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NORMAS GENERALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETARIA GENERAL DE LA ORGANIZACION DE LOS ESTADOS AMERICANOS

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NORMAS GENERALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETARÍA GENERAL[1]

CAPÍTULO VII

EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

               Artículo 99.  Criterios. El Secretario General ejecutará el programa-presupuesto de conformidad con las resoluciones de la Asamblea General, con las presentes Normas Generales y con aquellas disposiciones reglamentarias que para el efecto se expidan.

El Secretario General asegurará que, en cada fondo:

a.  Las obligaciones durante el año no sobrepasen el nivel de los ingresos estimados por cuotas y otros ingresos durante el año, salvo que los Estados Miembros, por intermedio del cuerpo político apropiado, provean aprobación previa para exceder ese monto; y

b.  Los gastos durante el año no sobrepasen el nivel de los ingresos durante el año y otros recursos disponibles.

               Artículo 100.  Apropiaciones y obligaciones.  Las apropiaciones estarán disponibles para hacer frente a las obligaciones contraídas durante el año para el cual fueron aprobadas.  No obstante, y sólo en la medida en que ello sea necesa­rio para liquidar las obligaciones que hayan quedado pendientes al cierre del año para el cual fueron aprobadas, las apropiaciones mencionadas podrán ser extendidas, pero no más allá del 31 de diciembre del año siguiente, fecha en que caducarán en forma irrevocable.

               Las apropiaciones para financiar las actividades de cooperación solidaria estarán disponibles para hacer frente a las obligaciones que se contraigan en el plazo previsto en el artículo 17, acápite k) de este Estatuto, para ser desembolsadas según lo previsto en el acápite l) del artículo 17. No obstante, y sólo en la medida en que ello sea necesario para liquidar las obligaciones que hayan quedado pendientes al cierre del año para el cual fueron aprobadas, las apropiaciones mencionadas podrán ser extendidas, pero no más allá del 31 de diciembre del año siguiente, fecha en que caducarán en forma irrevocable. Vencido este plazo, el financiamiento para las actividades cuya continuación sea autorizada por la Junta Directiva, de acuerdo con lo previsto en el artículo 23, deberá ser objeto de nuevas apropiaciones y sujeto a la disponibilidad de recursos en la cuenta correspondiente.

               Los recursos que no hayan sido gastados al concluir el período de ejecución reingresarán a la cuenta de donde provenían y estarán disponibles para ser reprogramados.[2]

               En el caso del FEMCIDI, en cumplimiento de su Estatuto, los recursos provenientes de las contribuciones voluntarias efectuadas por los Estados Miembros serán apropiados y obligados antes del 31 de diciembre del año en que se reciben las contribuciones, y las obligaciones deberán ser liquidadas antes del 31 de diciembre del año siguiente.

               Para los fines de este artículo se tendrán por obligaciones las que emanen de cualquier acuerdo, contrato, orden de compra u otro documento concluido con una persona natural o jurídica en virtud del cual la Secretaría General esté obligada legalmente a desembolsar fondos a favor de la persona natural o jurídica correspondiente, a fin de ejecutar actividades aprobadas, de conformidad con las disposiciones de la Carta, las resoluciones de la Asamblea General y las presentes Normas Generales.  Las obligaciones se registrarán en la fecha en que el compromiso adquiera obligatoriedad jurídica.

               Las apropiaciones no utilizadas pueden reasignarse únicamente si están totalmente financiadas con efectivo en el momento en que pasan al Subfondo de Reserva. Las apropiaciones no utilizadas sin financiamiento en el momento de caducar no podrán utilizarse para propósito alguno. En el caso de programas específicamente financiados con apropiaciones no utilizadas, la Secretaría General deberá demostrar al Consejo Permanente que, en el momento de caducar, estaban totalmente respaldadas por efectivo. En caso contrario, el Secretario General deberá solicitar al Consejo Permanente una autorización específica para efectuar un desembolso de fondos corrientes.[3]

               Artículo 101.  Apropiaciones extraordinarias, situaciones no previstas y fallos del Tribunal Administrativo.  El Secretario General deberá soli­citar del Consejo Permanente, cuando la Asamblea General no estuviese reunida, las apropiaciones extraordinarias necesarias para hacer frente a situaciones no previstas en el programa-presupuesto aprobado que considere indispensables, proponiendo las fuentes específicas de financiamiento.  El Consejo Permanente, en caso de aprobar tales apropiaciones extraordinarias, determinará los recursos con que las mismas habrán de financiarse.

               La Secretaría General presentará una estimación de los gastos y una información sobre la disponibilidad y fuentes de los recursos necesarios, cuando algún órgano de la OEA considere cualquier decisión que tenga consecuencias presupuestarias o financieras no previstas.

