Dans ses rapports, le BIG détermine si le système de contrôle interne au Secrétariat général est adéquat et efficace, y compris l’intégrité de l’information financière, la conformité avec les directives applicables à la gestion des programmes de l’OEA, l’efficacité de la gestion des programmes et projets selon les conditions établies dans les accords signés, l’efficience et l’efficacité de la sécurité du système informatisé OASES et des contrôles des applications, ainsi que de la protection des avoirs.  Il formule des propositions visant à promouvoir l’économie, l’efficience et l’efficacité des opérations du Secrétariat général et à prêter assistance à tous les échelons de la gestion dans le domaine de la prévention ou de la détection des cas de fraude et d’abus.  Le BIG évalue les éléments des contrôles internes par rapport aux risques qui ont été constatés au niveau du Secrétariat général, notamment en ce qui concerne la structure organisationnelle, les règles de déontologie et les risques liés aux programmes ou opérations.  Il prête aussi des services consultatifs aux divers départements et unités du Secrétariat général qui en font la demande, ou assiste en qualité d’observateur aux réunions du SG/OEA sur des sujets concernant les processus opérationnels, les questions émergentes, les projets de restructuration organisationnelle et les changements prévus du déroulement des opérations.

Le BIG assure la qualité de son travail en accomplissant ses tâches conformément aux dispositions de son mandat, aux règles et directives du Secrétariat général et des Normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne approuvées par l’Institut des vérificateurs internes.  Les Normes en question régissent l’indépendance, les compétences, l’objectivité et l’assiduité du BIG, l’étendue et la performance des activités de vérification interne et le soin professionnel à apporter dans la prestation des services de vérification.  Dans ses rapports d’audit, le BIG définit les initiatives stratégiques qu’il a utilisées et soumet des recommandations pour remédier aux faiblesses qu’il a constatées et améliorer la comptabilité et le rendement de l’ensemble du Secrétariat général.

Conformément à l’Instruction 95-05, l’Inspecteur général soumet au Secrétaire général dans les délais prescrits un rapport contenant ses constatations et recommandations qui, une fois approuvées par le Secrétaire général, sont transmises aux directeurs.  Selon l’Instruction susmentionnée, dans un délai de 30 jours suivant la date de réception du rapport que leur a transmis le Secrétaire général, les directeurs doivent veiller à ce que des mesures correctives appropriées soient prises ou prévues suite aux recommandations formulées par l’Inspecteur général ou aux faiblesses signalées par celui-ci. 

L’Inspecteur général est chargé de faire rapport à la Commission des vérificateurs extérieurs sur tous les rapports en circulation qui sont soumis au Secrétaire général.  Les recommandations du BIG visent à contribuer à une amélioration de la gestion et à un accroissement de la responsabilité et de la transparence et sont classées en trois catégories selon qu’elles se rapportent à des secteurs dits à haut risque, à moyen risque ou à faible risque.  Les recommandations dites à haut risque sont considérées comme ayant les conséquences les plus profondes pour l’exécution des tâches de l’Organisation, car leur mise en oeuvre devrait se traduire par une amélioration de la productivité, du volume de travail et de l’efficacité des programmes.

Le taux d’exécution des recommandations approuvées est un facteur qui sert à évaluer le succès des services de vérification fournis par le BIG.  Le suivi des actions menées dans le cadre de l’application des recommandations revêt une importance cruciale pour déterminer l’impact du BIG sur le Secrétariat général et quantifier les améliorations.  Pour déterminer l’action menée en vue de combler les lacunes signalées dans les rapports d’audit, le Bureau de l’Inspecteur général a mis en place un système efficace de suivi des mesures prises par le Secrétariat général en application des recommandations.  Ces rapports de suivi sont remis à la Commission des vérificateurs extérieurs pendant leur examen annuel.  Ils contiennent des informations importantes pour la planification des futurs plans de travail du BIG.

Le BIG s’efforce d’aider les États membres et le Secrétariat général à assurer une gestion judicieuse des ressources, ainsi qu’à créer un climat dans lequel coexistent responsabilisation, transparence et amélioration de la performance dans l’exécution des programmes de l’OEA.  Pendant la période allant du 1^er janvier au 31 décembre 2003, le BIG a effectué huit audits, une inspection et une enquête qui ont porté sur la gestion.  Sept audits ont eu lieu dans des services situés au Siège et les autres activités de vérification ont consisté à examiner les processus de gestion appliqués dans des bureaux hors siège.  Tous les rapports soumis par l’Inspecteur général ont été approuvés par le Secrétaire général.

