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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 79 REV. 1
ASUNTO:
INSTRUCCIONES PARA VIAJES OFICIALES DESDE LA SEDE

                                                 

I.  Decisión:

Por decisión del Secretario General, se establecen los siguientes procedimientos para los viajes oficiales realizados desde la sede:

1.       Los viajes oficiales y reglamentarios de los funcionarios y sus dependientes se regirán de conformidad a lo dispuesto en el Capítulo VIII del Reglamento de Personal.

2.       Todos los viajes deberán ser autorizados con antelación y por escrito.  Para que un funcionario realice un viaje oficial se deberá iniciar una orden de viaje en el sistema de información gerencial ("MIS").  La orden de viaje deberá incluir la información correspondiente al itinerario, fechas de viaje, costo estimado, propósito del viaje y el número de cuenta a la cual se deberá cargar la obligación.  Además, se deberá agregar la suma de US$5 correspondiente a trámites administrativos, la cual deberá constar en el resumen de gastos bajo la categoría de misceláneos.  Este cargo representa dos servicios, US$2 correspondiente a adelantos de viaje (véase párrafo 6 infra) y US$3.00, correspondiente a servicios de revisión y registro (véase párrafo 8 infra).  El cargo de servicios se aplica cada vez que se requiera una acción administrativa.  El Departamento de Servicios Financieros actualizará esta cifra periódicamente.

3.       Solamente el Secretario General y el Secretario General Adjunto podrán aprobar sus propias órdenes de viaje.  Todas las demás órdenes de viaje deberán ser aprobadas por el supervisor del funcionario, quien deberá tener, al menos, rango de director de departamento, oficina o secretaría.  Las órdenes de viaje para los secretarios ejecutivos y subsecretarios, coordinadores ejecutivos, directores y asesores principales del Secretario General, deberán ser aprobadas por su supervisor inmediato o, por delegación del Secretario General, por el Jefe de Gabinete.

4.       Los viajeros deberán obtener la aprobación previa de su supervisor correspondiente a la licencia anual que utilizarán durante su viaje.  Asimismo, todo cambio de itinerario deberá ser previamente aprobado, por escrito, por el supervisor.

5.       Una vez aprobada una orden de viaje a través del MIS y los canales presupuestarios pertinentes y que la Unidad de Viajes del Departamento de Recursos Materiales haya completado los arreglos de viaje, el viajero deberá retirar y firmar sus pasajes y el documento de viaje de la OEA, en la oficina antes mencionada.

6.       El Departamento de Servicios Financieros le pagará al viajero los adelantos de viaje correspondientes a viáticos y gastos terminales (que incluye el transporte hacia y desde el aeropuerto, gastos de envío de equipaje e impuestos de salida).  Esta suma será depositada en la cuenta del funcionario en la Cooperativa de Crédito de la OEA.  El Departamento de Servicios financieros registrará un gasto de US$2.00 contra la orden de viaje, correspondiente a este servicio de la Cooperativa de Crédito.

7.       El Secretario General, el Secretario General Adjunto, los secretarios ejecutivos y subsecretarios, los jefes de gabinete del Secretario General y Secretario General Adjunto, los coordinadores ejecutivos y los directores de departamentos, oficinas o secretarías, podrán optar por reembolsar sus gastos reales documentados a su retorno de un viaje oficial, en lugar de recibir el adelanto de viaje.  En estos casos, esta preferencia deberá constar en la orden de viaje, indicándolo con el siguiente texto:  "SIN ADELANTOS, SE PRESENTARÁ UNA RELACIÓN DE GASTOS REALES DOCUMENTADOS AL RETORNO DEL VIAJE".  Esta declaración deberá constar en el casillero correspondiente a "REMARKS" u OBSERVACIONES de la orden de viaje correspondiente.  No se harán adelantos de viajes a estos funcionarios y se les reembolsará los gastos razonables debidamente documentados, mediante la presentación del TEC con la documentación de apoyo requerida.  Los viajeros deberán obtener recibos correspondientes a todos los gastos en que incurran para recibir los reembolsos que soliciten.

