L'audit (SG/OIG/AUDIT-01/00) a été réalisé en vue d'évaluer les contrôles internes en usage au Bureau de la science et de la technologie (OST). Certaines procédures de fonctionnement et transactions ont été examinées afin de vérifier si l'OST se déchargeait de ses responsabilités conformément aux politiques et procédures de l'OEA. Il ressort de cet audit que les contrôles internes appliqués à l'OST sont pour la plupart adéquats. Les principales déficiences notées étaient: a) les bilans des rapports mensuels sur les congés ne concordaient pas avec les données sommaires provenant des dossiers fournis par le Département des services financiers et b) la nécessité de disposer d'une classification correcte des dépenses au titre des projets et d'opérations de suivi des soldes restants dans le cas des projets terminés. Sept recommandations ont été présentées et le Secrétaire général les a approuvées.

L'audit (SG/OIG/AUDIT-02/00) a été principalement effectué pour une action de suivi et pour vérifier le progrès réalisé dans la mise en oeuvre des recommandations de l'audit antérieur portant sur les serveurs NT (SG/OIG/AUDIT- 08/99). Notre examen comprenait l'analyse de la sécurité et du fonctionnement des systèmes, notamment la sécurité du domaine SICE et des serveurs NT ainsi que les fonctions et la performance de l'Officier de sécurité de l'information (ISO) qui vient d'être nommé. L'audit a révélé que dans l'ensemble, il y a un progrès au sein des systèmes d'information de l'OEA en ce qui concerne la sécurité et le contrôle opérationnel des domaines NT et du serveur Oracle. La sécurité physique est bien meilleure; beaucoup de risques techniques ont été éliminés; une réorganisation interne a précisé les responsabilités administratives et la nomination de l'Officier de sécurité de l'information (ISO) a fait accorder une plus grande attention à la sécurité. Bien que le Secrétariat à la gestion ait donné son aval aux conclusions et recommandations du rapport, le Système de sécurité de l'OEA est encore confronté à un certain nombre de problèmes auxquels il faudrait apporter des solutions. Un sujet de préoccupation vient du fait que malgré le progrès réalisé, beaucoup de conclusions et de recommandations qui avaient été formulées à la suite du précédent audit et qui avaient été déclarées complètement mises en oeuvre par le personnel de l'OEA ne le sont pas encore. Au cours de l'audit, le vérificateur a conclu que 20 des 44 conclusions en question ont été mises en oeuvre et sont considérées comme closes tandis que les 24 autres demeurent sans solution et sont encore pendantes. On nous a dit que des fonds réclamés au titre du budget 2001 pour l'application des recommandations revêtant une importance cruciale pour l'amélioration des systèmes, le renforcement de leur sécurité et l'acquisition de ressources humaines additionnelles n'ont pas été approuvés. Les neuf recommandations concernant des sujets à grand risque (devant être mises en oeuvre dans un délai de 30 jours) et quatre (4) recommandations concernant des sujets à risque moyen (délai de mise en oeuvre: 90 jours) qui ont été formulées pour donner suite aux conclusions de cet audit ont été approuvées par le Secrétaire général. Le Bureau de l'Inspecteur général continue de suivre les efforts déployés par le Secrétariat à la gestion pour redresser les situations indiquées dans les conclusions d'audit et l'Inspecteur général estime que le Secrétariat fait son possible pour mettre en oeuvre les recommandations dans les limites des ressources disponibles.

L'audit (SG/OIG/AUDIT-03/00) a été réalisé pour vérifier les progrès de la mise en oeuvre des recommandations de l'audit antérieur concernant le système financier gouvernemental Oracle [Oracle FinancialsJ ] (SG/OIG/AUDIT-09/99) et la mise en oeuvre de la famille d'applications du nouveau système Ressources humaines Oracle dont la production a débuté cette année. Étant donné que le système matériel/logiciel et les organisations de soutien technique sont similaires pour les deux familles d'applications et que les recommandations concernant les articles à grand risque n'ont pas été mises en oeuvre, les déficiences signalées dans les audits antérieurs affectent également le système Ressources humaines Oracle. Le vérificateur a estimé que sur les 20 recommandations approuvées dans l'audit de 1999, seulement deux peuvent être considérées comme mises en oeuvre. Le fait qu'on n'ait pas achevé les travaux pour résoudre les problèmes signalés dans l'audit antérieur est un sujet de grave préoccupation pour l'OIG, surtout que les recommandations relatives aux normes de vérification n'ont pas été appliquées. Puisque la répartition des responsabilités n'était pas établie, les vérificateurs n'ont pas pu retracer efficacement les activités au sein des unités Oracle FinancialsJ ou Comptabilité du Projet. L'accès au système a été demandé mais comme il n'a pas été accordé, le vérificateur technique a, par conséquent, utilisé un moyen plus difficile pour obtenir les données techniques.

