1 de enero al 31 de marzo de 1998
1 de abril al 30 de junio de 1998
1 de julio al 30 de septiembre de 1998
1 de octubre al 31 de diciembre de 1998

1 de enero al 31 de marzo de 1998

Auditorías

El estudio abarcó el período del 1 de enero de 1996 al 31 de octubre de 1997, durante el cual la Unidad de Comercio y el SICE ejecutaron $4.2 millones en programas y realizaron una extensa actividad en apoyo del proceso del Area de Libre Comercio de las Américas (ALCA). La auditoría señaló que tanto la Unidad de Comercio como el SICE están cumpliendo con sus objetivos de forma satisfactoria y que sus logros a la fecha han sido en general impresionantes. La Unidad de Comercio ha preparado entre 40 y 50 complejos estudios en apoyo a los mandatos de 8 de los 12 grupos de trabajo creados por los Estados Miembros en apoyo del proceso del ALCA. SICE, por su parte, ha preparado y publicado todos los estudios y otros materiales en el Internet. Tanto SICE como el ALCA tienen sus propias páginas Web en el Internet. Los records de la página Web de SICE muestran un fuerte incremento en el número de "visitas," de un total mensual de un poco más de 8,000 en 1995, a un estimado mensual de 200,000 en la actualidad. Aún cuando esta unidad de medida puede no ser el mejor indicador y no define el uso que se le está dando a la información, nuestra conclusión es que existe una demanda considerable para la información que brinda el SICE.

Si se determina que los servicios de la Unidad de Comercio y el SICE son necesarios hasta que el proceso del ALCA concluya en el año 2,005 -- y esto depende de decisiones políticas que se tomarán pronto -- se tendrá que reconciliar los requerimientos del número de funcionarios, mecanismos de empleo y objetivos de las actividades, durante los próximos siete años. El informe de auditoría contiene recomendaciones en este sentido. Las 13 recomendaciones del informe fueron aprobadas por el Secretario General; la recomendación sobre la transferencia de dos funcionarios a las áreas presupuestarias en las que rinden sus servicios, para permitirle al SICE llenar estas posiciones con funcionarios que trabajen para el SICE, fue implementada a la fecha de este informe trimestral.

2. Como parte del programa de auditoría del Inspector General para 1998, se realizó en la Sede un estudio sobre la Unidad Intersectorial de Turismo, que abarca el período comprendido entre junio de 1996 y diciembre de 1997. El estudio demuestra que el período comprendido por la auditoría fue principalmente de transición para la Unidad, que fue creada el 28 de junio de 1996 mediante la Orden Ejecutiva 96-7, como la entidad principal dentro de la Secretaría General a cargo del turismo y de su desarrollo en los Estados Miembros.

La auditoría demostró que la Unidad de Turismo ha cumplido con los reglamentos y procedimientos de la OEA en cuanto al manejo de las transacciones financieras, con la excepción de algunos contratos por resultado ("CPRs") que fueron emitidos sin observar estos procedimientos. En el informe -- SG/OIG/AUDIT-02/98 -- se señala la necesidad de organizar un centro de información adecuado, así como de una mejor página Web en el Internet, de un sistema centralizado de archivo y de mejores comunicaciones dentro de la Unidad. Se señalaron, además, mejoras en la comunicación entre la Unidad y el CIDI.

El informe también señala la necesidad de atraer financiamiento externo y de promover un trabajo efectivo en conjunto con el sector privado, actividades que han sido incluídas en la nueva estrategia de desarrollo económico que ha sido adoptada por los Estados Miembros. En nuestra opinión, la capacidad de la Unidad para conseguir financiamiento externo se vio afectada negativamente durante el período bajo estudio por una capacidad técnica insuficiente, por la falta de facilidades adecuadas, y por la falta de preparación de planes sistemáticos y de realizar labores de seguimiento efectivas. La auditoría, emitida el 30 de marzo de 1998, contiene 14 recomendaciones para la mejora de la capacidad técnica de los funcionarios y de las facilidades físicas que están actualmente disponibles para la Unidad, sobre la preparación de planes sistemáticos de actividades y, en general, para mejorar la imagen de la OEA, con el fin de demostrar su capacidad en materia de turismo. Las recomendaciones, que fueron presentadas al Secretario General inmediatamente antes de emitir este informe trimestral, se encontraban bajo estudio a la fecha de escribir este informe.

