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1er janvier - 31 mars 1999
1er avril au 30
juin 1999
1er juillet - 30
septembre 1999
1er
janvier - 31 mars 1999
Rapports d'audit
Les trois audits effectués pendant
le premier trimestre de 1999 s'inscrivaient dans le cadre du programme
d'audit de l'Inspecteur général de 1999.
1. Un audit
du Bureau du Secrétariat général à Saint-Vincent-et-Grenadines (ci-après
OEA Saint-Vincent) a été effectué en vue de déterminer les
contrôles exercés sur ses activités opérationnelles. Nous avons
examiné certaines activités opérationnelles et financières, dont les
encaissements et les décaissements pour la période allant de janvier
à décembre 1998, pour évaluer l'efficacité et l'efficience des
contrôles internes ainsi que les économies que ceux-ci permettent de
réaliser et pour vérifier si le Bureau s'acquitte de ses
responsabilités conformèment aux Règlement et procédures de l'OEA.
Nous avons établi d'une façon relativement sûre que, pour la plupart,
les contrôles internes de l'OEA Saint Vincent sont suffisants et que de
ce fait les transactions et activités reçoivent une autorisation
appropriée, les avoirs et les dossiers sont dûment protégés et les
transactions et montants sont correctement enregistrés. Nous avons
constaté que les contrôles internes en place ont permis au Bureau de
poursuivre ses activités opérationnelles d'une manière satisfaisante,
en particulier en l'absence d'un Directeur sur place pendant près de
neuf mois. Les principales imperfections que nous avons relevées au
cours de l'audit ont trait à la nécessité d'apposer deux signatures
pour les décaissements supérieurs à 5.000 dollars et de soumettre
tous les trimestres la liste des importations de biens en franchise de
douane. Nous estimons que ces lacunes sont principalement imputables à
l'absence d'un directeur sur place et au volume limité des ressources
humaines mises à la disposition de ce Bureau pendant la plus grande
partie de la période à l'étude. Les cinq recommandations figurant
dans le rapport d'audit (SG/OIG/Audit-01/99) ont été approuvées par
le Secrétaire général.
2. Un audit
des voyages du personnel envoyé en mission (SG/OIG/Audit 02/99)
a été effectué qu sein du Secrétariat général dans le prolongement
de l'audit de 1996 pour déterminer dans quelle mesure le SG/OEA a
respecté les règles régissant les voyages en question. L'audit a
essentiellement porté sur les contrôles internes actuellement en
vigueur dans les domaines suivants : justification, approbation,
préparation et soumission du relevé des dépenses, procédures
relatives aux avances au titre des voyages, comptes rendus au retour de
mission et déclaration des jours de congé pris par le fonctionnaire
pendant ses déplacements officiels. L'audit a décelé des
imperfections provenant du non-respect des directives de l'OEA. En
particulier, le rapport signale (1) le manque d'autorisation du
supérieur hiérarchique compétent, (2) le retard dans la présentation
des demandes de remboursement des frais de voyage par rapport à la
période requise de 15 jours, (3) des retards dans les remboursements au
SG/OEA, (4) la constatation de disparités dans les montants versés au
titre des remboursements des frais de voyages (5) le manque de
documentation à l'appui des ajustements des indemnités journalières
et (6) la nécessité d'un examen plus minutieux de la part des
directeurs donnant les autorisations de voyage.
Après qu'il a analysé le projet de
rapport et avant que nous ne publiions le rapport final, le
Sous-Secrétaire à la gestion a diffusé le Mémorandum MAN/AS/061-99,
dans lequel il a porté à l'attention des directeurs et des
gestionnaires les principales lacunes identifiées dans l'audit, à
savoir la nécessité de demander l'autorisation de voyage au niveau
hiérarchique approprié, la nécessité pour les supérieurs
hiérarchiques de procéder à un examen plus minutieux des documents et
la nécessité de soumettre les demandes de remboursement des frais de
voyage et les remboursements, le cas échéant, dans le délai requis de
15 jours.
