| Auditorías
 1 de enero al
31 de marzo de 1997
1 de abril al 30 de junio de 1997
1 de julio al 30 de septiembre de
1997
1 de octubre al 31 de diciembre de
1997
1 de enero al 31 de
marzo de 1997
A fines de enero se llevó a cabo la
auditoría de la Oficina de la Secretaría General en Guyana y de los proyectos en ese
Estado Miembro. La auditoría, contemplada en el plan de actividades de la Oficina del
Inspector General para 1997, fue la primera desde que se estableció la Oficina de Guyana
en 1994 y se realizó en la época señalada para coincidir con el término de la misión
de su director, quien ha sido trasladado a un cargo en la sede y emplazado por otro
funcionario.
La auditoría abarcó el período
comprendido entre los meses de enero y diciembre de 1996 y su propósito principal fue
evaluar los controles internos sobre recibos y erogaciones de caja, verificar el
cumplimiento de las responsabilidades de la Oficina conforme a las disposiciones
reglamentarias vigentes y hacer las recomendaciones que fueren necesarias para aumentar la
eficacia de sus operaciones.
En general, los controles internos
en la Oficina en Guyana son adecuados para la debida autorización de sus transacciones y
actividades, para garantizar el uso y acceso de activos y archivos y para registrar
transacciones y cantidades. En la fecha de esta auditoría, las operaciones financieras
estaban a cargo de una secretaria/técnica administrativa, a la cual deberá dársele un
adiestramiento en los procedimientos financieros de la Secretaría General y en el uso de
aplicaciones de computación que faciliten estas operaciones.
El Secretario General aprobó las 21
recomendaciones que contiene el Informe de Auditoría SG/OIG/AUDIT-01/97.
Inmediatamente después de realizar
la auditoría en Guyana se llevó a cabo la de la Oficina de la Secretaría General y
proyectos en Suriname (SG/OIG/AUDIT-02/97). Esta auditoría tuvo el mismo propósito
principal que la anterior y, además, hizo el seguimiento de las recomendaciones
formuladas en la auditoría de 1993. Abarcó igualmente todo el año 1996 y respondió al
plan de actividades de la Oficina del Inspector General para 1997.
La auditoría mostró que la Oficina
en Suriname no estaba cumpliendo con varios procedimientos que rigen las transacciones y
actividades financieras y que algunas recomendaciones derivadas de la auditoría de 1993
no se habían puesto en vigor. Asimismo detectó una violación del Reglamento de Personal
en el pago de un subsidio por funciones especiales, al haberse prolongado éste mucho más
allá del tiempo máximo que establece la Regla 103.7, por lo cual el Inspector General
recomendó que se descontinúe ese pago.
Al igual que en el estudio de la
Oficina de Guyana, en este se destaca la necesidad de mejorar las comunicaciones entre la
sede y las Oficinas en los Estados Miembros. Las propuestas del Departamento de Sistemas e
Información de vincular a las Oficinas con la sede a través del Internet y del correo
electrónico contribuirían de manera significativa a ese mejoramiento y, por tanto, a la
eficacia de las operaciones fuera de la sede.
El Secretario General aprobó las 23
recomendaciones que contiene este informe.
Durante el trimestre que abarca este
informe se llevaron a cabo, además, las siguientes auditorías: evaluación del sistema
de flujo de fondos y procedimientos de pago, en la sede; Oficina de la Secretaría General
en Uruguay; Instituto Interamericano del Niño, en Montevideo; Oficina de la Secretaría
General en Argentina, Centro Interamericano de Tributación y Administración Financiera y
Centro Interamericano de Desarrollo Social, ambos con sede en Buenos Aires; y el Comité
Jurídico Interamericano, en Río de Janeiro. Los informes correspondientes estaban en la
etapa final de preparación a la fecha de este informe trimestral, por lo cual se dará
cuenta de estas auditorías en el informe del segundo trimestre de 1997.
7 de abril de 1997
Guillermo A. Belt
Inspector General (e)
1 de abril al 30 de junio
de 1997
En octubre de 1994, la Oficina del
Inspector General llevó a cabo la auditoría SG/OIG/AUDIT-09/94 para evaluar el sistema
de flujo de fondos y procedimientos de pagos. En aquella oportunidad se detectaron
debilidades en ocho áreas principales. Entre fines de enero y principios de marzo de
1997, la OIG hizo una segunda revisión para determinar si se habían producido mejoras
desde la auditoría anterior.