8.       Los funcionarios deberán devolver al Departamento de Recursos Humanos su documento de viaje de la OEA dentro del período de 15 días a partir de su retorno de un viaje oficial.  Este Departamento deberá extender un recibo por el documento de viaje.   Además, todos los funcionarios deberán presentar al Departamento de Servicios Financieros, para su revisión y archivo, una declaración de gastos de viajes (Travel Expense Claim, OAS Form 7, ("TEC") - a la cual se deberán adjuntar los recibos originales, talones de los pasajes aéreos utilizados, pases de abordo, OAS Form 343 (registro de funcionario en misión oficial), una copia de la orden de viaje, el recibo del documento de viaje expedido por el Departamento de Recursos Humanos, y otros documentos de justificación de gastos - firmados por el viajero y aprobados por su supervisor.  El Departamento de Servicios Financieros cobrará US$3.00 por concepto de servicios por el trámite de la orden de viaje, salvo en el caso que el viaje haya sido financiado con fondos voluntarios o específicos.  Se adjunta al presente memorándum las instrucciones para llenar un TEC.  La no presentación de un TEC al Departamento de Servicios Financieros dentro del plazo requerido resultará en la deducción del sueldo del funcionario, del monto correspondiente al adelanto de viaje.

9.       Una vez que se haya completado y haya el supervisor aprobado un TEC, todo fondo sobrante y no utilizado que haya sido obligado de conformidad a la orden de viaje original, deberá ser desobligado por el área/departamento que ha originado la acción de manera que estos fondos puedan ser reprogramados.

10.     En el caso de los viajes reglamentarios (reclutamiento, traslado, viaje por educación, viaje al país de origen y repatriación), el TEC y los documentos de apoyo serán presentados al Departamento de Recursos Humanos con el fin de verificar que se haya realizado el viaje de conformidad a las reglas; se deberán mantener copias de esta documentación en los archivos de la oficina correspondiente.  El Departamento de Recursos Humanos enviará los TEC al Departamento de Servicios Financieros para su revisión y archivo, conforme lo dispuesto en el párrafo 8 supra.

11.     El Departamento de Servicios Financieros es responsable por la revisión y registro de toda la documentación relacionada con los viajes oficiales.  Todos los gastos incurridos que no cuenten con documentación de apoyo serán de responsabilidad de los viajeros o de los supervisores que hayan autorizado la acción y podrán ser deducidos de sus sueldos.  El Departamento de Servicios Financieros es responsable de desobligar los saldos pendientes que resulten de gastos que hayan sido menores que el monto anticipado y que no hayan sido desobligados de conformidad al párrafo 9 supra.

12.     Si el total de gastos del viajero es inferior al monto adelantado por la Secretaría General, el viajero deberá reembolsar a la Secretaría General inmediatamente después de su retorno y durante un período no mayor de 15 días de haber concluido el viaje.

13.     Si la Secretaría General le debe al viajero US$200.00 o más, se deberá preparar una enmienda a la orden de viaje por el monto correspondiente y deberá ser enviada, junto al TEC y la documentación de apoyo, al Departamento de Servicios Financieros, de conformidad con el párrafo 8 supra.  En el caso que se le deba al viajero menos de US$200.00, no será necesario hacer una enmienda a la orden de viaje.

14.     Si se suspende el viaje después de efectuado el adelanto de viaje y/o emitido el boleto y el documento de viaje, los mismos deberán devolverse de inmediato al Departamento de Servicios Financieros y al Departamento de Recursos Humanos, respectivamente, junto con una explicación escrita sobre la cancelación la cual deberá hacer referencia al número de la orden de viaje correspondiente.  La oficina que haya originado la acción será responsable de efectuar la desobligación oportuna de la orden de viaje, mediante una enmienda efectuada en el MIS.

