Durante el año que finalizó el 31 de diciembre de 2004 se llevaron a cabo ocho auditorías y dos investigaciones, y se presentaron 61 recomendaciones para corregir las deficiencias de control interno que fueron identificadas. Dos recomendaciones estuvieron relacionadas con la necesidad de actualizar los registros de activos fijos para propósitos de control de inventario, 57 con el cumplimiento de las directivas de la SG/OEA y mejoras en la eficiencia y los controles operativos, y dos estuvieron relacionadas con la seguridad de las computadoras. Todas las recomendaciones e informes presentados al Secretario General fueron aprobados. La OIG continúa vigilando los esfuerzos llevados a cabo por la Secretaría General para responder a las conclusiones de las auditorías e implementar las recomendaciones. La Inspectora General ve con satisfacción que la Secretaría General está haciendo todo lo posible para poner en práctica las recomendaciones de la OIG dentro de las limitaciones presupuestarias existentes.

La auditoría SG/OIG/AUDIT-01/04 tuvo por objeto examinar las características de control de seguridad de la infraestructura que respalda las aplicaciones y determinar si se cuenta con las salvaguardias adecuadas para asegurar la integridad general de los datos de la Organización. Los aspectos de infraestructura incluyen: controles de actividades en la Web – Internet y servidor, controles de firewall, controles del sistema operativo, controles de los componentes de la red Web, controles del navegador, protección contra virus, plan de continuidad de negocios, copias de seguridad de archivos de datos clave, contratos de mantenimiento de equipos (servidores, impresoras, etc.), y conexiones de Oracle con las Oficinas Nacionales. La auditoría observó que el sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) operado por la SG/OEA es complejo y requiere diligencia para establecer técnicas eficaces de seguridad y control. La auditoría también observó que desde la auditoria de 2002 se ha logrado un progreso significativo y que, en general, los funcionarios realizan su labor más eficazmente como resultado de su mayor conocimiento del sistema y de sus responsabilidades de trabajo. Sin embargo, existe la necesidad de (1) contar con políticas y procedimientos de seguridad para conexiones inalámbricas con el fin de prevenir situaciones de riesgo y satisfacer las necesidades del entorno actual pleno de amenazas y (2) consolidar las funciones de seguridad en un grupo dependiente del Administrador de Seguridad de Datos. La auditoría observó asimismo que rápidamente se emitieron políticas y procedimientos por escrito para mitigar las situaciones de riesgo después de identificarse el acceso a la red interna de la OEA por parte de una conexión inalámbrica sin autorización.

La auditoría SG/OIG/AUDIT-02/04 se realizó con el fin de examinar las características de seguridad y control de la aplicación Oracle para determinar si se cuenta con salvaguardias adecuadas que aseguren la integridad general de los datos de la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos. La OIG observó que el sistema OASES está funcionando en forma más eficiente como consecuencia de la diligencia y el esfuerzo de todos los funcionarios, y que muchas áreas han logrado un notable progreso desde la auditoría anterior.

Las principales conclusiones de alto riesgo estuvieron relacionadas con la asignación de  los derechos de los super usuarios y la falta de una efectiva segregación de funciones de ciertas personas. Otras conclusiones incluyeron la necesidad de (1) lograr un método cuantificable para asegurar la juiciosa utilización de recursos en la producción de informes financieros y estimular a los usuarios a que preparen sus propios informes utilizando las herramientas disponibles, (2) implementar directrices para definir los cambios en la configuración de los códigos de cuentas frente a los cambios de definición y (3) formalizar una metodología de clasificación de datos para proteger los datos de la SG/OEA, particularmente en la distribución de informes y las transferencias de archivos.

La auditoría SG/OIG/ 03/04 tuvo por objeto evaluar los controles internos relacionados con los gastos de viaje pagados en la sede y examinar el costo de los viajes, incluidos los gastos por concepto de traslado de enseres domésticos y repatriación incurridos en 2003. La OIG observó que la SG/OEA ha logrado seguir reduciendo exitosamente el costo total de los viajes pagados por el Fondo  Regular, tal y como encomendaron los Estados Miembros. Sin embargo, existe la necesidad de reducir el costo de los viajes pagados con recursos de los fondos específicos y para cumplir con las directivas de viajes de la SG/OEA. Las recomendaciones de la OIG incluyen la implementación de medidas destinadas a reducir las multas por cambios en los itinerarios de los viajes, así como la necesidad de (1) aprobar las Requisiciones antes de los viajes, (2) presentar puntualmente los formularios de reclamos de gastos de viaje (TEC), (3) deducir el monto directamente del salario en los casos en que los informes de reclamos de gastos de viaje no se presentan puntualmente, (4) automatizar el proceso de revisión de los reclamos de gastos de viaje con el fin de lograr una mayor eficiencia operativa, (5) contar con procedimientos por escrito y documentación de respaldo en el caso de los viajes oficiales realizados por  los empleados con Contratos por Resultado (CPR) y (6) exigir a los empleados con contratos por resultado la presentación de  informes de reclamos de gastos de viaje.

