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NORMAS GENERALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETARIA GENERAL DE LA ORGANIZACION DE LOS ESTADOS AMERICANOS

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NORMAS GENERALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETARÍA GENERAL[1]

CAPÍTULO IX[2]

DEL ASESORAMIENTO, AUDITORÍA Y VIGILANCIA FISCAL

SUBCAPÍTULO A: DEL INSPECTOR GENERAL

                 Artículo 117.  Auditoría interna.  La Oficina del Inspector General es la dependencia responsable de ejercer las funciones de auditoría financiera, administrativa y operativa con el objeto de determinar el grado de cumplimiento por parte de la Secretaría General de los objetivos de los diversos programas, la eficiencia, economía y transparencia con que se utilizan los recursos, y formular las recomendaciones para mejorar la gestión de la Secretaría General.

                 Para cumplir lo anterior, el Inspector General establecerá los procedimientos adecuados de auditoría interna, que reflejen las mejores prácticas internacionales, para verificar el cumplimiento de las normas vigentes, mediante el examen crítico, sistemático e imparcial de transacciones oficiales y procedimientos operativos relacionados con los recursos que administra la Secretaría General. Con tal objeto, el Secretario General, con conocimiento del Consejo Permanente, emitirá una Orden Ejecutiva que regule tales actividades de conformidad con las presentes Normas Generales.

                 Artículo 118.  Plan de Actividades.  Conforme al presupuesto aprobado, y de acuerdo con lo establecido en estas Normas Generales, el Inspector General presentará al Consejo Permanente, antes del fin de cada año, un plan de actividades de investigación y auditoría de los programas, servicios y actividades de la Secretaría General por un período de dos años, y lo actualizará anualmente. El Consejo Permanente podrá solicitar la inclusión de investigaciones o auditorías específicas, una vez que revise dicho plan.

  El Inspector General informará trimestralmente a la Junta de Auditores Externos sobre los avances en el plan de actividades o sobre otros asuntos relevantes.

                 Artículo 119.  El Inspector General.  El Inspector General contará con la independencia funcional necesaria para iniciar y llevar a cabo e informar al Consejo Permanente y al Secretario General sobre las auditorías, investigaciones e inspecciones necesarias para asegurar la correcta utilización y administración de los recursos y la protección de los activos de la Organización, así como, sobre la eficacia general de las funciones de la Oficina del Inspector General y sobre las calificaciones y desempeño del personal y contratistas independientes que presten servicios en esa oficina.

                 En el cumplimiento de sus funciones, incluyendo asuntos de selección de auditorías, su alcance, procedimientos, frecuencia, calendarios o el contenido de los informes, el Inspector General permanecerá libre de interferencias de cualquier dependencia de la Secretaría General, a fin de permitir que mantenga la independencia y la objetividad necesarias.

                 De conformidad con las presentes Normas Generales, el Inspector General recomendará directamente al Secretario General sobre la necesidad de contratar o terminar los servicios del personal y contratistas independientes que presten servicios en la Oficina del Inspector General.

                 Artículo 120.  Requisitos del Inspector General y del Personal Profesional de la Oficina del Inspector General. El Inspector General y el personal profesional de la Oficina del Inspector General deberán reunir los requisitos de idoneidad, capacitación y experiencia necesarios para ejercer estas funciones con integridad y habilidad demostrada en una o más de las siguientes disciplinas: contabilidad, auditoría, análisis financiero, derecho, análisis gerencial, administración pública o investigaciones. El Inspector General deberá haber desempeñado un cargo con funciones similares por un período mínimo de quince años.