Les questions de contrôle de données traitées dans le rapport d'audit sont extrêmement sérieuses et devraient être résolues en priorité, surtout que le vérificateur a constaté que les données financières introduites dans le système Oracle FinancialsJ ne correspondaient pas toujours à l'état financier de certains programmes, projets, bureaux ou organismes. L'audit a également fait ressortir la nécessité de disposer de principes et procédures de sécurité formellement documentés et appliqués à l'échelle de l'Organisation et nous sommes heureux de signaler que cela est maintenant en cours de réalisation. Toutefois, on a besoin d'urgence de principes et de procédures formulés par écrit pour l'exploitation du Système Oracle FinancialsJ. L'audit a également révélé l'imperfection et la nécessité d'une amélioration du contrôle de certains aspects importants des applications du Système Oracle FinancialsJ (y compris la rémunération) ainsi que des systèmes et matériels associés. Dans le rapport d'audit de 1999, la Commission des vérificateurs extérieurs avait déclaré que les déficiences dans la structure du contrôle signalées par l'OIG n'avaient pas été corrigées immédiatement et qu'elles avaient un impact sur les opérations financières de 1999. Elle avait en outre opiné que comme les problèmes existants étaient importants, le personnel de gestion de l'OEA devait continuer à prendre les mesures appropriées pour faire en sorte que les ressources financières fassent l'objet de contrôles adéquats et raisonnables. Neuf recommandations portant sur des points à risque élevé et cinq recommandations relatives à des risques moyens ont été approuvées par le Secrétaire général. Nous voulons signaler que les recommandations indiquées dans le présent rapport d'audit avaient figuré dans le précédent rapport d'audit.

La volonté des dirigeants de faire régner la compétence est un facteur important pour assurer un environnement de contrôle positif. Le rapport d'audit déclare que le Secrétaire adjoint à la gestion doit veiller à ce que des dispositions soient prises pour obtenir une gestion globale plus efficace de l'Environnement technique du système Oracle et qu'il doit s'assurer que les activités commerciales cruciales qui s'effectuent soient convenablement documentées. Il doit en outre déterminer les besoins appropriés en matière de financement et de dotation en personnel pour un environnement qui adopte une attitude positive et de soutien au sujet des contrôles internes.

Nous sommes heureux de signaler qu'à l'heure actuelle les activités de mise en oeuvre des recommandations ont démarré et nous félicitons le Secrétariat à la gestion pour le progrès remarquable qui a été accompli. Des cours de formation ont été offerts à quelques départements afin de répondre à leurs besoins spécifiques. Des discussions sont en cours pour résoudre le chevauchement apparent des responsabilités entre le Département de technologie et des services généraux (DTFS), le Département de l'analyse de la gestion, de la planification et des services d'appui (MAPSS) et le Département des services financiers (DSF). Cette question devrait être résolue sous peu. Après la publication du rapport d'audit, le Département MAPSS a élaboré une série de cours de formation systématiques et détaillés du système Oracle afin de fournir aux usagers, y compris les hauts fonctionnaires du Secrétariat général, les connaissances nécessaires pour se décharger des responsabilités qui leur sont assignées. Le Mémorandum en date du 27 juillet 2000 envoyé par le Sous-secrétaire à la gestion à tous les Secrétaires exécutifs et Sous-secrétaires, les Directeurs et Chefs de bureau, contenait une description de quelques-unes des caractéristiques du système Oracle FinancialsJ et proposait un plan de formation pratique et d'évaluation pour tous les membres du personnel afin que ceux-ci puissent posséder les compétences requises pour remplir leurs fonctions. Émis en réponse à des recommandations spécifiques d'audit, ce mémorandum est conçu pour améliorer la sécurité globale du système, habiliter le personnel à gérer ses informations financières dans le cadre du système Oracle et à récupérer du système les informations financières nécessaires pour dresser des rapports.

