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NORMAS GENERALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETARIA GENERAL DE LA ORGANIZACION DE LOS ESTADOS AMERICANOS

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NORMAS GENERALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETARÍA GENERAL[1]

CAPÍTULO IV

DISPOSICIONES GENERALES DE NATURALEZA

FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA

                Artículo 71.  Fondos que administra la Secretaría General.  Los fondos administrados por la Secretaría General se clasifican en: Fondo Regular, Fondo de Cooperación para el Desarrollo de la OEA (FCD/OEA), fondos específicos y fondos fiduciarios.

                Cada fondo se contabilizará por separado y de conformidad con las presentes Normas Generales y será administrado de acuerdo con las presentes Normas Generales, con el programa-presupuesto aprobado y con los estatutos, reglamentos y resoluciones que los regulen.

                Artículo 72.  Fondo Regular.  Está constituido principalmente por las cuotas recaudadas de los Estados Miembros e incluye los aportes de otros fondos por servicios de dirección técnica y apoyo administrativo prestados por la Secretaría General.  Los recursos que se reciban para fines no especificados se tendrán como ingresos varios del Fondo Regular.  El destino de este Fondo es financiar los servicios regulares de la Secretaría y de apoyo general prestados por ésta; la dirección técnica y el apoyo administrativo de los programas; y programas de desarrollo integral de naturaleza multilateral, según se establece en el artículo 32 de la Carta y según se identifiquen específicamente en el programa-presupuesto aprobado.  El Servicio de Carrera únicamente podrá ser financiado por el Fondo Regular de la Organización.

                El Fondo Regular incluye los siguientes subfondos:

a.  Subfondo de Operaciones al cual se acreditarán todos los ingresos del Fondo Regular y al cual se cargarán todas las obligaciones y los gastos de acuerdo con el programa-presupuesto del Fondo Regular.

Al fin de cada año el exceso de ingresos sobre obligaciones y gastos se transferirá del Subfondo de Operaciones al Subfondo de Reserva o el exceso de obligaciones y gastos sobre ingresos será transferido del Subfondo de Reserva al Subfondo de Operaciones.  La Secretaría General informará de estas acciones al Consejo Permanente en un plazo no mayor de 30 días a partir de la fecha de realización de la transferencia.

b.  Subfondo de Reserva, cuyo propósito es asegurar el normal y continuo funcionamiento financiero de la Secretaría General.[2]

El monto del Subfondo de Reserva debe corresponder a 30 por ciento del total de las cuotas anuales de los Estados Miembros. Este monto se alcanzará acreditando a este Subfondo el ingreso anual en exceso de las obligaciones y gastos del Subfondo de Operaciones, y los recursos provenientes del Subfondo de Reserva de Recuperación de Costos Indirectos, de conformidad con el artículo 80 (i)(ii) de estas normas generales. En la medida en que el Subfondo exceda de 30 por ciento del total de las cuotas anuales de los Estados Miembros, el exceso estará disponible en los años posteriores para cualquier propósito aprobado por la Asamblea General.

El Subfondo de Reserva sólo podrá ser utilizado temporalmente para atender a:

i.        Egresos del programa-presupuesto financiados por el Fondo Regular, mientras no se reciban en su totalidad los ingresos previstos; y

ii.       Gastos extraordinarios no previstos en el programa-presupuesto, previa autorización de la Asamblea General o, cuando ella no estuviere reunida, del Consejo Permanente, el cual deberá considerar, previamente, el informe de su Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CAAP) sobre la situación del Subfondo de Reserva y la razón de tales gastos.

No se efectuarán retiros del Subfondo de Reserva para fines distintos que los de asegurar el normal y continuo funcionamiento financiero de la Secretaría General hasta tanto el Subfondo de Reserva no alcance a 10 por ciento del monto de las cuotas anuales de los Estados Miembros destinadas al programa-presupuesto del Fondo Regular aprobado por la Asamblea General.

