Introdução
Informações Gerais

A.  Mandato
B.  Qualidade do trabalho
C.  Relatórios e implementação de recomendações

Resumo das auditorias realizadas 

1. Tipo de auditoria
2. Abrangência da auditoria
3. Comentários da SG/OEA sobre os relatórios do EIG
4. Acompanhamento da auditoria

Anexo 1 - Lista de auditorias reailzadas em 2002
Anexo 2 - Auditorias por área técnica
Anexo 3 - Plano de Trabalho de Auditoria 2004



I. INTRODUÇÃO

Em conformidade com o artigo 118 das Normas Gerais para o Funcionamento da Secretaria-Geral, submeto à consideração do Conselho Permanente o relatório anual das auditorias realizadas pelo Escritório do Inspetor-Geral (EIG) no decorrer do ano civil encerrado em 31 de dezembro de 2003.  O relatório faz referência às propostas apresentadas pela Junta de Auditores Externos e à adequação dos recursos, bem como ao nível da dotação de pessoal do Escritório do Inspetor-Geral.

II. INFORMAÇÕES GERAIS

A. Mandato

prestar assistência no aperfeiçoamento dos controles e no melhoramento da eficácia de todos os escritórios, departamentos, programas, divisões, unidades, atividades e projetos da SG/OEA, tanto na sede quanto nos Estados membros. As atividades de auditoria são realizadas para determinar se as funções de planejamento, organização, administração, documentação, contabilidade, custódia  e controle dos recursos são executados de maneira eficiente, eficaz e econômica e de acordo com:

i)          instruções, políticas, normas, regulamentos, manuais, procedimentos e outras disposições administrativas estabelecidas; e

            ii)         os objetivos gerais da Organização e os mais altos padrões de prática administrativa.

O EIG informa sobre a adequação e eficácia do sistema de controle interno da Secretaria-Geral, inclusive sobre a integridade da informação financeira, o cumprimento das diretrizes de administração dos programas da OEA, a eficácia da administração de programas e projetos de acordo com os termos dos acordos assinados, a eficiência e a eficácia dos controles de segurança e aplicação, bem como sobre a preservação de ativos do sistema computadorizado OASES.  Os relatórios do EIG apresentam propostas com vistas a promover economia, eficiência e eficácia nas operações da Secretaria-Geral e prestar assistência a todos os níveis de gestão na prevenção ou detecção de fraude e abuso. O EIG avalia elementos de controle interno em relação a riscos identificados na Secretaria-Geral, inclusive na estrutura organizacional, normas operacionais e o risco delas decorrentes para os programas ou operações.  O EIG também presta serviços de consultoria a várias unidades e departamentos da Secretaria-Geral a pedido destes ou atua como observador em reuniões da SG/OEA sobre matérias relacionadas com processos operacionais, questões novas, propostas de reestruturação operacional e mudanças planejadas em processos organizacionais.

De acordo com as Normas Gerais, as auditorias dispensam especial atenção às propostas da Junta de Auditores Externos, especialmente com relação à necessidade de se concentrar em áreas de alto risco ou nas de maior potencial para o aumento da eficiência, economia  e eficácia. O  EIG goza de autonomia técnica total e da mais ampla autonomia administrativa possível.

B. Qualidade do trabalho

O EIG assegura a qualidade do seu trabalho mediante o desempenho das obrigações a ele atribuídas por seu mandato, pelas normas e diretrizes da Secretaria-Geral e pelas Normas para a Prática Profissional de Auditoria Interna aprovadas pelo Instituto de Auditores Internos.  As Normas de Auditoria Interna regem a independência, proficiência, objetividade e diligência do EIG, o alcance e o desempenho do trabalho de auditoria interna e o cuidado profissional a ser dispensado à execução dos serviços de auditoria.  Os relatórios de auditoria definem as iniciativas estratégicas usadas pelo EIG e formula recomendações para corrigir as deficiências constatadas, aumentar a responsabilidade e melhorar o desempenho em toda a Secretaria-Geral.

