1 de janeiro a 31 de junho de 2000
1º de julho a 30 de dezembro de 2000

1 de janeiro a 31 de junho de 2000

Relatórios de auditoria

Seis auditorias previstas no plano de auditoria da Inspetora-Geral para 2000 foram realizadas no período terminado em 30 de junho de 2000.

A auditoria SG/OIG/AUDIT-01/00 foi levada a cabo a fim de avaliar os controles internos do Escritório de Ciência e Tecnologia. Foram examinados determinados procedimentos operacionais e transações para verificar se esse Escritório estava exercendo suas funções de acordo com as políticas e procedimentos da OEA. A auditoria determinou que a maioria dos controles internos do Escritório são adequados. As principais deficiências identificadas foram as seguintes: a) os saldos dos relatórios mensais de assistência não coincidiam com os resumos obtidos dos registros proporcionados pelo Departamento de Serviços Financeiros e b) é necessário classificar corretamente as despesas de projetos e fazer o acompanhamento de saldos restantes de projetos concluídos. Sete recomendações foram apresentadas, as quais foram aprovadas pelo Secretário-Geral.

A auditoria SG/OIG/AUDIT-02/00 foi realizada principalmente para fazer o acompanhamento de ações tomadas e para examinar o progresso alcançado na implementação de recomendações da auditoria anterior dos servidores NT (SG/OIG/AUDIT-08/99). Nosso exame incluiu a revisão da segurança e das operações de sistemas, inclusive a segurança do domain do SICE e dos servidores NT, bem como das funções e desempenho do recém-nomeado Oficial de Segurança de Informação. A auditoria determinou que, de modo geral, foi alcançado progresso nos Sistemas de Informação da OEA no que se refere a domains NT e segurança do servidor e controle operacional do sistema Oracle. A segurança física melhorou muito; diversas lacunas técnicas foram preenchidas; uma reorganização interna proporcionou responsabilidades administrativas; e a nomeação do Oficial de Segurança de Informação aumentou o enfoque de segurança. Se bem que a Subsecretaria de Administração concorde com os resultados e recomendações do relatório, existem diversos desafios que o Sistema de Informação da OEA enfrenta e que devem ser abordados efetivamente. Uma preocupação é que, embora tenha sido alcançado certo progresso, muitas das conclusões e recomendações originais da auditoria anterior, que haviam sido declaradas concluídas pelo pessoal da OEA, ainda estavam incompletas. Na ocasião da auditoria, o auditor concluiu que 20 das 44 conclusões originais estavam concluídas e encerradas e que 24 estavam incompletas e ainda pendentes. Fomos informados de que não foram aprovados recursos solicitados no orçamento de 2001 para a implementação de recomendações críticas para atualização de sistemas, maior segurança de sistemas e recursos humanos adicionais. As nove recomendações de alto risco (a ser implementadas em 30 dias) e quatro recomendações de risco médio (a ser implementadas em 90 dias), que foram formuladas a fim de atender às conclusões desta auditoria, foram aprovadas pelo Secretário-Geral. O Escritório do Inspetor-Geral continua a monitorar os esforços empreendidos pela Subsecretaria de Administração no sentido de abordar as conclusões de auditorias e a Inspetora-Geral verificou que estão sendo envidados todos os esforços pela Subsecretaria, no sentido de cumprir as recomendações de acordo com as limitações dos recursos disponíveis.

A auditoria SG/OIG/AUDIT-03/00 foi efetuada para examinar o progresso alcançado na implementação das recomendações da auditoria anterior de Oracle Government FinancialsTM (SG/OIG/AUDIT-09/99) e da nova família de aplicações do Oracle Human Resources que foram produzidas este ano. Uma vez que o sistema hardware/software e as organizações de apoio técnico são semelhantes para as duas famílias de aplicações e dado que as recomendações de alto risco não foram cumpridas, as deficiências identificadas nas auditorias anteriores também afetam Recursos Humanos. O auditor determinou que, das 20 recomendações aprovadas na auditoria de 1999, apenas duas poderiam ser consideradas concluídas. A falta de conclusão do trabalho para resolver os problemas identificados na auditoria anterior preocupa seriamente o Escritório do Inspetor-Geral, particularmente porque recomendações sobre normas de auditoria não foram cumpridas. Além disso, não foram estabelecidas responsabilidades para os auditores seguirem efetivamente atividades do Oracle FinancialsTM ou Contabilidade de Projetos. Como não foi concedido o acesso ao sistema solicitado, o auditor técnico teve de empregar um método mais difícil de extrair a evidência técnica.