L'Audit SG/OIG/Audit 04/00 a été entrepris pour évaluer les contrôles administratifs et internes des fonds de la caisse des dépenses courantes au Siège, et assurer le respect des directives et procédures de l'OEA. Notre examen a permis de déterminer que tous les comptes de cette caisse ont été expliqués, et que tous les débours ont été accompagnés de pièces justificatives. Cependant, nous avons trouvé que le Département des services financiers (DSF) et les dépositaires de la caisse des dépenses courantes n'ont pas toujours respecté les procédures de l'OEA pour l'approvisionnement et les débours de la caisse. Les principaux points de fragilité ont été les suivants:

1. Les listes fournies par le DSF étaient incomplètes, et le nom d'un des dépositaires y a été omis.

2. Les fonds de la caisse des dépenses courantes, bien que pas très élevés, ont été déposés à tort dans les comptes personnels de deux dépositaires dans la Coopérative de l'OEA (OAS Credit Union).

3. Six des 15 dépositaires n'étaient pas dûment autorisés à décaisser des fonds, et certains n'avaient pas rempli la formule 370 de l'OEA comme le requiert le règlement pour effectuer des débours.

4. Dans certains cas, certains dépositaires ont à la fois effectué un décaissement et approuvé cette opération, et d'autre part, certains n'ont pas gardé dans les dossiers une signature-témoin de la personne autorisée à décaisser ces fonds.

5. Bien qu'aucune opération n'ait été traitée depuis 1998, un dépositaire a retenu des pièces comptables et ne les a pas soumises au DSF en vue de la fermeture du compte.

Quatre recommandations ont été formulées visant à l'amélioration des contrôles internes. Elles ont été approuvées par le Secrétaire général.

L'audit (SG/OIG/AUDIT-05/00) avait pour but d'identifier les contrôles appliqués aux activités opérationnelles du Bureau hors siège de l'OEA à Saint-Kitts-et-Nevis. Nous avons examiné certaines activités opérationnelles et financières, notamment les rentrées de fonds et les décaissements pour la période de janvier à décembre 1999. Nous avons évalué le rendement, l'efficacité et l'économie des contrôles internes afin d'établir si le bureau se décharge de ses responsabilités conformément aux règlements et procédures en vigueur à l'OEA. Nous avons conclu que dans la plupart des cas les contrôles internes en place au bureau de l'OEA à Saint-Kitts-et-Nevis étaient adéquats pour l'octroi de l'autorisation et l'enregistrement approprié dans les cas de transactions, activités et décaissements et offraient des garanties adéquates pour les avoirs. Le principal point faible reconnu durant l'audit a été la nécessité pour ce bureau: (1) d'observer les directives de l'OAS concernant l'utilisation du téléphone à des fins personnelles, (2) de tenir à jour un registre du kilométrage pour le véhicule officiel, (3) de veiller à ce que les rapports mensuels de présence soumis au Département des services financiers soient exacts et (4) de fournir l'inventaire annuel pour l'enregistrement approprié des avoirs de l'OEA. Le Directeur du bureau hors siège de Saint-Kitts-et- Nevis a remboursé à l'OEA le coût de ses appels téléphoniques personnels qui ont été découverts durant l'audit. Nous avons également découvert que le Département des services financiers (DFS) n'avait pas tenu à jour un dossier des signatures autorisées pour tous les comptes bancaires locaux dans les États membres, ainsi que le demandent les directives de l'OEA. Nous avons examiné deux projets exécutés au bureau hors siège de l'OEA à Saint-Kitts-et-Nevis durant la période de l'audit (1) Développement des petites entreprises et (2) Formation en programmation d'ordinateur et en gestion des entreprises. L'audit a établi que les soldes de projets figurant dans le Système Oracle FinancialJ du Siège ne concordaient pas avec les registres des décaissements se trouvant au Bureau national parce que des sommes ont été attribuées incorrectement à certains projets et qu'il y a eu des erreurs d'écriture dans le registre des décaissements. Les directeurs de projets au Siège doivent assurer une gestion plus efficace des projets pour faire en sorte que les décaissements soient enregistrés convenablement et que les bilans des comptes soient exacts. Treize recommandations ont été présentées et approuvées par le Secrétaire général.

