1 de enero al 31 de diciembre de 2002

ÍNDICE

Introducción
Información General

A.  Mandato
B.  Calidad de trabajo
C.  Informes e implementación de recomendaciones

Resumen de las auditorias realizadas

1. Tipo de auditoria
2. Cobertura de la auditoría
3. Comentario de la GS/OAS sobre los informes de la OIG
4. Seguimiento de las auditorías

Informes de las actividades
Manuales de procedimiento y capacitación del sistema OASES
Participación de la OIG en reuniones
Plan de trabajo para 2003
Dotación
Independencia
Recomendaciones de la Junta de Auditores Externos

Annex 1 - Lista de Auditorías realizadas en 2002
Annex 2 - Auditorías por Area Técnica - 2002
Annex 3 - Plan de Trabajo de Auditorías de 2003

I. INTRODUCCIÓN

De acuerdo con el Artículo 118 de las Normas Generales que rigen el funcionamiento de la Secretaría General, presento por este medio a la consideración del Consejo Permanente el Informe Anual sobre las auditorías realizadas por la Oficina del Inspector General (OIG) durante el ejercicio fiscal que concluyó el 31 de diciembre de 2002. En el informe se hace referencia a las recomendaciones de la Junta de Auditores Externos y a la suficiencia de recursos, incluida la dotación de personal asignada a la Oficina del Inspector General.

II. INFORMACIÓN GENERAL

A. Mandato

De conformidad con el Artículo 116 de las Normas Generales, el Secretario General ha establecido procedimientos de auditoría interna apropiados para verificar el cumplimiento de las normas y los reglamentos vigentes, en especial mediante el examen sistemático y selectivo de las transacciones oficiales y de los procedimientos operativos relacionados con los recursos que administra la Secretaría General. La Oficina del Inspector General fue establecida como dependencia responsable para aplicar los procedimientos de auditoría interna y desempeñar funciones conexas. La Orden Ejecutiva 95-05 impartida por el Secretario General el 8 de mayo de 1995 estableció la Oficina del Inspector General y la declaración de la responsabilidad, el propósito y la autoridad con respecto a las auditorías internas y la composición de la OIG.

La función de auditoría interna ofrece un programa permanente de evaluación del desempeño, mantenimiento de la integridad financiera y verificación del cumplimiento de las normas, las políticas y los procedimientos operativos, la custodia de activos, la economía y eficacia en el uso de recursos, así como la eficacia en la gestión de programas y proyectos para lograr las metas deseadas. La auditoría interna coadyuva a detectar y corregir las condiciones que crean riesgos innecesarios, identifica las posibilidades de mejoramiento y ayuda a la Organización a lograr sus objetivos, manteniendo los riesgos dentro de límites tolerables.

Concretamente, la Oficina del Inspector General es responsable de asegurar el examen sistemático de la administración interna y los controles contables y, cuando es necesario, llevar a cabo inspecciones e investigaciones en todas las oficinas, departamentos, programas, divisiones, unidades, actividades y proyectos de la SG/OEA, tanto en la sede como en todos los Estados Miembros. Las actividades de auditoría se realizan con el objeto de determinar si las funciones de planificación, organización, administración, documentación, contabilidad, custodia y control de los recursos se llevan a cabo de conformidad con:

a) las instrucciones, políticas, normas, reglamentos, manuales, procedimientos y otras disposiciones administrativas; y

b) los objetivos generales de la Organización y las normas más exigentes de práctica administrativa.

La OIG informa sobre la pertinencia y efectividad del sistema de controles internos dentro de la Secretaría General, incluida la integridad de la información financiera, el cumplimiento de las directivas para la administración de todos los programas de la OEA, la efectividad de la administración de programas y proyectos según los términos del los acuerdos firmados, la eficiencia y efectividad de los controles de seguridad y la aplicación del sistema computarizado OASES, y la salvaguardia de los activos. Los informes de la OIG contienen recomendaciones para fomentar la economía, eficiencia y eficacia de las operaciones de la Secretaría General y para ayudar en todos los niveles de la administración en la prevención o detección de fraudes y abusos. La OIG evalúa los elementos de los controles internos contra los riesgos identificados dentro de la Secretaría General, incluidas la estructura orgánica, las normas de su actividad y el riesgo consiguiente en los programas u operaciones. La OIG también ofrece servicios de consultoría a las distintas dependencias y departamentos de la Secretaría General, a pedido de los mismos o como observador en las reuniones de la SG/OEA, en relación con los procesos operativos, las asuntos emergentes, la proyectada reestructuración de la organización y los cambios proyectados en los procesos de su actividad.

