OFICINA DEL INSPECTOR GENERAL OIG


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RELATÓRIO ANUAL
DO INSPETOR-GERAL

1o de janeiro a 31 de dezembro de 2001

Índice

* INFORMAÇÃO GERAL
* INTRODUÇÃO
* RESUMO DE AUDITORIAS REALIZADAS

* A. Tipo de auditoria
* B. Auditorias por área técnica
* C. Relatórios de atividades
* D. Manuais de procedimento
* E. Participação do EIG em reuniões
* F. Plano de Trabalho para o Ano 2001

* RECOMENDAÇÕES DA JUNTA DE AUDITORES EXTERNOS

* 1. Alcance da auditoria
* 2. Pessoal
* 3. Independência
* 4. Observações da OEA sobre os relatórios do EIG

* 5. Auditoria de seguimiento

* Anexo 1 Lista das Auditorias Realizadas em 2000
* Anexo 2 Auditorias por Área - 2000
* Anexo 3 Programa de Trabalho de Auditoria para o ano 2001

 

* INFORMAÇÃO GERAL

Em cumprimento ao disposto no artigo 114 das Normas Gerais para o Funcionamento da Secretaria-Geral, submeto à consideração do Conselho Permanente o Relatório Anual sobre as auditorias realizadas pelo Escritório do Inspetor-Geral (EIG) no ano civil encerrado em 31 de dezembro de 2001. Este relatório faz referência às recomendações da Junta de Auditores Externos e à adequação dos recursos, inclusive do pessoal lotado no Escritório do Inspetor-Geral.

De acordo com o artigo 112 das Normas Gerais, o Secretário-Geral estabeleceu procedimentos adequados de auditoria interna a fim de verificar o cumprimento das normas e regulamentos vigentes, especialmente mediante o exame sistemático e seletivo de transações oficiais e procedimentos operacionais relacionados com os recursos administrados pela Secretaria-Geral. A função de auditoria interna oferece um programa contínuo de avaliação de desempenho, manutenção da integridade financeira e monitoração do cumprimento de políticas e procedimentos. A auditoria interna ajuda a detectar e a corrigir situações que impliquem riscos desnecessários e ajuda a Organização a alcançar objetivos, ao mesmo tempo que mantém os riscos em limites toleráveis.

O Escritório do Inspetor-Geral foi estabelecido como órgão responsável pela execução desses procedimentos de auditoria interna e pelo desempenho de funções correlatas. A Ordem Executiva 95-05, expedida pelo Secretário-Geral em 8 de maio de 1995, criou o EIG e estabeleceu sua responsabilidade, finalidade e autoridade, no que respeita à sua composição e às auditorias internas. Inclui-se entre os objetivos gerais do EIG o de promover economia, eficiência e efetividade nas operações da Secretaria-Geral e em todos os programas e projetos da OEA, bem como a assistência a todos os níveis de administração na prevenção ou detecção de fraude e abuso, e riscos conseqüentes, em programas ou operações.

De modo específico, cabe ao EIG a responsabilidade de assegurar a revisão sistemática da administração interna e dos controles contábeis e, quando necessário, a inspeção e a investigação de todos os escritórios, departamentos, programas, divisões, unidades, atividades e projetos da SG/OEA, tanto na sede como em todos os Estados membros, a fim de determinar se as funções de planejamento, organização, administração, documentação, contabilidade, custódia e controle de recursos estão sendo executadas de maneira eficiente, efetiva e econômica:

a) em conformidade com instruções, políticas, normas, regulamentos, manuais, procedimentos e outras disposições administrativas;

b) de acordo com os objetivos gerais da Organização e os mais altos padrões de prática administrativa.