L'audit (SG/OIG/AUDIT-06/00) a pour objectif de d'identifier les contrôles appliqués aux activités opérationnelles du Bureau hors siège situé à Antigua-et-Barbuda. Nous avons examiné certaines activités opérationnelles et financières, notamment les rentrées de fonds et les décaissements pour la période de janvier à décembre 1999. Nous avons évalué le rendement, l'efficacité et l'économie des contrôles internes afin d'établir si le bureau se décharge de ses responsabilités conformément aux règlements et procédures en vigueur à l'OEA. Nous avons conclu que dans la plupart des cas le bureau de l'OEA à Antigua-et-Barbuda enregistre toutes les transactions opérationnelles. Le principal point faible reconnu durant l'audit a été la nécessité pour ce bureau (1) d'observer les directives de l'OAS concernant l'utilisation du téléphone à des fins personnelles, (2) de tenir à jour un registre du kilométrage pour le véhicule officiel, (3) de veiller à ce que les rapports soumis au Département des services financiers sur la présence des employés soient exacts et (4) de soumettre des rapports trimestriels sur les articles importés en franchise douanière dans cet État membre (5) fournir l'inventaire annuel pour l'enregistrement approprié des avoirs de l'OEA. Le Directeur du bureau hors siège de Antigua-et-Barbuda a remboursé à l'OEA le coût de ses appels téléphoniques personnels qui ont été découverts durant l'audit. L'audit a également fait ressortir la nécessité d'une formation dans les directives opérationnelles de l'OEA pour le secrétaire/technicien qui avait été fourni par le bureau de l'OEA à Saint-Kitts-et-Nevis avant l'achèvement de l'élaboration du rapport de l'audit. Notre commentaire exprimé ci-dessus au sujet de la nécessité pour le Département des services financiers de tenir à jour un dossier des signatures autorisées pour tous les comptes dans les banques locales des Pays membres, conformément aux directives e l'OEA, est également valable pour le bureau de l'OEA à Antigua-et-Barbuda. Au cours de cette période, deux projets ont été exécutés à Antigua-et-Barbuda: (1) La promotion de systèmes de gestion des animaux nuisibles à l'agriculture qui soient inoffensifs pour l'environnement par l'utilisation de biopesticides comme le Neem et (2) l'approche intégrée à la planification du développement et à la gestion des terres pour la protection de l'environnement. Nous n'avons pas pu passer ces projets en revue parce que (1) les dossiers des projets sont retenus par l'organisme exécuteur qui se trouve dans un autre État membre et (2) la période de décaissement a été prolongée en raison de retards dans l'exécution des activités du projet dus aux dégâts provoqués par des ouragans. L'audit a également mis à jour une dette impayée pour des dépenses d'automobile liées au Projet du Port de Parham qui a été terminé en 1997. Douze recommandations ont été soumises à l'approbation du Secrétaire général.

Durant la période qui s'est terminée le 30 juin 2000, le recrutement de vérificateurs pour pourvoir les quatre postes vacants du Bureau de l'Inspecteur général était en cours. Par suite de ce processus, trois postes d'auditeurs ont été pourvus avec des vérificateurs qualifiés et suffisamment expérimentés. Le recrutement pour le poste d'Inspecteur général adjoint -seul poste encore vacant au Bureau de l'Inspecteur général-est dans ses dernières étapes. Quelqu'un devrait être nommé sous peu.

Le Bureau de l'Inspecteur général continue de participer à titre d'observateur à des réunions liées au Système Oracle Financial J et au Comité des marchés par appel d'offres et sélection.