                 Artículo 121.  Nombramiento, período del cargo, y remoción del Inspector General.

a.    El Secretario General, en consulta con el Consejo Permanente, nombrará al Inspector General de una lista de tres candidatos seleccionados conforme al siguiente proceso:

i.            Los candidatos a Inspector General serán seleccionados en un concurso público difundido ampliamente en los Estados miembros.

ii.    El proceso de selección de los candidatos a Inspector General será llevado a cabo por una empresa especializada en recursos humanos y reclutamiento de ejecutivos, de reconocido prestigio internacional, seleccionada para este propósito específico por la Secretaría General, con conocimiento del Consejo Permanente.

iii.    Los términos de referencia para la selección de la empresa encargada de la selección de los candidatos a Inspector General serán previamente aprobados por la CAAP.

iv.    Los términos de referencia para la selección de los candidatos a Inspector General serán previamente aprobados por la CAAP. Estos términos de referencia reflejarán los requisitos previstos en el artículo 120 de estas Normas Generales.

v.    Para la selección de los candidatos la consideración primordial deberá ser la competencia y la integridad con la debida atención a los principios de rotación y de equitativa representación geográfica que priman en la Organización.

vi.    La empresa encargada someterá a la Junta de Auditores Externos las calificaciones de esos candidatos para la certificación de las mismas y la entrevista correspondiente.

vii.    La Junta de Auditores Externos presentará al Secretario General una lista de tres candidatos para el puesto de Inspector General.

b.    Cuando el puesto de Inspector General se encuentre vacante, el Secretario General podrá nombrar un Inspector General Interino, quien deberá contar con la certificación previa de la Junta de Auditores Externos, y ejercerá estas funciones hasta que el nuevo Inspector General asuma el puesto. Desde que el puesto de Inspector General esté vacante hasta que el nuevo Inspector General asuma el puesto no deberá haber transcurrido más de doce meses. 

c.    El nombramiento del Inspector General será por un período único de seis años.

d.    El Inspector General no podrá ser separado de su puesto sin causa justificada. Para que el Secretario General pueda proceder a la separación del Inspector General o a la aplicación de cualquier otra medida disciplinaria deberá consultar su decisión con el Consejo Permanente e informarle de los motivos en que se fundamenta. Antes de efectuar la consulta con el Consejo Permanente, el Secretario General deberá ofrecer al Inspector General una audiencia especial para conocer su manifestación respecto a la decisión que pretende adoptar. En dicha audiencia estará también presente el Presidente del Consejo Permanente y para fines de la consulta, el archivo de la audiencia especial estará a disposición del Consejo Permanente, el cual tomará las medidas de confidencialidad que estime necesarias. Los artículos pertinentes de estas Normas Generales y las Reglas de Personal sobre medidas disciplinarias no se aplican al Inspector General.

e.    Aquella persona que haya sido nombrada Inspector General no podrá prestar servicios a la Secretaría General ya sea como funcionario o como contratista independiente o como funcionario o consultor de un contratista independiente de la Secretaría General después de haber dejado el cargo.

                 Artículo 122. Informes del Inspector General y Obligación de tomar acción por parte de la Secretaría General. El Inspector General presentará al Secretario General los informes relativos a las auditorías, investigaciones e inspecciones que realice.  Estos informes estarán a disposición del Consejo Permanente, el cual tomará las medidas de confidencialidad que estime necesarias.

a.    El Inspector General presentará al Secretario General, con copia al Consejo Permanente y a la Junta de Auditores Externos, los informes relativos a las auditorías, investigaciones e inspecciones que realice. Al presentar sus informes, el Inspector General recomendará las medidas que estime necesarias para salvaguardar la confidencialidad de los mismos.

b.    El Secretario General tendrá un plazo de 30 días para responder a los informes del Inspector General o tomar acciones para el cumplimiento de sus recomendaciones. Si, transcurrido este plazo, no se han realizado observaciones, se considerará que el informe del Inspector General ha sido aceptado y el Inspector General procederá a solicitar la instrumentación de sus recomendaciones, informando de ello al Consejo Permanente.

c.    El Secretario General podrá efectuar observaciones y emitir comentarios sobre los informes del Inspector General y si lo considera adecuado podrá presentar al Consejo Permanente y a la Junta de Auditores Externos esas observaciones y comentarios.

d.    El Inspector General informará trimestral y anualmente al Consejo Permanente, sobre las observaciones y recomendaciones derivadas de las auditorías practicadas, así como de las medidas adoptadas por la Secretaría General para su cumplimiento. Esos informes prestarán atención particular a las propuestas realizadas por la Junta de Auditores Externos, así como sobre la idoneidad de los recursos destinados a las funciones de auditoría e investigación. Asimismo, 60 días antes de las elecciones de un nuevo Secretario General, el Inspector General presentará al Consejo Permanente un informe que deberá reflejar el nivel de cumplimiento de las recomendaciones formuladas para mejorar la gestión de la Secretaría General, conforme al primer párrafo del artículo 117 de estas Normas Generales.