Le rapport fournit quatre
recommandations visant à renforcer les contrôles internes du SG/OEA
dans les procédures suivies pour les missions. En particulier, le
rapport recommande (1) qu'un système soit mis en place par le
Département du système financier pour assurer le suivi des demandes de
remboursement des frais de voyage, y compris des délais de soumission
exigé (2) que l'autorisation de voyage soit donnée au niveau
hiérarchique approprié (3) qu'une documentation écrite soit
présentée à l'appui des ajustements des indemnités journalières
accordées par le Département des ressources humaines (4) et qu'un
montant équivalant au nombre de jours de congé non autorisés pris par
un fonctionnaire pendant une mission.
3. L'audit SG/OIG/Audit
03/99 a été entrepris en vue de déterminer le degré de
conformité avec les modalités des accords de projet et d'évaluer les
contrôles internes dans l'exécution des activités du projet. Cet
audit a confirmé les conclusions de l'audit antérieur dans lequel nous
avons constaté que la gestion des projets par le Secrétariat exécutif
pour le développement intégré (SEDI) devait être plus efficace et
que les décaissements au titre des projets devaient être effectués
dans les délais impartis pour que les objectifs du projet puissent
être atteints d'ici à la date limite retenue pour le projet. Les
quatre projets figurant ci-après ont été examinés dans le cadre de
l'audit :
-
Amélioration de
l'enseignement des sciences et des mathématiques au niveau primaire
-
Diversification et
intégration économiques et libéralisation du commerce et accès
au marché
-
Développement des
petites entreprises
-
Tourisme historique
Le projet relatif à l'amélioration de
l'enseignement des sciences et des mathématiques a pour objet de
rehausser le programme d'études des sciences et des mathématiques en
faisant appel à l'environnement naturel en tant que ressource
pédagogique et d'apprendre aux enseignants à utiliser l'Internet à la
fois comme moyen de communication et comme source d'information. Les
fonds pour ce projet ont été envoyés directement à l'organisme
d'exécution, tandis que pour les trois autres projets ils ont été
décaissés à l'aide du nouveau mécanisme dit du Compte fiduciaire. En
vertu de ce mécanisme, le Directeur du Bureau hors siège dans l'Etat
membre est autorisé à verser les fonds du projet d'un compte
fiduciaire se trouvant au siège à l'organisme d'exécution.
Au cours de cet audit, nous avons
constaté que bien que, conformément à l'accord d'exécution, les
fonds pour ce projet auraient dû être déposés dans un compte
bancaire séparé et que l'Inspecteur général aurait dû y avoir
accès entièrement, librement et sans aucune restriction, nous avons
été limités dans l'étendue de notre audit parce que l'organisme
d'exécution (CCST), représenté par le Directeur de la CEPALC (organisme
subsidiaire des Nations Unies), a restreint notre accès à la
documentation, aux relevés bancaires et factures se rapportant au
projet. Nous avons constaté que, contrairement aux modalités de
l'accord de projet, le SEDI a habilité l'organisme d'exécution à
utiliser le compte bancaire de la CEPALC pour les encaissements et les
décaissements des fonds du projet. Pendant notre visite sur place,
l'organisme d'exécution nous a informés qu'en vertu des règles
régissant la CEPALC il est interdit à tout autre organisme de faire
l'audit des comptes de celle-ci. Nous avons examiné les états de
dépenses qui font apparaître des recettes s'élevant à 421.210
dollars et des dépenses totales, frais généraux compris, de
386.558,00 dollars, soit un solde de 34.651,69 dollars qui a été
remboursé à l'OÉA le 28 janvier 1999. Les copies des factures pour
autorisation d'achat de fournitures et de voyages qui nous ont été
fournies à l'appui de certaines dépenses correspondent à environ 15%
des dépenses encourues; en conséquence, nous manquons de preuves ou de
pièces justificatives pour 85% des dépenses au titre du projet. Nous
avons eu des entretiens avec le Secrétaire exécutif au développement
intégré et quelques membres de ses services et avons discuté des
circonstances de cet audit. Le rapport recommande que le SEDI envisage
de mettre un terme à tous les contrats dans le cadre desquels les
organismes d'exécution ne respectent pas les conditions énoncées dans
les accords d'exécution, en particulier que les comptes bancaires
soient séparés et que l'Inspecteur général y ait accès sans aucune
restriction. Conformément à d'autres recommandations, le SEDI doit
assurer une gestion plus efficace des projets pour veiller au respect
des accords d'exécution.
