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Português | TABLE DES MATIÈRES
INFORMATION GÉNÉRALE Aux termes de l'article 114 des Normes générales de fonctionnement du Secrétariat général, j'ai l'honneur de soumettre au Conseil permanent le rapport annuel sur les audits effectués par le Bureau de l'Inspecteur général (BIG) pendant l'exercice clos le 31 décembre 2000. Le rapport fait état des recommandations de la Commission des vérificateurs extérieurs et de la disponibilité de ressources adéquates, notamment la dotation en personnel du Bureau de l'Inspecteur général. Conformément à l'article 112 des Normes générales, le Secrétaire général établit les méthodes appropriées d'apurement intérieur pour assurer le contrôle de conformité avec les normes et dispositions réglementaires en vigueur, notamment à travers l'examen systématique et sélectif des transactions officielles et des procédés opérationnels relatifs à la gestion des ressources du Secrétariat général. La fonction d'audit interne comporte un programme permanent d'évaluation du rendement, en veillant à l'intégrité financière et au contrôle de conformité avec les politiques et procédures. Les audits internes aident à découvrir et à corriger les conditions qui posent des risques inutiles et aident l'Organisation à atteindre ses objectifs tout en maintenant les risques à des niveaux tolérables. Le Bureau de l'Inspecteur général a été créé en tant que service responsable de l'application de ces procédures. Il exerce des fonctions liées aux procédures d'audit interne. L'instruction au No. 95-05 émise par le Secrétaire général le 8 mai 1995 a créé le Bureau de l'Inspecteur général en émettant une déclaration de responsabilité, d'objectif et d'autorité en ce qui concerne les audits internes et la composition du bureau. Au nombre des objectifs du BIG figurent la promotion du fonctionnement économique, performant et efficace du Secrétariat général et de tous les programmes et projets, ainsi que l'octroi d'une assistance à tous les échelons de gestion en matière de prévention et de dépistage de fraude et d'abus qui mettent en danger les programmes ou opérations. Spécifiquement, le Bureau de l'Inspecteur général est responsable d'un examen systématique de la gestion interne et des vérifications comptables et le cas échéant, de la réalisation d'inspection et de d'enquêtes couvrant tous les bureaux, départements, programmes, divisions, unités, activités et projets du Secrétariat général de l'OEA, au siège ou dans les bureaux hors siège de l'OEA, en vue de déterminer si les fonctions de planification, d'organisation, de gestion, de documentation, de vérification comptable, de garde et de contrôle des ressources sont menées de manière performante, efficace et économique, et conformément:
La fonction d'audit interne est un outil de gestion qui permet de mesure et d'évaluer la performance d'autres outils de gestion. En vue d'assurer une analyse objective des faits et un jugement impartial, le BIG ne prend pas part aux procédures opérationnelles en ce qui concerne leur examen et leur évaluation. L'Inspecteur général soumet un rapport directement au Secrétaire général et est régi par les articles des Normes générales de fonctionnement du Secrétariat général, l'Instruction 95-05 et le Règlement budgétaire et financier, ainsi que d'autres directives de l'OEA. Il incombe à l'Inspecteur général de soumettre un rapport à la Commission des vérificateurs extérieurs au sujet des rapports soumis au Secrétaire général. Le programme-budget du Bureau de l'Inspecteur général a été soumis aux organes responsables sans aucun changement. L'Instruction 95-05 exige que les activités d'audit se focalisent sur les opérations présentant le plus haut degré de risque et/ou offrant le plus fort potentiel de performance accrue, d'économie et d'efficacité, ainsi que la réalisation d'audits systématiques et sélectifs de toutes les opérations conformément à un plan cyclique à long terme qui assure un audit complet du Secrétariat général sur une période appropriée. L'Inspecteur général et le personnel du Bureau jouissent d'un accès intégral, sans restriction et illimité à toutes les fonctions, activités, opérations, dossiers, biens et personnel du Secrétariat