               En cuanto a los fallos del Tribunal Administrativo que tengan consecuencias presupuestarias superiores a uno por ciento del presupuesto del Fondo Regular, el Secretario General deberá obtener del Consejo Permanente autorización previa sobre la forma del pago, informándole la fuente propuesta para su financiamiento.

               En caso que fuere necesario hacer una apropiación presupuestaria extraordinaria contra el Fondo de Cooperación para el Desarrollo de la OEA (FCD/OEA), para hacer frente a actividades no previstas en la programación de actividades de cooperación solidaria para el desarrollo aprobada, la Junta Directiva decidirá tal apropiación, de acuerdo con la recomendación que al respecto le haga el Secretario Ejecutivo para el Desarrollo Integral/Director General. Tal recomendación irá acompañada de un informe que identifique la fuente de los recursos disponibles para programar.[4]

               En caso que fuere necesario hacer una apropiación presupuestaria extraordinaria contra el FEMCIDI, para hacer frente a situaciones o actividades no previstas en la programación de actividades de cooperación solidaria para el desarrollo aprobada, el Secretario General, por intermedio del Secretario Ejecutivo para el Desarrollo Integral, solicitará la autorización para ese efecto a la CEPCIDI, la cual determinará la fuente de los recursos necesarios.  Estas obligaciones extraordinarias deben ser programadas de manera tal que sean gastadas no más tarde del 31 de diciembre del mismo año en que se autoriza la obligación, fecha en que la apropiación extraordinaria correspondiente caducará en forma irrevocable.

               Artículo 102.  Adquisición de equipo y suministros y servicios de idiomas para conferencias.[5]  La adquisición de equipo, muebles y útiles de oficina y suministros generales, así como la contratación de trabajos de imprenta, se harán por métodos competitivos.

                El Secretario General podrá autorizar excepciones en las adquisiciones de valor inferior a US$30.000 cuando considere que aquellos métodos no favorecen los intereses de la Organización.

                Cuando el valor de la adquisición sea de US$30.000 o más, el Secretario General podrá hacer excepciones a la utilización de métodos competitivos únicamente en casos de emergencia, tales como auxilio en casos de desastre, reparaciones y otras acciones que se requieran con urgencia para proteger vidas o bienes.

                El Secretario General informará al Consejo Permanente, dentro de un plazo de 30 días, acerca de todas las adquisiciones por valor de US$30.000 o más en las que no se hubiesen utilizado métodos competitivos y de las razones correspondientes.

                La Secretaría General, al seleccionar intérpretes y traductores para conferencias fuera de la sede, le dará preferencia a la contratación de personal local, en la medida de lo posible y toda vez que reúna los requisitos necesarios establecidos por la Secretaría General.[6]

               Todas las adquisiciones estarán sujetas a la verificación posterior de la Oficina del Inspector General.

                Artículo 103.  Erogaciones ex gratia.  El Secretario General podrá hacer erogaciones ex gratia cuando lo considere prudente o necesario a los intereses de la Organización, acerca de las cuales presentará a la Asamblea General una relación al informarle sobre la situación financiera de aquélla.

                Artículo 104.  Transferencias entre capítulos.[7]  En cualquier período fiscal, el Secretario General tiene facultades para transferir recursos del Fondo Regular entre los capítulos del programa-presupuesto, sujeto a las siguientes condiciones:

a.   Las siguientes transferencias requerirán la aprobación previa del Consejo Permanente:

i.  Transferencias que excedan el 5% del total de los recursos del Fondo Regular aprobados para el capítulo del cual se toman los fondos;

 

ii.  Transferencias que excedan el 5% del total de los recursos del Fondo Regular aprobados para el Capítulo al cual son transferidos, o

 

iii.  Transferencias que signifiquen alteraciones substanciales de cualquier programa aprobado.

b.   Para cada una de las transferencias realizadas de acuerdo con el inciso (a), el Secretario General deberá presentar un informe especial por escrito al Consejo Permanente dentro de un plazo de 15 días a partir de la fecha de efectuada la transferencia. Este informe deberá fundamentar la transferencia con base en los mandatos vigentes que la justifiquen.  En caso de que no se presente este informe dentro del plazo de 15 días, cesará inmediatamente por el resto del período fiscal la autoridad del Secretario General de realizar estas transferencias sin la aprobación previa del Consejo Permanente.

               Artículo 105.  Transferencias dentro de cada capítulo.  El Secretario General tiene facultades para reorientar recursos del Fondo Regular dentro de un mismo programa y, si ello no altera fundamentalmente la naturaleza del programa que recibe o del que entrega los recursos, también para hacer transferencias entre programas dentro de cada capítulo.

                En el caso de actividades financiadas por el Fondo Regular que signifiquen servicios directos a los Estados Miembros, deberá justificar dichas transferencias ante la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios con la existencia de mandatos vigentes de la Asamblea General, del Consejo Permanente o del CIDI, según corresponda.  El Secretario General deberá informar dichos traslados al Consejo Permanente en un plazo no mayor de 30 días.

