De conformidad con el artículo 114 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General, presento a la consideración del Consejo Permanente el informe anual sobre las auditorías, evaluaciones e investigaciones que llevó a cabo la Oficina del Inspector General (OIG) durante el año civil que finalizó el 31 de diciembre de 1999. En este informe se hace referencia a las recomendaciones de la Junta de Auditores Externos y a la idoneidad de los recursos, incluida la dotación de personal asignado a la Oficina.

De acuerdo con el artículo 112 de las Normas Generales, el Secretario General ha establecido procedimientos de auditoría interna apropiados para verificar el cumplimiento de las normas y los reglamentos vigentes, en especial mediante el examen sistemático y selectivo de las transacciones oficiales y de los procedimientos operativos relacionados con los recursos que administra la Secretaría General. La función de auditoría interna ofrece un programa permanente de evaluación del desempeño, mantenimiento de la integridad financiera y verificación del cumplimiento de las políticas y los procedimientos. La auditoría interna coadyuva a detectar y rectificar las condiciones que crean riesgos innecesarios y ayuda a la Organización a lograr sus objetivos, manteniendo los riesgos dentro de límites tolerables.

La Oficina del Inspector General se estableció como dependencia responsable de la aplicación de esos procedimientos y del ejercicio de las funciones relacionadas con la auditoría interna. Mediante la Orden Ejecutiva 95-05, dictada por el Secretario General el 8 de mayo de 1995, se estableció la Oficina del Inspector General, se enunció su declaración de responsabilidades, propósitos y autoridad, y se determinó la composición de la OIG. Los objetivos generales de ésta son la promoción de la economía, la eficiencia y la eficacia en las operaciones de la Secretaría General y en todos los programas y proyectos de la OEA, así como la asistencia a todos los niveles de la administración, para la prevención o detección de fraudes y abusos, y el riesgo de tales irregularidades, en los programas o en las operaciones.

Concretamente, la Oficina del Inspector General es responsable de asegurar el examen sistemático de la administración interna y los controles contables y, cuando es necesario, llevar a cabo inspecciones e investigaciones en todas las oficinas, departamentos, programas, divisiones, unidades y proyectos, en la sede y en todos los Estados Miembros, con objeto de determinar si se llevan a cabo las funciones de planificación, administración, documentación, custodia y control de los recursos:

• de conformidad con las instrucciones, políticas, normas, reglamentos, manuales, procedimientos y otras disposiciones administrativas;
    

• de manera eficiente, eficaz y económica; y
    

• conforme a los objetivos generales de la Organización y a las normas más exigentes de práctica administrativa.

La función de auditoría interna es un control administrativo que opera mediante la medición y la evaluación de la eficacia de otros controles administrativos. A fin de asegurar un análisis objetivo de los hechos y la imparcialidad de juicio, la OIG no participa en los procedimientos operativos, salvo en lo que atañe al examen y la evaluación de éstos. La Inspectora General está directamente subordinada al Secretario General y se rige por las disposiciones de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General, la Orden Ejecutiva 95-05 y el Reglamento Presupuestario y Financiero. El Inspector General tiene la responsabilidad de notificar a la Junta de Auditores Externos la emisión de todos los informes que se presentan al Secretario General. El programa-presupuesto de la Oficina del Inspector General ha sido presentado a los órganos responsables sin cambio alguno.

Durante el período de 12 meses que abarca este informe, la Oficina del Inspector General llevó a cabo 15 auditorías, 10 de ellas en dependencias de la sede y cinco en oficinas y proyectos de la Secretaría General en Estados Miembros. Además, se realizaron dos investigaciones en la sede. Conforme a las Normas Generales, en la conducción de las auditorías se hizo hincapié en las propuestas de la Junta de Auditores Externos, especialmente en cuanto a la necesidad de mantener un alto grado de auditoría en la sede y concentrarse en los ámbitos con riesgo elevado y en los que haya más posibilidades de aumentar la eficiencia, la eficacia y la economía.

El nombramiento de la nueva Inspectora General cobró efecto el 1 de enero de 1999. En su informe de 1998 la Junta de Auditores Externos manifestó preocupación por la existencia de un cargo de auditor subalterno (junior) en Panamá. Como se indicó en el informe anual de la OIG de 1998, la Inspectora General estudió la situación y comunicó a la ocupante del cargo que éste se transferiría a la sede. En un principio, la funcionaria aceptó el traslado, pero luego solicitó su jubilación anticipada. El Secretario General consideró que esta jubilación era conveniente a los intereses de la Organización y aprobó la solicitud. En virtud del artículo 54 (f) de las Normas Generales y de la Regla de Personal 110.7 no podrá contratarse a una persona para ese cargo por un período de nueve meses, que expira en marzo de 2000.

