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1 de enero al 31 de marzo de 1999
1 de abril al 30 de junio de
1999
1 de julio al 30 de septiembre de
1999
1 de octubre al
31 de diciembre de
1999
1 de enero al
31 de marzo de 1999
Auditorías
Las tres auditorías
ejecutadas durante el primer trimestre de 1999 formaron parte del plan
de trabajo de la Inspectora General para 1999.
1.
La auditoría de la Oficina de la Secretaría General en St. Vincent y
las Islas Grenadines (OAS St. Vincent) fue llevada a cabo para
identificar los controles en efecto en sus actividades operacionales. Se
examinaron actividades operacionales y financieras selectas incluyendo
recibos en efectivo y desembolsos durante el período de enero a
diciembre de 1998 para evaluar la efectividad, eficiencia y economía de
controles internos y para verificar si la oficina estaba ejecutando sus
responsabilidades de acuerdo con las reglas y procedimientos de la OEA.
Verificamos con seguridad razonable que los controles internos en la
Oficina de St. Vincent son adecuados para proveer autorización
apropiada de transacciones y actividades, protección sobre activos,
archivos y registros de transacciones y cantidades. Encontramos que los
controles internos han permitido que esa oficina continué desempeñando
sus actividades operacionales satisfactoriamente, especialmente durante
la ausencia de casi nueve meses de un Director in situ. La mayor falta
que encontramos durante la auditoría fue la necesidad de dos firmas
para aquellos desembolsos que excedan $5,000 y la falta de presentar las
liberaciones trimestrales. Creemos que la falta de un Director in situ y
la escasez de recursos humanos en esa oficina durante el período de la
auditoría fueron las razones principales de las faltas identificadas.
Las cinco recomendaciones en el reporte (SG/OIG/AUDIT 01/99) han
sido aprobadas por el Secretario General.
2.
Una auditoría de viajes oficiales dentro de la Secretaría General (SG/OIG/AUDIT
02/99) fue llevada a cabo como seguimiento a la auditoría de 1996 y
para determinar como la SG/OEA ha cumplido con la regla concerniente a
viajes oficiales. La auditoría se enfoco en los controles internos
actuales sobre justificación, aprobación, preparación y presentación
de informes de gastos, procedimientos de adelantos de viajes,
rendimiento de cuentas al regresar de viajes oficiales y la
documentación de licencia tomada por el personal durante viajes
oficiales. La auditoría encontró faltas de cumplimiento con las normas
actuales de la OEA. Específicamente, el informe encontró (1) falta de
autorización apropiada del supervisor, (2) demora en someter las
reclamaciones de gastos de viajes (TECs) dentro del período de 15 días
requeridos, (3) demoras en someter los reembolsos a SG/OEA, (4)
discrepancias en gastos de viajes pagados, (5) falta de documentación
de soporte para ajustar tarifa de per diem y (6) la necesidad de una
revisión más efectiva por el Director responsable de autorizar viajes.
Después de revisar el
borrador del informe y antes de la preparación de nuestro informe
final, el Subsecretario de Administración emitió el Memorándum
MAN/AS/061-99 en el que le informó a los Directores y Gerentes las
faltas mayores identificadas en la auditoría, i. e. la necesidad de
autorización al nivel apropiado de supervisor, más supervisión
efectiva al revisar y la presentación de TECs y reembolsos dentro del
período requerido de quince días.
El informe presenta cuatro
recomendaciones para fortalecer controles internos en el proceso
operacional de viajes oficiales de la SG/OEA. Específicamente,
recomienda (1) que un sistema de seguimiento sea implementado por el
Departamento de Servicios Financieros para darle seguimiento a los TECs
incluyendo fechas de vencimiento para su presentación (2) la necesidad
de aprobación al nivel de supervisión apropiado (3) la necesidad de
documentación escrita apoyando ajustes de per diem autorizados por el
Departamento de Recursos Humanos (4) y la deducción de una cantidad
equivalente a licencia no autorizada tomada por personal durante un
viaje oficial.
