Introducción

       En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 101 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General, presento a la consideración del Consejo Permanente el Informe Anual sobre las auditorías, evaluaciones, investigaciones e inspecciones llevadas a cabo en 1997, con atención particular a las recomendaciones de la Junta de Auditores Externos y a la idoneidad de los recursos destinados a la Oficina del Inspector General.

       En los 12 meses que abarca este Informe, la Oficina del Inspector General practicó un total de 16 auditorías, de las cuales 9 se realizaron en dependencias ubicadas en la sede de la Organización y 7 fuera de ella, en oficinas y proyectos de la Secretaría General en los Estados Miembros y en órganos, organismos y centros interamericanos. Asimismo, durante este período se llevó a cabo una evaluación fuera de la sede, y en la sede se prepararon dos estudios y se inició una investigación. Sin menoscabo de atender las áreas de alto riesgo que existen en las oficinas y proyectos en los Estados Miembros, - como lo ha reconocido la Junta de Auditores Externos en sus comentarios relacionados con las operaciones de la Oficina del Inspector General-se mantuvo la más amplia cobertura posible de auditorías en la sede con vista de la recomendación formulada por la Junta en tal sentido.

       Tres temas principales fueron motivo de especial preocupación. La reducción de personal efectuada en 1996 y 1997 dio por resultado un debilitamiento de los controles internos, especialmente en materia financiera. Si bien los auditores externos no identificaron ninguna debilidad material, tanto Ernst y Young como la Junta de Auditores Externos han recomendado que las estrategias de la administración de la Secretaría General para reestructurar los procesos contables e informativos deben evaluarse junto con la actual dotación del Departamento de Servicios Financieros, a fin de asegurar que en la reasignación de responsabilidades de acuerdo con los recursos humanos disponibles se incluyan controles fundamentales. Comparto este criterio y mi oficina examinará nuevamente esta cuestión a comienzos de 1998.

       El nuevo sistema de computación que la Secretaría General se propone establecer es el segundo tema que mereció atención especial. Junto con funcionarios de mi oficina participé en calidad de observador en el proceso de licitación correspondiente. Me propongo seguir de cerca el desarrollo de los trabajos de diseño y puesta en vigor del sistema, como lo ha sugerido la Junta de Auditores Externos.

       En tercer lugar, el nuevo mecanismo de proyectos del CIDI contempla una participación de la Oficina del Inspector General, la cual estaría facultada para auditar esos proyectos en las entidades nacionales ejecutoras conforme se establece en el modelo de acuerdo preparado por la Secretaría General. El desarrollo del mecanismo, por tanto, ha ocupado nuestra atención preferente, sobre todo en lo que se refiere a la necesidad de mantener controles internos adecuados sobre desembolso de fondos y verificación del cumplimiento de metas, y a la asignación de responsabilidades a las dependencias que tienen a su cargo esas funciones.

       Las actuaciones de la Oficina del Inspector General en 1997 generaron ahorros en las operaciones de la Secretaría General, tanto efectivos como potenciales, por un total de $615,163, principalmente mediante las desobligaciones, la prevención de sobrepagos y la reducción de costos administrativos y, en menor medida, gracias a la recuperación de fondos. En el Cuadro No. 1 se ofrecen detalles de estos ahorros.

       En cuanto a la idoneidad de recursos de personal, la Junta de Auditores Externos destacó su preocupación por la pérdida de un cargo en la Oficina del Inspector General, señalando que los miembros de la Junta de Auditores Externos no consideran adecuado eliminar un cargo de la Oficina del Inspector General que creemos se encontraba ya con la mínima dotación de personal. Asimismo, la Junta recomendó que el cargo fuera provisto con un auditor con experiencia en computación dado que los exámenes del nuevo sistema computarizado serán vitales en los próximos años y que, por tanto, la Oficina del Inspector General debe contar con personal calificado para examinar este campo.

