De conformidad con el Artículo 114 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General, presento a la consideración del Consejo Permanente el informe anual sobre las auditorías llevadas a cabo por la Oficina del Inspector General (OIG) durante el año civil que finalizó en 31 de diciembre de 2000. En este informe se hace referencia a las recomendaciones de la Junta de Auditores Externos y a la idoneidad de los recursos, incluida la dotación de personal asignado a la Oficina del Inspector General.

De conformidad con el Artículo 112 de las Normas Generales, el Secretario General ha establecido procedimientos de auditoría interna apropiados para verificar el cumplimiento de las normas y los reglamentos vigentes, en especial mediante el examen sistemático y selectivo de las transacciones oficiales y de los procedimientos operativos relacionados con los recursos que administra la Secretaría General. La función de auditoría interna ofrece un programa permanente de evaluación del desempeño, mantenimiento de la integridad financiera y verificación del cumplimiento de las políticas y los procedimientos. La auditoría interna coadyuva a detectar y rectificar las condiciones que crean riesgos innecesarios y ayuda a la Organización a lograr sus objetivos, manteniendo los riesgos dentro de límites tolerables.

La Oficina del Inspector General se estableció como dependencia responsable de la aplicación de esos procedimientos y del ejercicio de las funciones relacionadas con los trámites de auditoría interna. Mediante la Orden Ejecutiva 95?05, dictada por el Secretario General el 8 de mayo de 1995, se estableció la Oficina del Inspector General, se enunció su declaración de responsabilidades, propósitos y autoridad, y se determinó la composición de la OIG. Los objetivos generales de ésta son la promoción de la economía, la eficiencia y la eficacia en las operaciones de la Secretaría General y en todos los programas y proyectos de la OEA, así como la asistencia a todos los niveles de la administración, para la prevención o detección de fraudes y abusos, y el riesgo de tales irregularidades, en los programas o en las operaciones.

Concretamente, la Oficina del Inspector General es responsable de asegurar el examen sistemático de la administración interna y los controles contables y, cuando es necesario, llevar a cabo inspecciones e investigaciones en todas las oficinas, departamentos, programas, divisiones, unidades y proyectos, en la sede y en todos los Estados Miembros, con objeto de determinar si se llevan a cabo las funciones de planificación, administración, documentación, custodia y control de los recursos:

1. de conformidad con las instrucciones, políticas, normas, reglamentos, manuales, procedimientos y otras disposiciones administrativas;
     
2. conforme a los objetivos generales de la Organización y a las normas más exigentes de práctica administrativa.

La función de auditoría interna es un control administrativo que opera mediante la medición y la evaluación de la eficacia de otros controles administrativos. A fin de asegurar un análisis objetivo de los hechos y la imparcialidad de juicio, la OIG no participa en los procedimientos operativos, salvo en lo que atañe al examen y la evaluación de éstos. El Inspector General está directamente subordinado al Secretario General y se rige por las disposiciones de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General, la Orden Ejecutiva 95?05 y el Reglamento Presupuestario y Financiero. El Inspector General tiene la responsabilidad de notificar a la Junta de Auditores Externos la emisión de todos los informes que se presentan al Secretario General. El programa-presupuesto de la Oficina del Inspector General ha sido presentado a los órganos responsables sin cambio alguno.

Durante el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2000, la OIG llevó a cabo 19 auditorías que se centraron en actividades operativas y de cumplimiento. En 2000, las actividades de auditoría se orientaron hacia las operaciones con el nivel más elevado de riesgo y con más posibilidades de aumentar la eficiencia, la eficacia y la economía dentro de la Secretaría General. Durante el año que se examina, la OIG realizó auditorías de los procesos de adquisiciones, sueldos y caja chica en la sede, y evaluó controles internos relacionados con las actividades operativas de cinco dependencias de la Secretaría General en la sede, incluidos los controles internos dentro de la Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo, así como la Asamblea General Modelo de la OEA, el servidor NT y las aplicaciones Oracle y los servidores de bases de datos. También se terminaron las auditorías de las actividades operativas de las oficinas de la SG/OEA en seis Estados Miembros y diversos proyectos de la OEA ejecutados en las oficinas fuera de la sede.

