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BUREAU DE L'INSPECTEUR GENERAL
RAPPORT D'ACTIVITES 2004

1. Rapports d’audit

Huit audits et deux enquêtes ont été achevés durant l’année qui a été clôturée le 31 décembre 2004 et soixante-et une recommandations ont été formulées pour remédier à des déficiences  de contrôle interne qui avaient été relevées. Deux recommandations relatives au besoin d’actualiser les dossiers de capitaux fixes aux fins d’un contrôle d’inventaire; cinquante-sept recommandations ont porté sur l’observation des directives du SG/OEA, ainsi que sur l’amélioration de l’efficacité et les contrôles opérationnels et enfin, deux recommandations concernaient la sécurité informatique. Tous les rapports et recommandations soumis au Secrétaire Général ont été approuvés. Le Bureau de l’Inspecteur Général continue de suivre les efforts déployés par le Secrétariat Général  pour donner suite aux résultats de l’audit et mettre en œuvre les recommandations. L’Inspecteur Général a pu vérifier que tous les efforts sont déployés par le Secrétariat Général pour mettre en œuvre les recommandations formulées par l’Inspecteur Général, dans la limite des restrictions budgétaires.

L’audit SG/OIG/AUDIT-01/04  a été entrepris pour examiner les aspects de contrôle de la sécurité de l’infrastructure supportant les applications et pour déterminer si des mesures adéquate de sauvegarde sont mises en place pour assurer l’intégrité globale des données de l’Organisation. L’infrastructure couvre les secteurs suivants : contrôle des activités sur le web – Internet et serveur, contrôle de barrières ; contrôle des systèmes de logiciel d’exploitation ; contrôle des composantes du réseau sur le web ;  contrôle des navigateurs ; la protection contre les virus ;  continuité du projet d’entreprise ; fichier de réserve de dossiers clés; contrats de service pour le matériel (serveurs, imprimantes, etc) et raccordement des Unités hors siège au logiciel Oracle. L’audit a relevé que le système Entreprise Resource  Planning (ERP) géré par le SG/OEA est complexe et requiert une action diligente pour la mise en place  de techniques performantes de sécurité et de contrôle. . L’audit a aussi noté  que des progrès sensibles ont été enregistrés depuis l’audit de 2002 et en Général, les membres du personnel s’acquittent plus efficacement de leurs fonctions en raison de leurs connaissances améliorées  du système et des responsabilités qui leur incombent. Cependant , le besoin existe pour : 1) la mise en place de politiques et de procédures de sécurité en vue d’un branchement sans fil pour prévenir les présentes intrusions et affronter les menaçantes conditions qui prévalent de nos jours ; 2) consolider les fonctions de sécurité en un seul groupe présentant un rapport au fonctionnaire chargé de la sécurité des données. L’audit  a aussi noté que les politiques et procédures écrites ont été promptement émises pour réduire les intrusions après détection d’un accès non autorisé à un réseau interne de l’OEA au moyen d’un branchement sans fil non autorisé.

L’audit SG/OIG/AUDIT-02/04 a été entrepris  pour examiner les aspects de sécurité et de contrôle du logiciel Oracle en vue déterminer si des mesures adéquates de sauvegarde sont mises en place pour assurer l’intégrité globale des données du Secrétariat Général de l’Organisation des États Américains. Le Bureau de l’Inspecteur Général a noté que le système OASES est devenu plus performant grâce à la diligence et aux efforts du personnel et de nombreux secteurs ont réalisé des progrès sensibles depuis le dernier audit.

Au nombre des principales conclusions figuraient les risques majeurs associés à l’affectation de droits de super utilisateurs et le manque de séparation effective des fonctions  de certains individus. D’autres résultats ont fait état du besoin 1) d’arriver à  la mise en place d’une méthode quantifiable visant d’une part à assurer que les ressources sont utilisées de manière rationnelle dans l’établissement de rapports financiers  et d’autre part, à encourager les utilisateurs à élaborer leurs propres rapports en recourant aux instruments disponibles ; 2) de mettre en œuvre les directives régissant la définition des changements de configuration du code de compte par opposition  aux changements de définition et 3) de rendre officielle la méthodologie de classement des données en protégeant les données du SG/OEA notamment en matière de distribution de rapports et de transfert de données.

