Segundo Semester

I. Relatórios de auditoria

No período de julho a 31 de dezembro de 2002 foram concluídas oito auditorias e formuladas recomendações para a correção de deficiências de controle interno que foram identificadas. Todos os relatórios e recomendações submetidos ao Secretário-Geral foram aprovados. O Escritório do Inspetor-Geral (OIG) continua a monitorar os esforços da Secretaria-Geral em resposta aos resultados das auditorias e na implementação das recomendações. A Inspetora-Geral constata que todos os esforços possíveis estão sendo empreendidos no sentido do cumprimento das recomendações formuladas pelo OIG na medida dos limitados recursos disponíveis.

A auditoria (SG/OIG/AUDIT-05/02) examinou os processos operacionais da Secretaria Técnica do Fundo Pan-Americano Leo S. Rowe, a fim de avaliar a adequação dos controles internos do Fundo. A auditoria foi levada a cabo principalmente para acompanhar a implementação das recomendações apresentadas por ocasião da auditoria de 1998 realizada pelo Inspetor-Geral e das recomendações formuladas pela Junta de Auditores Externos para 2001 e 2001. O Diretor do Departamento de Recursos Financeiros é o Tesoureiro do Fundo Leo S. Rowe e é responsável pelo recebimento, contabilidade e desembolso de seus recursos. O período de auditoria foi de janeiro de 2001 a março de 2002 e incluiu um período de transição depois de emitida a Ordem Executiva Nº 02-2, que esclareceu a relação entre a Secretaria do Fundo Rowe e a Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento (AICD). Nesse período de transição foram tomadas medidas com vistas à distribuição e desempenho de funções administrativas do Fundo. Em fevereiro de 2001, as funções de Secretário Técnico do Fundo foram atribuídas a um assessor do Secretário-Geral. Em fevereiro de 2002, chegou-se a um acordo com a Cooperativa de Crédito Federal do Pessoal da OEA para o desembolso e recebimento de pagamentos de empréstimos, bem como para manter o registro de saldos de empréstimos individuais. Em 2001, o Fundo Rowe atendeu de maneira satisfatória a duas “condições que exigem notificação”, que haviam sido mencionadas pela Junta em 2000. As principais deficiências identificadas nesta auditoria relacionam-se com a necessidade de melhoramento nas seguintes áreas:

• Processo de pré-aprovação de empréstimos a fim de garantir que informações completas sejam proporcionadas pela Secretaria Técnica à Comissão do Fundo Leo S. Rowe para consideração dos pedidos de empréstimo.

• Acompanhamento do progresso acadêmico dos alunos.

• Referência de empréstimos para sua eliminação dos livros de contabilidade.

• Gestão eficaz da situação de contas com empréstimos pendentes, a fim de garantir o monitoramento efetivo e oportuno da amortização de empréstimos.

A Secretaria Técnica do Fundo alcançou progresso significativo na solução de problemas de controle interno identificados nesta auditoria e em auditorias anteriores, incluindo o pronto acompanhamento de assuntos pendentes. Cabe elogiar a Comissão do Fundo Leo S. Rowe e a Secretaria-Geral da OEA pelo progresso considerável obtido quanto à arrecadação do pagamento de empréstimos pendentes e pela excelente cooperação com o OIG para resolver as falhas identificadas.

As auditorias (SG/OIG/AUDIT-06/02, 07/02, 08/02, 09/02, 10/02 e 11/02) foram levadas a cabo a fim de avaliar os controles internos nos Escritórios da Secretaria-Geral em São Vicente e Granadinas, Santa Lúcia, Trinidad e Tobago, Suriname, Panamá e México. Essas auditorias examinaram as transações financeiras, incluindo receitas em dinheiro e desembolsos e verificaram o cumprimento das diretrizes da OEA e dos acordos de projetos. Nessas auditorias ficou comprovado que os controles internos são adequados para o registro apropriado de transações financeiras. O OIG observou que os resultados e as deficiências dos controles internos eram semelhantes nos diversos Escritórios. Especificamente, existe uma falha no cumprimento dos procedimentos da OEA referentes ao reembolso da Caixa Pequena, na manutenção de registro de chamadas de telefônicas de longa distância e de veículos, na apresentação em tempo hábil de relatórios trimestrais sobre a liberação de bens importados com isenção de impostos, na atualização do Relatório sobre o Inventário de Ativos Fixos e nos relatórios mensais de freqüência. Nas auditorias dos Escritórios nos Estados membros acima mencionados, o OIG examinou os seguintes 15 projetos financiados com recursos do FEMCIDI que foram executados nesses Estados membros no período terminado em dezembro de 2002:

• The Caribbean Heritage Tourism Development.

• Institutional Strengthening of Basic Education – Programming in Rural Communities.

• Strengthening the Institutional Capacity of Governments to implement Development Objectives.

• Freshwater Resources Management in the Small Islands Developing States.

• Strengthening Knowledge/Information Networking in Biotechnology and Food Technology in the Caribbean and Latin America.

• Cooperative Strengthening of National Institutions to enhance Integrated Water Resource Management.

• Mission Enterprise: Promotion of Rural Economic Development.

• Diagnosis and Promoting Education Success in Trinidad and Tobago.

• Strengthening of the Institutional Infrastructure of the Environmental Department

• Gender and Media in the Caribbean.

• Aprovechamiento de la Flora Regional como Fuente de Fármacos Anticáncer y Antiparásitos.