général, en fonction des éléments requis pour la planification et la réalisation efficace des audits. Pendant les douze mois couverts par le présent rapport, le Bureau de l'Inspecteur général a mené un total de dix-neuf audits dont dix ont été effectués dans des unités situés au siège et neuf autres dans les bureaux et projets du Secrétariat général situés dans les Etats membres. Selon les Normes générales, les audits ont été réalisés avec un accent particulier sur les propositions émanées de la Commission des vérificateurs extérieurs, notamment en ce qui concerne le besoin de se concentrer sur les secteurs à haut risque et/ou présentant le plus fort potentiel de performance, d'économie et d'efficacité accrues. L'instruction 95-05 prévoit que l'Inspecteur général soumettra opportunément un rapport sur les résultats et recommandations au Secrétaire général ainsi que des rapports trimestriels sur les activités d'audit au Conseil permanent. L'article 115 des Normes générales prévoit que le Secrétaire général dispose d'un délai de 30 jours pour répondre aux rapports de l'Inspecteur général. Si à l'expiration de ce délai, des observations n'ont pas été formulées, l'Inspecteur général considère le rapport comme accepté. L'Inspecteur général est heureux de d'annoncer que tous les rapports soumis par l'Inspecteur général ont été promptement approuvés par le Secrétaire général. L'Instruction 95-05 établit que le Directeur et d'autres superviseurs responsables de l'adoption de mesures correctives qui ont été recommandées, doivent soumettre un rapport à l'Inspecteur général dans les trente jours suivant la présentation du rapport par le Secrétaire général. Le Bureau de l'Inspecteur général a mis avec succès sur pied un système de suivi des mesures prises par le Secrétariat général au sujet de l'application des recommandations du BIG. vérification des mesures. Les rapports émanés de ce suivi sont fournis par la Commission des vérificateurs extérieurs pendant leur examen annuel. L'Inspecteur général poursuit ses travaux dans plusieurs secteurs du Secrétariat général pour assurer la mise en œuvre des recommandations dans des conditions satisfaisantes et opportunes. Pendant la période du 1er janvier au 31 décembre 2000, le BIG a effectué dix-neuf audits qui ont été focalisés sur les aspects opérationnels et de conformité des audits. En 2000, les audits ont porté sur les opérations à haut risque et ceux qui offrent le plus fort potentiel de performance, d'économie et d'efficacité accrues au sein du Secrétariat général. Pendant l'exercice sous examen, le BIG a effectués des audits des procédures d'acquisitions, des feuilles de paie et de petite caisse au siège. Il a aussi évalué les contrôles internes régissant les activités opérationnelles des cinq unités du Secrétariat général au siège, y compris les contrôles internes en place au sein de l'Agence interaméricaine pour la coopération et le développement, ainsi que la simulation de l'Assemblée générale de l'OEA, le serveur NT, les applications Oracle et les serveurs de base de données. De surcroît, les audits des activités opérationnelles réalisées dans les bureaux situés dans les six Etats membres et un certain nombre de projets de l'OEA exécutés dans les bureaux sur le terrain, ont été complétés. Les résultats des audits effectués par le BIG ont débouché sur 175 recommandations visant l'amélioration continue de la performance, la vérification comptable, l'économie et l'efficacité du rendement du Secrétariat général de l'OEA sont difficiles à quantifier. Suite à ces recommandations, le contrat d'un membre du personnel n'a pas été renouvelé en raison de déficiences relevées dans sa performance et de violation des directives de l'OEA. Les recommandations du BIG concernant les systèmes d'audits ont entraîné une amélioration de la sécurité; les pertes techniques ont été supprimées; les réorganisations internes ont précisé les responsabilités administratives; la gestion globale du système Oracle est plus performante et les politiques et normes ont été clairement établies, définies et communiquées en vue de pouvoir donner suite aux objectifs énoncés en ce qui concerne la sécurité, l'intégrité et la durabilité. Des recommandations ont été aussi formulées pour le remboursement de fonds non utilisés afférents à des projets, une meilleure gestion des projets, la formation additionnelle au système Oracle, des améliorations à la sécurité physique et des systèmes, la fourniture de manuels de procédures, l'amélioration des contrôles internes régissant le déboursement et la réception de fonds. Parmi les progrès les plus sensibles découlant des efforts communs déployés par le BIG et le Secrétariat général, citons les suivants:
