| English | Español | Français | Português |

ESCRITÓRIO DO INSPETOR-GERAL
RELATÓRIO DE ATIVIDADES 2003

No ano terminado em 31 de dezembro de 2003, foram concluídas oito auditorias, uma inspeção e uma investigação e foram formuladas 87 recomendações para a correção de deficiências de controle interno que foram identificadas.  Todos os relatórios e recomendações submetidos ao Secretário-Geral foram aprovados.  O Escritório do Inspetor-Geral (EIG) continua a monitorar os esforços da Secretaria-Geral em resposta aos resultados das auditorias e na implementação das recomendações.  A Inspetora-Geral constata que todos os esforços possíveis estão sendo empreendidos no sentido do cumprimento das recomendações formuladas pelo EIG na medida dos limitados recursos disponíveis.

A auditoria SG/OIG/AUDIT-01/03 foi realizada a fim de verificar se eram razoáveis os custos de telefonemas internacionais incorridos na sede e se os desembolsos haviam sido feitos de acordo com as políticas e procedimentos da OEA.  A auditoria foi empreendida principalmente como acompanhamento da implementação das recomendações formuladas na  investigação dos custos de chamadas telefônicas de 1999 (SG/OIG/INVEST/02/99).  O período da auditoria foi de janeiro de 2002 a março de 2003.  A auditoria determinou que, desde dezembro de 2002, a Secretaria-Geral da OEA conseguiu uma poupança de 68% por minuto em chamadas internacionais como resultado de sua participação com outras organizações internacionais para ter melhor poder de negociação com companhias telefônicas para chamadas internacionais.  A auditoria constatou a necessidade de atualizar as diretivas vigentes na Secretaria-Geral da OEA relacionadas com certificações mensais, chamadas a cobrar, chamadas internacionais pessoais, bem como o pagamento de chamadas relacionadas com projetos com recursos provenientes dos projetos, sem utilizar recursos do Fundo Ordinário.  Outras deficiências identificadas relacionam-se com a necessidade de administrar com maior eficiência o uso de códigos de acesso concedidos a certos funcionários para autorização de custos de ligações internacionais e para empenhar recursos para o pagamento em tempo hábil de contas mensais.  A auditoria recomendou que a Secretaria-Geral da OEA considere métodos de teleconferência e videoconferência, a fim de reduzir custos de ligações telefônicas e despesas de viagem.

A auditoria SG/OIG/AUDIT-02/03 foi empreendida em seguimento à auditoria do Departamento de Serviços Financeiros realizada em 2000 e  abrangeu o período de janeiro de 2001 a março de 2003.  O principal objetivo da auditoria foi avaliar os controles internos do Departamento, incluindo controles relacionados com o processamento de recibos e contas a receber, contas a cobrar e desembolsos de dinheiro, caixa pequena e conciliações bancárias.  A auditoria observou uma série de novas normas de procedimento aplicadas pelo Departamento de Serviços Financeiros, incluindo a emissão de políticas e procedimentos referentes às diversas funções contábeis do Departamento e a assinatura de um acordo com a Comissão do Fundo Leo S. Rowe para a terceirização de contas de empréstimos individuais.  A auditoria também observou que a Cooperativa de Crédito Federal da OEA foi selecionada para desenvolver uma infra-estrutura financeira para desembolsar empréstimos e receber os pagamentos de empréstimos deste Fundo, bem como para manter os saldos de empréstimos individuais em nome do Departamento.  Com efetividade a partir de 1º de janeiro de 2003, a Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento (AICD) assinou outro acordo com a Subsecretaria de Administração segundo o qual o Departamento assume a responsabilidade pela manutenção de todos os registros financeiros da AICD, com exceção dos projetos financiados for fundos específicos na América Central.  A auditoria constatou grande melhoria nos controles internos do Departamento desde a auditoria de 2000, mas que havia necessidade de cumprir as diretivas da Secretaria-Geral da OEA relacionadas com a obrigação de recursos antes de incorrer despesas, as extensões de contratos por tarefa (CPRs), a manutenção e o restabelecimento de Fundos de Caixa Pequena e o processamento em tempo hábil de transações contábeis.