De acuerdo con las Normas Generales, las auditorías se realizan con énfasis especial en las propuestas de la Junta de Auditores Externos, particularmente respecto de la necesidad de concentrarse en las áreas de alto riesgo y o las que presentan mayores posibilidades de incrementar la eficiencia, economía y eficacia. La OIG goza de total autonomía técnica y de la autonomía administrativa más amplia posible.

B. Calidad del trabajo

La OIG asegura la calidad de su trabajo desempeñando sus tareas de acuerdo con las disposiciones de su mandato, las normas y directivas de la Secretaría General y las Normas de Práctica Profesional en las auditorías internas aprobadas por el Instituto de Auditores Internos. Las Normas de las auditorías internas rigen la independencia, idoneidad, objetividad y diligencia de la OIG, el ámbito y desempeño de la labor de auditoría interna y el cuidado profesional que debe tenerse en la prestación de servicios de auditoría.

C. Informes e implementación de recomendaciones

Según la Orden Ejecutiva 95-05, el Inspector General presenta un informe oportuno de las conclusiones y recomendaciones de las auditorías al Secretario General. Las recomendaciones de la OIG apuntan a contribuir a una mejor administración, una mayor responsabilidad y el fomento de la transparencia, y se clasifican como de alto, medio y bajo riesgo. Se entiende que las recomendaciones de alto riesgo tienen consecuencias de más vasto alcance para el desempeño de la Organización pues su implementación determinaría una mayor productividad, mejoraría el flujo de trabajo y la efectividad en los programas. Las conclusiones y recomendaciones de los informes aprobados son remitidos por el Secretario General a los funcionarios de alto nivel de la administración. La Orden Ejecutiva 95-05 dispone que, dentro de los 30 días a partir del recibo del informe remitido por el Secretario General, los administradores tienen que asegurar la adopción o previsión de las medidas correctivas correspondientes con respecto a las recomendaciones formuladas o las deficiencias detectadas por la Inspectora General. Esta es responsable de comunicar a la Junta de Auditores Externos todos los informes que se presentan al Secretario General.

La tasa de implementación de las recomendaciones aprobadas es un factor sustancial en la determinación del éxito de los servicios de auditoría que brinda la OIG. El control de las medidas que se adoptan para implementar las recomendaciones es vital para determinar el impacto de la OIG en la Secretaría General y para cuantificar las mejoras. A efectos de determinar las medidas adoptadas sobre las deficiencias detectadas en los informes de auditoría, la Oficina del Inspector General ha establecido con éxito un sistema de seguimiento de las medidas adoptadas por la Secretaría General para la implementación de las recomendaciones. Los informes generados por este sistema de seguimiento se remiten a la Junta de Auditores Externos durante su examen anual y aportan también información importante para planear los futuros programas de trabajo de la OIG.

III. RESUMEN DE LAS AUDITORIAS REALIZADAS

La OIG concentra sus actividades en asistir a los Estados Miembros y la Secretaría General a lograr la administración responsable de los recursos, así como crear un entorno de responsabilidad, transparencia y mejora del funcionamiento de los programas de la OEA. Durante el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2002, la OIG llevo a cabo doce auditorías que se centraron en actividades operativas y de cumplimiento. Cinco de ellas se llevaron a cabo en dependencias de la Sede y las otras siete fueron efectuadas en las oficinas de la SG/OEA en los Estados miembros. Todos los informes presentados por la Inspectora General fueron rápidamente aprobados por el Secretario General.

Las auditorías concluidas en 2002 incluían el examen de los procesos operativos relacionados con la implementación del sistema ORACLE Financial™ y ORACLE 11i administrado por la Subsecretaría de Administración, los controles internos de la Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo (AICD), el Fondo Conmemorativo de Beneficencia Leo S. Rowe y la Secretaría Técnica del Fondo Panamericano Leo S. Rowe. Aparte de las auditorías de las actividades operativas de las oficinas de la SG/OEA ubicadas en siete Estados miembros, la OIG examinó las transacciones relacionadas con 23 proyectos ejecutados en esas oficinas durante 2002.