                Artículo 106.  Información que debe registrar la ejecución.[8]  La contabilidad presupuestaria deberá registrar el fondo, la cuenta presupuestaria, el rubro de gasto y la categoría de actividad de toda apropiación, obligación y pago.

                Artículo 107.  Notificación y pago de las cuotas y de los ofrecimientos de contribuciones voluntarias.  Dentro de los 45 días siguientes a la aprobación del programa-presupuesto por la Asamblea General, el Secretario General transmitirá a los gobiernos de los Estados Miembros la decisión respectiva con la información de las cuotas correspondientes y de los ofrecimientos de contribuciones hechos al FCD/OEA.

               Las cuotas al Fondo Regular y los ofrecimientos al FCD/OEA serán anuales.  Las cuotas al Fondo Regular se pagarán en los plazos establecidos durante el año respectivo y se considerarán adeudadas desde el primer día del ejercicio fiscal a que correspondan.  Los ofrecimientos de contribución al FCD/OEA deberán hacerse y pagarse en los plazos establecidos en el Estatuto del FCD/OEA.

               Si bien los ofrecimientos al FCD/OEA son voluntarios, cada Estado Miembro, al formular su ofrecimiento, asume el compromiso de su pago y, una vez hecho el pago, tiene derecho a utilizar los recursos del FCD/OEA, en la forma establecida en su Estatuto.

                Artículo 108.  Abono de las cuotas.  Los ingresos por concepto de cuotas se acredi­tarán contra el saldo pendiente de pago correspondiente al ejercicio adeudado más antiguo del respectivo fondo, salvo que, por vía de excepción, el Consejo Permanente, previa recomendación de la CAAP, estipule aplicarlos a otro ejercicio.

                Artículo 109.  Flujo de caja.  Mientras no se reciban los ingresos previstos en el Fondo Regular, los egresos se atenderán con recursos del Subfondo de Reserva del mismo, según se indica en el artículo 72 (b).

                Artículo 110.  Préstamos.  El Secretario General, cuando no esté reunida la Asamblea General, requerirá autorización del Consejo Permanente para gestionar y contraer préstamos de dinero.

                Artículo 111.  Sistema de contabilidad.  El Secretario General establecerá, de conformidad con las presentes Normas Generales, las disposiciones y los procedimientos adecuados para asegurar la eficacia de la admi­nistración financiera, el ejercicio de la economía y la mejor utilización de todos los recursos administrados por la Secretaría General, y dará cuen­ta de ello a la Asamblea General.

                Dentro de esas disposiciones y procedimientos, habrá un sistema apropiado de contabilidad, que se basará en los principios de contabilidad generalmente aceptados, en las presentes Normas Generales y en el Reglamento Presupuestario y Financiero.

                Artículo 112.  Registros contables.  La Secretaría General mantendrá los registros contables que sean necesarios y en sus informes financieros reflejará lo siguiente:

a.  Los ingresos, obligaciones y gastos de todos los fondos;

b.  El estado de las apropiaciones de forma tal que permita la compa­ración con el programa-presupuesto aprobado, por fondo, ejercicio fiscal, programa, proyecto e instrumentos de los servicios directos de cooperación técnica, como también por los rubros de gasto, incluyendo:

i.  Las apropiaciones presupuestarias originales;

ii.  Las apropiaciones modificadas por los Consejos o la Asamblea General;

iii.  Las transferencias hechas por el Secretario General de acuerdo con sus facultades discrecionales o que resulten de una reestructuración funcional; y

iv.  Los montos asignados, obligados y gastados con­tra tales apropiaciones; y

c.  Los activos, pasivos y saldos de fondos de la Organización.

                El Secretario General deberá proporcionar también cualquier otra in­formación adicional que sea necesaria para mostrar la situación financiera de la Organización.

                Artículo 113.  Cierre de cuentas.  Al final de cada año la Secretaría General hará un cierre de cuentas.  Los estados financieros resultantes serán transmitidos para su revisión a la Junta de Auditores Externos dentro del primer trimestre del año siguiente.  La Secretaría General presentará dentro del mismo plazo al Consejo Permanente un informe que muestre con claridad el estado de activos, pasivos y saldo de cada fondo; el estado de variación en los saldos de los fondos; el estado de recaudación de cuotas y ofrecimientos, y el estado de disposición de las apropiaciones.