Le projet concernant la Diversification
et l'intégration économiques, la libéralisation du commerce et
l'accès au marché a pour objet de faciliter l'évaluation de
l'impact de la libéralisation du commerce sur l'économie et de
définir les secteurs dans lesquels des investissements pourraient être
canalisés et qui recèlent un grand potentiel de croissance à
l'exportation. L'audit a constaté que seulement 40% des fonds du projet
ont été décaissés, mais que la totalité des dépenses au titre du
projet a été entièrement documentée. Nous avons constaté que le
coordinateur du projet avait déclaré que la mise au point du contenu
des cours de la première partie du projet s'était heurtée à des
difficultés mineures et que les activités correspondant aux deuxième
et troisème parties n'avaient pas été entreprises en raison du peu de
temps disponible pour engager un consultant compétent et achever
l'étude. Cependant, dans l'évaluation qu'il a faite du projet, le
Directeur du Bureau hors siège a déclaré que le problème principal
se rapportant à ce projet était l'insuffisance des moyens de gestion.
Notre examen a confirmé que les objectifs du projet n'ont pas été
atteints et nous avons recommandé que le SEDI prenne des dispositions
pour que la supervision des projets soit adéquate afin d'assurer que
les ressources, y compris les services de personnes compétentes, sont
effectivement utilisées.
L'objectif du projet relatif au Développement
des petites entreprises est d'améliorer les créneaux commerciaux
d'un État membre en coordonnant et en facilitant la création et la
croissance des possibilités d'investissement et des perspectives
d'emplois salariés et non salariés moyennant une formation à la
getion et l'expansion des services de promotion à l'appui du
développement du secteur des petites entreprises. Nous constatons que
seulement 70% des fonds du projet ont été décaissés, et,
conformément aux directives de l'OÉA, le solde sera reversé au compte
du FEMCIDI. Nous avons aussi constaté que certaines activités
planifiées représentant environ 42% des fonds décaissés n'ont pas
été entreprises et nous avons recommandé que ce montant soit reversé
dans le compte du FEMCIDI par l'organisme d'exécution. À notre avis,
les objectifs du projet n'ont pas été atteints principalement parce
que les décaissements n'ont pas été effectués dans les délais
impartis pour que la date limite retenue pour le projet soit respectée.
Les objectifs du projet Tourisme
historique sont principalement la promotion, la documentation et la
présentation dans divers médias des traditions et du patrimoine
culturel de l'État membre, le développement des villages consacrés à
l'artisanat et du secteur artisanal pour l'enseignement, la production
et la vente d'objets d'artisanat, le développement, la gestion et la
commercialisation des sites et activités liés au tourisme historique.
L'audit a permis d'établir que les dépenses ont été dûment
justifiées et documentées et que les analyses financières et les
factures nécessaires ont été présentées à l'appui des rapports de
suivi. Nous avons constaté qu'environ 80% de la totalité des fonds du
projet ont été décaissés à l'aide du mécanisme dit du Compte
fiduciaire et que près de 48% des dépenses ont été encourues au
titre de la gestion du projet, y compris au titre de la location
d'espace de bureau et des services contractuels du coordinateur du
projet. L'organisme d'exécution s'est déclaré satisfait de
l'exécution du projet et le Directeur du Bureau hors siège a indiqué
que les objectifs globaux du projet ont été réalisés.
Au moment de la rédaction du
présent rapport, les dix recommandations contenues dans les Rapports d'audit
SG/OIG/Audit 02/99 et SG/OIG/Audit 03/99 qui ont été soumis
au Secrétaire général n'avaient pas encore été approuvées.
Autres activités
L'Inspecteur général et
des représentants de son Bureau ont continué de participer en qualité
d'observateurs aux commissions et groupes de travail du Secrétariat
général sur des questions qui présentent un intérêt particulier
pour ce Bureau. L'Inspecteur général a assisté à des réunions du
personnel concernant deux des domaines relevant du Secrétariat
général, a tenu des discussions avec le personnel en vue de renforcer
les contrôles internes au sein du Secrétariat général et d'expliquer
le rôle et le mandat du Bureau de l'Inspecteur général.