Les audits effectués en 2003 ont englobé les processus de gestion liés aux appels téléphoniques interurbains au Siège, les opérations du service de Messagerie et les contrôles internes du Département des Services financiers et du Département des Services de gestion des achats, ainsi que des Secrétariats de la Commission interaméricaine de lutte contre l’abus des drogues (CICAD) et de la Commission interaméricaine des femmes (CIM).  Le contrôle interne du Bureau hors siège en République Dominicaine et certains projets ont aussi fait l’objet d’une vérification en 2003.  Une inspection des livres du Bureau hors siège au Paraguay a été effectuée et une enquête menée sur les activités exercées par deux employés du Bureau hors siège à El Salvador.

L’impact du BIG sur le Secrétariat général est important car les recommandations ont pour objet d’accroître la sensibilisation des membres du personnel aux questions financières, la conformité avec les directives de l’OEA et le recouvrement des sommes dues à l’Organisation et de leur faire davantage prendre conscience de la nécessité d’appliquer des contrôles internes efficaces.  Les activités de vérification menées par le BIG ont abouti à quatre-vingt sept recommandations en faveur d’une amélioration continue de la performance des programmes, d’une administration judicieuse des ressources et d’une responsabilisation de la gestion.  Les quatre-vingt sept recommandations sont réparties de la manière suivante: cinquante six à HAUT RISQUE et trente et une à MOYEN RISQUE.  Soixante huit recommandations ont fait état de la nécessité d’améliorer l’efficience et l’efficacité de la gestion, notamment de se conformer aux directives de l’OEA et d’accroître la responsabilisation et le rendement, cinq recommandations de mettre les procédures par écrit, neuf de procéder à des inspections physiques des stocks aux fins d’une comptabilisation exacte des avoirs de l’OEA, tandis que cinq portaient sur des questions relatives aux Systèmes d’information.  L’évaluation de vingt projets a consisté en un examen des dépenses, des rapports d’activité et de l’efficience et de l’efficacité de la gestion des projets, lequel avait pour objet de déterminer si les objectifs ont été atteints d’une manière rentable.

Parmi les réalisations les plus notables auxquelles ont abouti les efforts conjugués du BIG et du Secrétariat général, il convient de mentionner les suivantes:

• L’unification de la gestion financière et administrative de l’OEA par le système OASES a renforcé le système des contrôles internes de tous les services opérationnels, y compris de l’AICD.

• La Commission des vérificateurs extérieurs et les vérificateurs extérieurs ont déterminé que le dispositif global du contrôle interne au Secrétariat général est efficace.
• Des opinions favorables ont été émises au niveau du Secrétariat général pour 2003 et aucune faiblesse notable ni situation susceptible d’être signalées n’ont été constatées pour un quelconque fonds.
• La Commission est satisfaite des progrès accomplis par le Secrétariat général et le BIG dans l’application des recommandations de 2002, malgré le volume limité des ressources.
• Toutes les recommandations formulées en 2001 et 2002 ont été mises en oeuvre.  En juin 2004, cinquante neuf des 87 recommandations formulées pour 2003 avaient été mises en oeuvre.

• Le Secrétariat à la gestion poursuit ses efforts en faveur de l’amélioration des processus et procédés opérationnels OASES pour mieux servir les Unités techniques qui ont besoin de rapports financiers fiables et élaborés rapidement.
• Le Secrétariat à la gestion continue d’offrir une formation systématique et permanente au système informatisé OASES, ainsi que de publier les procédures à l’intention des utilisateurs.
• Le projet de Règlement budgétaire et financier applicable aux transactions opérationnelles dans les Bureaux hors siège a été distribué et le BIG a fait part de ses commentaires en la matière.
• Grâce à ses efforts, le BIG est parvenu à améliorer les relations au sein du Secrétariat général, ce qui a eu des effets favorables sur l’efficacité et l’efficience globales de l’Organisation.