e.    Los informes del Inspector General estarán a disposición de los Estados miembros en la Oficina del Inspector General con procedimientos claramente definidos y protecciones apropiadas para la información delicada que pudiera comprometer procesos legales en curso, exponer datos organizacionales sensibles, poner en peligro la seguridad de cualquier entidad, dependencia o individuo o infringir los derechos de privacidad de cualquier persona.

                 Artículo 123.  Publicación de los Informes.  Los informes de auditoría anuales resumidos del Inspector General estarán a disposición del público en la página Web de la Secretaría General.

                 Artículo 124.  Reuniones El Inspector General se reunirá, cuando sea necesario, con la CAAP y con el CIDI con el objeto de intercambiar información y opiniones sobre las materias de su competencia.

                 Artículo 125.  Acceso irrestricto. El Inspector General tiene plena libertad de entrevistar al personal y a los demás recursos humanos de la Secretaría General así como acceso pleno, libre e ilimitado a los registros contables, financieros, de bienes muebles e inmuebles, y registros de personal de la Secretaría General que sean necesarios para el cumplimiento de sus funciones conforme a estas Normas Generales.  En todo caso, el Inspector General deberá adoptar las medidas necesarias para evitar comprometer procesos legales en curso, exponer datos organizacionales sensibles, poner en peligro la seguridad de cualquier entidad, dependencia o individuo o infringir los derechos de privacidad de cualquier persona.

                 Artículo 126. Presupuesto de la Oficina del Inspector General. Cualquier decisión que implique una reducción en el presupuesto asignado a la Oficina del Inspector General, conforme al programa-presupuesto aprobado por la Asamblea General, deberá ser previamente consultada con el Consejo Permanente.

                 Artículo 127. Evaluación de la función de auditoría. El Consejo Permanente podrá solicitar cada tres años a una empresa de auditoría externa, certificada por la Junta de Auditores, que evalúe las gestiones de la Oficina del Inspector General con el objeto de mantener el cumplimiento de las normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna. En esta revisión se evaluará la eficiencia y eficacia de las actividades de auditoría interna y se identificarán oportunidades de mejora. Los resultados de la evaluación se presentarán al Consejo Permanente y al Secretario General para su revisión y acción en caso necesario.

SUBCAPÍTULO B: DE LA JUNTA DE AUDITORES EXTERNOS

                 Artículo 128.  Junta de Auditores Externos.  La Junta de Auditores Externos examinará la contabilidad de la Secretaría General de conformidad con lo dispuesto por las resoluciones AG/RES. 123 (III-O/73), aprobada por la Asamblea General el 14 de abril de 1973, y CP/RES. 124 (164/75), aprobada por el Consejo Permanente el 30 de junio de 1975, y por el Reglamento de la Junta, aprobado el 30 de junio de 1976.

                 La Junta estará integrada por tres miembros designados por la Asamblea General.

                 Artículo 129.  Acceso a libros y registros.  Los auditores externos tendrán acceso, en cualquier momento, a los libros, registros, documentos y comprobantes que, a su juicio, fueren necesarios para llevar a cabo su auditoría.

                 El Secretario General dará a la Junta el acceso a los registros financieros que ésta solicite, prestándole su cooperación según se requiera a fin de que la misma pueda realizar las auditorías de manera oportuna y eficaz.

                 Artículo 130.  Certificación del examen de la contabilidad.  Los auditores externos harán el examen de la contabilidad y certificarán lo siguiente:

a.  Que las cuentas anuales presentadas por el Secretario General estén de acuerdo con los libros, registros, documentos y comprobantes de la Secretaría General;

b.  Que las operaciones reflejadas en los estados financieros se ajusten a estas Normas Generales, al Reglamento Presupuestario y Financiero y a las demás disposiciones aplicables; y

c.  Que los valores y dinero en depósito hayan sido verificados por medio de certificaciones de los depositarios de la Secretaría General y que el efectivo en caja haya sido verificado contándolo físicamente en el grado en que lo juzgue apropiado la Junta de Auditores Externos, aplicando normas de auditoría generalmente aceptadas.