10 mai 1999
Linda
P. Fealing
Inspecteur général
1er avril au 30 juin 1999
I. Rapport d'audit
Dans le cadre du plan de travail de
1999 de l'Inspecteur général pour ce trimestre, l'audit SG/AUDIT-04/99
a été réalisé au sujet des paiements effectués par le Secrétariat
général au titre des heures supplémentaires. Cet audit avait été
entrepris pour vérifier la mise en oeuvre de la résolution No 1 de la
Vingt-cinquième session extraordinaire de l'Assemblée générale
concernant le programme-budget de l'Organisation pour 1999 (AG/RES.1 XXV-E/98),
laquelle chargeait le Secrétaire général de payer les heures
supplémentaires sous forme de temps compensatoire dans la mesure du
possible. Cet audit s'inscrivait également dans le cadre du suivi des
recommandations de l'audit de 1995 (SG/OIG Audit 15/95).
L'audit a porté sur des transactions
réalisées durant la période de janvier 1998 à janvier 1999. Il a
révélé que de nombreuses faiblesses dans les contrôles internes
découvertes à l'occasion de l'audit de 1995 existaient encore. Plus
particulièrement, nous avons constaté que les procédures régulières
prévues pour remplir les formulaires relatifs aux heures
supplémentaires n'étaient pas toujours appliquées, d'où la
fourniture de renseignements insuffisants ou inadéquats pour les
paiements effectués. Il y avait également des cas de doubles paiements
et de paiements excédentaires. En outre, les demandes de paiement
n'étaient pas toujours justifiées par les feuilles d'enregistrement
des arrivées et des départs, qui sont nécessaires pour la
vérification des heures d'arrivée et de départ indiquées sur les
formulaires de demande de paiement des heures supplémentaires. Les
dix-sept recommandations formulées pour améliorer la gestion des
heures supplémentaires et renforcer le contrôle interne des points
faibles du système ont été approuvées par le Secrétaire général
et ont déjà été mises en oeuvre par le Secrétariat à la gestion.
L'audit SG/OIG/INVEST-01/99 a
été réalisé pour préciser les circonstances dans lesquelles ont
été effectués l'achat et le transport en 1997 d'un équipement
informatique pour un des bureaux hors siège de l'OEA. Nous avons
établi que vers la fin de 1997, l'équipement avait été expédié par
le Département des ressources matérielles (DMR) pour le compte du
Département des systèmes de gestion et de technologie de l'information
(DMSIT) mais qu'au moment où l'investigation était en cours,
l'équipement n'avait pas été reçu par le Bureau hors siège. Notre
enquête a révélé que le DMR exécute régulièrement et avec succès
un nombre élevé d'expéditions pour le compte du GS/OEA, mais que ce
cas était un incident isolé dû au fait que les procédures de suivi
concernant la réception de l'équipement n'avaient pas été observées.
On nous a dit qu'à cause de la réduction du personnel du DMR, les
nouvelles procédures adoptées dans ce département demandent qu'après
notification de la date d'expédition, les activités de suivi devraient
être entreprises par le bureau qui a fait la demande relative à
l'expédition de l'équipement.
Comme suite à notre enquête,
l'équipement a été localisé dans un dépôt de l'aéroport mais nous
avons découvert que la ligne aérienne n'avait pas informé le Bureau
hors siège de l'arrivée dudit équipement. Avant de mettre la
dernière main au présent rapport, nous avons été avisés que le
Bureau hors siège élaborait la documentation requise pour la franchise
douanière afin de prendre possession de l'équipement. Dans le but
d'éviter que des cas similaires se reproduisent à l'avenir, deux
recommandations ont été formulées pour la mise en oeuvre de
procédures appropriées concernant la notification aux consignataires
de tout équipement d'ordinateur expédié depuis le Siège de l'OEA.
Ces recommandations ont été approuvées par le Secrétaire général
et mises à exécution.
Tous les rapports d'audit soumis au
Secrétaire général durant la période se terminant le 30 juin 1999
ont été approuvés.