Los resultados de las auditorías realizadas por la OIG, las cuales proporcionaron 175 recomendaciones encaminadas a la mejora continua del funcionamiento de los programas, la responsabilidad de gestión, y la eficacia y economía de la Secretaría General de la OEA, son difíciles de cuantificar. Como resultado de las recomendaciones de las auditorías, el contrato de un miembro del personal no fue renovado debido a las ineficiencias identificadas en su desempeño y el incumplimiento de las directivas de la OEA. Gracias a las recomendaciones de la OIG en las auditorías de sistemas, ha mejorado la seguridad y se han eliminado los riesgos de carácter técnico, la reorganización interna ha aclarado las responsabilidades administrativas, en general la administración de entorno al sistema financiero Oracle es más eficaz, y se han establecido, definido y comunicado claramente las políticas y normas para lograr el cumplimiento de los objetivos declarados en lo que atañe a seguridad, integridad y capacidad de mantenimiento.

También se hicieron recomendaciones en relación con el reembolso de fondos de proyectos que no se han utilizado, la mejora de la gestión de proyectos, más capacitación en el Sistema Oracle Financialsä, mejoras en la seguridad física y de sistemas, el suministro de manuales de procedimiento, y la mejora de los controles internos de la entrada y salida de fondos. Otros logros más notorios de los esfuerzos que la OIG y la Secretaría General han realizado de forma conjunta son:

• Mejores controles internos en el Departamento de Servicios Financieros para corregir las "condiciones que exigen notificación" sobre las que informó la Junta de Auditores Externos en 1999
    
• Mayor seguridad de los Sistemas de Información, acceso de información y planificación de contingencia
    
• Establecimiento de una separación apropiada de obligaciones relacionadas con las operaciones Oracle
    
• Examen, modificación y distribución de los manuales de operaciones relacionadas con algunos procedimientos internos
    
• Mejoras en el registro de bienes fijos que realizan las Oficinas de la SG/OEA en los Estados Miembros
  
• Capacitación sistemática y permanente en Oracle Financials™
    
• Mejor gestión de proyectos desde la sede
    
• Reembolso de fondos de proyectos que no se han utilizado a la OEA
    
• Identificación de deficiencias en los controles internos de la recién establecida Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo.

La Junta de Auditores Externos ha informado a la Inspectora General que los logros alcanzados por la OIG durante el año 2000 son eventos importantes que serán ventajosos para la OEA en el futuro. Se hizo especial mención a las actividades de auditoría que se centraron en el seguimiento de las recomendaciones de 1999 de la Junta, a las actividades relacionadas con deficiencias de control interno con elevado riesgo dirigidas a la Subsecretaría de Administración, incluida la estabilización del sistema Oracle Financials™, las vulnerabilidades en materia de seguridad de la configuración actual del sistema, así como controles internos en el Departamento de Servicios Financieros y varias Oficinas de la SG/OEA en los Estados miembros, identificando la necesidad de políticas y manuales de procedimiento y de antecedentes más claros de la documentación.

Debe felicitarse a la Secretaría General por los importantes esfuerzos realizados para cumplir con las recomendaciones de la OIG y el aumento en la tasa de ejecución de las mismas por parte de aquellas dependencias de la Secretaría General a las que se dirigían tales recomendaciones.

El Anexo 1 incluye una lista de las auditorías realizadas y muestra que se llevaron a cabo 17 auditorias operativas y dos de cumplimiento, incluidas las actividades operativas de seis Oficinas de la SG/OEA en los Estados Miembros. Las auditorias operativas examinan no sólo los registros y los documentos de apoyo sino que también recomiendan medidas que conducen a operaciones más eficaces, mejoras en la administración y en los controles de contabilidad, reducción de costos y prevención de pérdidas. Las auditorías de cumplimiento básicamente determinan si la Secretaría General cumple con los mandatos de la OEA, sus reglas, normas, procedimientos y reglamento establecidos, así como los acuerdos entre la Secretaría General y otras partes, por ejemplo los organismos donantes. Las auditorías en las Oficinas de la SG/OEA en los Estados Miembros se realizan para examinar los procesos operativos de las Oficinas de la SG/OEA en los Estados Miembros. Simultáneamente y principalmente para fines eficaces en relación con los costos, la revisión de esas actividades operativas también incluye proyectos ejecutados en esos Estados miembros a efectos de determinar si se cumplen los términos de los acuerdos del proyecto y si el objetivo del mismo se ha alcanzado de forma eficaz en relación con los costos.