As questões de controle de dados de que trata o relatório de auditoria são muito graves e devem ser abordadas prioritariamente, particularmente dado que o auditor encontrou que os dados financeiros no Sistema Oracle FinancialsTM nem sempre representam a situação financeira de determinados programas, projetos, escritórios ou organizações. A auditoria também identificou a necessidade de políticas e procedimentos de segurança formalmente documentados para toda a Organização, e temos a satisfação de informar que esta necessidade está sendo atendida. No entanto, é urgente a formulação de políticas e procedimentos por escrito para os processos operacionais do Sistema Oracle FinancialsTM. A auditoria também determinou que não é adequado o controle de aspectos significativos do Oracle FinancialsTM e de aplicações de folhas de pagamento e sistemas relacionados e de hardware e que esse controle precisa de ser aperfeiçoado. No relatório de auditoria de 1999, a Junta de Auditores Externos observou que deficiências na estrutura de controle identificadas pelo Escritório do Inspetor-Geral não foram abordadas imediatamente e que tiveram um impacto sobre as operações financeiras de 1999. Acrescentaram também que, como são consideráveis os problemas existentes, a administração da OEA deve continuar a tomar medidas apropriadas para garantir controles adequados e razoáveis dos recursos financeiros. Nove recomendações de alto risco e cinco de risco médio foram aprovadas pelo Secretário-Geral. Cabe observar que as recomendações formuladas nesta auditoria haviam sido originalmente apresentadas no relatório de auditoria anterior.

O compromisso da administração com a competência é um fator importante para garantir um ambiente de controle positivo. O relatório de auditoria afirma que o Subsecretário de Administração deve assegurar-se de que sejam tomadas medidas apropriadas para uma administração mais efetiva do Oracle Technical Environment, garantir que esses processos empresariais críticos que são conduzidos sejam adequadamente documentados e determinar necessidades financeiras e de recursos humanos apropriadas para um ambiente que gera uma atitude positiva e de apoio com relação a controles internos.

Temos a satisfação de informar que já foi iniciada a implementação das recomendações e felicitamos a Subsecretaria de Administração pelo significativo progresso alcançado. Estão sendo oferecidos cursos de treinamento a alguns departamentos, para atender a suas necessidades específicas. Estão sendo levadas a cabo discussões a fim de abordar a aparente duplicação de responsabilidades do Departamento de Tecnologia e Serviços Gerais, do Departamento de Análise Administrativa, Planejamento e Serviços de Apoio e do Departamento de Serviços Financeiros, e o assunto deverá ser resolvido em breve. Depois da questão do relatório de auditoria, o Departamento de Análise Administrativa, Planejamento e Serviços de Apoio elaborou uma série de cursos de treinamento sistemático e detalhado em Oracle, a fim de proporcionar aos usuários, inclusive executivos da Secretaria-Geral da OEA, o conhecimento necessário para desempenhar as funções que lhes são atribuídas. O memorando de 27 de julho de 2000, do Subsecretário de Administração dirigido a todos os Secretários Executivos e Subsecretários, Diretores e Chefes de Repartição, proporciona uma descrição sucinta de alguns dos atributos do Oracle FinancialsTM e propõe um plano de treinamento prático e avaliação de todos os funcionários, a fim de assegurar que todos possuam a capacidade necessária para desempenhar as suas funções. Esse memorando, que foi emitido em resposta a recomendações de auditorias específicas, destina-se a melhorar a segurança geral de sistemas e aumentar a conscientização a respeito da segurança, a proporcionar ao pessoal a capacidade de administrar suas informações financeiras no Sistema Oracle e de recuperar a informação financeira necessária do sistema para fins de apresentação de relatórios.