En este segundo estudio, referido
fundamentalmente al año 1996, se llegó a conclusiones similares a las de la auditoría
de 1994. En general, subsiste la necesidad de mejorar las operaciones financieras en
áreas como personal, control sobre adelantos de fondos, coordinación entre las Oficinas
en los Estados Miembros y la sede, y reprogramación oportuna de fondos, entre otras. A
continuación se ofrece un resumen de las conclusiones principales del Informe de
Auditoría SG/OIG/AUDIT-03/97.
El Departamento de Servicios
Financieros ha experimentado una disminución considerable de personal durante los
últimos años. En 1996/97, este departamento perdió ocho cargos debido al retiro de
funcionarios y a la eliminación de puestos. El Inspector General reserva su opinión
sobre la reorganización del Departamento de Servicios Financieros para hacer frente a
esta situación, y se propone examinar este aspecto nuevamente a mediados de año.
Aunque se observó alguna mejoría
en el flujo de fondos, subsisten algunos problemas, entre ellos el de la falta de
coordinación y cooperación adecuadas entre la sede y las Oficinas en los Estados
Miembros.
En las Oficinas de la Secretaría
General en los Estados Miembros hay un total de más de $8.8 millones de Obligaciones
pendientes, del cual se estima que un mínimo de $400,000 podría ser desobligado. La
auditoría atribuyó este hecho a la insuficiente coordinación entre esas Oficinas y la
sede, conclusión que se basa, en buena medida, en las respuestas que obtuvo la OIG a un
cuestionario que envió por facsímil a las Oficinas.
Según los informes mensuales del
Departamento de Servicios Financieros, al 31 de diciembre de 1996 había un saldo de
adelantos de fondos por valor de $477,723. En la auditoría se llegó a la conclusión de
que el área de adelantos continúa siendo un punto débil del sistema contable, entre
otras razones porque los saldos que muestran los registros contienen discrepancias y
porque algunos adelantos hechos en la sede permanecen pendientes por un tiempo demasiado
largo.
Es necesario actualizar los manuales
operativos de la Secretaría General (entre ellos, el Manual Financiero del Campo),
algunos de los cuales tienen más de 20 años de antiguedad.
Se observaron deficiencias en cuanto
a delegaciones de autoridad en cuentas bancarias y en la lista de funcionarios autorizados
para certificar la validez de Obligaciones y el recibo de bienes y servicios.
En este informe de auditoría se
formularon 23 recomendaciones, de las cuales el Inspector General ha resuelto dejar 4 en
suspenso, mientras se examinan los resultados de la reorganización temporal del
Departamento de Servicios Financieros. Como se dijo anteriormente, la OIG examinará el
tema nuevamente en los próximos meses.
El Secretario General aprobó todas
las recomendaciones emanadas de esta auditoría.
Desde 1994, la Oficina del Inspector
General ha emitido varios informes de auditoría que han revelado diversos problemas
relacionados con los procedimientos y sistemas de computación en la Secretaría General.
En vista de que en febrero de 1997 la Comisión de Asuntos Administrativos y
Presupuestarios publicó su informe sobre la evaluación del plan de modernización de los
sistemas de información, y teniendo en cuenta la consiguiente aprobación por el Consejo
Permanente de casi nueve millones de dólares para ese plan, el Inspector General decidió
hacer un estudio con cuatro objetivos principales.
Evaluar el trabjo de American
Management Systems (AMS), empresa contratada por la Secretaría General para hacer un
estudio técnico sobre las funciones y sistemas de computación;
Asegurar que las recomendaciones de
AMS fueran compatibles con el plan de ejecución para la modernización de los sistemas de
información de la OEA;
Examinar el sistema actual y los
procedimientos vigentes que se emplean en el ciclo que va desde la obligación de fondos
hasta su desembolso;
Determinar si sería conveniente
ampliar esta auditoría para abarcar los sistemas de computación de manera más extensa.