C. Relatórios e implementação de recomendações

De acordo com a Ordem Executiva 95-05, o Inspetor-Geral submete oportunamente ao Secretário-Geral relatório das conclusões e recomendações da auditoria.  As conclusões e recomendações dos relatórios aprovados são transmitidas à alta administração pelo Secretário-Geral.   A Ordem Executiva 95-05 dispõe que, até 30 dias após o recebimento do relatório transmitido pelo Secretário-
Geral, os administradores devem assegurar a adoção ou planejamento das medidas corretivas adequadas relativas às recomendações formuladas ou às deficiências relatadas pelo Inspetor-Geral.  O Inspetor-Geral é responsável por informar a Junta de Auditores Externos sobre a emissão de todos os relatórios submetidos ao Secretário-Geral. As recomendações do EIG visam a contribuir para a melhor gestão, mais responsabilidade e maior transparência e são classificadas como de alto, médio e baixo risco. As recomendações de alto risco são consideradas as de conseqüências mais extensas para o desempenho da Organização, na medida em que sua implementação melhoraria a produtividade, o fluxo de trabalho e a eficácia dos programas.

A taxa de implementação das recomendações aprovadas constitui fator significativo na determinação do êxito dos serviços de auditoria prestados pelo EIG.  A monitoração das medidas tomadas para a implementação das recomendações é crucial para a determinação do impacto do EIG na Secretaria-Geral e para a avaliação dos melhoramentos.  A fim de definir as providências adotadas quanto às deficiências relatadas nos relatórios de auditoria, o Escritório do Inspetor-Geral implantou com êxito um sistema de rastreamento das ações postas em prática pela Secretaria-Geral na implementação de recomendações. Os relatórios gerados por esse sistema de rastreamento são apresentados à Junta de Auditores Externos no decorrer de sua avaliação anual e também prestam informações importantes para o planejamento futuro dos programas de trabalho do EIG.

O EIG empenha-se em prestar assistência aos Estados membros e à Secretaria-Geral na consecução de uma administração responsável de recursos, bem como na criação de uma atmosfera de responsabilidade, transparência e melhor desempenho na execução dos programas da OEA. No período de 1^o de janeiro a 31 de dezembro de 2003, o EIG realizou oito auditorias, uma inspeção e uma investigação que se concentraram em atividades operacionais.  Sete auditorias foram realizadas em dependências localizadas na sede e outras atividades de auditoria examinaram processos operacionais desenvolvidos nos escritórios da SG/OEA nos Estados membros.  Todos os relatórios submetidos pelo Inspetor-Geral foram aprovados pelo Secretário-Geral . 

As auditorias concluídas em 2003 incluíram a análise dos processos operacionais relacionados com chamadas telefônicas de longa distância na sede, o funcionamento da Unidade de Mensageiros e os controles internos do Departamento de Serviços Financeiros e do Departamento de Serviços de Gestão de Compras, bem como das secretarias executivas da Comissão Interamericana para o Controle do Abuso de Drogas (CICAD) e da Comissão Interamericana de Mulheres .(CIM).  Também foram examinados em 2003 os controles internos do Escritório da SG/OEA na República Dominicana e projetos selecionados. Foram inspecionados os registros do Escritório da SG/OEA no Paraguai  e investigadas as atividades de dois funcionários do Escritório da SG/OEA em El Salvador.

O impacto do EIG na Secretaria-Geral é considerável, na medida em que as recomendações são destinadas a promover a conscientização dos funcionários quanto a questões fiscais, ao cumprimento das diretrizes da OEA, à recuperação de quantias devidas à Organização e à necessidade de serem mantidos controles internos eficazes. Os resultados das atividades de auditoria realizadas pelo EIG se traduziram em 87 recomendações para o contínuo melhoramento da execução dos programas, bem como para a administração responsável de recursos e responsabilidade administrativa.  As 87 recomendações foram divididas em 56 de ALTO RISCO e  31 de  MÉDIO RISCO.  Sessenta e oito recomendações salientaram a necessidade de se melhorar a eficiência e a eficácia operacionais, inclusive o cumprimento das diretrizes da OEA e o aperfeiçoamento da responsabilidade e do desempenho.  Cinco recomendações ressaltaram a necessidade de procedimentos escritos, nove solicitaram inspeções físicas de estoque para o adequado registro dos ativos da OEA e cinco eram relacionadas a aspectos dos sistemas de informação. As avaliações de 20 projetos examinaram gastos, relatórios de andamento e a eficiência e eficácia da gestão de projetos, a fim de determinar se os objetivos foram alcançados de maneira eficiente com relação aos custos. 

As realizações mais notáveis decorrentes do esforço conjunto do EIG e da Secretaria-Geral foram as seguintes:

• A unificação da administração financeira e administrativa no OASES aperfeiçoou o sistema de controles internos de todas as unidades operacionais, inclusive a AICD.