A auditoria SG/OIG/Audit 04/00 foi realizada a fim de avaliar os controles administrativos e internos dos recursos da Caixa Pequena na sede e de assegurar o cumprimento das normas e procedimentos da OEA. Nosso exame determinou que todas as contas de Caixa Pequena estavam devidamente contabilizadas e que as despesas eram acompanhadas de documentação. No entanto, constatamos que o Departamento de Serviços Financeiros (DFS) e os Custódios da Caixa Pequena nem sempre cumpriam os procedimentos da OEA referentes à manutenção e desembolso dos Recursos da Caixa Pequena. As principais falhas identificadas foram as seguintes:

I. A lista proporcionada pelo DFS estava incompleta, por omitir um custódio.
II. Recursos de Caixa Pequena, embora não em grandes quantias, estavam inapropriadamente depositados nas contas pessoais de dois custódios na Cooperativa de Crédito da OEA.
III. Seis dos 15 custódios não tinham autorização prévia para desembolsar recursos e alguns não preencheram o formulário 370 da OEA antes de fazer os desembolsos.
IV. Em alguns casos certos custódios tanto desembolsaram quanto aprovaram a transação, e alguns custódios não mantiveram em arquivo uma amostra da assinatura requerida da pessoa autorizada a desembolsar esses recursos.
V. Apesar de não ter sido processada transação alguma desde 1998, um custódio reteve os comprovantes e não os submeteu ao DFS para o encerramento da conta.

Quatro recomendações foram formuladas, a fim de melhorar os controles internos e foram aprovadas pelo Secretário-Geral.

A auditoria (SG/OIG/AUDIT-05/00) foi realizada a fim de identificar os controles em vigor para as atividades operacionais do Escritório da Secretaria-Geral em Saint Kitts e Nevis. Examinamos determinadas atividades operacionais e financeiras incluindo receitas e desembolsos em dinheiro para o período de janeiro a dezembro de 1999. Avaliamos a efetividade, eficiência e economia de controles internos, para determinar se o Escritório estava cumprindo suas responsabilidades em conformidade com as normas e procedimentos da OEA. Constatamos que, de modo geral, os controles internos do Escritório da OEA em Saint Kitts e Nevis são adequados para proporcionar a devida autorização e registro de transações, atividades e desembolsos e a adequada proteção de ativos. As principais deficiências identificadas no decorrer da auditoria foram a necessidade de: 1) cumprir as normas da OEA com relação ao uso pessoal do telefone; 2) manter um registro de milhagem para o veículo oficial; 3) garantir a precisão dos relatórios mensais de assistência submetidos ao Departamento de Serviços Financeiros; e 4) submeter um inventário anual para o registro adequado de ativos da OEA. O Diretor do Escritório da OEA em Saint Kitts and Nevis reembolsou à OEA o custo de suas chamadas telefônicas que foram identificadas na auditoria. Verificamos também que o Departamento de Serviços Financeiros não manteve um registro de assinaturas autorizadas para todas as contas bancárias nos Estados membros, conforme requerido pelas normas da OEA. Examinamos dois projetos executados pelo Escritório em Saint Kitts e Nevis no período abrangido pela auditoria: 1) Desenvolvimento da Pequena Empresa e 2) Treinamento em Programação de Computador e Empresarial. A auditoria determinou que saldos de projetos no Sistema Oracle FinancialsTM na sede não coincidiam com os registros de desembolsos nesse Escritório devido a quantias registradas incorretamente sob determinados projetos e a erros tipográficos no registro de desembolsos. É necessária uma administração mais efetiva de projetos por parte de diretores de projetos na sede, a fim de garantir que os desembolsos sejam registrados apropriadamente e que os saldos das contas sejam exatos. Treze recomendações foram apresentadas, as quais foram aprovadas pelo Secretário-Geral.

