1 de enero al 30 de junio de 2000
1 de julio al 31 de diciembre de 2000

1 de enero al 30 de junio de 2000

informes de Auditoría

Seis auditorías previstas en el plan de trabajo de la Inspectora General para el año 2000, fueron realizadas durante el período terminado el 30 de junio de 2000.

La auditoría (SG/OIG/AUDIT-01/00) se llevó a cabo para evaluar los controles internos de la Oficina de Ciencia y Tecnología (OCT). Se examinaron determinados procedimientos operacionales y transacciones para verificar si esa Oficina estaba desempeñando sus funciones de acuerdo con las políticas y procedimientos de la OEA. La auditoría determinó que la mayoría de los controles internos de la Oficina son adecuados. Las principales deficiencias identificadas fueron las siguientes: (a) los saldos de los informes mensuales de asistencia no coincidían con los resúmenes obtenidos de los registros suministrados por el Departamento de Servicios Financieros y (b) es necesario clasificar correctamente los gastos de los proyectos y hacer el seguimiento de los saldos restantes de los proyectos concluidos. Se presentaron siete recomendaciones, las cuales fueron aprobadas por el Secretario General.

La auditoría (SG/OIG/AUDIT-02/00) fue realizada principalmente para hacer el seguimiento de las acciones adoptadas y para examinar el progreso alcanzado en la implementación de las recomendaciones de la auditoría anterior de los servidores NT (SG/OIG/AUDIT-08/99). Nuestro examen incluyó la revisión de los aspectos de seguridad y de las operaciones de los sistemas, incluida la seguridad del domain del SICE y de los servidores NT, así como de las funciones y el desempeño del recientemente designado Oficial de Seguridad de Información. La auditoría determinó que, en general, se logró progreso en los Sistemas de Información de la OEA en lo que se refiere a los domains NT y la seguridad del servidor y control operacional del sistema Oracle. Mejoró mucho la seguridad física; varias lagunas técnicas fueron atendidas; la reorganización interna asignó responsabilidades administrativas y la designación del Oficial de Seguridad de la Información aumentó la atención en los aspectos de seguridad. Si bien la Subsecretaría de Administración está de acuerdo con los resultados y recomendaciones del informe, hay varios desafíos que el Sistema de Información de la OEA enfrenta y que deben ser abordados en forma eficaz. Una preocupación es que, si bien se ha logrado cierto progreso, muchas de las conclusiones y recomendaciones originales de la auditoría anterior, que habían sido declaradas como atendidas por el personal de la OEA, aún estaban sin completar. En el momento de llevarse a cabo la auditoría, el auditor concluyó que 20 de las 44 conclusiones originales habían sido concluidas y cerradas y 24 estaban incompletas y aún pendientes. Fuimos informados que no fueron aprobados los recursos solicitados en el presupuesto del año 2001 para la implementación de las recomendaciones críticas para la actualización de los sistemas, para una mayor seguridad de los sistemas y para financiar recursos humanos adicionales. El Secretario General aprobó las nueve recomendaciones de alto riesgo (a ser implementadas en 30 días) y cuatro recomendaciones de riesgo medio (a ser implementadas en 90 días), que fueron formuladas con el fin de atender las conclusiones de esta auditoría. La Oficina del Inspector General continúa vigilando de cerca los esfuerzos emprendidos por la Subsecretaría de Administración para abordar las conclusiones de auditoría y la Inspectora General está satisfecha al verificar que esta Subsecretaría está haciendo todo lo posible para cumplir con las recomendaciones de acuerdo con las limitaciones de los recursos disponibles.

