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NORMAS GENERALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETARIA GENERAL DE LA ORGANIZACION DE LOS ESTADOS AMERICANOS

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NORMAS GENERALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETARÍA GENERAL[1]

CAPÍTULO V

FORMULACIÓN DEL PROGRAMA-PRESUPUESTO

                 Artículo 84.  Categorías de actividad.  El proyecto de programa-presupuesto se presentará conforme a las siguientes categorías de actividad:

a.  Apoyo a los órganos, organismos y entidades de la Organización:  servicios de secretaría, asesoramiento técnico, apoyo logístico y administrativo y servicios jurídicos;

b.  Servicios de cooperación solidaria para el desarrollo:  actividades destinadas a satisfacer requerimientos de servicios directos de los Estados Miembros en términos de cooperación solidaria para el desarrollo, incluyendo adiestramiento, investigaciones, estudios y divulgación sobre materias especializadas, así como el apoyo técnico y operativo que estos servicios requieran; y

c.  Servicios de apoyo general:  actividades de conducción gerencial superior, dirección de pro­gramas y servicios, apoyo administrativo central y local, progra­mación presupuestaria y financiera, servicios de tesorería y au­ditoría interna, evaluación, administración de personal, seguridad, planta y equipo de infraestructura.

                 Las categorías de actividad podrán ser modificadas o divididas en subcategorías sobre la base de la recomendación del Secretario General o a solicitud de la CAAP a éste.  El Secretario General presentará su propuesta al Consejo Permanente para su consideración y aprobación.

                 Artículo 85.  Rubros de gasto.  El proyecto de programa-presupuesto, a partir del año 2000, se presentará, asimismo, conforme a los siguientes rubros de gasto:

  1. Personal[2]

                            Objeto 1

  1. Gastos recurrentes de personal (tales como costos directos de todos los puestos y posiciones ocupados por miembros del personal).

  1. Servicio de carrera.  

  2. Personal que no pertenece al servicio de carrera.

  1. Gastos por concepto de horas extras.

                            Objeto 2

Gastos no recurrentes de personal (tales como, capacitación, traslado, viajes de repatriación y reclutamiento de funcionarios).[3]

  1. Otros gastos

  1. Becas (inclusive viajes)  

  2. Viajes  

  3. Documentos  

  4. Equipos y suministros  

  5. Edificios y mantenimiento  

  6. Contratos por resultado 

  7. Otros costos.

                 En materia relacionada con la administración de los distintos rubros de gasto (personal, contrataciones, equipo y suministros, viajes y otros costos tales como honorarios y viáticos, etc.), la Secretaría General debe aplicar criterios uniformes a todos los órganos, organismos y otras entidades cuyos gastos estén incluidos en el programa-presupuesto.

                 Los rubros de gasto podrán ser modificados o divididos en subrubros sobre la base de la recomendación del Secretario General o a solicitud de la CAAP a éste.  El Secretario General presentará su propuesta al Consejo Permanente para su consideración y aprobación.

                 Artículo 86.  Contenido, estructura y propósitos.[4]  El proyecto de programa-presupuesto incluirá todas las acciones y los servicios que corresponda realizar a la Secretaría General para la ejecución de los programas adoptados por los órganos, órganos subsidiarios, organismos y otras enti­dades de la Organización cuyos gastos deben ser incluidos en el programa-presupuesto, con las correspondientes fuentes de financiamiento propuestas, así como los mandatos y resoluciones vigentes, manteniéndose las prioridades señaladas al adoptar sus programas.

                El proyecto de programa-presupuesto estará dividido en capítulos, programas, proyectos y actividades, y clasificado por categorías de actividad y rubros de gasto, en forma tal que:

a.  Permita un control eficaz de la ejecución presupuestaria de conformidad con las decisiones de la Asamblea General;

b.  Facilite a cada Consejo la revisión de los programas, proyectos y actividades contemplados para su esfera de acción y la identificación específica de todas sus fuentes de financiamiento, inclusive los aportes de los países sede de proyectos o servicios directos;

c.  Ofrezca explicaciones y datos analíticos y comparativos sobre cada programa y proyecto, que indiquen claramente el mandato, los objetivos, las metas, el personal asignado, las instituciones colaboradoras (si las hubiere) y los recursos requeridos;

d.  Indique la relación comparativa con el costo de los programas y proyectos del ejercicio fiscal anterior; y

e.  Establezca con claridad los responsables de la ejecución de cada programa y proyecto.

                 Artículo 87.  Contenido por capítulo y programa.  El proyecto de programa-presupuesto incluirá para cada capítulo y programa:

a.  Un organigrama;

b.  Un resumen comparativo por rubro de gasto que muestre las diferencias entre el presupuesto aprobado y la ejecución registrada en los tres años previos, y los montos solicitados para el proyecto de programa-presupuesto;

c.  Una comparación, por grado, con los puestos aprobados en el programa-presupuesto del ejercicio fiscal anterior;

d.  Una referencia de los antecedentes o mandatos que les dan origen;

e.  Una indicación de si son de carácter permanente, si son continuación de los iniciados en años anteriores o si son programas o proyectos nuevos.  En todo caso, se especificará su duración y relación con las apropiaciones solicitadas; y

f.  El costo total estimado, por proyecto, desde su comienzo hasta su terminación.

