OFICINA DEL INSPECTOR GENERAL OIG


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BUREAU DE L'INSPECTEUR GENERAL
RAPPORT D'ACTIVITES
2001

* 1. Rapports d’audit

Le Bureau de l’Inspecteur général (OIG) a effectué douze audits et cinq enquêtes pendant l’année terminée le 31 décembre 2001, et a formulé des recommandations visant à remédier aux lacunes relevées dans le contrôle interne. Tous les rapports et recommandations ont été approuvés par le Secrétaire général.

L’audit (SG/OIG-01/01) avait pour principal objectif (1) de passer en revue le Programme de remboursement d’impôt, (2) d’évaluer dans quelle mesure les conditions établies dans les accords signés ont été respectées, (3) d’examiner le montant des impôts remboursé aux membres du personnel et (4) d’assurer le suivi de la mise en oeuvre des recommandations formulées dans l’audit interne de 1998 et de la décision adoptée en 1999 par le Tribunal administratif dans le Jugement 140. L’audit a déterminé qu’il existait des possibilités d’amélioration de la supervision et de la gestion du programme de la part du Département des services financiers (DFS) et que celui-ci devait suivre les directives de l’OEA régissant le processus d’appel d’offres pour l’obtention de ces services, les décaissements et leur enregistrement, ainsi que les audits des déclarations d’impôt des membres du personnel, comme il est prescrit dans les accords. L’OIG a noté que le non-respect des directives de l’OEA concernant les contrats de services extérieurs en matière fiscale était dû en partie à la technicalité des services requis et à la nécessité de continuer d’effectuer des paiements statutaires anticipés pendant les négociations de contrat. Le sous-Secrétariat à la gestion a entrepris une action de suivi efficace pour remédier aux lacunes identifiées pendant l’audit, comprenant notamment l’attribution d’un nouveau contrat pour la fourniture de ces services à l’OEA.

L’audit SG/OIG-02/01 a été entrepris en vue d’une évaluation des contrôles internes des activités du Bureau hors siège de l’OEA au Belize. Il a déterminé que ce bureau doit suivre les directives de l’OEA relatives aux fonctions de décaissement, d’établissement des rapprochements bancaires, d’enregistrement des signatures autorisées dans les archives des banques locales, de présentation de rapports trimestriels sur les biens importés en franchise de douane et de mise à jour de l’inventaire des immobilisations de l’OEA affectées à ce bureau.

L’audit (SG/OIG-03/01) visait essentiellement à examiner le processus des contrats de travail à la tâche au siège de l’Organisation pour les contrats attribués pendant la période allant du 1er janvier 1999 au 30 juin 2001. Il a déterminé que pendant cette période 4 036 bons de commande s’élevant à plus de EU$50 000 000 ont été émis au titre de services de consultant. Les principales faiblesses constatées tenaient au non-respect des directives de l’OEA applicables à la passation des marchés et des directives financières : (1) les modalités identifiées dans certains contrats d’exécution et bons de commande, (2) les contrats établis pour une durée dépassant une année de service continu et (3) le non-respect par d’autres services du Secrétariat général de l’OEA des conditions figurant dans les offres approuvées. De nouvelles procédures permettant d’exercer une surveillance plus efficace et rapide des modalités et conditions des contrats de travail à la tâche ont été appliquées en vue de combler les lacunes identifiées.

