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Português | 1er janvier - 31 décembre 2002 TABLE DES MATIÈRES
En application des dispositions de l'article 118 des Normes générales de fonctionnement du Secrétariat général, j'ai l'honneur de soumettre pour examen au Conseil permanent le Rapport annuel sur les audits effectués par le Bureau de l'Inspecteur général (BIG) pendant l'année civile se terminant le 31 décembre 2002. Ce rapport mentionne les recommandations présentées par la Commission des vérificateurs extérieurs et le niveau des ressources utilisées pour son élaboration, notamment le nombre des effectifs affectés au Bureau de l'Inspecteur général. Conformément aux dispositions de l'article 116 des Normes générales, le Secrétaire général a établi des techniques de vérification interne appropriées pour assurer la conformité avec les normes et dispositions réglementaires en vigueur, notamment par un examen systématique et sélectif des transactions officielles et des procédures opérationnelles relatives à la gestion des ressources du Secrétariat général. Le Bureau de l'Inspecteur général est un service qui a été créé pour appliquer les procédés de vérification interne et exercer les fonctions connexes. L'instruction No 95-05 du Secrétaire général en date du 8 mai 1995 a porté création du Bureau de l'Inspecteur général et contient une déclaration de responsabilité, d'objectif et d'autorité concernant les audits internes et la composition du BIG. La fonction de vérification interne offre un programme permanent d'évaluation du rendement, de préservation de l'intégrité financière et de contrôle de la conformité avec les réglementations, politiques et procédures opérationnelles, de protection des biens, d'utilisation économique et efficiente des ressources, ainsi que de gestion efficace des programmes et projets destinés à réaliser les objectifs souhaités. La vérification interne contribue à la détection et au redressement des conditions qui présentent des risques inutiles, cerne des possibilités d'amélioration et aide l'Organisation à atteindre ses objectifs, tout en maintenant les risques à l'intérieur de limites tolérables. Concrètement, le Bureau de l'Inspecteur général est chargé d'assurer un examen systématique du contrôle interne de gestion et du contrôle comptable, et le cas échéant, des inspections et enquêtes couvrant tous les bureaux, départements, programmes, divisions, unités, activités et projets du Secrétariat général de l'OEA, au siège de l'OEA et dans tous les bureaux hors siège. Les activités de vérification sont entreprises pour déterminer si les fonctions de planification, d'organisation, de gestion, de documentation, de comptabilité, de préservation et de contrôle des ressources sont exercées de façon efficiente, efficace et économique et conformément aux: a) instructions, politiques, normes, règlements, manuels, procédures et autres dispositions administratives; et b) objectifs globaux de l'Organisation et aux plus hautes normes de pratique administrative. Dans ses rapports, le BIG détermine si le système de contrôle interne au Secrétariat général est adéquat et efficace, y compris l'intégrité de l'information financière, la conformité avec les directives relatives à l'administration de tous les programmes de l'OEA, l'efficacité de la gestion des programmes et projets selon les conditions établies dans les accords signés, l'efficience et l'efficacité de la sécurité du système informatisé OASES et des contrôles des applications, ainsi que la protection des biens. Il présente des recommandations visant à promouvoir la performance, l'efficience et l'efficacité des opérations du Secrétariat général et à prêter assistance à tous les échelons de la direction dans le domaine de la prévention ou de la détection des cas de fraude et d'abus. Le BIG évalue des éléments des contrôles internes par rapport aux risques constatés au niveau du Secrétariat général, y compris les risques liés à la structure organisationnelle, aux normes propres aux entreprises et donc aux programmes ou opérations. Le BIG prête aussi des services de consultation aux différents départements et unités du Secrétariat général sur leur demande ou en qualité d'observateur aux réunions du SG/OEA sur les processus opérationnels, les questions émergentes, le projet de restructuration organisationnelle et les changements prévus dans la manière de conduire les affaires. Conformément aux Normes générales, le BIG mène ses activités de vérification en attachant une importance particulière aux recommandations formulées par la Commission des vérificateurs