La auditoría (SG/OIG/AUDIT-03/00) se efectuó para examinar el progreso alcanzado en la implementación de las recomendaciones de la auditoría anterior de Oracle Government Financials (SG/OIG/AUDIT-09/99) y de la nueva familia de aplicaciones de Oracle Human Resources que fueron producidas este año. Debido a que el sistema hardware/software y las organizaciones de apoyo técnico son semejantes para las dos familias de aplicaciones y tomando en cuenta que las recomendaciones de alto riesgo no fueron cumplidas, las deficiencias identificadas en las auditorías anteriores también afectan Recursos Humanos. El auditor determinó que, de las 20 recomendaciones aprobadas en la auditoría de 1999, solamente dos podrían ser consideradas concluidas. La falta de conclusión del trabajo para resolver los problemas identificados en la auditoría anterior preocupa seriamente a la Oficina del Inspector General, particularmente porque las recomendaciones sobre las normas de auditoría no fueron cumplidas. Además, no se establecieron las responsabilidades para que los auditores rastrearan con eficacia las actividades del Oracle Financials o la contabilidad de los proyectos. Debido a que no se le concedió el acceso al sistema solicitado, el auditor técnico tuvo que utilizar un método más difícil para extraer las evidencias técnicas.

Las cuestiones de control de datos que se tratan en el informe de auditoría son muy graves y deben ser abordadas en forma prioritaria, particularmente porque el auditor encontró que los datos financieros en el sistema Oracle Financials no siempre representa la situación financiera de determinados programas, proyectos, oficinas u organizaciones. La auditoría también identificó la necesidad de establecer políticas y procedimientos de seguridad formalmente documentados para toda la Organización y nos complace informar que esta necesidad está siendo atendida. No obstante, es urgente formular políticas y procedimientos en forma escrita para los procesos operacionales del sistema Oracle Financials. La auditoría también determinó que el control de los aspectos significativos del Oracle Financials y de las aplicaciones de las nóminas de pagos y sistemas conexos y de equipo no son adecuados y deben mejorarse. En el informe de auditoría de 1999, la Junta de Auditores Externos observó que las deficiencias en la estructura de control identificadas por la Oficina del Inspector General no fueron abordadas en forma inmediata y que tuvieron un impacto sobre las operaciones financieras del año 1999. Además, agregaron que debido a que los problemas existentes son considerables, la administración de la OEA debe continuar adoptando medidas apropiadas para garantizar controles adecuados y razonables de los recursos financieros. El Secretario General aprobó nueve recomendaciones de alto riesgo y cinco de riesgo medio. Cabe observar que las recomendaciones formuladas en esta auditoría habían sido originalmente presentadas en el informe de la auditoría anterior.

El compromiso asumido por la Administración de actuar en la forma más competente posible es un factor importante para garantizar un ambiente de control positivo. El informe de auditoría afirma que el Subsecretario de Administración debe asegurarse que se adopten las medidas apropiadas para que la administración general del Oracle Technical Environment sea más eficaz, garantice que los procesos de gestión son debidamente documentados y se determinen los requisitos financieros y de personal adecuados para disponer de un ambiente que genere una actitud positiva y de apoyo con relación a los controles internos.

Nos complace informar que ya se inició la implementación de las recomendaciones y felicitamos a la Subsecretaría de Administración por el significativo progreso alcanzado. Se están ofreciendo cursos de capacitación al personal de algunos departamentos para atender sus necesidades específicas. Se están manteniendo conversaciones con el fin de abordar la aparente duplicación de responsabilidades del Departamento de Tecnología y Servicios Generales; del Departamento de Análisis Administrativo, Planificación y Servicios de Apoyo; y del Departamento de Servicios Financieros y este asunto será resuelto en breve. Después de la cuestión del informe de auditoría, el Departamento de Análisis Administrativo, Planificación y Servicios de Apoyo elaboró una serie de cursos de capacitación sistemático y detallado en Oracle con el fin de proporcionar a los usuarios, inclusive a los ejecutivos de la Secretaría General de la OEA, el conocimiento necesario para desempeñar sus funciones. El memorándum del 27 de julio de 2000, del Subsecretario de Administración dirigido a todos los Secretarios Ejecutivos y Subsecretarios, Directores y Jefes de Departamentos y Unidades, proporciona una descripción sucinta de algunos de los atributos del Oracle Financials y propone un plan de capacitación práctica y de evaluación de todos los funcionarios, con el fin de asegurar que todos posean la capacidad necesaria para desempeñar sus funciones. Este memorándum, emitido como respuesta a las recomendaciones de las auditorías específicas, tiene por finalidad mejorar la seguridad general de los sistemas e incrementar la conciencia con respecto a la seguridad, capacitar al personal para dotarlo de la habilidad necesaria para administrar sus datos financieros en el Sistema Oracle y para recuperar la información financiera necesaria del sistema para preparar informes.