A auditoria SG/OIG/AUDIT-03/03 foi realizada a fim de identificar e avaliar os controles internos da Biblioteca Colombo e verificar se suas funções estavam sendo desempenhadas de acordo com as políticas e procedimentos da Secretaria-Geral da OEA.  A auditoria compreendeu o período de janeiro de 2002 a agosto de 2003.  A auditoria constatou que, em sua maioria, os controles internos eram adequados e que, apesar de seus recursos limitados, a Biblioteca estava empreendendo todos os esforços para cumprir o seu mandato.  As principais deficiências identificadas relacionam-se com a necessidade de corrigir os saldos das férias anuais dos funcionários, garantir o cumprimento das diretivas referentes a CPRs na concessão desses contratos e assegurar que as declarações de Ética de Conduta e Conflito de Interesse sejam enviadas ao Departamento de Recursos Humanos para manutenção em arquivo.  A auditoria também determinou a necessidade de atualizar os procedimentos de recebimento de recursos de serviços bibliotecários e de manutenção de um Fundo de Caixa Pequena para  pequenos desembolsos.

A auditoria SG/OIG/AUDIT-04/03 foi realizada a fim de avaliar os controles internos da Secretaria Executiva da Comissão Interamericana para o Controle do Abuso de Drogas (CICAD) e abrangeu o período de janeiro de 2001 a maio de 2003.  A auditoria observou que durante todo o período do início de 2001 ao fim de  2003, além das dotações do Fundo Ordinário, a Secretaria Executiva da CICAD recebeu quase US$23 milhões de fontes externas para a realização de seus programas.  A auditoria determinou que esta Secretaria Executiva tem cumprido seu mandato e alcançado seus objetivos.  O principal resultado da auditoria foi a constatação da necessidade de centralizar e administrar todas transações financeiras com eficiência, a fim de garantir que relatórios relevantes e confiáveis estejam disponíveis para a tomada de decisões.  A auditoria também verificou a necessidade de cumprir as diretivas da Secretaria-Geral da OEA com respeito ao seguinte:  1. conclusão e apresentação de Avaliações do Desempenho, bem como das declarações anuais de Ética de Conduta e Conflitos de Interesse; 2. apresentação em tempo hábil de relatórios mensais de licença; 3. empenho de recursos anterior ao desembolso; e 4. registro em tempo hábil de obrigações, transferências de fundos e outras transações relacionadas com projetos.  Constatou-se também a necessidade da inspeção de instalações e material para o treinamento de funcionários no sistema OASES, tendo em vista maior eficiência e eficácia.  O exame feito pelo Escritório dos seguintes seis projetos indicou que os desembolsos foram autorizados e devidamente documentados e que foram alcançados os objetivos dos projetos:  1. Mestrado Ibero-Americano On-Line para Estudos de Dependência de Drogas; 2. Escolas de Enfermagem; 3. Mecanismo de Avaliação Multilateral (MAM); 4. Instrumento de Avaliação e Administração do Uso da Terra (GLEAM); 5. Escola Andina Regional de Inteligência para o Combate às Drogas; e 6. Implementação do Regulamento Modelo sobre Armas de Fogo.

O principal objetivo da realização da auditoria SG/OIG/AUDIT-05/03 foi determinar se a Secretaria Permanente da Comissão Interamericana de Mulheres (Secretaria da CIM) cumpre seus mandatos e avaliar os controles internos vigentes relacionados com suas atividades operacionais.  A auditoria abrangeu o período de janeiro de 2002 a junho de 2003.  Constatou-se que, em sua maioria, os controles internos da CIM são satisfatórios e que esta tem cumprido efetivamente seu mandato e alcançado seus objetivos.  As principais deficiências encontradas têm a ver com a necessidade de cumprir as diretivas da Secretaria-Geral da OEA com  relação a:  1. descrições do cargo atualizadas; 2. registro de obrigações antes de assumir compromissos de incorrer custos para conferências e reuniões; 3. Formulários de Despesas de Viagem; 4. Contratos por Tarefa; 5. registros mensais de licença; e 6. Avaliações do Desempenho.  O exame feito pelo EIG de dois projetos: 1. Integração da Perspectiva de Gênero e 2. Estudo sobre o Tráfico de Mulheres e Crianças para Exploração  Sexual nas Américas indicou que haviam sido alcançados os objetivos em conformidade com os acordos de projetos e que haviam sido apresentados os relatórios finais.

