Artículo 123. Comité de Auditoría. El Comité de Auditoría es un órgano subsidiario de la OEA establecido para apoyar al Consejo Permanente en el cumplimiento de sus responsabilidades en materia de supervisión, examinando el marco de gobernanza y gestión de la Organización, los controles internos, la gestión de riesgos y el cumplimiento de las normas, políticas y otros requerimientos financieros. Al realizar esta función, el Comité de Auditoría:

             a. analizará los sistemas y prácticas que establezca el Secretario General para promover y mantener altas normas de ética;

             b. analizará las iniciativas pertinentes de gobernanza que establezca el Secretario General;

             c. analizará los sistemas y prácticas relativos al establecimiento, implementación, conservación y eficacia de los procesos de evaluación, gestión y elaboración de informes sobre riesgos;

             d. analizará los sistemas y prácticas relativos al establecimiento, implementación, conservación y eficacia del marco de desempeño de la OEA, incluido el establecimiento, medición y monitoreo de indicadores de desempeño clave;

             e. analizará los sistemas de monitoreo y aseguramiento del cumplimiento de leyes, reglamentos, códigos de conducta y políticas de ética;

             f. analizará los sistemas para el combate del fraude y los procesos para denuncia de irregularidades;

             g. recomendará el nombramiento, retención y rescisión del Auditor Externo;

             h. establecerá una relación de dependencia directa con el Auditor Externo y mecanismos de comunicación directa con la Oficina del Inspector General;

             i. aprobará el criterio de selección, la remuneración y las condiciones de contratación del Auditor Externo;

             j. recomendará la contratación del Inspector General de conformidad con lo dispuesto en el artículo 130 de estas Normas Generales;

             k. emitirá una opinión antes de la aprobación y modificación del Estatuto de Auditoría Interna de la Oficina del Inspector General;

             l. analizará el plan anual de auditoría interna basado en riesgos de la Oficina del Inspector General y los cambios significativos a dicho plan;

             m. emitirá una opinión con respecto al presupuesto de auditoría interna y recursos que requiera la Oficina del Inspector General para cumplir los objetivos del plan de auditoría anual, para consideración de la CAAP;

             n. realizará las consultas pertinentes al Secretario General y al Inspector General a fin de determinar si existe un alcance inadecuado o limitaciones de recursos; y

             o. analizará los resultados de los estudios sobre el control de calidad interno y externo de la Oficina del Inspector General.

             El Comité de Auditoría estará integrado por tres miembros designados por la Asamblea General, en conformidad con la resolución CP/RES. 124 (164/75), aprobada por el Consejo Permanente el 30 de junio de 1975.
Artículo 124. Acceso. El Secretario General dará a el Comité de Auditoría el acceso a los registros financieros y no financieros que ésta solicite, prestándole su cooperación según se requiera a fin de que el mismo pueda realizar su supervisión de manera oportuna y eficaz.

Artículo 124. Acceso. El Secretario General dará a el Comité de Auditoría el acceso a los registros financieros y no financieros que ésta solicite, prestándole su cooperación según se requiera a fin de que el mismo pueda realizar su supervisión de manera oportuna y eficaz.

Artículo 125. Presentación del informe del Comité de Auditoría. El Comité someterá su informe al Consejo Permanente dentro de los primeros cuatro meses del año. El informe deberá incluir los comentarios preliminares de la Secretaría General. Observaciones formales adicionales serán proporcionadas por la Secretaría General y por la Oficina del Inspector General sobre los planes para la adopción de medidas referentes a las recomendaciones del informe. El Consejo Permanente hará las observaciones y recomendaciones que considere necesarias. El informe, junto con las observaciones del Consejo Permanente, de la Secretaría General y de la Oficina del Inspector General, serán presentados en el siguiente período ordinario de sesiones de la Asamblea General.

Artículo 126. Auditoría Interna y el Estatuto de Auditoría Interna. La Oficina del Inspector General es la dependencia responsable de ejercer las funciones de auditoría financiera, administrativa y operativa con el objeto de determinar el grado de cumplimiento por parte de la Secretaría General de los objetivos de los diversos programas, la eficiencia, economía y transparencia con que se utilizan los recursos, y formular las recomendaciones para mejorar la gestión de la Secretaría General.