Auditoría SG/OIG/Audit 04/00 se llevó a cabo para evaluar los controles administrativos e internos de los fondos de Caja Chica en la Sede y asegurar que se cumplen las directivas y procedimientos de la OEA. Nuestro examen reveló que todas las cuentas de Caja Chica estaban justificadas y todos los desembolsos estaban respaldados con documentación. No obstante, encontramos que el Departamento de Servicios Financieros (DSF) y los Custodios de Caja Chica, no siempre cumplen con los procedimientos de la OEA en el mantenimiento y desembolso de fondos de Caja Chica. Las principales fallas identificadas fueron las siguientes:

1. El listado suministrado por el DSF estaba incompleto porque omitió un custodio.

2. Los fondos de Caja Chica, si bien no son sumas grandes, fueron depositados inadecuadamente en las cuentas personales de dos custodios en la Cooperativa de Crédito de la OEA.

3. Seis de los 15 custodios no tenían autorización previa antes de desembolsar los fondos y algunos no llenaron el formulario requerido, OAS Form 370, antes de hacer los desembolsos.

4. En algunos casos ciertos custodios desembolsaron y aprobaron las transacciones y algunos custodios no mantenían en el archivo la firma requerida de la persona autorizada para desembolsar fondos.

5. Si bien no se procesaron transacciones desde 1998, un custodio retuvo los comprobantes y no los sometió al DSF para el retiro de la cuenta.

Se expidieron cuatro recomendaciones para mejorar los controles internos, las cuales fueron aprobadas por el Secretario General.

La auditoría (SG/OIG/AUDIT-05/00) se llevó a cabo con el objeto de identificar los controles vigentes para las actividades operacionales de la Oficina de la Secretaría General en St. Kitts Nevis. Examinamos determinadas actividades operacionales y financieras, incluidos los recibos y desembolsos en efectivo durante el período comprendido entre enero y diciembre de 1999 para evaluar la eficacia, eficiencia y economía de los controles internos y verificar si la Oficina está cumpliendo con sus responsabilidades de conformidad con las reglas y procedimientos de la OEA. Constatamos que, en general, los controles internos de la Oficina de la OEA en St. Kitts y Nevis son adecuados para proporcionar la debida autorización y registrar las transacciones, actividades y desembolsos y la adecuada protección de los activos. Las principales deficiencias identificadas durante la auditoría fueron las siguientes: (1) la necesidad de observar las normas de la OEA con respecto al uso del teléfono para cuestiones personales; (2) la necesidad de mantener el registro de las millas recorridas por el automóvil oficial; (3) que se debe garantizar la precisión de los informes mensuales de asistencia que se someten al Departamento de Servicios Financieros; y (4) que es necesario someter un inventario anual para mantener el registro adecuado de los activos de la OEA. El Director de la Oficina de la OEA en St. Kitts y Nevis reembolsó a la Secretaría General el costo de sus llamadas telefónicas que fueron identificadas durante la auditoría. Asimismo, verificamos que el Departamento de Servicios Financieros no mantenía un registro de firmas autorizadas para todas las cuentas bancarias en los Estados Miembros, según lo requieren las normas y directrices de la OEA. Revisamos dos proyectos ejecutados en la Oficina de la OEA en St. Kitts y Nevis durante el período comprendido por la auditoría, a saber (1) Desarrollo de pequeñas empresas y (2) Programación de computadoras y capacitación empresarial. La auditoría determinó que los saldos de los proyectos en el Oracle Financials System en la sede no coincidía con los desembolsos registrados en la Oficina Nacional porque los montos estaban registrado en forma errónea en los proyectos equivocados y que había errores en el registro de los desembolsos. Es necesario que la administración de los proyectos sea más eficaz por parte de los directores de los mismos en la sede, a fin de garantizar que los desembolsos sean registrados en forma adecuada y que los saldos de las cuentas sean exactos. Se presentaron trece recomendaciones que fueron aprobadas por el Secretario General.