L’audit SG/OIG-04/01 a été réalisé en vue d’examiner certains processus administratifs et opérationnels de la Division du développement humain du Département de la technologie de l’information pour le développement humain (anciennement le Département des bourses), qui est désormais un service de l’Agence interaméricaine pour la coopération et le développement (AICD). L’OIG a noté des améliorations dans l’administration des programmes de bourses depuis le dernier audit qui date de 1994. En règle générale, la Division exécute son mandat en faveur de la promotion et valorisation des ressources humaines et du renforcement des capacités au moyen de programmes de bourses et d’activités de formation. Cependant, pour pallier les lacunes principales identifiées au cours de l’audit, elle doit (1) actualiser les définitions d’emploi et mettre par écrit les directives à l’intention des membres du personnel, (2) créer une base de données et un système de suivi automatisés efficaces et fiables pour la gestion des programmes (3) assurer une meilleure gestion et administration du programme de bourses en ce qui concerne le suivi des boursiers, leur participation et les dates de remise de diplôme et de fin d’études (4) collecter le montant excédentaire des paiements au titre des indemnités (5) procéder à une inspection physique des immobilisations pour enregistrer avec exactitude les actifs de l’OEA et (6) appliquer les directives de l’OEA régissant la conservation des dossiers.

L’audit SG/OIG-05/01 avait pour objet d’évaluer les contrôles administratifs et internes au sein du Secrétariat des conférences et réunions. L’OIG a constaté que pour la plupart, les contrôles internes exercés au Secrétariat des conférences et réunions étaient adéquats et que le Secrétariat appliquait les directives du SG/OEA concernant l’autorisation et le décaissement des dépenses. Il ressort des principales conclusions de l’audit qu’outre la nécessité de mettre par écrit les procédures à l’intention de chacune des divisions du Secrétariat, (1) les directives de l’OEA régissant les feuilles de présence et les déclarations relatives à la morale professionnelle et au conflit d’intérêt devaient être respectées et (2) qu’il fallait procéder à une inspection physique des stocks pour assurer un enregistrement exact des avoirs de l’OEA. Il est aussi nécessaire d’améliorer l’accès du personnel intéressé du Secrétariat des conférences et réunions au OAS Enterprise System (OASES) pour accroître la productivité et l’efficacité, permettant ainsi de produire les documents officiels dans les délais impartis.

L’Audit SG/OIG-06/01 avait pour objet d’évaluer les contrôles internes du Bureau hors siègede l’OEA à El Salvador. L’OIG a déterminé que ce bureau doit respecter les directives de l’OEA applicables aux fonctions de décaissement, à l’établissement de l’inventaire des avoirs de l’OEA et à la soumission de rapports trimestriels sur les biens importés en franchise de douane. L’OIG a également examiné trois projets exécutés dans cet Etat membre: (1) “Transferts de technologie visant à remettre en activité les communautés touchées par le cyclone Mitch”, (2) “Appui au fonctionnement du programme régional de gestion technologique et scientifique” et (3) “Appui informatique à l’organisation des élections”. L’audit a déterminé que ces projets ont été exécutés conformément aux dispositions de leurs accords respectifs, leurs objectifs atteints et les rapports finals présentés comme prévu.

L’objet principal de l’audit SG/OIG-07/01 était l’évaluation des contrôles internes pour les dépenses au titre des voyages financées par le Fonds ordinaire au siège de l’Organisation et la vérification de l’application des directives de l’OEA relatives aux frais de voyages, y compris des directives figurant dans la résolution AG/RES. 1697 (XXIX-O/99) selon lesquelles les coûts des voyages du SG/OEA défrayés par le Fonds ordinaire devaient être réduits. L’audit a noté que le SG/OEA est parvenu à réduire les coûts du Fonds ordinaire au titre des voyages pendant la période allant de 1998 à la fin de 2000 et qu’un rapport (CP/doc. 3436/01) a été présenté au Conseil permanent. Il a aussi noté que (1) les dépenses de voyage ne sont pas toujours autorisées et enregistrées d’une façon appropriée, (2) les demandes de remboursement de frais de voyage ne sont pas examinées d’une manière appropriée permettant de classer définitivement les dossiers, (3) les avances au titre des voyages ne sont pas déduites du salaire lorsque les membres du personnel ne soumettent pas à temps leur demande de remboursement et (4) la soumission des frais de voyage n’est pas toujours appuyée par la documentation appropriée. Par ailleurs, plusieurs services du SG/OEA doivent appliquer les directives de l’OEA relatives à la soumission et à l’approbation des plans trimestriels de voyages officiels pour veiller à ce qu’une assurance adéquate soit garantie aux personnes qui effectuent des missions officielles, lorsque leurs frais de voyages sont payés par des sources autres que le Fonds ordinaire.