El Informe de Auditoría
SG/OIG/AUDIT-04/97, emitido el 4 de abril de 1997, permitió llegar a las siguientes
conclusiones:
AMS hizo una excelente labor al
captar y explicar la compleja interrelación de las necesidades de información de la
Secretaría General con sus funciones, procedimientos, recursos materiales y humanos,
dependencias y problemas. AMS recomendó la migración de los sistemas actuales hacia una
tecnología moderna, en lugar de proponer meras correcciones para enfrentar la multitud de
problemas que presentan los sistemas con que cuenta la Secretaría General en estos
momentos.
El plan de ejecución está muy bien
formulado.
No se detectaron problemas de mayor
gravedad en la prueba que hizo la auditoría sobre un total aproximado de 10 millones de
dólares de transacciones.
No obstante esas conclusiones
favorables, la auditoría señaló algunos problemas y, en consecuencia, el Inspector
General recomendó que el Subsecretario de Administración tome las medidas necesarias
para que el contratista a quien en definitiva se le confíe la tarea de modernización
tenga en cuenta las fortalezas y debilidades señaladas en la auditoría.
Esa recomendación fue aprobada por
el Secretario General y cumplida por el Subsecretario de Administración, quien envió el
informe de auditoría al contratista seleccionado para las primeras fases del plan de
modernización.
La Oficina de la Secretaría General
en el Uruguay no había sido auditada desde 1992, por lo que se programó una auditoría
dentro del plan de trabajo de la Oficina del Inspector General para 1997. El Informe de
Auditoría SG/OIG/AUDIT-05/97, emitido el 15 de abril de 1997, abarcó a la Oficina misma
y a los proyectos que ella administra. El volumen de fondos manejados por la Oficina en el
Uruguay en 1996 fue de $578,000. La auditoría comprobó que en términos generales los
funcionarios de la Oficina cumplen con las reglamentaciones de la Secretaría General. No
se detectó ninguna infracción en cuanto a procedimientos administrativos ni en lo que se
refiere al manejo de fondos.
En el informe de auditoría se
formularon recomendaciones para mejorar aspectos operacionales de la Oficina en el
Uruguay, especialmente en lo referente a su ubicación actual en la sede del Instituto
Interamericano del Niño. Así mismo, se recomendaron medidas para mejorar las
comunicaciones con la sede de la Secretaría General -- problema recurrente que se ha
señalado en varios informes de auditoría, cuya existencia se comprobó una vez más.
El Secretario General aprobó las 12
recomendaciones que contiene el informe y varias de éstas se han cumplido.
En el programa-presupuesto de la
Organización se incluyen partidas para el pago de dos categorías de pensiones: las
pagaderas a las personas que ocuparon los cargos de Secretario General y Secretario
General Adjunto, o sus viudas; y las pensiones concedidas por el Consejo Permanente a
antiguos funcionarios, al agotarse la pensión a término fijo que recibían del Fondo de
Jubilaciones y Pensiones, o, en un caso, a un funcionario que debió retirarse por
enfermedad.
En vista de la avanzada edad de
algunos de los beneficiarios, el Inspector General decidió verificar si las personas con
derecho a estas pensiones las estaban recibiendo efectivamente. Se comprobó que así era.
Al propio tiempo, se detectaron dos irregularidades: en la cuenta presupuestaria para 1997
figuran los nombres de dos ex-funcionarios pensionados que fallecieron hace varios años,
y a los cuales no se les ha pagado una pensión con posterioridad a su fallecimiento; y,
en cambio, en esa cuenta no se incluyó el nombre de un ex-funcionario, retirado por
motivos de salud, que sí recibe una pensión en la actualidad.
En consecuencia, en el Informe de
Auditoría SG/OIG/AUDIT-06/97 se recomendó, inter alia, que el departamento de Servicios
Financieros verifique semestralmente la situación con respecto a las personas con derecho
a estas clases de pensiones y mantengan actualizada la información sobre los
beneficiarios. El Secretario General aprobó esta y las demás recomendaciones derivadas
de la auditoría.