La auditoría (SG/OIG/AUDIT-06/00) fue realizada para identificar los controles vigentes para las actividades operacionales de la Oficina de la Secretaría General de la OEA en Antigua y Barbuda. Examinamos determinadas actividades operacionales y financieras, incluidos los recibos y desembolsos en efectivo correspondientes al período comprendido entre enero y diciembre de 1999, con el fin de evaluar la eficacia, eficiencia y economía de los controles internos y para determinar si la Oficina estaba cumpliendo sus responsabilidades de conformidad con las normas y procedimientos de la OEA. Verificamos que, en general, la Oficina de la OEA en Antigua y Barbuda registra todas las transacciones operacionales. Las principales deficiencias identificadas durante la auditoría fueron las siguientes: (1) la necesidad de observar las normas de la OEA con respecto al uso del teléfono para cuestiones personales; (2) no se mantenía el registro de las millas recorridas por el automóvil oficial; (3) se debe garantizar la precisión de los informes mensuales de asistencia que se someten al Departamento de Servicios Financieros; (4) se deben someter informes trimestrales sobre los productos importados libres de impuestos en aquel Estado Miembro y (5) se debe someter un inventario anual para el registro adecuado de los activos de la OEA. El Director de la Oficina de la OEA en Antigua y Barbuda reembolsó a la Secretaría General el costo de sus llamadas telefónicas que fueron identificadas durante la auditoría. Asimismo, la auditoría identificó la necesidad de capacitar al Secretario/Técnico en materia de normas operacionales de la OEA, lo cual fue proporcionado por la Oficina en St. Kitts y Nevis antes de concluir el informe de auditoría. Nuestros comentarios anteriores sobre la necesidad de que el Departamento de Servicios Financieros mantenga un registro de las firmas autorizadas para todas las cuentas bancarias en los Estados Miembros, según lo requieren las normas de la OEA, también se aplican a la Oficina de la OEA en Antigua y Barbuda. En Antigua y Barbuda se ejecutaron dos proyectos durante el período auditado: )1) La Promoción de los Sistemas Ambientalmente Sostenibles para el Manejo de las Plagas Agrícolas Mediante el Uso de Biopesticidas tales como Neem, y (2) el Enfoque Integrado de la Planificación y el Desarrollo de Suelos para la Sostenibilidad Ambiental. No pudimos revisar estos proyectos debido a las siguientes razones: (1) los registros del proyecto son retenidos por la Agencia Ejecutora en otro Estado Miembro y (2) el período de desembolso fue prorrogado debido a demoras en la ejecución de las actividades del proyecto causadas por los daños sufridos con el huracán. La auditoría también identificó una obligación pendiente de pago por concepto de gastos relacionados con el automóvil con el Proyecto Parham Harbor, el cual fue terminado en 1997. Se formularon doce recomendaciones, las cuales fueron sometidas a la aprobación del Secretario General.

Durante el período terminado el 30 de junio de 2000, se procedió al reclutamiento de auditores para llenar las cuatro vacantes en la Oficina del Inspector General. Como resultado de este proceso se llenaron tres cargos de auditores con personal significativamente calificado y con experiencia. El reclutamiento para el cargo de Inspector General Adjunto -- el único cargo vacante en la Oficina -- se encuentra en su etapa final y se espera llenar esta vacante en breve.

La Oficina del Inspector General continuó participando como observador en las reuniones relacionadas con la Comisión de Selección y Adquisición y con el Sistema Oracle Financials.