Con excepción de la auditoría SG/OIG-03/99, en cuyo transcurso una organización internacional sólo brindó a la OIG acceso limitado a los registros, la Inspectora General y el personal de la Oficina gozaron de acceso amplio, pleno e irrestricto a todas las funciones, actividades, operaciones, registros, propiedades y personal de la Secretaría General, que se consideró necesario para la planificación y ejecución eficaz de las auditorías. La Inspectora General considera que son satisfactorias las modificaciones propuestas de las políticas y los procedimientos de la SG/OEA relacionados con proyectos ejecutados por organizaciones internacionales, con objeto de asegurar un acceso pleno, libre e irrestricto a toda la documentación de los proyectos.

En el artículo 115 de las Normas Generales se estipula que el Secretario General debe responder a los informes del Inspector General dentro de los 30 días siguientes a la fecha de su presentación. Si en ese plazo no se formulan observaciones, el Inspector General puede asumir en forma automática que el informe ha sido aceptado. Me complace comunicar que todos los informes presentados por la Inspectora General durante el año fueron aprobados inmediatamente por el Secretario General.

Mediante la Orden Ejecutiva 95-05 se dispone que todos los Directores y otros supervisores responsables de tomar las medidas correctivas apropiadas que se hayan recomendado deben notificar al Inspector General dentro de los 30 días siguientes al recibo de la transmisión del informe por parte del Secretario General. Sigue observándose un alto grado de cumplimiento de nuestras recomendaciones por parte de las dependencias de la Secretaría General a las cuales han sido remitidas. Se hace todo lo posible para fijar prioridades en cuanto a la fecha de aplicación, conforme a lo recomendado por la Junta de Auditores Externos. La Inspectora General sigue trabajando con las distintas dependencias, a fin de asegurar la aplicación puntual y satisfactoria de las recomendaciones, dentro del marco de los recursos disponibles de la Secretaría General.

Durante el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 1999, la OIG llevó a cabo 15 auditorías y 2 investigaciones. Las actividades se concentraron en auditorías operativas y de cumplimiento, y atento a la recomendación de la Junta de Auditores Externos, se procuró mantener un nivel considerable de auditoría en la sede. Al mismo tiempo, se prestó atención a las operaciones con riesgo elevado y en las que hubiera más posibilidades de aumentar la eficiencia, la eficacia y la economía.

Además de la auditoría de obligaciones impagas, que al 30 de junio de 1999 ascendían a US$1.002.188, se detectó un conjunto de cuantías adeudadas por empleados, por un total de US$101.278, por concepto de pago excesivo de horas extraordinarias, subsidios de viaje y reembolsos a la cuenta del FEMCIDI, así como la necesidad de mejorar los controles en el Departamento de Servicios Financieros y de contar con un nuevo sistema computarizado. Como resultado de las auditorías, asimismo, se sancionó a cinco funcionarios por infracción de las directrices de la OEA.

En el Anexo 1 se ofrece una lista de las auditorías realizadas y se muestra que, además de las dos investigaciones, se llevaron a cabo ocho auditorías de cumplimiento y siete operativas. En el transcurso de estas últimas se procedió al examen de registros y otros documentos y, además, se recomendó la adopción de medidas conducentes a una mayor eficiencia de las operaciones, un mejoramiento de los controles administrativos y de costos, la reducción de éstos y la prevención de pérdidas. Las auditorías de cumplimiento sirven para determinar, principalmente, si la Secretaría General se ciñe a los mandatos, reglas, normas, procedimientos y reglamentos establecidos, incluidos los acuerdos entre la Secretaría General y otras partes, por ejemplo organismos donantes.

Ha de señalarse que la fragilidad de los controles internos no sólo puede mermar la capacidad de la OEA de usar fondos para actividades planificadas, sino que puede también determinar que se logren resultados menores que los previstos. Las auditorías de los sistemas computarizados tienen por objeto asegurar que las operaciones y los equipos funcionan con los controles y las salvaguardias adecuados, que se dispone de sistemas de reserva apropiados para la recuperación de datos en caso de catástrofe, que el sistema está dotado con los dispositivos de seguridad adecuados y que los procesos están documentados de manera apropiada. Como consecuencia de las auditorías del sistema computarizado se nombró un oficial de seguridad, se difundió una comunicación oficial sobre seguridad y se percibe en el personal de la Secretaría General una mayor conciencia acerca de la seguridad de los sistemas.