[1].  Aprobadas por la Asamblea General mediante la resolución AG/RES. 123 (III-O/73) y modificadas mediante las resoluciones AG/RES. 248 (VI-O/76), AG/RES. 256 (VI-O/76), AG/RES. 257 (VI-O/76), AG/RES. 301 (VII-O/77), AG/RES. 359 (VIII-O/78), AG/RES. 404 (IX-O/79), AG/RES. 438 (IX-O/79), AG/RES. 479 (X-O/80), AG/RES. 671 (XIII-O/83), AG/RES. 672 (XIII-O/83), AG/RES. 731 (XIV-O/84), AG/RES. 791 (XV-O/85), AG/RES. 842 (XVI-O/86), AG/RES. 981 (XIX-O/89), AG/RES. 1036 (XX-O/90), AG/RES. 1137 (XXI-O/91), AG/RES. 1321 (XXV-O/95), AG/RES. 1322 (XXV-O/95), AG/RES. 1 (XXV-E/98), AG/RES. 3 (XXVI-E/99), AG/RES. 1725 (XXX-O/00), AG/RES. 1839 (XXXI-O/01), AG/RES. 1873 (XXXII-O/02), AG/RES. 1909 (XXXII-O/02), AG/RES. 2059 (XXXIV-O/04), AG/RES. 2156 (XXXV-O/05), AG/RES. 2157 (XXXV-O/05), AG/RES. 2302 (XXXVII-O/07), AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07), AG/RES. 2754 (XLII-O/12), AG/RES. 2755 (XLII-O/12), AG/RES. 2756 (XLII-O/12), AG/RES. 2778 (XLIII-O/13), AG/RES. 2817 (XLIV-O/14), AG/RES. 1 (XLVIII-E/14), AG/RES. 2889 (XLVI-O/16) y por el Consejo Permanente mediante las resoluciones CP/RES. 652 (1033/95), CP/RES. 703 (1122/97), CP/RES. 761 (1217/99), CP/RES. 910 (1568/06), CP/RES. 919 (1597/07) y CP/RES. 1062 (2069/16) conforme a las facultades conferidas por la Asamblea General por medio de las resoluciones AG/RES. 1319 (XXV-O/95),  AG/RES. 1382 (XXVI-O/96), AG/RES. 1603 (XXVIII-0/98), AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06) y AG/RES. 1 (L-E/15), respectivamente.

[2].  El texto en letras itálicas reemplaza en forma temporaria al texto que aparece tachado más adelante de conformidad con la resolución CP/RES. 787 (1267/01).  El texto en letras itálicas es idéntico al texto de los párrafos correspondientes del artículo 23 del Estatuto del FEMCIDI que fuera aprobado temporariamente por la CEPCIDI mediante resolución CEPCIDI/RES. 67 (LXVI-O/01).  La resolución CP/RES. 787 fundamentalmente prevé que la suspensión del texto que aparece tachado y su reemplazo por el texto en letras itálicas continuarán en vigor hasta que el CIDI decida aprobar el texto en letras itálicas de los párrafos correspondientes del artículo 23 del Estatuto del FEMCIDI.  En sus reuniones anuales del 2001 y del 2002, el CIDI decidió posponer su decisión final manteniendo, en consecuencia, el texto en letras itálicas temporariamente vigente del artículo 23 del Estatuto del FEMCIDI.  Eso ha prolongado la suspensión de los textos correspondientes de los artículos 100 y 101 por un plazo similar y, consecuentemente, el texto de reemplazo todavía continua vigente.  La resolución CP/RES. 787 establece que si el CIDI decide aprobar el texto de reemplazo, el Consejo Permanente solicitará a la Asamblea General que apruebe el mismo texto para su incorporación definitiva en los artículos 100 y 101 de las Normas Generales.

[3].  Párrafo agregado por medio de la resolución AG/RES. 1839 (XXXI-O/01) de la Asamblea General, aprobada en su trigésimo primer período ordinario de sesiones en junio del 2001.

[4].  Véase a pie de página No. 2 la explicación relacionada al texto en letras itálicas y al texto tachado del artículo 100.

[5].  Título modificado por medio de la resolución AG/RES. 1 (XXV-E/98) de la Asamblea General, aprobada en su vigésimo quinto período extraordinario de sesiones en noviembre de 1998.

[6].  Párrafo agregado por medio de la resolución AG/RES. 1 (XXV-E/98) de la Asamblea General, aprobada en su vigésimo quinto período extraordinario de sesiones en noviembre de 1998.

[7].  Artículo modificado por medio de la resolución AG/RES. 1 (XXV-E/98) de la Asamblea General, aprobada en su vigésimo quinto período extraordinario de sesiones en noviembre de 1998, por medio de la resolución AG/RES. 1839 (XXXI-O/01), aprobada en su trigésimo primer período ordinario de sesiones en junio de 2001, y por medio de la resolución AG/RES. 1 (XL-E/10), aprobada en su cuadragésimo período extraordinario de sesiones en septiembre de 2010.

[8].  El registro por categoría de actividad sólo podrá ser implementado una vez que se hagan las modificaciones requeridas en el sistema.