Durante el período comprendido entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 2000 se realizaron 13 auditorías y se hicieron recomendaciones a efectos de corregir algunos fallos identificados en el control interno. Todos los informes de auditoría fueron aprobados por el Secretario General.

La auditoría SG/OIG-07/00 se realizó prestando especial atención a las nuevas políticas y procedimientos para el procedimiento de adquisiciones, los cuales se resumen en la Orden Ejecutiva 00-1 corr.1. La auditoría examinó muestras seleccionadas de las operaciones integradas relacionadas con el procedimiento de adquisiciones, entre ellas la solicitud, adquisición, pago y registro de las transacciones de adquisiciones durante 1999 y 2000.

La introducción del Sistema Oracle Financialsä ha transformado los procedimientos de adquisiciones de la OEA. El sistema requiere ahora que los departamentos de origen remitan una solicitud a la Oficina de Servicios de Gestión de Compras para la preparación y aprobación de una orden de compra. La auditoría determinó que el sistema funciona hasta cierto punto pero no dentro de todas sus posibilidades en lo que respecta a la exactitud, coherencia e integridad de los datos, el nivel de automatización y la facilidad de uso. Tras la elaboración del proyecto de informe, se nos informó que se habían corregido algunos de los fallos identificados durante la auditoría en lo que respecta a obligaciones con saldos deudores, conciliación de facturas, órdenes de compra pendientes, saldos cero y conciliación del archivo de órdenes de compra con los problemas experimentados en el Libro Mayor. Felicitamos a la Subsecretaría de Administración por los esfuerzos realizados para administrar y controlar de forma eficaz el procedimiento de adquisiciones y corregir los fallos identificados en la auditoría. Alentamos a la Oficina de Servicios de Gestión de Compras a que continúe haciendo un seguimiento de los procedimientos integrados para adquisiciones de la OEA a efectos de asegurar que los controles internos sean adecuados.

La auditoría SG/OIG-08/00 se emprendió a efectos de evaluar los controles internos en la Oficina de la SG/OEA en Guatemala. La auditoría determinó que es necesaria una supervisión más eficaz por parte del Director de esa oficina, así como el cumplimiento de las directivas de la OEA en relación con la ejecución de desembolso, las conciliaciones bancarias, el registro de firmas autorizadas en los registros del banco local y el registro de los activos de la OEA mantenidos por el Departamento de Tecnología y Servicios Generales. Se examinaron cuatro proyectos ejecutados en ese Estado miembro: (1) Asistencia al Tribunal Supremo Electoral de Guatemala (2) Reducción de la abstinencia en Guatemala, (3) Misión de Observación Electoral de 1999 y (4) Modificación de los Programas de Estudios en las Escuelas. La auditoría determinó que esos proyectos se ejecutaron de conformidad con sus respectivos acuerdos y que se cumplieron sus objetivos.

La auditoría SG/OIG-09/00 proporciona detalles respecto de nuestro examen de los proyectos Cultura de Diálogo (PROPAZ) y Asistencia para los Proyectos de Desminado, que también se ejecutaron en Guatemala. La auditoría determinó que los proyectos se ejecutaron de forma satisfactoria de conformidad con los acuerdos respectivos.