3. SG/OIG/Audit
03/99 fue llevada a cabo para determinar el cumplimiento con los
términos del acuerdo del proyecto y para evaluar los controles internos
en la ejecución de actividades del proyecto. Esta auditoría confirmó
las conclusiones de auditorías anteriores en las que se encontró que
hay necesidad de una administración más efectiva de parte de la
Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral (SEDI) de proyectos y
el desembolso puntual de fondos de proyecto para que los objetivos sean
logrados a la fecha limite. La auditoría examinó los cuatro proyectos
siguientes:
-
Mejoramiento en la
Enseñanza de Ciencias y Matemáticas en el Nivel Primario -
(Improvement of Teaching of Science and Mathematics at the Primary
Level)
-
Diversificación e
Integración Económica Liberación del Comercio y Acceso al Mercado
- (Economic Diversification and Integration Trade Liberalization and
Market Access)
-
Desarrollo de Pequeñas
Empresas - (Small Business Development)
-
Turismo Patrimonial -
(Heritage Tourism)
El proyecto de Mejoramiento
en la Enseñanza de Ciencias y Matemáticas en el Nivel Primario fue
diseñado para mejorar la enseñanza de ciencias y matemáticas basado
en el uso del ambiente natural como recurso para entrenar maestros en el
uso del Internet tanto como medio de comunicaciones como fuente de
información. Los fondos del proyecto se enviaron directamenta a la
Agencia Ejecutora mientras que los fondos de los otros tres proyectos
fueron desembolsados usando el mecanismo de la nueva Cuenta Fideicomiso.
El mecanismo del Fideicomiso le provee al Director de la Oficina
Nacional del Estado Miembro la autorización para desembolsar fondos del
proyecto de una Cuenta Fideicomiso en la Sede a la Agencia Ejecutora.
Durante esta auditoría
encontramos que a pesar que el Acuerdo de Ejecución requiere que los
fondos para este proyecto sean depositados en una cuenta bancaria
separada y que se otorgue acceso completo, libre y sin limite al
Inspector General, estabamos limitados en nuestro alcance de auditoría
por la Agencia Ejecutora (CCST), representada por el Director de UNECLAC
(una agencia subsidiaria de las Naciones Unidas), que limitó nuestro
acceso a documentación, cuentas bancarias y facturas. Encontramos que,
contrario a los términos del acuerdo del proyecto, SEDI le dio
autorización a CCST para utilizar la cuenta bancaria de UNECLAC para
recibir y desembolsar fondos del proyecto. Durante nuestra visita de
campo la Agencia Ejecutora nos informó que las reglas de UNECLAC
prohiben la auditoría de los libros por otra agencia. Nosotros
revisamos los estados de gastos que indicaron recibos de $421,210 y un
total de gastos incluyendo gastos administrativo de $386,558.00, dejando
un balance de $34,651.69 que fue restituido a la OEA el 28 de enero de
1999. Las copias de facturas de proveedores y autorización de viaje que
nos dieron en soporte de algunos gastos alcanzaban a cerca de 15% de los
gastos incurridos, en consecuencia habia una falta de documentación de
soporte para 85% de los gastos del proyecto. Nos reunimos con el
Secretario Ejecutivo de Desarrollo Integral y algunos de los miembros de
su personal para discutir la auditoría. El informe recomienda que SEDI
debiera considerar terminar todo contrato en el cual las Agencias
Ejecutoras no cumplen con los requisitos de ejecución del acuerdo,
particularmente la necesidad de cuentas bancarias separadas y acceso sin
limites para el Inspector General. Recomendaciones tambien fueron dadas
para la administración del proyecto más efectiva de SEDI para asegurar
el cumplimiento con los contratos.
El proyecto Diversificación
e Integración Económica Liberación del Comercio y Acceso al Mercado
fue diseñado para asistir en la determinación del impacto de la
liberalización del comercio en la economía e identificar esos sectores
en los que la inversión puede ser canalizada y que demuestren un
potencial de crecimiento alto de exportaciones. La auditoría encontró
que solamente 40% de los fondos del proyecto fueron desembolsados pero
todos los gastos del proyecto fueron completamente documentados. El
Coordinador del Proyecto había indicado que habían experimentado
dificultades menores en finalizar el contenido del curso en la primera
parte del proyecto y las actividades para la segunda y tercera parte del
proyecto no fueron ejecutadas debido al tiempo limitado para adquirir un
consultor apropiado y completar el estudio. Sin embargo, en su
evaluación del proyecto el Director de la Oficina Nacional indicó que
el problema mayor con este proyecto era la capacidad administrativa
inadecuada. Nuestro examen ha confirmado que los objetivos del proyecto
no fueron realizados y hemos recomendado que SEDI haga arreglos para la
supervisión adecuada de proyectos para asegurar que los recursos,
incluyendo la contratación de individuos apropiados, sean utilizados
efectivamente.