Para cumplir lo anterior, el Inspector General establecerá los procedimientos adecuados de auditoría interna, que reflejen las mejores prácticas internacionales, para verificar el cumplimiento de las normas vigentes, mediante el examen crítico, sistemático e imparcial de transacciones oficiales y procedimientos operativos relacionados con los recursos que administra la Secretaría General. Con tal objeto, luego de consultas con el Comité de Auditoría, el Secretario General, con conocimiento del Consejo Permanente, emitirá un Estatuto de Auditoría Interna mediante una Orden Ejecutiva que regule tales actividades de conformidad con las presentes Normas Generales.

El Inspector General propondrá al Secretario General las enmiendas que considere apropiadas a dicho Estatuto de Auditoría Interna. Toda enmienda al Estatuto de Auditoría Interna deberá ser aprobada por el Secretario General una vez revisada por el Comité de Auditoría, con conocimiento del Consejo Permanente.

Artículo 127. Plan de Auditoría Interna. De acuerdo con lo establecido en estas Normas Generales y el programa presupuesto aprobado, el Inspector General presentará a el Comité de Auditoría un plan de auditoría interna basado en riesgos para su revisión. Este plan de auditoría interna basado en riesgos tomará en cuenta la auditoría de los programas, servicios y actividades de la Secretaría General por un período de dos años, y será actualizado anualmente. Una vez que haya sido revisado por el Comité de Auditoría, el Inspector General presentará el plan de auditoría interna al Consejo Permanente para su aprobación. El Consejo Permanente podrá solicitar la inclusión de investigaciones o auditorías específicas al plan.

El Inspector General informará trimestralmente a el Comité de Auditoría sobre los avances en el plan de auditoría interna o sobre otros asuntos relevantes.

Artículo 128. Independencia del Inspector General. El Inspector General contará con la independencia funcional necesaria para iniciar, llevar a cabo e informar al Consejo Permanente, a la CAAP, a el Comité de Auditoría y al Secretario General sobre las auditorías, investigaciones e inspecciones necesarias para asegurar la correcta utilización y administración de los recursos y la protección de los activos de la Organización, así como, sobre la eficacia general de las funciones de la Oficina del Inspector General y sobre las calificaciones y desempeño del personal y contratistas independientes que presten servicios en esa oficina.

En el cumplimiento de sus funciones, incluyendo asuntos de selección de auditorías, su alcance, procedimientos, frecuencia, calendarios o el contenido de los informes, el Inspector General permanecerá libre de interferencias de cualquier dependencia de la Secretaría General, a fin de permitir que mantenga la independencia y la objetividad necesarias.

De conformidad con las presentes Normas Generales, el Comité de Auditoría y el Inspector General recomendarán directamente al Secretario General sobre la necesidad de contratar o terminar los servicios del personal y contratistas independientes que presten servicios en la Oficina del Inspector General.

Artículo 129. Requisitos del Inspector General y del Personal Profesional de la Oficina del Inspector General. El Inspector General y el personal profesional de la Oficina del Inspector General deberán reunir los requisitos de idoneidad, capacitación y experiencia necesarios para ejercer estas funciones con integridad y habilidad demostrada en una o más de las siguientes disciplinas: contabilidad, auditoría, análisis financiero, derecho, análisis gerencial, administración pública o investigaciones. El Inspector General deberá haber desempeñado un cargo con funciones similares por un período mínimo de quince años.