Durante la misión al Uruguay para
auditar la Oficina de la Secretaría General en ese Estado Miembro, se llevó a cabo la
auditoría del Instituto Interamericano del Niño, que tiene su sede en Montevideo. En
1996, el IIN tramitó transacciones por un monto aproximado de $500,000. De este total una
gran proporción corresponde a proyectos del IIN con varios países donantes, entre los
cuales cabe destacar la contribución de alrededor de $400,000 por parte del Gobierno de
España, y los aportes de Estados Unidos, Noruega, Holanda y Dinamarca.
En general, los funcionarios del IIN
cumplen con las disposiciones y reglamentos de la Secretaría General. Sin embargo, la
auditoría comprobó algunas excepciones a esa regla general, por lo que se recomendaron
las medidas correctivas del caso. Entre esas recomendaciones está la de reforzar la
capacidad administrativa del IIN, que a la fecha de este informe no contaba con los
servicios de un Oficial de Apoyo de Servicios Directos a tiempo completo. También se
recomendó llevar a cabo urgentemente las reparaciones requeridas en la biblioteca e
imprenta del IIN y que se estudien alternativas para las instalaciones de la Oficina de la
Secretaría General, actualmente ubicadas en el predio del IIN.
El Secretario General aprobó las 19
recomendaciones que contiene el Informe de Auditoría SG/OIG/AUDIT-07/97. Varias de ellas
se habían cumplido en la fecha del presente informe trimestral.
El Departamento de Información
Pública no había sido auditado anteriormente, por lo que el Inspector General programó
esta auditoría dentro del plan de trabajo de la Oficina a su cargo para 1997. El
departamento se rige por una Orden Ejecutiva del Secretario General y, además, por el
Programa de Acción para el Fortalecimiento de la OEA en el Campo de la Información
Pública, que fue aprobado por la Asamblea General en 1991.
La auditoría comprobó que el
Departamento de Información Pública está cumpliendo con sus responsabilidades de manera
satisfactoria, a pesar de dificultades en materia presupuestaria y de personal. En el
vigésimo séptimo período ordinario de sesiones de la Asamblea General, varias
delegaciones, al considerar el informe anual sobre las actividades del departamento,
reconocieron la importancia de la labor que desarrolla y la eficacia con que se lleva a
cabo. Mediante una disposición general contenida en la resolución sobre el
programa-presupuesto de la Organización para 1998, la Asamblea General solicitó al
Consejo Permanente que continúe apoyando el programa de Asamblea Modelo que ejecuta este
departamento, y a la Secretaría General que lo asista en materia de sistemas de
información. En el Informe de Auditoría SG/OIG/AUDIT-08/97, emitido el 27 de junio de
1997, se hicieron recomendaciones para el pronto cumplimiento de esa decisión de la
Asamblea. Además, hay recomendaciones dirigidas a mejorar aspectos administrativos y
financieros de la gestión del departamento. Las 20 recomendaciones en total se
encontraban en consideración por el Secretario General a la fecha de este informe
trimestral.
Igualmente dentro del plan de
trabajo de la Oficina del Inspector General para 1997, se llevó a cabo la auditoría del
Comité Jurídico Interamericano, en Rio de Janeiro, y del Centro Interamericano de
Comercialización (CICOM), con sede en la misma ciudad. El CJI y el CICOM no habían sido
auditados desde 1986.
Durante 1996, período abarcado por
la auditoría, el CJI y el CICOM tramitaron transacciones por un total de poco más de
$370,000. La mayor parte de los gastos correspondió a los rubros de viajes y contratos
por resultado relacionados con las reuniones del CJI y los cursos que organizan tanto el
Comité Jurídico como CICOM.
En general, en ambas dependencias se
están cumpliendo las disposiciones reglamentarias de la Secretaría General. La
auditoría reveló aspectos operacionales relativos al CICOM que representan un costo
anual significativo y recomendó medidas para corregir esta situación. Así mismo se
comprobó una posibilidad de disminuir gastos operativos del CJI en relación con sus
instalaciones y se hizo la recomendación pertinente.
El Secretario General aprobó las
ocho recomendaciones del Informe de Auditoría SG/OIG/AUDIT-09/97.
Otras actividades
La Oficina del Inspector General
participó, en calidad de observador, en el proceso de licitación para modernizar los
sistemas de información de la Organización. También participó, como de costumbre, en
el Comité de Ventas (COVENT).