Les audits SG/OIG-08/01 et SG/OIG-09/01 visaient à identifier les contrôles internes des activités opérationnelles des Bureaux hors siège du GS/OEA à Grenade (OEA Grenade) et au Guyana (OEA Guyana) respectivement. L’OIG a déterminé dans ces audits qu’il existe dans ces deux bureaux des contrôles internes rigoureux sur la préservation des avoirs, l’enregistrement des transactions financières, l’utilisation efficace des ressources et le respect des règles et directives de l’OEA. Pour remédier aux principales faiblesse identifiées dans les deux bureaux, il est nécessaire qu’ils reconstituent chaque mois la petite caisse et soumettent dans les délais prescrits des rapports trimestriels sur les importations de biens en franchise de douane et des informations exactes sur les relevés mensuels des congés. De plus, ces Etats membres doivent améliorer la collecte des arriérés au titre du remboursement des prêts consentis par le Leo S. Rowe Fund à leurs ressortissants. Une recommandation figurait aussi dans l’audit, selon laquelle les dépenses au titre des projets décaissées en Guyana doivent être financées en totalité au moyen des fonds au titre des projet de manière à ce que le Fonds ordinaire ne soit pas pénalisé par ces paiements. L’examen par l’OIG du projet d’apprentissage fondé sur la technologie DMS/CTCS exécuté à Grenade, et le projet agricole intermédiaire de Savannah (INSAP) qui est encore en cours d’exécution au Guyana a fait apparaître que les rapports ont été soumis comme prévu, les décaissements entièrement appuyés par la documentation appropriée et les objectif du projet atteints conformément aux dispositions des accords.

L’audit SG/OIG/10/01 a été réalisé en vue d’évaluer le degré d’efficacité des contrôles internes dans le Bureau hors siège de l’OEA à la Jamaïque (OEA Jamaïque). L’OIG a déterminé que ce bureau exerce dans l’ensemble des contrôles internes rigoureux sur l’enregistrement des transactions financières et les décaissements au titre de ces transactions. Cependant, il faut qu’il (1) actualise l’inventaire pour assurer un enregistrement exact des actifs et (2) tienne un registre des communications téléphoniques interurbaines et du kilométrage. L’examen des projets relatifs aux femmes rurales dans le secteur agricole, au crédit informel et à la coopération dans le domaine du développement et du transfert de biotechnologies pour le développement durable a montré que les objectifs ont été réalisés, les rapports présentés comme prévu et les décaissements appuyés par toute la documentation nécessaire. Il ressort de l’examen effectué par l’OIG du projet concernant la planification de la régulation et l’adaptation du climat pour la zone côtière que tous les objectifs du projet n’ont pas été atteints et les dépenses au titre du projet n’ont pas été appuyées par toute la documentation nécessaire. L'audit a déterminé que les directeurs de projets de l'AICD devraient assurer un suivi effectif du remboursement au FEMCIDI du montant de EU$5 273 des fonds non décaissés du FEMCIDI.

L’Audit SG/OIG/11/01 a consisté à passer en revue les mécanismes opérationnels du Bureau hors siège de l’OEA au Honduras et a déterminé que les transactions financières étaient entièrement enregistrées. Cependant, il ressort de l’audit que ce bureau doit respecter les directives de l’OEA applicables (1) à l’utilisation des formes préalablement numérotées pour les recettes, (2) aux chèques nuls, (3) aux chèques établis pour un montant supérieur à EU$5 000 (4) à la tenue du registre automobile et (5) à l’actualisation de la liste du stock des immobilisations.