Artículo 130. Nombramiento, período del cargo y remoción del Inspector General.

a) El Secretario General, en consulta con el Consejo Permanente, y con la asesoría y asistencia del Comité de Auditoría, nombrará al Inspector General de una lista de tres candidatos seleccionados conforme al siguiente proceso:

i. Los candidatos a Inspector General serán seleccionados en un concurso público difundido ampliamente en los Estados Miembros.

ii. El proceso de selección de los candidatos a Inspector General será llevado a cabo por una empresa especializada en recursos humanos y reclutamiento de ejecutivos, de reconocido prestigio internacional, seleccionada para este propósito específico por la Secretaría General, con conocimiento del Consejo Permanente y del Comité de Auditoría.

iii. Los términos de referencia para la selección de la empresa encargada de la selección de los candidatos a Inspector General serán previamente aprobados por la CAAP, luego de las debidas consultas con el Comité de Auditoría.

iv. Los términos de referencia para la selección de los candidatos a Inspector General serán previamente aprobados por la CAAP luego de las debidas consultas con el Comité de Auditoría. Estos términos de referencia reflejarán los requisitos previstos en el artículo 129 de estas Normas Generales.

v. Para la selección de los candidatos la consideración primordial deberá ser la competencia y la integridad con la debida atención a los principios de rotación y de equitativa representación geográfica que priman en la Organización.

vi. La empresa encargada someterá a el Comité de Auditoría las calificaciones de esos candidatos para la certificación de las mismas y la entrevista correspondiente.

vii. El Comité de Auditoría presentará al Secretario General una lista de tres candidatos para el puesto de Inspector General.

b) Cuando el puesto de Inspector General se encuentre vacante, el Secretario General podrá nombrar un Inspector General Interino, quien deberá contar con la certificación previa del Comité de Auditoría, y ejercerá estas funciones hasta que el nuevo Inspector General asuma el puesto. Desde que el puesto de Inspector General esté vacante hasta que el nuevo Inspector General asuma el puesto no deberán haber transcurrido más de doce meses.

c) El nombramiento del Inspector General será por un período único de seis años.

d) El Inspector General no podrá ser separado de su puesto sin causa justificada. Para que el Secretario General pueda proceder a la separación del Inspector General, o a la aplicación de cualquier otra medida disciplinaria, deberá consultar su decisión con el Consejo Permanente e informarle de los motivos en que se fundamenta. Antes de efectuar la consulta con el Consejo Permanente, el Secretario General deberá ofrecer al Inspector General una audiencia especial para conocer su manifestación respecto a la decisión que pretende adoptar. En dicha audiencia estará también presente el Presidente del Consejo Permanente y para fines de la consulta, el archivo de la audiencia especial estará a disposición del Consejo Permanente, el cual tomará las medidas de confidencialidad que estime necesarias. Los artículos pertinentes de estas Normas Generales y del Reglamento de Personal sobre medidas disciplinarias no se aplican al Inspector General.

e) Aquella persona que haya sido nombrada Inspector General no podrá prestar servicios a la Secretaría General después de haber dejado el cargo.

Artículo 131. Informes del Inspector General y obligación de tomar acción por parte de la Secretaría General.

a) El Inspector General presentará al Secretario General, con copia a el Comité de Auditoría, los informes relativos a las auditorías, investigaciones e inspecciones que realice. Asimismo, los informes del Inspector General serán puestos a disposición de los Estados Miembros cuando éstos lo soliciten, y mantendrá debidamente informado de ello al Secretario General. Al presentar sus informes, el Inspector General recomendará las medidas que estime necesarias para salvaguardar la confidencialidad de los mismos.

b) El Secretario General tendrá un plazo de 30 días para responder a los informes del Inspector General o tomar acciones para el cumplimiento de sus recomendaciones. Si, transcurrido este plazo, no se han realizado observaciones, se considerará que el informe del Inspector General ha sido aceptado y el Inspector General procederá a solicitar la instrumentación de sus recomendaciones.

c) El Secretario General podrá efectuar observaciones y emitir comentarios sobre los informes del Inspector General y si lo considera adecuado podrá presentar al Consejo Permanente y al Comité de Auditoría esas observaciones y comentarios.

d) El Inspector General informará trimestral y anualmente al Consejo Permanente por medio de la CAAP, con copia al Comité de Auditoría, sobre las observaciones y recomendaciones derivadas de las auditorías practicadas, así como de las medidas adoptadas por la Secretaría General para su cumplimiento. Esos informes prestarán atención particular a las propuestas realizadas por el Comité de Auditoría, así como sobre la idoneidad de los recursos destinados a las funciones de auditoría e inspección. Asimismo, 60 días antes de las elecciones de un nuevo Secretario General, el Inspector General presentará al Consejo Permanente por medio de la CAAP, con copia al Comité de Auditoría, un informe que deberá reflejar el nivel de cumplimiento de las recomendaciones formuladas para mejorar la gestión de la Secretaría General, conforme al primer párrafo del artículo 126 de estas Normas Generales.