El propósito principal de la auditoría SG/OIG-10/00 fue examinar los controles internos relacionados con los procesos de nómina de pagos de la SG/OEA, tras la implementación del nuevo Módulo Recursos Humanos/Nómina de Pagos. Se determinó que a pesar del poco tiempo disponible para su preparación, el sistema se implementó satisfactoriamente. La capacidad de procesar sueldos a tiempo, con el menor número posible de problemas técnicos durante los períodos de desarrollo, transición y ejecución se debió principalmente al arduo trabajo, compromiso y dedicación del personal. Los principales fallos que se identificaron fueron: (1) las políticas y procedimientos aún no están documentados para asegurar la congruencia en la aplicación de los procesos de nómina de pagos, (2) los asientos de diario utilizados para registrar las transacciones no siempre se documentan, (3) falta de un seguimiento de auditoría adecuado mediante el cual se puedan examinar las transacciones que han sido procesadas como reembolsos por pagos de sueldos excesivos, (4) a pesar de las recomendaciones de un informe de auditoría de 1999, ninguna de las solicitudes por pagos de horas extras contaba con el respaldo de registros de seguridad apropiados para documentar la presencia del funcionario en la OEA durante las horas remuneradas, (5) no todas las Notificaciones de Acción de Personal (NPA) fueron preparadas de forma oportuna ni eficazmente examinadas por el Departamento de Servicios Financieros (DFS) y (6) la SG/OEA no cumplió con el Reglamento de Personal en relación con los subsidios por funciones especiales para empleados a quienes se han asignado funciones de nivel más alto.

La auditoría SG/OIG-11/00 se realizó a efectos de identificar los controles internos de las actividades operacionales de la Oficina de la Secretaría General en Perú (OEA Perú). La auditoría determinó que los controles internos eran menos que satisfactorios en los procesos operacionales de esa oficina, incluidos los recibos y desembolsos de fondos de la OEA, la preparación de conciliaciones bancarias y los despachos trimestrales de mercancías importadas libres de impuestos. El Técnico Administrativo/Secretario de la Oficina de la OEA en Perú parecía no tener suficiente entendimiento de las normas y reglamentos de la OEA en materia financiera, y el Director de esa oficina no ofreció supervisión eficaz. Los tres proyectos examinados durante esa auditoría fueron: (1) Campo de Investigación de Tarapoto (2) Misión de Observadores Electorales y (3) Desarrollo Sostenible de las Áreas Fronterizas del Amazonas. La Oficina del Inspector General determinó que si bien los objetivos de los proyectos se cumplieron, no se proporcionaron a los donantes informes de progreso ni informes finales en forma oportuna y es preciso que los proyectos se gestionen de una forma más eficaz desde la sede.

La auditoría SG/OIG-12/00 examinó el proyecto para la Reconstrucción Conjunta de Hogares en Comunidades del Centro y Norte de Nicaragua y se determinó que los objetivos del proyecto se habían cumplido. Sin embargo, es necesario (1) supervisar de forma más eficaz la gestión desde la sede, (2) fortalecer los controles internos en las funciones administrativas y (3) cumplir con las directivas financieras de la OEA en cuanto a recibo y desembolso de fondos para proyectos.

El principal objetivo de la auditoría SG/OIG-13/00 fue determinar si la Comisión Interamericana de Telecomunicaciones (CITEL) cumple con su mandato y evaluar sus controles administrativos e internos en el cumplimiento de las responsabilidades encomendadas. Se estableció con razonable seguridad que los controles internos en la CITEL son adecuados, que la CITEL cumple con las directivas de la SG/OEA respecto a la autorización y desembolso de gastos. Los principales fallos identificados fueron la necesidad de: (1) actualizar algunas descripciones de los puestos de trabajo para registrar las funciones que actualmente están desempeñando ciertas personas, (2) asegurar que los informes mensuales de licencias y los saldos de licencias son correctos y (3) notificar al Departamento de Tecnología y Servicios Generales sobre artículos obsoletos o excedentes para la actualización oportuna de los registros relacionados con activos fijos.

La auditoría SG/OIG-14/00 examinó los controles internos para las transacciones financieras de la nueva Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo (AICD), por ejemplo, recibo y desembolso de fondos. La auditoría también tenía por objeto determinar si el sistema informático utilizado por la AICD para las transacciones financieras está funcionando de forma eficaz y eficiente y si cumple con los requisitos de presentación de informes financieros. Las políticas y procedimientos de la AICD aún no están disponibles y, por lo tanto, la Agencia debe seguir las directivas y procedimientos de la Secretaría General de la OEA. La auditoría reveló varias ineficiencias del sistema informático así como la necesidad de conciliación mensual de los gastos de la AICD con informes de análisis de las cuentas, que produce el Sistema Oracle Financials™. Además, se precisan manuales de procedimiento, una supervisión más eficaz y una mejora en los procedimientos operacionales financieros, así como el cumplimiento de los procedimientos de la SG/OEA, incluido el Reglamento de Personal. Se hicieron recomendaciones para un examen eficaz de la eficiencia y eficacia del sistema informático financiero que la Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo está utilizando a efectos de asegurar que existe un sistema eficaz a disposición de la AICD para fines de contabilidad y presentación de informes. También se hicieron otras recomendaciones a efectos de corregir algunos fallos que se identificaron en el control interno.