La liste des activités de vérification réalisées en 2003 figure à l’Annexe 1 et à l’Annexe 2 par secteur technique.  Il ressort de cette liste que les activités ont principalement consisté à vérifier la gestion du Secrétariat général, y compris celle de trois Bureaux hors siège.  Les audits de gestion ne passent pas seulement en revue les livres et la documentation à l’appui, mais ils recommandent aussi des mesures propres à accroître l’efficacité des opérations, à améliorer le contrôle de la gestion et de la comptabilité, à réduire les coûts et à prévenir les pertes.  Le BIG a également évalué vingt projets qui ont été exécutés par le SG/OEA au Siège et dans des États membres pour déterminer s’ils sont conformes aux conditions établies dans les accords de projet et si les objectifs du projet ont été atteints d’une manière rentable.

Le plan de travail de 2003 a été axé sur de nombreuses questions financières et gestionnaires qui avaient été relevées dans le rapport d’audit de 2002 de la Commission des vérificateurs extérieurs. Les audits de 2003 ont été orientées vers les opérations à plus haut risque et celles qui recèlent le plus grand potentiel d’accroissement de l’efficacité, de l’économie et de l’efficience au Secrétariat général. Les méthodes de planification du BIG assurent que les secteurs à haut risque reçoivent une attention particulière et permettent donc à l’Inspecteur général d’établir les priorités d’une manière plus efficace en ce qui concerne l’utilisation des ressources qui sont limitées. En 2003, l’audit a porté sur environ 73% des opérations au Siège et sur 27% des opérations dans les Bureaux hors siège.

3. Commentaires du SG/OEA sur les Rapports du BIG

Les États membres, le Secrétaire général et la Commission des vérificateurs extérieurs s’en remettent au BIG en sa qualité de garant permanent de l’efficacité du contrôle interne.  La fonction d’audit interne est efficace dans la mesure où les directeurs acceptent leur responsabilité de se conformer aux contrôles établis et de mettre en oeuvre les recommandations émanées des rapports d’audit.  Le succès et l’utilité de la fonction d’audit dépendent de la valeur et de l’importance que la direction accorde à cette fonction et de la façon dont elle est intégrée aux activités de gestion du SG/OEA.  Les pistes de vérification permettent de contrôler la qualité des transactions, indiquent le degré de responsabilisation des directeurs face aux tâches qui leur sont confiées et sont indispensables au BIG pour décider du moment auquel il convient d’effectuer l’audit.  Dans ses rapports, le BIG a indiqué qu’il est nécessaire que les pistes d’audit dans le système OASES soient appropriées et il est à prévoir que le Secrétariat à la gestion traite de cette question en temps opportun en vue d’améliorer la transparence et la responsabilité pour toutes les transactions traitées dans ce système.

Le BIG continue d’examiner les constatations et les recommandations de l’audit avec la direction des programmes dans le cadre d’un entretien définitif final pour expliquer les résultats, obtenir son accord et s’entendre sur la méthode à suivre pour appliquer les recommandations.  Cette approche et la soumission du projet de rapport par le BIG aux directeurs en vue d’obtenir leurs commentaires non seulement assurent l’efficacité de la fonction du BIG, mais confirment aussi que les constatations et recommandations sont communiquées aux directeurs avant d’être présentées pour approbation.  Dans plusieurs cas, des faiblesses ont été corrigées avant que l’audit ne soit terminé et les commentaires et observations du personnel intéressé par l’audit ont été pris en compte dans la version définitive du rapport d’audit qui a été envoyé au Secrétaire général pour approbation.  Le BIG a observé que grâce à cette approche la transparence est plus grande, les constatations de l’audit sont mieux acceptées et les recommandations sont rapidement mises en oeuvre.  L’Inspecteur général continue de travailler en partenariat d’une manière professionnelle et efficace avec les directeurs des divers secteurs du SG/OEA pour assurer la mise en oeuvre satisfaisante et rapide des recommandations visant à corriger les faiblesses qui compromettent l’efficacité et l’efficience organisationnelles.  L’Inspecteur général collabore étroitement avec le Département des services juridiques selon les besoins, aux diverses questions soulevées pendant les activités de vérification et d’enquête.

4. Suivi des audits

Le taux satisfaisant d’application des recommandations formulées par le BIG est un facteur positif pour déterminer si les services du BIG ont eu pour effet d’accroître l’efficience et l’efficacité globales de l’Organisation.  Le BIG a mis en place un système permettant d’assurer un suivi systématique des mesures prises en application des recommandations, conformément aux dispositions de l’Instruction 95-05.  La Commission des vérificateurs extérieurs fait un grand usage des rapports préparés selon ce système dans son examen annuel de l’efficacité et de l’application des recommandations de l’audit.  Grâce aux efforts du BIG, des opinions favorables ont été émises dans les rapports d’audit pour l’ensemble des services du Secrétariat général au titre des comptes financiers de 2003.