El programa de auditorías de 2000 también se concentró en muchas de las cuestiones financieras y de gestión identificadas en el informe de auditoría de 1999 de la Junta de Auditores Externos.

Las auditorías de los sistemas computerizados Oracle se efectuaron a efectos de revisar el progreso logrado en la ejecución de las recomendaciones de auditorías anteriores, examinar la seguridad y el control operativo para determinar si (1) la seguridad de las actividades operativas y el equipo de informática está adecuadamente controlada y protegida (2) se dispone de sistemas de backup adecuados para la recuperación de documentos en caso de una catástrofe (3) el sistema cuenta con la seguridad adecuada (4) los procesos están siendo adecuadamente documentados.

Las auditorías de la OIG, en particular el sistema Oracle Financials™ y los diversos procesos en la Subsecretaría de Administración, entre ellos los controles internos del Departamento de Servicios Financieros, tuvieron un efecto positivo y produjeron directrices y procedimientos por escrito, así como funciones y responsabilidades claramente definidas. Además de corregir las deficiencias que fueron causa de la determinación de "condiciones que exigen notificación" en 1999, las auditorías de la OIG dieron origen a que se ofreciera en toda la Organización una amplia capacitación en el sistema Oracle para que para que los usuarios puedan desempeñar las responsabilidades asignadas.

La cantidad de auditorías realizadas y una lista de las auditorías completadas según las áreas técnicas de la Secretaría General se presentan en el Cuadro 1 y el Anexo 2.

El Artículo 114 de las Normas Generales y el párrafo operativo 5 de la Orden Ejecutiva 95-05 del 8 de mayo de 1995 requieren la presentación de informes sobre las actividades de auditoría al Consejo Permanente. Los informes de todas las actividades de auditoría llevadas a cabo durante el año civil que finalizó el 31 de diciembre de 2000 se han presentado al Consejo Permanente.

La instalación del sistema Oracle Financials ha modificado sustancialmente los principales procedimientos operacionales, en particular los relativos a los desembolsos, contratos por resultado, contabilidad de proyectos e informes financieros y de desembolsos. Las auditorías finalizadas en 2000 determinaron que si bien se han proporcionado a los usuarios algunos manuales de procedimiento relacionados con el proceso de sistemas, es apremiante la necesidad de elaborar manuales de procedimiento formales que proporcionen directrices y procedimientos para llevar a cabo las operaciones cotidianas de la Secretaría General, incluido el Reglamento Presupuestario y Financiero y el Manual Financiero del Campo. La Inspectora General informa, con satisfacción, que el manual de Procesos Operacionales Cotidianos dentro del Departamento de Servicios Financieros, así como el de procedimientos formales para los procesos de adquisiciones y la seguridad de los sistemas, ya se han terminado y han sido distribuidos. Se ha informado, asimismo, que el proyecto de manual del Reglamento Presupuestario y Financiero ha sido distribuido para la presentación de comentarios al respecto antes de ser finalizado. Es apremiante la necesidad de actualizar el Manual Financiero del Campo, el cual implementará y estabilizará de forma eficaz las operaciones de gestión financiera en aquellas oficinas debido a los cambios que ha conllevado la instalación de Oracle en las actividades operativas básicas.

Las auditorías internas son un instrumento de gestión que funciona midiendo y evaluando la eficacia de otros controles de gestión. En cumplimiento de este mandato, durante 2000, la Inspectora General y representantes de la OIG participaron en calidad de observadores en las reuniones de varios comités y grupos de trabajo de la Secretaría General, incluidas las reuniones semanales del equipo de ejecución del proyecto Oracle, el Comité de Selecciones y Adjudicaciones y el comité encargado de la eliminación de activos excedentes u obsoletos (COVENT). La Inspectora General también se reunió individualmente con varios directores de departamentos y asistió a diversas reuniones de personal para discutir las deficiencias de los controles internos constatadas en el curso de las auditorías, la implementación de las recomendaciones para corregir esas deficiencias de los controles internos, así como otros asuntos de tipo operativo que los respectivos directores plantearon a la Oficina del Inspector General.

El plan de trabajo para 2001 tiene por objeto abarcar actividades de auditoría con el nivel más elevado de riesgo y aquellas que promueven la economía, eficacia y eficiencia en las operaciones de la SG/OEA, así como en los programas y proyectos de la OEA.