La Commission des vérificateurs extérieurs a fait savoir à l'Inspecteur que les réalisations enregistrées en 2000 ont été des faits marquants dont l'OEA bénéficiera à l'avenir. Une mention spéciale a été faite des activités d'audit focalisées sur le suivi des recommandations formulées en 1999 par la Commission, au sujet des contrôles internes déficients présentant de hauts risques pour la gestion du Secrétariat, notamment la stabilisation du système Oracle Financials™, les risques de sécurité de la présente configuration du système ainsi que les contrôles internes établis au Département des services financiers et dans plusieurs bureaux hors siège de l'OEA, en soulignant la nécessité de disposer de politiques et de procédures écrites et un suivi plus précis de la documentation. Il faut rendre hommage au Secrétariat général pour les efforts substantiels qu'il a déployés pour donner suite aux recommandations du BIG et accélérer leur mise en œuvre par les unités du Secrétariat général visées par ces recommandations. L'Annexe I fournit une liste complète des audits et montrent que dix-sept audits opérationnels et deux audits de conformité ont été réalisés, y compris des activités opérationnelles des six bureaux hors siège de l'OEA. Les audits opérationnels permettent non seulement l'examen des dossiers et de la documentation d'appui, mais recommandent également l'adoption de mesures pour des opérations plus performantes, des améliorations de la gestion et du contrôle de la comptabilité, une réduction des coûts et la prévention des pertes. Les audits de conformité vérifient essentiellement que le Secrétariat général a donné suite aux mandats de l'OEA, aux règles, normes, procédures et réglementations établis, ainsi qu'aux accords conclus entre le Secrétariat général et d'autres parties, comme les institutions donatrices. Les audits des bureaux hors siège de l'OEA sont entrepris pour examiner les procédés opérationnels des bureaux hors siège. Simultanément et pour des raisons de rationalisation des coûts, l'examen des activités opérationnelles inclut également celui des projets menés dans ces Etats membres en vue d'établir la conformité avec les termes des accords de projets et d'établir si les objectifs du projet ont été atteints dans les conditions les plus rationnelles possibles. Le programme d'audit pour 2000 s'est aussi focalisé sur de nombreuses questions financières et de gestion relevées dans le rapport d'audit de 1999 à la Commission des vérificateurs extérieurs. Les audits des systèmes informatisés Oracle ont été réalisés pour examiner les progrès effectués dans la mise en oeuvre des recommandations émanés des audits précédents, évaluer la sécurité et le contrôle opérationnel en vue de déterminer si 1) la sécurité des activités opérationnelles et de l'équipement informatisé est adéquatement assurée et maintenue; 2) les dispositions ont été prises pour la mise en place d'un système adéquat de sauvegarde pour la récupération en cas de catastrophe; 3) une sécurité adéquate a été installée dans le système et 4) les procédures sont adéquatement documentées. Les audits du BIG, notamment de Oracle Financials™ et les divers procédés au sein du Sous-Secrétariat à la gestion,, y compris les contrôles internes au sein du Département des services financiers, ont eu un impact positif et ont abouti à l'élaboration de politiques et de procédures, ainsi qu'à une définition claire et l'allocation de rôles et de responsabilités. En sus des corrections apportées aux déficiences relevées et rapportées en 1999, les audits du BIG ont mené à la réalisation à travers l'Organisation, d'un programme de formation au système Oracle en vue d'habiliter les utilisateurs à s'acquitter de leurs fonctions. Le nombre des audits menés et une liste complète de ceux qui ont été achevés, indiquant le secteur technique du Secrétariat général concerné figurent au Tableau 1 et à l'Annexe 2. Tableau 1
