Em cumprimento ao disposto no artigo 114 das Normas Gerais para o Funcionamento da Secretaria-Geral, submeto à consideração do Conselho Permanente o relatório anual sobre as auditorias realizadas pelo Escritório do Inspetor-Geral (EIG) no ano civil encerrado em 31 de dezembro de 2000. Este relatório faz referência às recomendações da Junta de Auditores Externos e à adequação dos recursos, inclusive os de pessoal, alocados ao Escritório do Inspetor-Geral.

De acordo com o artigo 112 das Normas Gerais, o Secretário-Geral estabeleceu procedimentos adequados de auditoria interna para verificar o cumprimento das normas e regulamentações vigentes, especialmente mediante o exame sistemático e seletivo de transações oficiais e procedimentos operacionais relacionados com os recursos administrados pela Secretaria-Geral. A função de auditoria interna oferece um programa contínuo de avaliação de desempenho, mantendo a integridade financeira e medindo o cumprimento de políticas e procedimentos. A auditoria interna ajuda a detectar e a corrigir situações que impliquem riscos desnecessários e auxilia a Organização a alcançar objetivos, ao mesmo tempo em que mantém os riscos em limites toleráveis.

O Escritório do Inspetor-Geral foi estabelecido como órgão responsável pela execução desses procedimentos e pelo desempenho das funções relacionadas com as normas de auditoria interna. A Ordem Executiva 95-05, expedida pelo Secretário-Geral em 8 de maio de 1995, criou o EIG e estabeleceu sua responsabilidade, finalidade e autoridade, no que respeita às auditorias internas e à sua composição. Inclui-se entre os objetivos gerais do EIG o de promover economia, eficiência e efetividade nas operações da Secretaria-Geral e em todos os programas e projetos da OEA, bem como a assistência a todos os níveis de administração na prevenção ou detecção de fraude e abuso, e riscos conseqüentes, em programas ou operações.

De modo específico, cabe ao EIG a responsabilidade de assegurar a revisão sistemática da administração interna e dos controles contábeis e, quando necessário, a inspeção e a investigação de todos os escritórios, departamentos, programas, divisões, unidades, atividades e projetos, tanto na sede da Secretaria-Geral como em todos os Estados membros, para determinar se as funções de planejamento, organização, administração, documentação, contabilidade, custódia e controle de recursos estão sendo executadas de maneira eficiente, efetiva e econômica:

1. em conformidade com instruções, políticas, normas, regulamentações, manuais, procedimentos e outras disposições administrativas;
   
2. de acordo com os objetivos gerais da Organização e os mais altos padrões de prática administrativa.

A função de auditoria interna é um controle administrativo que mede e avalia a efetividade de outros controles administrativos. A fim de assegurar a análise objetiva dos fatos e a imparcialidade de julgamento, o EIG não participa de procedimentos operativos, exceto no que diz respeito a revisão e avaliação. O Inspetor-Geral responde diretamente ao Secretário-Geral e sua atuação é regida pelos artigos das Normas Gerais para o Funcionamento da Secretaria-Geral, pela Ordem Executiva 95-05 e pelas Normas Orçamentárias e Financeiras, bem como por outras diretrizes da OEA. Cabe ao Inspetor-Geral informar a Junta de Auditores Externos sobre a emissão de todos os relatórios submetidos ao Secretário-Geral. O orçamento-programa para o Escritório do Inspetor-Geral foi apresentado aos órgãos competentes sem alterações.

A Ordem Executiva 95-05 requer que as atividades de auditorias sejam dirigidas a operações com o mais alto grau de risco e/ou às atividades que tenham o maior potencial de aumento da eficiência, economia e efetividade, bem como auditorias sistemáticas e seletivas de todas as operações em conformidade com um plano cíclico de longo prazo que assegure a mais completa auditoria da Secretaria-Geral num período razoável. O Inspetor-Geral e o pessoal de seu Escritório gozam de acesso pleno, livre e sem restrições a todas as funções, atividades, operações, registros, propriedades e pessoal da Secretaria-Geral, conforme seja considerado necessário para o planejamento e execução efetiva de auditorias.

