I. INFORMES DE AUDITORÍA

Doce auditorías y cinco investigaciones se llevaron a cabo durante el año finalizado el 31 de diciembre de 2001 y se proporcionaron recomendaciones para corregir las debilidades de control interno que se identificaron. Todos los informes y recomendaciones han sido aprobados por el Secretario General.

La auditoría SG/OIG-01/01 se llevó a cabo principalmente para lo siguiente: 1) examinar el programa de reembolso de impuestos, 2) determinar el cumplimiento de los términos de los contratos firmados, 3) examinar el monto de los impuestos reembolsados a los funcionarios, y 4) realizar el seguimiento de la implementación de las recomendaciones contenidas en la auditoría interna de 1998 y la decisión de 1999 del Tribunal Administrativo, en su Sentencia 140. En ocasión de la auditoría, determinamos que podría mejorarse la supervisión y gestión del programa por parte del Departamento de Servicios Financieros (DFS). También se constató que era necesario que se cumpliera con las disposiciones de la OEA sobre el proceso de licitación para la adquisición de dichos servicios, el pago y el registro de los desembolsos, así como la realización de auditorías de las declaraciones de impuestos de los funcionarios, según lo estipulado en los convenios. La OIG observó que el incumplimiento por parte del DFS de las disposiciones de la OEA en la contratación y tercerización de servicios de impuestos se debía en parte al nivel técnico de los servicios requeridos y a la necesidad de seguir realizando adelanto de pagos reglamentarios durante las negociaciones de los contratos. La Subsecretaría de Administración ha tomado medidas eficaces de seguimiento para tratar las debilidades identificadas durante la auditoría, incluida la adjudicación de nuevos contratos para el suministro de dichos servicios a la OEA.

La auditoría SG/OIG-02/01 se realizó para evaluar los controles internos de la Oficina de la Secretaría General de la OEA en Belice. La auditoría determinó que se necesitaba cumplir con las disposiciones de la OEA relativas a la funciones de desembolso, conciliaciones bancarias, mantenimiento de un registro de firmas autorizadas en los registros de bancos locales, presentación de informes trimestrales sobre mercancías importadas libres de impuestos y actualización del registro de los activos fijos de la OEA asignados a esa oficina.

La auditoría SG/OIG-03/01 se efectuó principalmente para examinar el proceso de contratos por resultado (CPR) en la Sede para contratos emitidos durante el período comprendido entre el 1 de enero de 1999 y el 30 de junio de 2001. La auditoría determinó que durante ese período se emitieron 4.036 órdenes de compra por montos superiores a US$50.000.000 para servicios de consultoría. Las principales debilidades identificadas tienen que ver con el cumplimiento de las disposiciones de la OEA sobre adquisiciones y finanzas con respecto a lo siguiente: 1) los términos identificados en algunos contratos por resultado y órdenes de compra que se emitieron, 2) contratos emitidos por períodos superiores al período de servicio de un año continuo, y 3) cumplimiento por parte de otras áreas de la Secretaría General de la OEA de los términos identificados en las licitaciones aprobadas. Se han implantado nuevos procedimientos para un monitoreo más eficaz y oportuno de los términos y condiciones a fin de corregir las debilidades identificadas.

La auditoría SG/OIG-04/01 se llevó a cabo con el objeto de examinar ciertos procesos administrativos y operativos de la División de Desarrollo Humano del Departamento de Tecnología de Información para el Desarrollo Humano (anteriormente Departamento de Becas), que ahora es una dependencia de la Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo (AICD). La auditoría determinó que ha habido algunas mejoras en la administración del programa de becas desde la última auditoría realizada en 1994. En general, la División cumple su mandato para la promoción y apoyo de recursos humanos y desarrollo de la capacidad por medio de programas de becas y capacitación. Sin embargo, los principales puntos débiles identificados en la auditoría son la necesidad de contar con lo siguiente: 1) descripciones actualizadas de puestos y directrices escritas para los funcionarios, 2) una base de datos automatizada que sea eficaz y confiable así como un sistema de seguimiento para los programas administrados, 3) gestión y administración más eficaces del programa de becas en el seguimiento de la situación de los becarios, la asistencia y las fechas de graduación o terminación, 4) recolección de sobrepago de asignaciones, 5) inspección física de los activos físicos para un registro preciso de los activos de la OEA, y 6) cumplimiento de las disposiciones de la OEA sobre retención de registros.

La auditoría SG/OIG-05/01 se realizó para evaluar los controles administrativos e internos de la Secretaría de Conferencias y Reuniones. La auditoría determinó que, en su mayor parte, los controles internos de esta Secretaría son adecuados y que la misma cumple con las disposiciones de la Secretaría General de la OEA para la autorización y el desembolso apropiados de los gastos. Además de la necesidad de contar con procedimientos escritos para cada una de las Divisiones de la Secretaría, los principales resultados de la auditoría fueron la necesidad de: 1) cumplir las disposiciones de la OEA sobre informes de asistencia y declaraciones de ética de conducta y conflicto de intereses, y 2) inspección física de los rubros del inventario para un registro preciso de los activos de la OEA. También es necesario mejorar el acceso al Sistema Gerencial de la OEA (OASES) para el personal pertinente de la Secretaría de Conferencias y Reuniones a fin de mejorar la productividad y aumentar la eficiencia en la producción oportuna de documentos oficiales.