El objetivo del proyecto de Desarrollo
de Pequeñas Empresas es mejorar las oportunidades de negocio en los
Estados Miembros coordinando y facilitando la creación y expansión de
inversión, empleo y oportunidades empresariales a través de
entrenamiento gerencial y el desarrollo de servicios de apoyo para
mantener el desarrollo del sector de Pequeños Negocios. Encontramos que
solamente el 70% de los fondos del proyecto fueron desembolsados de
acuerdo a las pautas de la OEA, el balance será devuelto a la cuenta de
FEMCIDI. Tambien encontramos que ciertas actividades planificadas para
aproximadamente 42% de los fondos desembolsados no fueron llevadas a
cabo y recomendamos que estos sean devueltos por la Agencia Ejecutora a
la cuenta de FEMCIDI. Es nuestra opinión que los objetivos del proyecto
no fueron realizados principalmente porque los desembolsos no fueron
suministrados puntualmente en cumplimiento con las fechas limites del
proyecto.
Los objetivos del proyecto
de Turismo Patrimonial son principalmente la promoción,
documentación y presentación a través de varios medios las
tradiciones y herencias del Estado Miembro, el desarrollo de aldeas de
artesanos y un sector de enseñanza de artesanía, la producción y
venta de artesanía, el desarrollo y administración y mercadeo de
sitios y actividades de turismo patrimonial. La auditoría verificó que
los gastos fueron propiamente justificados y documentado y los informes
de seguimiento fueron apoyados por análisis financieros y facturas
adecuadas. Encontramos que aproximadamente el 80% de los fondos del
proyecto fueron desembolsados a través del mecanismo de la Cuenta
Fideicomiso y casi 48% de los gastos incurridos fueron para la
administración del proyecto incluyendo la renta de la oficina y el
contrato por los servicios del coordinador del proyecto. La Agencia
Ejecutora está satisfecha con el trabajo del proyecto y el Director de
la Oficina Nacional ha informado que los objetivos del proyecto han sido
logrados.
En el momento de escribir
este informe las diez recomendaciones del Informe SG/OIG/Audit 02/99
y SG/OIG/Audit 03/99 han sido sometidos al Secretario General y
no han sido aprobados.
Otras Actividades
La Inspectora General y
representantes de la Oficina del Inspector General continúan
participando como observadores en comités y grupos de trabajo de la
Secretaría General en asuntos que son de interés especial para el OIG.
La Inspectora General atendió a reuniones de personal de dos areas
dentro de la Secretaría General, sostuvo discusiones con el personal
con miras a fortalecer controles internos dentro de la Secretaría
General y explicando la función y el mandato de la Oficina del
Inspector General.
10 de
mayo de 1999
Linda
P. Fealing
Inspectora General
1
de abril al 30 de junio de 1999
Informe de Auditoría
Dentro del plan de trabajo de 1999 de
la Oficina del Inspector General para este trimestre, se procedió con
la auditoría SG/AUDIT 04/99 sobre pagos de sobretiempo
efectuados por la Secretaría General. Esta auditoría fue llevada a
cabo para verificar que se está cumpliendo con lo establecido en la
Resolución No. 1 del Vigésimo Quinto Período Extraordinario de
Sesiones de la Asamblea General sobre Programa-Presupuesto de la
Organización para 1999 (AG/RES.1 XXV-E/98), que instruye al Secretario
General a que se paguen las horas extras con tiempo compensatorio, en la
media de lo posible, y también como seguimiento a las recomendaciones
de la auditoría de 1995 (SG/OIG Audit 15/95).
La auditoría comprende las
transacciones procesadas desde enero de 1998 hasta enero de 1999,
encontrándose que aun existen numerosas deficiencias en los controles
internos identificados previamente con la auditoria de 1995.
Específicamente hemos verificado que no se están siguiendo los
procedimientos establecidos para llenar correctamente el formulario de
sobretiempo, habiéndose efectuado los pagos con información incorrecta
y deficiente. También se encontraron casos de duplicidad de pagos y
sobrepagos. Además, las solicitudes de pago no siempre fueron
sustentadas con las Hojas de Registro de Ingreso y Salida, requisito
necesario para verificar las horas extras anotadas en el formulario de
sobretiempo. Las 17 recomendaciones que fueron aprobadas por el
Secretario General suministran las pautas a seguir para la
administración del pago de sobretiempo y el fortalecimiento de los
controles internos ya han sido puestas en ejecución por la
Subsecretaría de Administración.
La investigación SG/OIG/INVEST-01/99
se efectuó para determinar lo sucedido en 1997 con la compra y
transporte de equipo de computación para una Oficina Nacional.