Con relación al mandato de la
Asamblea General a la Oficina del Inspector General, contenido en el párrafo dispositivo
7 de la resolución sobre las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros,
que fue adoptada en el vigésimo séptimo período ordinario de sesiones, el Inspector
General participó en reuniones del grupo de trabajo encargado de cumplir lo encomendado a
la Secretaría General en esa resolución.
Como parte del programa de
entrenamiento de la Oficina del Inspector General, dos auditores participaron, sin costo
alguno para la Secretaría General, en un curso de entrenamiento de una semana sobre
técnicas estadísticas de auditoría ofrecido por la oficina del Inspector General de
USAID, a raíz de un acuerdo informal al que llegado la OIG con su contraparte en esa
dependencia del gobierno de los Estados Unidos. Un auditor participó también en un
seminario sobre técnicas de auditoría con la utilización de computadoras organizado por
el Instituto de Auditores Internos; y uno de los auditores participó en un curso de
manejo de base de datos financieros bajo el nuevo sistema de Oracle, organizado por Oracle
Education, que es el primero de una serie para la que se han registrado los auditores de
esta oficina con miras a estar preparados para cuando entre en funcionamiento el nuevo
sistema financiero de la Organización.
8 de julio de 1997
Guillermo A. Belt
Inspector General (e)
1 de julio al 30 de
septiembre de 1997
El costo de los viajes oficiales es
un elemento significativo para la Organización. En 1995 los viajes realizados desde la
sede llegaron a la suma de $4.2 millones, $3.6 millones en 1996 y $2.5 millones en los
primeros nueve meses de 1997. Por este motivo y teniendo en cuenta el interés manifestado
por la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios sobre este tema, la Oficina
del Inspector General llevó a cabo una revisión de los viajes oficiales realizados desde
la sede en 1996, abarcando el período del 1 de enero de 1995 al 31 de agosto de 1996. El
informe de esa auditoría (SG/OIG/AUDIT-11/96) contenía siete recomendaciones, las cuales
fueron aprobadas en su totalidad por el Secretario General.
En cumplimiento de esas
recomendaciones el Subsecretario de Administración emitió el Memorándum Administrativo
No. 79, fechado el 16 de enero de 1997. Con el propósito de determinar si las
regulaciones contenidas en este memorandum son prácticas y si se están observando, así
como para hacer un muestreo representativo de un número de las transacciones de viajes
con el propósito de corroborar la propiedad de estos gastos, el Inspector General
decidió llevar a cabo un auditoría de seguimiento que abarcara la nueva política así
como el costo de los viajes oficiales realizados desde la sede. El informe de esta
auditoría (SG/OIG/AUDIT-10/97), emitido el 1 de julio de 1997, contiene 13
recomendaciones, que fueron aprobadas en su totalidad por el Secretario General.
El informe concluye en que mientras
que algunas de las instrucciones contenidas en el Memorandum Administrativo 79 están
funcionando bien -- como la preparación de los programas de viajes oficiales, los
informes trimestrales sobre los viajes realizados, los procedimientos de aprobación de
viajes sin programar y (con pequeñas modificaciones), el acuerdo con la Cooperativa de
Crédito de la OEA para procesar los adelantos para los viajes -- otras requieren su
modificación o una reevaluación de su concepto. Por ejemplo, los errores que se
detectaron en el muestreo de los viajes oficiales han indicado defectos en el concepto de
la descentralización, con el resultado que el Departamento de Servicios Financieros deba
retomar la función de revisión que recientemente había descentralizado a otros
departamentos y oficinas de la Secretaría General.
Otra conclusión de esta auditoría
es que se deben expedir instrucciones uniformes para, entre otras cosas, la rendición de
cuentas de los viajes realizados, la contabilidad de los gastos y los procedimientos de
obligación. Por consiguiente, se necesita hacer una revisión del Memorándum
Administrativo 79 y luego de ello, se recomienda llevar a cabo sesiones de entrenamiento
para darle a los empleados una guía clara sobre el alcance y la intención de estas
regulaciones.