Investigación

En el transcurso de una auditoría fuera de la Sede realizada en 1997, el auditor detectó una situación que ameritaba un examen detallado sobre el tema de los subsidios de arrendamiento que se conceden a ciertos funcionarios asignados a oficinas fuera de la Sede. Por este motivo, el Inspector General decidió llevar a cabo una investigación que abarcara a los 15 funcionarios que se encontraban recibiendo este beneficio al 31 de diciembre de 1997.

La investigación determinó que once de los funcionarios cumplían con todos los requisitos exigidos por las regulaciones sobre el beneficio del subsidio de arrendamiento. Sin embargo, en el transcurso de la investigación surgieron dudas sobre los otros cuatro. Esta situación fue comunicada al Director del Departamento de Recursos Humanos para que se tomara acción sobre las recomendaciones contenidas en el informe. El Director del Departamento de Recursos Humanos tomó medidas con prontitud para corregir las anomalías que fueron detectadas por el auditor durante la investigación.

Inspección

En marzo, el Inspector General realizó una inspección personalmente al "Programa de Cooperación Técnica para la Consolidación de la Paz y la Reinserción en Nicaragua". Su informe al Secretario General se encuentra en preparación a la fecha de este informe, por lo que se presentará un resumen del mismo en el Informe de Actividades de la Oficina del Inspector General para el segundo trimestre de 1998.

Otras Actividades

Dos auditores de esta Oficina participaron en un seminario de dos días organizado por el Instituto de Auditores Internos en materia de seguridad del sistema de información de Oracle, como parte del programa de entrenamiento de la Oficina del Inspector General.

Una página Web de Internet/Intranet para la Oficina del Inspector General se encuentra en proceso de diseño e implementación. La página Web va a contener información general sobre la OIG y su mandato, y además, informes que han sido circulados como documentos oficiales del Consejo Permanente. La creación de una nueva base de datos para uso interno de la OIG, que contendrá los informes y las recomendaciones emitidas por el Inspector General y que facilitará la acción de seguimiento sobre el cumplimiento de las recomendaciones, se encuentra también en proceso de implementación.

31 de marzo de 1998

 Guillermo A. Belt
Inspector General (e)

  1 de abril al 30 de junio de 1998

Auditorías

1. Dentro del plan de trabajo de la Oficina del Inspector General para 1998 se llevó a cabo una auditoría de los contratos celebrados entre la Secretaría General y la compañía Walton Thomas International, junto con una evaluación del concepto de "outsourcing", tal y come se emplea en la Secretaría General.

La auditoría (SG/OIG/AUDIT-03/98) abarcó el período comprendido entre el 1 de enero de 1996 y el 15 de febrero de 1998. Se examinaron 49 contratos y enmiendas; las obligaciones por este concepto ascendieron a $688,000 aproximadamente y los gastos a poco más de $400,000. Las conclusiones generales de esta auditoría son que la compañía Walton Thomas International puede ser útil para poner en práctica el sistema de "outsourcing" (es decir, la contratación de servicios a empresas ajenas a la Secretaría General, en reemplazo de la contratación de personal directamente por la Secretaría), siempre que se den situaciones de recargo de trabajo o en el caso de necesidades de personal de carácter temporal y a corto plazo. En cambio, el mecanismo de "outsourcing" no debe emplearse para llenar cargos a largo plazo o cuando la necesidad de esos cargos es de naturaleza continua.

2. Con posterioridad a la visita de inspección que llevó a cabo personalmente el Inspector General, de la cual se da cuenta más adelante en este Informe Trimestral, éste dispuso una auditoría de seguimiento del Programa de Cooperación Técnica para la Consolidación de la Paz y la Reinserción en Nicaragua ("PCT"), que inició sus actividades en octubre de 1997. Esta auditoría abarcó los aspectos administrativos, presupuestarios y financieros, complementando la inspección antes mencionada. A fin de optimizar los recursos presupuestarios, se instruyó al auditor para que en la medida de lo posible revisara el Programa de Desminado que se ejecuta en Nicaragua, que a la fecha no había sido auditado, y la Oficina de la Secretaría General en el país, que no había sido auditada desde 1992.

La auditoría del PCT comprendió el período entre el 1 de octubre de 1997 y el 24 de abril de 1998. La auditoría del Programa de Desminado abarcó del 1 de enero al 24 de abril de 1998, por ausencia del coordinador administrativo de ese programa, y la de la Oficina de la Secretaría General en Nicaragua abarcó desde el 1 de enero de 1997 hasta el 24 de abril de 1998.