extérieurs, spécialement la nécessité de cibler les secteurs à haut risque et/ou ceux qui recèlent le plus grand potentiel d'accroissement de l'efficience, de l'économie et de l'efficacité. Le BIG jouit d'une autonomie totale sur le plan technique et de l'autonomie la plus large possible sur le plan de la gestion. Le BIG assure la qualité de son travail en accomplissant ses tâches conformément aux dispositions de son mandat, aux règles et directives du Secrétariat général et aux Normes d'éthique et de pratique professionnelles de la vérification interne approuvées par l'Institut des vérificateurs internes. Les Normes en question régissent l'indépendance, les compétences, l'objectivité et l'assiduité du BIG, l'étendue et la performance des activités de vérification interne et le soin professionnel à apporter dans la prestation des services de vérification. Conformément à l'Instruction No 95-05, l'Inspecteur général doit soumettre au Secrétaire général dans les délais prescrits un rapport sur ses constatations et recommandations. Les recommandations du BIG ont pour objet de contribuer à une amélioration de la gestion et de la transparence ainsi qu'à une plus grande obligation de rendre des comptes. Elles sont classées en trois catégories selon qu'elles se rapportent à des secteurs qualifiés de secteurs à haut risque, à moyen risque et à faible risque. Les recommandations dites à haut risque sont considérées avoir les conséquences les plus profondes pour la performance de l'Organisation car leur mise en oeuvre devraient se traduire par une amélioration de la productivité, du flux de travail et de l'efficacité des programmes. Les constatations et recommandations figurant dans les rapports d'audits approuvés sont transmises aux directeurs par le Secrétaire général. Selon l'Instruction susmentionnée, dans un délai de 30 jours suivant la date de réception du rapport que leur a transmis le Secrétaire général, les directeurs doivent veiller à ce que des mesures correctives appropriées soient prises ou prévues suite aux recommandations formulées par l'Inspecteur général ou aux lacunes que celui-ci a signalées. L'Inspecteur général est chargé de faire rapport à la Commission des vérificateurs extérieurs tous les rapports en circulation qui sont soumis au Secrétaire général. Le taux d'exécution des recommandations approuvées est un facteur qui sert à mesurer le succès des services de vérification fournis par le BIG. Le suivi des actions menées dans le cadre de l'application des recommandations revêt une importance cruciale pour évaluer l'impact du BIG sur le Secrétariat général et quantifier les améliorations. Pour déterminer l'action menée en vue de remédier aux lacunes signalées dans les rapports d'audit, le Bureau de l'Inspecteur général a mis en place un système efficace de suivi des mesures qui sont prises par le Secrétariat général en application des recommandations. Ces rapports de suivi sont remis à la Commission des vérificateurs extérieurs pendant leur examen annuel. Ils contiennent des informations importantes pour la planification des futurs plans de travail du BIG. Le BIG s'efforce d'aider les États membres et le Secrétariat général à assurer une gestion judicieuse des ressources ainsi qu'à créer un climat dans lequel coexistent responsabilisation, transparence et amélioration de la performance dans l'exécution des programmes de l'OEA. Pendant la période allant du 1er janvier au 31 décembre 2002, le BIG a effectué douze audits qui ont été axés sur la gestion et la conformité. Cinq d'entre eux ont eu lieu dans des services situés au siège et les sept autres dans des bureaux hors siège. Tous les rapports soumis par l'Inspecteur général ont été rapidement approuvés par le Secrétaire général. Les audits effectués en 2002 ont notamment porté sur les processus opérationnels liés à l'application du Système financier™ Oracle et de son logiciel 11i de perfectionnement administrés par le Secrétariat à la gestion, les contrôles internes à l'Agence interaméricaine pour la coopération et le développement (AICD), au Fonds commémoratif de bienfaisance Leo Rowe et au Secrétariat technique du Fonds panaméricain Leo S. Rowe. Outre les audits de gestion des bureaux hors siège situés dans sept États membres, le BIG a vérifié les transactions liées au vingt-trois projets exécutés par ces bureaux en 2002. L'impact du BIG sur le Secrétariat général est important car les recommandations ont pour objet d'accroître la sensibilisation des membres du personnel au domaine financier, la conformité avec les directives de l'OEA, le recouvrement des montants dus à l'Organisation