A la fecha se han tomado las
siguientes acciones con respecto al cumplimiento de las recomendaciones del informe
SG/OIG/AUDIT-10/97:
- Se han implementado diez recomendaciones y se ha emitido un Memorandum Administrativo
No. 79, revisado.
- Las tres recomendaciones restantes se encuentran en proceso de implementación.
La Oficina de la Secretaría General
en la Argentina no había sido auditada desde 1992, y tanto el Centro Interamericano de
Tributación y Administración Financiera (CITAF) como el Centro Interamericano de
Desarrollo Social, ambos localizados en la ciudad de Buenos Aires, no habían sido
auditados desde 1988. Por este motivo, fueron incluídos dentro del plan de trabajo de la
Oficina del Inspector General para 1997, realizándose las auditorías en el mismo viaje,
ya que ambos centros trabajan a través de la Oficina de la Secretaría General.
El informe de auditoría
(SG/OIG/AUDIT-11/97) contiene diez recomendaciones sobre la Oficina en la Argentina y una
sobre la debida disposición de los bienes de los dos centros interamericanos al momento
de tomarse la decisión de nacionalizarlos o cerrarlos. Todas las recomendaciones fueron
aprobadas por el Secretario General.
La conclusión principal de la
auditoría fue que, en general, los funcionarios de la Oficina en la Argentina y de los
dos centros interamericanos cumplen con las regulaciones y las prácticas de la
Secretaría General. Se encontró una excepción en el caso de ciertos pagos hechos por la
Oficina en la Argentina a favor de un empleado local por contrato, que los auditores
identificaron como una compensación adicional que no estaba definida bajo el contrato de
la Oficina y la compañía local para la cual trabajaba el contratista. Este asunto fue
resuelto en el curso de la auditoría y este procedimiento ha sido descontinuado.
Un número de recomendaciones y
observaciones del informe han sido dirigidas a la mejora de los aspectos operacionales de
la Oficina en la Argentina. Una recomendación, a ser aplicada a todas las Oficinas de la
Secretaría General en los Estados Miembros, es que el Secretario General emita
directrices de política sobre el uso de los privilegios de importación libre de
impuestos que han concedido los Estados Miembros a los funcionarios de la Secretaría
General que se desempeñan fuera de la sede, con el propósito de asegurar que estos
privilegios sean invocados únicamente en el mejor interés de la Organización.
Recientemente el Inspector General revisó e hizo algunos comentarios a un borrador de
Memorándum Administrativo sobre esta materia, que deberá ser emitido dentro de poco. Se
está cumpliendo con las recomendaciones restantes en la siguiente forma:
- De las once recomendaciones contenidas en el informe, ocho ya han sido implementadas;
entre estas se encuentra la venta de uno de los automóviles oficiales de la Oficina en la
Argentina, que fue identificado como innecesario en la auditoría, y la preparación de un
Memorándum Administrativo que regule el uso del beneficio de la importación libre de
impuestos que los Estados Miembros confieren a la Secretaría General.
- Las tres recomendaciones restantes se encuentran en proceso de implementación.
A pedido del Secretario Ejecutivo
para el Desarrollo Integral, el Inspector General decidió llevar a cabo una auditoría de
seguimiento de la que anteriormente se había completado sobre un proyecto en el campo,
con el objeto de evaluar la segunda fase de este proyecto, programada para completarse el
31 de diciembre de 1997. Las cinco recomendaciones del informe SG/OIG/AUDIT-12/97 fueron
aprobadas en su totalidad y, a la fecha de este informe trimestral, se encontraban en
proceso de implementación por el Secretario Ejecutivo del CIDI, a quien se le habían
dirigido.
A pedido del Presidente saliente de
la Asociación de Personal de la OEA y con el beneplácito de la Presidente electa en
junio de 1997, se llevó a cabo una auditoría de la Asociación. Este informe fue
originalmente concebido como una auditoría financiera, pero se decidió aumentar la
cobertura del mismo y hacer una auditoría operacional de la Asociación de Personal, para
que el informe tuviera el mayor impacto, a largo plazo, sobre la manera en que la
Asociación conduce sus asuntos administrativos y financieros.