Esta auditoría (SG/OIG/AUDIT-04/98) llegó a la conclusión de que los funcionarios y el personal contratado que prestan servicios en el Programa de Cooperación Técnica para la Consolidación de la Paz y la Reinserción en Nicaragua, así como en la Oficina de la Secretaría General en ese Estado Miembro, están desempeñando sus funciones en el marco de las normas y reglamentaciones de la Secretaría General, y que las deficiencias que detectó la auditoría se deben principalmente a la falta de adiestramiento.

Este informe fue emitido el 24 de junio de 1998, por lo que las 15 recomendaciones que de él se derivan estaban bajo consideración del Secretario General en la fecha de presentación de este Informe Trimestral.

3. En la fecha de este Informe Trimestral, o sea, el 30 de junio de 1998, el Inspector General está presentando al Secretario General los resultados de la auditoría SG/OIG/AUDIT-05/98 sobre el Programa de Desminado que la Secretaría General lleva a cabo en los países de Centroamérica, bajo la supervisión de la Unidad para la Promoción de la Democracia. Al momento de redactar el Informe Trimestral aún no estaba lista la versión final del informe de auditoría mencionado; por consiguiente, se informará en mayor detalle sobre el mismo en el próximo Informe Trimestral.

Inspección

En vista de la magnitud e importancia del Programa de Cooperación Técnica para la Consolidación de la Paz y la Reinserción en Nicaragua, el Inspector General incluyó en su plan de trabajo para 1998 una inspección del mismo, la cual llevó a cabo en persona en marzo de 1998.

La inspección permite asegurar que este programa de alta prioridad ha comenzado a ejecutarse con buenas perspectivas de alcanzar las metas propuestas en cuanto al impulso a las redes de derechos humanos, el fortalecimiento del Estado a nivel de alcaldes, y la atención a víctimas civiles de minas terrestres en estado de desamparo. El Programa enfrenta dificultades iniciales en el componente que propende el fortalecimiento del Poder Judicial, si bien cuenta con el respaldo de la Corte Suprema de Justicia, con la que la Secretaría General de la OEA ha suscrito un Acuerdo de Cooperación Técnica. Este programa se fundamenta en una filosofía congruente con el grado de avance logrado en el proceso de afianzamiento de la paz y la democracia en Nicaragua, que consiste en dejar en manos de las autoridades nacionales, a nivel local y central, la ejecución de las actividades derivadas del Programa.

Otras Actividades

Representantes de la Oficina del Inspector General, y él personalmente, continuaron participando en comités y grupos de trabajo de la Secretaría General sobre asuntos que son de especial interés para la OIG.

30 de junio de 1998

 Guillermo A. Belt
Inspector General (e)

  1 de julio al 30 de septiembre de 1998

El Inspector General presenta informes trimestrales sobre las actividades de la Oficina. Este informe cubre el período que comenzó con el nombramiento del Inspector General Encargado el 1 de julio de 1998 y que terminó el 30 de septiembre de 1998.

  Auditorías

A. Período Actual

1. El Reglamento de Personal de la OEA prevé el reembolso a los miembros del personal que pagan impuestos sobre la renta sobre sus ingresos de la Secretaría General a un Estado Miembro, siempre y cuando el Estado Miembro donde se pagan los impuestos reembolse la cantidad total de los mismos. A este respecto la Secretaría General ha firmado acuerdos con cuatro Estados Miembros.

Como parte del programa de trabajo de la Oficina del Inspector General para 1998 se llevó a cabo una auditoría interna del Programa de Reembolso de Impuestos que administra el Departamento de Servicios Financieros. La auditoría SG/OIG/Audit-06/98 abarcó el período de enero a diciembre de 1997. Durante nuestro examen encontramos errores significativos en el cálculo de los reembolsos al personal en 1996 y, por esta razón, extendimos la cobertura de la auditoría para que incluyera transacciones selectas de 1996. La conclusión general de la auditoría es que se cometieron errores significativos en el cálculo de las cantidades pagadas a los miembros del personal que recibieron reembolsos en los adelantos trimestrales y sobre las distribuciones del Fondo de Jubilaciones y Pensiones. Las nueve recomendaciones que se incluyeron en ese informe de auditoría para mejorar la eficiencia y la efectividad en el funcionamiento de las operaciones del Programa de Reembolso de Impuestos, han sido aprobadas por el Secretario General y se encuentran en proceso de implementación.

