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I.
Decisi�n:
Por
decisi�n del Secretario General, se establecen los siguientes
procedimientos para los viajes oficiales realizados desde la sede:
1. Los viajes oficiales y
reglamentarios de los funcionarios y sus dependientes se regir�n de
conformidad a lo dispuesto en el Cap�tulo VIII del Reglamento de
Personal.
2. Todos los viajes deber�n ser
autorizados con antelaci�n y por escrito.
Para que un funcionario realice un viaje oficial se deber� iniciar
una orden de viaje en el sistema de informaci�n gerencial ("MIS").
La orden de viaje deber� incluir la informaci�n correspondiente
al itinerario, fechas de viaje, costo estimado, prop�sito del viaje y el
n�mero de cuenta a la cual se deber� cargar la obligaci�n.
Adem�s, se deber� agregar la suma de US$5 correspondiente a tr�mites
administrativos, la cual deber� constar en el resumen de gastos bajo la
categor�a de miscel�neos. Este
cargo representa dos servicios, US$2 correspondiente a adelantos de viaje
(v�ase p�rrafo 6 infra) y US$3.00, correspondiente a servicios de
revisi�n y registro (v�ase p�rrafo 8 infra).
El cargo de servicios se aplica cada vez que se requiera una acci�n
administrativa. El
Departamento de Servicios Financieros actualizar� esta cifra peri�dicamente.
3. Solamente el Secretario General y
el Secretario General Adjunto podr�n aprobar sus propias �rdenes de
viaje. Todas las dem�s �rdenes de viaje deber�n ser aprobadas por
el supervisor del funcionario, quien deber� tener, al menos, rango de
director de departamento, oficina o secretar�a.
Las �rdenes de viaje para los secretarios ejecutivos y
subsecretarios, coordinadores ejecutivos, directores y asesores
principales del Secretario General, deber�n ser aprobadas por su
supervisor inmediato o, por delegaci�n del Secretario General, por el
Jefe de Gabinete.
4. Los viajeros deber�n obtener la
aprobaci�n previa de su supervisor correspondiente a la licencia anual
que utilizar�n durante su viaje. Asimismo,
todo cambio de itinerario deber� ser previamente aprobado, por escrito,
por el supervisor.
5.
Una vez aprobada una orden de viaje a trav�s del MIS y los canales
presupuestarios pertinentes y que la Unidad de Viajes del Departamento de
Recursos Materiales haya completado los arreglos de viaje, el viajero
deber� retirar y firmar sus pasajes y el documento de viaje de la OEA, en
la oficina antes mencionada.
6. El Departamento de Servicios
Financieros le pagar� al viajero los adelantos de viaje correspondientes
a vi�ticos y gastos terminales (que incluye el transporte hacia y desde
el aeropuerto, gastos de env�o de equipaje e impuestos de salida).
Esta suma ser� depositada en la cuenta del funcionario en la
Cooperativa de Cr�dito de la OEA. El
Departamento de Servicios financieros registrar� un gasto de US$2.00
contra la orden de viaje, correspondiente a este servicio de la
Cooperativa de Cr�dito.
7. El Secretario General, el
Secretario General Adjunto, los secretarios ejecutivos y subsecretarios,
los jefes de gabinete del Secretario General y Secretario General Adjunto,
los coordinadores ejecutivos y los directores de departamentos, oficinas o
secretar�as, podr�n optar por reembolsar sus gastos reales documentados
a su retorno de un viaje oficial, en lugar de recibir el adelanto de viaje.
En estos casos, esta preferencia deber� constar en la orden de
viaje, indic�ndolo con el siguiente texto:
"SIN ADELANTOS, SE PRESENTAR� UNA RELACI�N DE GASTOS REALES
DOCUMENTADOS AL RETORNO DEL VIAJE".
Esta declaraci�n deber� constar en el casillero correspondiente a
"REMARKS" u OBSERVACIONES de la orden de viaje correspondiente.
No se har�n adelantos de viajes a estos funcionarios y se les
reembolsar� los gastos razonables debidamente documentados, mediante la
presentaci�n del TEC con la documentaci�n de apoyo requerida.
Los viajeros deber�n obtener recibos correspondientes a todos los
gastos en que incurran para recibir los reembolsos que soliciten.