Determinamos que a fines de 1997 el Departamento de Recursos Materiales
(DMR) procedió con el embarque del equipo en representación del
Departamento de Sistemas Gerenciales y de Información Tecnológica (DMSIT)
pero al momento de llevar a cabo esta investigación, el equipo no
había llegado a la Oficina Nacional. Nuestra investigación reveló que
el DMR efectúa regularmente numerosos embarques de equipo a nombre de
la GS/OAS sin ningún problema, y este caso ha sido un incidente aislado
porque no se dio seguimiento adecuado a la recepción del equipo. El
Departamento de Recursos Materiales nos informó que debido a la
reducción de personal tuvieron que establecer nuevos procedimientos que
requieren que tan pronto llegue la notificación de la fecha del
transporte del equipo, la oficina originaria del pedido es la que debe
hacer el seguimiento correspondiente.
Como resultado de nuestra
investigación, el equipo fue localizado en un depósito de carga del
aeropuerto. Asimismo, la aerolínea fue incapaz de notificar a la
Oficina Nacional sobre la llegada del equipo. Antes de finalizar este
informe, la Oficina Nacional nos notificó que ya estaban tramitando la
documentación requerida para la liberación de derechos de aduanas y
asi poder tomar posesión del equipo. A fin de evitar que esto vuelva a
ocurrir en el futuro, hemos presentado dos recomendaciones para las
políticas de procedimiento relacionadas a la notificación del
destinatario de cualquier equipo de computadoras que se transporte desde
la Sede. Estas recomendaciones fueron aprobadas por el Secretario
General y ya han sido puestas en ejecución.
Todos los informes de auditoría que
fueron sometidos al Secretario General y que corresponden al período
que terminó al 30 de junio de 1999 han sido aprobados.
Trabajos en proceso
De acuerdo con el plan de trabajo de
la OIG, se han estado desarrollando las siguientes auditorías
correspondientes al segundo trimestre, pero aun no completadas:
1. Unidad de Desarrollo Social y
Educación
2. Unidad de Desarrollo Sostenible y Medio Ambiente
3. Oficina de Ciencia y Tecnología
4. Misión Civil Internacional en Haití (MICIVIH)
5. Llamadas de larga distancia
Los informes finales serán
presentados en el próximo informe trimestral.
Otras Actividades
La Inspectora General y los
representantes de la Oficina del Inspector General continuaron su
participación como observadores en varios comités y grupos de trabajo
de la Secretaría General, como en las reuniones semanales del sistema
de ORACLE, Equipo de Implementación, la Junta de Publicaciones y el
Comité de Selecciones y Adjudicaciones. De conformidad con el requisito
de programas de educación continua y desarrollo profesional, la
Inspectora General asistió a la 58 Conferencia Internacional del
Instituto de Auditores Internos llevado a cabo en Montreal entre el 20 y
23 de junio de 1999.
12 de
agosto de 1999
Linda
P. Fealing
Inspectora General
1
de julio al 30 de septiembre de 1999
Durante
este período se ejecutaron cuatro auditorías y una investigación, y
los informes presentados al Secretario General han sido aprobados.
Informes de Auditoría
1. El
Memorándum de Entendimiento (MOU) del 17 de julio de 1997 entre la
Organización de los Estados Americanos (OEA) y las Naciones Unidas (ONU)
contiene los términos y condiciones que regulan la estructura, apoyo y
actividades de la misión conjunta del MICIVIH e incluye las
disposiciones presupuestarias y las bases de costos mancomunados. El
Secretario General encomendó a la Inspectora General ejecutar una
auditoría especial para determinar (1) el alcance de las obligaciones
de la SG/OEA respecto de los gastos conjuntos de las Naciones Unidas;
(2) el monto de los recursos disponibles para satisfacer dichas
obligaciones; (3) cómo se permitió la acumulación de un monto
importante de supuestas obligaciones estimadas sin financiamiento
durante el período enero 1998-abril 1999 no habiéndose comprometido
fondos en firme para la financiación de proyectos; (4) si se eludieron
los controles contenidos en el Memorándum de Entendimiento de 1997 para
permitir la acumulación de obligaciones pendientes y presentar por
último un informe con recomendaciones. El Informe de Auditoría SG/OIG/AUDIT-05/99
(OEA/NU Costos de Facturación del Proyecto MICIVIH) proporcionaba la
información requerida al Secretario General sobre el monto del pasivo y
el monto de los recursos disponibles. La auditoría también permitió
determinar que el Especialista Principal (UPD) no administró el
proyecto MICIVIH eficazmente desde la Sede, y que, específicamente,
calculó mal el importe de los fondos disponibles en 1999 para liquidar
las obligaciones pendientes de la OEA con las Naciones Unidas. Se
presentaron siete recomendaciones específicamente para liquidar las
obligaciones pendientes de OEA/NU; establecer una dirección de
proyectos más efectiva, y fortalecer los controles internos a fin de
evitar una repetición de este incidente excepcional.