L'article 114 des Normes générales de fonctionnement du Secrétariat général, et le paragraphe 5 de l'Instruction No 95-05 du 8 mai 1995 requièrent la soumission de rapports sur les activités d'audit au Conseil permanent. Les rapports relatifs à tous les audits pour l'année civile close le 31 décembre 2000 ont été soumis au Conseil permanent. La mise en œuvre du système financier Oracle FinancialsTM a changé sensiblement les procédures opérationnelles, particulièrement celles qui ont trait aux décaissements, aux contrats à la tâche, à la comptabilité des projets et des décaissements, et aux rapports financiers. Les audits achevés en 2000 ont déterminé que bien que des procédures écrites ayant trait aux processus des systèmes avaient été fournies aux utilisateurs, des manuels de procédure qui traceraient les modalités normatives et les procédures qui doivent être suivies dans les processus opérationnels quotidiens du Secrétariat général deviennent une nécessité urgente. Ceux-ci incluent le Règlement budgétaire et financier, et le Règlement financier applicable sur le terrain. L'Inspecteur général a la satisfaction d'informer qu'un Manuel de procédures régissant les opérations quotidiennes et les systèmes de sécurisation a été achevé et distribué. En outre le projet de manuel de Règlement budgétaire et financier a été distribué en vue de recueillir les observations y afférentes avant sa publication définitive. Un Manuel financier applicable sur le terrain devient une nécessité urgente. Il est appelé en effet à consacrer l'application effective et la stabilisation des opérations de gestion financière dans ces bureaux par suite des changements introduits dans les activités opérationnelles par la mise en œuvre du système Oracle. L'audit interne est un outil de gestion qui est utilisé pour mesurer et évaluer l'efficacité d'autres contrôles de gestion. Dans l'exercice de ces attributions, l'Inspecteur général et des représentants du BIG ont participé en qualité d'observateurs à plusieurs réunions de commissions et de groupes de travail du Secrétariat général, y compris les réunions hebdomadaires du Groupe d'action Oracle; la Commission de sélection et d'adjudication des contrats, et la Commission pour la liquidation des excédents et des actifs obsolètes (COVENT). L'Inspecteur général a aussi tenu des réunions individuelles avec différents directeurs de départements, et a assisté à plusieurs réunions avec leur personnel pour discuter les points faibles du contrôle interne qui se sont révélés pendant les audits, ainsi que des questions opérationnelles qui avaient été portées à l'attention du Bureau de l'Inspecteur général par les directeurs concernés. Le Plan de travail pour 2001 a été établi dans la perspective des activités présentant les plus hauts risques et de celles qui sont conçues pour encourager des opérations économiques, efficaces et performantes au sein du Secrétariat général de l'OEA ainsi que dans les programmes et projets de l'OEA. La mise en œuvre du système Oracle a changé substantiellement les activités opérationnelles de base dans le domaine de la passation des écritures et de la comptabilisation des opérations au sein du Secrétariat général. Ces fonctions sont désormais décentralisées, et au lieu d'appartenir exclusivement au Sous-secrétariat à la gestion, elles sont confiées à l'employé qui désormais habilité à les utiliser pour s'acquitter de ses tâches. En outre, tous les livres comptables des bureaux hors siège de l'OEA ne sont plus tenus au Département des services financiers, mais dans une large mesure, les factures justificatives sont conservées dans ces bureaux. Cependant, l'OIG est préoccupé par le fait qu'un Manuel financier applicable au terrain qu serait appelé à assurer l'uniformisation du traitement des opérations financières sur le terrain, surtout en raison des changements introduits dans les activités opérationnelles découlant de la mise en œuvre du système Oracle n'existe toujours pas. Voilà pourquoi le plan de travail pour 2001 inclut des audits de bureaux hors siège