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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 74
ASUNTO:
USO DE AUTOMOVIL PERSONAL EN VIAJES OFICIALES

 

I. DECISION

Las siguientes disposiciones y procedimientos, que complementan lo establecido en la Regla 108.10 del Reglamento de Personal respecto del uso de automóvil personal en misiones, se aplicarán en todas las dependencias de la Secretaría General.

II. DISPOSICIONES Y PROCEDIMIENTOS

1. En la sede, el uso del automóvil personal para realizar viajes en misión oficial requiere autorización previa de la autoridad más alta del área de la que depende el miembro del personal, salvo en el caso de viajes estatutarios que aprueba el Departamento de Recursos Humanos.

2. Para el caso de viajes oficiales en los demás Estados Miembros, la autorización deberá emanar del Director de la Oficina Nacional respectiva, aun cuando el Director no sea la autoridad más alta de la que depende dicho miembro del personal.

3. El supervisor responsable de autorizar el uso de automóvil personal en misión oficial deberá verificar previamente que:

a. El miembro del personal tiene licencia de conducir válida; y

b. El vehículo está debidamente asegurado contra todo riesgo y en buenas condiciones mecánicas. En caso contrario, el supervisor estará sujeto a la responsabilidad que determina la Regla 101.3 del Reglamento de Personal y estará obligado a informar por escrito al Secretario General, por conducto oficial, de las razones por las cuales no se cumplió lo dispuesto en esta sección.

4. La autorización deberá constar por escrito, estar firmada por el supervisor autorizante e indicar la cuenta presupuestaria a la cual se cargará el gasto correspondiente.

5. Por viajes en misión oficial se entienden los que lleve a cabo un miembro del personal en cumplimiento de diligencias oficiales institucionales, sin que importe la distancia. Por consiguiente, se excluyen los trayectos entre el domicilio del miembro del personal y su lugar de trabajo, y los requeridos para asistir a funciones sociales para las cuales la Secretaría General no proveería vehículo oficial.

6. El costo de usar el automóvil personal para viajes en misión oficial será reembolsado al miembro del personal previamente autorizado sobre la base de la distancia real recorrida en cada viaje. Para el control de la distancia recorrida, el miembro del personal autorizado deberá llevar el registro diario que se anexa a este Memorando Administrativo.

7. Para computar lo que debe reembolsar, la Secretaría General empleará la siguiente escala en función del costo del combustible y de la distancia recorrida:

Grupo

Costo del combustible

Monto del reembolso por kilómetro

por galón

por milla

  (US$) (US$) (US$)
I Menos de $1,00 0,17 0,11
II 1,00 hasta 1,59 0,20 0,12
III 1,60 hasta 2,19 0,23 0,14
IV 2,20 ó más 0,26 0,16

 

 

 

 

8. El miembro del personal será responsable de los gastos de seguro contra todo riesgo y de los necesarios para que funcione bien el vehículo utilizado. La Secretaría General no asume responsabilidad alguna por riesgos u otros costos ocasionados por dichos conceptos, los que se consideran ya incluidos en el reembolso.

9. Las solicitudes de reembolso deberán rendirse mensualmente, con copia del registro diario firmado por el miembro del personal autorizado, y presentarse para revisión y cálculo a la Oficina del Tesorero. Asimismo, deberá indicarse la cuenta presupuestaria (ya indicada en la autorización) a la cual se cargará el gasto correspondiente. La solicitud deberá firmarla la autoridad que autorizó el uso del automóvil.

III. DEROGACION

Las disposiciones y procedimientos establecidos por el presente Memorando Administrativo sustituyen cualesquiera otras disposiciones o prácticas en contrario.

IV. VIGENCIA

Este Memorando Administrativo entrará en vigor en la fecha de su firma.

 

 

Don C. Eller
Subsecretario de Administración

 

 

Fecha: 8 de abril de 1986
Original: español