A auditoria SG/OIG/AUDIT-06/00 foi levada a cabo a fim de identificar os controles em vigor para as atividades operacionais do Escritório da Secretaria-Geral em Antígua e Barbuda. Examinamos determinadas atividades operacionais e financeiras, incluindo receitas e desembolsos em dinheiro para o período de janeiro a dezembro de 1999, a fim de avaliar a efetividade, eficiência e economia de controles internos e de determinar se o Escritório estava cumprindo suas responsabilidades em conformidade com as normas e procedimentos da OEA. Constatamos que, de modo geral, o Escritório da OEA em Antígua e Barbuda registra todas as transações operacionais. As principais deficiências identificadas no decorrer da auditoria foram a necessidade de: 1) cumprir as normas da OEA com relação ao uso pessoal do telefone; 2) manter um registro de milhagem para o veículo oficial; 3) garantir a precisão dos relatórios mensais de assistência submetidos ao Departamento de Serviços Financeiros; 4) submeter relatórios trimestrais de produtos importados livre de impostos naquele Estado membro; e 5) submeter um inventário anual para o registro adequado de ativos da OEA. O Diretor do Escritório da OEA em Antígua e Barbuda reembolsou à OEA o custo de suas chamadas telefônicas que foram identificadas na auditoria. A auditoria também identificou a necessidade de treinamento em normas operacionais da OEA para o Secretário/Técnico, que foi proporcionado pelo Escritório em Saint Kitts e Nevis antes da conclusão do relatório de auditoria. Nossos comentários anteriores a respeito da necessidade de o Departamento de Serviços Financeiros manter um registro de assinaturas autorizadas para todas as contas bancárias nos Estados membros, conforme exigido pelas normas da OEA, também se aplicam ao Escritório da OEA em Antígua e Barbuda. Foram executados dois projetos em Antígua e Barbuda no período abrangido pela auditoria: 1) Promoção de Sistemas Ambientalmente Sustentáveis de Manejo de Pragas Agrícolas mediante o Uso de Biopesticidas como Neem; e 2) Enfoque Integrado do Planejamento e Desenvolvimento da Terra para Sustentabilidade Ambiental. Não foi possível examinar esses projetos uma vez que: 1) registros do projeto são retidos pela agência executora em outro Estado membro; e 2) o período de desembolsos foi prorrogado devido a atrasos na implementação de atividades do projeto, por causa de prejuízos ocasionados por furacão. A auditoria também identificou uma obrigação pendente de pagamento para despesas de veículo relacionadas com o Projeto Parham Harbor, que foi concluído em 1997. Doze recomendações foram formuladas e submetidas à aprovação do Secretário-Geral.

No período que terminou em 30 de junho de 2000, estava em andamento o recrutamento de auditores para preencher as quatros vagas no Escritório do Inspetor-Geral. Como resultado desse processo, foram preenchidos três cargos de auditor por auditores qualificados com considerável experiência. O recrutamento para o cargo de Inspetor-Geral Adjunto - o único cargo vago neste Escritório - está em sua etapa final, e espera-se preencher a vaga em breve.

O Escritório do Inspetor-Geral continuou a participar como observador em reuniões particularmente relacionadas com a Comissão de Seleção e Aquisição e com o Sistema Oracle Financials TM.

Foram realizadas 13 auditorias no período de 1° de julho a 31 de dezembro de 2000 e feitas recomendações para corrigir debilidades de controle interno identificadas. Todos os relatórios foram aprovados pelo Secretário-Geral.

A auditoria SG/OIG-07/00 foi feita com enfoque nas políticas e procedimentos novos dos processos de aquisição, constantes da Ordem Executiva 00-1 corr. 1. A auditoria examinou amostras selecionadas das funções integradas relacionadas com o processo de aquisição, incluindo requisição, compra, pagamento e colocação de transações de aquisição em 1999 e 2000. A implementação do Sistema Oracle Financialsä mudou os processos de aquisição da OEA. O novo sistema agora requer que os departamentos de origem enviem uma requisição ao Escritório de Serviços de Gestão de Aquisições (OPMS) para preparação e aprovação de uma ordem de compra. A auditoria determinou que o Sistema funciona até certo ponto, mas não está plenamente funcional em termos de exatidão de dados, consistência e integridade de dados, grau de automação e facilidade para o usuário. Em seguida à questão do projeto de relatório, fomos informados de que foram corrigidas várias debilidades identificadas na auditoria com relação a gravames negativos, reconciliação de faturas, ordens de compras abertas, saldos zero e reconciliação do arquivo de ordens de compras com os gravames registrados no Livro Razão. Parabenizamos a Secretaria de Administração pelos esforços envidados no sentido de gerenciar e controlar efetivamente o processo de aquisição e corrigir as debilidades identificadas na auditoria. Incentivamos o monitoramento contínuo, por parte da OPMS, dos processos integrados de aquisição da OEA, a fim de assegurar a adequação dos controles internos.

O objetivo da auditoria SG/OIG-08/00 foi avaliar os controles internos do Escritório da SG/OEA na Guatemala. A auditoria determinou que é necessária uma supervisão mais eficaz por parte do Diretor desse escritório, bem como o cumprimento das diretivas da OEA em relação com as funções de desembolso, conciliações bancárias, registro de assinaturas autorizadas nos registros do banco local e registro dos ativos da OEA mantidos pelo Departamento de Tecnologia e Serviços Gerais. Foram examinados quatro projetos executados nesse Estado membro: 1) Assistência ao Tribunal Supremo Eleitoral da Guatemala; 2) Redução da abstenção eleitoral na Guatemala; 3) Missão de Observação Eleitoral de 1999; e 4) Modificação dos Programas de Estudos nas Escolas. A auditoria determinou que esses projetos fossem realizados em conformidade com suas respectivas decisões e alcançados seus objetivos.