déterminés pour assurer le respect des normes régissant le contrôle dans les domaines à haut risque liés à la gestion de la caisse, la passation des écritures et l'enregistrement des opérations dans les délais prescrits, ainsi que la comptabilisation des avoirs de l'OEA. De plus, pour éviter les incohérences, il faut, dans les meilleurs délais, mettre au point des manuels de procédure pour justifier les procédures de contrôle des fonds disponibles; des immobilisations; des comptes bancaires et de gestion des opérations financières dans les Bureaux hors siège de l'OEA. Le Secrétariat général de l'OEA a informé le BIG que le logiciel 11i de perfectionnement du système financier Oracle répondra mieux aux besoins actuels en matière de communications avec les Bureaux hors siège de l'OEA pour l'enregistrement des opérations financières dans les délais prescrits. Un audit du logiciel de perfectionnement de ce système est inclus dans le plan de travail pour 2001. Il vise à assurer l'adéquation du système de contrôle interne des audits. L'installation de l'Agence interaméricaine pour la coopération et le développement prévoit une autonomie totale de gestion et de contrôle financier des ressources allouées à cette entité ainsi qu'une comptabilisation de ces ressources. L'audit pour 2000 qui a été mené sur les contrôles internes de l'AICD a révélé la nécessité d'une amélioration dans le système financier, ainsi que dans l'infrastructure de la gestion financière, particulièrement la gestion des projets. L'audit de suivi prévu pour 2001 vise à examiner la mise en œuvre des recommandations du BIG, ainsi que les mesures prises pour remédier aux points faibles du contrôle interne identifiés dans le rapport 2000 de la Commission des vérificateurs extérieurs. Dans les paragraphes qui suivent figurent les principales questions inscrites à l'ordre du jour des travaux du Bureau de l'Inspecteur général en 2001 qui font l'objet de l'Annexe 3 au présent rapport:
Dans son rapport 1999, la Commission des vérificateurs extérieurs a formulé des observations sur le champ couvert par les audits, la dotation en personnel, l'indépendance et le suivi des recommandations émanées du Bureau de l'Inspecteur général. Cette Commission a également fait valoir l'importance que revêtent le statut et le rôle du BIG pour elle, étant donné que la fonction d'audit interne constitue une garantie permanente dans un système de contrôle. Les activités du BIG doivent être coordonnées avec celles de la Commission et du cabinet d'audit indépendant qui est désigné pour mener les vérifications. Comme mentionné plus haut, la Commission des vérificateurs extérieurs a informé l'Inspecteur général que la tâche accomplie par le BIG en 2000 inclut des activités significatives qui ne pourront qu'œuvrer en faveur de l'OEA à l'avenir. L'Inspecteur général continue de déployer tous les efforts possible pour répondre aux préoccupations formulées par la Commission, et pour examiner régulièrement les secteurs névralgiques en fonction des ressources disponibles. En 2000, les activités d'audit du BIG se sont focalisées sur les secteurs à haut risque, et ce Bureau s'est efforcé de continuer à assurer une couverture appréciable des activités du Secrétariat général. Selon la méthode employée par le BIG, il s'agit d'assurer que les secteurs à haut risque bénéficient d'une attention prioritaire, ce qui met l'Inspecteur général en mesure de mieux établir les priorités dans l'emploi des ressources limitées. En 2000, le taux de couverture des opérations au Siège de l'Organisation était supérieur à 50% des activités d'audit menées pendant cette année. Les Annexes 1 et 2 fournissent une liste des audits de conformité et opérationnels, ainsi que des audits menés par secteur technique. En 1999, la Commission a exprimé sa préoccupation quant aux ressources destinées à la dotation en personnel du BIG, et a indiqué que le Secrétariat général devrait assurer que le BIG reçoive les ressources suffisantes à cette fin pour qu'il soit en mesure de s'acquitter de son rôle de conseiller du Secrétaire général, et de ses attributions d'instrument de dissuasion du gaspillage, de la fraude et des abus. La Commission a, en 1999, exprimé sa préoccupation au sujet de la