et de leur faire prendre davantage conscience de la nécessité d'appliquer des contrôles internes efficaces. Les activités de vérification menées par le BIG ont abouti à soixante-douze recommandations en faveur d'une amélioration continue de la performance des programmes, d'une administration judicieuse des ressources et d'une responsabilisation de la gestion. Ces recommandations ont été réparties de la façon suivante: quarante-sept à haut risque, dix-sept à moyen risque et huit à faible risque. Soixante et une des recommandations du BIG ont fait état de la nécessité d'améliorer l'efficience et l'efficacité des opérations, dont la conformité avec les directives de l'OEA, six de mettre les procédures par écrit, deux d'effectuer des inspections physiques des stocks aux fins d'une comptabilisation exacte des biens des bureaux hors siège et trois de rembourser et/ou de recouvrer les fonds dus au Secrétariat général, y compris de rembourser au FEMCIDI les montants non dépensés au titre des projets. Dans le cadre de l'évaluation des projets, l'examen a porté sur les dépenses, les rapports d'activité et l'efficience et l'efficacité de la gestion des projets et cela pour déterminer si les objectifs ont été atteints d'une façon rentable. Dans un certain nombre d'audits, le BIG a noté l'absence d'un système uniforme et approprié de gestion efficace des projets sous forme de suivi, de mise en oeuvre et d'évaluation des résultats. Parmi les réalisations les plus notables auxquelles ont abouti les efforts conjugués du BIG et du Secrétariat général, il convient de mentionner les suivantes: · Redressement des conditions et imperfections importantes concernant l'AICD qui figuraient dans les rapports des années précédentes. · Signature d'accords entre l'AICD et le Secrétariat à la gestion concernant les fonctions financières, comptables et relatives à la paie à remplir au nom de l'AICD. · Intégration efficace de l'AICD au système OASES. · Efforts soutenus du Secrétariat à la gestion en faveur de l'amélioration des processus et procédures opérationnels OASES en vue de mieux servir les Unités techniques qui ont besoin de rapports financiers fiables et ponctuels. · Formation systématique et continue au système informatisé OASES, ainsi que publication des procédures à l'intention des usagers. · Remboursement à l'OEA des fonds inutilisés au titre des projets. · Mise à jour systématique des comptes d'inventaire concernant les biens corporels situés dans les bureaux hors siège. · Distribution des règles budgétaires et financières approuvées pour les transactions opérationnelles au siège. · Distribution du projet de règles budgétaires et financières pour les transactions opérationnelles dans les bureaux hors siège. · Amélioration des relations au sein du Secrétariat général exerçant régulièrement des effets favorables sur l'efficience et l'efficacité globales de l'Organisation. Les Annexes 1 et 2 comportent une liste des audits effectués par secteur technique. Il ressort de ces listes que dix audits de gestion, dont sept dans des bureaux hors siège, et deux audits de conformité ont été réalisés. Les audits de gestion ne portent pas seulement sur les livres et la documentation à l'appui, mais aussi recommandent des mesures qui accroissent l'efficacité des opérations, améliorent le contrôle de gestion et le contrôle comptable et réduisent les coûts et préviennent les pertes. Les audits de conformité passent en revue les contrôles financiers et opérationnels et les transactions pour déterminer si le Secrétariat général se conforme aux mandats, résolutions, règles établies, normes, procédures et règlements de l'OEA, ainsi qu'aux accords qu'il a conclus avec d'autres parties, comme par exemple des organismes donateurs. Les audits de conformité comprennent généralement une vérification de l'intégrité financière et de la protection des biens. Les audits des bureaux hors siège ont eu pour objet de vérifier leurs processus opérationnels. Ils ont également consisté à évaluer les projets exécutés dans les États membres en question pour déterminer s'ils sont conformes aux conditions des accords de projet et si les objectifs des projets ont été atteints d'une manière rentable. Le programme des audits pour 2002 a aussi privilégié de nombreuses questions financières et gestionnelles relevées dans le rapport d'audit 2001 de la Commission des vérificateurs extérieurs, et a notamment compris un audit de suivi des rapports des années précédentes sur les conditions d'application du contrôle interne à l'AICD. En 2002, les audits ont été axés sur les opérations présentant le plus