OFICINA DEL INSPECTOR GENERAL OIG


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Informe de Actividades de la Oficina del Inspector General 1996

Auditorías

* 1 de enero al 31 de marzo de 1996
* 1 de abril al 30 de junio de 1996
* 1 de julio al 30 de septiembre de 1996
* 1 de octubre al 31 de diciembre de 1996

* 1 de enero al 31 de marzo de 1996

       El 5 de enero de 1996 se presentó el Informe de Auditoría Interna SG/OIG/AUDIT-01/96 sobre la Oficina de la Secretaria General de la OEA y Proyectos en el Ecuador.

       Esta auditoría se efectuó para verificar selectivamente el cumplimiento de las normas y reglamentaciones vigentes y asegurar la observancia de las políticas, reglas y prácticas establecidas. Se evaluaron procedimientos operativos seleccionados a fin de verificar su efectividad, eficiencia y economía, así como la solidez de los controles internos.

       La conclusión general del Informe de Auditoría fue que la Oficina no estaba cumpliendo con las reglas presupuestarias y financieras. Además, se comprobó una falta de colaboración de los funcionarios de la Oficina con la Oficial de Apoyo de Servicios Directos, quien asumió sus funciones en agosto de 1995.

       Se formularon 20 recomendaciones dirigidas específicamente a corregir las anomalías detectadas por la auditoría. El Secretario General aprobó todas las recomendaciones, que se encuentran en vías de cumplimiento.

       El 25 de enero de 1996 se presentó el Informe de Auditoría Interna SG/OIG/AUDIT-02/96 sobre Gastos de Representación y Hospitalidad en la Secretaría General.

       Se emplearon diversos procedimientos y técnicas de auditoría para llevar a cabo este estudio, incluyendo la revisión de órdenes de compra, solicitudes de reembolso, pagos y otras. Se hizo una revisión de transacciones mediante técnicas de muestreo y análisis interpretativo; se realizaron dos encuestas informales de mercado, y se entrevistó a funcionarios y otras personas, además de hacer una inspección de almacenes y otros locales

       Como conclusión general, en el Informe de Auditoría se señala que los fondos aprobados para gastos de representación y hospitalidad se están empleando en beneficio de la imagen y los objetivos de la Organización. No obstante, se detectaron deficiencias que deberán corregirse mediante modificaciones de los procedimientos administrativos, compilación de estadísticas más completas y negociación de mejores precios de alimentos, bebidas y equipos, entre otras medidas

       Las 17 recomendaciones del Informe de Auditoría fueron aprobadas por el Secretario General y se encuentran en trámite de cumplimiento.

       El 8 de marzo de 1996 se presentó el Informe de Auditoría SG/OIG/AUDIT-03/9-6 sobre la Oficina de la Secretaría General y Proyectos en Antigua y Barbuda.

       La auditoría tuvo por finalidad verificar el cumplimiento de normas y reglamentaciones con arreglo a los criterios y con base en los procedimientos señalados en el párrafo I.I. Además se hizo el seguimiento de las deficiencias encontradas en la auditoria anterior y del cumplimiento de las recomendaciones formuladas para corregirlas. Esta auditoría figura en el Plan de Actividades de la Oficina del Inspector General para 1996(CP/Doc.2688/96).

       En general, los controles internos en la Oficina son adecuados. Sin embargo, es necesario hacer más eficaces la supervisión y el control de las funciones esenciales de las oficinas en los Estados Miembros, responsabilidad asignada en la actualidad a la Oficina del Secretario General Adjunto, por lo que así se consignó en este Informe.

       Las 21 recomendaciones emanadas de esta auditoría fueron aprobadas por el Secretario General y se encuentran en trámite.

       El 13 de marzo de 1996 se presentó el Informe de Auditoría SG/OIG/AUDIT-04/96 sobre la Oficina de la Secretaría General y Proyectos en Grenada.

       La auditoría, que figura en el Plan de Actividades del Inspector General para 1996, contiene conclusiones generales similares a las señaladas en el párrafo 1.3 y un total de 15 recomendaciones dirigidas a mejorar situaciones tanto en la Oficina como en los proyectos que se ejecutan en este Estado Miembro. El Secretario General aprobó todas las recomendaciones y estas se encuentran en vías de cumplimiento.