La auditoría del Departamento de Servicios Financieros tuvo la finalidad de examinar los controles internos en la rama de la Secretaría General donde se considera que el margen de riesgo es mayor y verificar la conducción correcta de las operaciones financieras, la custodia apropiada de los activos de la OEA y la confiabilidad de los registros financieros. Preocupa a la Inspectora General el hecho de que, si no se mejora el dispositivo de control interno existente en el DSF, la capacidad de la OEA para registrar, tramitar, resumir e informar sobre datos financieros puede verse afectada negativamente y esto puede repercutir en las transacciones financieras de la OEA y en las opiniones que se asienten en futuros estados financieros auditados. Además, la ausencia de un plan de continuidad operacional pormenorizado y probado, aumenta el riesgo de que no puedan recuperarse oportunamente, en caso de un desastre, procesos operacionales críticos.

Actualmente, el DSF lleva a cabo una reestructuración encaminada a subsanar las deficiencias detectadas.

La auditoría Costos Facturados por OEA/ONU para la misión MICIVIH, en Haití (SG/OIG?05/99) fue solicitada por el Secretario General. Con excepción de la auditoría vinculada con la investigación del uso ilícito de sistemas de la posibilidad de conexión con la Internet (SG/OIG?12/99), las demás auditorías figuraban en el plan de trabajo anual aprobado para 1999. En el Cuadro 1 y el Anexo 2 se presenta el número y la relación de las auditorías realizadas en las áreas técnicas de la Secretaría General.

Los informes trimestrales sobre actividades, que brindan una síntesis de las comprobaciones de las auditorías realizadas durante el año civil que finalizó el 31 de diciembre de 1999, fueron presentados al Consejo Permanente de conformidad con lo dispuesto en el artículo 114 de las Normas Generales y las disposiciones del párrafo operativo 5 de la Orden Ejecutiva 95?05, del 8 de mayo de 1995.

La instalación del sistema Oracle Financials™ modificado sustancialmente los principales procedimientos operacionales, en particular los relativos a los desembolsos, contratos por resultado, contabilidad de proyectos e informes financieros y de desembolsos. Si bien se suscitan problemas en la aplicación de los sistemas, merced a las auditorías de 1999 se comprobó que no existe un proceso centralizado y organizado por el cual pueda comunicarse a los grupos auxiliares de Oracle las cuestiones y problemas de funcionalidad. Además, es necesario contar con políticas y procedimientos claros y directos, así como con la participación plena de todas las áreas de la Secretaría General para asegurar que el sistema funciona y suministrar informes cabales a las instituciones donantes. Si bien se ha proporcionado a los usuarios algunos procedimientos de computadora de mesa relacionados con proceso de sistemas, es apremiante la necesidad de manuales de procedimiento formales que suministren directrices y procedimientos para llevar a cabo las operaciones cotidianas de la Secretaría General, incluido el Manual de Contrataciones y el Reglamento Presupuestario y Financiero.

La Inspectora General informa, con satisfacción, que la preparación del nuevo Manual de Contrataciones se encuentra en sus tramos finales y que pronto estará listo para su distribución. Se ha informado, asimismo, que otros manuales relacionados con procedimientos formales -a saber, el manual de seguridad de Oracle, el Reglamento Presupuestario y Financiero y el Manual Financiero del Campo- están en vías de preparación. La Inspectora General sigue atentamente el trabajo que lleva a cabo la Secretaría General para alcanzar este objetivo.

Durante 1999, la Inspectora General y representantes de la OIG participaron en calidad de observadores en las reuniones de varios comités y grupos de trabajo de la Secretaría General, incluidas las reuniones semanales del equipo de ejecución del proyecto Oracle HRMS, la Junta de Publicaciones, el Comité de Selecciones y Adjudicaciones y el comité encargado de la eliminación de activos excedentes u obsoletos (COVENT). Por solicitud de varios directores y conforme al mandato de colaborar con la Administración en el cumplimiento de sus cometidos, la Inspectora General asistió a varias reuniones de personal con objeto de explicar la función de auditoría interna y el papel de la Oficina del Inspector General y de analizar las deficiencias de los controles internos constatadas en el curso de las auditorías.

