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Português | 1 de enero al 31 de diciembre de 2003 ÍNDICE
De acuerdo con el artículo 116 de las Normas Generales, el Secretario General estableció procedimientos de auditoría interna adecuados para comprobar el cumplimiento de las normas y reglamentos vigentes, en especial a través del examen sistemático y selectivo de las transacciones oficiales y los procedimientos operativos relacionados con los recursos administrados por la Secretaría General. La Oficina de la Inspectora General fue creada como dependencia responsable de aplicar los procedimientos de auditoría interna y desempeñar las funciones afines. La Orden Ejecutiva No. 95-05 impartida por el Secretario General el 8 de mayo de 1995 crea la Oficina del Inspector General y establece la declaración de responsabilidad, los objetivos y las competencias respecto de las auditorías internas y la composición de la OIG. La OIG sigue teniendo un efecto sólido, constructivo y positivo constante en el rendimiento y la eficacia generales de la SG/OEA, en aras de garantizar el mantenimiento de un clima de rendición de cuentas. La función de auditoría interna ofrece un programa permanente para evaluar el desempeño, mantener la integridad financiera y cuantificar el cumplimiento de la normativa, las políticas y los procedimientos operativos, salvaguardar el activo, garantizar economía y rendimiento en el uso de los recursos, así como la efectividad de la administración de los programas y proyectos en la consecución de los objetivos deseados. La auditoría interna ayuda a detectar y corregir situaciones que plantean riesgos innecesarios e identificar oportunidades para mejorar, a la vez que asiste a la Organización en la consecución de sus objetivos, manteniendo los riesgos dentro de límites tolerables. Específicamente, la Oficina de la Inspectora General es responsable de asegurar el examen sistemático de la administración interna y los controles contables y de ayudar al fortalecimiento de los controles y el fomento de la eficiencia de todas las oficinas, departamentos, programas, divisiones, unidades, actividades y proyectos de la SG/OEA, tanto en la sede como en los Estados miembros. Las actividades de auditoría procuran determinar si las funciones de planificación, organización, administración, documentación, contabilidad, custodia y control de los recursos se realizan en forma eficiente, efectiva y económica, y de conformidad con: i) las instrucciones, políticas, normas, reglamentos, manuales, procedimientos y demás disposiciones administrativas establecidas, y ii) los objetivos generales de la Organización y las más elevadas normas de práctica administrativa. La OIG informa sobre la pertinencia y efectividad del sistema de controles internos de la Secretaría General, incluida la integridad de la información financiera, el cumplimiento de las directivas para la gestión de los programas de la OEA, la efectividad de la administración de programas y proyectos de acuerdo con las condiciones de contratos firmados, la eficiencia y efectividad de los controles de la seguridad y aplicación del sistema computarizado OASES, así como la salvaguardia del activo. Los informes de la OIG ofrecen propuestas para fomentar la economía, eficiencia y efectividad de las operaciones de la Secretaría General y para asistir a todos los niveles de la administración en la prevención o detección de fraude o abuso. La OIG evalúa los elementos de los controles internos contra riesgos identificados dentro de la Secretaría General, incluida la estructura orgánica, los estándares de la actividad y su riesgo para los programas y operaciones. La OIG también ofrece servicios de consultoría a varias unidades y departamentos de la Secretaría General, por solicitud de estos o como observadora en las reuniones de la SG/OEA sobre asuntos relacionados con los procesos operativos, cuestiones nuevas, proyectos de reestructuración orgánica y planificación de cambios en los procesos de su actividad. De conformidad con las Normas Generales, en las auditorías debe ponerse especial acento en las propuestas de la Junta de Auditores Externos, en particular respecto de la necesidad de concentrarse en las áreas de alto riesgo y/o en aquellas con mayores posibilidades de incrementar la eficiencia, economía y efectividad. La OIG tiene plena autonomía técnica y la autonomía administrativa más amplia posible. La OIG garantiza la calidad de su trabajo desempeñando sus funciones de acuerdo con las disposiciones de su mandato, las normas y directivas de la Secretaría General y las Normas de Práctica Profesional de las auditorías internas aprobadas por el Instituto de Auditores Internos. Dichas normas rigen la independencia, competencia, objetividad y diligencia de la OIG, el ámbito y el desempeño de la labor de auditoría interna y el cuidado profesional que debe tenerse en la prestación de servicios de auditoría. En los informes de auditoría se identifican las iniciativas estratégicas utilizadas por la OIG y se formulan recomendaciones para corregir las fallas identificadas y mejorar la rendición de cuentas y el desempeño en toda la Secretaría General. De acuerdo con la