No período de 12 meses abrangido por este relatório, o Escritório do Inspetor-Geral realizou 19 auditorias, das quais 10 foram levadas a cabo em dependências situadas na sede e 9 em Escritórios e projetos da Secretaria-Geral nos Estados membros. Em conformidade com as Normas Gerais para o Funcionamento da Secretaria-Geral, foram realizadas auditorias com ênfase especial nas propostas da Junta de Auditores Externos, particularmente com relação à necessidade de concentração nas áreas de alto risco e/ou nas áreas que tenham o maior potencial para aumentar a eficiência, economia e efetividade.

A Ordem Executiva 95-05 dispõe que o Inspetor-Geral deve submeter um relatório oportuno de conclusões e recomendações ao Secretário-Geral e relatórios trimestrais de atividades de auditoria ao Conselho Permanente. O artigo 115 das Normas Gerais dispõe que o Secretário-Geral deve responder aos relatórios do Inspetor-Geral no prazo de 30 dias a partir de sua apresentação. Se não forem formuladas observações nesse período, então o Inspetor-Geral pode automaticamente assumir que o relatório foi aceito. Tenho a satisfação de informar que todos os relatórios apresentados pela Inspetora-Geral foram aprovadas pelo Secretário-Geral.

A Ordem Executiva 95-05 dispõe que os diretores e outros supervisores responsáveis pela ação corretiva apropriada que for recomendada devem informar o Inspetor-Geral no prazo de 30 dias depois de receber a transmissão do relatório pelo Secretário-Geral. O Escritório do Inspetor-Geral estabeleceu com sucesso um sistema de rastreio de ações tomadas pela Secretaria-Geral para implementar as recomendações do EIG. Os relatórios produzidos por esse sistema de rastreio são proporcionados à Junta de Auditores Externos em sua revisão anual. A Inspetora-Geral continua a trabalhar com as diversas áreas da SG/OEA, a fim de garantir a implementação satisfatória e oportuna de recomendações.

No período de 1o de janeiro a 31 de dezembro de 2000, o EIG realizou 19 auditorias que enfocaram atividades operacionais e de cumprimento. Em 2000, os trabalhos de auditoria orientaram-se para operações com o mais alto grau de risco e para as áreas da Secretaria-Geral cuja eficiência, economia e efetividade poderiam ser aumentadas. No ano abrangido por este relatório o EIG realizou auditorias dos processos de aquisição, folha de pagamento e caixa pequena na sede e avaliou os controles internos relacionados com as atividades operacionais de cinco dependências da Secretaria-Geral na sede, incluindo controles internos da Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento, bem como da Assembléia Geral Modelo, o servidor NT e aplicações Oracle e servidores de bancos de dados. Além disso, foram concluídas auditorias das atividades operacionais de Escritórios da SG/OEA situados em seis Estados membros e de vários projetos da OEA executados pelos Escritórios fora da sede.

É difícil quantificar os resultados das auditorias realizadas pelo EIG, que formularam 175 recomendações para o melhoramento contínuo da execução de programas, da prestação de contas sobre a administração e da economia e eficiência da Secretaria-Geral da OEA. Como resultado das recomendações de auditoria, o contrato de um funcionário não foi renovado devido às ineficiências identificadas no cumprimento e violação de diretrizes da OEA. As recomendações das auditorias de sistemas do Escritório resultaram no melhoramento da segurança, na eliminação de falhas e lacunas técnicas, na reorganização interna para esclarecer responsabilidades administrativas, na administração mais efetiva do Oracle Environment, bem como no estabelecimento de políticas e normas, as quais foram definidas e divulgadas, a fim de cumprir os objetivos visados, no que se refere a segurança, integridade e sustentabilidade.