A função de auditoria interna é um controle administrativo que mede e avalia a efetividade de outros controles administrativos. A fim de assegurar a análise objetiva dos fatos e a imparcialidade de julgamento, o EIG não participa de procedimentos operacionais, exceto no que diz respeito a revisão e avaliação. O Inspetor-Geral subordina-se diretamente ao Secretário-Geral e sua atuação é regida pelos artigos das Normas Gerais para o Funcionamento da Secretaria-Geral, pela Ordem Executiva 95-05 e pelas Normas Orçamentárias e Financeiras, bem como por outras diretrizes da OEA. Cabe ao Inspetor-Geral informar a Junta de Auditores Externos sobre a emissão de todos os relatórios submetidos ao Secretário-Geral. O Escritório do Inspetor-Geral presta informações fidedignas e objetivas aos Estados membros sobre as atividades operacionais da Secretaria-Geral e sobre os riscos com elas relacionados.

* INTRODUÇÃO

A Ordem Executiva 95-05 requer que as atividades de auditoria sejam orientadas para operações do mais alto risco e/ou para as que tenham o maior potencial para aumentar a eficiência, a economia e a efetividade, bem como para auditorias sistemáticas e seletivas de todas as operações em conformidade com um plano cíclico de longo prazo que assegure a mais completa auditoria da Secretaria-Geral num período razoável. O Inspetor-Geral e o pessoal do seu Escritório gozam de acesso pleno, livre e irrestrito a todas as funções, atividades, operações, registros, propriedades e pessoal da Secretaria-Geral, conforme for considerado necessário para o planejamento e execução efetiva de auditorias. De acordo com as Normas Gerais, as auditorias dispensaram especial atenção às propostas da Junta de Auditores Externos, particularmente quanto à necessidade de se concentrar em áreas de alto risco e/ou áreas que tenham o maior potencial para aumentar a eficiência, a economia e a efetividade. O EIG coordena esforços com a Junta de Auditores Externos e a firma de auditores independente.

No período de 12 meses a que se refere este relatório, o Escritório do Inspetor-Geral realizou 12 auditorias, das quais seis foram efetuadas em repartições da sede e as outras em Escritórios projetos da Secretaria-Geral nos Estados membros. Em 2001, foram realizadas também cinco investigações, três das quais pelo Escritório do Inspetor-Geral. Em cumprimento ao mandato de assistência aos administradores na prevenção ou detecção de fraudes, abusos e riscos operacionais ou de programas, o EIG prestou assistência aos diretores dos Escritórios da SG/OEA nos Estados membro em duas investigações.

A Ordem Executiva 95-05 dispõe que o Inspetor-Geral deve apresentar um relatório oportuno sobre conclusões e recomendações ao Secretário-Geral e relatórios de atividades de auditoria ao Conselho Permanente. O artigo 115 das Normas Gerais dispõe que o Secretário-Geral deve responder aos relatórios do Inspetor-Geral no prazo de 30 dias a partir da sua apresentação. Se não forem formuladas observações nesse período, então o Inspetor-Geral poderá automaticamente assumir que o relatório foi aceito. Tenho a satisfação de informar que todos os relatórios apresentados pela Inspetora-Geral foram prontamente aprovados pelo Secretário-Geral.

A Ordem Executiva 95-05 dispõe que os diretores e outros supervisores responsáveis pela ação corretiva apropriada que tenha sido recomendada devem informar o Inspetor-Geral no prazo de 30 dias seguintes ao recebimento do relatório transmitido pelo Secretário-Geral. O Escritório do Inspetor-Geral estabeleceu com sucesso um sistema de rastreamento de medidas tomadas pela Secretaria-Geral para a implementação das recomendações do EIG. A monitoração dessas medidas é crítica na determinação do impacto do EIG na Secretaria-Geral e na avaliação de melhoramentos. Os relatórios gerados por esse sistema de rastreamento são encaminhados à junta de Auditores Externos no decorrer do seu exame anual e também presta importantes informações para o planejamento de futuros programas de trabalho do EIG.