La auditoría SG/OIG-06/01 se llevó a cabo para evaluar los controles internos de la Oficina de la Secretaría General de la OEA en El Salvador. La auditoría determinó que era necesario que se cumpliera con las disposiciones de la OEA en relación con las funciones de desembolso, registro del inventario de la OEA y presentación de informes trimestrales sobre mercancías importadas libres de impuestos. También examinamos tres proyectos ejecutados en ese Estado miembro: 1) Transferencias de tecnología para reactivar las comunidades afectadas por el Huracán Mitch, 2) Apoyo al funcionamiento del Programa Regional de Gestión Tecnológica y Científica, y 3) Apoyo Informático a la Organización Electoral. La auditoría determinó que esos proyectos se realizaron de conformidad con sus respectivos acuerdos, que se lograron los objetivos del proyecto y que se presentaron los informes finales necesarios.

El principal objetivo de la auditoría SG/OIG-07/01 fue evaluar los controles internos para los gastos de viaje pagados por el Fondo Regular en la Sede y verificar el cumplimiento de las disposiciones de la OEA en relación con costos de viajes, incluida la resolución AG/RES. 1697 (XXIX - O/99) que requería la reducción de los costos de viajes de la Secretaría General de la OEA pagados por el Fondo Regular. La auditoría observó que la Secretaría General de la OEA había logrado reducir los costos de viajes imputados al Fondo Regular durante el período 1998 a 2000 y se ha presentado un informe (CP/doc. 3436/01) al Consejo Permanente. La auditoría señaló que 1) no siempre se autorizaban y registraban en forma apropiada los gastos de viaje, 2) los reclamos de gastos de viaje no se examinaban en forma adecuada para el cierre sistemático de las órdenes de compra, 3) los adelantos de viaje no se deducían del sueldo de los funcionarios cuando éstos incurrían en atrasos en la presentación de reclamos de gastos de viaje, y 4) los gastos de viaje no siempre se hallaban respaldados por documentación adecuada. También existe la necesidad de que varias áreas de la Secretaría General de la OEA cumplan con las disposiciones de la Organización en cuanto a viajes con respecto a la presentación y aprobación de planes trimestrales de viajes oficiales, a fin de asegurar que exista cobertura adecuada de seguro para las personas que viajan en misión oficial, cuando los costos de viajes son pagados de fuentes distintas del Fondo Regular.

Las auditorías SG/OIG-08/01 y SG/OIG-09/01 se realizaron para identificar controles internos de las actividades operativas de las Oficinas de la Secretaría General de la OEA en Grenada y en Guyana, respectivamente. Las auditorías determinaron que existen sólidos controles internos en estas dos oficinas para salvaguardar los activos, registrar transacciones financieras, utilizar en forma eficiente los recursos y cumplir con las reglas y disposiciones de la OEA. Las principales debilidades que se identificaron en esas dos oficinas fueron la necesidad de la reposición mensual de los fondos de la Caja Chica, la presentación oportuna de informes trimestrales de mercancías importadas libres de impuestos e información precisa sobre los informes mensuales de licencia. Además, existe la necesidad de mejorar el cobro de pagos atrasados de los préstamos del Fondo Leo S. Rowe realizados a ciudadanos de dichos Estados miembros. La auditoría también incluyó una recomendación de que el pago de todos los gastos de proyectos desembolsados a Guyana provenga de los fondos del proyecto de modo que el Fondo Regular no se vea penalizado por dichos pagos. El examen realizado por la OIG del Proyecto de Aprendizaje basado en Tecnología de DMS/CTCS, realizado en Grenada, y del Proyecto de Agricultura de Sabana Intermedia, que todavía estaba en marcha en Guyana, determinó que los informes fueron presentados según lo estipulado, los desembolsos estaban plenamente justificados mediante la documentación apropiada y que se lograron los objetivos del proyecto de conformidad con los acuerdos.