haut degré de risque et les opérations comportant le plus grand potentiel d'amélioration de l'efficience, de l'économie et de l'efficacité au Secrétariat général. L'Inspecteur général n'est pas seulement chargé de détecter les domaines exposés à un risque important ou élevé, mais aussi de conduire des audits systématiques et sélectifs de toutes les opérations conformément à un plan cyclique à long terme qui assure une vérification complète dans un délai raisonnable. En 2002, le BIG a essentiellement fait porter ses activités de vérification sur les domaines à haut risque et il s'est efforcé d'étendre sa mission de vérification à une grande partie des opérations du Secrétariat général dans les limites des ressources disponibles. La méthodologie de planification du BIG assure que les secteurs à haut risque reçoivent une attention particulière et, en conséquence, elle permet à l'Inspecteur général d'établir les priorités d'une manière plus efficace en ce qui concerne l'utilisation des ressources qui sont limitées. En 2002, l'audit a porté sur environ 42% des opérations vérifiables au siège et sur 58% dans les bureaux hors siège. Les États membres, le Secrétaire général et la Commission des vérificateurs extérieurs s'en remettent au BIG en tant que garant permanent de l'application d'un véritable contrôle interne. Le succès et l'utilité de la fonction de vérification dépendent de la valeur et de l'importance que la direction accorde à cette fonction et de la façon dont celle-ci est intégrée aux activités opérationnelles du SG/OEA. Les pistes de vérification permettent de contrôler la qualité des transactions, indiquent le degré de responsabilisation des directeurs devant les tâches qui leur sont confiées et sont indispensables au BIG pour décider du moment auquel il convient d'effectuer l'audit. Concrètement la fonction d'audit interne remporte un succès d'autant plus grand que les directeurs acceptent leur responsabilité de se conformer aux contrôles établis et de tenir compte des constatations et recommandations émanées des rapports d'audit. Pour assurer l'efficacité de la
fonction du BIG, à l'issue de l'audit, les constatations et
recommandations finales de l'audit sont d'abord examinées avec la
direction des programmes lors d'un entretien définitif. Elles sont
communiquées aux directeurs sous forme de projet sur lequel ils sont
invités à faire part de leurs commentaires. Dans plusieurs cas, les
lacunes ont été corrigées avant que l'audit ne soit terminé et les
commentaires et observations du personnel concerné par l'audit ont
été prises en compte dans la mise au point définitive du rapport
d'audit qui a été envoyé au Secrétaire général pour approbation.
Ce mécanisme représente un processus transparent de vérification qui
a pour objectif de permettre au personnel intéressé de faire part de
leurs commentaires avant que le rapport d'audit ne soit définitivement
mis au point, ainsi que de faire davantage apprécier la valeur de
l'audit. Le BIG a observé que grâce à cette approche les
constatations de l'audit sont plus transparentes et mieux acceptées,
les recommandations sont rapidement mises en oeuvre et les relations du
BIG avec la direction s'en trouvent améliorées. Le taux satisfaisant d'application des recommandations formulées par le BIG est un facteur positif pour déterminer si les services du BIG ont eu pour effet d'accroître régulièrement l'efficience et l'efficacité globales de l'Organisation. Un système permettant d'assurer le suivi des mesures prises en application des recommandations a été mis en place par le Bureau de l'Inspecteur général et la Commission des vérificateurs extérieurs fait grand usage des rapports préparés selon ce système dans son examen annuel de l'efficacité et de la mise en oeuvre des recommandations de l'audit. La Commission des vérificateurs extérieurs a déclaré qu'elle était très impressionnée par cette initiative. Le taux d'exécution des 102 recommandations formulées en 2001 a atteint 99 %. Les deux recommandations de 2001 qui sont encore en cours d'application se rapportent à la mise en place d'un système informatisé de suivi des bourses conformément à la résolution AG/RES. 1381 (XXVI-O/96) et à la clôture des comptes financiers de l'Assemblée générale des années précédentes. En avril 2003, cinquante trois (soit 74%) des recommandations approuvées pour 2002 étaient entièrement mises en oeuvre. À la date d'élaboration du présent rapport, dix neuf recommandations se rapportant à 2002 se trouvaient encore à divers stades d'exécution, dont onze étaient jugées à haut risque et faisaient état de la nécessité