Artículo 117. Auditoría interna. El
Secretario General establecerá procedimientos adecuados de auditoría interna
para verificar el cumplimiento de las normas y reglamentaciones vigentes, en
especial mediante el examen sistemático y selectivo de transacciones oficiales
y procedimientos operativos relacionados con los recursos que administra la
Secretaría General. Con tal objeto
emitirá una Orden Ejecutiva que regule tales actividades.
La Oficina del Inspector General será la dependencia responsable de
aplicar estos procedimientos y ejercer las funciones antes mencionadas.
Artículo 118. El Inspector General. El
Inspector General es responsable de ejercer las funciones de auditoría e
investigación señaladas. Con tal
objeto, contará con la independencia operativa necesaria para iniciar, llevar a
cabo e informar sobre las auditorías, inspecciones y evaluaciones que aseguren
la correcta utilización y administración de los recursos y la protección de
los activos de la Organización.
El Inspector General deberá reunir los requisitos de idoneidad,
capacitación y experiencia necesarios para ejercer estas funciones, con
integridad y habilidad demostrada en una o más de las siguientes disciplinas:
contabilidad, auditoría, análisis financiero, derecho, análisis gerencial,
administración pública o investigaciones.
El Secretario General presentará nombres de candidatos al cargo de
Inspector General, incluyendo aquellos que propongan los miembros del Consejo
Permanente, a la Junta de Auditores Externos para que ésta certifique sus
calificaciones.
De los nombres de candidatos certificados por la Junta de Auditores
Externos, el Secretario General designará el Inspector General.
Artículo 119. Informes de auditoría. El
Secretario General instruirá al Inspector General para que le presente informes
relativos a las evaluaciones, auditorías e investigaciones que realice y que, a
su vez, presente una relación de los mismos al Consejo Permanente.
Dichos informes podrán estar a la disposición del Consejo Permanente.
Los informes del Inspector General serán presentados trimestral y
anualmente, con atención particular a las propuestas realizadas por la Junta de
Auditores Externos, así como sobre la idoneidad de los recursos destinados a
las funciones de auditoría e inspección.
En el caso de situaciones especiales llevadas a la atención del
Inspector General por el Consejo Permanente, el Secretario General instruirá al
Inspector General para que informe al Consejo sobre el resultado de su solicitud.
Artículo 120. Obligación de tomar acción.
El Secretario General tendrá un plazo de 30 días para responder a los
informes del Inspector General o tomar acciones para el cumplimiento de sus
recomendaciones. Si, transcurrido
este plazo, no se han realizado observaciones, el Inspector General dará el
informe como aceptado y procederá a solicitar la instrumentación de sus
recomendaciones.
Artículo 121. Reuniones. El
Inspector General se reunirá, cuando sea necesario, con la CAAP y con la
CEPCIDI, según sea el caso, con el objeto de intercambiar información y
opiniones sobre las materias de su competencia.
Artículo 122. Evaluación
de la función de auditoría. El
Consejo Permanente podrá solicitar que una empresa de auditoría externa evalúe
las gestiones de la Oficina del Inspector General.
Artículo 123. Junta
de Auditores Externos. La Junta
de Auditores Externos examinará la contabilidad de la Secretaría General de
conformidad con lo dispuesto por las resoluciones AG/RES. 123 (III-O/73),
aprobada por la Asamblea General el 14 de abril de 1973, y CP/RES. 124 (164/75),
aprobada por el Consejo Permanente el 30 de junio de 1975, y por el Reglamento
de la Junta, aprobado el 30 de junio de 1976.
La Junta estará integrada por tres miembros designados por la Asamblea
General.
Artículo 124. Acceso a libros y registros.
Los auditores externos tendrán acceso, en cualquier momento, a los
libros, registros, documentos y comprobantes que, a su juicio, fueren necesarios
para llevar a cabo su auditoría.
El Secretario General dará a la Junta el acceso a los registros
financieros que ésta solicite, prestándole su cooperación según se requiera
a fin de que la misma pueda realizar las auditorías de manera oportuna y eficaz.
Artículo 125. Certificación del examen de la contabilidad.
Los auditores externos harán el examen de la contabilidad y certificarán
lo siguiente:
a.
Que las cuentas anuales presentadas por el Secretario General estén de
acuerdo con los libros, registros, documentos y comprobantes de la Secretaría
General;
b.
Que las operaciones reflejadas en los estados financieros se ajusten a
estas Normas Generales, al Reglamento Presupuestario y Financiero y a las demás
disposiciones aplicables; y
c.
Que los valores y dinero en depósito hayan sido verificados por medio de
certificaciones de los depositarios de la Secretaría General y que el efectivo
en caja haya sido verificado contándolo físicamente en el grado en que lo
juzgue apropiado la Junta de Auditores Externos, aplicando normas de auditoría
generalmente aceptadas.
Artículo 126. Verificación de la eficacia del control interno.
Los auditores externos podrán comprobar la eficacia del control interno
de contabilidad y rendirán a la Asamblea General los informes del caso que se
consideren pertinentes con relación a tal control.
Los auditores externos, luego de cerciorarse de que los libros,
registros, documentos y comprobantes hayan sido examinados y certificados como
correctos por los funcionarios de la Secretaría General, podrán, a su discreción
y tomando en cuenta el carácter del examen, aceptar en todo o en parte tales
certificaciones.