15.     Antes de iniciar los arreglos de viaje y siempre que se requiera, es responsabilidad de los supervisores obtener la anuencia previa de las Misiones Permanentes ante la OEA.

16.     Todos los funcionarios en viaje oficial desde la sede a los Estados miembros deberán informar de antemano sobre su viaje a la Oficina de la Secretaría General en los Estados miembros y deberá presentarse al llegar al país correspondiente.  Los funcionarios que viajen deberán llenar un formulario "OAS Form 343" (registro para funcionarios en misión oficial), firmado por el Director, en cada Oficina de la Secretaría General que visite durante su gira.  Si la Oficina de la Secretaría General en el Estado miembro no se encuentra en la ciudad que visite el funcionario (por ejemplo, Brasilia y Río de Janeiro) será suficiente llamar por teléfono.

17.     Todos los funcionarios, excepto el Secretario General, el Secretario General Adjunto y los secretarios ejecutivos y subsecretarios, que realicen viajes oficiales fuera de la sede (excepto en el caso de viajes reglamentarios) deberán presentar un informe de misión al supervisor que autorizó el viaje, dentro de un plazo no mayor de 15 días a partir de la fecha de su retorno.  El informe deberá especificar el propósito del viaje, los contactos realizados, el progreso alcanzado, los problema identificados, y los compromisos asumidos durante su visita oficial.

18.     Los secretarios ejecutivos, subsecretarios, coordinadores ejecutivos, jefes de unidad y directores de departamentos y oficinas ("los supervisores") prepararán un Plan de Viajes Oficiales, en forma trimestral.  Cada informe deberá detallar los viajes oficiales planeados, su justificación en función de los objetivos de la Organización, su costo aproximado, las personas involucradas y los resultados esperados.  Este Plan deberá ser presentado al Secretario General, para su consideración y aprobación, por lo menos con un mes de antelación al inicio del trimestre correspondiente.  Una vez que sea aprobado el Plan de Viajes Oficiales, se deberán procesar las acciones administrativas con cinco días hábiles de antelación a la realización del viaje.

19.     Además de lo anterior, los supervisores deberán presentar un Informe de Viajes Oficiales trimestral, el cual detallará todos los viajes realizados durante los tres meses previos a la preparación del informe.  Este documento deberá especificar la razón y costo del viaje, los funcionarios involucrados y los logros obtenidos mediante la misión oficial.

20.     Los viajes no planeados debido a circunstancias imprevistas requerirán de la aprobación previa del Jefe de Gabinete del Secretario General y los procedimientos administrativos deberán ser iniciados con más de tres días hábiles de antelación al viaje.  Este tipo de viajes adicionales deberán ser identificados por separado en el Informe de Viajes Oficiales y serán justificados en función de su contribución para cumplir con los objetivos de la Organización.

21.     Tanto el Plan de Viajes Oficiales como el Informe sobre Viajes Oficiales deberán cubrir solamente los viajes relacionados con las actividades oficiales del área en cuestión.  No se deberán incluir los viajes reglamentarios.

II.        Derogaciones:

Mediante este Memorándum Administrativo, se derogan todas las normas, reglamentos, instrucciones y prácticas de la Secretaría General que contravengan estas disposiciones.

III.      Vigencia:

Este Memorándum Administrativo entrará en vigor en la fecha de su firma.