La instalación y puesta en funcionamiento del nuevo sistema Oracle ha modificado sustancialmente las actividades operacionales básicas de asiento de las transacciones en el ámbito de la Secretaría General. Esas funciones han sido descentralizadas de la Subsecretaría de Administración y los usuarios pueden llevar a cabo sus responsabilidades de forma individual. Además, el Departamento de Servicios Financieros ya no es el encargado de mantener todos los registros financieros de las Oficinas de la SG/OEA en los Estados Miembros, ya que la mayoría de los recibos de respaldo se mantienen en esas oficinas. La necesidad de poner al día el Manual Financiero del Campo, el cual proporcionará uniformidad en la tramitación de las operaciones financieras del campo, en particular como resultado de los cambios que ha supuesto en las actividades operacionales básicas la instalación de Oracle, continua siendo motivo de preocupación para la OIG. Por consiguiente, el plan de trabajo de 2001 incluye auditorías de Oficinas seleccionadas de la SG/OEA en los Estados Miembros a efectos de asegurar la idoneidad de los controles internos en áreas de alto riesgo asociadas con la administración del dinero en efectivo, el registro oportuno de transacciones y el registro de bienes de la OEA. Además, la necesidad de contar con manuales de procedimiento para documentar los procedimientos de control de dinero en efectivo, activos fijos, cuentas bancarias y el manejo de transacciones financieras en las Oficinas de la SG/OEA en los Estados Miembros es fundamental para evitar anomalías.

La Secretaría General ha aconsejado a la OIG que el paquete mejorado 11i de Oracle atenderá mejor las necesidades de comunicación de las Oficinas de la SG/OEA en los Estados Miembros y les permitirá registrar de forma más oportuna las transacciones financieras. La auditoría del actualización del sistema forma parte del plan de trabajo de 2001 para asegurar la idoneidad de los controles de auditoría del sistema interno.

El establecimiento de la Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo otorga total autonomía en la administración y control financiero de los recursos de la Agencia, así como en la contabilidad de esos recursos. La auditoría de 2000 de los controles internos de la AICD reveló que es necesario mejorar el actual sistema financiero y la infraestructura de gestión financiera, especialmente para la gestión de proyectos. La auditoría de seguimiento prevista para 2001 tiene por objeto examinar la implementación de las recomendaciones de la OIG, así como las medidas adoptadas para corregir las deficiencias de los controles internos constatadas en el informe de 2000 de la Junta de Auditores Externos.

A continuación se enumeran algunos de los principales aspectos incluidos en la propuesta de actividades de auditoría y definidas en el plan de trabajo de la Inspectora General para 2001, que se adjunta como Anexo 3 a este informe:

1. Controles internos en la Secretaría de la Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo;
2. Instalación del paquete mejorado 11i del Sistema de Computarización Oracle Financials™, así como sistemas de seguridad en general.
3. Controles internos relacionados con la administración y desembolsos de fondos de proyectos técnicos por la SG/OEA, incluida la nueva Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo, a efectos de evaluar el cumplimiento de los convenios de proyectos y si se han logrado los objetivos en forma eficiente en función de los costos.
4. Controles internos en la Secretaría del Fondo Panamericano Leo S. Rowe.

En el informe de auditoría de 1999, la Junta de Auditores Externos hizo comentarios respecto a la cobertura de las auditorías, la dotación de personal, la independencia y el seguimiento de las recomendaciones de la Oficina del Inspector General. La Junta también manifestó que la situación y función de la OIG son importantes para la Junta ya que las auditorías internas constituyen una salvaguardia en un ambiente controlado. Las actividades de la OIG deberán coordinarse con las de la Junta y las de la empresa independiente asignada para realizar las auditorías.

Como se indica anteriormente en este informe, la Junta de Auditores Externos ha informado a la Inspectora General de que los logros de la OIG durante 2000 son eventos importantes que beneficiarán a la OEA en el futuro. La Inspectora General continua haciendo todos los esfuerzos posibles para atender las inquietudes de la Junta y examinar en forma permanente las áreas que son motivo de preocupación, en la medida que lo permitan los recursos disponibles.