2. El Informe
de Auditoría SG/OIG/AUDIT-07/99 (OEA Bahamas y Proyectos) se llevó a
cabo de acuerdo con el plan de trabajo de 1999 para evaluar los
controles internos de la OEA Bahamas respecto de los recibos y
desembolsos en efectivo, y verificar si dicha oficina está cumpliendo
con sus responsabilidades de acuerdo con las normas y procedimientos de
la OEA. Pudimos cerciorarnos con bastante seguridad de que, en su mayor
parte, los controles internos de dicha oficina son adecuados para el
registro de transacciones y desembolsos. Sin embargo, hemos hallado que
hay necesidad de fortalecer tales controles internos en lo que concierne
a la autorización previa de los desembolsos y el uso de los bienes de
la OEA, entre ellos teléfonos y automóviles. Los principales puntos
débiles determinados durante la auditoría fueron la necesidad de
cumplir con las directivas de la OEA respecto del teléfono, los viajes,
uso del vehículo de la OEA y el desembolso de gastos varios, así como
la necesidad de obtener dos firmas para los pagos que excedan de $5.000.
Durante nuestro examen también analizamos tres proyectos (Formulación
de un Programa de Evaluación de Efectos Ambientales; Empresa de
Jóvenes de Bahamas y Organización de una Biblioteca Comunitaria/Centro
de Recursos) ejecutados en ese Estado miembro. Hallamos que no se había
presentado uno de los informes finales. En nuestra opinión, no se
cumplieron los objetivos de dos de los proyectos mencionados, debido
principalmente a la ejecución lenta, la demora en el desembolso de
fondos y en la adquisición de equipos y materiales para el proyecto
dentro del plazo que vencía el 31 de diciembre de 1998. Hemos
presentado once recomendaciones para resolver los puntos débiles
identificados en los controles internos. La auditoría también
permitió identificar algunos gastos personales del Director que se
habían incluido entre los desembolsos de la OEA, y se han comunicado al
Secretario General por separado recomendaciones para el reembolso de
dichos gastos y para la debida acción disciplinaria.
3. Se llevaron a cabo los Informes de
Auditoría SG/OIG/AUDIT-08/99 (Oracle Government Financial ™
NT Server) y SG/OIG/Audit 09/99 (Oracle Government
Financial ™ Applications and Database Servers) para analizar la
seguridad y controles del Servidor NT y su dominio conexo de la red NT,
la seguridad y procedimientos relativos a la seguridad de los datos del Oracle
Database Server de producción y del Oracle Government Financials
y Oracle Project Management de producción. En ambas auditorias se
identificaron problemas de seguridad y de control, con respecto a los
cuales se emitieron las recomendaciones del caso. En las auditorías SG/OIG/AUDIT-08/99
y SG/OIG/AUDIT-09/99 se presentaron trece y veinte recomendaciones,
respectivamente. Además, como el informe de auditoría revela algunas
debilidades y vulnerabilidades del sistema, la Oficina del Inspector
General decidió ha tomado ciertas precauciones, incluida una
distribución restringida del informe para proteger el sistema de
computadoras de la OEA contra el acceso no autorizado.
4. El informe
de investigación SG/OIG/Invest-02/99 (Investigación de Llamadas
a Larga Distancia) se llevó a cabo para estudiar y evaluar los
controles internos de gastos de llamadas a larga distancia en la
Secretaría General y verificar que los gastos se desembolsen de acuerdo
con las normas y procedimientos de la SG/OEA. Hemos sabido que en la OEA
se ha introducido un plan especial para reducir las tarifas de las
instituciones gubernamentales, pero el volumen de llamadas a larga
distancia aumentó entre los años 1997 y 1998. La investigación
permitió determinar que los costos telefónicos de 1998 fueron
excesivos, y que los miembros del personal no estaban en efecto
cumpliendo con las normas y procedimientos de la SG/OEA. El Departamento
de Recursos Materiales tomó medidas correctivas antes de que se
finalizara este informe, basándose en nuestras conclusiones y
conversaciones con dicho Departamento, siendo una de dichas medidas la
publicación del Memorándum MAN/DMR/287/99 con procedimientos
adicionales para un control más eficaz de las llamadas a larga
distancia. El informe contiene dos recomendaciones relativas
principalmente a un uso mayor por el personal de la Secretaría General
del correo electrónico y del facsímil para reducir los costos de
llamadas a larga distancia.