* RESUMO DE AUDITORIAS REALIZADAS

O EIG empenha-se em assistir os Estados membros e a Secretaria-Geral na consecução de uma administração responsável de recursos, bem como na criação de uma atmosfera de responsabilidade, de transparência e de melhor desempenho na execução de programas da OEA. Durante o período a que se refere este relatório, o EIG realizou 12 auditorias que focalizaram atividades operacionais e atividades em cumprimento a recomendações de auditorias. Em 2001, as auditorias foram orientadas para as operações de mais alto risco e para as de maior potencial para aumentar a eficiência, a economia e a efetividade na Secretaria-Geral. Essas auditorias incluíram o exame do processo operacional relacionado com o reembolso de impostos, contratos por resultado e custos de viagens na sede. O EIG também avaliou os controles internos relacionados com as atividades operacionais de três repartições da Secretaria-Geral na sede, ou seja, a Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento e a Divisão de Cooperação para o Desenvolvimento Humano da AICD (anteriormente conhecida como Departamento de Bolsas de Estudo), bem como a Secretaria de Conferências e Reuniões. Além disso, foram realizadas auditorias das atividades operacionais dos Escritórios da SG/OEA em seis Estados membros e de vários projetos da OEA executados nesses Estados.

Os resultados dessas atividades de auditoria desenvolvidas pelo EIG em 2001 deram origem a 102 recomendações para o contínuo melhoramento da execução de programas, da responsabilidade administrativa e da economia e eficiência da Secretaria-Geral. As 102 recomendações foram classificadas como de alto risco (58), de médio risco (33) e de baixo risco (11). Considera-se que as recomendações de alto risco tenham as conseqüências de maior alcance para o desempenho da Organização, uma vez que sua implementação resultaria em melhor produtividade, maior fluxo de trabalho e maior efetividade dos programas. Cinqüenta e três recomendações referiam-se à necessidade de melhorar a eficiência e a eficácia operacionais, 21 ao não cumprimento das diretrizes da OEA, 12 à necessidade de procedimentos por escrito, oito a inspeções físicas de inventário para o registro adequado dos ativos da OEA e oito à necessidade de reembolso de recursos não utilizados de projetos e de várias quantias por parte de funcionários. Em decorrência das recomendações de auditorias, o contrato de um funcionário não foi renovado, foram movidas ações disciplinares contra dois funcionários por violação das diretrizes da OEA , e foram formuladas recomendações de reembolso à Secretaria-Geral no valor de US$24.661, inclusive reembolso ao FEMCIDI de recursos não utilizados de projetos. As avaliações de projetos examinaram despesas, relatórios de andamento, a eficiência e efetividade da administração de projetos a fim de determinar se os objetivos foram alcançados de maneira efetiva em relação a custos. Várias auditorias identificaram a ausência de um sistema uniforme e oportuno de administração de projetos mediante monitoração, implementação e avaliação de resultados. Além das deficiências de controle interno na AICD, as auditorias identificaram a necessidade de administração mais efetiva dos fundos confiados à AICD, bem como de políticas e normas relativas às responsabilidade fiduciárias assumidas pelos Escritórios da SG/OEA nos Estados membros, no que se refere a desembolso e administração de fundos em nome da AICD.

São as seguintes as mais notáveis realizações resultantes da conjugação de esforços do EIG e da Secretaria-Geral:

  • Revisão, modificação e distribuição do projeto de Normas Orçamentárias e Financeiras para as transações operacionais na sede, bem como nos Escritórios da SG/OEA nos Estados membros.
     
  • Treinamento sistemático e contínuo na Enterprise System da OEA (OASES), bem como publicação de procedimentos para os usuários.
     
  • Reembolso à OEA de fundos não utilizados de projetos.
     
  • Formulação de recomendações para corrigir a deficiência de controle interno identificada na AICD, inclusive a necessidade de procedimentos escritos para os Escritórios da SG/OEA nos Estados membros sobre desembolso e administração dos fundos da AICD.
     
  • Melhoramento do relacionamento com a Secretaria-Geral que resulte num impacto coerente e positivo na eficiência e efetividade de toda a Organização.

A Junta de Auditores Externos confirmou que os esforços e realizações do EIG são significativos e essenciais para a OEA. A Junta fez especial menção às atividades de auditorias voltadas para o acompanhamento as recomendações de 2000.

