A auditoria SG/OIG/AUDIT-06/01 foi realizada a fim de avaliar o controle interno no Escritório da Secretaria-Geral em El Salvador. A auditoria determinou que é necessário que sejam observadas as diretrizes da OEA relativas a desembolso, ao registro do inventário da OEA e à apresentação de relatórios trimestrais sobre produtos importados com isenção de pagamento de impostos. Também examinamos três projetos executados nesse Estado membro: (1) Transferência de tecnologia para reativação das comunidades afetadas pelo Furacão Mitch, (2) Apoio ao Funcionamento do Programa Regional de Gestão Tecnológica e Científica e (3) Apoio Informático á Organização Eleitoral”. A auditoria determinou que esses projetos foram executados em conformidade com seus respectivos acordos, que os objetivos dos projetos foram alcançados e que os relatórios finais foram apresentados da maneira prevista.

A auditoria SG/OIG/AUDIT-07/01 tinha por principal objetivo avaliar o controle interno das despesas de viagem custeadas pelo Fundo Ordinário na Sede e verificar o cumprimento das diretrizes da OEA relacionadas com custos de viagem, inclusive a AG/RES. 1697 (XXIX -O/99), que solicitava a redução dos custos de viagem da SG/OEA custeados pelo Fundo Ordinário. A auditoria observou que a SG/OEA havia sido bem-sucedida na redução dos custos de viagem pagos pelo Fundo Ordinário no período 1998 a 2000, e um relatório (CP/doc. 3436/01) foi apresentado ao Conselho Permanente. A auditoria observou que (1) as despesas de viagem nem sempre eram autorizadas e registradas adequadamente, (2) as solicitações de reembolso de despesas de viagem não eram adequadamente examinadas para o fechamento sistemático das ordens de compra, (3) os adiantamentos de viagem não eram deduzidos das salários quando os funcionários deixavam de apresentar oportunamente as referidas solicitações e (4) as despesas de viagem nem sempre eram apoiadas em documentação adequada. Também é necessário que várias áreas da SG/OEA observem as diretrizes da OEA relacionadas com a apresentação e aprovação de planos trimestrais oficiais de viagem, a fim de assegurar que os funcionários em missão oficial disponham da adequada cobertura de seguro, quando os custos de viagem são pagos com recursos de outras fontes que não o Fundo Ordinário.

As auditorias SG/OIG/AUDIT-08/01 e SG/OIG/AUDIT-09/01 foram realizadas para identificação do controle interno das atividades operacionais dos Escritórios da Secretaria-Geral em Grenada (OEA Grenada) e na Guiana (OEA Guiana), respectivamente. As auditorias determinaram que há forte controle interno em ambos os escritórios para a salvaguarda de ativos, registro de transações financeiras, uso eficiente de recursos e observância das normas e diretrizes da OEA. A principal deficiência identificada em ambos os escritórios foi a necessidade de reposição mensal dos Fundos de Caixa Pequena, de apresentação oportuna de relatórios trimestrais com relação a artigos importados com isenção de impostos e de informações precisas quanto a relatórios mensais de férias. Além disso, há necessidade de que seja melhorado o recebimento dos pagamentos atrasados referentes a empréstimos do Fundo Leo S. Rowe concedidos a nacionais dos Estados membros. A auditoria também incluiu uma recomendação quanto ao pagamento de todas as despesas de projeto desembolsadas na Guiana a serem pagas mediante fundos de projetos, de modo que o Fundo Ordinário não seja penalizado com esses pagamentos. O exame pelo Escritório do Inspetor-Geral do Projeto de Aprendizagem Baseado em Tecnologia de DMS/CTCS, executado em Grenada, e do Projeto Agrícola da Savana Intermediária (INSAP), projeto que ainda se achava em execução na Guiana, determinou que os relatórios eram apresentados da maneira prevista, que os reembolsos eram plenamente apoiados em documentação adequada e que os objetivos dos projetos eram alcançados em conformidade com os acordos.

A auditoria SG/OIG/AUDIT-10/01 foi realizada a fim de avaliar a efetividade do controle interno no Escritório da Secretaria-Geral na Jamaica (OEA Jamaica). A auditoria determinou que para a maioria das atividades daquele escritório há forte controle interno do registro e desembolso de transações financeiras. Entretanto, havia necessidade de (1) atualizar o inventário a fim de assegurar que os ativos fossem minuciosamente registrados e (2) manter os registros de telefonemas interurbanos e milhagem. A análise dos projetos “Mulheres rurais na agricultura”, “O crédito informal e a cooperação no desenvolvimento” e “Transferência de biotecnologias para o desenvolvimento sustentável” determinou que os objetivos foram alcançados, que os relatórios foram apresentados da maneira prevista e que os desembolsos foram plenamente documentados. O exame pelo Escritório do Inspetor-Geral do projeto “Planejamento do controle do clima e adaptação a este na zona costeira” indicou que os objetivos do projeto não foram alcançados e que as despesas do projeto não estavam plenamente documentadas. A auditoria identificou a necessidade de efetiva atividade de acompanhamento, pelos gerentes de projeto da AICD, com relação ao desembolso de US$ 5.273 de fundos não utilizados do FEMCIDI.