En juin 2004, cinquante neuf (soit 68%) des quatre-vingt-sept recommandations approuvées pour 2003 étaient entièrement mises en oeuvre.  La totalité des recommandations formulées pour les années précédentes a été appliquée.  À la date d’élaboration du présent rapport, vingt-huit recommandations relatives à 2003 se trouvaient encore à divers stades d’exécution, dont dix-sept étaient jugées à haut risque.  Ces recommandations à haut risque visaient à améliorer les processus opérationnels en vue d’accroître la responsabilité, de comptabiliser avec exactitude les avoirs de l’OEA, d’améliorer les contrôles internes et d’augmenter la transparence et l’efficacité.

L’Inspecteur général est heureux de constater que le taux d’exécution enregistré au SG/OEA est satisfaisant et que les rapports sur les mesures prises en application des recommandations ont été établis dans les délais impartis.  Le BIG accueille avec une vive satisfaction la collaboration et les efforts permanents du Secrétariat général visant à assurer l’efficience et l’efficacité globales de l’Organisation.

Le projet de Règlement budgétaire et financier applicable aux bureaux hors siège a été distribué en 2003 et il est à prévoir que le Secrétariat à la gestion mettra au point ces procédures en vue de leur approbation dès que possible.  La formation permanente au système OASES dispensée par le Secrétariat à la gestion donne aux membres du personnel qui ont des responsabilités liées au système OASES l’occasion d’acquérir les compétences qui leur permettent d’exercer ces fonctions.  Selon un audit récent du système OASES effectué par le BIG, des progrès importants ont été accomplis depuis le dernier audit, en particulier en ce qui concerne les rapports.  Cependant, un nouveau modèle est nécessaire pour engager pleinement tous les participants à répondre au besoin d’information valable. À ce sujet, le BIG a recommandé que par souci de rentabilité, les utilisateurs soient encouragés à élaborer leurs propres rapports à l’aide des outils disponibles.  Il a également recommandé qu’une liste de rapports personnalisés soit mise à la disposition des utilisateurs à toutes fins utiles.  L’Inspecteur général est d’avis qu’on ne parviendra à tirer le meilleur parti de l’investissement important que représente le système OASES et à susciter le niveau optimal de confiance des utilisateurs que si ceux-ci constatent en règle générale que les rapports émanés du système OASES répondent aux besoins des donateurs.

En 2003, l’Inspecteur général et les membres du personnel du BIG ont participé en qualité d’observateurs à diverses réunions des commissions et groupes de travail du Secrétariat général, y compris des Groupes de mise en oeuvre du système OASES, du Comité d’adjudication de marchés, de la Commission pour la liquidation des excédents et des actifs obsolètes (COVENT) et du Comité de rénovation du Bâtiment du Secrétaire général.  En 2003, l’Inspecteur général a eu des entretiens avec des directeurs de département sous forme de consultations, leur apportant ainsi un élément stratégique pour la réalisation des objectifs, l’amélioration de la communication et de la coordination internes et la création d’un dispositif satisfaisant de contrôle interne au Secrétariat général.  Cette approche proactive par voie de consultation contribue véritablement à la fonction du BIG en tant que garant permanent indispensable de l’évaluation et de l’application du dispositif global de contrôle interne.

Selon l’Instruction 95-05, les activités d’audit doivent être axées sur les opérations à plus haut risque et/ou celles qui recèlent le plus grand potentiel d’accroissement de la performance, de l’économie et de l’efficacité.  Le BIG est aussi tenu de conduire des audits systématiques et sélectifs de toutes les opérations conformément à un plan cyclique à long terme qui assure la vérification complète du Secrétariat général dans un délai approprié.  L’Inspecteur général comme la Commission des vérificateurs extérieurs ont fait part de la nécessité d’accroître les ressources du BIG pour que l’étendue des audits soit adéquate.

La connexion OASES des activités financières des bureaux hors siège à l’aide du système d’informatisation des paiements qui centralisera les processus financiers du SG/OEA n’a pas été effectuée en 2003 comme il avait été initialement prévu.  En 2004, le BIG entend continuer à évaluer le degré de risque lié aux transactions financières réalisées dans ces bureaux et propose de donner suite au processus de connexion OASES.