Orden Ejecutiva No. 95-05, la Inspectora General presenta un informe en
plazo de los hallazgos de la auditoría y sus recomendaciones al
Secretario General. Los hallazgos y recomendaciones de los informes de
auditoría aprobados son remitidos por el Secretario General a los altos
funcionarios. La Orden Ejecutiva No. 95-05 dispone que, a los 30 días de
recibido el informe remitido por el Secretario General, los
administradores habrán de garantizar que se han
La tasa de implementación de las recomendaciones aprobadas es un factor sustancial para determinar el éxito de los servicios de auditoría que brinda la OIG. El seguimiento de las medidas adoptadas para implementar las recomendaciones es fundamental para determinar el impacto de la OIG en la Secretaría General y para cuantificar las mejoras. En cuanto a la determinación de las medidas adoptadas sobre las deficiencias anotadas en los informes de auditoría, la Oficina de la Inspectora General ha establecido con buenos resultados un sistema para el seguimiento de las medidas que adopta la Secretaría General con miras a implementar las recomendaciones. Los informes que genera este sistema son remitidos a la Junta de Auditores Externos en el curso de su examen anual y ofrecen información importante para la planificación de los futuros programas de trabajo de la OIG. Los esfuerzos
proactivos de la OIG a través de las consultas realizadas durante las
auditorías internas, así como las deliberaciones sobre actividades
operativas actuales y proyectadas, el examen de los procedimientos
operativos antes de su distribución y la participación como observadora
en varias reuniones de la SG/OEA tienen el propósito de facilitar y
fomentar una comunicación abierta con la Secretaría General. Esta tarea
de consulta a la administración no sólo fomentó la efectividad y el
impacto de las actividades de auditoría interna, sino que contribuyó
sustancialmente al fortalecimiento de los controles internos en toda la
Secretaría General. Las auditorías de 2003 incluían el examen de los procesos operativos relacionados con las llamadas de larga distancia en la Sede, las operaciones de la Unidad de Mensajería y los controles de los Departamentos de Servicios Financieros y de Servicios de Gestión de Compras, así como las Secretarías de la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas (CICAD) y la Comisión Interamericana de Mujeres (CIM). También se examinaron en 2003 los controles internos de la Oficina de la SG/OEA en la República Dominicana y algunos proyectos seleccionados. Se inspeccionaron los registros de la Oficina de la SG/OEA en Paraguay y se realizó una investigación de las actividades de dos funcionarios en la Oficina de la SG/OEA en El Salvador. El impacto de la OIG en la Secretaría General es significativo, pues las recomendaciones se orientan a crear mayor conciencia fiscal entre los funcionarios, al cumplimiento de las directivas de la OEA, la recuperación de haberes adeudados a la Organización y una mayor conciencia de la necesidad de mantener controles internos efectivos. Los resultados de las actividades de auditoría de la OIG dieron lugar a ochenta y siete recomendaciones para la constante mejora en el funcionamiento de los programas, un manejo responsable de los recursos y la obligación de rendir cuentas por la administración. Las ochenta y siete recomendaciones fueron calificadas como cincuenta y seis de ALTO RIESGO y treinta y una de RIESGO MEDIO. Sesenta y ocho recomendaciones identificaban la necesidad de mejoras en la eficiencia y efectividad operativas, incluido el cumplimiento de las directivas de la OEA y el fortalecimiento de la rendición de cuentas y el desempeño. Cinco de las recomendaciones apuntaban a la necesidad de contar con procedimientos escritos, nueve pedían inspecciones físicas del inventario para registrar debidamente el activo de la OEA y cinco se relacionaban con aspectos de los sistemas de información. En la evaluación de veinte proyectos se examinaron los gastos, los informes de progreso y la eficiencia y efectividad de la administración de proyectos para determinar si se estaban alcanzando los objetivos en forma efectiva en función del costo. Los logros más notables resultantes de los esfuerzos combinados de la OIG y la Secretaría General son los siguientes:
Las actividades de auditoría realizadas figuran en los Anexos 1 y 2, de acuerdo con las áreas técnicas. Las listas indican que las actividades de auditoría se focalizaron en el examen de las actividades operativas de la Secretaría General, incluyendo tres Oficinas de la SG/OEA en los Estados miembros. En las auditorías operativas se examinan sólo los registros y la documentación de respaldo, pero también se recomiendan medidas que permitan operaciones más eficientes, mejorar la gestión y los controles contables, reducir los costos y evitar las pérdidas. La OIG también evaluó veinte proyectos ejecutados por la SG/OEA en la Sede y en los Estados miembros para determinar el cumplimiento de las condiciones de los acuerdos de proyecto y si se habían alcanzado los objetivos de los proyectos en forma efectiva en función del costo. El programa de trabajo de auditoría de 2003 se concentró en muchos de los aspectos financieros y de