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BUREAU DE L'INSPECTEUR GENERAL
RAPPORT D'ACTIVITES 2003

1. Rapports d’audit

Huit audits, une inspection, et une enquête ont été menés pendant l’année qui a pris fin le 31 décembre 2003, et quatre-vingt recommandations ont été formulées en vue de remédier à certaines déficiences qui avaient été identifiées dans le contrôle interne. Tous les rapports et toutes recommandations présentés au Secrétaire général ont été approuvés. L’OIG continue d’assurer le suivi des efforts qu’accomplit le Secrétariat général pour donner les suites nécessaires aux conclusions des audits et pour appliquer les recommandations. L’Inspecteur général constate avec satisfaction que le Secrétariat général fait de son mieux pour mettre en œuvre les recommandations de l’OIG en dépit des contraintes imposées par la rareté des ressources.

L’Audit SG/OIG/AUDIT-01/03 a été menée pour vérifier si les coûts des communications téléphoniques interurbaines et internationales au Siège étaient raisonnables, et si les dépenses étaient encourues dans le respect des politiques et procédures de l’OEA. L’audit a été mené avant tout à titre de suivi de la mise en œuvre des recommandations formulées lors de l’examen effectué en 1999 des coûts des communications téléphoniques (SG/OIG/INVEST/02/99). L’audit couvrait la période allant de janvier 2002 à mars 2003.  Il a déterminé qu’à partir de décembre 2002 le Secrétariat général de l’OEA (SG/OEA) avait réalisé des économies de 68% la minute d’appels interurbains et internationaux  parce qu’il participe avec d’autres organisations internationales aux efforts visant à développer un plus grand pouvoir de négociation avec les fournisseurs de services de communications téléphoniques interurbaines et internationales. L’audit a déterminé la nécessité d’actualiser les directives du SG/OEA existantes sur les certifications mensuelles, les appels à frais renversés, les appels privés interurbains et internationaux, ainsi que le paiement des appels placés dans le cadre de projets et dont le coût est prélevé sur les fonds alloués à ces projets et non sur le Fonds ordinaire. Au nombre des déficiences déterminées citons celle de l’inefficacité de la gestion de l’utilisation des codes d’accès autorisée à certaines personnes appelées à placer des appels interurbains et internationaux, et celle du non- engagement de fonds pour le règlement des factures mensuelles dans les délais requis. L’audit a recommandé que les téléconférences et les vidéoconférences devraient être envisagées par le SG/OEA si l’on veut réduire les coûts des communications interurbaines et internationales et des voyages.

L’Audit SG/OIG/AUDIT-02/03 a été menée à titre de suivi de l’audit du Département des services financiers de 2000 et a couvert la période allant de janvier 2001 à mars 2003. Son principal objectif était d’évaluer les contrôles internes au sein du DSF, y compris les contrôles associés au traitement des rentrées de fonds, les créances, les sommes à payer et les décaissements, la petite caisse et les rapprochements de comptes bancaires. L’audit a noté plusieurs nouveaux arrangements procéduraux adoptés par le DSF, notamment l’établissement des politiques et procédures appelées à régir les différentes attributions comptables du Département, ainsi que la signature d’un accord avec la Commission du Fonds Leo S. Rowe pour externaliser le service des comptes de prêts particuliers. L’audit a noté que la Coopérative des employés de l’OEA (OAS Staff Federal Credit Union) a été choisie pour mettre au point une infrastructure financière conçue pour décaisser et recevoir les remboursements de prêts consentis par le Fonds  Rowe, ainsi que pour assurer le service des soldes des prêts personnels au nom du DSF. À partir du 1^er janvier 2003, l’AICD a signé un autre accord avec le Sous-secrétariat à la gestion selon lequel le DSF assumera la responsabilité de tenir tous les livres comptables de l’AICD, sauf les états financiers des projets mis en œuvre en Amérique centrale avec des fonds spécifiques. L’audit a déterminé les améliorations marquées qui ont été observées dans les contrôles internes du DSF depuis l’audit de 2000, et a également souligné que ce Département doit encore respecter les directives du SG/OEA concernant l’obligation d’engager des fonds avant d’encourir des dépenses, de proroger des contrats à la tâche, d’alimenter et de reconstituer les fonds de la Petite caisse,  de traiter et de rendre compte des opérations dans les délais requis.

L’Audit SG/OIG/AUDIT-03/03 a été entrepris pour déterminer et évaluer les contrôles internes au sein de la Bibliothèque Colomb (BC) et de vérifier si la BC exerce ses attributions en respectant les politiques et procédures en vigueur au SG/OEA. L’audit a couvert la période allant de janvier 2002 à août 2003. Il a déterminé que, en majeure partie, les contrôles internes au sein de la BC sont satisfaisants, et qu’en dépit de la rareté des ressources, la BC fait tout son possible pour s’acquitter de sa mission. Les déficiences principales déterminées ont été que les soldes des heures de congé des membres du personnel doivent être corrigées, et que les normes régissant les contrats à la tâche (CPR) doivent être respectées lors de l’octroi de ce type de contrat pour assurer que les Déclarations de bonne conduite et d’incompatibilité soient envoyées au Département des services de ressources humaines. L’audit a en outre déterminé que les procédures de rentrées de fonds provenant de services liés à la Bibliothèque, et l’alimentation d’une Petite caisse pour les dépenses mineures doivent être actualisés.