Las sumas retiradas para los fines que se indican en este artículo deberán reponerse al Subfondo de Reserva así: en el caso del inciso (i), tan pronto como lo permitan los ingresos correspondientes; y en el caso del inciso (ii), mediante apropiaciones equivalentes en el programa-presupuesto del siguiente ejercicio fiscal o en la forma que determine la Asamblea General.

                 Artículo 73.  Fondo de Cooperación para el Desarrollo de la OEA (FCD/OEA).  El FCD/OEA tiene por objeto contribuir al financiamiento de los programas, proyectos y actividades de cooperación de carácter nacional y multilateral que se realicen en el marco del Plan Estratégico de Cooperación Solidaria.  El FCD/OEA se constituye con las contribuciones voluntarias de los Estados Miembros y otros haberes.  Sus usos y limitaciones están determinados en el Estatuto del FCD/OEA.

                 El FCD/OEA se estructura con la Cuenta de Desarrollo Integral, con Cuentas Sectoriales establecidas de acuerdo con las prioridades del Plan Estratégico y con la Cuenta de Reserva, la cual se constituirá con 10 por ciento de las contribuciones voluntarias anuales de los Estados Miembros.  La Cuenta de Reserva mantendrá para actividades imprevistas una suma equivalente a 3 por ciento de los recursos existentes en el FCD/OEA.

                 Artículo 74.   Fondos específicos.[3] El Secretario General podrá establecer fondos específicos en contabilidades separadas, cuyos fines y limitaciones serán definidos en términos precisos, de acuerdo con los correspondientes actos constitutivos, informando de ello al Consejo Permanente, al CIDI, a la AICD o a cualquier otro órgano o entidad de la Organización que tenga interés en la disposición de esos fondos, según sea el caso.

                  Los fondos específicos están constituidos por contribuciones especiales --incluyendo las recibidas sin fines ni limitaciones de los donantes-- que provengan de los Estados Miembros, los Estados Observadores Permanentes ante la Organización y otros estados miembros de las Naciones Unidas, así como de personas o entidades públicas o privadas, nacionales o internacionales, destinadas a realizar o reforzar actividades o programas de cooperación para el desarrollo de la Secretaría General y de otros órganos y entidades de la Organización que tengan interés en la disposición de esos fondos, según acuerdos o contratos celebrados por la Secretaría General en ejercicio de las atribuciones que le confiere la Carta.

                 Artículo 75.   Fondos fiduciarios.  El Secretario General podrá establecer fondos fiduciarios en contabilidades separadas, cuyos fines y limitaciones serán definidos en términos precisos, de acuerdo con los correspondientes actos constitutivos, informando de ello al Consejo Permanente, al CIDI, a la AICD o a cualquier otro órgano o entidad de la Organización que tenga interés en la disposición de esos fondos, según sea el caso.[4]

                 Los fondos fiduciarios estarán constituidos en virtud de legados, disposición testamentaria o donación para financiar los propósitos especificados por el donante o testador, mantenidos en fideicomiso y utilizados de conformidad con las disposiciones o actos correspondientes.

                 Artículo 76.  Moneda de las cuotas y contribuciones voluntarias.  La Secretaría General percibirá todos los recursos de la Organización.  Las cuotas anuales se asignarán y pagarán en dólares de los Estados Unidos.  Las contribuciones voluntarias podrán hacerse parcialmente en la moneda nacional del respectivo Estado Miembro, dentro de los límites que establezca el Secretario General teniendo en cuenta las necesidades de erogaciones en la moneda de dicho país.

                 Artículo 77.  Moneda de la contabilidad y de los informes financieros.  La contabilidad de la Secretaría General y sus informes financieros se llevarán y se presentarán en dólares de los Estados Unidos.

                 La contabilidad de las oficinas fuera de la sede y la de la parte aplicable de los fondos multilaterales, específicos y fiduciarios podrán llevarse inicialmente en la moneda que el Secretario General determine.