d'améliorer le contrôle interne et d'accroître la transparence et l'efficacité. L'Inspecteur général est heureux d'annoncer que le taux d'exécution au SG/OEA est satisfaisant et que les rapports sur les mesures prises en application des recommandations ont été établis dans les délais prescrits. Dans ses activités de suivi, le BIG s'efforce au mieux de tenir compte des mesures d'austérité qui sont en place au Secrétariat général et de collaborer avec les divers secteurs pour appliquer en temps voulu les recommandations d'une manière appropriée et efficace dans les limites des ressources disponibles. L'Inspecteur général demande et reçoit des conseils et une assistance juridiques du Département des services juridiques, le cas échéant, sur des questions qui se posent au cours de ses activités de vérification et d'expertise. Le BIG accueille avec une vive satisfaction la collaboration et les efforts permanents du Secrétariat général visant à assurer l'efficience et l'efficacité globales de l'Organisation. Les efforts du BIG ont contribué dans
une large mesure à l'élaboration de rapports d'audit sans réserve
pour tous les services du Secrétariat général en 2002. L'Inspecteur
général continue de collaborer de façon professionnelle et efficace
avec les directeurs des divers secteurs du SG/OEA pour assurer
l'application satisfaisante et ponctuelle des recommandations,
améliorer les contrôles internes et remédier aux lacunes qui
compromettent la rentabilité et l'efficacité organisationnelles de
manière à atteindre les objectifs communs au sein de l'Organisation. Les Rapports de l'ensemble des activités d'audit pour l'année civile se terminant au 31 décembre 2002 ont été soumis au Conseil permanent conformément aux dispositions de l'article 118 des Normes générales et à l'Instruction No 95-05 en date du 8 mai 1995.
Le système OASES est un système intégré qui a pour objet de répondre aux besoins financiers et de satisfaire aux exigences de l'établissement des livres comptables, et des rapports de tous les usagers du SG/OEA, et pas seulement de ceux du Secrétariat à la gestion. La mise en œuvre du système financier OASES a sensiblement changé les procédures opérationnelles, en particulier celles qui ont trait à l'établissement des livres comptables pour les transactions financières, aux contrats à la tâche, à la transparence financière des projets, et aux rapports financiers. Le succès du système OASES dépend dans une large mesure de sa capacité de répondre au besoin des secteurs techniques et des donateurs de disposer d'un système facile à utiliser et d'élaborer des rapports valables dans les délais prescrits. L'Inspecteur général rend hommage à la formation au système OASES qui a été offerte à l'échelle de l'Organisation en 2002, alors que le Secrétariat à la gestion poursuivait ses efforts pour relever les défis que l'utilisation de ce système pose aux directeurs de l'OEA. Il convient de féliciter le Secrétariat à la gestion pour avoir publié les instructions relatives aux procédures du système OASES et mis à jour le Règlement budgétaire et financier à l'intention du siège. Le projet de Règlement budgétaire et financier pour les bureaux hors siège fait actuellement l'objet d'un examen avant sa mise au point définitive et son approbation et il devrait être distribué en 2003. Des utilisateurs ont adressé au BIG comme à la Commission des vérificateurs extérieurs des plaintes selon lesquelles les rapports établis à l'aide du système OASES ne sont pas ponctuels et contiennent des renseignements qui ne sont pas fiables. L'Inspecteur général craint que pour compenser ces faiblesses et malgré le fait que ce système fonctionne depuis 1999, certains utilisateurs ne soient encore parfaitement à l'aise avec ce système et n'aient commencé à le contourner, gaspillant ainsi des ressources opérationnelles. Pour accroître la fiabilité du système et la confiance des utilisateurs et pour maximiser la rentabilité et les avantages d'un système si puissant, il incombe au Sous-secrétaire à la gestion de suivre assidûment les améliorations du système OASES et de faire son possible pour que celui-ci permette aux utilisateurs de produire et d'obtenir en temps voulu des rapports valables. L'Inspecteur général est d'avis qu'on ne parviendra à tirer le meilleur parti de l'investissement important que représente ce système et à susciter le plus haut niveau de confiance des utilisateurs que si les questions qui ont été soulevées sur les rapports par les unités techniques reçoivent une réponse satisfaisante à la fois pour les utilisateurs et pour le Secrétaire à la gestion.