La auditoría SG/OIG-15/00 se efectuó para hacer un seguimiento de la auditoria de 1999 del Departamento de Servicios Financieros (DSF) y a efectos de evaluar los controles administrativos e internos de los siguientes procedimientos operacionales: (1) entradas y cuentas por cobrar en efectivo, saldos a pagar y desembolsos (3) caja chica, cuentas bancarias y (4) conciliaciones bancarias. La implementación del Sistema Oracle Financials™ ha cambiado considerablemente algunos de los procedimientos operacionales del DSF. A pesar de los fallos identificados, la auditoría determinó que ha habido una mejora notable en los controles internos de los procedimientos operacionales del DSF que fueron examinados. La Oficina del Inspector General opina que el proceso de conciliación bancaria de diciembre de 2000 muestra una mejora notable, principalmente debido a la ausencia de un número significativo de asientos de ajuste por cheques vencidos y otras listas de cheques.

La auditoría determinó que se requiere un seguimiento de auditoría claro a efectos de facilitar el proceso y documentar todos los asientos de ajuste, de manera que se asegure la transparencia en las funciones de registro y contabilidad relacionadas con los datos financieros y la información que se encuentran en el Sistema Oracle Financials™. A pesar de la auditoría anterior de los Fondos de Caja Chica en la Sede (SG/OIG-04/00), la lista de Custodios de Caja Chica en la sede central no estaba actualizada y los saldos de caja chica de las Oficinas de la SG/OEA en los Estados miembros no pudieron confirmarse pues no se dispuso del listado de personas autorizadas y las cantidades pertinentes. Otras deficiencias que se identificaron fueron (1) los asientos de diario utilizados para registrar transacciones y hacer modificaciones a los asientos registrados con anterioridad no cuentan con documentos de apoyo, (2) el DSF no mantuvo copias de las tarjetas con firmas autorizadas para los bancos locales en los Estados miembros donde se encuentran las oficinas de la SG/OEA, (3) el DSF no estaba siguiendo su política de "suspensión de pago" para aquellos cheques que no se han presentado al banco en el plazo de 180 días a partir de su emisión y (4) las conciliaciones bancarias no se prepararon de la forma oportuna. En el momento de efectuar la auditoría, los manuales de procedimiento para documentar los procedimientos operacionales del DSF aún no estaban disponibles. Sin embargo, los manuales ya se han terminado y han sido distribuidos.

Las auditorías SG/OIG-16/00 y SG/OIG-17/00 se llevaron a cabo con el objeto de identificar los controles vigentes en las Oficinas de la Secretaría General en Dominica y Barbados. Se examinaron actividades operacionales y financieras, incluidos los recibos y desembolsos en efectivo durante el período comprendido entre el 1 de enero de 1999 y el 31 de agosto de 2000. Se evaluó la eficacia, eficiencia y economía de los controles internos para determinar si esas oficinas están ejecutando sus responsabilidades de conformidad con las normas y procedimientos de la OEA. La auditoría determinó que las Oficinas de la SG/OEA en Dominica y Barbados están administradas eficazmente y que existen controles internos rigurosos para proteger los activos de la OEA, registros adecuados de las transacciones y sus cantidades, uso eficaz de los recursos y cumplimiento de las normas y directivas establecidas. También se examinaron los proyectos Youth Technology Resource Centers y Mini-Orchid Tissue Culture/Biotechnology ejecutados en esos Estados miembros. La auditoría no encontró discrepancias en los registros de desembolsos y determinó que los objetivos de los proyectos se han cumplido. Los principales puntos débiles que se han identificado son la necesidad de: (1) cumplir con las directivas de la OEA respecto a las dos firmas para cheques que exceden los US$5.000, (2) mantener un registro de correo, (3) presentar informes trimestrales sobre el despacho de mercancías importadas libres de derechos de aduana (4) actualizar los registros en la sede de los activos fijos de la OEA.