* A. Tipo de Auditoria

No Anexo 1 figura uma lista de auditorias realizadas, e nele se observa que foram efetuadas nove auditorias operacionais e três de verificação de cumprimento, inclusive atividades operacionais de seis Escritórios da SG/OEA nos Estados membros. As auditorias operacionais não só examinam os registros e a documentação de apoio, mas também recomendam ações, que levam a operações mais eficientes, melhoramento dos controles administrativos e contábeis, bem como a redução de custos e prevenção de prejuízos. As auditorias de verificação de cumprimento determinam principalmente se a Secretaria-Geral cumpre os mandatos, normas, padrões, procedimentos e regulamentos da OEA, bem como os acordos entre a Secretaria-Geral e outras entidades, tais como instituições doadoras. As auditorias dos Escritórios da SG/OEA nos Estados membros são realizadas a fim de examinar os processos operacionais desses Escritórios. Simultaneamente, e tendo em vista principalmente a eficácia em relação a custos, o exame dessas atividades operacionais também inclui projetos executados nos Estados membros de que se trate, a fim de determinar o cumprimento dos termos de acordos referentes a projetos e se os objetivos do projeto foram alcançados de maneira eficaz em relação a custos.

O programa de auditoria de 2001 também se concentrou em muitos dos problemas financeiros e administrativos identificados no relatório da Junta de Auditores Externos correspondente a 2000. A auditoria dos sistemas computadorizados Oracle foi adiada para 2002, porquanto a implementação do atualização para 11i não foi concluída até janeiro de 2002. O treinamento de âmbito organizacional em OASES prosseguiu em 2001, de maneira a poder ser aproveitado o potencial dos usuários para responsabilidades a eles atribuídas, inclusive sua capacidade de satisfazer aos exigências dos doadores de relatórios de programas.

* B. Auditorias segundo área técnica

Anexo 1 e o Anexo 2 apresentam uma lista de auditorias operacionais e de verificação de cumprimento realizadas, bem como de auditorias por área técnica.

         * C. Relatórios de actividades

Foi apresentado ao Conselho Permanente um relatório de todas as atividades de auditoria desenvolvidas no ano civil encerrado em 31 de dezembro de 2001 (CP/Doc.3589/02), de acordo com o artigo 114 das Normas Gerais e a Ordem Executiva No. 95-05, de 8 de maio de 1995.

         * D. Manuais de procedimentos

A implementação do sistema OASES alterou grandemente os principais processos operacionais, particularmente os relacionados com desembolsos, contratos por tarefa, contabilidade de projetos e desembolsos e relatórios financeiros. Muito agradam ao EIG as realizações e os contínuos esforços da Secretaria de Administração no sentido de publicar as instruções processuais do OASES, de atualizar as diretrizes da SG/OEA, inclusive as Normas Orçamentárias e Financeiras para a sede e os Escritórios da SG/OEA nos Estados membros, bem como de proporcionar contínuo treinamento aos usuários.

O Estatuto da AICD dispõe que a Secretaria Executiva de Desenvolvimento Integral é responsável por manejar e autorizar a obrigação e o desembolso de recursos do FEMCIDI, de fundos específicos e de outros recursos confiados à AICD, em conformidade com a regulamentação e os acordos aplicáveis. Dado o substancial financiamento confiado à AICD e administrado pelos Escritórios da SG/OEA nos Estados membros, é essencial que sejam desenvolvidos e distribuídos o mais breve possível procedimentos adequados e coerentes por escrito, a fim de que possa ser estabelecido um sistema uniforme e efetivo de monitoração e avaliação dos resultados dos projetos. As auditorias realizadas em 2001 determinaram que há uma necessidade premente de manuais formais de procedimento da AICD que proporcionem políticas e procedimentos que rejam seus processos diários operacionais, bem como instruções por escrito aos Escritórios nos Estados membros que desembolsam fundos em nome da AICD. O EIG espera que dos procedimentos operativos da AICD constem, no mínimo, especificações de responsabilidades que assegurem que as informações sejam fidedignas e completas, bem como uma descrição de todos os controles desenvolvidos pelos respectivos administradores que apóiem os funcionários no cumprimento efetivo das suas responsabilidades.