Le Bureau de l'Inspecteur général a effectué treize audits pendant la période allant du 1er juillet au 31 décembre 2000, et a formulé des recommandations visant à corriger certains éléments de fragilité du contrôle interne. Tous les rapports d'audit ont été approuvés par le Secrétaire général.

L'audit (SG/OIG-07/00) a été effectué en se focalisant sur les nouvelles méthodes et procédures du processus de passation des marchés décrites dans l'Instruction 00-1-Corr.1. Cet audit a examiné des échantillons spécifiquement sélectionnés des fonctions intégrées liées à ce processus, y compris la réquisition, l'achat, le paiement et la passation des écritures dans les comptes des achats en 1999 et 2000. La mise en application du système financier Oracle Financials TM a changé la procédure suivie par l'OEA dans la passation des marchés. Avec ce nouveau logiciel, les départements demandeurs doivent désormais acheminer leur réquisition au Bureau des services de gestion des marchés (OPMS) qui à son tour établit et approuve les commandes. L'audit a déterminé que le logiciel permet d'accomplir ces fonctions jusqu'à un certain point, mais pas totalement en termes d'exactitude; de cohérence; d'intégrité des données; de degré d'automatisation; et de facilité d'utilisation. Après la publication du projet de rapport, nous avons été informés que plusieurs des déficiences identifiées dans l'audit concernant les handicaps; le rapprochement des factures; les bons de commandes non plafonnées; les bilans à base zéro et le rapprochement des dossiers des commandes, ainsi que les handicaps enregistrés dans le Grand livre général ont été corrigées. Nous félicitons le Secrétariat à la gestion pour les efforts qu'il a déployés en vue d'assurer la gestion et le contrôle du processus de passation des marchés, et pour trouver une solution aux déficiences identifiées au cours de cet audit. Nous encourageons l'OPMS à continuer à suivre les processus intégrés de passation des marchés de l'OEA en vue d'assurer le fonctionnement adéquat des contrôles internes.

L'audit SG/OIG/-08/00 a été effectué pour évaluer les contrôles internes dans le Bureau hors siège de l'OEA au Guatemala. L'audit a déterminé que le Directeur de ce bureau doit superviser plus effectivement ses opérations, et que les directives de l'OEA relatives aux fonctions de décaissement; de rapprochement des comptes bancaires; d'enregistrement des signatures autorisées dans les archives des banques locales, et d'inventaire des avoirs de l'OEA par le Département des services de technologie et des installations de l'OEA (DTFS) doivent être respectées. Nous avons examiné quatre projets mis en œuvre dans cet État membre: 1) Assistance au Tribunal électoral suprême au Guatemala; 2) Diminuer l'abstentionnisme au Guatemala; 3) Mission d'observation des élections 1999, et 4) Modification des programmes scolaires. L'audit a déterminé que ces projets ont été mis en œuvre dans le respect de leurs accords respectifs, et que les objectifs de chacun d'eux ont été réalisés.

L'audit SG/OIG-09/00 fournit les détails d'un examen des projets Culture de Dialogue (PROPAZ) et d'aide au programme de déminage qui ont été mis en œuvre au Guatemala. L'audit a déterminé que les projets ont été exécutés en respectant les accords y relatifs.
L'objet principal de l'Audit SG/OIG-10/00 a été d'examiner les contrôles internes ayant trait à certains mécanismes de paye établis par la suite de l'application du nouveau module Ressources humaines/livre de paye. Nous avons déterminé qu'en dépit de la brièveté des délais de préparation, le système a été appliqué avec succès. La capacité de calculer les traitements dans les délais voulus, sans transitoire majeur, pendant les périodes de mise en place, de transition et d'application a été possible grâce surtout au travail, au dévouement et au sens des responsabilités du personnel. Les principales déficiences identifiées ont été les suivantes: 1) les stratégies et procédures ne sont pas encore mises en place pour assurer la cohérence dans l'application des mécanismes de paye; 2) les entrées du Journal de transaction ne sont pas encore accompagnées de pièces justificatives; 3) les documents de vérification permettant de retracer les opérations (remboursements pour des surpayes de salaires) déjà effectuées, n'existent pas; 4) En dépit des recommandations du rapport d'audit de 1999 toutes les demandes de paiement au titre des heures supplémentaires n'ont pas été appuyées par les dossiers sécurisés appropriés permettant de vérifier la présence effective de l'employé à l'OEA pendant les heures qu'il réclame à titre de compensation; 5) Toutes les notifications administratives (NPA) n'ont pas été remplies dans les délais prescrits et n'ont pas été examinées effectivement par le Département des services financiers, et 6) le Secrétariat général de l'OEA n'a pas respecté le Règlement du personnel en ce qui concerne les indemnités de fonction dues aux employés qui devaient exercer des tâches relevant d'un grade supérieur.