• A Junta de Auditores Externos e os auditores externos concluíram que é eficaz o ambiente de controle global interno da Secretaria-Geral. 
• A Secretaria-Geral mereceu pareceres sem reservas com relação a 2003, não tendo sido constatadas deficiência material ou situação fiscal alguma relativas a qualquer dos fundos.
• A Junta  manifesta sua satisfação quanto ao progresso obtido pela Secretaria-Geral e o EIG no atendimento das recomendações de 2002, apesar dos recursos limitados.
• Todas as recomendações expedidas em 2001 e 2002 foram implementadas.  A partir de junho de 2004, 59 das 87 recomendações expedidas para 2003 foram implementadas.

• A Subsecretaria de Administração continua a se empenhar no melhoramento dos processos e procedimentos operacionais do OASES a fim de melhor servir às unidades técnicas no que diz respeito a relatórios financeiros confiáveis e oportunos.
• A Subsecretaria de Administração continua a proporcionar capacitação sistemática e contínua no sistema computadorizado OASES, bem como procedimentos impressos para os usuários.
• O projeto de normas orçamentárias e financeiras para transações operacionais nos escritórios da SG/OEA na sede foi distribuído e o EIG apresentou comentários adequados.
• As ações do EIG resultaram num melhor relacionamento com a Secretaria-Geral, o que, por sua vez, provocou impacto consistente e positivo na eficiência e eficácia globais da Organização.

As atividades de auditoria realizadas são relacionadas no Anexo 1 e no Anexo 2 de acordo com as áreas técnicas.  As relações mostram que as atividades de auditoria se centraram na análise das atividades operacionais da Secretaria-Geral, inclusive os escritórios da SG/OEA nos Estados membros. As auditorias operacionais não somente examinam registros e documentação de apoio mas também medidas que levam a operações mais eficientes, melhoramentos nos controles administrativos e contábeis, redução de custos e prevenção de perdas.  O EIG também avaliou 20 projetos executados pela SG/OEA na sede e nos Estados membros a fim de determinar o cumprimento dos termos dos acordos de projetos e se os objetivos dos projetos eram alcançados de maneira eficaz em função dos custos.

2. Abrangência da auditoria

O programa de trabalho das auditorias se concentrou em 2003 em vários aspectos financeiros e administrativos constatados no relatório de auditoria de 2002 da Junta de Auditores Externos. As auditorias de 2003 focalizaram as operações com o mais alto grau de risco e as de maior potencial para aumento da eficiência, economia e eficácia na Secretaria-Geral. O planejamento da metodologia do EIG assegura que as áreas de alto risco sejam atendidas preferencialmente e esse enfoque, por sua vez, possibilita ao Inspetor-Geral priorizar o uso dos limitados recursos. A taxa de abrangência da auditoria das operações da sede em 2003 foi de aproximadamente 73% e as atividades de auditoria relacionadas com as atividades operacionais dos escritórios da SG/OEA nos Estados membros chegou a 27%.

3. Comentários da SG/OEA sobre os relatórios do EIG

Os Estados membros, o Secretário-Geral e a Junta de Auditores Externos confiam no EIG como garantia permanente de controles internos eficazes.  A eficácia da função de auditoria interna depende da aceitação por parte da administração de sua responsabilidade pelos controles estabelecidos, bem como pela implementação das recomendações decorrentes dos relatórios de auditoria.  O êxito e a utilidade da função de auditoria depende do valor e da importância que a alta administração confere a essa função e da maneira por que é ela integrada às atividades operacionais da SG/OEA.  Registros contábeis eficazes controlam a qualidade das transações, demonstram a responsabilidade do administrador quanto às tarefas a ele atribuídas e são essenciais para que o EIG determine a oportunidade da auditoria.  Os relatórios do EIG chamaram a atenção para a necessidade de registros contábeis adequados no sistema OASES.  Espera-se que a Subsecretaria de Administração considere esse assunto de maneira eficaz e oportuna com vistas a aumentar a transparência e a responsabilidade em todas as transações processadas por meio do sistema.   