         * E. Participação do EIG em reuniões

Como se observou anteriormente, a auditoria interna é um instrumento administrativo que visa a medir e avaliar a efetividade de outros controles administrativos. Em cumprimento a esse mandato em 2001, a Inspetora-Geral e funcionários do Escritório participaram como observadores de diversas reuniões de comissões e grupos de trabalho da Secretaria-Geral, inclusive em reuniões semanais dos Grupos de Implementação do OASES, da Comissão de Seleção e Promoção, da Comissão de Disposição de Material Excedente e/ou Ativos Obsoletos (COVENT)e da Comissão de Renovação do Edifício da Secretaria-Geral. A Inspetora-Geral também se encontrou com vários diretores de departamento para discutir as deficiências do controle interno encontradas nas auditorias realizadas, a implementação das recomendações para corrigir essas falhas, bem como outros assuntos operacionais que foram levados à atenção do Escritório do Inspetor-Geral. O EIG assistiu a algumas sessões do Conselho Permanente e das suas subcomissões.

         * F. Plano de Trabalho para o Ano 2000

O Plano de trabalho para 2002 tem por finalidade examinar atividades de auditoria de áreas do mais alto risco e das que promovam economia, eficiência e efetividade nas operações da SG/OEA, bem como nos programas e projetos da OEA.

O relatório de 2000 da Junta de Auditores Internos recomendou ao EIG que acompanhasse a implementação da atualização para 11i do sistema OASES e apresentasse um relatório a esse respeito. Essa auditoria foi incluída no programa de trabalho de 2002, uma vez que o processo de implementação foi concluído em janeiro de 2002. O plano de trabalho do EIG para 2002 inclui auditorias de determinados Escritórios da SG/OEA nos Estados membros, a fim de assegurar que os controles internos sejam adequados e avaliar os processos operacionais relacionados com a manejo do dinheiro em caixa, o registro oportuno das transações e os ativos da OEA. Vêm sendo concluídas os entendimentos da Secretaria de Administração para a vinculação das atividades financeiras dos Escritórios da SG/OEA em seis Estados membros ao sistema OASES da sede no decorrer de 2002. O EIG pretende monitorar e avaliar esse projeto piloto.

A Junta também recomendou auditorias anuais do sistema OASES a fim de examinar a exatidão e segurança dos dados, bem como acompanhar as ações relativas aos aspectos que devem ser melhorados e à deficiência material na AICD citados no relatório de 2001. São as seguintes algumas outras atividades de auditoria incluídas no plano de trabalho da Inspetoria-Geral para 2002, constantes do Anexo 3 deste relatório:

A. Controles internos na Secretaria da Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento e medidas adotadas para a implementação das recomendações formuladas pela Junta de Auditores Externos.

B. Acompanhamento do plano apresentado pela AICD destinado a corrigir as deficiências de controle interno identificadas.

C. Controles internos relacionados com a administração e os desembolsos de recursos para projetos técnicos, confiados à nova Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento, a fim de avaliar o cumprimento de acordos de projeto e determinar se os seus objetivos são alcançados de maneira efetiva em relação aos custos.

D. Acompanhamento para a avaliação dos efeitos e do custo-benefício do cumprimento do acordo de 5 de fevereiro de 2002 entre a Secretaria de Administração e a AICD para a prestação de serviços financeiros, contábeis e de folha de pagamento e outros serviços correlatos mediante reembolso de pessoal e/ou reembolso direto.

E. Controles internos na Secretaria do Fundo Pan-Americano Leo S. Rowe e nos processos operativos do Fundo Rowe.

F. Exame dos projetos financiados pelo FEMCIDI e por fundos específicos administrados nos Escritórios da SG/OEA nos Estados membros em nome da AICD.