L'Audit SG/OIG-11/00 a été effectué pour identifier les contrôles internes des activités opérationnelles du Bureau hors siège de l'OEA au Pérou (OEA-Pérou). L'audit a déterminé que les contrôles internes dans les mécanismes opérationnels de ce bureau étaient moins que satisfaisants, y compris les rentrées et décaissements des fonds de l'OEA; l'établissement des rapprochements bancaires, et les autorisations trimestrielles de sortie des biens importés en franchise douanière. L'audit a révélé que le technicien administratif/Secrétaire du bureau hors siège de l'OEA n'est pas familiarisé avec les des règlements financiers de l'OEA et que le Directeur de ce bureau ne fournit pas la supervision nécessaire. Les trois projets examinés pendant cet audit ont été les suivants: 1) Le Site de recherche Tarapoto; 2) la Mission d'observation des élections, et 3) le Développement soutenable des zones frontales de l'Amazonie. L'OIG a déterminé que bien que les objectifs des projets aient été réalisés, des rapports d'activités et finals n'ont pas été adressés aux bailleurs de fonds dans les délais prescrits, et qu'une gestion plus effective des projets à partir du siège s'avère nécessaire.

L'Audit SG/OIG/12/00 a été entrepris pour examiner la Reconstruction conjointe de logements dans les collectivités des régions centrale et septentrionale du Nicaragua, et a déterminé que les objectifs du projet ont été réalisés. Cependant, il a souligné les éléments suivants: 1) une supervision plus efficace de la gestion de ces projets à partir du Siège; 2)le renforcement des contrôles internes dans les fonctions administratives, et 3) le respect des directives de l'OEA régissant les recettes et le décaissement des fonds destinés aux projets.

L'objectif principal de l'Audit SG/OIG/-13/00 était de déterminer si la Commission interaméricaine des télécommunications (CITEL) accomplit sa mission, et d'évaluer les contrôles internes et administratifs, dans le respect des attributions qui lui sont conférées. Nous avons vérifié avec une assurance raisonnable que les contrôles internes de la CITEL sont adéquats; que la CITEL respecte les directives du Secrétariat général de l'OEA en ce qui a trait à l'autorisation et au décaissement des fonds. Les faiblesses principales déterminées ont été: le besoin 1) d'actualiser les définitions d'emploi pour préciser les fonctions exercées actuellement par chaque individu; 2) d'assurer que les feuilles de présence et le solde des heures de congés accumulées soient correctes, 3) de notifier au Département de la technologie et des installations (TFS) de l'existence de surplus de matériels, ou de matériels obsolètes en vue de l'actualisation des dossiers relatifs aux immobilisations.

L'audit SG/OIG-14/00 a examiné les contrôles internes et les opérations financières de la nouvelle Agence pour la coopération et le développement (AICD), c'est-à-dire les recettes et les décaissements de fonds. L'audit avait également pour objet de déterminer si le système informatique utilisé par l'AICD pour les opérations financières fonctionne de façon efficace et performante et qu'il répond aux besoins d'établissement des rapports financiers. Les aspects relevant de la stratégie de l'AICD, ainsi que les procédures de cette agence ne sont pas encore au point, et en conséquence, elle doit suivre les directives et procédures existantes du Secrétariat général. L'audit a révélé plusieurs déficiences dans le système informatique, ainsi que le besoin d'un rapprochement mensuel des dépenses de l'AICD avec les rapports d'analyse des comptes qui sont produits par le système financier OracleTM. Nous avons en outre remarqué que l'Agence aurait besoin de manuels de procédure, d'une supervision plus efficace, et de l'amélioration des mécanismes financiers opérationnels. Il lui faudrait également respecter les procédures du Secrétariat général de l'OEA, y compris le Règlement du personnel. Des recommandations ont été formulées au sujet d'un examen effectif de l'efficacité du système financier informatisé actuellement utilisé par l'Agence interaméricaine pour la coopération et le développement pour assurer qu'un système solide soit mis au point pour répondre aux tâches de comptabilité et d'établissement des rapports financiers. D'autres recommandations ont également été formulées pour corriger les insuffisances des contrôles internes qui ont été identifiées.

