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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 88
ASUNTO:
ELIMINACIÓN Y DISPOSICIÓN DE PUBLICACIONES DUPLICADAS

 

Teniendo en cuenta:

La recomendación del Inspector General en el sentido de adoptar una política coherente en lo que se refiere a la eliminación y disposición de las publicaciones duplicadas de la OEA;

Que resulta imprescindible que la Secretaría General establezca un procedimiento claro y preciso para los casos en los cuales se tenga que eliminar o disponer de publicaciones duplicadas de la OEA por razones de una mejor administración; y

Que la Biblioteca Colón es dentro de la Secretaría General la unidad encargada de mantener el Programa de los Archivos Históricos y Administrativos de la OEA, memoria institucional del Sistema Interamericano, y que las publicaciones de la OEA forman parte integrante de dicha memoria institucional,

I. Decisión

Por decisión del Secretario General, se dictan las siguientes disposiciones:

A. PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIÓN Y DISPOSICIÓN
DE PUBLICACIONES DUPLICADAS

 1. Definición de la palabra "Publicación"

a. Para efectos del presente Memorándum Administrativo, se entenderá por "Publicación" todo documento creado, impreso o producido para su distribución dentro o fuera de la Organización incluyendo, entre otros, libros, revistas, informes anuales, cartas, manuales, folletos, afiches, dibujos, mapas, láminas, fotografías, material audiovisual y auditivo.

b. Quedan excluidos del alcance de este Memorándum Administrativo las obras de arte originales bajo competencia del Museo de Arte de las Américas.

2. Procedimiento

a. El Departamento de Recursos Materiales (DRM) procederá a eliminar los documentos mencionados en el párrafo anterior cuando hayan transcurrido 3 años desde su publicación y se encuentren ocupando los depósitos de la Secretaría General o fuera de las áreas asignadas expresamente por el DRM a cada una de las dependencias de la Secretaría General, incluyendo los pasillos, los garages, las terrazas y las demás áreas comunes.

b. Antes de proceder a la eliminación de cualquier Publicación, el DRM deberá notificar por medio de la Forma No. 129 Rev., titulada "OAS Records Disposition Authorization" (adjunta al presente Memorándum Administrativo como anexo), tanto a la dependencia o dependencias de donde se origine la Publicación como a la Biblioteca Colón. En el caso de la Biblioteca Colón, el DRM, junto con la Forma No. 129 Rev., le deberá enviar 5 ejemplares de la Publicación a ser eliminada.

c. Dentro de un plazo que no excederá de 15 días hábiles a partir de la recepción de la Forma No. 129 Rev., la dependencia o dependencias de donde se origina la Publicación y la Biblioteca Colón deberán completar la Forma No. 129 Rev. manifestando su acuerdo o desacuerdo con respecto a la eliminación de la Publicación y enviarla debidamente firmada al DRM. Vencido dicho plazo sin conocerse la opinión escrita de la dependencia o dependencias o de la Biblioteca Colón, el DRM procederá a la eliminación de la Publicación en forma inmediata.

d. En caso de que la dependencia o dependencias comprometidas y/o la Biblioteca Colón hayan manifestado su desacuerdo con la eliminación de la Publicación dentro del plazo establecido en el párrafo anterior, dispondrán de 30 días hábiles adicionales para vender, donar o trasladar la Publicación a un local alquilado por ellos mismos y pagado con sus propios fondos. Vencido dicho plazo, el DRM procederá a eliminar lo que reste de la Publicación, sin previo aviso.

II. Derogación

Este Memorándum Administrativo deroga y reemplaza toda disposición, reglamentación y práctica de la Secretaría General en contrario.

III. Vigencia

Este Memorándum Administrativo entrará en vigor en la fecha de su firma.

 

 

James R. Harding
Subsecretario de Administración

 


Fecha: 1 de julio de 1998
Original: español