MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 84
ASUNTO: RESPONSABILIDAD DE LAS AREAS DE REGISTRAR LAS OBLIGACIONES POR CONCEPTO DE BIENES Y SERVICIOS CORRESPONDIENTES A LOS 
OBJETOS DEL GASTO 3 AL 9

OBJETIVO

          1.       Teniendo en cuenta el objetivo general de descentralizar autoridad y responsabilidad hacia los administradores, y dada la escasez de recursos humanos y financieros, es esencial reducir los trámites burocráticos relacionados con el registro de obligaciones.  Es imperativo revisar los procesos y procedimientos administrativos para que sean acordes con la próxima modernización de los sistemas y así prestar servicios más eficientes.

          2.       Una vez cumplida la modernización de los sistemas, las áreas tendrán acceso directo a los módulos de cuentas presupuestarias para registrar la obligación de fondos sin verificación previa por el Departamento de Programa y Presupuesto.

          3.       No obstante, en 1998 el Departamento de Programa y Presupuesto ayudará a las áreas a registrar obligaciones presentadas por medio del MIS, siempre que los fondos no excedan la disponibilidad del área y se cumplan las disposiciones de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General y las políticas administrativas.

META

          1.       Delegar al personal de apoyo administrativo y al funcionario o los funcionarios a cargo del presupuesto del área la autoridad de registrar obligaciones de conformidad con el capítulo IV del Reglamento Presupuestario y Financiero.

          2.       En 1998 el Departamento de Programa y Presupuesto prestará asistencia en el proceso de registrar, siempre que haya fondos disponibles en las cuentas correspon­dientes, obligaciones presentadas por medio del MIS.

CONDICIONES

          1.       Los jefes de programas, los directores de departamentos y unidades y los coordinadores, así como los funcionarios encargados de registrar las obligaciones, serán responsables de la exactitud y suficiencia de la información provista en cada documento de obligación.  Deberán cerciorarse de que todo documento de obligación cumpla las Normas Generales, el Reglamento Presupuestario y Financiero y toda disposición administrativa, financiera y presupuestaria emitida por la Subsecretaría de Administración.

          2.       Las acciones administrativas para el registro de obligaciones deben basarse en la autorización de gastar recursos financieros de la Organización, ya sea los aprobados por la Asamblea General (Fondo Regular o fondos voluntarios) o las contribu­ciones de otras organizaciones internacionales, organismos gubernamentales o empresas privadas autorizadas por medio de un acuerdo.  Como condición previa del registro de obligaciones, debe existir un presupuesto detallado que indique el propósito para el cual se extiende la autorización y las partidas presupuestarias que se anticipan para la adquisición de bienes y servicios (recursos humanos o materiales).

          3.       Antes de tramitar la acción administrativa de registro de obligaciones para una actividad o proyecto determinado, debe prepararse un plan de actividades y solicitud de asignación de fondos (PASAF) y presentarse al Departamento de Programa y Presupuesto para revisión.

          4.       Una vez que el Subsecretario de Administración apruebe el PASAF, el Departamento de Programa y Presupuesto registrará la suma solicitada en la columna de asignaciones de la cuenta o cuentas presupuestarias correspondientes, por rubro del gasto.

          5.       Las obligaciones sólo se registrarán en las cuentas que tienen fondos asignados.  En ningún caso se registrarán obligaciones que excedan el saldo de los fondos asignados a la cuenta o subprograma de que se trate.

          6.       El Sistema Financiero - Cuentas Presupuestarias no permitirá que se registren obligaciones en el sistema si el saldo de las asignaciones en la cuenta es insuficiente.

          7.       Se continuará presentando y registrando obligaciones exclusivamente por vía electrónica.

          8.       Los jefes de programas, los directores de departamentos y unidades y los coordinadores, así como los funcionarios encargados de registrar las obligaciones, serán responsables específicamente por el pleno cumplimiento del artículo 94 de las Normas Generales en lo que concierne a las obligaciones.  Este artículo dice:

          Las apropiaciones estarán disponibles para hacer frente a las obligaciones contraídas durante el año para el cual fueron aprobadas.  No obstante, y sólo en la medida en que ello sea necesario para liquidar las obligaciones que hayan quedado pendientes al cierre del año para el cual fueron aprobadas, las apropiaciones mencionadas podrán ser extendidas, pero no más allá del 31 de diciembre del año siguiente, fecha en que caducarán en forma irrevocable.

                   En el caso del FEMCIDI, en cumplimiento de su Estatuto, los recursos provenientes de las contribuciones voluntarias efectuadas por los Estados miembros serán apropiados y obligados antes del 31 de diciembre del año en que se reciben las contribuciones, y las obligaciones deberán ser liquidadas antes del 31 de diciembre del año siguiente.

         Para los fines de este artículo se tendrán por obligaciones las que emanen de cualquier acuerdo, contrato, orden de compra u otro documento concluido con una persona natural o jurídica en virtud del cual la Secretaría General está obligada legalmente a desembolsar fondos a favor de la persona natural o jurídica correspondiente, a fin de ejecutar actividades aprobadas, de conformidad con las disposiciones de la Carta, las resoluciones de la Asamblea General y las presentes Normas Generales.  Las obligaciones se registrarán en la fecha en que el compromiso adquiera obligatoriedad jurídica.

         Los funcionarios responsables, los encargados de las obligaciones y el personal de apoyo administrativo asignados a las áreas deberán cerciorarse del registro exacto de las obligaciones y mantener un sistema de archivo de todos los documentos de obligación clasificados por cuenta presupuestaria.  Estos funcionarios también deberán hacer revisiones periódicas de todos los saldos de obligaciones no gastadas de las cuentas del área.  El Departamento de Programa y Presupuesto, en nombre del Subsecretario de Administración, se reserva el derecho de solicitar documentación de apoyo a las áreas cuando analice las obligaciones en el curso de la ejecución presupuestaria.

          9.       El Departamento de Servicios Financieros, antes de efectuar un pago o desembolso, exigirá al área de origen la documentación de apoyo original que considere necesaria para emitir un cheque contra una obligación registrada.  No se harán desembolsos sin haberse antes registrado una obligación en una cuenta presupuestaria.  Los contratos firmados, las órdenes de compra, las facturas, los informes de recepción y otros documentos pertinentes son ejemplos de tal documentación.

          10.     El Departamento de Programa y Presupuesto hará el seguimiento de la ejecución presupuestaria a medida que ésta avance en el año calendario y preparará informes bimensuales para los jefes de las oficinas.

          11.     En enero de 1998 el Departamento de Programa y Presupuesto realizará seminarios sobre los cambios de procedimiento.  Los directores designarán, por escrito, a los funcionarios encargados de las obligaciones en sus respectivas áreas.  El material que se utilice en los seminarios será parte integral de este Memorando Administrativo.

El presente Memorando Administrativo entrará en vigencia en la fecha de su firma.

James R. Harding
Subsecretario de Administración

Fecha:  16 de enero de 1998  
Original:  inglés