                Artículo 78Depósitos bancarios, intereses y costos indirectos.[5]  Las siguientes disposiciones regirán la designación de instituciones bancarias, la acreditación de intereses a los fondos administrados por la Secretaría General, y la acreditación de la recuperación de Costos Indirectos de los fondos administrados por la Secretaría General:

a.       El Secretario General designará las instituciones bancarias en que deben depositarse los recursos de la Organización y los que se le hayan encomendado.

b.       Los intereses que devengue el Fondo Regular se acreditarán a ese fondo, y los intereses que devengue el FCD/OEA se acreditarán al FCD/OEA.

c.       Los intereses que devengue cada fondo específico establecido conforme al artículo 74 de estas normas generales se acreditarán al Fondo para la Recuperación de Costos Indirectos (FRCI), previsto en el artículo 80 (i) de estas normas generales.

i.        Los intereses que devenguen los fondos específicos sufragarán parte de los Costos Indirectos previstos en el artículo 80 de estas normas generales, a no ser que se especifique lo contrario en el acuerdo correspondiente con el donante.

ii.       La Secretaría General podrá aceptar contribuciones en especie para sufragar parte de los Costos Indirectos previstos en el artículo 80 de estas normas generales, a no ser que se especifique lo contrario en el acuerdo correspondiente con el donante.

iii.       Los informes trimestrales de la Secretaría General al Consejo Permanente y al CIDI sobre el uso de los fondos administrados por la Secretaría General reflejarán todas las acreditaciones y desembolsos vinculados al FRCI, incluyendo la fuente y la utilización, por cada dependencia de la Secretaría General, de los recursos obtenidos, y la totalidad de los intereses devengados. Estos informes también deberán incluir los desembolsos efectuados desde ese fondo para complementar los ingresos al Fondo Regular, tal como sea requerido por la Asamblea General en el Programa-Presupuesto aprobado de la Organización.

iv.      El Secretario General podrá hacer excepciones a las disposiciones de este párrafo c, sobre lo cual informará al Consejo Permanente semestralmente.

d.       Los intereses que devengue cada fondo fiduciario establecido conforme al artículo 75 de estas normas generales se acreditarán a ese fondo.

e.       La Secretaría General informará semestralmente al Consejo Permanente y al CIDI sobre la acreditación y la utilización de los intereses devengados en cada fondo específico.

                 Artículo 79.  Inversiones de fondos.[6]  El Secretario General invertirá los fondos de la Organización que no sean indispensables para atender necesidades inmediatas de desembolso, dando cuenta de ello a la Asamblea General.  Con respecto a la inversión de fondos administrados por la Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral, de conformidad con el Estatuto de la AICD, el Secretario General tendrá en cuenta los lineamientos establecidos por la Junta Directiva de la AICD. La información sobre esas inversiones deberá estar incluida en los informes regulares de la Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral a la Junta Directiva de la AICD y al CIDI.

                 Artículo 80 Costos directos y recuperación de costos indirectos.[7] Las siguientes disposiciones regulan los Costos Directos y la recuperación de Costos Indirectos incurridos por la Secretaría General en la administración de proyectos:

a.       Costos Directos.  Costos que pueden atribuirse a una actividad particular o proyecto con un alto nivel de exactitud (por ejemplo: personal, viajes, material de oficina, equipo, informes narrativos y fiscales, auditorías externas específicas, etc.).

b.       Costos Indirectos.  Costos incurridos con un propósito común que no pueden ser fácilmente atribuidos a una actividad o proyecto particular (por ejemplo: presentación de informes financieros, adquisición de bienes y servicios, análisis jurídico y financiero de los acuerdos con los donantes, etc.).

c.       Los presupuestos de cada uno de los proyectos a cargo de la Secretaría General financiados, en todo o en parte, por fondos específicos y fondos fiduciarios deberán incluir la totalidad de los Costos Directos al igual que una partida presupuestaria para la recuperación de Costos Indirectos e indicar su fuente de financiamiento.