A auditoria SG/OIG/AUDIT-11/01 examinou os processos operacionais no Escritório da Secretaria-Geral em Honduras e determinou que as transações financeiras haviam sido adequadamente registradas. Entretanto, a auditoria identificou a necessidade de que fossem observadas as diretrizes da OEA relativas ao seguinte: (1) uso de formulários pré-numerados para recibos, (2) cheques cancelados, (3) cheques de valor superior a US$ 5.000, (4) manutenção do registro de veículos e (5) atualização do relatório de inventário dos ativos fixos.

A auditoria SG/OIG/AUDIT-12/01 foi realizada a fim de avaliar (1) o controle administrativo interno na Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento (AICD) relacionados com os processos operacionais, inclusive o recebimento e desembolso de dinheiro em espécie e conciliações bancárias, (2) a adequação da gestão financeira dos recursos da AICD e (3) medidas de acompanhamento adotadas pela AICD no Plano de Recuperação preparado para corrigir a “deficiência material” citada no Relatório de 2000 da Junta de Auditores Externos. Muitas das questões identificadas pelo Escritório do Inspetor-Geral nessa auditoria foram incluídas não somente no Relatório de Auditoria Interna deste Escritório referente ao ano 2000 (SG/OIG/AUDIT-14/00), mas também pelos auditores independentes e pela Junta de Auditores Externos. Solicitou-se à AICD que observasse as normas e diretrizes vigentes da SG/OEA, uma vez que suas políticas e procedimentos formais ainda não se acham disponíveis.

O Escritório do Inspetor-Geral concluiu que o controle interno na AICD não chega a ser satisfatório. Além da necessidade de atualizar o Relatório de Ativos Fixos quanto a itens do inventário destinados à AICD, a principal deficiência identificada nessa auditoria foi a necessidade de melhorar a administração geral dos processos financeiros de todos os recursos confiados à AICD, inclusive:

• registro das transações financeiras relacionadas com todos os fundos administrados pela AICD;

• transferências entre contas de fundos específicos para custos operacionais;

• recibos, segregação de funções, pagamento oportuno das contas pagáveis;

• registro de obrigações anteriormente a sua efetivação, de modo que as contas não acusem balanços deficitários;

• despesas de viagem;

• preparação de conciliações bancárias;

• retenção da documentação de apoio e pistas de verificação.

Investigações

Foram concluídas em 2001 cinco investigações. As investigações SG/OIG/INVEST/01, SG/OIG/INVEST/02 e SG/OIG/INVEST/03 foram realizadas pelo Escritório do Inspetor-Geral. Este prestou assistência a cinco diretores da Secretaria-Geral na realização das investigações SG/OIG/INVEST/04 e SG/OIG/INVEST/05. O Escritório concluiu que, embora algumas diretrizes da OEA tenham sido violadas, não foi identificado prejuízo monetário algum para a Organização nessas cinco investigações. Foi recomendada ação disciplinar por atividades inadequadas contra os funcionários nelas envolvidos

II. Pessoal

O Escritório do Inspetor-Geral continua a utilizar serviços de terceiros para suplementar os quatro cargos de auditor aprovados no orçamento-programa do Fundo Ordinário. São necessários recursos extraordinários para o desenvolvimento efetivo de atividades de auditoria, investigação e inspeção, bem como o acompanhamento oportuno das medidas adotadas pelas várias áreas da SG/OEA na implementação das recomendações. Os recursos extraordinários também facilitariam o processo do Escritório de prestação de assistência técnica tanto à Junta de Auditores Externos como à firma independente contratada pela Junta durante seu exame anual. Foi apresentada uma solicitação no orçamento-programa proposto para 2003 no sentido da aprovação de um cargo adicional de auditor no nível P3.

III Outros assuntos

Os funcionários do Escritório do Inspetor-Geral continuaram a participar como observadores de algumas reuniões relacionadas com as atividades operacionais da Secretaria-Geral, inclusive a implementação da atualização 11i do OAS Enterprise System (OASES), da Junta de Publicações, da Comissão de Seleção e Aquisição, da Comissão de Disposição de Material Excedente e/ou Ativos Obsoletos (COVENT) e do Plano de Renovação do GSB. O Escritório também observou algumas reuniões do Conselho Permanente e suas subcomissões correlatas.