gestión identificados en el informe de auditoría de 2002 preparado por la Junta de Auditores Externos. Las auditorías de 2003 apuntaron a las operaciones con mayor grado de riesgo y con mayores posibilidades de incrementar la eficiencia, economía y efectividad dentro de la Secretaría General. La metodología de planificación de la OIG garantiza que las áreas de alto riesgo merezcan atención primaria y, en consecuencia, este criterio permite que la Inspectora General priorice mejor el uso de los limitados recursos. La tasa de cobertura de las operaciones de las auditorías de 2003 en la Sede fue de aproximadamente el 73 por ciento y las actividades de auditoría relacionadas con actividades operativas en las oficinas de la SG/OEA en los Estados miembros, del 27 por ciento. Los Estados miembros, el Secretario General y la Junta de Auditores Externos confían en la OIG como salvaguardia permanente para mantener controles internos efectivos. La efectividad de la función de auditoría interna depende de la aceptación por los administradores de su responsabilidad de establecer controles y de implementar las recomendaciones derivadas de los hallazgos de los informes de auditoría. El éxito y la utilidad de la función de auditoría dependen del valor y la importancia que los altos funcionarios de la administración atribuyan a esa función y de la manera en que la misma se integra a las actividades operativas de la SG/OEA. El seguimiento de auditoría controla la calidad de las transacciones, demuestra la rendición de cuentas por parte de los administradores acerca de las tareas que se les asignaron y es esencial para que la OIG determine la oportunidad de la auditoría. Los informes de la OIG han abordado la necesidad de realizar una pista de auditoría adecuada en el sistema OASES, y se espera que la Subsecretaría de Administración tenga efectiva y oportunamente en cuenta este aspecto para mejorar la transparencia y rendición de cuentas en relación con todas las transacciones procesadas por el sistema. La OIG sigue examinando los hallazgos y recomendaciones de las auditorías con los principales administradores de los programas en una entrevista final, en un empeño por explicar los hallazgos, obtener el acuerdo con las mismas y un consenso en torno al método para implementar las recomendaciones. Esta metodología y la presentación de un borrador del informe para recabar comentarios no sólo garantizan la efectividad de la función de la OIG, sino que también confirma que los hallazgos y recomendaciones de las auditorías son comunicados a los altos funcionarios de la administración antes de someter el informe para aprobación. En varios casos, las fallas fueron corregidas antes de concluir la auditoría, habiéndose tomado en cuenta los comentarios y observaciones de los auditados para concluir los informes que se someterían a la aprobación del Secretario General. La OIG ha observado que esta práctica permite mayor transparencia, aceptación de los hallazgos de las auditorías y la implementación oportuna de las recomendaciones. La Inspectora General sigue manteniendo una relación de trabajo profesional y efectiva con los administradores de las diversas áreas de la SG/OEA para asegurar la implementación satisfactoria y oportuna de las recomendaciones, con miras a corregir las deficiencias que inhiben la eficiencia y efectividad de la estructura orgánica. La Inspectora General actúa en estrecha colaboración con el Departamento de Servicios Legales, cuando lo estima apropiado, en relación con las diversas cuestiones que surgen en el curso de sus actividades de auditoría e investigación. La exitosa tasa de implementación de las recomendaciones formuladas por la OIG es un factor positivo en la determinación de que los servicios de esta Oficina han tenido un efecto sólido y positivo en la eficiencia y efectividad generales de la Organización. El sistema aplicado por la OIG para efectuar el seguimiento de las medidas que se adoptan en relación con las recomendaciones ofrece un mecanismo sistemático para dar cumplimiento a los requisitos de la Orden Ejecutiva No. 95-05. La Junta de Auditores Externos se basa sustancialmente en los informes generados por ese sistema en su examen anual de la efectividad e implementación de las recomendaciones de las auditorías. Los empeños de la OIG han contribuido sustancialmente a obtener informes de auditoría sin reservas en todas las dependencias de la Secretaría General, en lo que hace a la contabilidad financiera de 2003. A junio de 2004, cincuenta y nueve (68%) de las ochenta y siete recomendaciones aprobadas para 2003 fueron totalmente implementadas. Las recomendaciones formuladas para años anteriores fueron implementadas en su totalidad. A la fecha de prepararse el presente informe, veintiocho recomendaciones relacionadas con el año 2003 se encontraban en diversas etapas de implementación, y de ellas, diecisiete eran consideradas de alto riesgo. Las recomendaciones sobre aspectos de alto riesgo fueron formuladas para efectuar mejoras en los procesos operativos a fin de mejorar la rendición de cuentas, realizar el adecuado registro del activo de la OEA, y mejorar los controles internos, la transparencia y la efectividad.