* RECOMENDAÇÕES DA JUNTA DE AUDITORES EXTERNOS

No relatório correspondente a 2001, a Junta de Auditores Externos fez observações sobre o alcance da auditoria, o pessoal de que dispunha o EIG, a independência e o acompanhamento da observância das recomendações pelo Escritório do Inspetor-Geral. Nesse relatório, a Junta afirma que o EIG é um importante elemento nos controles internos e que as recomendações do EIG são importantes para a manutenção desses controles. Em anos anteriores, a Junta confirmou que a status e o papel do EIG são importantes, uma vez que a função de auditoria interna representa uma contínua salvaguarda do ambiente de controle. As atividades do EIG devem ser coordenadas com as da Junta e as da firma de auditoria independente, que é designada para realizar auditorias externas. A Inspetora-Geral continua a empenhar-se em atender às preocupações manifestadas pela Junta e em examinar as áreas de preocupação identificadas, na medida da disponibilidade de recursos.

*1. Alcance da auditoria

Além de identificar as áreas de considerável ou alto risco, a Inspetora-Geral é responsável pela realização de auditorias sistemáticas e seletivas de todas as atividades de acordo com um plano cíclico de longo prazo que assegure a auditagem completa num período razoável. As atividades de auditoria do EIG em 2001 focalizaram áreas de alto risco e se empenharam em manter considerável cobertura em toda a Secretaria-Geral. A metodologia de planejamento do EIG assegura que as áreas de alto risco recebam atenção preferencial, enfoque esse que, por conseguinte, permite à Inspetora-Geral melhor priorizar o uso de limitados recursos. Em 2001, a taxa de alcance das atividades de auditoria foi de aproximadamente 50% na sede. Além da taxa de 50% de alcance também mantida nos Escritórios da SG/OEA nos Estados membros, três das cinco investigações realizadas referiam-se a atividades desenvolvidos nos aludidos Escritórios. O Anexo 1 e o Anexo 2 apresentam uma lista das auditorias de verificação de cumprimento e operacionais e de investigações realizadas, bem como das auditorias por área técnica.

* 2. Pessoal

Em anos anteriores, a Junta preocupou-se com os recursos humanos do EIG e observou que a Secretaria-Geral deveria garantir que esse Escritório tivesse suficientes funcionários permanentes para cumprir a sua função de assessoramento ao Secretário-Geral e para impedir desperdício, fraude e abuso. A Junta também teceu comentários sobre a necessidade de suficiente terceirização de recursos a fim de conseguir em curto prazo o talento para suprir os conhecimentos especializados necessário de que não se dispõe e que permitiria a realização de auditorias especializadas anuais do sistema OASES. A falta de recursos adequados continua a dificultar que o EIG cumpra o seu mandato de manter considerável alcance de auditoria em toda a Secretaria-Geral, ou seja, na sede e nos Escritórios da SG/OEA nos Estados membros, bem como avaliar os projetos administrados pela SG/OEA.

Os recursos disponíveis para os processos operacionais do Escritório do Inspetor-Geral são proporcionados pelo orçamento-programa do Fundo Ordinário. Atualmente, o pessoal do EIG é constituído de um Assistente Administrativo e quatro cargos de auditor, inclusive o de Inspetor-Geral Adjunto. A solicitação de um outro cargo de auditor, incluída no projeto de orçamento-programa de 2003, é endossada pela Junta de Auditores Externos. A Inspetora-Geral faz ótimo uso dos recursos disponíveis de maneira a conseguir resultados que acresçam valor aos serviços proporcionados à SG/OEA e aos Estados membros. Funcionários do EIG assistiram a conferências e seminários, na medida em que os recursos disponíveis o permitiram, a fim de se manterem atualizados e renovarem sua educação profissional. No relatório de 2001, a Junta de Auditores Externos reiterou sua recomendação de 2000 de que o orçamento do EIG inclua suficiente financiamento para o treinamento necessário.

* 3. Independência

A Inspetora-Geral tem total independência no planejamento de programas e de todas as atividades de auditoria. A Inspetora-Geral apresenta o orçamento operacional de seu Escritório diretamente ao Secretário-Geral, não havendo sido impostas restrições aos itens destinados ao Escritório do Inspetor-Geral. O EIG está sujeito às medidas de austeridade atualmente em vigor na Secretaria-Geral.