Foram também formuladas recomendações referentes ao reembolso de recursos de projetos não-utilizados, melhoramento da administração de projetos, treinamento adicional no sistema Oracle Financialsä, aperfeiçoamento da segurança física e de sistemas, fornecimento de manuais de procedimentos, bem como ao melhoramento de controles internos do desembolso e arrecadação de recursos. Apresentam-se a seguir as realizações mais dignas de nota decorrentes dos esforços conjuntos do Escritório e da Secretaria-Geral:

• Melhoramento dos controles internos do Departamento de Serviços Financeiros, a fim de corrigir a "condição de notificação obrigatória" indicada pela Junta de Auditores Externos em 1999.
    
• Melhoramento da segurança dos sistemas de informação, acesso à informação e planejamento para contingências.
    
• Estabelecimento da adequada segregação de deveres relacionados com operações Oracle.
    
• Revisão, modificação e distribuição de manuais de operação relacionados com alguns procedimentos internos.
    
• Melhoramento do registro de ativos fixos nos Escritórios da SG/OEA nos Estados membros.
    
• Treinamento sistemático e contínuo em Oracle Financials™.
    
• Melhoramento na administração de projetos a partir da sede.
    
• Reembolso à OEA de recursos de projetos não-utilizados.
    
• Identificação de deficiências no controle interno da recém-estabelecida Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento.

A Junta de Auditores Externos informou o Inspetor-Geral de que as realizações do EIG em 2000 são eventos significativos que trarão benefícios à OEA no futuro. Foi feita especial menção das atividades de auditoria dedicadas ao seguimento das recomendações da Junta, de 1999, atividades sobre deficiências nos controles internos de alto risco orientadas para a Subsecretaria de Administração, incluindo a estabilização do sistema Oracle Financials™, as vulnerabilidades de segurança da atual configuração do sistema, bem como controles internos do Departamento de Serviços Financeiros e de vários Escritórios da SG/OEA nos Estados membros, identificando-se a necessidade de políticas e procedimentos por escrito e seqüências de documentação mais claras.

Cabe felicitar a Secretaria-Geral pelos esforços significativos envidados no cumprimento das recomendações do EIG e pelo aumento do grau de cumprimento por parte das dependências da Secretaria-Geral a que foram dirigidas as recomendações. 

No Anexo 1 figura uma lista de auditorias concluídas, e nele observa-se que foram realizadas 17 auditorias operacionais e duas de cumprimento, incluindo atividades operacionais de seis Escritórios da SG/OEA nos Estados membros. As auditorias operacionais não só examinam os registros e a documentação de apoio, mas também recomendam ações, que levam a operações mais eficientes, melhoramentos nos controles administrativos e de contabilidade, bem como à redução de custos e prevenção de prejuízos. As auditorias de verificação de cumprimento determinam principalmente se a Secretaria-Geral cumpre os mandatos, normas, procedimentos e regulamentos estabelecidos da OEA, bem como os acordos entre a Secretaria-Geral e outras partes, tais como instituições doadoras. As auditorias dos Escritórios da SG/OEA nos Estados membros são realizadas a fim de examinar os processos operacionais desses Escritórios. Simultaneamente tendo em vista principalmente a eficácia de custo, o exame dessas atividades operacionais inclui também projetos executados nesses Estados membros, a fim de determinar o cumprimento dos termos de acordos referentes a projetos e se os objetivos do projeto foram alcançados com a maior eficácia de custo.

O programa de auditoria 2000 também concentrou-se em muitos dos problemas financeiros e administrativos identificados no relatório de auditoria correspondente a 1999 da Junta de Auditores Externos.

As auditorias dos sistemas automatizados Oracle foram realizadas a fim de verificar o progresso alcançado na implementação das recomendações de auditorias anteriores, e de examinar o controle da segurança e operacional, para determinar: 1) se a segurança de atividades operacionais e do equipamento eletrônico está adequadamente controlada e protegida; 2) se existem sistemas adequados de backup para recuperação em caso de catástrofe; 3) se o sistema conta com segurança adequada; e 4) se os processos são documentados apropriadamente.