Otras Actividades
La
Inspectora General y representantes de la Oficina del Inspector General
siguen participando como observadores en varias reuniones de comités y
grupos de trabajo de la Secretaría General relativas a asuntos de
especial interés para la OIG. En conformidad con la necesidad de
proceder con los programas de educación y desarrollo profesional, el
Auditor Principal asistió a un curso de instrucción sobre la auditoria
de aplicaciones empresariales automatizadas que tuvo lugar en Boston del
9 al 11 de agosto de 1999.
8 de
octubre de 1999
Linda
P. Fealing
Inspectora General
Del 1 de octubre al 31 de
diciembre de 1999
Resumen
Durante el
último trimestre de 1999 se realizaron seis auditorías. La Oficina del
Inspector General (OIG) examinó las actividades operacionales de la Oficina de
la Secretaría General de la OEA en Bolivia, de la Unidad de Desarrollo
Sostenible y Medio Ambiente (UDSMA) y de la Unidad de Desarrollo Social y
Educación (UDSE), y realizó evaluaciones de diversos proyectos ejecutados por
esas Unidades. También evaluamos los controles internos en el Departamento de
Servicios Financieros e investigamos la supuesta utilización errónea de los
sistemas informáticos de la OEA. Todas las recomendaciones incluidas en estos
informes de auditorías han sido aprobadas por el Secretario General. La Oficina
del Inspector General continua con el seguimiento de las respuestas de varias
áreas de la Secretaría General (SG/OEA) a fin de asegurar que las
recomendaciones se han ejecutado de forma eficaz.
Actividades de auditoría
Nuestro
examen de las actividades operacionales de la Unidad para el Desarrollo
Sostenible y el Medio Ambiente (UDSMA) concluyó que la Unidad cumple con su
mandato y con el Reglamento de la OEA. Sin embargo, se puede mejorar en el
desempeño de algunas funciones administrativas concernientes al registro de
asistencia del personal y su mantenimiento, y el registro y control del
inventario. También es necesario llevar a cabo actividades de seguimiento
respecto a los remanentes de proyectos financiados con recursos externos que ya
han concluido. Nuestro examen de los proyectos ejecutados por esa Unidad se
limitó al examen de documentos en la sede.
Los tres
proyectos financiados por Fondos Específicos y ejecutados por la UDSMA
examinados son:
-
Proyecto de Mitigación de
Desastres en el Caribe (CDMP) de la USAID, cuyo propósito es establecer
mecanismos públicos y privados de mitigación de desastres naturales que
sean sostenibles y resulten en reducciones cuantificables de pérdida de
vidas, reduzcan el daño potencial a la infraestructura y acorten los
periodos de recuperación después de los desastres en la República
Dominicana, Haití, Belice, Jamaica y algunos países del Caribe Oriental
que reciben ayuda de la Oficina de Desarrollo Regional del Caribe de la
USAID,
-
Proyecto de Reducción de la
Vulnerabilidad a Inundaciones y Desarrollo de Sistemas de Alerta Local en
Centroamérica, con el apoyo de la Oficina Humanitaria de la Comunidad
Europea (ECHO), y
-
Proyecto Nacional para el
Fortalecimiento del Sector de Recursos Hídricos de Brasil para promover el
uso sostenible de los recursos hídricos de Brasil mediante el
establecimiento de las bases para implementar los instrumentos de una
política sobre los Recursos Hídricos Nacionales.
La
auditoría determinó que la UDSMA gestiona sus proyectos con eficacia, conforme
a los términos de los acuerdos de ejecución firmados.
Los tres
proyectos financiados por el FEMCIDI y gestionados por la UDSMA que se
examinaron son los siguientes:
-
Proyecto de Desarrollo
Sostenible de Zonas Fronterizas del Istmo Centroamericano;
-
Proyecto de Desarrollo
Sostenible en Áreas Fronterizas en América del Sur y
-
Plan de Acción de Santa Cruz de
la Sierra.
Estos
proyectos se emprendieron para promover el desarrollo sostenible en
Centroamérica y en las áreas fronterizas de la región del Amazonas y para
apoyar los esfuerzos de coordinación y cooperación que se realizan entre
organismos bilaterales e internacionales y organizaciones no gubernamentales
para cumplir con las metas establecidas por los Estados Miembros de la OEA en el
Plan de Acción de Santa Cruz de la Sierra. Este Plan de Acción procura
desarrollar un plan concreto para la estructura, preparación y presentación de
un proyecto básico final sobre la puesta en marcha y funcionamiento de la red.