Travaux en cours
Conformément au plan de travail de
l'OIG, les activités d'audit ci-après était en cours durant le
deuxième trimestre mais ne sont pas encore terminées:
1. Unité du développement
social et de l'éducation
2. Unité du développement durable et de l'environnement
3. Bureau de la science et de la technologie
4. Mission Civile Internationale en Haïti (MICIVIH)
5. Appels téléphoniques interurbains
Les rapports définitifs seront
présentés dans le prochain rapport trimestriel.
Autres activités
L'inspecteur général et
les représentants de son Bureau ont continué de participer en qualité
d'observateurs aux commissions et groupes de travail du Secrétariat
général au cours des réunions hebdomadaires de l'équipe de mise en
oeuvre du projet "Oracle HRMS Project", du Conseil de
publications et du Comité de sélection et d'adjudication. Pour
répondre aux impératifs en matière de programmes d'éducation
continue et de développement professionnel, l'Inspecteur général a
assisté à la cinquante-huitième Conférence internationale de
l'Institut des Vérificateurs intérieurs qui s'est tenue à Montréal
du 20 au 23 juin 1999.
Le 12
août 1999
Linda
P. Fealing
Inspecteur général
1er
juillet - 30 septembre 1999
Durant
cette période, quatre audits et une enquête ont été réalisés et
les rapports soumis au Secrétaire général ont été approuvés.
Rapports d'audit
1. Un
Mémorandum d'accord (MA) daté du 17 juillet 1997 intervenu entre les
Nations Unies (NU) et l'OEA fait état des termes et conditions
régissant la structure, les modalités d'appui et les activités de la
mission mixte MICIVIH, y compris les dispositions prises concernant les
budgets et les critères retenus pour le partage des coûts. Le
Secrétaire général a demandé à l'Inspecteur général de mener un
audit spécial en vue de déterminer 1. le montant des obligations de
dépenses du GS/OEA envers la mission mixte; 2. le montant des
ressources disponibles pour satisfaire à ces obligations; 3. la mesure
dans laquelle il a été permis que le montant estimatif présumé des
obligations s'accumule durant la période de janvier 1998 à avril 1999,
en l'absence d'engagements fermes de financement de projet; 4. si les
contrôles indiqués dans le MA de 1997 avaient été escamotés pour
permettre une accumulation d'obligations non réglées afin que
finalement un rapport soit soumis assorti de recommandations. L'audit SG/OIG/Audit-05-99
(Coût de facturation OEA/UN pour le projet MICIVIH) a fourni les
renseignements requis au Secrétaire général en ce qui concerne le
montant des passifs et le volume des ressources disponibles.. L'audit a
également révélé que le spécialiste principal (UPD) n'avait pas
effectivement géré le projet de la MICIVIH au siège et que plus
spécifiquement, il avait mal calculé le montant des fonds disponibles
en 1999 pour régler les dettes impayées aux Nations Unies. Sept
recommandations ont été formulées en relation tout particulièrement
avec le règlement de la dette OEA/NU, en vue d'une gestion plus
adéquate du projet et du renforcement des contrôles internes, ce, pour
éviter la répétition de ce fait isolé.
2. L'audit
SG/OIG/Audit 07/99 (OEA/Bahamas et projets) a été réalisé
conformément au plan de travail pour 1999 en vue, d'une part d'évaluer
les contrôles établis au sein du bureau de l'OEA aux Bahamas en ce qui
concerne l'état des rentrées et sorties de fonds et d'autre part de
vérifier si ce bureau se déchargeait de ses responsabilités
conformément aux politiques et procédures de l'OEA. Nous avons
vérifié avec suffisamment de certitude que la plupart des contrôles
établis dans ce bureau sont adéquats pour l'enregistrement des
transactions et des décaissements. Cependant, nous avons déterminé
qu'il est indispensable de renforcer les contrôles relatifs à
l'autorisation préalable requise pour les décaissements de fonds et
l'utilisation des biens de l'OEA, notamment le téléphone et la voiture.
