De conformidad con el Artículo 114 de las Normas Generales y la Orden Ejecutiva No. 95-05 del 8 de mayo de 1995, se ha presentado un informe de todas las actividades de auditoria llevadas a cabo durante el año civil que finalizó el 31 de diciembre de 2001 (CP/Doc.3589/02) al Consejo Permanente.

La instalación del sistema OASES ha modificado sustancialmente los principales procedimientos operacionales, en particular los relativos a los desembolsos, contratos por resultado, contabilidad de proyectos e informes financieros y de desembolsos. La OIG está satisfecha con los logros y esfuerzos continuos que realiza la Subsecretaría de Administración para publicar las instrucciones de procedimiento de OASES, actualizar las directivas de la SG/OEA, incluido el Reglamento Presupuestario y Financiero, para la sede y las Oficinas de la SG/OEA en los Estados Miembros, además de proporcionar capacitación permanente a los usuarios.

El estatuto de la AICD dispone que la Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral es responsable de administrar y autorizar la obligación y desembolso de los recursos del FEMCIDI, de los fondos específicos y otros recursos encomendados a la AICD, de conformidad con las normas y acuerdos pertinentes. En vista de los fondos sustanciales encomendados a la AICD y administrados por las Oficinas de la SG/OEA en los Estados Miembros, es esencial elaborar y proporcionar procedimientos consistentes adecuados y por escrito en la mayor brevedad posible a efectos de establecer un sistema uniforme y eficaz para el seguimiento y evaluación de los resultados de los proyectos. Las auditorías realizadas en 2001 determinaron que es apremiante la necesidad de elaborar manuales de procedimiento formales que proporcionen directrices y procedimientos para llevar cabo las operaciones cotidianas de la AICD, así como instrucciones por escrito para aquellas oficinas en los Estados Miembros que desembolsan fondos en nombre de la AICD. La OIG espera que los procedimientos operacionales de la AICD deben, por lo menos, incluir detalles sobre responsabilidades a efectos de asegurar que la información es exacta y está completa, así como una descripción de todos los controles desarrollados por los administradores respectivos que apoyarán a los miembros del personal en el cumplimiento eficaz de sus responsabilidades.

Como se observa anteriormente, las auditorías internas son un instrumento de gestión que funciona midiendo y evaluando la eficacia de otros controles de gestión. En cumplimiento de este mandato, durante 2001, la Inspectora General y los miembros del personal de la OIG participaron en calidad de observadores en las reuniones de varios comités y grupos de trabajo de la Secretaría General, incluidas las reuniones semanales de los Grupos de Implementación de OASES, el Comité de Selecciones y Adjudicaciones y el comité encargado de la eliminación de activos excedentes u obsoletos (COVENT) y el Comité de Renovación del GSB. La Inspectora General también se reunió individualmente con varios directores de departamentos para discutir las deficiencias de los controles internos constatadas en el curso de las auditorías, la implementación de las recomendaciones para corregir esas deficiencias de los controles internos, así como otros asuntos de tipo operativo que los respectivos directores plantearon a la Oficina del Inspector General. La OIG asistió a varias reuniones del Consejo Permanente y sus subcomisiones.

El plan de trabajo de 2002 tiene por objeto examinar actividades con el nivel más elevado de riesgo y aquellas que promueven la economía, eficacia y eficiencia en las operaciones de la SG/OEA, así como en los programas y proyectos de la OEA.

El informe de 2000 de la Junta de Auditores Externos incluía una recomendación de que la OIG realizara actividades de seguimiento y un informe sobre la implementación del paquete mejorado 11i del sistema OASES. Esa auditoría se incluye en el programa de trabajo de 2002 dado que el proceso de implementación concluyó en enero de 2002. El plan de trabajo de la OIG para 2002 también incluye auditorías de Oficinas seleccionadas de la SG/OEA en los Estados Miembros a efectos de asegurar la idoneidad de los controles internos y evaluar los procesos operacionales asociados con la administración del dinero en efectivo, el registro oportuno de transacciones y el registro de bienes de la OEA. La Subsecretaría de Administración está concluyendo arreglos para conectar las actividades financieras de las Oficinas de la SG/OEA en seis Estados Miembros con el sistema OASES en la sede durante 2002. La OIG va a hacer un seguimiento y evaluar este proyecto piloto.