8. Los funcionarios deber�n
devolver al Departamento de Recursos Humanos su documento de viaje de la
OEA dentro del per�odo de 15 d�as a partir de su retorno de un viaje
oficial. Este Departamento
deber� extender un recibo por el documento de viaje.
Adem�s, todos los funcionarios deber�n presentar al Departamento
de Servicios Financieros, para su revisi�n y archivo, una declaraci�n de
gastos de viajes (Travel Expense Claim, OAS Form 7, ("TEC") - a
la cual se deber�n adjuntar los recibos originales, talones de los
pasajes a�reos utilizados, pases de abordo, OAS Form 343 (registro de
funcionario en misi�n oficial), una copia de la orden de viaje, el recibo
del documento de viaje expedido por el Departamento de Recursos Humanos, y
otros documentos de justificaci�n de gastos - firmados por el viajero y
aprobados por su supervisor. El
Departamento de Servicios Financieros cobrar� US$3.00 por concepto de
servicios por el tr�mite de la orden de viaje, salvo en el caso que el
viaje haya sido financiado con fondos voluntarios o espec�ficos.
Se adjunta al presente memor�ndum las instrucciones para llenar un
TEC. La no presentaci�n de
un TEC al Departamento de Servicios Financieros dentro del plazo requerido
resultar� en la deducci�n del sueldo del funcionario, del monto
correspondiente al adelanto de viaje.
9. Una vez que se haya completado y
haya el supervisor aprobado un TEC, todo fondo sobrante y no utilizado que
haya sido obligado de conformidad a la orden de viaje original, deber�
ser desobligado por el �rea/departamento que ha originado la acci�n de
manera que estos fondos puedan ser reprogramados.
10. En el caso de los viajes reglamentarios (reclutamiento,
traslado, viaje por educaci�n, viaje al pa�s de origen y repatriaci�n),
el TEC y los documentos de apoyo ser�n presentados al Departamento de
Recursos Humanos con el fin de verificar que se haya realizado el viaje de
conformidad a las reglas; se deber�n mantener copias de esta documentaci�n
en los archivos de la oficina correspondiente.
El Departamento de Recursos Humanos enviar� los TEC al
Departamento de Servicios Financieros para su revisi�n y archivo,
conforme lo dispuesto en el p�rrafo 8 supra.
11. El Departamento de Servicios Financieros es
responsable por la revisi�n y registro de toda la documentaci�n
relacionada con los viajes oficiales.
Todos los gastos incurridos que no cuenten con documentaci�n de
apoyo ser�n de responsabilidad de los viajeros o de los supervisores que
hayan autorizado la acci�n y podr�n ser deducidos de sus sueldos.
El Departamento de Servicios Financieros es responsable de
desobligar los saldos pendientes que resulten de gastos que hayan sido
menores que el monto anticipado y que no hayan sido desobligados de
conformidad al p�rrafo 9 supra.
12. Si el total de gastos del viajero es inferior
al monto adelantado por la Secretar�a General, el viajero deber�
reembolsar a la Secretar�a General inmediatamente despu�s de su retorno
y durante un per�odo no mayor de 15 d�as de haber concluido el viaje.
13. Si la Secretar�a General le debe al viajero
US$200.00 o m�s, se deber� preparar una enmienda a la orden de viaje por
el monto correspondiente y deber� ser enviada, junto al TEC y la
documentaci�n de apoyo, al Departamento de Servicios Financieros, de
conformidad con el p�rrafo 8 supra.
En el caso que se le deba al viajero menos de US$200.00, no ser�
necesario hacer una enmienda a la orden de viaje.
14. Si se suspende el viaje despu�s de efectuado
el adelanto de viaje y/o emitido el boleto y el documento de viaje, los
mismos deber�n devolverse de inmediato al Departamento de Servicios
Financieros y al Departamento de Recursos Humanos, respectivamente, junto
con una explicaci�n escrita sobre la cancelaci�n la cual deber� hacer
referencia al n�mero de la orden de viaje correspondiente.
La oficina que haya originado la acci�n ser� responsable de
efectuar la desobligaci�n oportuna de la orden de viaje, mediante una
enmienda efectuada en el MIS.