2. Como parte del programa de auditorías del Inspector General para 1998, se llevó a cabo una auditoría de la Oficina de la Secretaría General en Costa Rica (OEA Costa Rica). Esta auditoría cubrió el período del 1 de enero de 1997 al 31 de julio de 1998. Su objetivo principal fue el de evaluar los controles internos sobre las operaciones de esa oficina, verificar el cumplimiento con sus responsabilidades de acuerdo con las regulaciones establecidas y donde fuere necesario, hacer recomendaciones para mejorar su eficiencia operativa. La auditoría (SG/OIG/Audit-07/98) encontró que existe la necesidad de que se cumpla con el Reglamento de la OEA y con los procedimientos relacionados con las firmas autorizadas sobre la cuenta bancaria local, y sobre el registro de las obligaciones antes de efectuar gastos. Además, que se puede mejorar con el cumplimiento con los procedimientos de la OEA sobre el control del inventario de activos fijos y sobre el uso del vehículo oficial. Las debilidades en las comunicaciones entre las oficinas de la OEA en los Estados Miembros y la Sede se han identificado no solo en la auditoría de la OEA Costa Rica, sino también en auditorías anteriores a las Oficinas Nacionales. En nuestra opinión, los planes de la Secretaría General de suministrarle acceso al Internet a todas las oficinas en el campo mejorará las comunicaciones entre las Oficinas Nacionales y la Sede.

3. La Revista Américas (Américas) no había sido auditada desde 1987 y el examen de sus actividades se llevó a cabo como parte del plan de trabajo del Inspector General para 1998. La auditoría cubrió el período del 1 de enero de 1997 al 30 de junio de 1998. El objetivo principal fue determinar si Américas está cumpliendo con su mandato, evaluar los controles internos sobre sus operaciones, verificar el cumplimiento con los reglamentos establecidos, así como de hacerle seguimiento a las recomendaciones de auditorías anteriores de otras áreas (SG/OIG/AUDIT-16/97 y SG/OIG/AUDIT-11/95) sobre la adquisición de bienes y servicios por parte de Américas. Hemos determinado que los ingresos generados por la venta de la revista son usados para financiar sus gastos operativos en la medida de lo posible y que, de acuerdo a resolución de la Asamblea General, aquellos gastos operativos que no puedan ser financiados por estos ingresos se pagan a través del Fondo Regular. La auditoría determinó que se procesaron transacciones con el objeto de publicar la Revista Américas y que en 1998, Américas siguió procedimientos de la OEA para la adquisición de servicios de subscripción y de imprenta. Sin embargo, encontramos que se puede mejorar el control de inventarios, el mantenimiento de listados de subscriptores válidos, el cumplimiento con los procedimientos financieros y directivas de la OEA para la presentación del registro de vacaciones. También encontramos que se dieron contratos a un individuo en violación del Reglamento de Personal de la OEA y de procedimientos para la contratación de consultores, y que el saldo de un sobrepago hecho en 1995 a un proveedor de servicios de mantenimiento todavía se encontraba pendiente. Ese sobrepago se identificó en la auditoría SG/OIG/AUDIT-11/95 la que recomendó el recobro de los miembros del personal responsables, si la Secretaría General no podía recuperar el saldo pendiente de otra forma.

Tanto el informe de auditoría SG/OIG/AUDIT-07/98 y sus nueve recomendaciones, así como el informe SG/OIG/AUDIT-08/98 conteniendo catorce recomendaciones, fueron emitidos el 30 de septiembre de 1998 y están siendo considerados por el Secretario General a la fecha de este informe trimestral.

B. Auditoría 05/98

El Informe de Actividades para el período que terminó el 30 de junio de 1998 mencionó la auditoría al Programa de Asistencia al Desminado en Centroamérica y señaló que se darían más detalles sobre ese informe en el presente Informe de Actividades. La auditoría abarcó el período del 1 de enero de 1996 al 30 de junio de 1998. El objetivo de la auditoría fue el de examinar las transacciones financieras y las operaciones del programa para determinar el grado de cumplimiento con los requerimientos reglamentarios, evaluar el programa de operaciones y sus logros, y cuando fuere necesario, recomendar acciones para su mejora. Encontramos que existía la necesidad de mejorar la coordinación entre la Sede y el campo, pero que en general el programa estaba teniendo resultados excelentes. El Secretario General aprobó las nueve recomendaciones presentadas en el informe y éstas se encuentran en proceso de implementación.