En 2002, l'Inspecteur général et des membres du personnel du Bureau de l'Inspecteur général ont participé en tant qu'observateurs à quelques séances du Conseil permanent et de ses sous-commissions et groupes de travail du Secrétariat général, notamment des Groupes de mise en œuvre du système OASES, du Comité d'adjudication de marchés, de la Commission pour la liquidation des excédents et des actifs obsolètes (COVENT) et du Comité de rénovation du bâtiment du Secrétariat général (GSB). L'Inspecteur général a eu des entretiens avec divers directeurs de département pour discuter des faiblesses du contrôle interne décelées dans les audits, de l'application des recommandations visant à corriger ces imperfections, ainsi que d'autres questions opérationnelles qui ont été portées à l'attention du Bureau de l'Inspecteur général. Cette méthode de vérification par voie de consultation permet de privilégier une approche dynamique plutôt que réactionnelle, et préventive plutôt que de dépistage aux audits internes. L'Inspecteur général a noté que cette pratique a un effet dissuasif et contribue vraiment à la fonction du BIG en tant qu'agent de transformation positive dans l'environnement mouvant des activités et processus opérationnels du Secrétariat général.
Selon l'Instruction No 95-05, les activités d'audit doivent être axées sur les opérations à haut risque et/ou celles qui recèlent le plus grand potentiel d'accroissement de la performance, de l'économie et de l'efficacité. Le BIG est aussi tenu de conduire des audits systématiques et sélectifs de toutes les opérations conformément à un plan cyclique à long terme qui assure une vérification complète du Secrétariat général dans un délai approprié. Dans son rapport de 2002, la Commission des vérificateurs extérieurs a rendu hommage aux résultats régulièrement obtenus par le BIG malgré un volume plus faible de ressources et a recommandé de poursuivre les processus de suivi des audits. L'Inspecteur général note que le Secrétariat à la gestion prend actuellement les dernières dispositions pour connecter les activités financières des bureaux hors siège au système OASES qui servira à informatiser les paiements. Cela permettra non seulement de centraliser les méthodes financières du SG/OEA mais aussi d'en uniformiser les processus opérationnels. Le BIG entend examiner systématiquement les opérations financières de ces bureaux lorsque la connexion aura été établie en vue d'assurer une étendue suffisante des audits. Ce faisant, il examinera le niveau de risque inhérent à ces bureaux et donnera suite aux recommandations formulées par la Commission à ce sujet. Le plan de travail du BIG pour 2003 a pour objet de continuer à orienter l'examen vers les activités qui comportent le risque le plus élevé et celles qui encouragent la performance, l'efficience et l'efficacité des opérations du SG/OEA ainsi que des programmes et projets de l'OEA. La Commission des vérificateurs extérieurs appuie et approuve l'approche adoptée par le BIG pour les activités d'audit prévues. Les ressources disponibles pour les
activités opérationnelles du Bureau de l'Inspecteur général
proviennent du programme-budget du Fonds ordinaire. Le personnel du BIG
est composé actuellement de l'Inspecteur général et de trois
vérificateurs ainsi que d'un assistant administratif. À présent, le
poste d'Inspecteur général adjoint est vacant. Dans son rapport de 2002, la Commission a déclaré qu'étant donné l'importance que revêtent les travaux effectués par le BIG pour assurer un bon système de contrôle interne et l'importance qu'il y a à obtenir les résultats des audits dans les délais prescrits, la demande de ressources du BIG devrait être examinée avec bienveillance et en priorité. La Commission a ajouté qu'en raison de l'augmentation effective et prévue des fonds et projets spécifiques à l'OEA, une disposition particulière a été introduite dans les accords de projet pour assurer que le BIG recevra les fonds dont il a besoin pour effectuer les audits nécessaires. Les membres du personnel du BIG ont assisté à des conférences et des séminaires spécialisés en fonction des ressources disponibles pour se tenir au courant des nouveaux développements et recevoir une formation professionnelle continue. Dans son rapport de 2002, la Commission a réitéré les recommandations faites en 2000 et en 2001 selon lesquelles il faut inscrire au budget du BIG un montant de fonds suffisant pour assurer les 40 heures annuelles requises de formation