El impacto de la OIG en la Secretaría General es sustancial, pues las recomendaciones se orientan a fomentar la conciencia fiscal entre los funcionarios, el cumplimiento de las directivas de la OEA, la recuperación de montos adeudados a la Organización y la mayor conciencia de la necesidad de mantener controles internos efectivos. Los resultados de las auditorías realizadas por la OIG dieron lugar a 72 recomendaciones para el constante mejoramiento del funcionamiento de los programas, la administración responsable de los recursos y la rendición de cuentas por la gestión. Las 72 recomendaciones fueron clasificadas de la siguiente manera: 47 de alto riesgo, 17 de riesgo medio y ocho de bajo riesgo. En sesenta y una de las recomendaciones se identificó la necesidad de mejorar la eficiencia y eficacia operativa, incluido el cumplimiento de las directivas de la OEA, en seis se recomendó la necesidad de procedimientos por escrito, en dos se solicitaban inspecciones físicas del inventario para registrar adecuadamente el activo de la OEA en las oficinas de la SG/OEA en los Estados miembros, y en tres se identificó la necesidad del reembolso y/o la recuperación de fondos adeudados a la Secretaría General, incluyendo reembolsos a la cuenta del FEMCIDI por fondos de proyectos no desembolsados. En las evaluaciones de los proyectos se examinaron los gastos, los informes de progreso y la eficiencia y eficacia en la gestión de los proyectos para determinar si se habían cumplido los objetivos en forma eficiente en función del costo. En una serie de auditorías se identificó la ausencia de un sistema uniforme y puntual para la administración efectiva de los proyectos en forma de control, implementación y evaluación de los resultados.

Los resultados más sobresalientes del esfuerzo conjunto de la OIG y la Secretaría General son los siguientes:

• Se corrigieron las condiciones que exigen notificación y las deficiencias señaladas en informes de años anteriores respecto de la AICD
• Se firmaron acuerdos entre la AICD y la Subsecretaría de Administración en relación con las funciones financieras, contables y de nómina que deberán desempeñarse en nombre de la AICD.
• Integración con éxito de la AICD a OASES.
• Esfuerzos emprendidos por la Subsecretaría de Administración para el mejoramiento de los procesos y procedimientos operativos de OASES para servir mejor a las unidades técnicas en sus necesidades de informes financieros confiables y puntuales
• Capacitación sistemática y permanente en el sistema computarizado OASES, así como la publicación de procedimientos para usuarios.
• Reembolso de fondos de proyectos no utilizados a la OEA.
• Sistematización de la actualización de inventarios de la Sede en relación con el activo físico ubicado en las oficinas en los Estados miembros.
• Distribución de las Normas presupuestarias y financieras aprobadas para las transacciones operativas en la Sede.
• Distribución del proyecto de Normas presupuestarias y financieras para transacciones operativas en las Oficinas de la SG/OEA en los Estados miembros.
• Mejoramiento de las relaciones dentro de la Secretaría General que resulta en un impacto coherente y positivo en la eficiencia y eficacia general de la organización.

1. Tipo de auditoría

En el Anexo 1 y el Anexo 2 figura una lista de las auditorías realizadas de acuerdo con las áreas técnicas. En la lista se indica que se realizaron diez auditorías operativas y dos de cumplimiento, incluidas las actividades operativas de siete oficinas de la SG/OEA en los Estados miembros. En las auditorías operativas se examinan, no sólo los registros y la documentación de apoyo, sino que también se recomiendan medidas que permiten operaciones más eficientes, el mejoramiento en la gestión y los controles contables, la reducción de costos y la prevención de pérdidas. En las auditorías de cumplimiento se examinan los controles financieros y operativos y las transacciones para determinar si la Secretaría General cumple con los mandatos, resoluciones, normas, procedimientos y reglamentos de la OEA, así como con los acuerdos entre la Secretaría General y otros, como los organismos donantes. Las auditorías de cumplimiento en general incluyen el examen de la integridad financiera y la seguridad de los activos. Las auditorías de las oficinas de la SG/OEA en los Estados miembros apuntaban a examinar los procesos operativos de las mismas. Tales auditorías también incluían la evaluación de los proyectos ejecutados en los respectivos Estados miembros para determinar el cumplimiento de los términos de los contratos de proyectos y si se habían alcanzado los objetivos de los proyectos en forma eficiente en función del costo.

El programa de trabajo de auditorías de 2002 también se centró en muchos de los problemas financieros y de administración identificados en el informe de auditoría de 2001 de la Junta de Auditores Externos, incluida una auditoría de seguimiento de informes de años anteriores relacionados con el contexto de controles internos de la AICD.