L’Audit SG/OIG/AUDIT-04/03 a été mené pour évaluer les contrôles internes au sein du Secrétariat exécutif de la Commission interaméricaine de lutte contre l’abus des drogues (CICAD), et a couvert la période allant de janvier 2001 à mai 2003.  L’audit a noté que de 2001 à 2003, le Secrétariat de la CICAD recevait, outre les ressources qui lui sont allouées par prélèvement sur le Fonds ordinaire, également des montants s’établissant à presque EU$23 millions en provenant de sources externes pour la mise en œuvre de ses programmes.  L’audit a déterminé que le Secrétariat de la CICAD a accompli sa mission avec efficacité et qu’il avait réalisé ses objectifs. La conclusion principale de l’audit est que la CICAD doit centraliser et gérer effectivement toutes les opérations financières effectuées au sein de chaque projet pour assurer que des rapports sensés et dignes de foi soient établis pour appuyer la prise de décisions. D’autres conclusions de l’audit portent sur la nécessité de respecter les directives du SG/OEA concernant: 1) la conduite et la soumission des notations du personnel, ainsi que des Déclarations annuelles de loyauté et d’éthique, et d’incompatibilités; 2) la soumission dans les délais requis des feuilles de présence mensuelles; 3) l’engagement des fonds préalablement à tout décaissement, et 4) l’enregistrement en temps opportun des engagements de fonds, des virements ainsi que d’autres opérations liées à un projet.  L’audit a aussi déterminé la nécessité d’une inspection physique des ressources destinées à la formation du personnel au système OASES en vue d’accroître son efficacité et sa performance.  L’audit des six projets suivants a indiqué que les décaissements avaient été autorisés, que les pièces justificatives avaient été fournies et que les objectifs des projets avaient été atteints:  1) Magistère ibéro-américain en ligne en études de toxicomanies; 2) Écoles de gardes-malades; 3) Mécanisme d’évaluation multilatérale (MEM); 4) Outil pour l’évaluation et la gestion générales de l’exploitation des terres (GLEAM); 5) École de renseignements antidrogues de la région andine, et 6) Mise en œuvre du Règlement-type sur les armes à feu.

L’objectif principal de l’audit SG/OIG/AUDIT-05/03 était de déterminer si le Secrétariat permanent de la Commission interaméricaine des femmes (Secrétariat de la CIM) s’acquitte de sa mission, et d’évaluer  les contrôles internes exercés sur les activités fonctionnelles. L’audit a couvet la période allant de janvier 2002 à juin 2003 et a déterminé qu’en général, les contrôles internes au sein de la CIM sont satisfaisants et que le Secrétariat de la CIM s’est acquitté de ses attributions avec efficacité et a réalisé ses objectifs. Les déficiences retenues ont été la nécessité de respecter les directives du SG/OEA concernant: 1) l’actualisation des définitions d’emploi; 2) l’enregistrement des engagements de dépenses préalablement à tout décaissement au titre des conférences et réunions; 3) les demandes d’indemnités et règlements des frais de voyage; 4) les contrats à la tâche; 5) les feuilles de présence, et 6) les notations. L’examen de deux projets par l’OIG 1) Intégration de la perspective de la parité, et 2) Étude du trafic des femmes et des enfants aux fins d’exploitation sexuelle dans les Amériques, a permis de déterminer que leurs objectifs avaient été atteints conformément aux accords conclus et aux rapports finals qui ont été soumis.

L’audit SG/OIG/AUDIT-06/03 a examiné les activités opérationnelles de l’Unité des Services de messagerie, de distribution du courrier et des transports du Département des services technologiques et des installations, et a couvert la période allant de janvier à novembre 2003. L’audit a déterminé la nécessité d’établir par écrit les procédures et directives opérationnelles,  de superviser les fonctions exercées et d’améliorer l’administration de cette Unité.  L’audit a aussi déterminé, au nombre des autres déficiences, que les immobilisations affectées à cette Unité doivent être physiquement inspectées, et qu’elle doit respecter les directives du SG/OEA concernant la notation, la soumission des feuilles de présence mensuelles, et les pièces justificatives appropriées à l’appui de l’usage de la carte de crédit.