Se
investigó la supuesta utilización errónea del Sistema Informático de la OEA
y la Conexión con Internet y se encontró
-
una complejidad artificial en el
sistema Windows NT, el cual se utiliza como plataforma para el contenido de
uno de los servidores web de la OEA y
-
que hubo actividades no
autorizadas relacionadas con ese servidor.
Las
recomendaciones incluían la necesidad de controles internos más estrictos a
fin de mejorar la seguridad del sistema, tales como la configuración PIX
firewall, el acceso administrativo, el archivo de contraseñas y los procesos de
respaldo centralizados. Se recomendó tomar acción disciplinaria contra tres
empleados involucrados en estas actividades por haber infringido las directrices
de la OEA que se incluyen en las Normas Generales y las Normas del Personal
sobre el conflicto de intereses y la conducta esperada del personal civil
internacional.
Examinamos
las actividades operacionales de la Unidad De Desarrollo Social y Educación y
encontramos que los controles internos son adecuados y que la Unidad cumple con
las directrices de la SG/OEA en cuanto a la autorización y el desembolso
apropiados de los gastos. También examinamos tres proyectos financiados por el
FEMCIDI y ejecutados por esta Unidad:
-
Sistema de Información sobre
Mercados Laborales (SISMEL) para apoyar a los ministerios de trabajo en la
formulación y creación de un Sistema de Información sobre Mercados
Laborales;
-
Proyecto Interamericano de
Capacitación Portuaria para contribuir en la mejora y modernización de los
puertos del Hemisferio Occidental a fin de que alcancen los niveles de
eficacia y competitividad necesarios para facilitar la expansión y el
desarrollo del comercio en las Américas y
-
Programa de Políticas Sociales
y Superación de la Pobreza, Módulo 2, Red Social de América Latina y el
Caribe, para apoyar a los países en la formulación y ejecución de
políticas sociales que fortalezcan los mecanismos de participación de la
sociedad civil en los esfuerzos para combatir la pobreza y la
discriminación.
En nuestra
evaluación, no se encontraron discrepancias ni irregularidades en el desembolso
de fondos para las actividades de los proyectos y se determinó que los
desembolsos para proyectos se realizaron de conformidad con las actividades de
los proyectos, contaban con la documentación complementaria apropiada y, de
acuerdo con los informes finales presentados, se cumplieron los objetivos. El
remanente de los fondos que quedaron a la conclusión de los tres proyectos
financiados por el FEMCIDI, un total de US$88, 483.41, fue devuelto a la OEA
antes de la conclusión del informe de auditoría.
Visitamos la
Oficina de la SG/OEA en Bolivia y evaluamos las actividades operacionales y
financieras seleccionadas, incluyendo los desembolsos de gastos en efectivo, a
fin de evaluar la efectividad, eficiencia y rentabilidad de los controles
internos y verificar si esa oficina está cumpliendo con sus responsabilidades
de conformidad con el Reglamento de la OEA. Encontramos que, salvo para la
presentación de informes trimestrales sobre los bienes y equipos importados con
franquicia aduanera, los controles internos en la Oficina de la OEA en Bolivia
son adecuados en cuanto a la autorización apropiada de transacciones y
actividades, la protección adecuada de activos y registros, y el registro
exacto de transacciones. La auditoría determinó que la oficina de la OEA en
Bolivia cumple con los requisitos de su mandato y con las directrices de la OEA.
Sin embargo, es necesario hacer un seguimiento por parte del Departamento de
Recursos Materiales a fin de asegurar el control adecuado del inventario y para
que el Departamento de Recursos Financieros responda en forma más oportuna
cuando autorice el desembolso de cantidades que exceden los US$5,000.
También se
evaluaron tres proyectos ejecutados en Bolivia:
-
El Programa Nacional de
Gobernabilidad (PRONAGOB) que se emprendió con el propósito de establecer
un entorno institucional, normativo y político apropiado en ese país que
fomente el desarrollo económico y social en Bolivia.
-
El Programa de Protección del
Patrimonio Cultural para apoyar los esfuerzos del Gobierno de Bolivia en
preservar el patrimonio cultural del país a través de la preservación de
los lugares de interés histórico y del patrimonio arqueológico, y
-
El Proyecto de Gestión para la
Cuenca del Río Bermejo emprendido para el desarrollo de las cuencas
hidrográficas del Alto Bermejo y Grande de Tarija, con el fin de promover
el desarrollo sostenible en esa área y optimizar el uso de los recursos
naturales.