* Investigación

       El 6 de febrero de 1996, el Inspector General presentó un informe confidencial al Secretario General sobre la investigación que llevo a cabo, por medio de la Subinspector General, acerca de actuaciones de un funcionario. Durante la investigación, el funcionario en cuestión presentó renuncia a su cargo y esta le fue aceptada.

* Otras Actividades

       Seguimiento de las recomendaciones del Inspector General

       El gran total de recomendaciones del Inspector General desde 1990 hasta la fecha es de 925; se han cumplido 710, 79 se encuentran en trámite y 136 están pendientes .

       En 1994 se hicieron 156 recomendaciones, de las cuales 147 se han puesto en vigor y 9 se hallan en trámite

       En 1995 el total de recomendaciones es de 271, de las cuales 130 han sido cumplidas, 57 se encuentran en trámite y 84 están pendientes .

       Desde enero de 1996 se han presentado 73 recomendaciones, de las cuales 8 se han puesto en vigor, 13 están en tramite y 52 siguen pendientes.

* Informes y Consultas

       Durante el trimestre se prepararon y presentaron el Informe de Actividades de la Oficina del Inspector General correspondiente al período comprendido entre el 1 de octubre y el 11 de diciembre de 1995 (CP/doc. 2686/96); el Informe Anual del Inspector General correspondiente al periodo 1 de enero a 31 de diciembre de 1995 (CP/doc. 2706/96); y el Plan de Actividades de la Oficina del Inspector General para la Inspección, Auditoría y Revisión de los Programas de la Organización 1996-1997 (CP/doc.2688/96).

       Se evacuaron consultas sobre diferentes temas. Se continuó asistiendo a sesiones de los comités en los que el Inspector General o su representante actúan en calidad de observador.

 

29 de marzo de 1996

Guillermo A. Belt
Inspector General (e)

* 1 de abril al 30 do junio de 1996

       El Inspector, General consideró conveniente hacer una revisión y evaluación de la Misión Civil Internacional en Haití (MICIVIH) como parte de las actividades de su oficina en 1996. La auditoría (Informe SG/OIG/AUDIT-05/96, del 14 de junio) se llevó a cabo en la sede de la Secretaría General y en Haití entre el 1 de marzo y el 25 de mayo. A medida que se desarrolló el estudio, sus resultados y conclusiones, preliminares fueron comunicados a los funcionarios de la Secretaria General con responsabilidad sobre diversos aspectos de MICIVIH, a fin de que tuvieran oportunidad de hacer comentarios, los cuales se tuvieron en cuenta en la redacción del informe final.

       El Inspector General atribuye especial importancia a este estudio por el impacto que debe tener sobre operaciones futuras en el sector prioritario de promoción de la democracia y fortalecimiento de las instituciones democráticas en los Estados Miembros.

       Las conclusiones principales de esta auditoría son que. se está logrando las metas fijadas para MICIVIH y que los gastos efectuados están debidamente documentados. No obstante, la ejecución de MICIVIH como proyecto no se está llevando a cabo de la manera más eficiente y económica.

       La Recomendación número 1 fue puesta en práctica por el Secretario General al transferir a la Unidad para la Promoción de la Democracia la responsabilidad de la operación de MICIVIH. La UPD deberá mantener a la Oficina del Secretario General regularmente informada de la marcha del proyecto, así como establecer la debida coordinación con la Oficina del Secretario General Adjunto cuando proceda.

       Conforme a la Recomendación numero 14, el Secretario General decidió incorporar a un representante del Departamento de Recursos Humanos en el Comité de Selección de Observadores que viene funcionando con respecto a MICIVIH. Esta decisión debe mantenerse para actividades similares en el futuro.

       Cabe esperar que al asignar mayor responsabilidad a la Unidad para la Promoción de la Democracia y al Departamento de Recursos Humanos, en lo que a cada dependencia atañe, la ejecución de MICIVIH se lleve a cabo en adelante con mayor eficiencia, especialmente en lo que a costos de personal se refiere, siendo esta una de las preocupaciones principales que la oficina del Inspector General se señaló en este estudio.