                 Artículo 131.  Verificación de la eficacia del control interno.  Los auditores externos podrán comprobar la eficacia del control interno de contabilidad y rendirán a la Asamblea General los informes del caso que se consideren pertinentes con relación a tal control.

                 Los auditores externos, luego de cerciorarse de que los libros, registros, documentos y comprobantes hayan sido examinados y certificados como correctos por los funcionarios de la Secretaría General, podrán, a su discreción y tomando en cuenta el carácter del examen, aceptar en todo o en parte tales certificaciones.

                 Artículo 132.  Observaciones sobre cuentas, deficiencias e irregularidades.  Los auditores externos no tendrán facultad para modificar las cuentas, pero llamarán la atención del Secretario General, para la acción pertinente, respecto de las operaciones sobre cuya legalidad o corrección abrigaren alguna duda.

                 Los auditores externos podrán señalar en su informe cualquier deficiencia o irregularidad que hayan advertido al efectuar su trabajo, pero antes se la comunicarán al Secretario General para que pueda explicarla o corregirla.

                 Artículo 133.  Observaciones sobre administración financiera.  Los auditores externos, además de certificar los estados financieros, podrán hacer las observaciones que creyeren necesarias sobre las reglamentaciones financieras y presupuestarias internas, el sistema de contabilidad, la eficiencia de la auditoría interna, los procedimientos de control, las actividades y programas de administración y, en general, sobre las consecuencias financieras de la gestión administrativa de la Secretaría General.

                 Artículo 134.  Contenido y alcance del informe.  Los auditores externos se referirán en su informe a la extensión y naturaleza del examen de los estados financieros certificados, a su exactitud y corrección, así como a otras materias que deben ponerse en conocimiento de la Asamblea General, entre ellas, a las siguientes:

a.  Malversación de fondos, no obstante la exactitud de la contabilidad;

b.  Casos de fraude o presunción de fraude;

c.  Egresos que puedan obligar a otros gastos en gran escala;

d.  Egresos que no se ajustan a las disposiciones que los autorizan, o gastos excesivos;

e.  Egresos que exceden del monto de las apropiaciones, tomando en cuenta las modificaciones resultantes de transferencias debidamente autorizadas por la resolución de la Asamblea General aprobatoria del programa-presupuesto; y

f.  Cualquier deficiencia en el sistema general que rige el manejo de ingresos y egresos o de materiales y equipo, o en los servicios administrativos correspondientes.

                 Artículo 135.  Presentación del informe de la Junta de Auditores Externos al Consejo Permanente y a la Asamblea General.  La Junta someterá su informe al Consejo Permanente dentro de los primeros cuatro meses del año.  El informe deberá incluir los comentarios preliminares de la Secretaría General.  Observaciones formales adicionales serán proporcionados por la Secretaría General y por la Oficina del Inspector General sobre los planes para la adopción de medidas referentes a las recomendaciones del informe.  El Consejo Permanente hará las observaciones y recomendaciones que considere necesarias.  El informe, junto con las observaciones del Consejo Permanente, de la Secretaría General y de la Oficina del Inspector General, será presentado en el siguiente período ordinario de sesiones de la Asamblea General.

SUBCAPÍTULO C: INFORMES PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS

                 Artículo 136.  Estados e informes presupuestarios y financieros. El Secretario General presentará a la Asamblea General en cada período ordinario de sesiones, junto con el respectivo informe de los auditores externos, un informe financiero final sobre el ejercicio anterior.

                 El Secretario General informará además trimestralmente a la Comisión Preparatoria de la Asamblea General y a todos los órganos de la OEA que tienen responsabilidad en asuntos administrativos y presupuestarios, sobre:

a.  El cumplimiento de las decisiones de la Asamblea General y del Consejo Permanente relacionadas con el programa-presupuesto;

b.  El progreso de los programas y el avance de los servicios en la ejecución del programa-presupuesto, con las explicaciones correspondientes;

c.  El estado de las recaudaciones de cuotas y contribuciones de ingresos varios y de cualesquiera otros recursos recibidos de fuentes públicas o privadas, y en especial los referidos en los artículos 74, 75 y 82; y

d.  El estado financiero de cada uno de los fondos, señalando sus ingresos, egresos y saldos.