 

Fecha:  12 de septiembre de 1997
Original:  inglés

 

James R. Harding
Subsecretario de Administración

 

 

INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL FORMULARIO "OAS 7"
              
RECLAMO DE GASTOS DE VIAJE ("TEC")

Todos los funcionarios en viaje oficial de la Secretaría General deberán completar a su retorno, un reclamo de gastos de viaje o "TEC".  También los funcionarios en viaje reglamentario deberán llenar un TEC a su retorno.  El TEC debidamente llenado, junto con la documentación de apoyo (todos los recibos originales, pasajes o talones de pasajes aéreos, pases de abordo,  formularios No. 343 de la OEA, una copia de la orden de viaje, el recibo del documento de viajes expedido por el Departamento de Recursos Humanos, y otros documentos de apoyo correspondientes a gastos) deberán ser presentados al Departamento de Servicios Financieros, dentro del plazo de 15 días de haber concluido el viaje.   La no presentación de un TEC al Departamento de Servicios Financieros dentro del plazo requerido resultará en la deducción del sueldo del funcionario, del monto correspondiente al adelanto de viaje.  En el caso de los viajes reglamentarios, el TEC deberá ser presentado al Departamento de Recursos Humanos dentro del mismo período antes citado.

Cómo completar un formulario de TEC:

En las páginas 7, 8 y 9 de este Memorándum Administrativo se presenta una copia reducida de un TEC que sirve de guía.  La página tiene flechas que señalan las partes del formulario TEC donde se debe incluir la información correspondiente.

1)       El formulario del TEC debe contener el número de orden de viaje correspondiente en la esquina superior derecha del formulario, bajo el numeral 1 del formulario.

2)       El viajero deberá escribir su nombre, grado, número de empleado, teléfono, número de oficina y código del edificio en que trabaja.

3)       Aquí se anota la información sobre el itinerario.  También deberá incluirse el itinerario de cada miembro de la familia que haya viajado por separado.

4)       Las prestaciones son las siguientes:

a)       Viáticos:

          - Viático completo correspondiente al funcionario por cada día completo de viaje.

          - Medio viático correspondiente a cada dependiente por cada día completo de viaje.

b)       Gastos terminales :

          - Tarifa establecida para funcionarios

          - Para dependientes elegibles: US$3.00 por cada parada oficial, esto es US$6.00 por reclutamiento, traslado o repatriación, y US$12 por viaje al país de origen.

          - Los impuestos de salida están incluidos en los gastos terminales y no deberán ser incluidos por separado.

5)       Se deben adjuntar todos los recibos de taxis al formulario.  No se hacen reembolsos de gastos de taxi para los viajes reglamentarios.  Todo gasto que no esté justificado mediante la presentación de un recibo será absorbido por el viajero.

6)       Gastos misceláneos, se limita a gastos de exceso de equipaje y de renovación de pasaportes.  En el caso de los viajes reglamentarios, también se pueden incluir los gastos misceláneos previamente aprobados por el Departamento de Recursos Humanos.     

7)       El total correspondiente a todos los gastos documentados se coloca en el casillero ubicado a la derecha del formulario.

8)       Los viajeros deberán indicar el monto recibido antes del viaje, por concepto de adelanto de viaje, y también deberán indicar el lugar de destino donde se recibió el adelanto.

9)       El viajero debe calcular la cifra correspondiente al rubro 9, Liquidación.  Esta cifra es la diferencia entre la suma que figura en el rubro 7 y la que figura en el rubro 8.  Si la diferencia es un saldo positivo, debe marcar donde dice "Viajero - Se le emitirá cheque" e indicar la cantidad en el casillero a la derecha del formulario.  Si es un saldo negativo, debe marcar donde dice "OEA -Se adjunta cheque", indicar la cantidad en el casillero a la derecha y adjuntar un cheque a la orden de la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos por la cantidad correspondiente.

10)     El rubro 10, Procedimiento, contiene instrucciones adicionales para completar el formulario, así como un espacio para indicar las fechas de licencia anual tomada durante el viaje.

11)     El rubro 11 es la certificación de parte del viajero y su supervisor de que la información presentada es exacta y correcta.  La presentación intencional de información falsa o inexacta conducirá a la imposición de medidas disciplinarias contra los dos funcionarios que firman el formulario.  En el reverso del formulario, bajo "Observaciones", hay espacio para incluir información adicional.