La Inspectora General se complace por la exitosa tasa de
implementación demostrada por
la SG/OEA y por la puntualidad en la comunicación de las
medidas adoptadas para dar cumplimiento a las recomendaciones. La OIG
aprecia mucho el constante empeño y la cooperación de la Secretaría
General en aras de la efectividad y eficacia generales.
Todas las cuestiones señaladas a la atención de la Inspectora General para su investigación son evaluadas contra información conocida para determinar su credibilidad y el impacto en los controles internos. Las cuestiones referidas a la OIG en 2003 que planteaban un riesgo intrínseco para los controles internos de la Oficina de la Secretaría General fueron investigadas para adoptar las medidas pertinentes.
La Orden Ejecutiva No. 95-05 requiere que las actividades de auditoría se orienten a las operaciones con mayor grado de riesgo y/o a aquellas con mayores posibilidades de permitir incrementar la eficiencia, economía y efectividad. La OIG también tiene que realizar auditorías sistemáticas y selectivas de todas las operaciones, de acuerdo con un plan cíclico a largo plazo que garantiza la auditoría completa de la Secretaría General en un período adecuado. Tanto la Inspectora General como la Junta de Auditores Externos han expresado la necesidad de contar con recursos adicionales en la OIG para ofrecer una cobertura de auditoría adecuada. El enlace a OASES de las actividades financieras de las oficinas de la SG/OEA en los Estados miembros, utilizando un sistema computarizado para tramitar los pagos que centralizará los procesos financieros de la SG/OEA, no quedó completo en 2003, como se preveía al principio. En 2004, la OIG proyecta seguir evaluando el nivel de riesgo relacionado con las transacciones financieras que efectúan esas oficinas y se propone dar seguimiento al proceso de enlace a OASES. El plan de trabajo para 2004 (Anexo 3) plantea continuar con la focalización de la OIG en el examen de las actividades con mayor grado de riesgo y de las que promueven economías, eficiencia y efectividad en las operaciones de la SG/OEA, así como de los programas y proyectos de la OEA. La Junta de Auditores Externos respalda y aprueba este enfoque de las actividades de auditoría proyectadas. Los recursos disponibles para las actividades operativas de la Oficina de la Inspectora General están previstos en el programa presupuesto del Fondo Regular. La dotación de la OIG actualmente consiste en la Inspectora General y tres cargos de auditor, más un asistente administrativo. Los recursos humanos de la OIG son complementados por contratistas por resultados, en la medida de la disponibilidad de recursos. La Inspectora General desea expresar su sincero agradecimiento a los Directores de los Departamentos de Servicios Legales y de Servicios Financieros por el "préstamo" de dos funcionarios profesionales que prestaron excelente asistencia profesional en la realización de la investigación SG/OIG/INVEST-01/03. La falta de recursos suficientes para sus iniciativas estratégicas sigue planteando dificultades a la OIG en el cumplimiento de su mandato de mantener una cobertura de auditoría sustancial en la Secretaría General, incluyendo a las oficinas en los Estados miembros, y examinar los proyectos administrados por la SG/OEA. La falta de recursos impide que la OIG responda adecuadamente a las necesidades de auditoría de la SG/OEA, presente los informes de auditoría en forma oportuna y realice un seguimiento sistemático. Tanto la Inspectora General como la Junta de Auditores Externos han señalado la necesidad de contar con recursos adicionales y siguen recomendando dar prioridad y consideración favorable al pedido de recursos adicionales formulado por la Inspectora General. En el informe de 2003, la Junta de Auditores Externos reafirmó su recomendación de asignar recursos adicionales a la OIG para asegurar un correcto sistema de control interno. La Inspectora General hace un uso óptimo de los recursos disponibles para lograr resultados que agreguen valor al servicio que se presta a la SG/OEA y los Estados miembros. La OIG está sometida a las medidas de austeridad actualmente vigentes en la Secretaría General y, durante varios años, tanto la Junta como la Inspectora han expresado preocupación por la dotación de personal de la OIG. A juicio de la Inspectora General, existe una necesidad urgente de no menos de dos cargos de auditor adicionales para fortalecer a la Oficina y fomentar la efectividad