               El Secretario General presentará al Consejo Permanente un informe cada seis meses, en enero y junio de cada año, sobre todos los contratos por resultado (CPR) financiados por cualquier fuente correspondientes al semestre anterior.  Este informe deberá incluir para cada CPR vigente durante el período que abarca el informe: (a) la fuente de los fondos utilizados; (b) el nombre del contratista independiente, por personería jurídica (entidades) primero, seguido por persona física (individuos); (c) la duración del contrato, incluidas las fechas de inició y terminación, (d) el monto del contrato; (e) el número de contratos por resultado que se le han otorgado al contratista independiente desde enero de 2000; (f) cuántas veces este contrato ha sido renovado o extendido; (g) la duración total, incluidas las renovaciones y extensiones, de todos los CPR con ese contratista desde enero de 2000; (h) una justificación detallada de la necesidad del contrato; e (i) una explicación de las razones por las cuales el personal de planta actual no puede desempeñar las funciones o realizar las tareas asignadas. Esta información deberá ser organizada por departamento, oficina de la Secretaría Genera, u otra entidad, según corresponda, y se aplica a las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros y a todas las operaciones fuera de la sede.[3]

 

[1].  Aprobadas por la Asamblea General mediante la resolución AG/RES. 123 (III-O/73) y modificadas mediante las resoluciones AG/RES. 248 (VI-O/76), AG/RES. 256 (VI-O/76), AG/RES. 257 (VI-O/76), AG/RES. 301 (VII-O/77), AG/RES. 359 (VIII-O/78), AG/RES. 404 (IX-O/79), AG/RES. 438 (IX-O/79), AG/RES. 479 (X-O/80), AG/RES. 671 (XIII-O/83), AG/RES. 672 (XIII-O/83), AG/RES. 731 (XIV-O/84), AG/RES. 791 (XV-O/85), AG/RES. 842 (XVI-O/86), AG/RES. 981 (XIX-O/89), AG/RES. 1036 (XX-O/90), AG/RES. 1137 (XXI-O/91), AG/RES. 1321 (XXV-O/95), AG/RES. 1322 (XXV-O/95), AG/RES. 1 (XXV-E/98), AG/RES. 3 (XXVI-E/99), AG/RES. 1725 (XXX-O/00), AG/RES. 1839 (XXXI-O/01), AG/RES. 1873 (XXXII-O/02), AG/RES. 1909 (XXXII-O/02), AG/RES. 2059 (XXXIV-O/04), AG/RES. 2156 (XXXV-O/05), AG/RES. 2157 (XXXV-O/05), AG/RES. 2302 (XXXVII-O/07), AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07), AG/RES. 2754 (XLII-O/12), AG/RES. 2755 (XLII-O/12), AG/RES. 2756 (XLII-O/12), AG/RES. 2778 (XLIII-O/13), AG/RES. 2817 (XLIV-O/14), AG/RES. 1 (XLVIII-E/14), AG/RES. 2889 (XLVI-O/16) y por el Consejo Permanente mediante las resoluciones CP/RES. 652 (1033/95), CP/RES. 703 (1122/97), CP/RES. 761 (1217/99), CP/RES. 910 (1568/06), CP/RES. 919 (1597/07) y CP/RES. 1062 (2069/16) conforme a las facultades conferidas por la Asamblea General por medio de las resoluciones AG/RES. 1319 (XXV-O/95),  AG/RES. 1382 (XXVI-O/96), AG/RES. 1603 (XXVIII-0/98), AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06) y AG/RES. 1 (L-E/15), respectivamente.

 

[2].  Capítulo modificado por medio de las resoluciones AG/RES. 2754 (XLII-O/12) y AG/RES. 2889 (XLVI-O/16) .

 

[3].  Párrafo aprobado por la Asamblea General por medio de la resolución AG/RES. 2157 (XXXV-O/05) en su trigésimo quinto período ordinario de sesiones en junio de 2005.