contas bancárias e acesso ilimitado do Inspetor-Geral. Recomenda
também mais efetiva administração dos projetos por parte da SEDI, a
fim de assegurar a obediência aos acordos contratuais.
O projeto Diversificação e
Integração Econômicas, Liberalização do Comércio e Acesso aos
Mercados foi concebido com vistas a facilitar a avaliação do
impacto da liberalização do comércio na economia e identificar os
setores que apresentem alto potencial de crescimento das exportações e
para os quais o investimento poderia ser canalizado. A auditoria
verificou que haviam sido desembolsados apenas 40% dos recursos do
projeto, mas todas as suas despesas se achavam plenamente documentadas.
Constatamos que o Coordenador do Projeto declarara haver encontrado
pequenas dificuldades na conclusão da primeira parte do projeto e que
as atividades da segunda e terceira partes não haviam sido
desenvolvidas em virtude do limitado tempo disponível para conseguir um
consultor adequado e concluir o estudo. Entretanto, na avaliação desse
projeto, o Diretor do Escritório da Secretaria-Geral no país declarara
que o principal problema do projeto era a inadequada capacidade de
administração. Nosso exame confirmou que os objetivos do projeto não
estavam sendo alcançados e recomendamos que a SEDI consiga a
supervisão adequada dos projetos a fim de assegurar que os recursos,
inclusive a contratação de indivíduos competentes, sejam efetivamente
utilizados.
O objetivo do projeto Desenvolvimento
das Pequenas Empresas é aumentar as oportunidades de negócio num
Estado membro, coordenando e facilitando a criação e expansão das
oportunidades de investimento, emprego e auto-emprego, mediante
treinamento em investimento e desenvolvimento de serviços de extensão
que apóiem o crescimento do setor das pequenas empresas. Verificamos
que apenas 70% dos recursos do projeto foram desembolsados e, de acordo
com as diretrizes da OEA, o saldo será reembolsado ao FEMCIDI.
Verificamos também que certas atividades planejadas para cerca de 42%
dos recursos desembolsados não foram desenvolvidas e recomendamos que
tais recursos sejam reembolsados ao FEMCIDI pelo órgão executor. Somos
de opinião que os objetivos do projeto não estavam sendo alcançados
precipuamente porque os desembolsos não eram efetuados oportunamente
para a observância dos prazos fixados.
Os principais objetivos do projeto Turismo
Histórico são a promoção, documentação e apresentação em
vários meios de comunicação das tradições e do patrimônio cultural
dos Estados membros, o desenvolvimento de aldeias de artesanato e do
setor artesanal para o ensino, produção e venda de objetos artesanais,
desenvolvimento, administração e comercialização do turismo
histórico, seus cenários, suas atividades. A auditoria verificou que
as despesas foram adequadamente justificadas e documentadas e os
relatórios de acompanhamento fundamentados por análises financeiras e
faturas adequadas. Constatamos que cerca de 80% dos recursos totais do
projeto foram desembolsados mediante o uso do mecanismo da Conta
Fiduciária e quase 48% das despesas efetuadas referiam-se à
administração do projeto, inclusive aluguel de escritório e serviços
contratuais do coordenador do projeto. O órgão executor manifestou
satisfação pelo trabalho concluído e o Diretor do Escritório da
Secretaria-Geral no país informou haverem sido alcançados os objetivos
globais do projeto.
As dez recomendações constantes dos
relatórios SG/OIG/Audit 02/99 e SG/OIG/Audit 03/99 foram
submetidas à consideração do Secretário-Geral, mas até este momento
não foram aprovadas.
Outras atividades
O Inspetor-Geral e
representantes do Escritório do Inspetor-Geral continuaram a participar,
como observadores, de comissões e grupos de trabalho da
Secretaria-Geral relacionados com assuntos de especial interesse para o
Escritório. O Inspetor-Geral participou de reuniões do pessoal de duas
das áreas da Secretaria-Geral e manteve discussões com o pessoal
visando a fortalecer o controle interno na Secretaria-Geral e explicar o
papel e mandato do Escritório do Inspetor-Geral.