As auditorias do EIG, particularmente do Oracle Financials e dos diversos procedimentos da Subsecretaria de Administração, inclusive controles internos do Departamento de Serviços Financeiros, tiveram um impacto positivo e resultaram na elaboração de políticas e procedimentos por escrito, bem como em funções e responsabilidades bem definidas e distribuídas. Além de corrigir as deficiências identificadas, decorrentes da "condição de notificação obrigatória" em 1999, as auditorias do EIG resultaram no oferecimento de treinamento em Oracle para toda a Organização, a fim de capacitar os usuários a desempenharem as funções a eles atribuídas.

O número de auditorias realizadas e uma lista de auditorias concluídas segundo as áreas técnicas da Secretaria-Geral constam do Quadro 1 e do Anexo 2.

O artigo 114 das Normas Gerais e o parágrafo dispositivo 5 da Ordem Executiva 95-05 de 8 de maio de 1995 exigem a apresentação de relatórios sobre atividades de auditorias ao Conselho Permanente. Foram apresentados ao Conselho Permanente relatórios de todas as atividades de auditoria correspondentes ao ano civil terminado em 31 de dezembro de 2000.

A implementação do sistema Oracle Financials™ alterou significativamente os principais processos operacionais, particularmente os relacionados com desembolsos, contratos por tarefa, contabilidade de projetos e desembolsos e relatórios financeiros. As auditorias concluídas em 2000 determinaram que, embora tenham sido proporcionados aos usuários procedimentos por escrito, existe uma necessidade urgente de se contar com manuais de procedimento formais e de proporcionar políticas e procedimentos referentes aos processos operacionais diários da Secretaria-Geral, incluindo Normas Orçamentárias e Financeiras e Normas Financeiras de Campo. A Inspetora-Geral tem a satisfação de informar que foram concluídos e distribuídos um manual de Procedimentos Operacionais Diários no Departamento de Serviços Financeiros, bem como procedimentos formais para processos de aquisição e segurança de sistemas. Além disso, o projeto de manual das Normas Orçamentárias e Financeiras foi distribuído para que sejam formulados comentários, antes de ser concluído. É uma necessidade urgente dispor de um Manual Financeiro do Campo atualizado, a fim de implementar efetivamente e estabilizar operações administrativas financeiras nesses escritórios, em decorrência das modificações às atividades operacionais básicas resultantes da implementação do sistema Oracle.

A auditoria interna é um instrumento administrativo que visa a medir e avaliar a efetividade de outros controles administrativos. Em cumprimento de seu mandato em 2000, a Inspetora-Geral e representantes do Escritório participaram como observadores de diversas reuniões de comissões e grupos de trabalho da Secretaria-Geral, incluindo as reuniões semanais do Grupo de Ação do Oracle, da Comissão de Seleção e Promoção e da Comissão de Disposição de Material Excedente e/ou Ativos Obsoletos (COVENT). O Inspetor-Geral também encontrou-se individualmente com vários diretores de departamento e participou de diversas reuniões com o pessoal para discutir as deficiências no controle interno encontradas nas auditorias realizadas, a implementação das recomendações para corrigir essas falhas no controle interno, bem como outros assuntos operacionais que forem levados à atenção do Escritório do Inspetor-Geral por seus respectivos diretores.

O Plano de Trabalho para 2001 abrange atividades de auditoria de áreas de mais alto risco e atividades que visam a promover a economia, eficiência e efetividade das operações da SG/OEA, bem como de programas e projetos da OEA.