e) Los informes del Inspector General estarán a disposición de los Estados Miembros, cuando así lo soliciten a través de las misiones permanentes ante la OEA. Al presentar sus informes, el Inspector General tomará las medidas que considere necesarias para proteger la información delicada que pudiera comprometer procesos legales en curso, exponer datos organizacionales sensibles, poner en peligro la seguridad de cualquier entidad, dependencia o individuo o infringir los derechos de privacidad de cualquier persona.

Artículo 132. Publicación de documentos. El Estatuto de Auditoría Interna, así como los Informes Anuales y Semestrales Resumidos del Inspector General estarán a disposición del público en la página web de la Secretaría General.

Artículo 133. Reuniones. El Inspector General se reunirá, cuando sea necesario, con la CAAP y con el CIDI con el objeto de intercambiar información y opiniones sobre las materias de su competencia.

Artículo 134. Acceso irrestricto. El Inspector General tiene plena libertad de entrevistar al personal y a los demás recursos humanos de la Secretaría General, así como acceso pleno, libre e ilimitado a los registros contables, financieros, de bienes muebles e inmuebles, y registros de personal de la Secretaría General que sean necesarios para el cumplimiento de sus funciones conforme a estas Normas Generales. En todo caso, el Inspector General deberá adoptar las medidas necesarias para evitar comprometer procesos legales en curso, exponer datos organizacionales sensibles, poner en peligro la seguridad de cualquier entidad, dependencia o individuo o infringir los derechos de privacidad de cualquier persona.

Artículo 135. Presupuesto de la Oficina del Inspector General. Cualquier decisión que implique una reducción en el presupuesto asignado a la Oficina del Inspector General, conforme al programa-presupuesto aprobado por la Asamblea General, deberá ser previamente consultada con el Consejo Permanente y el Comité de Auditoría.

Artículo 136. Evaluación de la función de auditoría. El Consejo Permanente podrá solicitar cada tres años a una empresa de auditoría externa, certificada por el Comité de Auditoría, que evalúe las gestiones de la Oficina del Inspector General con el objeto de mantener el cumplimiento de las normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna. En esta revisión se evaluará la eficiencia y eficacia de las actividades de auditoría interna y se identificarán oportunidades de mejora. Los resultados de la evaluación se presentarán al Consejo Permanente, a el Comité de Auditoría y al Secretario General para su revisión y acción en caso necesario.

Artículo 137. Auditor Externo. El examen de la contabilidad de la Secretaría General será realizado por una firma de auditoría externa en conformidad con normas internacionales de auditoría externa.

El nombramiento y retención de un Auditor Externo de probada reputación será recomendado por el Comité de Auditoría como resultado de un proceso de selección competitivo. La Secretaría General gestionará el proceso competitivo, siguiendo sus prácticas prescritas, en nombre del Comité de Auditoría. El Comité de Auditoría identificará los criterios de selección del Auditor Externo; y, de acuerdo con las mejores prácticas de auditoría de la industria, determinará la frecuencia requerida del proceso de selección competitivo. La renovación del contrato para el examen de la contabilidad no podrá adjudicarse al Auditor Externo titular a menos que dicho Auditor Externo proponga un auditor principal diferente. El Comité de Auditoría supervisará los servicios del Auditor Externo y recomendará su terminación de acuerdo con el artículo 123 de estas Normas Generales.

Artículo 138. Acceso a libros y registros. El Auditor Externo seleccionado deberá tener acceso a los registros financieros que solicite y que, en su opinión, sean necesarios para la auditoría.

Artículo 139. Verificación de la eficacia del control interno. El Auditor Externo seleccionado podrá comprobar la eficacia del control interno de contabilidad y rendirá los informes del caso que se consideren pertinentes con relación a tal control.