L'Audit SG/OIG-15/00 a été entrepris à titre de suivi de l'audit effectué en 1999 du Département des services financiers (DFS), et pour évaluer les contrôles administratifs et internes des mécanismes opérationnels suivants: 1) Rentrées des fonds et créances; transactions payables, et décaissements; 2) Petite caisse; comptes bancaires, et 3) rapprochements bancaires. La mise en application du système financier OracleTM a changé de façon significative certains mécanismes opérationnels du DFS. En dépit des faiblesses identifiées, l'audit a noté une amélioration marquée des contrôles internes des mécanismes opérationnels du DFS qui ont été examinés. L'OIG pense que le mécanisme de rapprochement bancaire de décembre 2000 a accusé une amélioration marquée, surtout en raison de l'absence d'un grand nombre d'entrées effectuées pour indiquer l'ajustement des chèques datés qui avaient périmé, et pour d'autres listes d'accompagnement de ces chèques.

L'audit a déterminé que les outils de dépistage des opérations doivent être clairs en vue de faciliter le processus d'examen e, et d'accompagner de pièces justificatives toutes les entrées d'ajustement pour assurer la transparence des écritures et des fonctions de comptabilité qui se rapportent aux données et informations financières contenues dans le système financier Oracle TM . Malgré l'audit antérieur de la petite caisse au Siège (SG/OIG-04/00), la liste des dépositaires de la petite caisse également au Siège n'avait pas été actualisée, et les soldes de cette caisse dans les bureaux hors siège de l'OEA ne pouvaient pas être confirmées étant donné que la liste des personnes autorisées et des montants correspondants n'était pas disponible. D'autres déficiences ont été identifiées: 1) les entrées du journal où ont été répertoriées les opérations et où ont été effectués les changements aux entrées initiales ne sont pas accompagnées de pièces justificatives; 2) le DFS n'a pas conservé des copies des cartes d'autorisation de signatures destinées aux banques locales dans les États membres où les bureaux hors siège sont situés; 3) le DFS n'a pas poursuivi sa politique de contre-ordre de paiement applicable aux chèques présentés à l'encaissement dans un délai de 180 jours de leur émission, et 4) les rapprochements bancaires n'ont pas été préparés dans les délais prescrits. Au moment de l'audit, les manuels de procédure qui servent de guide aux processus opérationnels du DFS n'étaient pas encore disponibles. Cependant ceux-ci ont été achevés depuis, et distribués.

Les Audits SG/OIG-16/00 et SG/OIG-17/00 ont été effectués pour identifier les contrôles dans les bureaux hors siège de l'OEA à la Dominique et à la Barbade. Dans cet exercice, nous avons ciblé certaines activités opérationnelles et financières y compris l'état des rentrées et sorties de fonds pour la période allant de janvier 1999 au 31 août 2000. Nous avons évalué l'effectivité et l'efficacité et l'économie des contrôles internes pour déterminer si ces bureaux s'acquittent de leurs attributions en respectant les règlements et procédures en vigueur à l'OEA. L'audit a déterminé que la gestion des bureaux hors siège de la Dominique et de la Barbade est efficace, et que des solides contrôles internes sont observés pour sauvegarder les avoirs de l'OEA, pour passer les écritures concernant les opérations et les fonds ; pour utiliser judicieusement les ressources dans le respect des règlements et directives en vigueur. Nous avons également examiné les projets Youth Technology Resource Centers, et Mini-Orchid Tissue Culture/Biotechnology mis en œuvre dans ces pays membres. L'audit n'a révélé aucune disparité dans les décaissements enregistrés, et a déterminé que les objectifs des projets ont été réalisés. Les déficiences observées ont été les suivantes : 1) respect des directives de l'OEA concernant deux signatures de chèques d'un montant supérieur à EU$5 000 ; 2) la tenue d'un journal des affranchissements; 3) la soumission des rapports trimestriels sur les autorisations de sortie des biens importés en franchise douanière, et 4) l'actualisation des dossiers du Siège concernant les valeurs immobilières de l'OEA.