La instalación y puesta en funcionamiento del nuevo sistema Oracle ha modificado sustancialmente las actividades operacionales básicas de asiento de las transacciones en el ámbito de la Secretaría General. Esto crea la necesidad de contar con la idoneidad de auditores profesionales que, además de poseer las calificaciones y la experiencia requeridas por la función de auditoría interna, también estén capacitados en el manejo de computadoras y tengan experiencia en auditorías internas de sistemas computarizados, como las aplicaciones de Oracle. Las actividades de auditoría para 2000 fueron concebidas, sujeto a la disponibilidad de recursos, con objeto de examinar los principales procesos de las áreas importantes de la Secretaría General y brindar una opinión objetiva acerca de los controles internos. A continuación se enumera algunos de los principales aspectos incluidos en la propuesta de actividades de auditoría y definidas en el plan de trabajo de la Inspectora General para 2000, que se adjunta como Anexo 3 a este informe:

1. Controles internos en el Departamento de Servicios Financieros y en la Secretaría para la nueva Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo;
   
   

2. Procesos de adquisiciones en la OEA con uso del nuevo sistema computarizado Oracle Financials™, que administra la Oficina de Servicios de Administración de Adquisiciones en el ámbito de la Subsecretaría de Administración; y
   
   

3. Controles internos relacionados con la administración y los desembolsos de fondos de proyectos técnicos, particularmente en la nueva Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo, a fin de evaluar el cumplimiento de los convenios de proyectos y si se ha logrado los objetivos en forma eficiente en función de los costos.

En el informe de auditoría de 1998, la Junta de Auditores Externos manifestó su preocupación, en cuanto a la Oficina del Inspector General, por la cobertura de las auditorías, la dotación de personal, la independencia de la OIG y el seguimiento de las recomendaciones de los auditores. La Inspectora General sigue haciendo todos los esfuerzos posibles para atender a esas inquietudes de la Junta y examinar en forma permanente las áreas mencionadas.

En 1999, las actividades de auditoría de la OIG se concentraron en las áreas de alto riesgo en la sede, conforme a lo recomendado por la Junta, y se modificó la metodología de planificación de la Oficina, a fin de asegurar que se prestara atención primordial a esas áreas. Consiguientemente, este criterio permitió a la Inspectora General ordenar mejor las prioridades para el uso de los recursos limitados, con las crecientes complejidades operativas que se han convertido en un subproducto de la instalación del sistema Oracle Financials™. En los anexos 1 y 2 se ofrece una lista de las auditorías operacionales y de cumplimiento completadas, así como de las auditorías realizadas por área técnica. Me complace informar que en 1999 la cobertura de auditoría de operaciones en la sede representó el 60% de las actividades de auditoría cumplidas.

En 1999, la Junta manifestó su preocupación por el nivel de dotación de personal de la OIG, incluida la ubicación de un cargo de auditor subalterno en Panamá y en julio de 1999 el Secretario General aprobó la solicitud de jubilación anticipada que presentó la ocupante de ese cargo. Sin embargo, en virtud del artículo 54 (f) de las Normas Generales no podrá contratarse a una persona para ese cargo hasta marzo de 2000. La Junta comentó que reviste especial importancia la disponibilidad de una dotación de personal adecuada y apropiada, considerando las limitaciones de personal que existen en la OEA. En su informe de 1999, la Junta recomendó que se nombrara un auditor con experiencia en computadoras, a fin de asegurar que se contara con personal idóneo para examinar el nuevo programa de MIS y comprobar que en el ámbito de la OEA se mantiene controles internos adecuados. La Inspectora General concuerda con la opinión de la Junta acerca de la necesidad de contar con auditores calificados y con experiencia en la OIG. La Orden Ejecutiva 95?05 exige que las auditorías se lleven a cabo de acuerdo con las normas de la práctica profesional de la auditoría interna.

En 1999, en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos, la Inspectora General evaluó todos los cargos de la OIG, a fin de asegurar a) que la OIG cuenta con una dotación de personal adecuada, con auditores profesionales y experimentados necesarios para llevar a cabo auditorías internas de acuerdo con las normas profesionales, y b) se llenan los cargos vacantes con personas que poseen la experiencia necesaria en la realización de auditorías en un régimen computarizado, como es Oracle. La contratación de profesionales apropiados para cubrir las vacantes, incluida la del cargo de Inspector General Adjunto, se encuentra en trámite.