L’audit SG/OIG/AUDIT-07/03 a examiné les activités opérationnelles du Bureau hors siège de l’OEA en République dominicaine pendant la période allant de janvier 2002 à septembre 2003. L’audit a déterminé que les contrôles internes sont  satisfaisantes, mais qu’il faut 1) effectuer les notations; 2) tenir un registre officiel des appels interurbains et internationaux, et un journal de l’utilisation, par millage, des véhicules officiels du Bureau, et 3) soumettre des rapports trimestriels indiquant les articles importés hors taxe. L’OIG a aussi noté que la génératrice achetée en 1992 fonctionnait mal et devait être remplacée. À la suite de cet audit, le Bureau hors siège de l’OEA en République dominicaine a reçu des contributions d’un État membre, ce qui lui a permis d’acheter une nouvelle génératrice qui a grandement contribué à accroître son efficacité et sa performance fonctionnelles.

L’audit SG/OIG/AUDIT-08/03 a été mené à titre de suivi de celui qui a été effectué en 2000 et pour évaluer les contrôles internes au sein du Département des Services de gestion des achats publics (DPMS).  Il a couvert la période allant de janvier 2002 à août 2003, et a noté qu’il y a eu des améliorations marquées dans les contrôles internes des processus d’achat depuis l’audit de 2000. Cependant, il a noté ce qui suit: 1) un manuel de procédure indiquant les pièces justificatives qui doivent accompagner les processus d’achat; 2) les définitions d’emploi des membres du personnel devaient être actualisées; 3) les pistes de vérification devraient être utilisées pour les changements et les annulations introduites dans les bons de commande et les demandes d’achat; 4) une surveillance systématique et effective du processus de clôture pour les bons de commande ouverts doit être établie, particulièrement à la fin du mois ou à la fin de l’année, et 5) des contrôles internes adéquats doivent être mis en place lorsqu’il s’agit d’une procuration donnée au Directeur du Secrétariat aux conférences et réunions pour des contrats d’achat associés aux réunions et conférences. 

L’OIG a mené une enquête au sujet de présomptions d’irrégularités attribuées au Directeur et à l’assistant administratif du Bureau hors siège de l’OEA à El Salvador.  L’enquête SG/OIG/INV-01/03 a conclu que les contrôles internes étaient loin d’être satisfaisants et que les membres du personnel en question avaient violé les directives du SG/OEA, y compris les Normes générales; les Instructions du Secrétaire général, le Règlement du personnel, les notes administratives, les Règlements budgétaires et financiers du SG/OEA, et le Manuel budgétaire et  financier pour les bureaux hors siège de l’OEA.  Le Secrétaire général a accepté les démissions des deux fonctionnaires (EO2008 et EO5309) ainsi que les sommes offertes par l’assistant administratif “à titre de restitution”.

L’audit SG/OIG/INSP-01/03 a examiné la documentation appuyant la vérification que le Bureau hors siège de l’OEA au Paraguay s’acquittait des attributions qui lui sont confiées en respectant  les politiques et procédures du SG/OEA. L’inspection a été menée au Siège, et a passé en revue les activités financières pour la période allant de janvier 2002 à avril 2003. L’OIG a également examiné les opérations financières de quatre projets mis en œuvre dans ce pays membre: 1) Développement organisationnel de la Commission nationale de contrôle des drogues; 2) Commission interaméricaine des droits de l’homme; 3) Modernisation du Registre de l’état civil (MORECIV), et 4) Modernisation des institutions électorales. L’examen effectué par l’OIG a indiqué que trois de ces quatre projets ont été mis en œuvre dans le respect des accords les régissant, et que les objectifs des projets avaient été réalisés. Cependant, l’audit a noté qu’il avait été mis un terme au projet MORECIV en décembre 2003, sur la demande du contribuant, en raison des problèmes qui se sont présentés pendant sa mise en œuvre. Ce projet avait été financé grâce un prêt consenti par la BID.

II. Dotations en personnel

Trois postes de vérificateurs ont été inscrits au titre du Bureau de l’Inspecteur général au Programme-budget du Fonds ordinaire. L’Inspecteur général continue d’avoir recours à des contrats à la tâche pour les services d’audit qui complémentent les ressources en personnel fournies par le Fonds ordinaire pour ces services. En 2003, outre les allocations du Fonds ordinaire, l’OIG a reçu EU$10 000 des Fonds spécifiques de l’AICD à titre de supplément au financement des services d’audit. Le manque de ressources continue d’être un obstacle à la capacité de l’OIG d’assurer la couverture des secteurs à haut risque, et un suivi opportun et approprié de ses recommandations en cours d’exécution. Tant l’Inspecteur général que la Commission des vérificateurs extérieurs ont plaidé la cause d’une réponse favorable à la demande de ressources supplémentaires en faveur de l’OIG.

III Autres questions

L’OIG a participé en qualité d’observateur aux réunions tenues au SG/OEA, particulièrement celles de la  CAAP, de l’OASES, celles traitant du réaménagement du Bâtiment du Secrétariat général (GSB), du Comité d’adjudication des contrats, ainsi que celles du Comité des publications. L’Inspecteur général continue de tenir des réunions avec les administrateurs du Secrétariat général pour discuter de la mise en œuvre des recommandations des audits, ainsi que d’autres questions portant sur l’entretien d’un environnement de contrôle interne efficace.