La auditoría SG/OIG-10/01 se llevó a cabo para evaluar los controles internos de la Oficina de la Secretaría General de la OEA en Jamaica. La auditoría determinó que, en su mayor parte, existían sólidos controles internos en esa oficina para el registro y desembolso de las transacciones financieras. Sin embargo, existía la necesidad de: 1) actualizar el inventario de registros para asegurar que los activos fueran registrados con precisión, y 2) mantener el registro de llamadas de larga distancia y de millaje recorrido. El examen de los proyectos de la Mujer Rural en la Agricultura, Crédito Informal, Cooperación para el Desarrollo y Transferencia de Biotecnologías para el Desarrollo Sostenible determinó que se lograron los objetivos, se presentaron los informes según lo estipulado y los desembolsos estaban plenamente documentados. El examen realizado por la OIG del Proyecto de Control Climático y Adaptación de la Planificación para la Zona Costera indicó que no se habían cumplido todos los objetivos del proyecto y que los gastos relacionados con el mismo no estaban totalmente documentados. La auditoría identificó la necesidad de acciones eficaces de seguimiento por parte de los gerentes de proyecto de la AICD sobre el desembolso de US$5.273 de fondos no gastados del FEMCIDI.

La auditoría SG/OIG-11/01 examinó los procedimientos operativos de la Oficina de la Secretaría General de la OEA en Honduras y determinó que las transacciones financieras estaban totalmente registradas. No obstante, la auditoría identificó la necesidad de cumplimiento con las disposiciones de la OEA con respecto a lo siguiente: 1) el uso de formularios prenumerados para los recibos, 2) cheques anulados, 3) cheques emitidos por montos superiores a US$5.000, 4) mantenimiento de un registro del uso de automóviles y 5) actualización del informe de inventario de activos fijos.

La auditoría SG/OIG-12/01 se llevó a cabo para evaluar lo siguiente: 1) los controles administrativos e internos de la Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo (AICD) que tienen que ver con los procesos operativos, incluidos recibos y desembolsos de efectivo y conciliaciones bancarias, 2) lo adecuado de la gestión financiera de los fondos de la AICD, y 3) actividades de seguimiento tomadas por la AICD sobre el plan de medidas correctivas para abordar las “debilidades materiales” citadas en el Informe de la Junta de Auditores Externos correspondiente al año 2000. Muchas de las cuestiones identificadas por la OIG en esta auditoría se han incluido no solamente en el Informe de Auditoría Interna correspondiente al año 2000 (SG/OIG/AUDIT-14/00) sino también han sido informadas por la Junta de Auditores Externos. Se requiere que la AICD cumpla con las reglas y disposiciones existentes de la Secretaría General de la OEA, ya que todavía no se cuenta con políticas y procedimientos formales para la AICD.

La OIG determinó que el ámbito de control interno de la AICD es menos que satisfactorio. Además de la necesidad de actualizar el informe sobre los activos fijos para los artículos del inventario asignados a la Agencia, la principal debilidad identificada en esta auditoría fue la necesidad de mejorar la administración general de los procesos financieros de todos los fondos confiados a la AICD, como lo siguiente:

• registro de transacciones financieras relacionadas con todos los fondos administrados por la AICD;

• transferencias entre cuentas del Fondo Específico para gastos operativos;

• recibos, separación de responsabilidades, pago puntual de las cuentas por pagar;

• registro de obligaciones antes de incurrir en gastos de modo que las cuentas no contengan saldos en déficit;

• gasto de viaje;

• preparación de conciliaciones bancarias;

• retención de documentos de apoyo y registros de auditoría.

Investigaciones

En 2001 se llevó a cabo un total de cinco investigaciones. Las investigaciones SG/OIG/INVEST/01, SG/OIG/INVEST/02 y SG/OIG/INVEST/03 fueron realizadas por la Oficina del Inspector General. La OIG ayudó a los directores de oficinas de la Secretaría General a llevar a cabo las investigaciones SG/OIG/INVEST/04 y SG/OIG/INVEST/05. La OIG determinó que, si bien se había infringido algunas disposiciones de la OEA, no había habido pérdida monetaria para la Organización en las circunstancias de las cinco investigaciones mencionadas. Se recomendó tomar medidas disciplinarias contra los miembros pertinentes del personal por actividades inapropiadas.

II. DOTACIÓN DE PERSONAL

La OIG continúa utilizando servicios contractuales para complementar los cuatro puestos de auditor aprobados en el Programa Presupuesto del Fondo Regular. Se requieren recursos adicionales para desempeñar con eficacia las actividades de auditoría, investigación e inspección, así como para las actividades de seguimiento oportuno de las medidas tomadas por las diversas áreas de la Secretaría General de la OEA en la implementación de las recomendaciones. Los recursos adicionales también facilitarían el proceso de la OIG de proporcionar algo de asistencia técnica a la Junta de Auditores Externos y a la firma independiente contratada por la Junta durante su examen anual. En el Programa Presupuesto para el 2003 se ha solicitado la aprobación de un cargo adicional de auditor a nivel P3.

III. OTROS

Los miembros del personal de la OIG siguen participando como observadores en ciertas reuniones relacionadas con las actividades operativas de la Secretaría General, incluida la implementación de la actualización 11i del sistema OASES, la Junta de Publicaciones, el Comité de Selección y Licitaciones, el comité COVENT y la renovación del edificio de Servicios Generales. La OIG también observó algunas reuniones del Consejo Permanente y sus subcomisiones pertinentes.