L’audit SG/OIG/03/04 a eu pour objectif principal de procéder à une évaluation des contrôles internes régissant les dépenses au titre des voyages payés au siège, ainsi que d’examiner les coûts des voyages, notamment les frais de congé au foyer et de rapatriement encourus en 2003. Le Bureau de l’Inspecteur Général a noté que le SG/OEA a pu avec succès réduire les coûts globaux au titre des voyages couverts par le Fonds ordinaire, suite aux instructions reçues des États membres. Cependant, il faut réduire les coûts des voyages défrayés par les Fonds spécifiques tout en respectant les directives du SG/OEA  concernant les voyages. Au nombre des recommandations de l’Inspecteur Général, il faut citer la mise en œuvre de mesures visant à réduire le montant des amendes à verser pour les changements d’itinéraire de voyage. Il est aussi indispensable 1) d’approuver les réquisitions préalablement au voyage ; 2) de soumettre ponctuellement les formulaires de frais de voyages ; 3) que des déductions soient prélevées sur les salaires si le fonctionnaire ne soumet pas à temps son rapport de frais de voyage; 4) d’automatiser le processus d’examen des formulaires de dépenses de voyage pour l’efficacité des opérations ; 5) qu’il y ait des procédures écrites ainsi qu’une documentation d’appui pour les voyages officiels de ceux qui bénéficient de contrats à la tâche (CPR) et 6) que les bénéficiaires de contrats à la tâche soumettent des formulaires de frais de voyages.

L’audit SG/OIG/-04/04 a été entrepris suite à une requête du Chef de la Mission spéciale chargée de renforcer la démocratie en Haïti en vue d’une part, d’identifier les contrôles en vigueur régissant les activités opérationnelles, notamment les rentrées en espèces et les décaissements de la Mission spéciale de l’OEA, et d’autre part de vérifier que la Mission  s’acquitte de ses responsabilités administratives conformément aux  directives du Secrétariat Général. L’audit a couvert la période du 16 janvier 2002 au 31 mai 2004. En général, le Bureau de l’Inspecteur Général a pu raisonnablement  vérifier que de rigides contrôles internes ont été mis en vigueur au sein de la Mission spéciale de l’OEA pour préserver le capital fixe, dûment enregistrer les transactions et les montants, assurer l’utilisation rationnelle de ressources et respecter les normes et directives établies. En sus des questions liées au remboursement de sommes excédentaires au titre de frais de subsistance journalière, les principaux résultats de l’audit ont révélé le besoin d’observer les directives du SG/OEA concernant les évaluations du rendement, le compte bancaire local, les registres d’appels officiels internationaux, le registre officiel des véhicules et les rapports trimestriels sur les contrôles de livraison de marchandises importées en franchise.

L’Audit SG/OIG/05/04 a été entrepris à la demande de la Mission permanente des Etats-Unis pour examiner le montant total  des Fonds spécifiques versé par ce Gouvernement à l’Agence interaméricaine pour la coopération et le développement (AICD). Le Bureau des services budgétaires et financiers continue d’examiner le maintien des dossiers comptables et la gestion des fonds de l’AICD en vertu des dispositions de l’accord conclu en 2003 avec l’ancien Sous-Secrétaire à la gestion. Dans la plupart des cas, l’AICD a observé les directives concernant la gestion de ses Fonds spécifiques. Cependant, l’audit a noté que pendant la période couverte, l’AICD n’a pas toujours respecté les directives du SG/OEA régissant les décaissements, les commandes d’achat et les contrats à la tâche. Des recommandations ont été formulées 1) pour améliorer le processus d’établissement de rapports financiers ; 2) obtenir l’approbation du donateur préalablement au virement de fonds entre projets ; 3)  pour respecter les termes du donateur en ce qui concerne les frais généraux et la répartition des intérêts et 4) pour ré-examiner les dispositions de l’accord de 2003 en vue de déterminer le coût-utilité.

L’audit SG/OIG/06/04 a été lancé pour examiner et évaluer les contrôles internes au sein de l’Unité hors siège du Secrétariat Général au Costa Rica pendant la période de janvier 2003 à septembre 2004. L’audit a déterminé que pour la plupart, les contrôles internes sont satisfaisants. Cependant, en sus du besoin d’une intervention en vue de la collecte des arriérés de paiements dûs au Fonds Leo Rowe, il était indispensable de respecter les directives SG/OEA concernant l’enregistrement de signatures autorisées à une banque locale, les chèques annulés, l’autorisation et l’utilisation des fonds de la Petite Caisse et la mise à jour du Rapport d’Inventaire du capital fixe. Trois projets exécutés au SG/OEA au Costa Rica ont fait l’objet d’un audit, à savoir : 1) Formulation d’un programme d’action stratégique pour une gestion intégrée des ressources hydriques et un développement durable pour le bassin de la rivière San Juan et sa zone côtière ; 2) un programme d’assistance aux petits hôtels en Amérique centrale et 3) la Deuxième phase du Protocole technique d’établissement d’un programme d’observation de la démocratie en Amérique centrale.  L’examen de ces projets par l’Inspecteur Général a révélé que tous les progrès et rapports définitifs avaient été soumis et que les objectifs visés dans les accords respectifs avaient été atteints.