Otras Actividades

Representantes de la Oficina del Inspector General, y ella personalmente, continuaron participando como observadores en comités de la Secretaría General sobre asuntos que son de especial interés para la Oficina.

30 de septiembre de 1998

 Linda Pearl Fealing
Inspector General (e)

La Secretaría General está ahora requerida a participar como promotora en vez de ejecutora de los proyectos de cooperación técnica. Por esta razón se programó una auditoría a la segunda fase del proyecto para el Fortalecimiento del Desarrollo Científico y Tecnológico en América Central para examinar los procesos dentro del nuevo esquema operacional establecido por CIDI de la cooperación solidaria para el desarrollo integral y para determinar si los objetivos del proyecto se han alcanzado en forma eficiente y efectiva en términos de costo.

En general, encontramos que existe falta de cumplimiento con los términos del Acuerdo de Ejecución por parte, tanto de la Secretaría para el Desarrollo Integral (SEDI), como de la Agencia Ejecutora. Encontramos que los contratos de consultoría abarcan cerca del 87% de los fondos del proyecto, los procesos de otorgamiento de contratos que sobrepasan los $35,000 y un contrato para un funcionario estatal no cumplían con los términos del Acuerdo de Ejecución. También encontramos que se transfirieron fondos entre actividades sin la aprobación apropiada y que los fondos de contrapartida no se mantuvieron separados de la cuenta de la contribución del CIDI. Durante nuestra visita al campo también observamos que la adquisición del equipo del proyecto fue demorada debido al requerimiento del pago de aproximadamente el 30% de los fondos del proyecto en impuestos de importación y/o impuestos locales y que existe la necesidad de preparar informes financieros a tiempo. De acuerdo a los términos del Acuerdo de Ejecución, SEDI está requerido a llevar a cabo evaluaciones efectivas de los resultados del proyecto. No pudimos determinar si las actividades están efectivamente contribuyendo al logro de los objetivos del proyecto debido a la falta de las evaluaciones requeridas. Al momento de la auditoría pensamos que la falta de cumplimiento con los términos del acuerdo han retrasado el ritmo de implementación del proyecto y presentan un riesgo de poner en peligro su exitosa implementación a la fecha límite del 31 de diciembre de 1998. Las doce recomendaciones del informe SG/OIG/AUDIT-09/98 fueron aprobadas por el Secretario General.

El informe de auditoría SG/OIG/AUDIT-10/98 comprendió una evaluación del riesgo del efecto del Año 2000 (Y2K) en la Secretaría General. En base a nuestro examen, se espera que los sistemas de información de la OEA en Washington estén preparados para el Y2K tan pronto el nuevo sistema de base de datos de Oracle se encuentre plenamente instalado y probado. Las pruebas mismas para determinar el impacto del Y2K en los sistemas de información de operaciones es responsabilidad de la Oficina de Información y Sistemas; pero el análisis del impacto del Y2K sobre otras actividades operacionales, incluyendo la consideración del efecto que otros sistemas de proveedores que no estén preparados puede tener sobre los sistemas operativos y de información de la OEA, debe ser considerado. En nuestra opinión, con una planificación adecuada y acción oportuna por parte de la Administración, los problemas asociados con el riesgo del Y2K pueden ser mitigados o evitados. La recomendación principal de este informe es el nombramiento de un Coordinador que le proporcione el liderazgo a la Secretaría General en la información, definición y documentación de los esfuerzos acerca del Y2K. La persona debe enfocar la importancia que debe tener la preparación para el Y2K mediante la formulación de planes de contingencia formales e informales, el seguimiento efectivo y la realización de pruebas. La persona debe decidir sobre el diseño en general de la estructura del programa para determinar que tan adecuada es la información existente, la forma de apoyar los esfuerzos sobre el Y2K, la movilización de los recursos necesarios, y suministrar la información requerida sobre el tema del Y2K al Secretario General para sus informes trimestrarles al Consejo Permanente.