       Las 24 recomendaciones restantes emanadas de esta Auditoría fueron igualmente aprobadas por el Secretario General, por lo que las dependencias de la Secretaria General a las que van dirigidas deberán ponerlas en vigor dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe. Esta responsabilidad recae en el Subsecretario de Administración, la Coordinadora de la UPD, el Director Ejecutivo de MICIVIH, y el Director del Departamento de Servicios Financieros.

       El 17 de junio se presentó el informe de Auditoria sobre la Oficina de la Secretaria. General en Trinidad y Tobago y los proyectos de la OEA en ese Estado Miembro (SO/OIG/AUDIT-06/96).

       Esta auditoría, contemplada en el plan de actividades de la oficina del Inspector General para 1996, se realizó principalmente para verificar los controles internos en la oficina en Trinidad y Tobago. y el cumplimiento de las normas y reglamentaciones de la Secretaría General. Abarcó el año 1995 y, además, completó el seguimiento de las recomendaciones formuladas por la auditoría anterior, que se llevó a cabo en 1991.

       La auditoria comprobó que los controles internos en esta oficina son adecuados para asegurar la debida autorización de transacciones y actividades, y salvaguardar el acceso y uso de activos y registros, y para el debido asentamiento de transacciones y cantidades.

       Para corregir las deficiencias detectadas se formularon. 17 recomendaciones, dirigidas a las siguientes dependencias: Oficina del Secretario General Adjunto (8), Departamento de Recursos Humanos (3), Departamento de Servicios Financieros (3) Departamento de Becas (1) , Departamento de Recursos Materiales (1) y Departamento de Asuntos Económicos y Sociales (1).

       Una vez aprobadas las recomendaciones por el Secretario General, la Oficina del Secretario General Adjunto expidió una instrucción circular a los directores de las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros para que, en cumplimiento de la Recomendación número 9 del Inspector General, envíen los informes trimestrales de liberaciones aduaneras dentro de los diez días hábiles siguientes a al final de cada trimestre.

       Igualmente, la oficina del Secretario General Adjunto dio instrucciones al Director de la Oficina en Trinidad y Tobago de poner en vigor inmediatamente las cinco recomendaciones del Informe de Auditoría que le conciernen. El director de esa oficina comunicó por escrito a la sede que ha tomado acción para poner en vigor las Recomendaciones numero 6 (Llamadas telefónicas de larga distancia) y número 8 (uso de vehículos oficiales).

       La Directora del Departamento de Becas cumplió con la Recomendación número 10 al solicitar por escrito al Director del Departamento de Sistemas Administrativos que registre los pagos de préstamos del Fondo Leo S. Rowe tan pronto como los reciba y que ajuste las cuentas de los prestatarios para que reflejen con exactitud los saldos pendientes.

       En esta auditoría se detectaron dos problemas recurrentes que han sido señalados en auditorías anteriores: el incumplimiento de las disposiciones del Manual Financiero de Campo sobre registro y autorización de llamadas telefónicas de larga distancia, y la presentación de información insuficiente en el registro de uso de los vehículos oficiales. Por consiguiente, las Recomendaciones 6 y 7 del Informe requieren que el Director del Departamento de Servicios Financieros envíe una instrucción circular a las Oficinas en los Estados Miembros solicitando el cumplimiento de las reglamentaciones pertinentes. Las instrucciones circulares han sido enviadas a todas las Oficinas.

       El 28 de junio se presentó el Informe de Auditoría sobre la Oficina de la Secretaría General en Jamaica y las proyectos de la OEA en ese Estado Miembro (SG/OIG/AUDIT-07/96). La auditoría, que se llevo a cabo inmediatamente después de la practicada en Trinidad y Tobago para reducir su costo, se debió a informaciones llegadas al Inspector General sobre problemas en esta oficina y, además, a la solicitud de la nueva directora. Abarcó el año 1995 e incluyó el seguimiento de la auditoría de 1993.

       La conclusiones principales son que hubo casos de conflicto de intereses,en los que tuvo participación una funcionaria de la Oficina en Jamaica, y que la supervisión de esta Oficina por la sede fue inadecuada, lo cual dio lugar a esa situación y otras en las que no se cumplió con las políticas y procedimientos vigentes. Como medida administrativa de carácter preventivo, el Inspector General recomendó suspender la autorización de firma de la funcionaria en cuestión, lo que se hizo aún antes de que se presentara el Informe de Auditoría. Además, el Inspector General recomendó la adopción de una medida disciplinaria contra esa funcionaria, que a la fecha del presente informe se encuentra en trámite reglamentario.