A auditoria SG/OIG/AUDIT-06/03 examinou as atividades operacionais da Unidade de Serviços de Mensageiros, Correio e Transporte do Departamento de Tecnologia e Serviços Gerais no período de janeiro a novembro de 2003.  A auditoria constatou a necessidade de haver procedimentos operacionais e diretrizes por escrito, bem como supervisão de funções atribuídas e melhor administração da Unidade.  Outras deficiências identificadas relacionam-se com a necessidade de uma inspeção das instalações  e material alocados à Unidade, bem como do cumprimento das diretivas da Secretaria-Geral da OEA referentes a Avaliações do Desempenho, registros mensais de licença e manutenção de documentação apropriada do uso de  cartões de crédito.

A auditoria SG/OIG/AUDIT-07/03 examinou as atividades operacionais do Escritório da OEA na República Dominicana para o período de janeiro de 2002 a setembro de 2003.  A auditoria determinou que os controles internos são satisfatórios, mas que era necessário: 1. concluir as Avaliações do Desempenho; 2. manter o Registro Oficial de Chamadas Telefônicas Internacionais e o registro da milhagem do veículo oficial; e 3. apresentar relatórios trimestrais de bens importados livres de impostos.  O EIG também observou que o gerador adquirido em 1992 não estava funcionando bem e deveria ser substituído.  Após a conclusão da auditoria, o Escritório na República Dominicana recebeu doações de um Estado membro para a aquisição de um novo gerador, que tem contribuído significativamente para o funcionamento eficiente e eficaz desse Escritório.

A auditoria SG/OIG/AUDIT-08/03 foi realizada em seguimento à auditoria realizada em 2000 e para avaliar os controles internos do Departamento de Serviços de Gestão de  Compras (DPMS).  A auditoria abrangeu o período de janeiro de 2002 a agosto de 2003.  Constatou-se que houve significativo melhoramento nos controles internos do processo de aquisições desde a auditoria interna realizada no ano 2000.  No entanto,  observou-se a necessidade de: 1. um manual de procedimentos para documentar os processos de aquisições; 2. descrições de cargos atualizadas para os funcionários; 3. pistas de auditoria das mudanças e cancelamentos feitos de ordens de compra e requisições; 4. monitoramento sistemático e efetivo do processo de fechamento de ordens de compra abertas, particularmente no fim do mês e do ano;  e 5. controles internos adequados relativos à delegação de responsabilidade concedida ao Diretor da Secretaria de Conferências e Reuniões no que se refere a contratos de aquisições para reuniões e conferências.

O EIG investigou alegações de irregularidades que foram feitas contra o Diretor e o Técnico Administrativo do Escritório da Secretaria-Geral em El Salvador.  A investigação (SG/OIG/INV-01/03) concluiu que os controles internos não eram adequados e que alguns funcionários haviam violado as diretivas da Secretaria-Geral da OEA, incluindo as Normas Gerais para o Funcionamento da Secretaria-Geral, as Ordens Executivas, o Regulamento do Pessoal, Memorandos Administrativos, as Normas Orçamentárias e Financeiras da Secretaria-Geral da OEA e o Manual Orçamentário e Financeiro para os Escritórios da Secretaria-Geral nos Estados Membros.  O Secretário-Geral aceitou os pedidos de demissão de dois funcionários (Funcionário EO2008 e Funcionário EO5309), bem como uma oferta monetária feita pelo Técnico Administrativo “na qualidade de restituição”.

A inspeção SG/OIG/INSP-01/03 examinou a documentação, a fim de verificar se o Escritório da Secretaria-Geral da OEA no Paraguai estava desempenhando suas funções de acordo com as políticas e procedimentos da Secretaria-Geral da OEA.  A inspeção foi realizada na sede e foram examinadas as atividades financeiras para o período de janeiro de 2002 a abril de 2003.  O EIG também examinou as transações financeiras de quatro projetos executados nesse Estado membro: 1. Desenvolvimento Organizacional da Comissão Nacional de Combate a Drogas; 2. Comissão Interamericana de Direitos Humanos; 3. Modernização do Registro Civil (MORECIV); e 4. Modernização de Instituições Eleitorais.  O exame feito pelo EIG indicou que três dos quatros projetos foram executados em conformidade com os respectivos acordos de projetos e que foram alcançados os objetivos dos projetos.  No entanto, a auditoria observou que o projeto MORECIV, financiado com um empréstimo do BID, foi concluído em dezembro de 2003 a pedido do contribuinte, devido a problemas verificados durante sua execução.