La Junta también recomendó auditorías anuales del sistema OASES a efectos de examinar la integridad y seguridad de los datos, así como realizar actividades de seguimiento con respecto a las dos condiciones que exigen notificaciones y deficiencias materiales en la AICD que se mencionaron en el informe de 2001. A continuación se presentan algunas de las otras actividades de auditoría que se incluyen en el plan de trabajo de la Inspectora General para 2002, el cual se adjunta como Anexo 3 a este informe:

A. Controles internos en la Secretaría de la Agencia Interamericana para el Control y el Desarrollo y las medidas adoptadas para implementar las recomendaciones de la Junta de Auditores Externos.

B. Seguimiento del plan de reparación presentado por la AICD a efectos de corregir las deficiencias de los controles internos identificadas.

C. Controles internos relacionados con la administración y desembolso de fondos de proyectos técnicos, encomendados a la nueva Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo, a efectos de evaluar el cumplimiento de los convenios de proyectos y determinar si se han logrado los objetivos en forma eficaz en función de los costos.

D. Actividades de seguimiento para examinar los efectos y los beneficios en función de los costos del cumplimiento del acuerdo del 5 de febrero de 2002 entre la Subsecretaría de Administración y la AICD para proporcionar ciertos servicios financieros, de contabilidad, nóminas y otros servicios afines mediante personal y/o desembolso directo.

E. Controles internos en la Secretaría del Fondo Panamericano Leo S. Rowe y los procesos operativos del Fondo Rowe Memorial Benefit Fund.

F. Examen de los proyectos financiados por el FEMCIDI y el Fondo Específico administrados por las Oficinas de la SG/OEA en los Estados Miembros en nombre de la AICD.

En su informe de 2001, la Junta de Auditores Externos hizo comentarios respecto a la cobertura de las auditorías, la dotación de personal, la independencia y el seguimiento de las recomendaciones de la Oficina del Inspector General. En ese informe, la Junta manifiesta que la OIG es un elemento importante para los controles internos y que las recomendaciones de la OIG son importantes para mantener dichos controles. En años anteriores, la Junta ha confirmado que la situación y función de la OIG son importantes ya que las auditorías internas constituyen una salvaguardia en un ambiente controlado. Las actividades de la OIG deberán coordinarse con las de la Junta y las de la empresa independiente asignada para realizar las auditorías. La Inspectora General continua haciendo todos los esfuerzos posibles para atender las inquietudes de la Junta y examinar las áreas identificadas que son motivo de preocupación en la medida que lo permitan los recursos disponibles.

Además de identificar las áreas de considerable o elevado riesgo, la Inspectora General es responsable de realizar auditorías sistemáticas y selectivas de todas las operaciones de conformidad con un plan cíclico de largo plazo que asegura auditorías completas dentro de un plazo de tiempo apropiado. Las actividades de auditoria de la OIG en 2001 se centraron en las áreas de riesgo elevado y los esfuerzos de auditoría se centraron en mantener una cobertura de auditorías considerables en toda la Secretaría General. La metodología de planificación de la OIG asegura que se presta atención primordial a las áreas de alto riesgo. Consiguientemente, este criterio permite a la Inspectora General ordenar mejor las prioridades para el uso de los recursos limitados. En 2001 el nivel de cobertura de auditoría de las operaciones en la sede representó aproximadamente el 50 % de las actividades de auditoria llevadas a cabo. Además del nivel de cobertura de un 50% que se mantuvo en las Oficinas de la SG/OEA en los Estados Miembros, tres de las cinco investigaciones que se finalizaron estaban relacionadas con actividades llevadas a cabo en las Oficinas de la SG/OEA en los Estados Miembros. En los Anexos 1 y 2 se ofrece una lista de las auditorías operacionales y de cumplimiento, e investigaciones, completadas, así como de las auditorías realizadas por área técnica.

En años anteriores, la Junta manifestó su preocupación respecto a los recursos de dotación de personal de la OIG, e indicó que la Secretaría General deberá asegurar que la OIG cuenta con suficientes recursos de personal permanente para cumplir con su función de asesor de la Secretaría General y como disuasivo para evitar el derroche, desfalco y abuso. La Junta también mencionó la necesidad de contar con suficientes recursos para la contratación externa a efectos de adquirir a corto plazo el talento necesario para cubrir la competencia necesaria que no tiene el personal permanente, la cual permitiría llevar a cabo auditorías especializadas anuales del sistema OASES. La falta de recursos adecuados continúa siendo un problema para que la OIG pueda cumplir con su mandato de mantener una cobertura de auditoría considerable en toda la Secretaría General, por ejemplo, en la sede, las Oficinas de la SG/OEA en los Estados Miembros, así como el examen de otros proyectos gestionados por la SG/OEA.