2. Cobertura de la auditoría

Las auditorías de 2002 se orientaban a las operaciones con alto riesgo y a las de mayores posibilidades para incrementar la eficiencia, economía y eficacia dentro de la Secretaría General. Aparte de detectar las áreas de riesgo sustancial o alto, la Inspectora General es responsable de efectuar auditorías sistemáticas y selectivas de todas las operaciones, de acuerdo con el plan cíclico de largo plazo que garantiza la auditoría completa dentro de un plazo adecuado. Las actividades de auditoría de la OIG en 2002 se centraron en las áreas de alto riesgo y los esfuerzos de auditoría se centraron en mantener una cobertura sustancial en la Secretaría General, dentro de los recursos disponibles. La metodología de planificación de la OIG asegura que las áreas de alto riesgo merezcan la atención principal y, en consecuencia, este enfoque permite que la Inspectora General priorice mejor el uso de sus limitados recursos. La tasa de cobertura de auditoría de las operaciones en 2002 fue aproximadamente del 42% en la Sede y el 58% en las oficinas de la SG/OEA en los Estados miembros.

3. Comentarios de la SG/OEA sobre los informes de la OIG

Los Estados miembros, el Secretario General y la Junta de Auditores Externos cuentan con la OIG como una salvaguarda permanente para mantener un control interno efectivo.

El éxito y la utilidad de la función de auditoría depende del valor y la importancia que la administración al más alto nivel asigne a esa función y de la manera en que se integra a las actividades operativas de la SG/OEA. Una auditoría efectiva controla la calidad de las transacciones, demuestra la responsabilización de los administradores por las tareas que se les asignaron y es esencial para que la OIG pueda determinar la oportunidad de la auditoría. Específicamente, el éxito de la función de auditoría interna depende de la aceptación por los administradores de su responsabilidad por los controles establecidos y por las conclusiones y la implementación de las recomendaciones que constan en los informes de auditoría.

A los efectos de garantizar la eficacia de la función de la OIG, al concluir la labor de auditoría, se examinan las conclusiones y recomendaciones de la misma con los principales administradores de los programas en una entrevista final. Las conclusiones y recomendaciones de la auditoría son comunicadas a la administración al más alto nivel en forma de proyecto de informe que se remite para obtener comentarios. En varios casos se corrigieron las deficiencias antes de finalizar la auditoría y se tuvieron en cuenta los comentarios y observaciones de los auditados al concluir dicho informe, que fuera enviado al Secretario General para su aprobación. Este mecanismo ofrece transparencia en el proceso de auditoría para permitir los comentarios de los auditados antes de concluirse el informe, y un conocimiento más profundo de la importancia de la auditoría. La OIG ha observado que esto permite una mayor transparencia y aceptación de las conclusiones de las auditorías, la rápida implementación de las recomendaciones y mejores relaciones de la OIG con la administración.

Tras la aprobación del Secretario General, los informes son remitidos a los Directores y Administradores de los departamentos, oficinas o programas auditados de la SG/OEA, con el pedido de implementar las recomendaciones aprobadas. La Orden Ejecutiva 95-05 exige que los auditados presenten respuestas formales dentro de los treinta días a partir de que son notificados de la aprobación del informe por el Secretario General.

4. Seguimiento de las auditorías

El éxito en la tasa de implementación de las recomendaciones formuladas por la OIG es un factor positivo para determinar que los servicios de esta oficina han tenido un impacto coherente y positivo en la eficiencia y eficacia generales de la Organización. Se ha establecido en la OIG un sistema de seguimiento de las medidas para cumplir las recomendaciones y la Junta de Auditores Externos se basa sustancialmente en los informes generados por ese sistema en su examen anual de la efectividad e implementación de las recomendaciones de la auditoría. La Junta de Auditores Externos ha declarado que está muy impresionada con esa iniciativa.

El 99% de las 102 recomendaciones formuladas en 2001 fue implementado. Las dos recomendaciones de 2001 que aún están en proceso se relacionan con el establecimiento de un sistema automático efectivo de seguimiento de las becas, como lo dispone la resolución AG/RES. 1381 (XXVI-O/96) y el cierre de las cuentas financieras de la Asamblea General en su período de los años pasados. Al mes de abril de 2003, 53 (74%) de las recomendaciones aprobadas para el 2002 habían sido cabalmente implementadas. A la fecha del presente informe, 19 recomendaciones relacionadas con el año 2002 están en varias etapas de implementación, y de ellas 11 se consideraron de alto riesgo e identificaban la necesidad de mejorar los controles internos, la transparencia y la eficacia.

