S E C R E T A R I A G E N E R A L
|
S E C R E T A R I A G E N E R A L |
| MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 69 ASUNTO: DESIGNACION DE PERSONAL PARA PRESTAR SERVICIOS EN CONFERENCIAS Y REUNIONES FUERA DE LA SEDE |
I. ANTECEDENTES En virtud de su naturaleza internacional, la Organizaci�n de los Estados Americanos celebra muchas de sus conferencias y reuniones fuera de la sede, lo cual ofrece al personal de la Secretar�a General valios�simas oportunidades de ampliar su experiencia y conocimiento de los pa�ses que integran la comunidad interamericana. Como el n�mero de funcionarios que solicitan prestar servicios en tales conferencias es muy superior a las necesidades de personal para las mismas, ha resultado necesario, a fin de simplificar el sistema de selecci�n, formular las normas de pol�tica, los criterios y los procedimientos para su aplicaci�n que se dan a continuaci�n. II. NORMAS DE POLITICA 1. Al asignar personal para una conferencia o reuni�n fuera de la sede, se tendr� por objetivo primordial proporcionar servicios profesionales t�cnicos y de apoyo eficaces y de alta calidad al menor costo posible, a fin de satisfacer al m�ximo las necesidades de la Organizaci�n. 2. El personal de supervisi�n, responsable de actividades especializadas de apoyo y servicios que exigen amplia experiencia en tales reuniones, se designar� de entre los funcionarios que ya cumplen regularmente las mismas funciones en la Secretar�a de la Asamblea General, la Reuni�n de Consulta, el Consejo Permanente y Conferencias, en el Departamento de Recursos Materiales y en la Oficina de Informaci�n P�blica. 3. Para desempe�ar funciones de servicio y apoyo no especializados, se asignar� personal de la sede �nicamente cuando no resulte factible o econ�mico contratar personas para estos servicios en el pa�s sede de la conferencia o en pa�ses miembros cercanos a �ste. 4. El personal t�cnico lo designar� el �rea t�cnica dentro de cuya competencia recaiga la conferencia, sujeto a las limitaciones presupuestarias establecidas para la misma. 5. De acuerdo con la Regia 106.4 (m) del Reglamento de Personal, se considerar�n para prestar servicios los funcionarios que tengan programados sus viajes de licencia al pa�s de origen si dicho pa�s es el de la conferencia o reuni�n, o se encuentra cerca del mismo. III. CRITERIOS PARA LA DESIGNACION DE PERSONAL DE APOYO Y DE SERVICIOS NO ESPECIALIZADOS 1. La designaci�n de personal de apoyo y de servicios no especializados para conferencias y reuniones fuera de la sede se har� con sujeci�n a los siguientes criterios, que se dan en orden de prioridad:
2. La designaci�n de personal de apoyo y de servicios no especializados le corresponder� a la Secretar�a de la Asamblea General, la Reuni�n de Consulta, el Consejo Permanente y Conferencias. El Secretario General Adjunto har� la selecci�n y la elevar� al Secretario General para su aprobaci�n definitiva. 3. Cuando se recomienden excepciones a los criterios que aqu� se exponen, la citada Secretar�a de la Asamblea General, la Reuni�n de Consulta, el Consejo Permanente y Conferencias dar� una breve explicaci�n al respecto. IV. PROCEDIMIENTOS DE APLICACION 1. A los efectos de facilitar el proceso de designaci�n y selecci�n, y de dar la m�s amplia consideraci�n a todo el personal de apoyo y de servicios que re�na los requisitos de selecci�n, la Secretar�a de la Asamblea General, la Reuni�n de Consulta, el Consejo Permanente y Conferencias preparar� y mantendr� en coordinaci�n con el Departamento de Recursos Humanos, una lista computarizada de todos los funcionarios con la experiencia y conocimientos necesarios en conferencias y reuniones. 2. Los funcionarios interesados podr�n aparecer en dicha lista si solicitan el formulario OEA Form 573 (ejemplar adjunto) de la Secretar�a de la Asamblea General, la Reuni�n de Consulta, el Consejo Permanente y Conferencias y lo devuelven a dicha Secretar�a una vez completado. A los que manifiesten tener conocimientos o experiencia en reuniones, podr� exig�rseles que se sometan a las pruebas pertinentes que establezca la ya citada Secretar�a. 3. El funcionario que desee ser considerado deber� enviar para cada conferencia o reuni�n en que est� interesado un memorando a la mencionada Secretar�a de la Asamblea General, la Reuni�n de Consulta, el Consejo Permanente y Conferencias, proporcionando en �l la informaci�n atinente a los criterios relacionados anteriormente. Dicho memorando ser� enviado por conducto del supervisor del funcionario para que �ste le d� su visto bueno o formule comentarios al respecto. 4. Si no se reciben solicitudes suficientes para atender las necesidades de personal de una conferencia o reuni�n, la Secretar�a de la Asamblea General, la Reuni�n de Consulta, el Consejo Permanente y Conferencias se comunicar� con los supervisores para determinar qu� funcionarios id�neos estar�an disponibles. No se solicitar� la participaci�n de un funcionario en una conferencia o reuni�n sin notificar previamente a su supervisor. V. DEROGACION Este Memorando Administrativo deroga el Memorando del Secretario General Adjunto "Selecci�n de miembros del personal para participar en conferencias y reuniones fuera de la Sede" (SG/ASG/EO/23/81) y anula la Circular de Personal No. 107/80, "Informaci�n b�sica para la Asignaci�n de Personal a Conferencias". VI. VIGENCIA Este Memorando Administrativo entrar� en vigor en la fecha de su firma.
Por Orden del Secretario General
Adjunto
|