O EIG continua a discutir as conclusões e recomendações da auditoria com a alta administração numa última reunião de encerramento, na tentativa de explicar as conclusões e obter concordância quanto ao seu teor, bem como consenso quanto ao método de implementação das recomendações.  Essa metodologia e a apresentação do projeto de relatório para comentários não somente asseguram a eficácia da função do EIG mas também garante que as conclusões e recomendações da auditoria sejam comunicadas à alta administração antes de serem submetidas a aprovação.  Em diversos casos foram corrigidas deficiências antes que a auditoria fosse concluída, bem como foram levados em consideração os comentários e observações dos auditados ao serem concluídos os relatórios de auditoria enviados ao Secretário-Geral para aprovação.  O EIG observou que essa prática possibilita maior transparência, aceitação dos resultados da auditoria e oportuna implementação das recomendações.  O Inspetor-Geral continua a manter uma parceria de trabalho profissional e efetiva com a administração de várias áreas da SG/OEA a fim de assegurar a implementação satisfatória e oportuna de recomendações que corrijam essas deficiências que inibem a eficiência e a eficácia organizacionais. O Inspetor-Geral trabalha em estreita colaboração com o Departamento de Serviços Jurídicos, conforme seja julgado adequado, com relação a questões diversas que surjam no curso de suas atividades de auditoria e investigação.

A alta taxa de implementação das recomendações formuladas pelo EIG contribui de maneira positiva para a constatação de que os serviços do EIG tiveram impacto consistente e efetivo na eficiência e eficácia globais da Organização. O sistema que no EIG rastreia as ações decorrentes das recomendações propicia acompanhamento sistemático em cumprimento aos requisitos da Ordem Executiva 95-05. A Junta de Auditores Externos confia amplamente nos relatórios gerados por esse sistema para sua análise anual da eficácia e implementação das recomendações da auditoria. Os esforços do  EIG colaboraram consideravelmente para que os relatórios de auditoria de todas as dependências da Secretaria-Geral referentes às contas de 2003 fossem emitidos sem reservas.

A partir de junho de 2004, 59 (68%) das 87 recomendações aprovadas para 2003 foram totalmente implementadas.  As recomendações formuladas para os anos anteriores foram todas implementadas. Até a data da preparação deste relatório 28 recomendações relativas a 2003 achavam-se ainda em vários estágios de implementação, das quais 17 foram consideradas de alto risco.  Essas recomendações de alto risco foram elaboradas para promover aperfeiçoamentos nos processos operacionais com vistas ao aumento da responsabilidade, ao registro adequado dos ativos da OEA, a melhores controles internos, transparência e eficácia. 

O projeto de normas orçamentárias e financeiras para os escritórios da OEA nos Estados membros foi distribuído em 2003. Espera-se que a Subsecretaria de Administração  conclua esses procedimentos para aprovação com a brevidade possível.  A capacitação permanente em OASES realizada pela Subsecretaria de Administração oferece oportunidade para que os funcionários responsáveis pelo sistema OASES sejam adequadamente preparados para o desempenho dessas funções.  Auditoria recente do EIG no sistema OASES constatou progresso considerável desde a última auditoria, especialmente na área de relatórios.  Contudo, é necessário um novo paradigma que promova o comprometimento total de todos os participantes no atendimento da necessidade permanente de informações relevantes. O EIG recomendou que, visando à eficácia em função dos custos, os usuários sejam incentivados a formular seus próprios relatórios usando os instrumentos disponíveis.  O EIG recomendou também que uma relação de relatórios personalizados seja colocada à disposição dos usuários de acordo com a sua conveniência. O Inspetor-Geral é de parecer que os benefícios máximos a serem alcançados do considerável investimento feito no OASES, bem como níveis ótimos de confiança do usuário, não serão alcançados até que esse usuário esteja em geral satisfeito com os relatórios gerados pelo sistema OASES em cumprimento às exigências dos doadores.

VI. PARTICIPAÇÃO DO EIG EM REUNIÕES

No decorrer de 2003, o Inspetor-Geral e funcionários do EIG participaram como observadores de várias reuniões de comissões e grupos de trabalho da Secretaria-Geral, inclusive os grupos de implementação do OASES, a Comissão de Adjudicação de Contratos, a Comissão de Descarte de Ativos Excedentes e/ou Obsoletos (COVENT) e a Comissão de Reforma do Edifício GSB. Ao longo de 2003 o Inspetor-Geral manteve contato com diretores de departamento, em caráter consultivo, desse modo colaborando estrategicamente para a consecução de objetivos, melhor comunicação e coordenação internas e um ambiente satisfatório de controle interno na Secretaria-Geral.  Esse enfoque consultivo proativo contribui efetivamente para a função do EIG de salvaguarda essencial e permanente na avaliação e manutenção do ambiente de controle interno.