10 de
maio de 1999
Linda
P. Fealing
Inspetor-Geral
1º de abril a 30 de junho de 1999
Relatório de Auditoria
De acordo com o plano de trabalho de
1999 do Escritório do Inspetor-Geral (OIG) para este trimestre,
realizou-se a auditoria SG/AUDIT-04/99 sobre os pagamentos de horas
extraordinárias efetuados pela Secretaria-Geral. Esta auditoria foi
levada a cabo para verificar se está sendo cumprido o disposto na
resolução AG/RES. 1 (XXV-E/98), aprovada no Vigésimo Quinto Período
Extraordinário de Sessões da Assembléia Geral, sobre o
orçamento-programa da Organização para 1999, mediante a qual se
instruiu o Secretário-Geral a pagar as horas extraordinárias com tempo
compensatório, na medida do possível, e também para dar seguimento
às recomendações da auditoria de 1995 (SG/OIG/AUDIT-15/95).
A auditoria compreende as
transações processadas de janeiro de 1998 a janeiro de 1999. Constatou-se
que ainda existem inúmeras deficiências nos controles internos
identificados previamente por meio da auditoria de 1995. Verificamos,
especificamente, que não estão sendo seguidos os procedimentos
estabelecidos para preencher corretamente o formulário de horas
extraordinárias, havendo-se efetuado pagamentos com informação
incorreta e deficiente. Foram também encontrados casos de duplicação
de pagamentos e pagamentos excessivos. Além disso, as solicitações de
pagamento nem sempre foram fundamentadas pelas Folhas de Registro de
Entrada e Saída, requisito necessário para verificar as horas
extraordinárias anotadas no devido formulário. As 17 recomendações
que foram aprovadas pelo Secretário-Geral, que proporcionam as
diretrizes a seguir para a administração do pagamento de horas
extraordinárias e para o fortalecimento dos controles internos, já
foram implementadas pela Subsecretaria de Administração.
A investigação SG/OIG/INVEST-01/99
foi levada a cabo para determinar o ocorrido em 1997 com a compra e
transporte de equipamento de computação para um dos Escritórios nos
Estados membros. Verificamos que, no fim de 1997, o Departamento de
Recursos Materiais (DMR) remeteu o equipamento, em representação do
Departamento de Sistemas Administrativos e de Informação Tecnológica
(DMSIT), mas na ocasião em que fizemos esta investigação, o
equipamento ainda não havia chegado a este Escritório. Nossa
investigação revelou que o DMR faz regularmente numerosas remessas de
equipamento em nome da Secretaria-Geral da OEA sem problema algum e que
este caso foi um incidente isolado, que ocorreu por não se haver dado
seguimento adequado ao recebimento do equipamento. O Departamento de
Recursos Materiais nos informou que, devido à redução de pessoal,
tiveram de estabelecer novos procedimentos que requerem que, assim que
chegue a notificação da data do transporte do equipamento, cabe ao
Escritório que o solicitou fazer o devido acompanhamento.
Como resultado de nossa
investigação, o equipamento foi localizado num depósito de carga do
aeroporto. Além disso, a companhia aérea não notificou o Escritório
naquele país membro sobre a chegada do equipamento. Antes de concluir
este relatório, esse Escritório nos informou que já estavam
tramitando a documentação requerida para a liberação alfandegária e
para poder tomar posse do equipamento. A fim de evitar que isto volte a
ocorrer no futuro, apresentamos duas recomendações sobre políticas de
procedimento relacionadas com a notificação do destinatário de
qualquer equipamento de computação que se remeta da sede. Essas
recomendações foram aprovadas pelo Secretário-Geral e já foram
executadas.
Foram aprovados todos os relatórios
de auditoria que foram submetidos ao Secretário-Geral e que se referem
ao período terminado em 30 de junho de 1999.
