Introducción

       En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 101 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General, presento a la consideración del Consejo Permanente el Informe Anual sobre las evaluaciones, auditorías e investigaciones llevadas a cabo en 1996, con atención particular a las recomendaciones de la Junta de Auditores Externos, así como sobre la idoneidad de los recursos destinados a la Oficina a mi cargo.

       En este segundo Informe Anual se han introducido modificaciones respecto del primero (CP/doc.2706/96) con el propósito de ofrecer una visión más completa de las actividades de la Oficina del Inspector General. En primer lugar, se clasifican las auditorías según su tipo en operacionales, de cumplimiento y financieras, para mejor comprensión de la forma en que la OIG desarrolla su labor. Además, a fin de que pueda apreciarse la cobertura de las auditorías, se brinda una relación de las realizadas por área técnica de la Secretaría General, usando este término en la misma forma en que se emplea en el programa-presupuesto de la Organización. En tercer lugar, se cuantifican en ahorros potenciales y realizados los generados por el trabajo de la Oficina del Inspector General mediante la prevención de sobrepagos, la recuperación de fondos, las desobligaciones y los ahorros en costos administrativos. Dentro de este nuevo formato me ha parecido conveniente incluir datos relativos a 1995, tanto para fines comparativos como en aras de la uniformidad de presentación.

       El proceso de fortalecimiento de la Oficina del Inspector General se inició en 1994 con la aprobación por la Asamblea General de la resolución 1279, por la que se encomendó al Consejo Permanente el estudio de la estructura y funciones de los sistemas de auditoría de la Organización, especialmente la Oficina del Inspector General, con el mandato de presentar al próximo período ordinario de sesiones sus recomendaciones para ampliar el alcance y número de auditorías internas realizadas por esta Oficina y para proporcionarle los recursos y la independencia estructural necesarios para sus actividades. En su Informe a la Asamblea General (AG/doc.3206/95), el Consejo Permanente hizo suyo el Informe de la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CP/doc.2592/95), que se fundamentó en el estudio del Grupo de Trabajo creado especialmente al efecto, y sometió un proyecto de resolución que incluía una propuesta de modificación referida al Capítulo VII de las Normas Generales. La Asamblea aprobó esa propuesta en su reunión anual de 1995.

       Adicionalmente, la Asamblea General accedió a mi solicitud de crear dos cargos profesionales que vinieron a sumarse, en el presupuesto de 1996, al de Subinspector General establecido por el Secretario General en 1995 y al de Auditor Principal, existente por muchos años. Igualmente, la Asamblea aprobó recursos presupuestarios adicionales en otros rubros para el funcionamiento de la OIG, como fue solicitado. Deseo destacar que el Secretario General ha transmitido a la Asamblea, sin modificaciones, los proyectos de presupuesto de la OIG tal como los ha presentado el Inspector General.

       En lo que concierne a la independencia que es imprescindible para el cabal desempeño de las funciones del Inspector General, me valgo de esta oportunidad para reiterar que el Secretario General ha expresado públicamente, en los más altos niveles gerenciales de la Secretaría y en más de una ocasión, que el Inspector General goza de libertad absoluta para llevar a cabo las auditorías, evaluaciones, inspecciones e investigaciones que considere convenientes y para formular las recomendaciones que estime necesarias. Todas las recomendaciones que he presentado, desde que asumí el cargo en noviembre de 1994 hasta la fecha, han sido aprobadas por el Secretario General. Con excepción de dos -- uno solicitado por la CAAP y otro por el Secretario General -- los 31 estudios que dieron origen a esas recomendaciones respondieron a iniciativas del que suscribe.

       En 1996 se logró aumentar el grado de aceptación con que diversas oficinas de la Secretaría General reciben los informes del Inspector General. El cumplimiento oportuno de las recomendaciones que de ellos se derivan, si bien es obligatorio una vez que éstas han sido aprobadas por el Secretario General, ha presentado algunos problemas que, estimo, se encuentran en vías de superación. Me complace resaltar, en este aspecto, la colaboración que ha recibido mi Oficina de parte de la Unidad para la Promoción de la Democracia en la puesta en vigor de las recomendaciones formuladas en la auditoría sobre MICIVIH; la de la Secretaría Ejecutiva de la CICAD y la propia UPD, en proveer sin demora las informaciones que solicitamos en el curso de la auditoría sobre viajes oficiales; y la de la dirección del Museo de Arte de las Américas y de la Secretaría Ejecutiva de la CIM en las auditorías que se practicaron en esas dependencias.

       En consecuencia, puedo informar al Consejo Permanente que el proceso de fortalecimiento de la OIG, en dos años y medio, ha dado resultados positivos y comprobables. Pienso, no obstante, que aún queda por hacer. Simultáneamente con la presentación de este Informe, estoy proponiendo al Secretario General varias medidas administrativas que en mi opinión asegurarán la completa independencia de la Oficina del Inspector General en materia presupuestaria y de recursos humanos. Aspiro a interpretar así las orientaciones que los cuerpos gobernantes de la Organización, la Junta de Auditores Externos y el propio Secretario General han dado para el desempeño efectivo de las responsabilidades que se me han confiado.