L'Audit SG/OIG-18/00 a examine le projet Approche intégrée multinationale à la planification du développement et de la gestion des terres pour la durabilité de l'environnement qui a été mis en œuvre dans trois États membres. Les déficiences principales enregistrées sont les suivantes: 1) des fonds ont été décaissés par l'Agence d'exécution après l'expiration du délai du 31 décembre 1999, en violation de l'accord signé dans le cadre de ce projet; 2) la valeur totale du matériel utilisé dans le projet et figurant dans l'inventaire soumis par l'Agence d'exécution ne correspondait pas avec le coût des matériels achetés figurant dans les rapports finals ou dans les pièces comptables soumises; 3) tous les décaissements n'ont pas été accompagnés de pièces justificatives, et 4) il faut rembourser le FEMCIDI le solde des fonds non décaissés.

L'Audit SG/OIG-19/00 a examiné les activités opérationnelles du Programme de Simulation de l'Assemblée générale (MOAS) pour 1999 et 2000. Le programme a été conçu pour mettre les écoliers et étudiants en mesure de développer leurs connaissances et leurs capacités en matière de démocratie participative au moyen de l'expérience de la représentation d'une nation membre lors d'une Simulation de l'Assemblée générale. Des sujets relatifs à l'OEA ont été incorporés formellement dans le programme d'études de plusieurs institutions d'études supérieures du Continent américain; certaines universités participantes ont créé des bibliothèques dépositaires des informations concernant l'OEA, et depuis 1994, des programmes-pilotes MOAS ont été organisés dans certains États membres. En 1996, un Accord de coopération est intervenu entre le Secrétariat général de l'OEA et la Fondation interaméricaine de la MOAS qui a été créée pour promouvoir, aider et appuyer la MOAS. En 2000, une troisième Simulation de l'Assemblée générale dénommée MAYA MOAS a été mise en marche. L'intérêt porté à la MOAS et la participation à ses activités se sont accrus de façon marquée depuis son démarrage, et à travers les années ses principaux objectifs ont été réalisés. L'audit a révélé que cette croissance a été due en grande partie à sa coordinatrice actuelle dont l'esprit missionnaire, le dévouement, la connaissance et la passion pour les objectifs visés sont exemplaires. Cependant, l'établissement d'une base d'application des procédures devant être observées dans le déroulement des activités du programme, y compris le choix des lieux d'accueil des MOAS devient une nécessité. Il en est de même de l'établissement d'une structure de droit de participation à ce programme ou d'exonération de paiement. Si elle veut continuer sur la voie du succès, le programme MOAS requiert des ressources additionnelles, notamment celles nécessaires à l'entraînement en matière d'utilisation du Système financier ORACLE TM à l'intention des membres du personnel du Secrétariat général de l'OEA affecté à la MOAS; l'espace approprié, et un encadrement compétent de la coordonnatrice. En outre, nous avons remarqué qu'il faut 1) améliorer les procédures de gestion et d'administration de la MOAS; 2) renforcer les contrôles internes des transactions financières, y compris l'état des rentrées de fonds et les dépôts opportuns de ces fonds; 3) séparer comme il se doit les tâches dans les processus opérationnels, et 4) classer et allouer les droits de participation et les décaissements en vue d'améliorer la transparence des comptes et la justification comptable.

Le poste d'Inspecteur général adjoint a été pourvu par suite du recrutement d'une ressortissante péruvienne qui jouit d'une vaste expérience dans le domaine des audits. Elle est entrée en fonctions en janvier 2001.

Autres questions

Le Bureau de l'Inspecteur général continue de participer à titre d'observateur à des réunions portant sur les activités opérationnelles du Secrétariat général.