Selon le plan de travail pour 2004 (Annexe 3), le BIG continuera de s’attacher en particulier à l’examen des activités à plus haut risque et de celles qui encouragent l’économie, l’efficience et l’efficacité des opérations du SG/OEA, ainsi que des programmes et projets de l’OEA.  La Commission des vérificateurs extérieurs appuie et approuve cette approche des activités de vérification planifiées.

L’Inspecteur général fait une utilisation optimale des ressources disponibles pour obtenir des résultats qui accroissent la valeur des services fournis au SG/OEA et aux États membres.  Le BIG est assujetti aux mesures d’austérité actuellement en vigueur au Secrétariat général et depuis un certain nombre d’années, les ressources en personnel du BIG sont un sujet de préoccupation pour la Commission des vérificateurs extérieurs comme pour l’Inspecteur général.  De l’avis de l’Inspecteur général, il y a un besoin impérieux de créer au moins deux autres postes de vérificateur pour étoffer le BIG et rehausser son efficacité et l’impact de ses activités de vérification interne, notamment en effectuant des audits de projets spécifiques.  Une demande pour un poste supplémentaire de vérificateur a été incorporée au projet de Programme-budget pour 2005.  Pour répondre concrètement au besoin de conduire des audits de projets financés au moyen de ressources extérieures, il faudrait envisager de financer un poste de vérificateur par l’allocation de ressources provenant de fonds spécifiques.  Cette allocation peut revêtir la forme de provisions particulières pour les audits du BIG, lesquelles seront inscrites dans les accords de projet comme l’a recommandé la Commission des vérificateurs extérieurs, de fonds provenant des frais généraux versés au SG/OEA ou d’intérêts perçus sur les contributions aux fonds spécifiques.  Dans son rapport d’audit de 2003, la Commission des vérificateurs extérieurs a encore réitéré la recommandation selon laquelle les accords de projet doivent comporter une disposition particulière visant à assurer que le BIG recevra les fonds dont il a besoin pour conduire les audits nécessaires.

Dans son rapport de 2003, la Commission a réitéré les recommandations qu’elle avait formulées l’année précédente et selon lesquelles un montant de fonds suffisant doit être inscrit au budget du BIG pour assurer à son personnel le nombre minimum d’heures de formation continue requises sous formes d’unités de valeur.

L’Inspecteur général fait directement rapport au Secrétaire général et ses activités sont régies par les articles des Normes générales de fonctionnement du Secrétariat général, l’Instruction 95-05 et le Règlement budgétaire et financier, ainsi que les directives de l’OEA.

La Commission est satisfaite des progrès réalisés par le Secrétariat général et le BIG dans l’application des recommandations de 2002 malgré le volume limité des ressources.

En 2003, la Commission des vérificateurs extérieurs a déterminé que le dispositif global de contrôle interne était efficace et a émis des opinions sans réserve dites “favorables” au sujet des états financiers du Secrétariat général.  Le statut de l’AICD dispose que le Secrétariat exécutif au développement intégré est chargé de gérer et d’autoriser l’engagement et le décaissement des ressources du FEMCIDI, des fonds spécifiques et des autres ressources confiées à l’AICD, conformément aux réglementations et accords applicables.  En 2003, la Commission des vérificateurs extérieurs a noté que le succès de l’intégration de l’AICD au système OASES et de l’unification de la gestion financière et administrative de l’OEA par le système OASES a renforcé le système des contrôles internes à l’OEA et était un facteur déterminant de l’opinion favorable émise dans le rapport de vérification d’un coût raisonnable.

La Commission des vérificateurs extérieurs a fait des commentaires dans son rapport 2003 sur l’étendue de l’audit, la dotation en personnel et l’indépendance du BIG et le suivi des recommandations formulées par le Bureau de Inspecteur général.  Elle a aussi déclaré que le statut et le rôle du BIG revêtent de l’importance puisque la vérification interne fait essentiellement fonction de garant permanent de l’évaluation et de l’application des contrôles internes à l’OEA.

L’Inspecteur général continue de ne ménager aucun effort pour faire face aux préoccupations exprimées par la Commission et passer en revue les domaines critiques en fonction des ressources disponibles.

Le 16 juin 2003
Linda P. Fealing
Inspecteur général