d.       La Secretaría General establecerá la tasa para la Recuperación de Costos Indirectos (RCI) sobre los proyectos financiados por los fondos específicos y los fondos fiduciarios. La Secretaría General presentará a la CAAP un informe trimestral sobre los recursos de la RCI. El informe contendrá la información que pueda ser solicitada por la CAAP y toda información que la Secretaría General considere útil para la planificación del uso de los recursos de la RCI, incluyendo:

i.        Una lista de las excepciones aprobadas por la Secretaría General a la RCI de los fondos específicos;

ii.        Un informe de ejecución presupuestaria por Secretaría;

iii.       El saldo y flujo financiero que afecta al Subfondo de Reserva de Recuperación de Costos Indirectos (SRRCI); y

iv.       Una proyección de la RCI durante los próximos doce meses.

e.       La Secretaría General podrá recuperar de los fondos fiduciarios un monto razonable por los costos de administración y por los servicios fiduciarios que provea, conforme esté previsto en los documentos fiduciarios  correspondientes y en la ley aplicable.  Al implementar esta disposición en cualquier año y para cada fondo fiduciario en particular, la Secretaría General deberá, primero, recuperar esos costos de los ingresos obtenidos por ese fondo durante ese año, de manera que se pueda maximizar el objetivo de preservar el capital del fondo.

f.        El aporte al Fondo Regular por concepto de dirección técnica y apoyo administrativo a los programas será efectuado por el FCD/OEA. El aporte será de hasta el 15 por ciento y la base para su cálculo es el total del monto neto del aporte en el año fiscal de la Organización.

g.       Cuando se aprueben apropiaciones que sean financiadas con desobligaciones de años anteriores, éstas no estarán sujetas a un nuevo aporte por dirección técnica y apoyo administrativo. La Secretaría General presentará al final de cada ejecución presupuestaria un balance de los recursos desobligados que han sido objeto de la deducción del porcentaje por dirección y apoyo, los que pasarán a las reservas del fondo respectivo.  Con base en esa información, la Secretaría General comunicará a quien administre el fondo respectivo, a partir de qué monto se deberán deducir dichas contribuciones.

h.       Durante la ejecución presupuestaria se harán deducciones periódicas sobre el monto de obligaciones del FCD/OEA de acuerdo con los niveles establecidos, y esas deducciones serán pagadas al Fondo Regular.

i.          Todos los recursos provenientes de la Recuperación de Costos Indirectos (RCI) serán asignados al Fondo para la Recuperación de Costos Indirectos (FRCI). El FRCI incluye dos Subfondos: El Subfondo de Operaciones de RCI (SORCI) y el Subfondo de Reserva de RCI (SRRCI). El FRCI está sujeto a los siguientes lineamientos:

i.     Como parte integral del proyecto de Programa-Presupuesto, la Secretaría General presentará al Consejo Permanente, una propuesta de presupuesto para la utilización de la RCI. Esta propuesta se basará en el ingreso proyectado equivalente al 90 por ciento del promedio de la RCI obtenido en los tres años anteriores al año en que se apruebe el Programa-Presupuesto y se aplicará a los tres años siguientes. El promedio será revisado cada tres años al aprobar el Programa-Presupuesto de la Organización y la Asamblea General también aprobará el presupuesto de la RCI. En caso que el ingreso de la RCI que se obtenga en el ejercicio fiscal pertinente sea inferior al ingreso proyectado, y en la medida que se disponga de recursos en el SRRCI, la Secretaría General podrá transferir del SRRCI al SORCI una suma igual a la diferencia entre el ingreso de la RCI proyectado y el ingreso de la RCI obtenido en el ejercicio fiscal vigente. Si el ingreso obtenido es mayor que el ingreso proyectado, el excedente se depositará en el SRRCI.

ii.       Cada tres años, la CAAP evaluará el nivel del SRRCI para determinar si se justifica efectuar una transferencia de recursos del SRRCI al Subfondo de Reserva del Fondo Regular. En su caso, el Consejo Permanente aprobará el monto o porcentaje a ser transferido.