Se llevó a cabo una auditoría sobre la nueva estructura de apoyo administrativo al sistema "Oracle Government Financials ^™ " con el propósito de evaluar el riesgo que presenta el nuevo sistema y de investigar el impacto que para la organización representa su implementación. Encontramos entusiasmo, en general, de los usuarios administrativos sobre la implementación del nuevo sistema y que aparentemente todos están listos para participar en su implementación. En nuestra opinión, la selección de los programas financieros de Oracle como la plataforma base del programa es buena, en la medida en que este es un sistema probado y que está siendo utilizado con éxito en un número de organizaciones privadas y públicas. Los resultados principales de la auditoría SG/OIG/AUDIT-11/98 están relacionados con el calendario de implementación del proyecto, los riesgos del sistema Legacy MIS, y la falta de una política consistente de seguridad a todo nivel. El riesgo relativo para la OEA de inoperación del sistema era bajo al momento de la auditoría debido a la experiencia de los usuarios con los procedimientos manuales. Sin embargo, la falta de disponibilidad por un período más largo de tiempo causaría mayores dificultades y podría ocasionar algunas fallas críticas, tales como atrasos en el pago de la nómina. El riesgo de modificaciones sin autorización a la base de datos en el sistema, ya sea intencionalmente o no, se puede minimizar con la atención detallada a la asignación de responsabilidades dentro del programa de Oracle Financials y los correspondientes controles de procedimiento. La recomendación principal es que (a) se implemente un plan de contingencia y que se desarrolle una Política de Seguridad tan pronto como sea posible, (b) los procedimientos técnicos deben implementarse para proteger adecuadamente la base de datos de producción contra acceso sin autorización, (c) al largo plazo se deben tomar medidas para separar los ambientes de prueba y de producción de Oracle Applications, manteniendo plataformas separadas para cada uno, (d) existe la necesidad de asegurar la disponibilidad de los recursos para evaluar, obtener, instalar y utilizar erramientas adicionales de seguimiento de la base de datos, (e) se debe establecer un Plan de Recobro/Desastres que incluya la Continuidad Organizacional y Técnica, (f) se publique un Standard Técnico sobre el acceso y los programas de producción de informes para Oracle Applications que tenga impacto sobre el acceso técnico y de los usuarios, (g) se desarrollen descripciones apropiadas de trabajo y títulos, así como procedimientos para el Control de Cambios en el Programa, y (h) existe la necesidad de una mayor participación del Director y los funcionarios del Departamento de Sistemas Administrativos e Información en la administración a largo plazo de los recursos y servicios de tecnología de información.

Las ocho recomendaciones de la auditoría SG/OIG 10/98 y las 16 recomendaciones de la auditoría SG/OIG 11/98 fueron aprobadas por el Secretario General. De acuerdo con las recomendaciones, el Subsecretario de Administración ha establecido una Política de Seguridad de Sistemas de Información al emitir el Memorandum Administrativo No. 90/98. Otras recomendaciones de estos dos informes se encuentran todavía en proceso de implementación.

La Secretaría del Fondo Leo S. Rowe fue auditada por última vez en 1993. El objetivo principal de esta auditoría, que se incluyó en el programa de trabajo del Inspector General, fue determinar si la Secretaría del Fondo Rowe cumple con los Estatutos y Regulaciones relevantes y examinar sus mecanismos de control interno. El informe (SG/OIG/AUDIT-12/98) identificó varias debilidades de control interno en referencia al cobro de préstamos en mora, la necesidad de reforzar los términos de los contratos de los prestatarios, la deducción de fondos de los préstamos de los estudiantes para cubrir una prima de una póliza de seguro de vida inexistente, los términos de pago de los préstamos a estudiantes que fueron reducidos sin la aprobación del Comité, la extensión de la fecha del primer pago de amortización de préstamos a estudiantes que fue aprobada sin notificación del Comité, los préstamos incobrables que se deben dar de baja, la necesidad del repago de principal por funcionarios de la OEA y la falta de acción de seguimiento sobre el progreso/actividades de los estudiantes y garantes de préstamos, incluyendo a funcionarios. Durante nuestra reunión final con la Secretaria Técnica, recomendamos tomar acción para dar de baja préstamos incobrables como fuese indicado por el Comité y recomendado por la Junta de Auditores Externos. El 27 de diciembre de 1998, a solicitud de la Secretaria Técnica, el Departamento de Servicios Financieros dió de baja 113 préstamos incobrables por un monto de $116,437.77.