Las 28 recomendaciones del informe
SG/OIG/AUDIT-13/97 están dirigidas a la Presidente de la Asociación de Personal y tocan
temas enteramente dentro del mandato de la Asociación. Se presentó el informe a la
Presidente de la Asociación de Personal el día 29 de septiembre.
Evaluaciones
El Inspector General realizó
personalmente una evaluación sobre la independencia administrativa de la Corte
Interamericana de Derechos Humanos. Después de un examen de la documentación pertinente
en la sede y luego de entrevistarse con los funcionarios de la Secretaría General que han
mantenido conversaciones con la Secretaría de la Corte sobre este tema, el Inspector
General se reunió con el Secretario de la Corte y discutió la propuesta de acuerdo que
fue preparada por el Departamento de Servicios Legales, con el objeto de suministrarle a
la Corte el grado de autonomía administrativa que requiere dada la naturaleza
independiente del tribunal interamericano.
A pedido de la Corte, el Inspector
General se reunió con su Presidente y con los miembros de la Corte en su sede, en San
José, y respondió a preguntas relacionadas con el tema bajo discusión. Posteriormente,
la Corte envió una comunicación al Secretario General y expresó su deseo de firmar el
acuerdo con prontitud, sugiriendo modificaciones que consideró de menor trascendencia.
En el informe SG/OIG/EVALUACION-1/97,
del 30 de septiembre de 1997, el Inspector General recomendó que el acuerdo sea firmado
lo antes posible.
Otras actividades
El Inspector General participó en
varias reuniones sobre la modernización de los sistemas de información de la
Organización; en las sesiones ordinarias del Comité de Ventas (COVENT); así como en
reuniones del grupo de trabajo de la Secretaría General que se estableció para darle
cumplimiento a la resolución AG/RES.1530 (XXVII-O/97), sobre las Oficinas de la
Secretaría General en los Estados Miembros.
Los auditores de esta Oficina han
continuado participando en seminarios de entrenamiento para mantenerse al día sobre los
últimos desarrollos en el campo de la auditoría interna y para reforzar su conocimiento
de auditoría y materias relacionadas. Dos de estos seminarios fueron organizados por el
Instituto Americano de Auditores Internos y uno por el Instituto de Entrenamiento del
Inspector General del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos. Además, los
auditores de esta Oficina participaron en dos sesiones de entrenamiento ofrecidas por
Oracle Corporation sobre la operación del nuevo sistema financiero, y sobre un sistema de
control interno que forma parte del programa y que es de especial interés para la OIG,
que será instalado en la Secretaría General como parte del programa de modernización de
los sistemas de información de la Organización.
2 de octubre de 1997
Guillermo A. Belt
Inspector General (e)
1 de octubre al 31
de diciembre de 1997
La Comisión Interamericana contra el
Abuso de Drogas (CICAD) fue auditada por primera vez en 1993 y no había sido objeto de
una auditoría desde esa fecha. Por tanto, el Inspector General incluyó una auditoría de
la CICAD en el plan de trabajo de su oficina para 1997, con la finalidad principal de
examinar el grado de cumplimiento con las normas y reglamentaciones de la Secretaría
General por parte del personal de la CICAD y para dar seguimiento a la recomendaciones
formuladas en el Informe de Auditoría SG/OIG/AUDIT-02/93. Además, mediante esta
auditoría de identificaron posibilidades de mejoramiento de los mecanismos operativos con
miras a asegurar el uso óptimo de los recursos que administra la CICAD.
La auditoría (SG/OIG/AUDIT-14/97) se
llevó a cabo en agosto y septiembre de 1997 y mostró que, en términos generales, los
funcionarios de la CICAD cumplen con las normas y reglamentaciones de la Secretaría
General. La determinación principal fue que CICAD continúa funcionando sin una Orden
Ejecutiva, a pesar de que desde 1991 se cuenta con un texto en borrador. Las Ordenes
Ejecutivas son los documentos internos básicos de la Secretaría General en los que se
establecen el mandato, los objetivos y la estructura de sus dependencias principales. Por
consiguiente, el Inspector General considera que debe expedirse sin mayor demora la Orden
Ejecutiva de la CICAD y así lo recomendó en el informe de auditoría.