El Auditor Externo, luego de cerciorarse de que los libros, registros, documentos y comprobantes hayan sido examinados y certificados como correctos por los funcionarios de la Secretaría General, podrá, a su discreción y tomando en cuenta el carácter del examen, aceptar en todo o en parte tales certificaciones.

Artículo 140. Observaciones sobre la contabilidad, deficiencias e irregularidades. El Auditor Externo seleccionado no tendrá facultad para modificar la contabilidad, pero llamará la atención del Secretario General, para la acción pertinente, respecto de las operaciones sobre cuya legalidad o corrección abrigaren alguna duda.

El Auditor Externo podrá señalar en su informe cualquier deficiencia o irregularidad que haya advertido al efectuar su trabajo, pero antes se la comunicará al Secretario General para que pueda explicarla o corregirla.

Artículo 141. Observaciones sobre administración financiera. El Auditor Externo seleccionado, además de certificar los estados financieros, podrá hacer las observaciones que creyere necesarias sobre las reglamentaciones financieras y presupuestarias internas, el sistema de contabilidad, la eficiencia de la auditoría interna, los procedimientos de control, las actividades y programas de administración y, en general, sobre las consecuencias financieras de la gestión administrativa de la Secretaría General.

Artículo 142. Certificación del examen de la contabilidad. El Auditor Externo seleccionado hará el examen de la contabilidad y certificará lo siguiente:

a. Que las cuentas anuales presentadas por el Secretario General estén de acuerdo con los libros, registros, documentos y comprobantes de la Secretaría General;

b. Que las operaciones reflejadas en los estados financieros se ajusten a estas Normas Generales, al Reglamento Presupuestario y Financiero y a las demás disposiciones aplicables; y

c. Que los valores y dinero en depósito hayan sido verificados por medio de certificaciones de los depositarios de la Secretaría General, y que el efectivo en caja haya sido verificado contándolo físicamente en el grado en que lo juzgue apropiado el Auditor Externo seleccionado, aplicando normas de auditoría generalmente aceptadas.

Artículo 143. Contenido y alcance del informe. El Auditor Externo seleccionado referirá en su informe la extensión y naturaleza del examen de los estados financieros certificados, su exactitud, así como a otras materias que deben ponerse en conocimiento de la Asamblea General, entre ellas, las siguientes:

d) egresos que no se ajustan a las disposiciones que los autorizan, o gastos excesivos;

e) egresos que exceden del monto de las apropiaciones, tomando en cuenta las modificaciones resultantes de transferencias debidamente autorizadas por la resolución de la Asamblea General aprobatoria del programa-presupuesto; y

f) cualquier deficiencia en el sistema general que rige el manejo de ingresos y egresos o de materiales y equipo, o en los servicios administrativos correspondientes.

Artículo 144. Presentación del informe del Auditor Externo. Una vez entregado el informe final del Auditor Externo, se presentará inmediatamente al Consejo Permanente.

Artículo 145. Estados e informes presupuestarios y financieros. El Secretario General presentará a la Asamblea General en cada período ordinario de sesiones, junto con el respectivo informe del Auditor Externo seleccionado y el informe del Comité de Auditoría, un informe financiero final sobre el ejercicio anterior.

El Secretario General informará además trimestralmente a la Comisión Preparatoria de la Asamblea General y a todos los órganos de la OEA que tienen responsabilidad en asuntos administrativos y presupuestarios, sobre:

a) el cumplimiento de las decisiones de la Asamblea General y del Consejo Permanente relacionadas con el programa-presupuesto;

b) el progreso de los programas y el avance de los servicios en la ejecución del programa-presupuesto, con las explicaciones correspondientes;

c) el estado de las recaudaciones de cuotas y contribuciones de ingresos varios y de cualesquiera otros recursos recibidos de fuentes públicas o privadas, y en especial los referidos en los artículos 80, 81 y 88; y

d) el estado financiero de cada uno de los fondos, señalando sus ingresos, egresos y saldos.