La
auditoría determinó que los proyectos PRONAGOB y Río Bermejo se ejecutaron de
conformidad con sus respectivos acuerdos de ejecución de proyecto, pero algunos
gastos del proyecto PRONAGOB (teléfono y materiales misceláneos) se incluyeron
en los gastos de funcionamiento pagados por el Fondo Regular. También se
encontró que el Programa de Protección del Patrimonio Cultural sólo se
ejecutó de forma parcial debido a una serie de factores, por ejemplo (a) el
acceso del Coordinador a los fondos se demoró a causa de la investigación de
un doble pago de uno de los adelantos recibidos y (b) la SEDI no realizó
actividades de seguimiento eficaces durante el periodo de ejecución. El
remanente de los fondos del proyecto no utilizados, US$7,690.91, fue devuelto
por el organismo ejecutor a la OEA.
En nuestra
evaluación para determinar la idoneidad de los Controles Internos del
Departamento de Servicios Financieros después de la introducción, el 1 de
enero de 1999, del Sistema Oracle Financials ™ se determinó que el sistema se
implantó en forma oportuna con los recursos disponibles. Sin embargo, aunque se
identificaron varios problemas que fueron posteriormente solucionados, algunas
tareas importantes no se han implementado del todo, por ejemplo, las
conciliaciones bancarias no estaban al día, el sistema rechazó un gran número
de transacciones de la Oficina Nacional porque estaban codificadas de forma
errónea y la capacitación que se proporcionó a los usuarios en la sede sobre
la utilización del sistema no es suficiente para prevenir los errores y la
ineficacia actuales, que podrían causar problemas en la presentación de
informes. Nuestro examen encontró que el personal del Departamento de Servicios
Financieros está haciendo todos los esfuerzos posibles para concluir este
trabajo y que, en su mayoría, el personal es muy trabajador, entregado y fiel a
la OEA. Nos indicaron que la capacitación sobre Oracle que se proporcionó en
las oficinas fuera de la sede en octubre fue excelente y bien recibida. Sin
embargo, los nuevos procesos no están bien documentados y los usuarios no los
entienden claramente. Muchos usuarios en las áreas técnicas no tienen acceso,
o no saben como acceder a la información que necesitan para gestionar sus
programas de forma eficaz, y necesitan más capacitación.
En los años
anteriores, la Junta de Auditores Externos ya identificó el limitado número de
personal en el Departamento de Servicios Financieros, el aumento del volumen de
trabajo procedente de los Fondos Específicos y la necesidad de que estos fondos
sean reembolsados de forma adecuada para los servicios administrativos. Creemos
que estos factores también contribuyen a las dificultades que tiene el DSF en
proporcionar el personal necesario, la capacitación pertinente, mejor
supervisión y comunicaciones más eficaces con las áreas técnicas. La
auditoría concluyó que el aumento del volumen de trabajo procedente de los
Fondos Específicos y la necesidad de que estos fondos sean reembolsados de
forma adecuada para los servicios administrativos contribuyeron a las
dificultades del DSF en proporcionar el personal necesario, la capacitación
pertinente, mejor supervisión y comunicaciones más eficaces con las áreas
técnicas. El informe identificó la necesidad inmediata de liderazgo en el
Departamento de Servicios Financieros, así como de personal adicional
cualificado, competente y con experiencia para desempeñar las funciones
principales del DSF. Se emitió una nueva Orden Ejecutiva, con un esquema de una
nueva estructura de organización, después de la presentación del informe de
la auditoría y se han tomado las medidas pertinentes para el nombramiento de un
nuevo Director del DSF en el año 2000. Además, un nuevo manual de contabilidad
para proyectos, que permite a los usuarios gestionar la información financiera
de los proyectos según metas y objetivos, y solicitar información sobre
cualquier atribución asignada a un proyecto, se ha distribuido en la
Secretaría General. También se nos ha informado que se están preparando otros
manuales de procedimiento. Puesto que el DSF es una de las áreas fundamentales
y más vulnerables de la Secretaría General, y el nuevo sistema ha cambiado de
forma significativa los procedimientos operacionales de la SG/OEA, continuaremos
realizando auditorías de seguimiento de los procedimientos de la SG/OEA,
especialmente en el DSF, para asegurar que existe un entorno adecuado para
llevar a cabo controles internos estrictos en el marco de la Secretaría
General.
Otras actividades
El Inspector
general y representantes de la Oficina del Inspector General continuaron
participando como observadores en los comités y grupos de trabajo de la
Secretaría General sobre asuntos que son de interés especial para la OIG,
incluyendo la implementación del módulo de Recursos Humanos y Nóminas del
Sistema Oracle Financials.
Linda
P. Fealing
Inspectora General
7 de
marzo de 2000
Descargo
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