y el impacto de las actividades de auditoría interna, incluidas las autorías de proyectos con financiamiento específico. En el proyecto de programa-presupuesto para 2005, se incluyó el pedido de un cargo más de auditor. Para satisfacer efectivamente la necesidad de realizar auditorías de proyectos con financiamiento externo, debe considerarse el financiamiento de un cargo de auditor con recursos provenientes de los fondos específicos. Esta asignación podría incluir una previsión especial para las auditorías de la OIG en los acuerdos de proyectos, según recomendó la Junta de Auditores Externos, recursos de los pagos de gastos generales a la SG/OEA o del interés devengado por las contribuciones a los fondos específicos. En el informe de auditoría de 2003, la Junta de Auditores Externos volvió a reafirmar la recomendación de efectuar una previsión específica en los acuerdos de proyectos para garantizar que la OIG reciba los fondos necesarios para realizar las auditorías necesarias. ÉDITOS DE FORMACIÓN PROFESIONAL CONTINUAEn el informe de 2003, la Junta reafirmó sus recomendaciones de años anteriores en el sentido de que se ponga a disposición financiamiento suficiente para que el personal de la OIG reciba capacitación para satisfacer los créditos anuales mínimos de formación profesional continua requeridos. La Inspectora General es directamente supervisada por el Secretario General y se rige por los artículos pertinentes de las Normas Generales para el funcionamiento de la Secretaría General, la Orden Ejecutiva No. 95-05 y las Normas y Procedimientos Presupuestarios y Financieros, así como por otras directivas de la OEA. La función de auditoría interna es un control administrativo que actúa cuantificando y evaluando la efectividad de otros controles de gestión. Para asegurar un análisis objetivo de los hechos e imparcialidad de juicio, la OIG no participa en procedimientos operativos ni desempeña funciones cotidianas relacionadas con los procesos operativos, excepto con respecto a su examen y evaluación. La Inspectora General y el personal de la OIG gozan de acceso pleno, libre e irrestricto a todas las funciones, actividades, operaciones, registros, bienes y personal de la Secretaría General, según se considere necesario para planear y ejecutar las acciones de auditoría que se considere requiere la consecución de su mandato. La Inspectora General tiene total independencia en la planificación de los programas de auditoría y en todas las actividades de auditoría. La independencia operativa de la OIG requiere que las auditorías sean efectuadas en forma profesional. Pese a su independencia operativa, la OIG funciona como componente esencial de la Secretaría General y suministra a los Estados miembros y al Secretario General información objetiva y útil en relación con la consecución de sus metas y objetivos.
En 2003, la Junta de Auditores Externos evaluó el entorno interno general, determinando que el mismo era efectivo, y emitió opiniones “limpias” sin reservas sobre los estados financieros de la Secretaría General. El Estatuto de la AICD dispone que la Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral sea responsable de la administración y autorización de la obligación y el desembolso de recursos del FEMCIDI, los fondos específicos y otros recursos confiados a la AICD, de acuerdo con los reglamentos y acuerdos aplicables. En 2003, la Junta de Auditores Externos señaló que la integración con éxito de la AICD a OASES y que la unificación de la gestión financiera y administrativa de la OEA en dicho sistema ha fortalecido el conjunto de controles internos de la Organización y fue un factor determinante en el pronunciamiento de una opinión sin reservas, a un costo de auditoría razonable. La Junta de Auditores Externos, en su informe de 2003, formuló comentarios en relación con la cobertura, personal e independencia de la auditoría y el seguimiento de las recomendaciones formuladas por la Oficina de la Inspectora General. La Junta también declaró que el estatuto y la función de la OIG eran importantes, dado que la función de auditoría interna actúa como salvaguardia esencial permanente para evaluar y mantener el entorno de control interno dentro de la OEA. La Inspectora General sigue empeñada en atender las preocupaciones expresadas por la Junta y examinar las áreas de preocupación, en la medida de los recursos disponibles.
16 de junio de 2003
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A.