La Inspectora General se complace con la alentadora tasa de implementación demostrada por la SG/OEA y por la oportunidad de declarar las medidas adoptadas para dar cumplimiento a las recomendaciones. En la tarea de seguimiento, la OIG hace todo lo posible para tomar en cuenta las medidas de austeridad que rigen en la Secretaría General y por trabajar con las diversas áreas en pro de la implementación de las recomendaciones en forma efectiva y puntual, dentro de los recursos disponibles. La Inspectora General solicita y recibe asesoramiento y asistencia jurídica del Departamento de Servicios Legales, según corresponde, con respecto a los diversos asuntos que surgen en el curso de sus actividades de auditoría e investigación. La OIG agradece mucho los constantes esfuerzos y la cooperación de la Secretaría General en pro de la eficiencia y eficacia generales de la Organización.

Los empeños de la OIG han contribuido sustancialmente al logro de informes de auditoría limpios en todas las dependencias de la Secretaría General en las cuentas de 2002. La Inspectora General sigue manteniendo una cooperación profesional y de trabajo efectiva con los administradores de las diversas áreas de la SG/OEA para asegurar la implementación satisfactoria y puntual de las recomendaciones, mejorar los controles internos y corregir las deficiencias que inhiben la eficiencia y eficacia de la Organización, para la debida consecución de sus objetivos comunes.

IV. INFORMES DE LAS ACTIVIDADES

Los informes de todas las actividades de auditoría correspondientes al ejercicio que concluyó el 31 de diciembre de 2002 han sido presentados al Consejo Permanente, de conformidad con el Artículo 118 de las Normas Generales y la Orden Ejecutiva 95-05 del 8 de mayo de 1995.

V. MANUALES DE PROCEDIMIENTO Y CAPACITACIÓN DEL SISTEMA OASES

OASES es un sistema integrado desarrollado para satisfacer las necesidades financieras, de registro y de información necesarias para todos los usuarios en la SG/OEA, y no sólo los de la Subsecretaría de Administración. La implementación del sistema computarizado OASES ha cambiado sustancialmente los principales procesos operativos, particularmente los relacionados con los registros de transacciones financieras, los contratos por resultado, la contabilidad de los proyectos y presentación de informes financieros.

El éxito del sistema OASES depende en gran medida de su capacidad para satisfacer las necesidades de las áreas técnicas y de los donantes, y ser un sistema de fácil uso, que pueda producir informes puntuales y sustanciales. La Inspectora General reconoce los cursos que a nivel de toda la Organización se ofrecieron sobre OASES durante 2002, en tanto la Subsecretaría de Administración sigue empeñada en enfrentar los problemas que plantea a los administradores de la OEA el uso del sistema. La Subsecretaría de Administración merece encomio por la publicación de las instrucciones de OASES, así como las Normas sobre Asuntos Presupuestarios y Financieros actualizadas para la sede. Actualmente, se está examinando el proyecto de Normas sobre Asuntos Presupuestarios y Financieros para las Oficinas de la SG/OEA en los Estados miembros para su finalización y aprobación, esperándose distribuirlo en 2003.

Tanto la OIG como la Junta de Auditores Externos han recibido quejas de los usuarios en el sentido de que los informes generados por OASES no son puntuales y presentan información no confiable. La Inspectora General se siente preocupada porque, para contrarrestar estas fallas, y pese a que el sistema funciona desde 1999, algunos usuarios enfrentan dificultades en el uso del sistema y han empezado a buscar otras formas de trabajar que desperdician recursos operativos. A los efectos de mejorar la seguridad y confianza de los usuarios en el uso del sistema OASES y para maximizar la eficiencia y beneficios en función del costo que pueden realizarse a partir de un sistema tan robusto, compete a la Subsecretaría de Administración tratar de desarrollar diligentemente el sistema y empeñarse más para permitir que los usuarios generen y obtengan informes sustanciales y puntuales con el sistema OASES. A juicio de la Inspectora General, no se lograrán los máximos beneficios que ofrece la sustancial inversión en OASES y niveles óptimos de confianza de los usuarios si no se resuelven los problemas relacionados con las necesidades de declaración e información que han planteado las unidades técnicas, a satisfacción de los usuarios y de la Subsecretaría de Administración.