dotation en personnel du BIG et a suggéré que ce dernier situe ses efforts à ce niveau. L'Inspecteur général informe avec satisfaction que des personnes compétentes, jouissant d'une longue expérience dans le domaine des audits, ont comblé les quatre vacances de postes approuvées dans le Programme-budget ordinaire du BIG. La Commission des vérificateurs extérieurs a aussi formulé des observations sur la nécessité de ressources prévisionnelles suffisantes au crédit du BIG en vue des externalisations permettant d'engager sur une base temporaire des services spécialisés qui ne peuvent pas être fournis par le personnel permanent, et permettant de mener des audits spécialisés comme ceux relevant des systèmes informatisés. En 2000, le montant des ressources disponibles pour des services d'audit est resté au même niveau que l'année précédente. En raison du manque de ressources, le BIG a encore des difficultés à accomplir sa mission qui consiste à continuer à mener des audits à travers le Secrétariat général, c'est-à-dire au siège, aux Bureaux hors siège de l'OEA , ainsi que dans le cadre des projets gérés par le Secrétariat. L'Inspecteur général planifie ses programmes d'audit et mène toutes les activités de ce bureau dans l'autonomie la plus totale. L'Inspecteur général soumet le budget de fonctionnement de ce bureau directement au Secrétaire général, et aucune restriction n'a été imposée sur les rubriques financées à son titre. Le BIG comme les autres services du Secrétariat général, est soumis aux mesures d'austérité actuellement en vigueur. Un système permettant de dépister les mesures qui sont mises en œuvre pour donner suite aux recommandations a été mis en place par le Bureau de l'Inspecteur général, et la Commission des vérificateurs extérieurs utilise les rapports produits grâce à ce système. Il convient de noter que la Commission des vérificateurs extérieurs a rendu hommage, dans son rapport 1999, à cette initiative de l'Inspecteur général actuel, tout spécialement, à la configuration des informations. Le BIG continuera de fournir ces rapports à la Commission pendant son cycle annuel de vérification. En 2000, les rapports d'audit établis par le Bureau de l'Inspecteur général ont contenu 175 recommandations, et tous les rapports ainsi que toutes les recommandations ont été tout de suite approuvés par le Secrétaire général. Il conviendrait de noter avec satisfaction que le taux de conformité enregistré pendant l'année, et l'opportunité des rapports émanés du Secrétariat général pendant la même période au sujet des recommandations, sont satisfaisants. En effet, des suites ont été données à 55% des recommandations approuvées, et 45% sont encore en cours d'exécution. Dans le cadre de ses activités de suivi, le BIG fait tout son possible pour prendre en compte les mesures d'austérité actuellement en vigueur au Secrétariat général, et pour œuvrer avec les différents secteurs vers la mise en œuvre des recommandations de manière appropriée et opportune en fonction des ressources disponibles. Le BIG continue de discuter toutes les conclusions et recommandations avec les parties concernées dans chaque audit, et toutes les observations formulées pendant le processus d'analyse des données sont prises en compte avant l'achèvement d'un rapport. Dans plusieurs cas, les points faibles ont été corrigés avant la publication du rapport d'audit, et les observations pertinentes y sont ajoutées à cet effet préalablement à la soumission au Secrétaire général. À la suite de leur approbation par le Secrétaire général, ces rapports approuvés sont acheminés aux directeurs et/ou administrateurs des Départements, bureaux ou programmes soumis à l'audit, accompagnés de la demande de mise en application des recommandations approuvées. Comme mentionné précédemment dans le présent rapport, l'Instruction 95-05 requiert tout Service soumis à un audit de présenter officiellement ses réponses dans les trente jours de la notification de l'approbation du rapport par le Secrétaire général. Nous informons avec satisfaction que le niveau de réponse du Secrétariat général aux questions et recommandations du BIG a accusé une amélioration sensible en 2000.
NEXE 3
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