Artículo 127. Observaciones sobre cuentas, deficiencias e irregularidades. Los auditores externos no tendrán facultad para modificar
las cuentas, pero llamarán la atención del Secretario General, para la acción
pertinente, respecto de las operaciones sobre cuya legalidad o corrección
abrigaren alguna duda.
Los auditores externos podrán señalar en su informe cualquier
deficiencia o irregularidad que hayan advertido al efectuar su trabajo, pero
antes se la comunicarán al Secretario General para que pueda explicarla o
corregirla.
Artículo 128. Observaciones sobre administración financiera.
Los auditores externos, además de certificar los estados financieros,
podrán hacer las observaciones que creyeren necesarias sobre las
reglamentaciones financieras y presupuestarias internas, el sistema de
contabilidad, la eficiencia de la auditoría interna, los procedimientos de
control, las actividades y programas de administración y, en general, sobre las
consecuencias financieras de la gestión administrativa de la Secretaría
General.
Artículo 129. Contenido y alcance del informe.
Los auditores externos se referirán en su informe a la extensión y
naturaleza del examen de los estados financieros certificados, a su exactitud y
corrección, así como a otras materias que deben ponerse en conocimiento de la
Asamblea General, entre ellas, a las siguientes:
a.
Malversación de
fondos, no obstante la exactitud de la contabilidad;
b.
Casos de fraude o presunción de
fraude;
c.
Egresos que puedan obligar a otros gastos en gran
escala;
d.
Egresos que no se ajustan a las disposiciones que los
autorizan, o gastos excesivos;
e.
Egresos que exceden del monto de las
apropiaciones, tomando en cuenta las
modificaciones resultantes de transferencias debidamente autorizadas por la
resolución de la Asamblea General aprobatoria del programa-presupuesto; y
f.
Cualquier deficiencia en el sistema general que rige el manejo de
ingresos y egresos o de materiales y equipo, o en los servicios administrativos
correspondientes.
Artículo 130. Presentación del informe de la Junta de Auditores Externos al Consejo
Permanente y a la Asamblea General. La
Junta someterá su informe al Consejo Permanente dentro de los primeros cuatro
meses del año. El informe deberá
incluir los comentarios preliminares de la Secretaría General. Observaciones formales adicionales serán proporcionados por
la Secretaría General y por la Oficina del Inspector General sobre los planes
para la adopción de medidas referentes a las recomendaciones del informe. El Consejo Permanente hará las observaciones y recomendaciones que
considere necesarias. El informe,
junto con las observaciones del Consejo Permanente, de la Secretaría General y
de la Oficina del Inspector General, será presentado en el siguiente período
ordinario de sesiones de la Asamblea General.
Artículo 131. Estados e informes presupuestarios y financieros. El Secretario
General presentará a la Asamblea General en cada período ordinario de sesiones, junto con el respectivo informe de los auditores
externos, un informe
financiero final sobre el ejercicio anterior.
El Secretario General informará además trimestralmente a la Comisión
Preparatoria de la Asamblea General y a todos los órganos de la OEA que tienen
responsabilidad en asuntos administrativos y presupuestarios, sobre:
a.
El cumplimiento de las decisiones de la Asamblea General y del Consejo
Permanente relacionadas con el programa-presupuesto;
b.
El progreso de los programas y el avance de los servicios en la ejecución
del programa-presupuesto, con las explicaciones correspondientes;
c.
El estado de las recaudaciones de cuotas y contribuciones de ingresos
varios y de cualesquiera otros recursos recibidos de fuentes públicas o
privadas, y en especial los referidos en los artículos 74,
75 y 82; y
d.
El estado financiero de cada uno de los
fondos, señalando sus ingresos,
egresos y saldos.
El Secretario General presentará al Consejo Permanente un
informe cada seis meses, en enero y junio de cada año, sobre todos los contratos
por resultado (CPR) financiados por cualquier fuente correspondientes al
semestre anterior. Este informe deberá incluir para cada CPR vigente durante el
período que abarca el informe: (a) la fuente de los fondos utilizados; (b) el
nombre del contratista independiente, por personería jurídica (entidades)
primero, seguido por persona física (individuos);
(c) la
duración del contrato, incluidas las fechas de inició y terminación, (d) el
monto del contrato; (e) el número de contratos por resultado que se le han
otorgado al contratista independiente desde enero de
2000; (f) cuántas
veces este contrato ha sido renovado o extendido; (g) la duración total,
incluidas las renovaciones y extensiones, de todos los CPR con ese contratista
desde enero de
2000; (h) una
justificación detallada de la necesidad del contrato; e (i) una explicación de
las razones por las cuales el personal de planta actual no puede desempeñar las
funciones o realizar las tareas asignadas. Esta información deberá ser
organizada por departamento, oficina de la Secretaría Genera, u otra entidad,
según corresponda, y se aplica a las Oficinas de la Secretaría General en los
Estados Miembros y a todas las operaciones fuera de la sede.[2]
[2].
Párrafo aprobado por la Asamblea General por medio de la resolución AG/RES. 2157 (XXXV-O/05)
en su trigésimo quinto período ordinario de
sesiones en junio de 2005.