       El Secretario General aprobó las 29 recomendaciones del Informe, dirigidas a la Oficina del Secretario General Adjunto (13), Departamento de Recursos Humanos (1), Departamento de Servicios Financieros (7), Departamento de Becas (1), Departamento de Recursos Materiales (3), Departamento de Asuntos Económicos y Sociales (1), Departamento de Desarrollo Regional y Medio Ambiente (1) y Departamento de Sistemas Administrativos (1) .

* Otras actividades

       Seguimiento de las recomendaciones del Inspector General

      Desde 1990, el Inspector General ha formulado un total de 1001 recomendaciones, de las cuales más del 76% se han puesto en vigor y poco menos del 10% están en vías de cumplimiento. El 14%, aproximadamente, de recomendaciones pendientes se concentra en los años 1995 y 1996.

       En junio, el Inspector General puso en marcha un programa de reclamos a las dependencias morosas que ha comenzado a dar resultados positivos, como puede apreciarse de los datos que se han dado en la primera parte de este informe trimestral. Próximamente se ofrecerá información actualizada sobre el tema.

* Informes y consultas

       Se prepararon los informes reglamentarios, incluyendo el Informe de Actividades correspondientes al primer trimestre de 1996, y se evacuaron consultas sobre varios asuntos. La Oficina del Inspector General actúo como observador en las sesiones de los comités en los que participa en esa calidad.

 

9 de julio de 1996

Guillermo A. Belt
Inspector General (e)

* 1 de julio al 30 de septiembre de 1996

       En el Informe de Actividades del trimestre anterior (CP/doc.2792/96), al dar cuenta de la auditoría a la Oficina de la Secretaría General en Jamaica (SG/OIG-AUDIT-07/96), se consignó que el Inspector General había recomendado una medida disciplinaria contra una funcionaria de esa Oficina involucrada en conflictos de intereses. La medida que se aplicó fue la censura escrita, conforme a dicha recomendación.

       El Inspector General decidió llevar a cabo una auditoría operativa de la Unidad de Viajes en el Departamento de Recursos Materiales (SG/OIG-AUDIT-08/96), a fin de evaluar su efectividad en términos de costo-beneficio, haciendo uso de la facultad que le confiere la Orden Ejecutiva 95-05 de aconsejar al Secretario General con respecto a las oportunidades de mejorar las operaciones y reducir los riesgos de pérdidas debidos a faltas de eficiencia (Capítulo III.B.4.).

       La conclusión principal de esta auditoría es que si bien la Unidad de Viajes ha desarrollado sus actividades de manera eficiente, logrando economías importantes, su costo ha venido incrementándose en los últimos años, aumentando en un 25 por ciento aproximadamente entre 1993 y 1995. Por consiguiente, el Inspector General opina que no es probable que el valor de los beneficios derivados de esta Unidad justifique en el corto plazo su costo creciente.

       La posibilidad de privatizar este servicio fue sugerida por el Director del Departamento de Recursos Materiales al responder a una recomendación anterior de la Oficina del Inspector General (SG/OIG-AUDIT-11/95). En la auditoría que se comenta se recomendó proceder en esa forma gradualmente, dentro de un plazo razonable; las otras tres recomendaciones del Informe SG/OIG-AUDIT-08/96 están dirigidas a la misma finalidad. Todas estas recomendaciones fueron aprobadas por el Secretario General oportunamente y se encuentran en vías de ejecución. El Inspector General consigna con satisfacción, además, que ha examinado este tema en profundidad con el nuevo Subsecretario de Administración, quien está estudiando la mejor forma de lograr los objetivos señalados en la auditoría, la cual se completó antes de que este funcionario asumiera su cargo.

       En la auditoría SG/OIG-AUDIT-09/96 se hizo un estudio de los mecanismos de contratación vigentes en la Secretaría General. Hay muchas formas de contratar los recursos humanos que necesita la Secretaría General, lo que parece excesivo. Además, la modalidad del Contrato por Resultado (CPR) presenta serios problemas cuando se have uso indebido de ella, tal como lo ha señalado reiteradamente el área jurídica de la Secretaría General.