VI. PARTICIPACIÓN DE LA OIG EN REUNIONES

Durante 2002, la Inspectora General y funcionarios de la OIG participaron como observadores en algunas reuniones del Consejo Permanente y de sus subcomisiones, así como de los grupos de trabajo de la Secretaría General, incluidos los Grupos de Implementación del sistema OASES, el Comité de Adjudicación de Contratos, el Comité de Ventas y/o Liquidación de Bienes Muebles (COVENT) y el Comité de Renovación del Edificio GSB. La Inspectora General se reunió con varios directores de departamentos para examinar deficiencias de control interno detectadas en las auditorías, la implementación de recomendaciones para corregirlas, y otras cuestiones operativas que fueron señaladas a la atención de la OIG. La práctica de consultas en la auditoría interna permite utilizar un criterio más proactivo que reactivo y no sólo de investigación sino también de prevención en las auditorías internas. La Inspectora General ha observado que esta práctica tiene un efecto disuasivo y efectivamente contribuye a la función de la OIG como agente de transformación positiva dentro del cambiante contexto de las actividades y procesos operativos de la Secretaría General.

VII. PLAN DE TRABAJO PARA 2003

La Orden Ejecutiva 95-05 exige que las actividades de auditoría se orienten a las operaciones con mayor riesgo y/o que presentan las máximas posibilidades de incrementar la eficiencia, economía y eficacia. La OIG también tiene que realizar auditorías sistemáticas y selectivas de todas las operaciones de acuerdo con el plan cíclico de largo plazo que garantiza la auditoría total de la Secretaría General dentro de plazo adecuado. En el informe de 2002, la Junta de Auditores Externos reconoció los logros constantes de la OIG, pese a los escasos recursos, y recomendó la continuación de los procesos de seguimiento de las auditorías.

La Inspectora General observa que la Subsecretaría de Administración está concluyendo el proceso de completar el enlace de OASES en las actividades financieras de las oficinas de la SG/OEA en los Estados miembros, usando un sistema computarizado para procesar los pagos. Esta actividad no sólo centralizará los procesos financieros de la SG/OEA, sino que también contribuirá a la uniformidad en sus procesos operativos. La OIG proyecta examinar sistemáticamente dichas oficinas cuando concluya la instalación del enlace a efectos de establecer una cobertura de auditoría suficiente. El examen de esas oficinas en los Estados miembros permitirá determinar el nivel de riesgo vinculado a las mismas y abordar la recomendación de la Junta al respecto.

El plan de trabajo de 2003 apunta a seguir centrando la atención de la OIG en el examen de las actividades con mayor riesgo y de aquellas que promuevan la economía, eficiencia y eficacia en las operaciones de la SG/OEA y en los programas y proyectos de la OEA. La Junta de Auditores Externos apoya y acepta este criterio para las actividades de auditorías previstas.

VIII. DOTACIÓN

Los recursos disponibles para las actividades operativas de la Oficina del Inspector General están previstos en el Programa Presupuesto del Fondo Regular. El personal actual de la OIG consiste en la Inspectora General y tres cargos de auditor y un asistente administrativo. Actualmente está vacante el cargo de Inspector General Adjunto.

La Inspectora General utiliza en forma óptima los recursos disponibles para lograr resultados que agreguen valor al servicio que presta a la SG/OEA y a los Estados miembros. La OIG está sometida a las medidas de austeridad actualmente vigentes en la Secretaría General y durante unos cuantos años la Junta y la Inspectora General han expresado preocupación por la dotación de personal de la OIG. La falta de recursos suficientes sigue planteando dificultades en el cumplimiento de su mandato para mantener una cobertura de auditoría sustancial en la Secretaría General, incluidas las Oficinas de la SG en los Estados miembros, así como el examen de los proyectos administrados por la SG/OEA. En el proyecto de programa-presupuesto de 2004 se incluyó el pedido de un cargo adicional de auditor.

En el informe de la Junta de 2002, se señala que, dada la importancia de la labor que cumple la OIG para asegurar la solidez del sistema de controles internos y la importancia de obtener resultados puntuales de las auditorías, la OIG debe solicitar una consideración favorable y prioritaria a su pedido de recursos. La Junta agregó que, habida cuenta del aumento actual y proyectado de fondos y proyectos específicos en la OEA, debía realizarse una previsión específica en los contratos de proyectos para asegurar que la OIG reciba los fondos necesarios para cumplir las auditorías requeridas.