A auditoria SG/OIG-09/00 apresenta detalhes a respeito de nosso exame da Cultura de Diálogo (PROPAZ) e da assistência aos Projetos de Remoção de Minas, também realizados na Guatemala. A auditoria determinou que os projetos foram executados de forma satisfatória em conformidade com os respectivos acordos.

O propósito principal da auditoria SG/OIG-10/00 foi examinar os controles internos relacionados com os processos de relações de pagamentos da SG/OEA, após a implementação do novo Módulo de Recursos Humanos/Folha de Pagamento. Determinou-se que, apesar do pouco tempo disponível para sua preparação, o sistema foi implementado satisfatoriamente. A capacidade de processar salários a tempo, com o menor número possível de problemas técnicos nos períodos de desenvolvimento, transição e execução foi devida principalmente ao trabalho árduo, compromisso e dedicação do pessoal. As principais debilidades identificadas foram: 1) as políticas e procedimentos ainda não estão documentados para assegurar consistência na aplicação dos processos de relações de pagamentos; 2) os lançamentos no diário utilizados para registrar as transações nem sempre são documentados; 3) havia falta de um reastreamento adequado da auditoria por meio do qual fossem examinadas as transações processadas como reembolsos por pagamentos de salários excessivos; 4) apesar das recomendações de um relatório de auditoria de 1999, os pedidos de pagamento a título de extraordinários não foram apoiados por registros de segurança apropriados para documentar a presença do funcionário na OEA durante as horas remuneradas; 5) nenhuma das Notificações de Ação de Pessoal (NAP) foi preparada da forma oportuna nem eficazmente examinada pelo Departamento de Serviços Financeiros (DFS); e 6) a SG/OEA não cumpriu o Regulamento de Pessoal no tocante aos subsídios por funções especiais para funcionários designados a funções de nível mais alto.

A auditoria SG/OIG-11/00 foi feita para identificar os controles internos das atividades operacionais do Escritório da Secretaria-Geral no Peru (OEA Peru). A auditoria determinou que os controles internos eram menos que satisfatórios no tocante aos processos operacionais desse escritório, incluídos o recibimento e desembolso de fundos da OEA, preparação de reconciliações bancárias e liberações trimestrais de mercadorias importadas livres de impostos. Notou-se que o Técnico Administrativo/Secretário da OEA Peru desse escritório não tinha os conhecimentos necessários das normas e regulamentos da OEA em matéria financeira e que o Diretor não fazia uma supervisão eficaz. Os três projetos examinados durante essa auditoria foram: 1) Campo de Pesquisa de Tarapoto; 2) Missão de Observadores Eleitorais; e 3) Desenvolvimento Sustentável das Áreas Frontais do Amazonas. O Escritório do Inspetor-Geral determinou que, embora os objetivos dos projetos tenham sido alcançados, não foram oportunamente apresentados aos doadores relatórios de andamento nem relatórios finais e há necessidade de uma gestão mais eficaz a partir da sede.

A auditoria SG/OIG-12/00 examinou o projeto Reconstrução Conjunta de Lares em Comunidades do Centro e Norte da Nicarágua e determinou que os objetivos do projeto tinham sido alcançados. No entanto, é necessário: 1) supervisionar de forma mais eficaz a gestão a partir da Sede; 2) fortalecer os controles internos nas funções administrativas; e 3) cumprir as diretivas financeiras da OEA no tocante a recibimento e desembolso de fundos para projetos.

O principal objetivo da auditoria SG/OIG-13/00 era determinar se a Comissão Interamericana de Telecomunicações (CITEL) cumpre seu mandato e avaliar seus controles administrativos e internos no cumprimento das responsabilidades a ela confiadas. Determinou-se com segurança razoável que os controles internos na CITEL são adequados e que a CITEL cumpre as diretivas da SG/OEA no tocante à autorização e desembolso de despesas. As principais debilidades identificadas foram a necessidade de: 1) atualizar algumas descrições de cargos para registrar as funções que atualmente estão desempenhando certas pessoas; 2) assegurar que os relatórios mensais de licenças e os saldos de licenças sejam corretos; e 3) notificar o Departamento de Tecnologia e Serviços Gerais sobre itens obsoletos ou excedentes para a atualização oportuna dos registros relacionados com bens fixos.