*4. Observações da OEA sobre os relatórios do EIG

O EIG continua a discutir todos os resultados e recomendações com os auditados e todas as observações formuladas à Inspetora-Geral são levadas em consideração na conclusão de cada relatório. Em vários casos, foram corrigidas as deficiências anteriormente à conclusão do relatório de auditoria, sendo as observações para esse efeito incluídas no respectivo relatório antes da sua apresentação ao Secretário-Geral. Uma vez aprovados pelo Secretário-Geral, os relatórios são encaminhados aos Diretores da SG/OEA e/ou aos dirigentes dos departamentos, escritórios ou programas auditados, juntamente com uma solicitação de que implementem as recomendações aprovadas. A Ordem Executiva No. 95-05 requer dos auditados que apresentem respostas formais no decorrer de 30 dias depois de serem notificados do relatório aprovado pelo Secretário-Geral.

*5. Auditoria de seguimiento

Um sistema de rastreamento de ações empreendidas em cumprimento a recomendações foi estabelecido no Escritório do Inspetor-Geral, e a Junta de Auditores Externos utiliza relatórios gerados por esse sistema em suas avaliações anuais. Cabe observar que a Junta de Auditores Externos afirmou que estava altamente impressionada com essa iniciativa do EIG. Dos relatórios de auditoria de 2001 apresentados pela Inspetora-Geral constavam 102 recomendações, e todos os relatórios e recomendações foram logo aprovados pela Secretaria-Geral. Em março de 2002, 67 das recomendações aprovadas (66%) foram plenamente implementadas e as restantes 35 (34%) ainda se achavam em várias etapas do processo. Entre as recomendações que vinham sendo implementadas, 32 das 35 eram consideradas de alto risco, e 16 delas se referiam à necessidade de melhores controles internos, transparência e efetividade. Treze recomendações de alto risco relacionadas com controles internos e seis que requeriam políticas e procedimentos por escrito eram dirigidas à AICD.

Com exceção dos resultados da auditoria interna da AICD, tenho a satisfação de informar que a taxa de implementação por parte da SG/OEA é satisfatória e a pontualidade na prestação de informações sobre as medidas adotadas para o cumprimento das recomendações continua a melhorar. No desenvolvimento de atividades de acompanhamento, o EIG tem envidado ingentes esforços no sentido de levar em conta as medidas de austeridade adotadas na Secretaria-Geral e de colaborar com as diversas áreas na implementação das recomendações de maneira oportuna e coerente com a disponibilidade de recursos.

A Inspetora-Geral continua a manter relações de trabalho com os dirigentes de várias áreas da SG/OEA a fim de assegurar que a implementação das recomendações seja satisfatória e oportuna, que os controles internos sejam melhores e que as deficiências que impedem a eficiência e efetividade organizacional sejam corrigidas, de maneira que as nossas metas comuns possam ser alcançadas. A Inspetora-Geral solicita e recebe assessoramento e assistência jurídicas do Departamento de Serviços Jurídicos, na medida adequada, em relação a vários problemas suscitados no decorrer de suas atividades de auditoria e investigação. O EIG aprecia grandemente os constantes esforços e a cooperação da Secretaria-Geral voltados para a eficiência e a efetividade de toda a Organização.

* ANEXO 1    

Secretaria-Geral da                                                     Escritório do Inspetor-Geral

Organização dos Estados Americanos

Lista de auditorias e investigações realizados em 2001

 

SG/EIG

Auditorias

Tipo de auditoria

1

01/01

Processo de reembolso de impostos da SG/OEA

Cumprimento

2

02/01

Escritório da SG/OEA em Belize e projetos selecionados

Operacional

3

03/01

Exame do processo de contratos por tarefa (CPR)

Cumprimento

4

04/01

Operações e controles internos na Divisão de Cooperação para o Desenvolvimento Humano (Bolsas de Estudo) da AICD

Operacional

5

05/01

Secretaria de Conferências e Reuniões

Operacional

6

06/01

Escritório da SG/OEA em El Salvador

Operacional

7

07/01

Despesas de viagem incorridas no Fundo Ordinário

Cumprimento

8

08/01

Escritório da SG/OEA em Grenada,, Carriacou e Petit Martinique

Operacional

9

09/01

Escritório da SG/OEA na Guiana e projetos selecionados

Operacional

10

10/01

Escritório da SG/OEA na Jamaica e projetos selecionados

Operacional

11

11/01

Escritório da SG/OEA em Honduras e projetos selecionados

Operacional

12

12/01

Controles internos na Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento (AICD)