15. Antes de iniciar los arreglos de viaje y
siempre que se requiera, es responsabilidad de los supervisores obtener la
anuencia previa de las Misiones Permanentes ante la OEA.
16. Todos los funcionarios en viaje oficial desde
la sede a los Estados miembros deber�n informar de antemano sobre su
viaje a la Oficina de la Secretar�a General en los Estados miembros y
deber� presentarse al llegar al pa�s correspondiente.
Los funcionarios que viajen deber�n llenar un formulario "OAS
Form 343" (registro para funcionarios en misi�n oficial), firmado
por el Director, en cada Oficina de la Secretar�a General que visite
durante su gira. Si la
Oficina de la Secretar�a General en el Estado miembro no se encuentra en
la ciudad que visite el funcionario (por ejemplo, Brasilia y R�o de
Janeiro) ser� suficiente llamar por tel�fono.
17. Todos los funcionarios, excepto el Secretario
General, el Secretario General Adjunto y los secretarios ejecutivos y
subsecretarios, que realicen viajes oficiales fuera de la sede (excepto en
el caso de viajes reglamentarios) deber�n presentar un informe de misi�n
al supervisor que autoriz� el viaje, dentro de un plazo no mayor de 15 d�as
a partir de la fecha de su retorno. El
informe deber� especificar el prop�sito del viaje, los contactos
realizados, el progreso alcanzado, los problema identificados, y los
compromisos asumidos durante su visita oficial.
18. Los secretarios ejecutivos, subsecretarios,
coordinadores ejecutivos, jefes de unidad y directores de departamentos y
oficinas ("los supervisores") preparar�n un Plan de Viajes
Oficiales, en forma trimestral. Cada
informe deber� detallar los viajes oficiales planeados, su justificaci�n
en funci�n de los objetivos de la Organizaci�n, su costo aproximado, las
personas involucradas y los resultados esperados.
Este Plan deber� ser presentado al Secretario General, para su
consideraci�n y aprobaci�n, por lo menos con un mes de antelaci�n al
inicio del trimestre correspondiente.
Una vez que sea aprobado el Plan de Viajes Oficiales, se
deber�n procesar las acciones administrativas con cinco d�as h�biles de
antelaci�n a la realizaci�n del viaje.
19. Adem�s de lo anterior, los supervisores
deber�n presentar un Informe de Viajes Oficiales trimestral, el
cual detallar� todos los viajes realizados durante los tres meses previos
a la preparaci�n del informe. Este
documento deber� especificar la raz�n y costo del viaje, los
funcionarios involucrados y los logros obtenidos mediante la misi�n
oficial.
20. Los viajes no planeados debido a
circunstancias imprevistas requerir�n de la aprobaci�n previa del Jefe
de Gabinete del Secretario General y los procedimientos administrativos
deber�n ser iniciados con m�s de tres d�as h�biles de antelaci�n al
viaje. Este tipo de viajes
adicionales deber�n ser identificados por separado en el Informe de
Viajes Oficiales y ser�n justificados en funci�n de su contribuci�n
para cumplir con los objetivos de la Organizaci�n.
21. Tanto el Plan de Viajes Oficiales como
el Informe sobre Viajes Oficiales deber�n cubrir solamente los
viajes relacionados con las actividades oficiales del �rea en cuesti�n.
No se deber�n incluir los viajes reglamentarios.
II.
Derogaciones:
Mediante
este Memor�ndum Administrativo, se derogan todas las normas, reglamentos,
instrucciones y pr�cticas de la Secretar�a General que contravengan
estas disposiciones.
III.
Vigencia:
Este
Memor�ndum Administrativo entrar� en vigor en la fecha de su firma.
Fecha:
12 de septiembre de 1997
Original: ingl�s
James
R. Harding
Subsecretario de Administraci�n
INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL FORMULARIO "OAS 7"
RECLAMO DE GASTOS DE VIAJE ("TEC")
Todos
los funcionarios en viaje oficial de la Secretar�a General deber�n
completar a su retorno, un reclamo de gastos de viaje o "TEC".