Información General

Recomendaciones de la Junta de Auditores Externos

       En los últimos informes anuales presentados por la Junta de Auditores Externos se han mencionado cuatro áreas principales de preocupación respecto de la Oficina del Inspector General: la cobertura de las auditorías, la dotación de personal, la independencia de la OIG y el seguimiento de las recomendaciones de las auditorías.

       La Oficina del Inspector General continúa realizando todos los esfuerzos para atender las preocupaciones expresadas por la Junta de Auditores Externos. En ello ha contado con el decidido apoyo del Secretario General y de la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios del Consejo Permanente de la Organización.

Cobertura de las Auditorías.

      En este aspecto, durante los años 1995 y 1996, respondiendo a las observaciones de la Junta de Auditores Externos y al nuevo enfoque que el Inspector General le está dando a la Oficina, se incrementó considerablemente el número de las auditorías en la sede de la Secretaria General. Estas auditorías han abarcado prácticamente todas las dependencias de la Secretaría General, como se puede apreciar en el siguiente cuadro.

Personal

       Para fortalecer el personal de la OIG se han tomado acciones concretas. En 1995 el Secretario General nombró a un Subinspector General, y en junio de 1996 el Inspector General obtuvo la incorporación a la Oficina de un funcionario reclutado internamente, llenando así el nuevo cargo que a su pedido aprobó la Asamblea General en el presupuesto de ese año. Además, en la Asamblea General realizada en Panamá se aprobó la resolución AG/RES.3396 (XXVI -O/96) por la cual se solicita al Secretario General que establezca el cargo permanente de Subinspector General, lo que regularizará la planta de personal de la OIG. Esta dotación de personal le permite a la OIG contar con un número razonable de auditores para desempeñar sus funciones.

       Los fondos destinados para Contratos por Resultado, bajo el Objeto 8 del presupuesto, representan un apoyo muy importante para las operaciones de la OIG, ya que a través de la contratación de consultores externos se puede abarcar muchos más temas y a diferentes niveles técnicos, especialmente en materia de evaluación de operaciones. La cantidad presupuestada es menor de lo que se requiere, previendo el nivel de auditorías que el Inspector General quiere llevar a cabo en 1997. En 1996 este rubro resultó insuficiente, pues se agotó a fines de septiembre. No obstante, el Inspector General continuará trabajando dentro de los parámetros presupuestarios generales que han sido fijados para la Organización.

Independencia

       Se ha logrado un progreso importante con respecto a la preocupación de la Junta de Auditores Externos sobre la independencia de la Oficina del Inspector General. El Inspector General prepara su plan de auditorías de manera totalmente autónoma, sin perjuicio de incluir en él las que le soliciten el Secretario General y el Consejo Permanente (este último en función de lo que dispone el artículo 98 de las Normas Generales). El Inspector General presenta el presupuesto para el funcionamiento de la OIG directamente al Secretario General, quien hasta el presente lo ha aprobado sin modificaciones y lo ha remitido a la Asamblea General por la vía reglamentaria. El Secretario General ha reiterado que el Inspector General actúa de manera absolutamente independiente cada vez que se ha pretendido limitar sus facultades, y ha aprobado todas las recomendaciones que el Inspector General le ha presentado hasta la fecha.

       En el Consejo Permanente, varios Representantes han tenido a bien felicitar al Inspector General por su trabajo, en más de una ocasión. La Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios, por su parte, ha manifestado su apoyo a la labor del Inspector General, y su Grupo de Trabajo sobre el Fortalecimiento de la Oficina del Inspector General desempeñó un papel de suma importancia en ese tema, que culminó con la aprobación de las medidas que el Grupo recomendó, primero por el Consejo Permanente y luego por la Asamblea General reunida en Haití.

       Sin embargo, aún hay cierta resistencia por parte de algunos departamentos administrativos de la Secretaría General, que en el pasado llegaron a tratar a la OIG como si fuera un departamento operativo más, sobre todo en materia de personal y presupuesto. Durante el año 1995 el Inspector General tuvo en varias ocasiones que dedicar su atención a asuntos administrativos rutinarios, que no ameritaban tal uso de su tiempo, debido a esa resistencia. Por ejemplo, dentro del ejercicio presupuestario se le solicitó a la OIG que presentara un detalle de los viajes programados para realizar auditorías en las Oficinas de la Secretaría en los Estados Miembros. Está de más decir que la confidencialidad de los programas de trabajo de la OIG es la mejor forma de asegurar resultados efectivos en sus auditorías. Por consiguiente, el Inspector General resolvió dar una información general sobre viajes, suficiente para fines de programación presupuestaria, sin revelar detalles inconvenientes. Asimismo, la OIG fue incluída en el proceso de reubicación de funcionarios que resultó del ejercicio de reducción de personal (RIF), a pesar de que el personal de la OIG ha sido seleccionado por sus calificaciones específicas para desempeñar las funciones de auditoría, colocando a éstos en riesgo de ser desplazados por otros funcionarios que hubieran sido asignados a la OIG por su antiguedad.