Las siete recomendaciones que
contiene este informe fueron aprobadas por el Secretario General y varias han sido puestas
en ejecución a la fecha del presente informe trimestral. Todas las recomendaciones que
hizo el Inspector General en la auditoría de 1993 fueron cumplidas.
La Oficina de la Secretaría General
en Venezuela había sido auditada en 1990 y por consiguiente se programó una nueva
auditoría en 1997. En el Informe de Auditoría SG/OIG/AUDIT-15/97 se detectó una falta
de información adecuada y oportuna de la sede de la Secretaría General hacia la Oficina
en Venezuela sobre una serie de asuntos que esta oficina debe conocer para el eficaz
cumplimiento de sus responsabilidades. En otras auditorías fuera de la sede se ha
detectado situaciones similares, lo cual indica la existencia de un problema sistémico.
La Oficina de la Secretaría General
en Venezuela manejó transacciones financieras por un total de aproximadamente $847,600
entre el 1 de enero de 1996 y el 30 de septiembre de 1997, que fue el período que abarcó
la auditoría. Una gran proporción de esas transacciones correspondió a la ejecución de
proyectos de la Secretaría General en ese Estado Miembro. Mediante la revisión general
de los depósitos y desembolsos y el uso de técnicas de muestreo, la auditoría verificó
que en téminos generales el personal de la Oficina en Venezuela cumple con las
políticas, normas y reglamentaciones de la Secretaría General, incluyendo las Normas
Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General, el Manual Financiero del Campo
y el Acuerdo entre el Gobierno de Venezuela y la Secretaría General sobre el
funcionamiento de esta oficina. Sin embargo, se detectaron irregularidades y se hicieron
recomendaciones para corregirlas, así como sugerencias para mejorar procedimientos
operativos. El Secretario General aprobó las nueve recomendaciones que contiene este
informe de auditoría.
En noviembre se emitió un informe
de auditoría sobre compra de equipos de computación y suministros a través del
Departamento de Recursos Materiales (SG/OIG/AUDIT-16/97). Esta auditoría tuvo como
finalidad principal dar seguimiento a recomendaciones encaminadas a corregir debilidades
de controles internos que fueron señaladas en el Informe de Auditoría
SG/OIG/AUDIT-11/96, emitido en septiembre de 1995.
La auditoría, que abarcó el
período comprendido entre junio de 1996 y julio de 1997, mostró una mejoría general en
las operaciones de adquisición por el Departamento de Recursos Materiales desde la
auditoría de 1995, especialmente en lo que se refiere a cambios de organización y
personal, selección de compañías y autorizaciones para enmiendas de las órdenes de
compra. Teniendo en cuenta el alto volumen de transacciones que tramita la División de
Compras, el Inspector General puede afirmar con base en esta auditoría que, por lo
general, el Departamento de Recursos Materiales cumple con los procedimientos de compra de
la Secretaría General. Sin embargo, algunas debilidades señaladas en la auditoría de
1995 aún existen y encontramos que, en general, es necesario ejercer una supervisión
más eficaz y mejorar el control por este departamento de las actividades de compra,
incluyendo servicios de imprenta, compra de papelería y entrega de bienes y servicios.
El Secretario General aprobó las 26
recomendaciones presentadas en este Informe de Auditoría, las que se encuentran en
trámite de cumplimiento.
Evaluaciones
En el Informe de Actividades anterior
al presente (CP/doc.2978/97) se hizo referencia a la evaluación que llevó a cabo el
Inspector General personalmente sobre la independencia administrativa de la Corte
Interamericana de Derechos Humanos. Como resultado de esa evaluación, el Inspector
General recomendó que el Secretario General firmara cuanto antes un acuerdo que había
sido preparado por el Departamento de Servicios Legales, con miras a otorgar a la Corte el
grado de autonomía administrativa que requiere este tribunal interamericano por su misma
naturaleza.
El Inspector General se complace en
informar que el acuerdo fue firmado por las partes en diciembre de 1997 y ha entrado en
vigor.
Otras actividades
Representantes de la Oficina del
Inspector General continuaron participando en comités y grupos de trabajo de la
Secretaría General sobre asuntos que son de especial interés para la OIG.
16 de enero de 1998
Guillermo A. Belt
Inspector General (e)
Descargo
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