                 La Secretaría General procurará desglosar los programas en proyectos y actividades como medida para permitir el establecimiento de una relación directa entre el programa-presupuesto y los objetivos, mandatos y acciones que la Secretaría General aspira realizar para su cumplimiento.

                 Artículo 88.  Información para la formulación presupuestaria.  Con el objeto de facilitar la formulación presupuestaria, la Secretaría General deberá:

a.  Mantener una base de datos con los mandatos vigentes, que contenga, entre otros, los siguientes datos: inicio y fin del mandato, origen del mandato, área programática, órgano responsable de su ejecución, etc.  Estos datos deberán ser utilizados como base para la determinación de las acciones que la Secretaría General espera acometer en el ejercicio a presupuestar, y deben ser facilitados a los Estados Miembros;

b.  Elaborar, en la medida de lo posible, una clasificación de los mandatos por cada área, de acuerdo con el nivel de prioridad que la Secretaría General considere que deben tener;

c.  Contar con un informe analítico de ejecución presupuestaria del año anterior, en el cual se definan las características de ejecución de dicho presupuesto y se realicen consideraciones que permitan la mejoría integral del proceso presupuestario para optimizar la distribución de recursos.  Dicho informe de ejecución deberá contar, entre otros, con análisis de la ejecución mensual por área, ejecución total, comportamiento cíclico del presupuesto, relación entre flujo de ingresos y egresos, etc.; y

d.  Preparar una propuesta de actualización y cambio de la estructura organizativa y de personal de la Organización, con el objeto de adecuarlas a los mandatos y prioridades de la Organización.  Esta propuesta deberá, entre otros, analizar la capacidad de personal existente, en relación con los objetivos y mandatos de las diferentes áreas; definir los cambios en política de personal que se espera instrumentar y sus consecuencias presupuestarias, y prever los cambios en la estructura organizativa y sus efectos sobre el presupuesto y los objetivos y mandatos de la Organización.

                 Artículo 89.  Participación de las dependencias de la Secretaría General en la formulación del programa-presupuesto.  La Secretaría General procurará la participación de sus dependencias en la formulación del programa-presupuesto, teniendo en cuenta las atribuciones de cada una y dentro de las modalidades que considere conveniente.

 

[1].  Aprobadas por la Asamblea General mediante la resolución AG/RES. 123 (III-O/73) y modificadas mediante las resoluciones AG/RES. 248 (VI-O/76), AG/RES. 256 (VI-O/76), AG/RES. 257 (VI-O/76), AG/RES. 301 (VII-O/77), AG/RES. 359 (VIII-O/78), AG/RES. 404 (IX-O/79), AG/RES. 438 (IX-O/79), AG/RES. 479 (X-O/80), AG/RES. 671 (XIII-O/83), AG/RES. 672 (XIII-O/83), AG/RES. 731 (XIV-O/84), AG/RES. 791 (XV-O/85), AG/RES. 842 (XVI-O/86), AG/RES. 981 (XIX-O/89), AG/RES. 1036 (XX-O/90), AG/RES. 1137 (XXI-O/91), AG/RES. 1321 (XXV-O/95), AG/RES. 1322 (XXV-O/95), AG/RES. 1 (XXV-E/98), AG/RES. 3 (XXVI-E/99), AG/RES. 1725 (XXX-O/00), AG/RES. 1839 (XXXI-O/01), AG/RES. 1873 (XXXII-O/02), AG/RES. 1909 (XXXII-O/02), AG/RES. 2059 (XXXIV-O/04), AG/RES. 2156 (XXXV-O/05), AG/RES. 2157 (XXXV-O/05), AG/RES. 2302 (XXXVII-O/07), AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07), AG/RES. 2754 (XLII-O/12), AG/RES. 2755 (XLII-O/12), AG/RES. 2756 (XLII-O/12), AG/RES. 2778 (XLIII-O/13), AG/RES. 2817 (XLIV-O/14), AG/RES. 1 (XLVIII-E/14), AG/RES. 2889 (XLVI-O/16) y por el Consejo Permanente mediante las resoluciones CP/RES. 652 (1033/95), CP/RES. 703 (1122/97), CP/RES. 761 (1217/99), CP/RES. 910 (1568/06), CP/RES. 919 (1597/07) y CP/RES. 1062 (2069/16) conforme a las facultades conferidas por la Asamblea General por medio de las resoluciones AG/RES. 1319 (XXV-O/95),  AG/RES. 1382 (XXVI-O/96), AG/RES. 1603 (XXVIII-0/98), AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06) y AG/RES. 1 (L-E/15), respectivamente.

[2].  Inciso modificado por medio de la resolución AG/RES. 1 (XXV-E/98) de la Asamblea General, aprobada en su vigésimo quinto período extraordinario de sesiones en noviembre de 1998.

[3].  Estos fondos continuarán siendo presupuestados en el capítulo 9 hasta que la Secretaría establezca definitivamente los centros de costos.

[4].  La subdivisión a nivel de actividad podrá hacerse efectiva una vez que se hagan las modificaciones necesarias a los sistemas presupuestario y financiero.