Seleccionamos tres proyectos financiados por el CIDI (Danzas Autóctonas en Dominica, Becas Cuahutémoc en Mexico y CENPAPEL en Colombia) para evaluación de los controles internos bajo el nuevo mecanismo de apoyo técnico, para determinar la efectividad y la eficiencia del SEDI y el nivel de cumplimiento con los términos de los Acuerdos de Ejecución. Nuestro exámen estuvo limitado a la documentación en la Sede y no incluyó visitas al campo. Encontramos que, en general, existe la necesidad de una mayor efectividad en la supervisión, administración y evaluación de las actividades de los proyectos y de los resultados por parte del SEDI, como fue señalado anteriormente en el Informe de Auditoría No. 09/98. En esta auditoría (SG/OIG/AUDIT-13/98) indicamos que la Agencia Ejecutora informó que la demanda por uno de los proyectos era menor que lo esperado y que, aunque la suma de $94,468 fue enviada por la Secretaría General para el proyecto, los únicos gastos documentados eran $13,615 al 30 de septiembre de 1998. La recomendación principal sobre este proyecto fue que el SEDI debe verificar si el total de los fondos adelantados fueron gastados y asegurarse de que cualquier remanente de fondos que no hayan sido gastados al 31 de diciembre de 1998 sean devueltos a la Secretaría General. En otro proyecto, encontramos que, al prestar servicios como Director Ejecutivo de la Agencia Ejecutora del proyecto, un antiguo funcionario violó los términos de su Contrato de Retiro Anticipado con la Secretaría General de 1996. Al momento de elaborar este informe, las seis recomendaciones de ese informe, así como las veintidos recomendaciones sobre el Fondo Leo Rowe se encontraban a espera de ser aprobadas por el Secretario General.

Investigaciones

Como parte de nuestro exámen rutinario de las dietas de viaje, investigamos el pago de dietas, incluyendo per diem, que fueron hechos al Presidente de la Comisión Interamericana de Derechos Humanos. La decisión de mantener un Presidente residente en la Sede fue originalmente hecha por la Comisión en febrero de 1998, y la Sesión Especial de la Asamblea General de 1999 aprobó el pago de per diem a un "Presidente Residente en la Sede." El informe SG/OIG/INVEST-03/98 fue aprobado por el Secretario General y todas las medidas correctivas fueron tomadas.

La Oficina del Inspector General investigó los gastos incurridos por un Director de Oficina Nacional contra obligaciones registradas en la cuenta FETCIDI que había expirado el 31 de diciembre de 1997. Encontramos que estos gastos están relacionados a tres proyectos y que algunos de ellos se incurrieron después de la fecha límite. El informe SG/OIG/INVEST-04/98 se enfoca en la falta de administración y supervisión efectiva por parte del SEDI, la falta del registro oportuno de las transacciones financieras por el Departamento de Servicios Financieros, así como a la falta de cumplimiento de la Secretaría General con las resoluciones del CEPCIDI con respecto a las fechas límite para realizar gastos con fondos de FETCIDI. Las ocho recomendaciones incluídas en el informe han sido aprobadas por el Secretario General.

Inspecciones

El auditor principal visitó la oficina de la Secretaría General en Nicaragua para evaluar los controles internos sobre la implementación del nuevo proyecto de Autoconstrucción de Viviendas, que tiene una duración de seis meses y que recibe financiamiento del Gobierno de Nicaragua. Se llevaron a cabo reuniones con el Director de OEA Nicaragua y otros funcionarios del proyecto. Encontramos que los controles internos existen para asegurar el cumplimiento con las regulaciones de la SG/OEA y hemos programado una visita de seguimiento antes de la conclusión del proyecto el 31 de mayo de 1999.

Otras Actividades

El Inspector General y representantes de la Oficina del Inspector General continuaron participando en comités y grupos de trabajo de la Secretaría General en asuntos de particular interés para la oficina. Como parte del programa de entrenamiento continuo de la Oficina del Inspector General, dos auditores participaron en un curso sobre Técnicas de Redacción de Informes de Auditoría ofrecido por el "Inspectors General Auditor Training Institute"y el Inspector General participó en un seminario sobre Control, Auditoría y Seguridad de los Sistemas de Información organizado conjuntamente por el Instituto de Auditores Internos y el "MIS Training Institute".

1 de febrero de 1999

 Linda P. Fealing
Inspector General

Descargo