A implementação do novo sistema Oracle alterou significativamente as atividades operacionais básicas referentes ao registro e à contabilidade de transações na Secretaria-Geral. Essas funções foram descentralizadas da Subsecretária de Administração, e os usuários agora estão capacitados a exercer suas atribuições individuais. Além disso, todos os registros financeiros dos Escritórios da SG/OEA nos Estados membros não são mais guardados no Departamento de Serviços Financeiros mas, na maioria dos casos, documentação de apoio é mantida nessa repartição. O EIG continua preocupado com a falta de atualização do Manual Financeiro de Campo, que padronizaria o processamento de operações financeiras fora da sede, particularmente como resultado das modificações das atividades operacionais devido à implementação do sistema Oracle. Em conseqüência, o Plano de Trabalho para 2001 inclui auditorias de Escritórios selecionados da SG/OEA, a fim de assegurar a adequação dos controles internos em áreas de alto risco associadas com a administração financeira, registro oportuno de transações e registro de ativos da OEA. Além disso, é crítica a necessidade de manuais de procedimentos para documentar procedimentos de controle financeiro, ativos fixos, contas bancárias e gestão de transações financeiras nos Escritórios da SG/OEA nos Estados membros, a fim de evitar inconsistências.
A Secretaria-Geral informou o EIG que o pacote 11i de atualização do sistema Oracle será de muita utilidade para as necessidades de comunicação com os Escritórios da SG/OEA nos Estados membros, no que se refere ao registro mais oportuno de transações financeiras. Uma auditoria da atualização de sistemas está incluída no Plano de Trabalho para 2001, a fim de assegurar a adequação de controles de auditoria de sistemas internos.

O estabelecimento da Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento proporciona autonomia total na administração e controle financeiro de recursos na Agência, bem como na contabilidade desses recursos. A auditoria de 2000 concluída sobre controles internos da AICD revelou que há necessidade de melhorar o atual sistema financeiro e a infra-estrutura de administração financeira, particularmente para a gestão de projetos. A auditoria de seguimento planejada para 2001 visa a examinar a implementação das recomendações do EIG, bem como as medidas tomadas para corrigir falhas no controle interno identificadas no relatório da Junta de Auditores Externos correspondente a 2000.

Apresentam-se a seguir alguns dos principais assuntos incluídos nas atividades de auditoria propostas no Plano de Trabalho da Inspetora-Geral para o ano 2001, o qual figura como Anexo 3 deste relatório:

1. Controles internos na Secretaria para a Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento;
2. Implementação da atualização 11i do Oracle Financials™ Computerization System, bem como segurança global de sistemas.
3. Controles internos relacionados com a administração e desembolso de recursos de projetos técnicos pela SG/OEA, incluindo a nova Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento, a fim de avaliar o cumprimento de acordos de projetos e se os objetivos foram alcançados com eficiência de custo.
4. Controles internos na Secretaria do Fundo Pan-Americano Leo S. Rowe.

No Relatório de Auditoria correspondente a 1999, a Junta de Auditores Externos fez observações sobre o alcance da auditoria, o pessoal de que dispunha o EIG, a independência e o seguimento das recomendações pelo Escritório do Inspetor-Geral. A Junta também afirmou que a condição e as funções do EIG são importantes para a Junta, uma vez que a função de auditoria interna serve de salvaguarda constante no ambiente de controle. As atividades do EIG devem ser coordenadas com as da Junta e as da firma de auditoria independente, que é designada para realizar auditorias.

Conforme indicado anteriormente, a Junta de Auditores Externos informou a Inspetora-Geral de que os avanços alcançados pelo EIG em 2000 constituem eventos significativos que trarão benefícios à OEA no futuro. A Inspetora-Geral continua a empreender todos os esforços para abordar as preocupações expressadas pela Junta e examinar continuamente as áreas objeto de preocupação, na medida dos recursos disponíveis.

Em 2000, as atividades de auditoria do EIG focalizaram áreas de alto risco, e foi feito um esforço para abranger quase toda a Secretaria-Geral. A metodologia de planejamento do EIG garante que áreas de alto risco recebam o principal enfoque, o que permite que a Inspetora-Geral priorize a utilização dos escassos recursos. Em 2000, as auditorias das operações na sede abrangeram 50% das auditorias realizadas. Os Anexos 1 e 2 apresentam uma lista de auditorias operacionais e de verificação de cumprimento concluídas, bem como auditorias concluídas, segundo as áreas técnicas.