En 1999, fue necesario suplir las necesidades de personal de la OIG con contratistas por resultado, para llevar a cabo no sólo las auditorías incluidas en el plan de trabajo para 1999, sino también las que exigían especializaciones técnicas que no existen en la Secretaría General. En este sentido, la Inspectora General desea manifestar su sincero agradecimiento al Gobierno del Canadá, que suministró los servicios de un auditor experimentado y calificado por espacio de dos meses, como contribución adicional a la OEA.

La Inspectora General tiene absoluta independencia para planificar los programas de auditoría y todas las actividades de esta índole. La Inspectora General presenta el presupuesto de la Oficina directamente al Secretario General y no se han impuesto condiciones a las partidas asignadas a la OIG. La Oficina está sujeta a las medidas de austeridad vigentes actualmente en la Secretaría General.

En 1999, los informes de auditoría de la Inspectora General incluyeron 149 recomendaciones que, junto con los informes, fueron aprobadas en su totalidad por el Secretario General. En la Oficina del Inspector General se ha establecido un sistema de seguimiento de las acciones que se adopten conforme a las recomendaciones, y me complace informar que la tasa de ejecución durante el año y la puntualidad con que la Secretaría General ha informado del cumplimiento de las recomendaciones es satisfactoria. Se ha puesto en práctica el 66% de las recomendaciones y está en vías de aplicación el 34% de ellas. La mayoría de las que aún se encuentran en trámite conciernen, principalmente, a deficiencias detectadas en el Departamento de Servicios Financieros y a la necesidad de reforzar la seguridad de los sistemas, la necesidad de manuales de procedimiento y la capacitación adicional en el uso del sistema Oracle Financials™ En el Departamento de Servicios Financieros se lleva a cabo actualmente una reestructuración cuyo objeto es subsanar las deficiencias internas detectadas, a saber, el mejoramiento de la administración, la selección de un Director calificado y con experiencia y la adición de personal calificado. Se hace todo lo posible para tomar en consideración las medidas de austeridad dictadas en la Secretaría General y para trabajar con las distintas áreas en la aplicación correcta y puntual de las recomendaciones, con los recursos disponibles.

En la Orden Ejecutiva 95?05 se estipula que el Inspector General debe someter al Secretario General un informe puntual de sus conclusiones y recomendaciones, e informes trimestrales de las actividades de auditoría al Consejo Permanente. Como se dijo líneas arriba, el Secretario General remite los informes aprobados a las áreas que han sido auditadas solicitando la aplicación de las recomendaciones. La OIG continúa analizando las conclusiones y recomendaciones con los interesados y toma en consideración sus comentarios al finalizar cada informe. En varios casos, se corrigió las deficiencias antes de la finalización del informe de auditoría y en el informe pertinente del auditor se incluye esos comentarios antes de su presentación al Secretario General. Mediante la Orden 95?05 también se exige a las dependencias auditadas la presentación de respuestas formales dentro de los 30 días siguientes a la notificación del informe aprobado por el Secretario General.

En 1998, el informe de auditoría de la Junta sugirió que se estableciera la práctica de incluir los comentarios formales como anexo a cada informe. Si bien no se dispone de las respuestas al momento de concluir el informe y, por ende, no se les adjunta a los informes, la Inspectora General ha suministrado a la Junta un resumen del estado de las recomendaciones analizadas, de acuerdo con el nivel de riesgo, así como copias de todos los comentarios formales atinentes a la aplicación de las recomendaciones que se haya remitido a la OIG.

En 1999, la Junta recomendó que, atento a la limitación de recursos, la OIG tratara de establecer relaciones profesionales con la Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras superiores (OLACEFS). La Inspectora General estudió la posibilidad de recurrir a los servicios de OLACEFS para llevar a cabo una auditoría en una oficina nacional, incluida la evaluación de proyectos ejecutados en ese Estado Miembro. Sin embargo, tras el intento inicial de llegar a un acuerdo con OLACEFS, se constató la existencia de circunstancias relacionadas con la naturaleza interna y las responsabilidades de supervisión directa de la OIG. A fin de evitar un posible conflicto de intereses y, al mismo tiempo, mantener la independencia y el control de la Inspectora General, se encomendó esta auditoría (SG/OIG-15/99) al auditor principal de la OIG.