L’audit SG/OIG/07/04 a été entrepris à titre de suivi de l’audit interne de 2000 du Programme de reconstruction commune de maisons dans les communautés situées au centre et au nord du Nicaragua. L’examen par l’Inspecteur Général du stade d’avancement du Projet de Bureau a révélé que le programme avait été très fructueux.  L’examen a montré que depuis l’audit de 2000, des améliorations sensibles avaient été introduites dans les contrôles internes, notamment en ce qui a trait aux décaissements de fonds du projet.  Ci-après d’autres secteurs où d’importantes améliorations été faites :

• Supervision effective et  gestion de projet au siège et à l’Unité hors siège au Nicaragua.
• Contrôles internes effectifs des rentrées et des décaissements des fonds du projet, y compris la méthode de paiement pour les dépenses afférentes au projet, les achats et l’enregistrement de l’inventaire.
• Observation des dispositions de l’accord afférent au projet.

Au nombre d’importantes conclusions, il faut citer le besoin que 1) les modifications aux accords de projet soient effectuées par écrit et signés par les deux parties et 2) les contrats à la tâche soient octroyés seulement lorsque les fonds sont disponibles.  

L’audit SG/OIG/08/04 a été entrepris pour examiner le programme d’assistance au déminage au Nicaragua (PADCA).  L’audit a révélé que le projet se déroule conformément aux dispositions des accords du projet et des directives du SG/OEA.  Au nombre des importantes conclusions, citons le besoin de normaliser la méthode d’identification en appui au paiement des sapeurs et à la présentation d’information ponctuelle pour la mise à jour des rapports sur l’Inventaire du capital fixe au siège. 

L’enquête SG/OIG/01/04 relative au Projet PADCA au Guatemala  a été entrepris à la demande du Coordinateur Général du Programme de l’ancienne Unité pour la promotion de la démocratie concernant des allégations d’irrégularités formulées contre le Coordinateur national du projet.  L’enquête a relevé plusieurs irrégularités dans l’exécution de ce projet, notamment des violations des normes du SG/OEA et des règles budgétaires et financières  en ce qui concerne les liens familiaux, les comptes bancaires autorisés, l’autorisation et l’utilisation de la petite caisse, la supervision et la gestion effectives du projet par le personnel du siège et la mise à jour des rapports d’inventaire du capital fixe.  Les recommandations ont été formulées pour renforcer les contrôles internes régissant la mise en oeuvre du projet et la cessation de deux contrats. De surcroît, le contrat du Coordinateur local de projet n’a pas été renouvelé au-delà du 31 décembre 2004.

II. Dotations en personnel

Trois postes d’auditeurs ont été affectés au Bureau de l’Inspecteur Général dans le programme-budget du Fonds ordinaire. L’Inspecteur Général continue de recourir à l’octroi de contrats à la tâche pour des services d’audit en vue de compléter les ressources en personnel prévues dans le Fonds ordinaire. En 2004, le Secrétaire Général a approuvé la requête de l’Inspecteur Général de muter le poste G6 de secrétaire principal à un poste d’auditeur débutant de la classe G6. Le poste d’auditeur débutant fournira une assistance aux activités d’audit et assurera le suivi des recommandations en suspens en vue de préparer les rapports pertinents adressés à l’Inspecteur Générale à l’intention de la réunion annuelle de la Commission des vérificateurs extérieurs.  En 2004, en sus des allocations au Fonds ordinaire, le Bureau de l’Inspecteur Général a reçu des montants se chiffrant à $38 000 pour aider à la réalisation des activités d’audit concernant des projets du Fonds spécifique.

Le manque de ressources suffisantes continue d’avoir des incidences adverses sur la capacité du Bureau de l’Inspecteur Général à assurer la couverture de secteurs à haut risque et à mener  opportunément le suivi relatif aux recommandations en suspens du Bureau de l’Inspecteur Général. L’Inspecteur Général et la Commission des vérificateurs extérieurs se sont tous deux penchés sur le besoin d’accueillir favorablement la requête du Bureau de l’Inspecteur Général  concernant l’allocation de ressources additionnelles.  

III Autres questions

En sus des réunions du Conseil permanent et de la CAAP, le Bureau de l’Inspecteur Général a noté  les réunions du SG/OEA, y compris celles qui concernent OASES, les travaux de réaménagement des bâtiments de l’OEA, la Commission d’octroi de contrat et de primes, COVENT et la Commission du Conseil d’administration des publications. L’Inspecteur Général continue de se réunir avec les gérants du Secrétariat Général  pour discuter de la mise en œuvre des recommandations de l’audit, ainsi que d’autres questions opérationnelles liées au système de contrôles internes.