La auditoría SG/OIG-18/00 examinó el proyecto Enfoque Integrado Multinacional para la Planificación del Desarrollo y la Ordenación de Tierras para la Sostenibilidad del Medio Ambiente, el cual se ejecutó en tres Estados miembros. Los principales fallos que se identificaron fueron: (1) los fondos fueron desembolsados por el organismo de ejecución después del plazo del 31 de diciembre de 1999, contrariamente al acuerdo del proyecto, (2) el valor total del equipo para el proyecto en la lista del inventario proporcionado por el organismo de ejecución no concordaba con el costo de las compras de equipo que aparecía en los informes finales o con los comprobantes, (3) ninguno de los desembolsos contaba con la documentación adecuada que lo respaldara y (4) se debe hacer un reembolso a la cuenta del FEMCIDI por el saldo de fondos de proyectos que no se han utilizado.

La auditoría SG/OIG-19/00 examinó las actividades operacionales del Modelo de Asamblea General (MOAS) de la OEA para 1999 y 2000. El programa tiene por objeto que los estudiantes de las escuelas secundarias y universitarios puedan desarrollar conocimientos y capacidades respecto a la democracia participativa a través de la experiencia de representar a un Estado miembro en un MOAS. Los temas de la OEA se han incorporado en el programa de estudios oficial de varias instituciones académicas del Hemisferio, algunas universidades que participan en el programa han establecido bibliotecas depositarias que contienen documentos de la OEA y, desde 1994, los programas piloto del MOAS se han llevado a cabo en varios Estados miembros. En 1996, se firmó un Acuerdo de Cooperación entre la SG/OEA y la Fundación Interamericana del MOAS, la cual fue creada a efectos de promover, asistir y apoyar al MOAS. En 2000 se inició una tercera Asamblea Modelo, denominada MAYA MOAS. El interés por el MOAS y la participación en el mismo ha aumentado considerablemente desde su inicio y a lo largo de los años los principales objetivos del programa se han cumplido. La auditoría determinó que la mayor parte de este crecimiento puede atribuirse al actual Coordinador, cuyo afán misionario, dedicación, conocimientos y devoción a sus objetivos son ejemplares. Sin embargo, es necesario establecer de forma inmediata una base para utilizar procedimientos específicos en el manejo de todas las actividades del programa, entre ellas la selección de lugares para el MOAS y el establecimiento de una estructura de cuotas para participar y exenciones de pago. A fin de asegurar su éxito continuado, el programa MOAS requiere recursos adicionales, incluida la capacitación en el Sistema Oracle Financials™ para el personal de la SG/OEA que forma parte de ese programa, instalaciones adecuadas y un respaldo competente para el Coordinador. Además, es necesario (1) mejorar la gestión de las actividades administrativas del MOAS, (2) fortalecer los controles internos relacionados con las transacciones financieras, incluidos el recibo y depósito oportuno de fondos, (3) la separación adecuada de funciones en los procedimientos operacionales y (4) la clasificación y asignación de cuotas y desembolsos para mejorar la transparencia y la rendición de cuentas respecto a cada MOAS.

El cargo de Inspector General Adjunto fue ocupado por una ciudadana del Perú con considerable experiencia en materia de auditoría, quien asumió el puesto en enero de 2001.

Los miembros del personal de la Oficina del Inspector General continuaron participando como observadores en ciertas reuniones relacionadas con las actividades operacionales de la Secretaría General.