       Las recomendaciones de esta auditoría tienen por objetivo simplificar los diversos mecanismos de contratación y adecuarlos a las necesidades presentes y futuras de la Organización, teniendo en cuenta muy especialmente sus nuevas prioridades. Como parte de ese ejercicio, el Inspector General ha recomendado llevar a cabo un estudio sobre dotación de personal que permita determinar niveles razonables de personal en cada dependencia. El Secretario General aprobó oportunamente las cinco recomendaciones y el Subsecretario de Administración ha comenzado a ponerlas en práctica.

       El 30 de septiembre, el Inspector General presentó la auditoría de seguimiento a la Unidad de Servicios de Idiomas (SG/OIG-AUDIT-10/96). En febrero de 1995, la Oficina del Inspector General llevó a cabo una auditoría de la misma unidad (SG/OIG-AUDIT-04/95), la cual identificó varias debilidades que incluían la ausencia de administración eficaz, la necesidad de centralizar y controlar la tramitación de documentos incluyendo pagos a traductores independientes, y la necesidad de contar con procedimientos escritos para el trámite sistemático de las operaciones. En la auditoría de 1995 se hicieron 30 recomendaciones encaminadas a mejorar el funcionamiento de la Unidad de Servicios de Idiomas. El proceso de verificación del cumplimiento de esas recomendaciones condujo a la auditoría de septiembre pasado.

       En el curso de esta auditoría se constató que un grupo numeroso de traductores independientes venían reclamando desde have varios meses el pago de traducciones entregadas por ellos desde 1994 hasta fechas muy recientes. Dado el estado sumamente deficiente de la documentación en poder de la Unidad de Idiomas, resultó imposible precisar el monto de esos adeudos, cuya cuantía total llegó a estimarse en cerca de $300,000. Se hicieron diez recomendaciones para corregir el problema, saldar la deuda y evitar la repetición de situaciones semejantes, y para tomar medidas respecto de los funcionarios responsables. El Secretario General aprobó las recomendaciones de la auditoría.

       El Inspector General compareció ante la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios del Consejo Permanente el martes 8 de octubre, en sesión privada, e informó sobre esta auditoría. A pedido de varias delegaciones se distribuyó el Informe SG/OIG-AUDIT-10/96.

       El 16 de octubre llegó a conocimiento de la Oficina del Inspector General que el Subsecretario de Administración está verificando las cantidades adeudadas a traductores independientes y que presentará en breve el resultado de su examen.

* Inspección

       En vista del volumen de llamadas telefónicas de larga distancia que se hacen desde la sede de la Secretaría General, incluyendo las que se reciben por cobrar, y teniendo en cuenta el costo de este servicio, para el cual se incluyó una partida de $944,000 en el presupuesto vigente, el Inspector General dispuso una inspección preliminar de esas llamadas. Con base en ese estudio, recomendó la limitación inmediata y estricta del uso de este servicio. El Subsecretario de Administración expidió las instrucciones del caso, en cumplimiento de cinco recomendaciones específicas (Memorándum No. MAN/AS/170-96, del 25 de septiembre de 1996). El Jefe de Gabinete del Secretario General, por su parte, restringió el uso de teléfonos celulares conforme a la Recomendación número 6 del Informe. Como resultado de esta inspección, la Secretaría General obtuvo el reembolso por un número de funcionarios del importe de llamadas personales, incluyendo los recargos correspondientes.

* Investigación

       A pedido del Secretario Ejecutivo del CIDI, el Inspector General hizo una investigación sobre anomalías en un proyecto que se ejecutaba en un Estado Miembro. Dada la gravedad de las irregularidades observadas, el Inspector General recomendó que no se hagan nuevos desembolsos para ese proyecto, cuya ejecución se había suspendido por el área del CIDI en noviembre de 1995. En este estudio se hicieron recomendaciones para mejor control de proyectos de esta naturaleza en el futuro.