VII. PLANO DE TRABALHO PARA 2004

A Ordem Executiva 95-05 requer que as atividades de auditoria sejam destinadas às operações de mais alto grau de risco ou às de maior potencial para o aumento da eficiência, economia e eficácia.  Também se requer que o EIG realize auditorias sistemáticas e seletivas de todas as operações de acordo com um plano cíclico de longo prazo que assegure a auditagem completa da Secretaria-Geral num prazo satisfatório. Tanto o Inspetor-Geral quanto a Junta de Auditores Externos expressaram a necessidade de recursos adicionais para o EIG a fim de que possa ser proporcionada a adequada cobertura de auditoria.

A conexão das atividades financeiras dos escritórios da SG/OEA nos Estados membros ao sistema computadorizado OASES para processamento de pagamentos, que centralizará os processos financeiros da SG/OEA, não foi concluída em 2003 conforme se previa inicialmente.  Em 2004 o EIG planeja continuar a avaliar o nível de risco relacionado com as transações financeiras realizadas nesses escritórios e propõe a monitoração do processo de conexão ao OASES.

O Plano de Trabalho para 2004 (Anexo 3) tem por objetivo propiciar que o EIG continue a se concentrar no exame das atividades de mais alto grau de risco e das que promovem economia, eficiência e eficácia no funcionamento da SG/OEA, bem como nos programas e projetos da OEA.  A Junta de Auditores Externos manifesta seu apoio e concordância com relação à abordagem do EIG das atividades de auditoria propostas.

O Inspetor-Geral otimiza os recursos disponíveis a fim de conseguir resultados que agreguem valor ao serviço proporcionado à SG/OEA e aos Estados membros. O EIG está sujeito às medidas de austeridade atualmente em vigor na Secretaria-Geral e por vários anos tanto a Junta quanto o Inspetor-Geral manifestaram preocupação quanto aos recursos de pessoal do EIG.  O EIG é de parecer que há necessidade urgente de pelo menos dois outros cargos de auditor para fortalecer o EIG e melhorar a eficácia e o impacto das atividades de auditoria interna, inclusive as auditorias de projetos financiados por fundos específicos.  Foi incluída no projeto de orçamento-programa para 2005 a solicitação de um cargo adicional de auditor. A fim de atender de maneira eficaz à necessidade de realização de auditorias de projetos financiados com recursos externos, deve-se considerar o financiamento de um cargo de auditor mediante recursos alocados de fundos específicos. Essa alocação poderá incluir uma disposição especial para auditorias do EIG em acordos de projetos, em atendimento à recomendação da Junta de Auditores Externos, fundos decorrentes de custos indiretos pagos à SG/OEA ou juros auferidos de contribuições para fundos específicos.  No relatório de auditoria de 2003 a Junta de Auditores Externos reafirmou uma vez mais a recomendação de que uma disposição específica seja incluída nos acordos de projetos com a finalidade de assegurar que o EIG receba os fundos necessários para a realização das auditorias requeridas. 

No relatório de 2003 a Junta reafirmou suas recomendações dos anos anteriores no sentido de que recursos suficientes sejam disponibilizados a fim de possibilitar ao pessoal do EIG freqüentar cursos de capacitação para atender ao mínimo de créditos anuais necessários em educação profissional permanente. 

O Inspetor-Geral é diretamente subordinado ao Secretário-Geral e suas funções são regidas pelos artigos das Normas Gerais para o Funcionamento da Secretaria-Geral, pela Ordem Executiva 95-05 e pelas Normas e Procedimentos Orçamentários e Financeiros, bem como por outras diretrizes da OEA. 

XI. RECOMENDAÇÕES DA JUNTA DE AUDITORES EXTERNOS

A Junta manifesta sua satisfação ante o progresso alcançado pela Secretaria-Geral e pelo EIG no atendimento das recomendações de 2002, a despeito dos escassos recursos.

Em 2003 a Junta de Auditores Externos considerou eficaz o ambiente geral interno e emitiu pareceres sem reservas sobre os demonstrativos financeiros da Secretaria-Geral. O Estatuto da AICD dispõe que o Secretário Executivo de Desenvolvimento Integral é responsável por gerir e autorizar o empenho e desembolso de recursos do FEMCIDI, dos fundos específicos e de outros recursos confiados à AICD, de acordo com o regulamento e acordos aplicáveis.  Em 2003 a Junta de Auditores Externos observou  que a bem-sucedida integração da AICD ao OASES e a unificação da gestão financeira e administrativa da OEA no sistema OASES aperfeiçoaram o sistema de controle interno da OEA e constituíram fator determinante para a obtenção de pareceres sem reservas