Tambi�n los funcionarios en viaje reglamentario deber�n llenar un
TEC a su retorno. El TEC
debidamente llenado, junto con la documentaci�n de apoyo (todos los
recibos originales, pasajes o talones de pasajes a�reos, pases de abordo,
formularios No. 343 de la OEA, una copia de la orden de viaje, el
recibo del documento de viajes expedido por el Departamento de Recursos
Humanos, y otros documentos de apoyo correspondientes a gastos) deber�n
ser presentados al Departamento de Servicios Financieros, dentro del plazo
de 15 d�as de haber concluido el viaje.
La no presentaci�n de un TEC al Departamento de Servicios
Financieros dentro del plazo requerido resultar� en la deducci�n del
sueldo del funcionario, del monto correspondiente al adelanto de viaje.
En el caso de los viajes reglamentarios, el TEC deber� ser
presentado al Departamento de Recursos Humanos dentro del mismo per�odo
antes citado.
C�mo
completar un formulario de TEC:
En
las p�ginas 7, 8 y 9 de este Memor�ndum Administrativo se presenta una
copia reducida de un TEC que sirve de gu�a.
La p�gina tiene flechas que se�alan las partes del formulario TEC
donde se debe incluir la informaci�n correspondiente.
1)
El formulario del TEC debe contener el n�mero de orden de viaje
correspondiente en la esquina superior derecha del formulario, bajo el
numeral 1 del formulario.
2)
El viajero deber� escribir su nombre, grado, n�mero de empleado,
tel�fono, n�mero de oficina y c�digo del edificio en que trabaja.
3)
Aqu� se anota la informaci�n sobre el itinerario.
Tambi�n deber� incluirse el itinerario de cada miembro de la
familia que haya viajado por separado.
4)
Las prestaciones son las siguientes:
a)
Vi�ticos:
- Vi�tico
completo correspondiente al funcionario por cada d�a completo de
viaje.
- Medio vi�tico
correspondiente a cada dependiente por cada d�a completo de viaje.
b)
Gastos terminales :
- Tarifa
establecida para funcionarios
- Para
dependientes elegibles: US$3.00 por cada parada oficial, esto es
US$6.00 por reclutamiento, traslado o repatriaci�n,
y US$12 por viaje al pa�s de origen.
- Los impuestos
de salida est�n incluidos en los gastos terminales y no deber�n ser
incluidos por separado.
5)
Se deben adjuntar todos los recibos de taxis al formulario.
No se hacen reembolsos de gastos de taxi para los viajes
reglamentarios. Todo gasto
que no est� justificado mediante la presentaci�n de un recibo ser�
absorbido por el viajero.
6)
Gastos miscel�neos, se limita a gastos de exceso de equipaje y de
renovaci�n de pasaportes. En el caso de los viajes reglamentarios, tambi�n se pueden
incluir los gastos miscel�neos previamente aprobados por el Departamento
de Recursos Humanos.
7)
El total correspondiente a todos los gastos documentados se coloca
en el casillero ubicado a la derecha del formulario.
8)
Los viajeros deber�n indicar el monto recibido antes del viaje,
por concepto de adelanto de viaje, y tambi�n deber�n indicar el lugar de
destino donde se recibi� el adelanto.
9)
El viajero debe calcular la cifra correspondiente al rubro 9,
Liquidaci�n. Esta cifra es
la diferencia entre la suma que figura en el rubro 7 y la que figura en el
rubro 8. Si la diferencia es
un saldo positivo, debe marcar donde dice "Viajero - Se le emitir�
cheque" e indicar la cantidad en el casillero a la derecha del
formulario. Si es un saldo
negativo, debe marcar donde dice "OEA -Se adjunta cheque",
indicar la cantidad en el casillero a la derecha y adjuntar un cheque a la
orden de la Secretar�a General de la Organizaci�n de los Estados
Americanos por la cantidad correspondiente.
10)
El rubro 10, Procedimiento, contiene instrucciones adicionales para
completar el formulario, as� como un espacio para indicar las fechas de
licencia anual tomada durante el viaje.
11)
El rubro 11 es la certificaci�n de parte del viajero y su
supervisor de que la informaci�n presentada es exacta y correcta.
La presentaci�n intencional de informaci�n falsa o inexacta
conducir� a la imposici�n de medidas disciplinarias contra los dos
funcionarios que firman el formulario.
En el reverso del formulario, bajo "Observaciones", hay
espacio para incluir informaci�n adicional.
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