       El Secretario Ejecutivo del CIDI se propone enviar sistemáticamente al Inspector General la información referente a nuevos proyectos en su área, y el Inspector General se compromete a formular las sugerencias que considere procedentes para su mejor control y ejecución, con carácter preventivo.

* Otras actividades

       La Oficina del Inspector General continuó haciendo el seguimiento sistemático de las recomendaciones aprobadas por el Secretario General, que hasta la fecha son la totalidad de las formuladas por el Inspector General. Asimismo, continuó preparando informes trimestrales, evacuando consultas y participando como observador cuando procede.

       El Inspector General ha designado a un auditor para encargarse de verificar el cumplimiento de las recomendaciones de auditoría, a fin de facilitar este proceso.

 

18 de octubre de 1996

Guillermo A. Belt
Inspector General (e)

* 1 de octubre al 31 de diciembre de 1996

       Durante el mes de noviembre, la OIG concluyó una auditoría de los viajes oficiales realizados desde la sede de la Secretaría General (SG/OIG-AUDIT 11/96). Esta auditoría se llevó a cabo a solicitud de la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios. El propósito de esta auditoría fue la de determinar el grado de cumplimiento con las normas y regulaciones en materia de viajes oficiales por parte de los funcionarios de la Secretaría General. Además, la Oficina del Inspector General enfocó este informe sobre la identificación de aquellos mecanismos operativos que pueden ser mejorados con el objeto de facilitar la realización de los viajes oficiales, manteniendo al mismo tiempo un marco de control interno efectivo.

       En términos generales, a través de este informe la OIG pudo comprobar que la gran mayoría de los viajes oficiales realizados por los funcionarios durante el período comprendido por esta auditoría cumplen con una función claramente establecida y tienen objetivos cónsonos con la función de la Organización en los Estados Miembros. El trabajo realizado para esta auditoría, sin embargo, puntualizó varios aspectos que necesitan ser mejorados, tales como la necesidad de una programación más estructurada de los viajes oficiales, que incluya los objetivos y el número de funcionarios que participan en cada misión; la formalización de la presentación de informes de misión al regresar de los viajes oficiales; y la necesidad de publicar y mantener al día un manual operacional que cubra todos los aspectos relacionados con la realización de viajes oficiales, incluyendo normas, regulaciones y procedimientos administrativos.

       Durante el mes de diciembre, la OIG concluyó un informe de auditoría sobre la Comisión Interamericana de Mujeres (CIM) (SG/OIG-AUDIT 12/96). Esta auditoría la realizó la OIG con el objetivo principal de identificar los controles internos existentes y verificar que la CIM esté llevando a cabo sus responsabilidades de acuerdo al Reglamento Financiero y Presupuestario, al Manual Financiero del Campo, las Normas Generales y otras directivas de la Secretaría General.

       Este informe de auditoría reveló que, en general, los controles internos son satisfactorios dentro de la CIM, y que con la excepción de casos específicos que se analizan en el informe que tratan principalmente sobre obligaciones pendientes de ejecución, e inventario, se están observando a satisfacción las normas y procedimientos concernientes a las transacciones financieras de la Comisión. Uno de los problemas más serios que enfrenta la Comisión es la falta de personal, y así se ha hecho constar en el informe de auditoría.

* Investigación

       Como resultado del informe de auditoría sobre los Viajes Oficiales Realizados desde la Sede, la OIG llevó a cabo una investigación sobre un viaje oficial realizado por dos funcionarios de la Secretaría General a uno de los Estados Miembros (SG/OIG-INVEST 03/96). La investigación realizada por la OIG verificó las irregularidades encontradas durante la auditoría. Por consiguiente, la OIG recomendó que se tomaran medidas administrativas y disciplinarias con respecto a los funcionarios en cuestión.

* Otras actividades

       La Oficina del Inspector General ha mantenido el seguimiento sistemático de las recomendaciones aprobadas por el Secretario General, que hasta la fecha son la totalidad de las formuladas por el Inspector General. Hacemos notar que durante el año 1996 se ha dado un notable incremento en el número de las recomendaciones cumplidas. La OIG continuó, además, preparando informes trimestrales, respondiendo a consultas y participando como observador en comités y grupos de trabajo, cuando procede.

 

14 de enero de 1997

Guillermo A. Belt
Inspector General (e)

Descargo