 

iii.     Los recursos del SRRCI serán invertidos al igual que otros fondos de la Organización, de conformidad con el artículo 81 de estas normas generales.

j.        Los siguientes fondos estarán exentos de la recuperación de Costos Indirectos y de otros requisitos de reembolso conforme al presente artículo:

A.   Contribuciones del Gobierno de un Estado miembro que en su totalidad no superen los US$20.000 durante el período fiscal de la Organización, destinadas a una actividad en ejecución;

B.   FONDEM (Fondo Interamericano de Asistencia para Situaciones de Emergencia);

C.   Todos los Fondos Específicos y Fondos Fiduciarios administrados por la Secretaría General y designados por el CIDI o por el Consejo Permanente como Fondos Humanitarios;

D.   El Fondo de Capital del Programa de Becas y Capacitación de la OEA;

E.   El Fondo Panamericano Leo S. Rowe;

F.   El Fondo Fiduciario de Beneficios Médicos de la OEA;

G.   El Fondo Conmemorativo de Beneficencia Rowe;

H.   El Fondo de Jubilaciones y Pensiones de la OEA;

I.   El Fondo de Reembolso de Impuestos de la OEA; y

J.   Otros fondos establecidos para financiar beneficios del personal, designados por el Secretario General.

                 Artículo 81.  Fondos reintegrables.  El Secretario General, con el objeto de poder establecer costos operativos, podrá contabilizar operaciones internas provenientes de la ejecución del programa-presupuesto mediante el mecanismo denominado “fondo reintegrable”, siempre que la Asamblea General apruebe previamente el motivo de éste.

                 Artículo 82.  Aceptación de herencias, donaciones y legados.  El Secretario General podrá aceptar, de parte de la Organización, herencias, donaciones o legados para fines acordes con los propósitos de la Organización, informando de ello al Consejo Permanente.

                 Artículo 83.  Vigencia y alcance del programa-presupuesto.  El programa-presupuesto es anual y el ejercicio financiero se extiende del 1 de enero al 31 de diciembre.

                 Los órganos, organismos y entidades de la Organización cuyos gastos estén incluidos en el programa-presupuesto de la Organización estarán sujetos a las disposiciones de los capítulos IV y siguientes de las Normas Generales.

                 Todas las actividades a ser financiadas con el Fondo Regular y el FCD/OEA deben quedar reflejadas en el proyecto de programa-presupuesto. Las actividades de los fondos específicos y fiduciarios deberán ser incluidas en el programa-presupuesto en la medida en que ello sea factible.


[1].  Aprobadas por la Asamblea General mediante la resolución AG/RES. 123 (III-O/73) y modificadas mediante las resoluciones AG/RES. 248 (VI-O/76), AG/RES. 256 (VI-O/76), AG/RES. 257 (VI-O/76), AG/RES. 301 (VII-O/77), AG/RES. 359 (VIII-O/78), AG/RES. 404 (IX-O/79), AG/RES. 438 (IX-O/79), AG/RES. 479 (X-O/80), AG/RES. 671 (XIII-O/83), AG/RES. 672 (XIII-O/83), AG/RES. 731 (XIV-O/84), AG/RES. 791 (XV-O/85), AG/RES. 842 (XVI-O/86), AG/RES. 981 (XIX-O/89), AG/RES. 1036 (XX-O/90), AG/RES. 1137 (XXI-O/91), AG/RES. 1321 (XXV-O/95), AG/RES. 1322 (XXV-O/95), AG/RES. 1 (XXV-E/98), AG/RES. 3 (XXVI-E/99), AG/RES. 1725 (XXX-O/00), AG/RES. 1839 (XXXI-O/01), AG/RES. 1873 (XXXII-O/02), AG/RES. 1909 (XXXII-O/02), AG/RES. 2059 (XXXIV-O/04), AG/RES. 2156 (XXXV-O/05), AG/RES. 2157 (XXXV-O/05), AG/RES. 2302 (XXXVII-O/07), AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07), AG/RES. 2754 (XLII-O/12), AG/RES. 2755 (XLII-O/12), AG/RES. 2756 (XLII-O/12), AG/RES. 2778 (XLIII-O/13), AG/RES. 2817 (XLIV-O/14), AG/RES. 1 (XLVIII-E/14), AG/RES. 2889 (XLVI-O/16) y por el Consejo Permanente mediante las resoluciones CP/RES. 652 (1033/95), CP/RES. 703 (1122/97), CP/RES. 761 (1217/99), CP/RES. 910 (1568/06), CP/RES. 919 (1597/07) y CP/RES. 1062 (2069/16) conforme a las facultades conferidas por la Asamblea General por medio de las resoluciones AG/RES. 1319 (XXV-O/95),  AG/RES. 1382 (XXVI-O/96), AG/RES. 1603 (XXVIII-0/98), AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06) y AG/RES. 1 (L-E/15), respectivamente.