Los recursos disponibles para los procesos operacionales de la Oficina del Inspector General se proporcionan en el Programa Presupuesto del Fondo Regular. En la actualidad, el personal de la OIG consiste de un Asistente Administrativo y cuatro puestos de auditor, incluido el Inspector General Adjunto. La solicitud de otro puesto de auditor que se incluye en el proyecto de Programa Presupuesto de 2003 para su aprobación ha sido respaldada por la Junta Externa de Auditores. La Inspectora General utiliza de forma óptima los recursos disponibles para lograr resultados que agregan valor al servicio que se proporciona a la SG/OEA y a los Estados Miembros. Los miembros del personal de la OIG asistieron a conferencias y seminarios en la medida que lo permitieron los recursos disponibles a fin de mantenerse al día sobre nuevos acontecimientos y mantener una educación profesional permanente. En el informe de 2001, la Junta de Auditores Externos reafirmó su recomendación de 2000 de que el presupuesto de la OIG deberá tener suficientes fondos para obtener la capacitación necesaria

La Inspectora General tiene absoluta independencia para planificar los programas de auditoría y todas las actividades de esta índole. La Inspectora General presenta el presupuesto de la Oficina directamente al Secretario General y no se han impuesto condiciones a las partidas asignadas a la OIG. La Oficina está sujeta a las medidas de austeridad vigentes actualmente en la Secretaría General.

La OIG continúa analizando todas las conclusiones y recomendaciones con los interesados y toma en consideración sus comentarios al finalizar cada informe. En varios casos, se corrigieron las deficiencias antes de finalizar el informe de auditoría y en el informe pertinente del auditor se incluyen esos comentarios antes de su presentación al Secretario General. Una vez aprobados por el Secretario General, los informes aprobados se remiten a los Directores y/o Administradores de los departamentos, oficinas o programas auditados de la SG/OEA, solicitando la ejecución de las recomendaciones aprobadas. La Orden Ejecutiva 95-05 estipula que las dependencias auditadas deben presentar respuestas formales dentro de los 30 días siguientes a la notificación del informe aprobado por el Secretario General.

Se ha establecido un sistema en la Oficina del Inspector General para hacer un seguimiento de las actividades que se llevan a cabo en base a las recomendaciones y la Junta de Auditores Externos utiliza los informes generados por medio de este sistema. Debe mencionarse que la Junta de Auditores Externos ha manifestado estar muy impresionada con esa iniciativa de la OIG. En 2001, los informes de auditorías presentados por la Inspectora General incluyeron 102 recomendaciones, y todos los informes y recomendaciones fueron aprobados en la forma oportuna por el Secretario General. A marzo de 2002, el 66% de las recomendaciones aprobadas han sido totalmente implementadas y el restante 34% se encontraba todavía en diferentes etapas de aplicación. 22 de las 35 recomendaciones en vías de aplicación eran consideradas de elevado riesgo, de las cuales 16 identificaron la necesidad de mejorar los controles internos, la transparencia y la eficacia. 13 recomendaciones de riesgo elevado relacionadas con controles internos y seis que requerían directivas y procedimientos por escrito se dirigieron a la AICD.

Salvo los resultados de la auditoría interna de la auditoria interna de la AICD, me complace informar que la tasa de ejecución de la SG/OEA es satisfactoria y la puntualidad con que ha informado del cumplimiento de las recomendaciones continúa mejorando. Cuando se realizan actividades de seguimiento la OIG hace todo lo posible para tomar en consideración las medidas de austeridad dictadas en la Secretaría General y para trabajar con las distintas áreas en la aplicación correcta y oportuna de las recomendaciones con los recursos disponibles.

La Inspectora General continúa manteniendo una relación de trabajo con los directores de las distintas áreas de la SG/OEA a efectos de asegurar la implementación satisfactoria y oportuna de las recomendaciones, mejorar los controles internos y corregir las deficiencias que impiden la eficacia y efectividad de manera que podamos lograr nuestras metas comunes. La Inspectora General solicita y recibe asesoría jurídica y asistencia del Departamento de Servicios Jurídicos, según proceda, con respecto a varios temas que surgen durante sus actividades de auditoría e investigación. La OIG aprecia en gran manera los esfuerzos y la cooperación permanentes de la Secretaría General para lograr la eficacia y efectividad en la Organización en general.

ANEXO 1  

ANEXO 2   

ANEXO 3