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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 69
ASUNTO:
DESIGNACION DE PERSONAL PARA PRESTAR SERVICIOS
EN CONFERENCIAS Y REUNIONES FUERA DE LA SEDE

 

I. ANTECEDENTES

En virtud de su naturaleza internacional, la Organización de los Estados Americanos celebra muchas de sus conferencias y reuniones fuera de la sede, lo cual ofrece al personal de la Secretaría General valiosísimas oportunidades de ampliar su experiencia y conocimiento de los países que integran la comunidad interamericana. Como el número de funcionarios que solicitan prestar servicios en tales conferencias es muy superior a las necesidades de personal para las mismas, ha resultado necesario, a fin de simplificar el sistema de selección, formular las normas de política, los criterios y los procedimientos para su aplicación que se dan a continuación.

II. NORMAS DE POLITICA

1. Al asignar personal para una conferencia o reunión fuera de la sede, se tendrá por objetivo primordial proporcionar servicios profesionales técnicos y de apoyo eficaces y de alta calidad al menor costo posible, a fin de satisfacer al máximo las necesidades de la Organización.

2. El personal de supervisión, responsable de actividades especializadas de apoyo y servicios que exigen amplia experiencia en tales reuniones, se designará de entre los funcionarios que ya cumplen regularmente las mismas funciones en la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Conferencias, en el Departamento de Recursos Materiales y en la Oficina de Información Pública.

3. Para desempeñar funciones de servicio y apoyo no especializados, se asignará personal de la sede únicamente cuando no resulte factible o económico contratar personas para estos servicios en el país sede de la conferencia o en países miembros cercanos a éste.

4. El personal técnico lo designará el área técnica dentro de cuya competencia recaiga la conferencia, sujeto a las limitaciones presupuestarias establecidas para la misma.

5. De acuerdo con la Regia 106.4 (m) del Reglamento de Personal, se considerarán para prestar servicios los funcionarios que tengan programados sus viajes de licencia al país de origen si dicho país es el de la conferencia o reunión, o se encuentra cerca del mismo.

III. CRITERIOS PARA LA DESIGNACION DE PERSONAL DE APOYO Y DE SERVICIOS NO ESPECIALIZADOS

1. La designación de personal de apoyo y de servicios no especializados para conferencias y reuniones fuera de la sede se hará con sujeción a los siguientes criterios, que se dan en orden de prioridad:

a) Competencia comprobada del funcionario para desempeñar las tareas que se exigen;

b) Disponibilidad confirmada por la autorización del supervisor;

c) Disposición e interés en cumplir funciones similares en reuniones y conferencias en la sede;

d) Nacionalidad, dándose preferencia a funcionarios nacionales de países cercanos al lugar donde se celebre la conferencia o reunión; y

e) Rotación equitativa entre personas análogamente calificadas, otorgándose preferencia a los funcionarios que no hayan tenido anteriormente oportunidad de prestar servicios en conferencias fuera de la sede.

2. La designación de personal de apoyo y de servicios no especializados le corresponderá a la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Conferencias. El Secretario General Adjunto hará la selección y la elevará al Secretario General para su aprobación definitiva.

3. Cuando se recomienden excepciones a los criterios que aquí se exponen, la citada Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Conferencias dará una breve explicación al respecto.

IV. PROCEDIMIENTOS DE APLICACION

1. A los efectos de facilitar el proceso de designación y selección, y de dar la más amplia consideración a todo el personal de apoyo y de servicios que reúna los requisitos de selección, la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Conferencias preparará y mantendrá en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos, una lista computarizada de todos los funcionarios con la experiencia y conocimientos necesarios en conferencias y reuniones.

2. Los funcionarios interesados podrán aparecer en dicha lista si solicitan el formulario OEA Form 573 (ejemplar adjunto) de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Conferencias y lo devuelven a dicha Secretaría una vez completado. A los que manifiesten tener conocimientos o experiencia en reuniones, podrá exigírseles que se sometan a las pruebas pertinentes que establezca la ya citada Secretaría.

3. El funcionario que desee ser considerado deberá enviar para cada conferencia o reunión en que esté interesado un memorando a la mencionada Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Conferencias, proporcionando en él la información atinente a los criterios relacionados anteriormente. Dicho memorando será enviado por conducto del supervisor del funcionario para que éste le dé su visto bueno o formule comentarios al respecto.

4. Si no se reciben solicitudes suficientes para atender las necesidades de personal de una conferencia o reunión, la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Conferencias se comunicará con los supervisores para determinar qué funcionarios idóneos estarían disponibles. No se solicitará la participación de un funcionario en una conferencia o reunión sin notificar previamente a su supervisor.

V. DEROGACION

Este Memorando Administrativo deroga el Memorando del Secretario General Adjunto "Selección de miembros del personal para participar en conferencias y reuniones fuera de la Sede" (SG/ASG/EO/23/81) y anula la Circular de Personal No. 107/80, "Información básica para la Asignación de Personal a Conferencias".

VI. VIGENCIA

Este Memorando Administrativo entrará en vigor en la fecha de su firma.

 

Por Orden del Secretario General

 


Subsecretario de Administración

 

 
Fecha: 29 de octubre de 1982
Original: Inglés

Adjunto