Parmi les principales déficiences relevées pendant l'audit, figurent
d'un côté, le besoin d'appliquer les directives de l'OEA relatives au
téléphone, aux voyages, à l'utilisation des véhicules de l'OEA et
aux décaissements au titre des dépenses diverses, et de l'autre, la
nécessité d'obtenir deux signatures pour tout montant dépassant $5
000. Pendant notre examen, nous avons aussi examiné trois projets (Développement
d'un programme d'évaluation de l'impact de l'environnement, Projet pour
les jeunes des Bahamas et Mise en place d'une bibliothèque
communautaire/Centre de ressources) qui se sont déroulés dans cet Etat
membre. Nous avons établi qu'un des rapports finals n'avait pas été
soumis. A notre avis, les objectifs de deux de ces projets n'ont pas
été atteints, en raison essentiellement d'une lente mise en oeuvre,
des retards dans le décaissement des fonds alloués au projet et à
l'achat d'équipement/ matériel destinés au projet avant le délai du
31 décembre 1998. Onze recommandations ont été faites pour renforcer
les contrôles internes déficients qui avaient été identifiés.
L'audit a aussi identifié certaines dépenses personnelles effectuées
par le Directeur qui avaient été incluses dans l'état des
décaissements de l'OEA. Des recommandations en vue du remboursement de
ces dépenses ont été faites et le Secrétaire général a été
séparément saisi des mesures disciplinaires adéquates dont l'adoption
s'imposait.
3. L'audit SG/OIG/Audit
08/09 (Serveur financier gouvernemental NT Oracle) et l'audit SG/OIG/AUDIT
09/99 (Serveurs d'application et de base de données Oracle) ont
été réalisés pour examiner le système de sécurité et de contrôle
du serveur NT et de son domaine de réseau NT, les procédures de
sécurité et d'intégrité des données provenant du serveur de
production de base de données Oracle, de production de données
gouvernementales financières et du projet de gestion Oracle. Ces deux
audits ont relevé des déficiences en matière de sécurité et de
contrôle. Des recommandations ont été faites. Les audits SG/OIG/08/09
et SG/OIG/09/99 ont formulé respectivement treize et vingt
recommandations . De surcroît, étant donné que le rapport d'audit
avait révélé certains aspects déficients et vulnérables du système,
le bureau de l'Inspecteur général a adopté des mesures conservatoires
, notamment la distribution limitée du rapport sur la protection contre
tout accès non autorisé au réseau informatique de l'OEA.
4. L'audit
SG-OIG-Invest-02-99 (Enquête sur les appels téléphoniques
interurbains) a été réalisé pour, d'une part, étudier et évaluer
les contrôles internes des dépenses au titre des appels
téléphoniques interurbains à partir du Secrétariat général et
d'autre part, vérifier que les fonds ont été décaissés
conformément aux politiques et procédures du SG-OEA. Nous avons
déterminé qu'un plan spécial conçu pour réduire les tarifs alloués
aux institutions gouvernementales a été mis en place à l'OEA ;
néanmoins, le nombre d'appels téléphoniques interurbains a augmenté
entre 1997 et 1998. L'enquête a établi que les frais de téléphone
encourus en 1998 étaient excessifs et que les membres du personnel ne
respectaient pas effectivement les politiques et procédures du SG-OEA
en ce qui concerne les appels téléphoniques interurbains. Sur la base
de nos conclusions et des discussions que nous avons eues avec le
Département des ressources humaines, des mesures de redressement,
notamment la publication du mémorandum MAN-DMR-278-99 contenant des
mesures additionnelles pour un contrôle plus efficace des appels
interurbains, ont été adoptées par ce Département avant
l'achèvement même du présent rapport qui formule deux recommandations
portant essentiellement sur l'utilisation accrue par le Secrétariat
général du courrier électronique et de fac-similés pour réduire les
frais d'appels interurbains.
Autres activités
L'Inspecteur
général et les représentants de son Bureau ont continué à
participer en qualité d'observateurs à plusieurs réunions de
commissions et groupes de travail du Secrétariat général qui
examinent des sujets d'intérêt pour le Bureau. Pour réponde aux
impératifs en matière de programme d'éducation permanente et de
développement professionnel, l'Auditeur principal a assisté à un
cours de formation en matière d'audit d'applications informatisées de
gestion qui s'est déroulé à Boston du 9 au 11 août 1999.
8
octobre 1999
Linda
P. Fealing
Inspecteur général
Descargo |