       Por consiguiente, el Inspector General redoblará sus esfuerzos para lograr la completa autonomía de la OIG, tanto en términos presupuestarios como de personal, para asegurar que el funcionamiento de su Oficina se vea libre de todo tipo de presión por parte de cualquier área operativa de la Secretaría General..

Seguimiento

       En lo referente al seguimiento de las recomendaciones presentadas en los informes de auditoría interna, en 1996 la Oficina del Inspector General ha incrementado sus gestiones en la materia. En primer lugar, se han hecho esfuerzos para convencer a los funcionarios de la Secretaría General de la necesidad de dar pronto cumplimiento a las recomendaciones del Inspector General. La mentalidad tradicional ha sido restarle importancia a las recomendaciones de la OIG, lo que ha resultado en demoras excesivas para ponerlas en ejecución. Mediante contactos a todo nivel dentro de la Secretaría General, la OIG está logrando hacerle ver a los funcionarios que sus recomendaciones están encaminadas a perfeccionar el sistema administrativo y de control interno, mejorar los sistemas operativos, corregir deficiencias y errores, y aumentar la efectividad en la ejecución de los distintos programas y proyectos de la Organización. Con el fin de facilitar el cumplimiento de las recomendaciones, respondiendo a cualquier duda que pudiera surgir por parte de los funcionarios a quienes están dirigidas, el Inspector General designó a uno de sus funcionarios como Oficial Encargado del Seguimiento a las Recomendaciones presentadas en los informes de auditoría. Esta función, que se conoce como Compliance Officer, logrará acelerar el proceso de respuesta a las recomendaciones hechas por la OIG.

       En 1995 se comenzó a notar progreso en este aspecto, que como se ha visto ha sido motivo de especial atención por la Junta de Auditores Externos. A pedido del Inspector General, el Secretario General envió un memorándum, en noviembre de 1994, a los principales funcionarios de la Secretaría y como resultado se cumplieron todas las recomendaciones pendientes de años anteriores. Al comienzo de 1996, había 112 recomendaciones pendientes; al terminar el año , este número se ha reducido a 93, incluyendo las 183 nuevas recomendaciones que se hicieron en los informes de auditoría realizados durante 1996. Una gran proporción de las recomendaciones que estaban pendientes desde hace un año, o más, han sido atendidas, eliminando de las recomendaciones pendientes todas aquellas anteriores a 1995. En la opinión del Inspector General, esta es una evolución favorable que se debe destacar.

Reseña de las auditorías realizadas

      A partir de la designación del actual Inspector General, o sea, entre el 1 de noviembre de 1994 y el 31 de diciembre de 1996, la OIG ha realizado un total de 31 auditorías, incluyendo inspecciones, investigaciones y auditorías de seguimiento. El trabajo se ha concentrado en auditorías operacionales, de cumplimiento y de evaluación de riesgo. Asimismo, durante este período se le ha dado un mayor énfasis a la realización de auditorías en la sede, respondiendo a la sugerencia de la Junta de Auditores Externos.

       Sin embargo, el Inspector General está programando en 1997 la realización de varias auditorías fuera de la sede, ya que la OIG tiene la obligación de examinar las áreas de mayor riesgo para la Organización. Las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros, debido al proceso de reestructuración por el que atraviesa la Secretaría, así como a la percepción de aislamiento que tienen estas oficinas,presentan esta característica, y existe un mayor riesgo de que los funcionarios que prestan servicios fuera de la sede no cumplan con las normas y reglamentaciones de la Secretaría General.

       Otro factor que influye en la decisión de continuar llevando a cabo auditorías fuera de la Sede es la ejecución en los Estados Miembros de proyectos de gran envergadura, que tienen una especial importancia para la Secretaría General en términos de los nuevos objetivos que se han trazado. Estos proyectos, tales como la MICIVIH, la CIAV y las misiones de observación electoral, requieren que la OIG realice inspecciones con regularidad.

Por tipo de auditoría

       Durante el período comprendido en este informe, la OIG realizó auditorías en las oficinas de Guatemala, St. Kitts and Nevis, Santa Lucía, Ecuador, Antigua y Barbuda, Grenada, Trinidad y Tobago, y Jamaica. A través de estas auditorías la OIG pudo constatar el grado de efectividad del desempeño de las funciones de estas oficinas y el cumplimiento de los reglamentos aplicables. El problema principal que encontró la OIG es el aislamiento que perciben los funcionarios que prestan servicios en las oficinas fuera de la sede, sentimiento que se ha visto acentuado en los últimos dos años debido a la reestructuración por la que atraviesa la Organización. El resultado ha sido, en general, la interpretación del reglamento a su manera, y hasta en algunos casos se le ha llegado a ignorar por completo. Esto ha producido situaciones serias de conflicto de intereses, que han dado lugar a medidas disciplinarias, desde la censura hasta la separación de funcionarios de estas oficinas.

Por Area Técnica

Cuadro No. 4 Auditorías Realizadas por Area