El Secretario General presentará al Consejo Permanente un informe cada seis meses, en enero y junio de cada año, sobre todos los contratos por resultado (CPR) financiados por cualquier fuente correspondientes al semestre anterior. Este informe deberá incluir para cada CPR vigente durante el período que abarca el informe: (a) la fuente de los fondos utilizados; (b) el nombre del contratista independiente, por personería jurídica (entidades) primero, seguido por persona física (individuos); (c) la duración del contrato, incluidas las fechas de inicio y terminación, (d) el monto del contrato; (e) el número de contratos por resultado que se le han otorgado al contratista independiente desde enero de 2000; (f) cuántas veces este contrato ha sido renovado o extendido; (g) la duración total, incluidas las renovaciones y extensiones, de todos los CPR con ese contratista desde enero de 2000; (h) una justificación detallada de la necesidad del contrato; e (i) una explicación de las razones por las cuales el personal de planta actual no puede desempeñar las funciones o realizar las tareas asignadas. Esta información deberá ser organizada por departamento, oficina de la Secretaría General, u otra entidad, según corresponda, y se aplica a las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros y a todas las operaciones fuera de la Sede.^[3]

[1]. Aprobadas por la Asamblea General mediante la resolución AG/RES. 123 (III-O/73) y modificadas mediante las resoluciones AG/RES. 248 (VI-O/76), AG/RES. 256 (VI-O/76), AG/RES. 257 (VI-O/76), AG/RES. 301 (VII-O/77), AG/RES. 359 (VIII-O/78), AG/RES. 404 (IX-O/79), AG/RES. 438 (IX-O/79), AG/RES. 479 (X-O/80), AG/RES. 671 (XIII-O/83), AG/RES. 672 (XIII-O/83), AG/RES. 731 (XIV-O/84), AG/RES. 791 (XV-O/85), AG/RES. 842 (XVI-O/86), AG/RES. 981 (XIX-O/89), AG/RES. 1036 (XX-O/90), AG/RES. 1137 (XXI-O/91), AG/RES. 1321 (XXV-O/95), AG/RES. 1322 (XXV-O/95), AG/RES. 1 (XXV-E/98), AG/RES. 3 (XXVI-E/99), AG/RES. 1725 (XXX-O/00), AG/RES. 1839 (XXXI-O/01), AG/RES. 1873 (XXXII-O/02), AG/RES. 1909 (XXXII-O/02), AG/RES. 2059 (XXXIV-O/04), AG/RES. 2156 (XXXV-O/05), AG/RES. 2157 (XXXV-O/05), AG/RES. 2302 (XXXVII-O/07), AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07), AG/RES. 2754 (XLII-O/12), AG/RES. 2755 (XLII-O/12), AG/RES. 2756 (XLII-O/12), AG/RES. 2778 (XLIII-O/13), AG/RES. 2817 (XLIV-O/14), AG/RES. 1 (XLVIII-E/14), AG/RES. 2889 (XLVI-O/16), AG/RES. 1 (LII-E/17), AG/RES. 2923 (XLVIII-O/18), AG/RES. 1 (LIII-E/18), AG/RES. 2940 (XLIX-O/19), AG/RES. 2942 (XLIX-O/19), AG/RES. 2971 (LI-O/21) y por el Consejo Permanente mediante las resoluciones CP/RES. 652 (1033/95), CP/RES. 703 (1122/97), CP/RES. 761 (1217/99), CP/RES. 910 (1568/06), CP/RES. 919 (1597/07) y CP/RES. 1062 (2069/16) conforme a las facultades conferidas por la Asamblea General por medio de las resoluciones AG/RES. 1319 (XXV-O/95), AG/RES. 1382 (XXVI-O/96), AG/RES. 1603 (XXVIII-0/98), AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06) y AG/RES. 1 (L-E/15), respectivamente.

[2]. Capítulo modificado por medio de las resoluciones AG/RES. 2754 (XLII-O/12), AG/RES. 2889 (XLVI-O/16) y AG/RES. 2971 (LI-O/21).

[3]. Párrafo aprobado por la Asamblea General por medio de la resolución AG/RES. 2157 (XXXV-O/05) en su trigésimo quinto período ordinario de sesiones en junio de 2005.

NORMAS GENERALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETARÍA GENERAL[1]

NORMAS GENERALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETARÍA GENERAL^[1]