Trabalhos em andamento
De acordo com o plano de trabalho do
Escritório do Inspetor-Geral, estão sendo realizadas as seguintes
auditorias correspondentes ao segundo trimestre, que ainda não foram
concluídas:
1. Unidade de Desenvolvimento
Social e Educação
2. Unidade de Desenvolvimento Sustentável e Meio Ambiente
3. Escritório de Ciência e Tecnologia
4. Missão Civil Internacional no Haiti (MICIVIH)
5. Chamadas de longa distância
Os relatórios finais serão
apresentados no próximo relatório trimestral.
Outras atividades
A Inspetora-Geral e os
representantes do Escritório do Inspetor-Geral continuaram a participar
como observadores em vários comitês e grupos de trabalho da
Secretaria-Geral, bem como nas reuniões semanais da Equipe de
Implementação do sistema ORACLE, da Junta de Publicações e da
Comissão de Seleção e Adjudicação. De conformidade com o requisito
referente a programas de educação contínua e desenvolvimento
profissional, a Inspetora-Geral assistiu à 58a Conferência
Internacional do Instituto de Auditores Internos, realizada em Montreal,
de 20 a 23 de junho de 1999.
12 de
agosto de 1999
Linda
P. Fealing
Inspetora-Geral
1°
de julho a 30 de setembro de 1999
Neste
período foram levadas a efeito quatro auditorias e uma investigação e
todos os relatórios respectivos, submetidos ao Secretário-Geral, foram
aprovados.
Relatórios de Auditoria
1. Um
Memorando de Entendimento (MDE), de 17 de julho de 1997 entre a
Organização das Nações Unidas (ONU) e a OEA, contém os termos e as
condições que regem a estrutura, apoio e atividades da missão
conjunta MICIVIH, inclusive disposições orçamentárias e a base dos
acordos de compartilhamento de custos. A Inspetora-Geral foi instruída
pelo Secretário-Geral a fazer uma auditoria especial a fim de
determinar especificamente o seguinte: 1. grau das obrigações da SG/OEA
com relação às despesas conjuntas da ONU; 2. montante de recursos
disponíveis para atender a essas obrigações; 3. como se permitiu que
obrigações substanciais estimadas, supostamente não financiadas,
fossem acumuladas no período de janeiro de 1998 a abril de 1999 na
ausência de firmes compromissos com o financiamento de projetos; 4. se
controles constantes do MDE de 1997 foram evitados para permitir o
acúmulo de obrigações pendentes e, finalmente, proporcionar um
relatório com recomendações. A auditoria SG/OIG/Audit 05/99 (Faturamento
de custos OEA/ONU referentes ao Projeto MICIVIH) proporcionou ao
Secretário-Geral a informação requerida a respeito do grau de
passivos e montantes de recursos disponíveis. A auditoria também
determinou que o Especialista Principal (UPD) não gerenciou com
eficiência o Projeto MICIVIH a partir da Sede e especificamente fez
cálculos errôneos a respeito do montante de fundos disponíveis em
1999 para liquidar o passivo pendente com as Nações Unidas. Fizeram-se
sete recomendações especificamente relacionadas com a liquidação do
passivo pendente OEA/ONU com vistas a uma gestão mais eficiente e ao
fortalecimento de controles internos a fim de evitar a recorrência
desse incidente isolado.