continue sous forme d'unités de valeur. Faute de ressources suffisantes, le BIG est limité dans sa capacité de donner suite aux recommandations de la Commission visant à répondre aux besoins annuels minimums de formation continue de son personnel. L'Inspecteur général fait directement rapport au Secrétaire général et ses activités sont régies par les articles des Normes générales de fonctionnement du Secrétariat général, l'Instruction No 95-05 et le Règlement budgétaire et financier, ainsi que par d'autres directives de l'OEA. La fonction de vérification interne est un contrôle de gestion qui consiste à mesurer et à évaluer l'efficacité d'autres contrôles de gestion. Pour garantir une analyse objective des faits et l'impartialité de son jugement, le BIG ne participe pas aux procédures opérationnelles ni n'exerce de fonctions au jour le jour, sauf en ce qui concerne leur examen et évaluation. L'Inspecteur général et le personnel du BIG ont un accès total, libre et dépourvu de restrictions à toutes les fonctions, activités, opérations, livres, propriétés et employés du Secrétariat général, comme il le juge nécessaire pour planifier et mener toutes les activités de vérification qui s'avèrent nécessaires à l'exécution de son mandat. L'Inspecteur général jouit d'une indépendance totale dans la planification des programmes de vérification et dans toutes les activités de vérification. Étant donné l'indépendance opérationnelle du BIG, les audits doivent être effectués d'une manière professionnelle. Malgré son indépendance, le BIG constitue un élément indispensable du Secrétariat général et fournit des informations objectives et utiles aux États membres ainsi qu'au Secrétaire général, sur la réalisation des buts et objectifs conformément aux mandats conférés par l'Assemblée générale.
Selon les Statuts de l'AICD, le Secrétariat exécutif au développement intégré est chargé de gérer et d'autoriser l'engagement et le décaissement des ressources du FEMCIDI, des fonds spécifiques et des autres ressources confiées à l'AICD, conformément aux règlements et accords applicables. Dans leurs rapports couvrant les exercices 2000 et 2001, le BIG et la Commission des vérificateurs extérieurs ont noté que les contrôles internes à l'AICD étaient moins que satisfaisants. Dans son rapport de 2001, la Commission des vérificateurs extérieurs a déclaré que le recours à différents systèmes de gestion et manières de conduire les affaires complique la gestion financière et administrative de l'OEA qui est déjà complexe, et réduit la valeur de l'investissement important que représente le système OASES. Elle a aussi déclaré que l'utilisation des différents systèmes financiers a pour effet d'accroître les coûts de la vérification externe et met lourdement à contribution les ressources du BIG. Le Directeur général de l'AICD et le Sous-secrétaire à la gestion ont désormais signé des accords aux termes desquels des services financiers, comptables, en matière de paie et autres services d'intérêt mutuel sont prêtés à l'AICD en échange d'une commission basée sur le service. La signature de ces accords marque un pas important vers le succès de l'intégration de l'AICD au système OASES et contribuera à l'amélioration des contrôles internes à l'AICD, ainsi qu'à l'uniformité des processus opérationnels des transactions financières effectuées par les agences de l'Organisation. La Commission des vérificateurs extérieurs a noté dans son rapport 2002 que l'unification de la gestion financière et administrative de l'OEA par le système OASES a renforcé le système des contrôles internes dans toutes les unités opérationnelles et a été un facteur déterminant de l'opinion favorable émise dans le rapport de vérification de 2002 d'un coût raisonnable. La Commission des vérificateurs
extérieurs a fait des commentaires dans son rapport 2002 sur l'étendue
de l'audit, la dotation en personnel, l'indépendance et le suivi des
recommandations formulées par le Bureau de l'Inspecteur général. Elle
a aussi déclaré que le statut et le rôle du BIG revêtent de
l'importance puisque la vérification interne fait fonction de garant
permanent indispensable pour évaluer et préserver l'application des
contrôles internes à l'OEA. L'Inspecteur général continue de ne
ménager aucun effort pour faire face aux préoccupations exprimées par
la Commission et passer en revue les domaines critiques en fonction des
ressources disponibles. Le 16 juin 2003
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A.