Em 1999, a Junta preocupou-se com os recursos humanos do EIG e indicou que a Secretaria-Geral deveria garantir que esse Escritório tivesse suficientes funcionários permanentes para cumprir a sua função de assessoramento ao Secretário-Geral e para impedir desperdício, fraude e abuso. A Junta expressou preocupação em 1999 a respeito do número de funcionários do Escritório e sugeriu que o EIG se empenhasse em aumentar o seu pessoal. A Inspetora-Geral tem a satisfação de informar que pessoas qualificadas com considerável experiência em auditoria preencheram as quatro vagas de auditores, aprovadas no orçamento-programa do Escritório.

A Junta também observou a necessidade de recursos suficientes para terceirização, a fim de conseguir pessoal com as qualidades necessárias a curto prazo, para beneficiar-se da perícia requerida que não estiver disponível apenas com os funcionários permanentes e que permitiria realizar auditorias especializadas, como o ambiente do sistema automatizado. Em 2000, o montante de recursos disponíveis permaneceu no mesmo nível do ano anterior.

A falta de recursos adequados continua a apresentar dificuldades para o EIG no cumprimento de seu mandato, a fim de manter significativa cobertura de auditoria em toda a Secretaria-Geral, a saber, na sede, nos Escritórios da SG/OEA nos Estados membros, bem como nos projetos administrados pela Secretaria-Geral.

A Inspetora-Geral tem total independência no planejamento de programas de auditoria e em todas as atividades de auditoria. A Inspetora-Geral apresentou o orçamento operacional de seu Escritório diretamente ao Secretário-Geral, não havendo sido impostas restrições aos itens alocados ao Escritório do Inspetor-Geral. O EIG está sujeito às medidas de austeridade atualmente em vigor na Secretaria-Geral.

Um sistema de rastreio de ações tomadas em cumprimento de recomendações foi estabelecido no Escritório do Inspetor-Geral, e a Junta de Auditores Externos utiliza relatórios gerados por esse sistema. Cabe observar que a Junta de Auditores Externos afirmou, em seu relatório correspondente a 1999, que estava muito impressionada com a iniciativa da atual Inspetora-Geral, especialmente com a apresentação da informação. O EIG continua a proporcionar esses relatórios à Junta em seu exame anual.

Em 2000, os relatórios de auditoria emitidos pela Inspetora-Geral continham 175 recomendações, e todos os relatórios e recomendações foram prontamente aprovados pelo Secretário-Geral. Tenho o prazer de informar que a taxa de implementação verificada no decorrer do ano e a prontidão com a qual a Secretaria-Geral tem informado sobre as medidas tomadas em cumprimento das recomendações são satisfatórias. Das recomendações aprovadas, 55% foram plenamente implementadas e 45% estão em processo de implementação. Nas ações de seguimento, o EIG está envidando todo esforço para levar em consideração as medidas de austeridade vigentes na Secretaria-Geral e para trabalhar com as diversas áreas na implementação de recomendações de maneira pertinente e oportuna com os recursos disponíveis.

O EIG continua a discutir todas as conclusões e recomendações com as pessoas objeto de auditoria, e todos os comentários formulados são levados em consideração ao se concluir o relatório. Em diversos casos, deficiências foram corrigidas antes de concluir o relatório de auditoria e comentários nesse sentido foram incluídos no relatório de auditoria correspondente antes da sua apresentação ao Secretário-Geral. Depois de aprovados pelo Secretário-Geral, os relatórios são transmitidos aos Diretores da SG/OEA e/ou chefes de departamentos, escritórios ou programas que foram auditados, solicitando que as recomendações aprovadas sejam implementadas. Conforme indicado acima, a Ordem Executiva 95-05 dispõe que as pessoas auditadas apresentem respostas formais no prazo de 30 dias depois de notificadas do relatório aprovado pelo Secretário-Geral. Temos o prazer de informar que o nível de respostas da Secretaria-Geral às perguntas e recomendações do EIG registrou marcado melhoramento em 2000.