Operacional

 

 

Investigações

 

1

01/01

Guiana – Funcionário No. 9853

 

2

02/01

Controles internos relacionados com o processo de desembolso da Fundação das Américas na AICD

 

3

03/01

El Salvador – Funcionário No. 6329

 

4

04/01

Saint Kitts e Nevis – Funcionário No. 7735

 

5

05/01

Gráfica da Secretaria de Reuniões e Conferências – Funcionário No. 4468

 

 

* ANEXO 2     

Secretaria-Geral da                                                           Escritório do Inspetor-Geral
Organização dos Estados Americanos

Auditorias e investigações por área técnica – 2001

Área técnica

Auditorias                                                       SG/OIG/AUDIT/

Capítulo 1

Secretaria de Conferências e Reuniões

1. Secretaria de Conferências e Reuniões ...................Aud. 05/01

2. Investigação – Funcionário No. 4468......................... Inv. 05/01

Capítulo 5

Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento

1. Controles internos da Agência Interamericana de
        Cooperação e Desenvolvimento (AICD)................ Aud. 12/01

2. Operações e controles internos na Divisão da AICD
        Divisão de Cooperação e Desenvolvimento Humano
        (Bolsas de Estudo)    ....................................... Aud. 04/01

3. Fundação das Américas ......................................... Inv. 02/01

Capítulo 6

Escritórios da Secretaria-Geral nos Estados membros

1. Escritório da SG/OEA em Belize............................ Aud. 02/01

2. Escritório da SG/OEA em El Salvador..................... Aud. 06/01

3. Investigação – Funcionário No. 6329.......................... Inv.03/01

4. Escritório da SG/OEA em Grenada, Carriacou,
        Petit Martinique ............................................... Aud. 08/01

5. Escritório da SG/OEA em Guiana.......................... Aud. 09/01

6. Investigação - Funcionário No.9853........................... Inv. 01/01

7. Escritório da SG/OEA na Jamaica.......................... Aud. 10/01

8. Escritório da SG/OEA em Honduras....................... Aud. 11/01

9. Investigação – Funcionário No.7735.......................... Inv. 04/01

Capítulo 8

 

Secretaria de Administração

1. Processo de reembolso de impostos....................... Aud. 01/01

2. Exame do processo de contratos por tarefa (CPR).... Aud. 03/01

3. Despesas de viagem incorridas no Fundo Ordinário
          na sede                      .................................... Aud. 07//01

 

* ANEXO 3  

Secretaria-Geral                                                                                Escritório do Inspetor-Geral
Organização dos Estados Americanos

Plano de trabalho de auditorias 2002

Audit/

Área técnica/Assunto

Última Auditoria

1

Oracle Computerized System - Servidor NT, aplicações e segurança administradas pela Secretaria de Administração

2000

2

Fundo Pan-Americano Leo S. Rowe

1998

3

Operações e controles internos na Unidade de Comércio

1998

4

Operações e controles internos na Unidade para a Promoção da Democracia e projetos selecionados

1998

5

Operações e controles internos na Secretaria da Comissão Interamericana para o Controle do Abuso de Drogas (CICAD)

1997

6

Operações e controles internos no Departamento de Serviços Financeiros

2000

7

Controles internos na Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento (IACD), inclusive administração de projetos

2001

8

Escritório da SG/OEA em Santa Lúcia e projetos selecionados

1995

9

Escritório da SG/OEA no Suriname e projetos selecionados

1997

10

Escritório da SG/OEA em Trinidad e Tobago e projetos selecionados

1996

11

Escritório da SG/OEA na República Dominicana e projetos selecionados

1991

12

Escritório da SG/OEA  no México e projetos selecionados

1991

13

Escritório da SG/OEA na Venezuela e projetos selecionados

1997

14

Escritório da SG/OEA no Panamá e projetos selecionados

1994

15