La auditoría SG/OIG/ 05/04 se emprendió a solicitud de la Misión Permanente de los Estados Unidos a fin de examinar la suma total de fondos específicos con los que ese gobierno ha contribuido a la Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo (AICD). La Oficina de Servicios Presupuestarios y Financieros sigue realizando el mantenimiento de los registros financieros y la administración de los fondos de la AICD, de acuerdo con los términos del acuerdo de 2003 con la antigua Subsecretaría de Administración.  En su mayor parte, la AICD cumple con las directivas de la SG/OEA con respecto a la administración de sus fondos específicos. Sin embargo, la auditoría observó que durante el período que cubre dicha auditoría la AICD no siempre cumplió con las directivas de la SG/OEA con respecto a los desembolsos, órdenes de compra y contratos por resultado. Se formularon recomendaciones para (1) mejorar el proceso de presentación de informes financieros, (2) obtener la aprobación de los donantes antes de transferir fondos entre proyectos (3) cumplir con los términos establecidos por el donante con respecto a los gastos generales y distribuciones de interese, y (4) reconsiderar los términos del acuerdo de 2003 para determinar su efectividad. 

La auditoría SG/OIG/ 06/04 se realizó para examinar y evaluar los controles internos en la Oficina de la Secretaría General en Costa Rica durante el período de enero de 2003 a septiembre de 2004. La auditoría determinó que, en su mayor parte, los controles internos son satisfactorios. Sin embargo, además de la necesidad de tomar medidas para el cobro de los pagos atrasados de los préstamos del  Fondo Leo Rowe, es necesario cumplir con las directivas de la SG/OEA con respecto al registro de las firmas autorizadas en la cuenta del banco local, cheques anulados, autorización y uso de los fondos de la Caja Chica y actualización del informe de inventario de activos fijos. Se realizaron auditorías de tres proyectos ejecutados por la Oficina de la SG/OEA en Costa Rica: (1) Formulación de un Programa Estratégico de Acción para la Gestión Integrada de los Recursos Hídricos y el Desarrollo Sostenible de la Cuenca del Río San Juan y su Zona Costera; (2) Programa de Asistencia para Pequeños Hoteles en Centroamérica; y (3) Segunda Etapa del Protocolo Técnico para el establecimiento del Programa Observatorio de la Democracia en Centroamérica. El examen que realizó la OIG de estos proyectos indica que todos los informes de progreso e informes finales fueron presentados y que se lograron los objetivos establecidos en los respectivos acuerdos.

La auditoría SG/OIG/ 07/04 se emprendió con el fin de dar seguimiento a la auditoría interna que se realizó en 2000 del Programa para la Reconstrucción Conjunta de Viviendas en las Comunidades del centro y norte de Nicaragua. El examen que realizó la OIG de los informes de progreso de la ejecución del proyecto presentados por la Oficina indica que el programa fue muy exitoso. La auditoría observó que desde la auditoría de 2000 se han realizado mejoras significativas en los controles internos, especialmente en el desembolso de los fondos del proyecto. Las áreas donde ha habido las mejoras más importantes son las siguientes:

• Supervisión eficaz y administración del proyecto por parte de la sede y la Oficina de la SG/OEA en Nicaragua.
• Controles internos eficaces en el recibo y desembolso de los fondos del proyecto, incluido el método de pago para los gastos del proyecto, adquisiciones y registro del inventario.
• Cumplimiento de los términos del acuerdo del proyecto.

Las principales conclusiones fueron la necesidad de asegurar que (1) las modificaciones de los acuerdos de los proyectos se finalizan por escrito y son firmadas por ambas partes, y (2) los contratos por resultado se conceden solamente cuando hay fondos disponibles. 

La auditoría SG/OIG/ 08/04 se realizó con miras a examinar el proyecto de Asistencia al Desminado en Nicaragua (PADCA). La auditoría observó que el proyecto está siendo ejecutado de conformidad con los términos de los acuerdos del proyecto y las directivas de la SG/OEA. Las principales conclusiones de la auditoría fueron la necesidad de estandarizar el método de identificación en respaldo a los pagos de los zapadores y para la presentación de información puntual para la actualización del informe de inventario de activos fijos en la sede.

La investigación SG/01/04 del Proyecto PADCA en Guatemala se emprendió a solicitud del Coordinador General del Programa de la antigua Unidad para la Promoción de la Democracia con respecto a las alegaciones de irregularidades contra el Coordinador Nacional del Proyecto. La investigación observó varias irregularidades en la ejecución de ese proyecto, incluidas violaciones de las Normas de la SG/OEA y las Normas Presupuestarias y Financieras con respecto a las relaciones familiares, cuentas bancarias autorizadas, autorización y uso de los fondos de la Caja Chica, supervisión eficaz y administración del personal del proyecto por parte de los funcionarios en la sede y la actualización de los informes de los inventarios de activos fijos. Se formularon recomendaciones para el fortalecimiento de los controles internos en la ejecución del proyecto y para la terminación de dos contratos. Además, el contrato del Coordinador local del proyecto no fue renovado a partir del 31 de diciembre de 2004.

II. Dotación de personal