En 2000, las actividades de auditoría de la OIG se concentraron en las áreas con elevado riesgo y los esfuerzos se concentraron en mantener una cobertura considerable de auditorías en toda la Secretaría General. La metodología de planificación de la OIG asegura que se presta atención primordial a las áreas de alto riesgo. Consiguientemente, este criterio permitió a la Inspectora General ordenar mejor las prioridades para el uso de los recursos limitados. En 2000, el nivel de cobertura de auditoría de las operaciones en la sede representó más del 50% de las actividades de auditoria llevadas a cabo. En los anexos 1 y 2 se ofrece una lista de las auditorías operacionales y de cumplimiento completadas, así como de las auditorías realizadas por área técnica.

En 1999, la Junta manifestó su preocupación respecto a los recursos de dotación de personal de la OIG, e indicó que la Secretaría General deberá asegurar que la OIG cuenta con suficientes recursos de personal permanente para cumplir con su función de asesor de la Secretaría General y como disuasivo para evitar el derroche, desfalco y abuso. La Junta manifestó en 1999 su preocupación por el nivel de dotación de personal en la OIG y sugirió que la OIG fortaleciera sus esfuerzos para dotar de personal esa función. La Inspectora General informa con satisfacción que los cuatro puestos vacantes de auditor aprobados en el presupuesto del Fondo Regular para la OIG han sido cubiertos por personas calificadas con considerable experiencia en la realización de auditorías.

La Junta también mencionó la necesidad de contar con suficientes recursos para la contratación externa a efectos de adquirir a corto plazo el talento necesario para cubrir la competencia necesaria que no tiene el personal permanente, la cual permitiría llevar a cabo auditorías especializadas, tales como el entorno del sistema computarizado. En 2000, la cantidad de recursos disponibles para contratar servicios de auditoría continuaba siendo la misma que en el año anterior.

La falta de recursos adecuados continua siendo un problema para que la OIG pueda cumplir con su mandato de mantener una cobertura de auditoría considerable en toda la Secretaría General, por ejemplo, en la sede, las Oficinas de la SG/OEA en los Estados Miembros, así como otros proyectos gestionados por la SG/OEA.

La Inspectora General tiene absoluta independencia para planificar los programas de auditoría y todas las actividades de esta índole. La Inspectora General presenta el presupuesto de la Oficina directamente al Secretario General y no se han impuesto condiciones a las partidas asignadas a la OIG. La Oficina está sujeta a las medidas de austeridad vigentes actualmente en la Secretaría General.

Se ha establecido un sistema en la Oficina del Inspector General para hacer un seguimiento de las actividades que se llevan a cabo en base a las recomendaciones y la Junta de Auditores Externos utiliza los informes generados por medio de este sistema. Debe mencionarse que la Junta de Auditores Externos manifestó en el informe de 1999 estar muy impresionada con esa iniciativa de la actual Inspectora General, en particular con el diseño de la información. La OIG continua proporcionando estos informes a la Junta durante su examen anual.

En 2000, los informes de la Inspectora General incluyeron 175 recomendaciones, y todos los informes y recomendaciones fueron aprobados en la forma oportuna por el Secretario General. Me complace informar que la tasa de ejecución durante el año y la puntualidad con que la Secretaría General ha informado del cumplimiento de las recomendaciones es satisfactoria. Se ha puesto en práctica el 55% de las recomendaciones y está en vías de aplicación el 45% de ellas. Cuando se realizan actividades de seguimiento la OIG hace todo lo posible para tomar en consideración las medidas de austeridad dictadas en la Secretaría General y para trabajar con las distintas áreas en la aplicación correcta y puntual de las recomendaciones, con los recursos disponibles.

La OIG continua analizando todas las conclusiones y recomendaciones con los interesados y toma en consideración sus comentarios al finalizar cada informe. En varios casos, se corrigieron las deficiencias antes de finalizar el informe de auditoría y en el informe pertinente del auditor se incluyen esos comentarios antes de su presentación al Secretario General. Una vez aprobados por el Secretario General, los informes aprobados se remiten a los Directores y/o Administradores de los departamentos, oficinas o programas auditados, solicitando la ejecución de las recomendaciones aprobadas. Como se menciona anteriormente en este informe, la Orden Ejecutiva 95-05 estipula que las dependencias auditadas deben presentar respuestas formales dentro de los 30 días siguientes a la notificación del informe aprobado por el Secretario General. Nos complace informar que el nivel de respuesta de la Secretaría General a las solicitudes y recomendaciones de la OIG mejoró notablemente en 2000.