Los funcionarios de la OIG asistieron a conferencias y seminarios profesionales dentro de los recursos disponibles para mantenerse al día en la evolución en este campo y mantener una formación profesional permanente. En el informe de 2002, la Junta reafirmó sus recomendaciones de 2000 y 2001 de que se incorporaran en el presupuesto de la OIG recursos suficientes para mantener las necesarias 40 horas anuales de créditos de formación profesional. La falta de recursos limita la capacidad del personal de la OIG para abordar las recomendaciones de la Junta de que el personal de la OIG mantenga una cantidad mínima de créditos anuales de formación profesional.

IX. INDEPENDENCIA

La Inspectora General responde directamente ante el Secretario General y se rige por las Normas Generales sobre el Funcionamiento de la Secretaría General, la Orden Ejecutiva 95-05 y las Normas y Procedimientos Presupuestarios y Financieros, así como por otras directivas de la OEA.

La función de auditoría interna es un control de gestión que funciona midiendo y evaluando la eficacia de los demás controles de gestión. Para asegurar un análisis objetivo de los hechos y la imparcialidad de juicio, la OIG no participa de los procedimientos operativos ni desempeña ninguna función cotidiana, excepto en lo que atañe a su examen y evaluación. La Inspectora General y el personal de su oficina gozan de acceso pleno, libre e irrestricto a todas las funciones, actividades, operaciones, registros, bienes y personal de la Secretaría General, según lo considere necesario para la planificación y realización de toda acción de auditoría que requiera el cumplimiento de su mandato. La Inspectora General tiene total independencia para planear los programas de auditoría y en todas las actividades de auditoría. La independencia operativa de la OIG exige que las auditorías sean realizadas en forma profesional. Pese a su independencia operativa, la OIG actúa como componente esencial de la Secretaría General y brinda información objetiva y útil a los Estados miembros y al Secretario General sobre la consecución de las metas y objetivos correspondientes a los mandatos que asigna la Asamblea General.

X. RECOMENDACIONES DE LA JUNTA DE AUDITORES EXTERNOS

Los Estatutos de la AICD disponen que la Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral es responsable de administrar y autorizar la obligación y el desembolso de recursos del FEMCIDI, los fondos específicos y demás recursos confiados a la Agencia, según las normas y acuerdos pertinentes. En los informes de los ejercicios 2000 y 2001, la OIG y la Junta de Auditores Externos observaron que los controles internos de la AICD no eran totalmente satisfactorios. En el informe de 2001, la Junta de Auditores Externos afirmó que el uso de sistemas de gestión y procesos diferentes dificultaba la ya compleja gestión financiera y administrativa de la OEA y diluía la inversión sustancial en OASES. La Junta también afirmó que el uso de distintos sistemas financieros incrementa los costos de la auditoría externa y grava severamente los recursos de la OIG. El Director General de la AICD y el Subsecretario de Administración han firmado acuerdos para brindar a la Agencia los servicios financieros, contables y de nómina de sueldos, así como otros servicios que se convengan mutuamente contra el pago de una tarifa básica. Estos acuerdos son un logro importante en la integración de la AICD a OASES y contribuirán a mejorar los controles internos de la Agencia y a la uniformidad funcional en las transacciones financieras que realizan los órganos de la Organización.

La Junta de Auditores Externos observó en su informe de 2002 que la unificación de la gestión financiera y administrativa de la OEA en el sistema OASES fortalece al sistema de controles internos de todas sus unidades funcionales y es un factor determinante para obtener una opinión de auditoría limpia en 2002, a un costo de auditoría razonable.

La Junta de Auditores Externos, en su informe de 2002, formuló comentarios sobre la cobertura, dotación e independencia de la auditoría, y sobre el seguimiento de las recomendaciones formuladas por la OIG. La Junta también señaló que el estado y el papel de la OIG son importantes, dado que la función de auditoría interna actúa como salvaguardia constante esencial para evaluar y mantener el contexto de control interno dentro de la OEA. La Inspectora General sigue empeñada en atender las preocupaciones expresadas por la Junta y examinar las áreas de preocupación en la medida de los recursos disponibles.

16 de junio de 2003
Linda P. Fealing
Inspectora General