• Tercer curso Actualización en Derecho Internacional.

• Programa Permanente de Formación de Recursos Humanos en Conservación y Restauración de Bienes Culturales.

• Cooperación Regional México – Centroamérica Sobre Educación a Distancia.

• Fortalecimiento de las Actividades de la Red Social de América Latina y El Caribe.

O OIG examinou também o projeto Consolidación de la Cooperación Integral de México con Centro América y El Caribe financiado por um fundo específico, que foi executado no México no período da auditoria.
No exame desses projetos levado a cabo pelo OIG, observou-se que, em sua maioria, as despesas de projetos foram devidamente documentadas de acordo com orçamentos de projetos e que foram alcançados os objetivos desses projetos. Foram formuladas recomendações sobre a apresentação de relatórios finais que não haviam sido recebidos até a data das auditorias, a arrecadação de pagamentos pendentes referentes a empréstimos do Fundo Rowe de cidadãos desses Estados membros, o reembolso de recursos de projetos não utilizados, bem como outros problemas específicos de controle interno relacionados com o registro de transações financeiras para um dos projetos.

A auditoria da Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento foi realizada primordialmente para o seguimento de preocupações expressadas no relatório da Junta de Auditores Externos correspondente a 2001, incluindo a necessidade de adotar e utilizar o sistema automatizado OASES da Secretaria-Geral da OEA. Entre os objetivos visados, foi ressaltada a necessidade de:

• Avaliar os controles administrativos e internos relacionados com os processos operacionais da AICD, incluído receitas em dinheiro, desembolsos e conciliações bancárias.

• Avaliar a adequação da gestão financeira dos recursos da AICD.

• Garantir o cumprimento dos termos dos acordos entre a Subsecretaria de Administração e a AICD para o processamento de transações contábeis, bem como a observância das Normas Orçamentárias e Financeiras e de outras diretrizes da Secretaria-Geral.

Em 2001, a Junta de Auditores Externos indicou a existência de uma “deficiência material” relacionada com o sistema de contabilidade inadequado utilizado pela AICD e de uma “condição que exige notificação” referente ao ambiente dos controles internos dos projetos da Agência na América Central. A auditoria determinou que a AICD havia celebrado diversos contratos em 2001 e 2002 que demonstravam seus esforços no sentido de procurar adotar e utilizar o sistema financeiro automatizado conforme recomendação da Junta de Auditores Externos. A AICD informou o Inspetor-Geral que, dado que a Secretaria-Geral da OEA estava adotando uma nova versão do sistema OASES em 2002, a mudança para o OASES recomendada pela Junta não teria eficiência de custo. Em 2002, a AICD assinou um acordo com a Subsecretaria de Administração mediante o qual a Subsecretaria, por intermédio do Departamento de Serviços Financeiros, assumia responsabilidade pelo processamento e manutenção das contas da Agência no Sistema Financeiro OASES, incluindo a custódia de dinheiro da AICD e ativos correlatos e o processamento de transações financeiras no sistema OASES. O acordo estipula que a AICD continua encarregada da gestão e controle dos recursos a ela confiados, bem como de seus dados financeiros e informações para fins de registro. Na época da auditoria, a Subsecretaria de Administração assumiu responsabilidade pelo registro de transações financeiras e gestão dos recursos da AICD, com exceção dos projetos da América Central financiados por fundos específicos. Está sendo discutido um projeto de acordo entre as duas partes para incluir os projetos da América Central nas funções financeiras desempenhadas pelo Departamento de Serviços Financeiros em nome da AICD. A assinatura do acordo resultará no registro por esse Departamento de todas as transações financeiras da Agência no sistema OASES.

A auditoria observou que, com exceção dos resultados e recomendações relacionados com a celebração de contratos por tarefa e obrigação de recursos antes de incorridas as despesas, foram implementadas todas as recomendações do relatório de auditoria do Inspetor-Geral correspondente a 2001. A auditoria de 2002 indicou a necessidade de a AICD:

• Cumprir as diretrizes da OEA relacionados com desembolsos, contratos por tarefa, ordens de compra e de viagem, cancelamento de cheques com data expirada e obrigação de recursos antes do desembolso.

• Garantir que todas as transações contábeis, inclusive conciliações bancárias e cobrança de juros bancários, sejam processadas e registradas com precisão e em tempo hábil.

• Garantir que as conciliações bancárias sejam preparadas prontamente cada mês.

• Garantir que os pagamentos de horas extraordinárias não sejam feitos a pessoas sob contrato por tarefa.

• Fazer o devido acompanhamento para verificar a precisão das faturas do Departamento de Serviços Financeiros.

II. Pessoal

A Inspetora-Geral utiliza contratos por tarefa para complementar os recursos humanos proporcionados pelo Fundo Ordinário para serviços de auditorias de acordo com os recursos disponíveis. Um participante do programa de estagiários da OEA foi cedido ao OIG por um período de quatro meses que terminou em novembro de 2002.


III. Outros assuntos

O OIG observou reuniões da Secretaria-Geral da OEA particularmente as relacionadas com a Comissão de Assuntos Administrativos e Orçamentário, o sistema OASES, a reforma do Edifício GSB, da Comissão de Adjudicação de Contratos e a Comissão da Junta de Publicações. A Inspetora-Geral continua a encontrar-se com dirigentes da Secretaria-Geral, a fim de discutir a implementação de recomendações de auditorias, bem como outros assuntos relacionados com um ambiente efetivo de controle interno.