       Al respecto, en mis comentarios al Informe de la Junta manifesté que concordaba con su preocupación y que, si el refuerzo que solicité en otros rubros presupuestarios para 1998 no permitía compensar esa pérdida, solicitaría la reposición del cargo eliminado. La experiencia adquirida durante el proceso de licitación del nuevo sistema de computación me permite afirmar que, tal como lo previó la Junta de Auditores Externos, resulta imprescindible contar a la mayor brevedad con un auditor especializado en la materia ahora que la Secretaría General ha emprendido un proyecto de modernización de ese sistema , cuyo valor autorizado es de 8.8 millones de dólares. En consecuencia, daré máxima prioridad a los esfuerzos para recuperar el cargo eliminado a fin de reclutar a un experto que permita a la Oficina del Inspector General llevar a cabo una adecuada revisión de este proyecto, que afectará en los próximos años a toda la Organización y que, como lo señala la Junta, es importante, complicado y de alto riesgo.

       La independencia del Inspector General continuó manifestándose en la absoluta libertad que tiene para planificar y desarrollar el trabajo de su oficina; en la presentación de su presupuesto, sin modificaciones, a los órganos colegiados correspondientes; y en la aprobación oportuna por el Secretario General de todas las recomendaciones que formuló durante el año.

       Se mantuvo un elevado nivel de cumplimiento de nuestras recomendaciones por parte de las dependencias de la Secretaría General a las que van dirigidas. Atento a los problemas derivados de la reducción de personal, he fijado prioridades en cuanto a las fechas en que deben ponerse en vigor las medidas recomendadas, conforme lo ha sugerido la Junta de Auditores Externos. Cabe destacar en este aspecto la colaboración prestada por la Subsecretaría de Administración que, especialmente en el segundo semestre de 1997, realizó un esfuerzo importante para informar a mi oficina con prontitud acerca del cumplimiento de nuestras recomendaciones.

Información General

       Los orígenes de la Oficina del Inspector General se remontan a 1975, cuando el Secretario General reglamentó las funciones de la entonces Oficina de Auditoría y Evaluación. En 1988 se le dió la denominación que tiene en la actualidad. El 8 de mayo de 1995, el Secretario General, demostrando la importancia que le atribuye al fortalecimiento e independencia de la Oficina del Inspector General, expidió la Orden Ejecutiva 95-05, mediante la cual reforzó la autonomía técnica y administrativa de la OIG. En junio del mismo año, la Asamblea General resolvió institucionalizarla, dentro del proceso de fortalecimiento de la OIG que comenzó en 1994 con la resolución AG/RES. 1279, y a ese efecto modificó las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General, introduciendo los artículos 99, 100, 101 y 102.

       La OIG está encargada de velar por el fiel cumplimiento de las normas y reglamentaciones de la Secretaría General, tanto en términos financieros como operacionales y administrativos. Tiene asimismo la responsabilidad de examinar y analizar los procedimientos operativos y las transacciones financieras que se llevan a cabo en la sede de la Secretaría General y en las Oficinas de la Secretaría en los Estados Miembros, a fin de:

1. verificar su exactitud, eficiencia y economía;
2. evaluar el seguimiento de las normas generalmente aceptadas de contabilidad, y de las políticas, reglas y prácticas establecidas;
3. determinar la solidez de las medidas de control interno, y
4. establecer un sistema formal de evaluación para ponderar la eficacia de los programas, servicios y actividades de la OEA. Además, la OIG tiene la responsabilidad de servir como un ente evaluador independiente y asistir a la Administración en el ejercicio efectivo de sus labores.

       La Oficina del Inspector General responde directamente al Secretario General y se rige por los artículos de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General antes citados; la Orden Ejecutiva No. 95-05; y el Reglamento Presupuestario y Financiero, Capítulo XV. La OIG tiene acceso a todo funcionario, registro, documento o papel, en la sede o fuera de la sede, que considere necesario para la eficaz conducta de sus exámenes.

       La OIG ha establecido prioridades, haciendo mayor énfasis en las auditorías operacionales, de verificación de cumplimiento con las normas y de evaluación de riesgo. El resultado de esta labor se muestra a continuación en el Cuadro No. 1, en el que se presentan los ahorros potenciales y realizados que ha obtenido la Oficina del Inspector General al ponerse en vigor las recomendaciones formuladas en sus informes de auditoría.