L’audit SG/OIG/12/01 a été réalisé en vue d’évaluer (1) les contrôles administratifs et internes au sein de l’Agence interaméricaine pour la coopération et le développement (AICD) qui ont trait aux mécanismes opérationnels, y compris les recettes et les décaissements de fonds et les rapprochements bancaires (2) la pertinence de la gérabilité financière des fonds de l’AICD et (3) les mesures de suivi adoptées par l’Agence en ce qui concerne le Plan correctif visant à remédier à la “faiblesse matérielle” mentionnée dans le Rapport de la Commission des vérificateurs extérieurs pour 2000. De nombreuses questions identifiées par l’OIG dans cet audit avaient été communiquées non seulement dans le Rapport de vérification interne de l’OIG pour 2000 (SG/OIG/AUDIT-14/00), mais aussi par les auditeurs indépendants et la Commission des vérificateurs extérieurs. L’AICD est tenue de suivre les règles et directives existantes du Secrétariat général de l’OEA étant donné qu’elle ne dispose pas encore de politiques et de procédures officielles.

L’OIG a déterminé que les conditions dans lesquelles est exercé le contrôle interne à l’AICD sont moins que satisfaisantes. Outre la nécessité de mettre à jour l’inventaire des immobilisations affectées à l’AICD, il ressort de l’audit que l’Agence doit améliorer sa gestion globale des mécanismes financiers pour tous les fonds qui lui sont confiés, notamment dans les domaines suivants:

  • Enregistrement des transactions financières portant sur tous les fonds gérés par l’AICD;

  • Transferts entre les comptes des fonds spécifiques au titre des coûts d’exploitation;

  • Recettes, répartition des tâches, paiement en temps opportun au titre des comptes fournisseurs;

  • Enregistrement des engagements préalablement au décaissement des dépenses de manière à ce que les comptes ne fassent pas apparaître de soldes déficitaires;

  • Frais de voyage;

  • Etablissement de rapprochements bancaires;

  • Conservation de la documentation d’accompagnement et des vérifications à rebours.

Enquêtes
 Cinq enquêtes au total ont été menées à bien en 2001. Les enquêtes SG/OIG/INVEST/01, SG/OIG/INVEST/02 et SG/OIG/INVEST/03 ont été réalisées par le Bureau de l’inspecteur général. L’OIG a assisté les directeurs de bureau du Secrétariat général pour mener les enquêtes SG/OIG/INVEST/04 et SG/OIG/INVEST/05. L’OIG a déterminé que bien que quelques directives de l’OEA n’aient pas été appliquées, l’Organisation n’a subi aucune perte monétaire dans le cadre de ces cinq enquêtes. Des mesures disciplinaires ont été recommandées contre les membres du personnel en question pour cause d’activités inappropriées.

* II. Dotation en personnel

L’OIG continue d’utiliser des services contractuels qui viennent s’ajouter aux services rendus par les quatre vérificateurs dont les postes sont approuvés dans le Programme-budget du Fonds ordinaire. Des ressources additionnelles sont nécessaires pour réaliser avec efficacité les audits, enquêtes et inspections ainsi que mener danns les délais impartis les activités de suivi des mesures prises par les divers services du Secrétariat général de l’OEA dans la mise en oeuvre des recommandations. Des ressources additionnelles faciliteraient aussi la fourniture par l’OIG d’assistance technique à la Commission des vérificateurs extérieurs comme à la société indépendante engagée par la Commission pendant leur examen annuel. Une demande a été présentée dans le programme-budget 2003 qui a été proposé en vue de l’approbation d’un poste supplémentaire de vérificateur de classe P3.

 * III Autres questions
 
Les membres du personnel de l’OIG ont continué de participer en qualité d’observateurs à des réunions portant sur les activités opérationnelles du Secrétariat général, dont l’application de la 11i extension du OAS Enterprise System (OASES), le Comité des publications, le Comité de sélection et d’appel d’offres, le logiciel COVENT et le réaménagement du bâtiment du Secrétariat général. L’OIG a aussi assisté à quelques réunions du Conseil permanent et de ses sous-commissions.

15 avril 2002

Linda P. Fealing
Inspecteur général

 

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