2. A
auditoria SG/OIG/Audit 07/99 (Escritório da OEA nas Bahamas e
projeto) foi feita de acordo com o plano de trabalho de 1999 para
avaliar controles internos no Escritório da OEA nas Bahamas referentes
a recibos e desembolsos em dinheiro líquido e verificar se esse
escritório está cumprindo as suas responsabilidades de acordo com as
normas e procedimentos da OEA. Confirmamos com segurança razoável que,
na maior parte, os controles internos desse escritório são adequados
para registrar transações e desembolsos. Entretanto, chegamos à
conclusão de que há necessidade de reforçar os controles internos
referentes à autorização prévia para desembolsos e uso de ativos da
OEA, incluindo telefone e automóvel. O ponto mais fraco identificado
durante a auditoria foi a necessidade de cumprir as diretivas da OEA no
tocante a telefonemas, viagem, uso do veículo da OEA e desembolso de
despesas diversas, bem como a necessidade de obter duas assinaturas para
montantes superiores a US$5.000. Durante a nossa revisão, examinamos
três projetos (Desenvolvimento de um Programa de Avaliação do Impacto
Ambiental, Empreendimento para a Juventude das Bahamas e Desenvolvimento
de uma Biblioteca Comunitária/Centro de Recursos) implementados nesse
Estado membro. Concluímos que um dos relatórios finais não foi
apresentado. Na nossa opinião, os objetivos de dois desses projetos
não foram cumpridos, devido principalmente à lentidão da
implementação, demora de desembolso de fundos do projeto e na
aquisição de equipamento/materiais para o projeto antes do prazo de 31
de dezembro de 1998. Foram feitas 11 recomendações para reforçar os
pontos fracos do controle interno identificados.
A auditoria também identificou
certas despesas pessoais do Diretor que tinham sido incluídas nos
desembolsos da OEA. Em relatório separado ao Secretário-Geral, fizeram-se
recomendações a esse respeito, com indicação de uma ação
disciplinar apropriada.
3. As auditorias SG/OIG/Audit
08/99 ( Oracle Government Financial™ NT Server) e SG/OIG/Audit
09/99 (Oracle Government Financial™ Applications and Database
Servers) foram levadas a efeito para analisar a segurança e os
controles do Servidor NT e seu domínio de rede NT correlato, os
procedimentos de segurança e integridade de dados do Servidor de Banco
de Dados Oracle, bem como a produção do Oracle Government
Financials e do Oracle Project Management. Estas duas
auditorias identificaram debilidades de segurança e controle para as
quais se fizeram as devidas recomendações. Além disso, como o
relatório de auditoria revela certas debilidades e vulnerabilidades do
sistema, o Escritório da Inspetora-Geral tomou certas medidas de
precaução, inclusive distribuição do relatório de proteção
relativas ao acesso não autorizado ao sistema de computação da OEA.
4. Foi feita
a auditoria SG/OIG/Invest/02/99 (Investigação de Telefonemas de
Longa Distância) para avaliar os controles internos de despesas com
telefonemas de longa distância na Secretaria-Geral e verificar se as
despesas tinham sido reembolsadas de acordo com as normas e
procedimentos da SG/OEA. Concluímos que foi introduzido na OEA um plano
especial destinado a reduzir as tarifas dos órgãos públicos, porém o
volume de telefonemas de longa distância aumentou em 1997 e 1998. A
investigação determinou que os custos telefônicos incorridos em 1998
foram excessivos e que os funcionários não estavam efetivamente
cumprindo as normas e procedimentos da SG/OEA no tocante a telefonemas
de longa distância. Com base em nossas conclusões e em discussões com
o Departamento de Recursos Materiais, medidas corretivas, inclusive a
publicação do Memorando MAN/DMR/278/99 que determinou procedimentos
adicionais com vistas a um controle mais eficiente de telefonemas de
longa distância, foram tomadas por esse Departamento antes da
finalização do relatório. O relatório contém duas recomendações
relacionadas principalmente com o maior uso de e-mail e fax na
Secretaria-Geral para reduzir os custos de telefonemas de longa
distância.
Outras atividades
A
Inspetora-Geral e representantes do Escritório da Inspetora-Geral
continuaram a participar como observadores de diversas comissões e
grupos de trabalho da Secretaria-Geral em assuntos de interesse especial
desse Escritório. Em cumprimento do requisito de adotar programas de
educação contínua e desenvolvimento profissional, o Auditor Sênior
participou de um curso de treinamento em auditoria de aplicações
comerciais automatizadas, realizado em Boston de 9 a 11 de agosto de
1999.
8 de
outubro de 1999
Linda
P. Fealing
Inspetora-Geral
Descargo |