A auditoria SG/OIG-14/00 examinou os controles internos para as transações financeiras da nova Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento (AICD), ou seja, recebimento e desembolso de fundos. A auditoria também tinha por objetivo determinar se o sistema de computação utilizado pela AICD para as transações financeiras está funcionando de forma eficaz e eficiente e se atende aos requisitos de apresentação de relatórios financeiros. As normas e procedimentos da AICD ainda não estão disponíveis e, portanto, a Agência deve seguir as diretivas e procedimentos da Secretaria-Geral da OEA. A auditoria revelou várias ineficiências do sistema de computação, bem como a necessidade de reconciliar mensalmente as despesas da AICD com relatórios de análise das contas, gerados pelo Sistema Oracle Financials™. Além disso, são necessários manuais de procedimento, supervisão mais eficaz e melhoria nos procedimentos operacionais financeiros, bem como cumprimento dos procedimentos da SG/OEA, inclusive do Regulamento de Pessoal. Fizeram-se recomendações para um exame eficaz da eficiência e eficácia do sistema financeiro automatizado que a Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento está utilizando para fins de assegurar a existência de um sistema eficaz disponível à AICD para fins de contabilidade e apresentação de relatórios. Fizeram-se também outras recomendações para corrigir debilidades encontradas no controle interno.

A auditoria SG/OIG-15/00 foi realizada para fazer um acompanhamento da auditoria de 1999 do Departamento de Serviços Financeiros (DSF) e para avaliar os controles administrativos e internos dos seguintes procedimentos operacionais: 1) lançamentos e contas a cobrar em dinheiro, saldos a pagar e desembolsos; 3) caixa pequena e contas bancárias; e 4) reconciliações bancárias. A implementação do Sistema Oracle Financials™ mudou consideravelmente certos procedimentos operacionais do DSF. Apesar das debilidades encontradas, a auditoria determinou que tem havido uma melhoria notável nos controles internos dos procedimentos operacionais do DSF examinados. Na opinião do Escritório do Inspetor-Geral, o processo de reconciliação bancária de dezembro de 2000 mostra uma melhoria notável, principalmente devido à ausência de um número significativo de lançamentos de ajuste por cheques vencidos e outras listas de cheques.

A auditoria determinou a necessidade evidente de rastreamentos da auditoria a fim de facilitar o processo de exame e documentar todos os lançamentos de ajuste, de maneira que se assegure a transparência nas funções de registro e contabilidade relacionadas com os dados financeiros e a informação constantes do Sistema Oracle Financials™. Apesar da auditoria anterior dos Fundos de Caixa Pequena na Sede (SG/OIG-04/00), a lista de Custódios de Caixa Pequena na Sede não estava atualizada e os saldos de caixa pequena dos Escritórios da Secretaria-Geral da OEA nos Estados membros não puderam ser confirmados, uma vez que a lista de pessoas autorizadas e os montantes pertinentes tampouco estavam disponíveis. Outras deficiências identificadas foram: 1) os lançamentos no diário utilizados para registrar transações e fazer modificações nos lançamentos registrados anteriormente não constam dos documentos de apoio; 2) o DSF não manteve cópias dos cartões de assinaturas autorizadas para os bancos locais nos Estados membros onde estão os Escritórios da Secretaria-Geral; 3) o DSF não estava seguindo sua política de "bloqueio de pagamento" para os cheques não apresentados ao banco no prazo de 180 dias a partir da data de emissão; e 4) as reconciliações bancárias não foram oportunamente preparadas. No momento da auditoria, os manuais de procedimento para documentar os procedimentos operacionais do DSF ainda não estavam disponíveis. No entanto, os manuais foram terminados e distribuídos.

