MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 84
ASUNTO: RESPONSABILIDAD DE LAS AREAS DE REGISTRAR LAS OBLIGACIONES POR CONCEPTO DE BIENES Y SERVICIOS CORRESPONDIENTES A LOS 
OBJETOS DEL GASTO 3 AL 9

OBJETIVO

          1.       Teniendo en cuenta el objetivo general de descentralizar autoridad y responsabilidad hacia los administradores, y dada la escasez de recursos humanos y financieros, es esencial reducir los tr�mites burocr�ticos relacionados con el registro de obligaciones.  Es imperativo revisar los procesos y procedimientos administrativos para que sean acordes con la pr�xima modernizaci�n de los sistemas y as� prestar servicios m�s eficientes.

          2.       Una vez cumplida la modernizaci�n de los sistemas, las �reas tendr�n acceso directo a los m�dulos de cuentas presupuestarias para registrar la obligaci�n de fondos sin verificaci�n previa por el Departamento de Programa y Presupuesto.

          3.       No obstante, en 1998 el Departamento de Programa y Presupuesto ayudar� a las �reas a registrar obligaciones presentadas por medio del MIS, siempre que los fondos no excedan la disponibilidad del �rea y se cumplan las disposiciones de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretar�a General y las pol�ticas administrativas.

META

          1.       Delegar al personal de apoyo administrativo y al funcionario o los funcionarios a cargo del presupuesto del �rea la autoridad de registrar obligaciones de conformidad con el cap�tulo IV del Reglamento Presupuestario y Financiero.

          2.       En 1998 el Departamento de Programa y Presupuesto prestar� asistencia en el proceso de registrar, siempre que haya fondos disponibles en las cuentas correspon�dientes, obligaciones presentadas por medio del MIS.

CONDICIONES

          1.       Los jefes de programas, los directores de departamentos y unidades y los coordinadores, as� como los funcionarios encargados de registrar las obligaciones, ser�n responsables de la exactitud y suficiencia de la informaci�n provista en cada documento de obligaci�n.  Deber�n cerciorarse de que todo documento de obligaci�n cumpla las Normas Generales, el Reglamento Presupuestario y Financiero y toda disposici�n administrativa, financiera y presupuestaria emitida por la Subsecretar�a de Administraci�n.

          2.       Las acciones administrativas para el registro de obligaciones deben basarse en la autorizaci�n de gastar recursos financieros de la Organizaci�n, ya sea los aprobados por la Asamblea General (Fondo Regular o fondos voluntarios) o las contribu�ciones de otras organizaciones internacionales, organismos gubernamentales o empresas privadas autorizadas por medio de un acuerdo.  Como condici�n previa del registro de obligaciones, debe existir un presupuesto detallado que indique el prop�sito para el cual se extiende la autorizaci�n y las partidas presupuestarias que se anticipan para la adquisici�n de bienes y servicios (recursos humanos o materiales).

          3.       Antes de tramitar la acci�n administrativa de registro de obligaciones para una actividad o proyecto determinado, debe prepararse un plan de actividades y solicitud de asignaci�n de fondos (PASAF) y presentarse al Departamento de Programa y Presupuesto para revisi�n.

          4.       Una vez que el Subsecretario de Administraci�n apruebe el PASAF, el Departamento de Programa y Presupuesto registrar� la suma solicitada en la columna de asignaciones de la cuenta o cuentas presupuestarias correspondientes, por rubro del gasto.

          5.       Las obligaciones s�lo se registrar�n en las cuentas que tienen fondos asignados.  En ning�n caso se registrar�n obligaciones que excedan el saldo de los fondos asignados a la cuenta o subprograma de que se trate.

          6.       El Sistema Financiero - Cuentas Presupuestarias no permitir� que se registren obligaciones en el sistema si el saldo de las asignaciones en la cuenta es insuficiente.

          7.       Se continuar� presentando y registrando obligaciones exclusivamente por v�a electr�nica.

          8.       Los jefes de programas, los directores de departamentos y unidades y los coordinadores, as� como los funcionarios encargados de registrar las obligaciones, ser�n responsables espec�ficamente por el pleno cumplimiento del art�culo 94 de las Normas Generales en lo que concierne a las obligaciones.  Este art�culo dice:

          Las apropiaciones estar�n disponibles para hacer frente a las obligaciones contra�das durante el a�o para el cual fueron aprobadas.  No obstante, y s�lo en la medida en que ello sea necesario para liquidar las obligaciones que hayan quedado pendientes al cierre del a�o para el cual fueron aprobadas, las apropiaciones mencionadas podr�n ser extendidas, pero no m�s all� del 31 de diciembre del a�o siguiente, fecha en que caducar�n en forma irrevocable.

                   En el caso del FEMCIDI, en cumplimiento de su Estatuto, los recursos provenientes de las contribuciones voluntarias efectuadas por los Estados miembros ser�n apropiados y obligados antes del 31 de diciembre del a�o en que se reciben las contribuciones, y las obligaciones deber�n ser liquidadas antes del 31 de diciembre del a�o siguiente.

         Para los fines de este art�culo se tendr�n por obligaciones las que emanen de cualquier acuerdo, contrato, orden de compra u otro documento concluido con una persona natural o jur�dica en virtud del cual la Secretar�a General est� obligada legalmente a desembolsar fondos a favor de la persona natural o jur�dica correspondiente, a fin de ejecutar actividades aprobadas, de conformidad con las disposiciones de la Carta, las resoluciones de la Asamblea General y las presentes Normas Generales.  Las obligaciones se registrar�n en la fecha en que el compromiso adquiera obligatoriedad jur�dica.

         Los funcionarios responsables, los encargados de las obligaciones y el personal de apoyo administrativo asignados a las �reas deber�n cerciorarse del registro exacto de las obligaciones y mantener un sistema de archivo de todos los documentos de obligaci�n clasificados por cuenta presupuestaria.  Estos funcionarios tambi�n deber�n hacer revisiones peri�dicas de todos los saldos de obligaciones no gastadas de las cuentas del �rea.  El Departamento de Programa y Presupuesto, en nombre del Subsecretario de Administraci�n, se reserva el derecho de solicitar documentaci�n de apoyo a las �reas cuando analice las obligaciones en el curso de la ejecuci�n presupuestaria.

          9.       El Departamento de Servicios Financieros, antes de efectuar un pago o desembolso, exigir� al �rea de origen la documentaci�n de apoyo original que considere necesaria para emitir un cheque contra una obligaci�n registrada.  No se har�n desembolsos sin haberse antes registrado una obligaci�n en una cuenta presupuestaria.  Los contratos firmados, las �rdenes de compra, las facturas, los informes de recepci�n y otros documentos pertinentes son ejemplos de tal documentaci�n.

          10.     El Departamento de Programa y Presupuesto har� el seguimiento de la ejecuci�n presupuestaria a medida que �sta avance en el a�o calendario y preparar� informes bimensuales para los jefes de las oficinas.

          11.     En enero de 1998 el Departamento de Programa y Presupuesto realizar� seminarios sobre los cambios de procedimiento.  Los directores designar�n, por escrito, a los funcionarios encargados de las obligaciones en sus respectivas �reas.  El material que se utilice en los seminarios ser� parte integral de este Memorando Administrativo.

El presente Memorando Administrativo entrar� en vigencia en la fecha de su firma.

James R. Harding
Subsecretario de Administraci�n

Fecha:  16 de enero de 1998  
Original:  ingl�s