[2].  Los dos primeros párrafos del inciso (b) del artículo 72 fueron modificados por medio de la resolución AG/RES. 1909 (XXXII-O/02) de la Asamblea General en su trigésimo segundo período ordinario de sesiones en junio del 2002.  Asimismo, el segundo párrafo fue modificado ad referendum de la Asamblea General por medio de la resolución CP/RES. 996 (1832/11) del Consejo Permanente.

[3].  Artículo modificado por medio de la resolución AG/RES. 3 (XXVI-E/99) de la Asamblea General, aprobada en su vigésimo sexto período extraordinario de sesiones en noviembre de 1999.

[4].  Párrafo modificado por medio de la resolución AG/RES. 3 (XXVI-E/99) de la Asamblea General, aprobada en su vigésimo sexto período extraordinario de sesiones en noviembre de 1999.

[5].  Artículo modificado por medio de la resolución AG/RES. 3 (XXVI-E/99) de la Asamblea General, aprobada en su vigésimo sexto período extraordinario de sesiones en noviembre de 1999.

       Artículo modificado ad referendum de la Asamblea General por medio de la resolución CP/RES. 919 (1597/07) del Consejo Permanente.  Estas modificaciones fueron aprobadas por la Asamblea General mediante su resolución AG/RES. 2302 (XXXVII-O/07) en su trigésimo séptimo período ordinario de sesiones en junio de 2007.

      Artículo modificado ad referendum de la Asamblea General por medio de la resolución CP/RES. 996 (1832/11) del Consejo Permanente el 9 de diciembre de 2011, y aprobado por la Asamblea General por medio de la resolución AG/RES. 2756 (XLII-O/12) en su cuadragésimo segundo período ordinario de sesiones en junio de 2012.

[6].  Artículo modificado por medio de la resolución AG/RES. 3 (XXVI-E/99) de la Asamblea General, aprobada en  su vigésimo sexto período extraordinario de sesiones en noviembre de 1999.

[7].  Artículo modificado por medio de la resolución AG/RES. 3 (XXVI-E/99) de la Asamblea General, aprobada en su vigésimo sexto período extraordinario de sesiones en noviembre de 1999.

       Artículo modificado ad referendum de la Asamblea General por medio de la resolución CP/RES. 919 (1597/07) del Consejo Permanente.  Estas modificaciones fueron aprobadas por la Asamblea General mediante su resolución AG/RES. 2302 (XXXVII-O/07) en su trigésimo séptimo período ordinario de sesiones en junio de 2007.

      Artículo modificado ad referendum de la Asamblea General por medio de la resolución CP/RES. 996 (1832/11) del Consejo Permanente el 9 de diciembre de 2011, y aprobado por la Asamblea General por medio de la resolución AG/RES. 2756 (XLII-O/12) en su cuadragésimo segundo período ordinario de sesiones en junio de 2012.