As auditorias SG/OIG-16/00 e SG/OIG-17/00 foram realizadas com o objetivo de identificar os controles vigentes nos Escritórios da Secretaria-Geral na Dominica e em Barbados. Foram examinadas as atividades operacionais e financeiras, inclusive recebimento e desembolso em dinheiro no período de 1° de janeiro de 1999 a 31 de agosto de 2000. Foram avaliadas a eficácia, eficiência e economia dos controles internos para determinar se esses escritórios estão cumprindo suas responsabilidades em conformidade com o regulamento da OEA. A auditoria determinou que os Escritórios da Secretaria Geral da OEA na Dominica e em Barbados estão sendo dirigidos com eficácia e que há controles internos rigorosos para proteger os ativos da OEA, com registros adequados das transações e respectivos montantes, uso eficaz dos recursos e cumprimento das normas e diretivas estabelecidas. Foram também examinados os projetos Youth Technology Resource Centers e Mini-Orchid Tissue Culture/Biotechnology, executados nesses Estados membros. A auditoria não encontrou discrepâncias nos registros de desembolsos e determinou que foram alcançados os objetivos dos projetos. Os principais pontos fracos identificados são a necessidade de: 1) cumprir as diretivas da OEA a respeito de duas assinaturas para cheques superiores a US$5.000; 2) manter um registro de postagem; 3) apresentar relatórios trimestrais sobre a remessa de mercadorias importadas livres de taxas alfandegárias; e 4) atualizar os registros sobre o ativo fixo da OEA na Sede.

A auditoria SG/OIG-18/00 examinou o projeto Enfoque Integrado Multinacional para o Planejamento de Desenvolvimento e Gestão de Terras para o Projeto Sustentabilidade do Meio Ambiente, executado em três Estados membros. As principais debilidades identificadas foram: 1) os fundos foram desembolsados pela Entidade Executora depois do prazo de 31 de dezembro de 1999, contrariamente ao acordo do projeto; 2) o valor total do equipamento para o projeto constante da lista do inventário proporcionado pela Entidade Executora não concordava com o custo das compras de equipamento que aparecia nos relatórios finais ou com os comprovantes; 3) nenhum dos desembolsos contava com a documentação de apoio adequada; e 4) deve-se fazer um reembolso à conta do FEMCIDI pelo saldo de fundos para projetos não utilizados.

A auditoria SG/OIG-19/00 examinou as atividades operacionais da Assembléia Geral Modelo (MOAS) da OEA para 1999 e 2000. Este programa visa a capacitar estudantes das escolas secundárias e universitários a desenvolver conhecimentos e aptidões relacinados com a democracia participativa por meio da experiência de representar um Estado membro numa MOAS. Os temas da OEA têm sido incorporados no programa de estudos oficial de várias instituições acadêmicas do Hemisfério, algumas universidades que participam no programa estabeleceram bibliotecas depositárias que contêm documentos da OEA e, desde 1994, os programas piloto da MOAS têm sido realizados em diversos Estados membros. Em 1996, foi assinado o Acordo de Cooperação entre a SG/OEA e a Fundação Interamericana da MOAS, criada para promover, ajudar e apoiar a MOAS. Em 2000 teve início a terceira Assembléia Modelo, denominada MAIA MOAS. O interesse pela MOAS e a participação no mesmo têm aumentado consideravelmente desde seu início e, ao longo dos anos, os principais objetivos do programa têm sido cumpridos. A auditoria determinou que se pode atribuir a maior parte deste crescimento ao atual Coordenador, cujo zelo misionário, dedicação, conhecimentos e amor ao trabalho são exemplares. No entanto, é necessário estabelecer de forma imediata uma base para utilizar procedimentos específicos na gestão de todas as atividades do programa, entre elas a seleção de sede da MOAS e o estabelecimento de uma estrutura de cotas e isenções de pagamento. A fim de assegurar seu êxito contínuo, o programa MOAS requer recursos adicionais, inclusive treinamento no Sistema Oracle Financials™ para o pessoal da SG/OEA designado a esse programa, instalações adequadas e um apoio adequado ao Coordenador. Além disso, é necessário: 1) melhorar a gestão das atividades administrativas da MOAS; 2) fortalecer os controles internos relacionados com as transações financeiras, inclusive recebimento e depósito oportunos de fundos; 3) a separação adequada de funções nos procedimentos operacionais; e 4) a classificação e alocação de cotas e desembolsos para melhorar a transparência e a prestação de contas de cada MOAS.

Pessoal

O cargo de Inspetor Geral-Adjunto foi preenchido por uma cidadã do Peru com considerável experiência em auditorias, que assumiu suas funções em janeiro de 2001.

Outros Assuntos

Os membros do pessoal do Escritório do Inspetor-Geral continuaram participando como observadores de certas reuniões relacionadas com as atividades operacionais da Secretaria-Geral.